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Manuel de logistique Un guide pratique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé 2011 Ce document a étéconçu pour revue par l’Agence amèricaine pour le développement international. Il a été réalisé par le USAID | PROJET DELIVER, Commande de prestation n° 4. Manuel de logistique Un guide pratique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé Le présent document ne reflète pas nécessairement les points de vue ou les opinions de l'USAID ou le Gouvernement Américain. USAID | PROJET DELIVER, Commande de prestation n° 4 La Commande de Prestation n° 4 de l’USAID | PROJET DELIVER est financé par l’Agence Américaine pour le Développement International dans le cadre du contrat n° GPO-I-00-06-00007-00, numéro de commande AID-OAA-TO-10-00064, ayant démarré le 30 septembre 2010. Elle est mise en œuvre par John Snow Inc. en collaboration avec Asociación Benéfica PRISMA; Cargo Management Logistics; Crown Agents USA, Inc.; Eastern and Southern African Management Institute; FHI 360; Futures Institute for Development, LLC; LLamasoft, Inc; The Manoff Group, Inc.; OPS MEND, LLC; PATH; PHD International (a division of the RTT Group); et VillageReach. Travailant dans le but d’améliorer les chaînes d’approvisionnement des produits de santé essentiels l’USAID | PROJET DELIVER fournit de l’assistance technique pour renforcer les systèmes d’information de gestion logistique, simplifier les systèmes de distribution, identifier des ressources financières pour l’achat de produits de santé et le fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement et améliorer l’estimation de besoins en produits de santé et la planification d’approvisionnements. En outre, le projet encourage les preneurs de décisions et les donateurs à intégrer la logistique comme un facteur essentiel dans leurs mandats de santé publique. Citation recommandée USAID | PROJET DELIVER, Commande de prestation n° 4. 2011. Manuel de logistique : Un guide pratique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé. Arlington, Va. : USAID | PROJET DELIVER, Commande de prestation n° 4. Deuxième édition (première édition parue en1998) Résumé Le Manuel de Logistique : Un Guide pratique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé offre des conseils pratiques pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement, en mettant l’accent sur les produits de santé. Ce guide sera particulièrement utile pour les gestionnaires de programme qui concoivent, gèrent et évaluent les systèmes logistique pour les programmes de santé. En outre, décideurs, intervenants du système et toute personne travaillant dans la logistique trouveront dans ce guide une utile approche globale du système. Les concepts et termes clés sont clairement définis et expliqués; le document comprend des informations détaillées sur la conception et la mise en œuvre de systèmes d’information, de la gestion logistique et des systèmes de contrôle d’inventaire. Aperçus de quantification; processus d’approvisionnement; stockage, transport et sélection des produits sont aussi inclus dans le document. Remèrciements L’USAID | PROJET DELIVER tient à exprimer sa gratitude aux nombreuses personnes qui ont contribué au Manuel de logistique : Un guide pratique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé. Le manuel original était basé sur le cours de logistique dispensé par le personnel de l’USAID | PROJET DELIVER (ensuite par l’équipe du projet de gestion logistique pour la planification familiale). En 1992, Barbara Felling et Walter Proper concevaient le cours et l’offraient aux logisticiens extérieurs au projet pour la première fois. L’équipe du projet d’amélioration de la performance a continué à développer le cours, fournissant de nombreuses itérations et des documents supplémentaires. En 1998, afin d’accroître le nombre de participants au cours, Barry Chovitz, formateur et concepteur de cours depuis 1992, a dirigé les efforts visant à transformer le programme de formation approfondie en un manuel. Barbara Felling mit à jour le manuel en 2004 pour refléter les nouvelles connaissances du projet. En 2010, une équipe d’employés et conseillers techniques de l’USAID | PROJET DELIVER ont récolté des suggestions venant de toutes les équipes techniques pour faire la plus importante révision et mise à jour du manuel complet, initialement publié en 1998. L’équipe d’examen inclut Erin Hasselberg, Naomi Printz, Kelly Hamblin, Lilia Gerberg et Ashley Smith. Barbara Felling, Dana Aronovich, Alexis Heaton, Todd Dickens, Claudia Allers et Gregory Roche ont aussi apporté une grande contribution. Gus Osorio conçut les graphismes. Le manuel autonome repose sur un large éventail de connaissances et d’information venant du personnel tout au long du projet. USAID | PROJET DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 16th Floor Arlington, VA 22209 USA Téléphone : 703-528-7474 Fax : 703-528-7480 Email : [email protected] Internet : deliver.jsi.com Table des matière Acronymes............................................................................................................................................ vii Préface.................................................................................................................................................... ix 1 Introduction à la logistique............................................................................................................... 1 Objectifs............................................................................................................................................................................ 1 1.1 Qu’est-ce que la logistique ?.................................................................................................................................. 1 1.2 L’importance de la logistique................................................................................................................................. 2 1.3 Le système logistique............................................................................................................................................... 4 1.4 Le cycle logistique: organiser les activitiés du système logistique................................................................. 5 1.5 Principaux termes logistiques................................................................................................................................ 9 1.6 D’autres termes logistiques..................................................................................................................................12 Résumé du chapitre......................................................................................................................................................18 2 Systemes d’information en gestion logistique............................................................................ 19 Objectifs..........................................................................................................................................................................19 2.1 Systèmes d’information en gestion logistique..................................................................................................20 2.2 Données essentielles pour la prise de décisions............................................................................................20 2.3 Trois types de formulaires....................................................................................................................................22 2.4 Systèmes de transmission des rapports et rapports récapitulatifs............................................................37 2.5 Utiliser un SIGL pour la prise de décisions......................................................................................................47 Résumé du chapitre.....................................................................................................................................................49 3 Évaluation de l’état du stock......................................................................................................... 51 Objectifs..........................................................................................................................................................................51 3.1 Pourquoi évaluer l’état de stock ?.......................................................................................................................51 3.2 Comment évaluer l’état de stock ?...................................................................................................................52 3.3 Quand évaluer l’état de stock ?.........................................................................................................................55 3.4 Évaluer l’état de stock à tout niveau du système.........................................................................................55 Résumé du chapitre......................................................................................................................................................63 4 Systèmes de contrôle d’inventaire maximum-minimum.......................................................... 65 Objectifs..........................................................................................................................................................................65 4.1 But d’un système de contrôle d’inventaire.....................................................................................................65 4.2 Principaux termes relatifs au contrôle d’inventaire....................................................................................66 4.3 Trois types de systèmes de contrôle d’inventaire maximum-minimum...................................................67 4.4. Comment calculer la quantité à commander ou à livrer..............................................................................68 4.5 Déterminer quand il convient de passer une commande ou effectuer une livraison.............................69 4.6 Etablir le niveau maximum et minimum............................................................................................................75 4.7 Deux problèmes liés à la conception d’un système de contrôle d’inventaire.........................................82 4.8 Sélectionner un système maxi-mini approprié...............................................................................................84 Résumé du chapitre......................................................................................................................................................89 5 Sélection des Produits.................................................................................................................... 91 Objectifs..........................................................................................................................................................................91 5.1 But de la sélection des produits.......................................................................................................................91 5.2 Liste nationale de médicaments essentiels.....................................................................................................92 5.3 Enregistrement de produits pharmaceutiques...............................................................................................94 5.4 Protocoles de traitement standard...................................................................................................................94 5.5 Exigences des donateurs......................................................................................................................................96 5.6 Standardisation des produits et du matériel de laboratoire........................................................................96 Résumé du chapitre......................................................................................................................................................99 6 La quantification des produits de santé...................................................................................... 101 Objectifs....................................................................................................................................................................... 101 6.1 Importance de la quantification....................................................................................................................... 102 6.2 Étapes clés de la quantification........................................................................................................................ 102 6.3 Utilisation des résultats de la quantification................................................................................................. 114 6.4 Révision et mise à jour de la quantification.................................................................................................. 115 Résumé du chapitre................................................................................................................................................... 117 iv MANUEL DE LOGISTIQUE UN GUIDE PRATIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT DES PRODUITS DE SANTÉ 7 L’achat des produits de santé...................................................................................................... 119 Objectifs....................................................................................................................................................................... 119 7.1 Pourquoi l’achat constitue-t-il une phase importante dans la chaîne d’approvisionnement ?.......... 119 7.2 Le processus d’achat.......................................................................................................................................... 122 7.3 Les défis clés rencontrés dans le processus d’achat.................................................................................. 130 Résumé du chapitre................................................................................................................................................... 133 8 Stockage et distribution.............................................................................................................. 135 Objectifs....................................................................................................................................................................... 135 8.1 Stockage................................................................................................................................................................. 136 8.2 Inspection visuelle.............................................................................................................................................. 142 8.3 Exigences en matière d’espace de stockage.................................................................................................. 145 8.4 Inventaire physique............................................................................................................................................. 148 8.5 Gestion des déchets de soins médicaux....................................................................................................... 149 8.6 Distribution........................................................................................................................................................... 150 Résumé du chapitre................................................................................................................................................... 153 9 Le suivi et l’évaluation des chaînes d’approvisionnement........................................................ 155 Objectifs....................................................................................................................................................................... 155 9.1 Principes de base du suivi et de l’évaluation................................................................................................ 155 9.2 L’élaboration d’un plan de S&E........................................................................................................................ 158 9.3 Les indicateurs pour le S&E des chaînes d’approvisionnement............................................................... 163 9.4 Méthodologies de collecte de données......................................................................................................... 165 9.5 Les outils de collecte de données.................................................................................................................. 168 9.6 Rétroinformation et communication des résultats..................................................................................... 170 Résumé du chapitre.................................................................................................................................................. 171 10 La conception d’un système logistique..................................................................................... 173 Objectifs....................................................................................................................................................................... 173 10.1 Le processus de conception d’un système logistique.............................................................................. 173 10.2 Les éléments de la conception d’un système............................................................................................ 180 10.3 Quelques autres considérations en matière de conception.................................................................. 184 Résumé du chapitre................................................................................................................................................... 190 Ressources.......................................................................................................................................... 191 Références........................................................................................................................................... 193 Figures Figure 1-1 : Corrélation entre le taux de prévalence contraceptive et la disponibilité de produits............. 3 Figure 1-2 : Le cycle logistique..................................................................................................................................... 5 Figure 1-3 : Pipeline national typique dans le secteur public................................................................................11 Figure 2-1 : Le cycle logistique.....................................................................................................................................19 Figure 2-2 : Fiche de stock............................................................................................................................................23 Figure 2-3 : Fiche de contrôle d’inventaire...............................................................................................................24 Figure 2-4 : Registre de gestion de stock (page de garde, table des matières, page de description du produit).................................................................................................................................................25 Figure 2-5 : Bordereau d’expédition et de réception............................................................................................28 Figure 2-6 : Mouvement du bordereau d’expédition et réception...................................................................29 Figure 2-7 : Bordereau de réquisition, expédition et réception...........................................................................30 Figure 2-8 : Mouvement du bordereau de réquisition, expédition et réception..............................................31 Figure 2-9 : Registre des activités quotidiennes.......................................................................................................33 Figure 2-10 : Registre d’utilisation quotidienne......................................................................................................34 Figure 2-11 : Feuille de pointage..................................................................................................................................36 Figure 2-12 : Exemple d’un rapport du système logistique du programme national de vaccination........39 Figure 2-13 : Rapport mensuel et fiche de réquisition pour les médicaments antirétroviraux (cette figure illustre la dernière page d’un rapport composé de 4 pages)................................42 Figure 2-14 : Rapport de rétro-information.............................................................................................................46 Figure 2-15 : Processus décisionnel............................................................................................................................47 Figure 3-1 : Evaluation de l’état de stock..................................................................................................................58 v Figure 4-1 : Jauge de carburant....................................................................................................................................66 Figure 4-2 : Délais de livraison.....................................................................................................................................76 Figure 5-1 : Le cycle logistique.....................................................................................................................................91 Figure 6-1: Le cycle logistique.................................................................................................................................. 101 Figure 6-2 : Étapes de la quantification.................................................................................................................. 102 Figure 7-1: Le cycle logistique.................................................................................................................................. 119 Figure 8-1: Le cycle logistique.................................................................................................................................. 135 Figure 8-2: Contenant imperforable........................................................................................................................ 150 Figure 9-1: Le cycle du programme pour l’amélioration des systèmes de la chaîne d’approvisionnement............................................................................................................................. 157 Figure 9-2: Relation qui existe entre les buts, les objectifs, les interventions et les indicateurs.............. 162 Figure 10-1: Processus de conception d’un système logistique....................................................................... 174 Tableaux Tableau 1-1: Avantages et inconvénients des systèmes de réquisition et d’alloc...........................................14 Tableau 2-1 : Les trois types de données logistiques essentielles.......................................................................21 Tableau 4-1 : Exemples de niveaux mini et maxi....................................................................................................82 Tableau 4-2 : Facteurs pour la sélection d’un système de contrôle d’inventaire maxi-mini.........................87 Tableau 6-1 : Processus de préparation................................................................................................................ 103 Tableau 6-2: Processus de prévisions.................................................................................................................... 105 Tableau 6-3 : Types et sources de données pour la prévision de la consommation des produits............ 106 Tableau 6-4 : Analyse de la qualité des données d’une quantification des médicaments ARV en Tanzanie................................................................................................................................. 107 Tableau 6-5 : Conversion des données en quantités de produits................................................................... 108 Tableau 6-6 : Processus de planification des approvisionnements................................................................. 111 Tableau 6-7 : Données nécessaires à la planification des approvisionnements........................................... 112 Tableau 7-1 : Le processus d’achat des produits (selon PATH, 2009)............................................................. 122 Tableau 8-1 : Procédures de stockage.................................................................................................................... 139 Tableau 8-2 : Problèmes fréquents relatifs à la qualité des produits.............................................................. 144 Tableau 8-3 : Comment calculer la surface au sol.............................................................................................. 147 Tableau 9-1 : Feuille d’exercice sur les objectifs et les interventions............................................................ 160 Tableau 9-2 : Feuille d’exercice sur le plan de travail du S&E......................................................................... 161 Tableau 10-1 : Résumé des implications des décisions concernant la conception d’un système............ 188 vi Acronymes BER bordereau d’expédition et réception BL bon de livraison BPF bonnes pratiques de fabrication BRER bordereau de réquisition, expédition et réception CAM dépôt central des founitures médicales CAP Couple-année de Protection CMM Consommation Moyenne Mensuelle DBC Distribution à Base Communautaire DIU dispositif intra-utérin EDS Enquête Démographique et de Santé FAF femme à l’âge de fécondité FDA bureau de contrôle de qualité des médicaments et des aliments FNUAP Fonds des Nations Unies pour la Population IEC Information, Education et Communication IPPF Fédération Internationale de Paternité ISO Organization Internationale des Standards JSI Corporation de John Snow, Inc. LMU Unité Nationale de Logistique MIS système de gestion de l’information MS Ministère de la Santé OEIL Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques OESL outil d’évaluation du système logistique OMS Organisation Mondiale de la Santé ONG organization non-gouvernementale PAHO Organization pan’Américaine de la Santé PEPS Premier entré premier sorti PEV Programme Elargi de Vaccination PCU Point de Commande d’Urgence PPD Bureau de l'USAID chargé de la gestion des données de base de la population (Géré par JSI) PPS point de prestation de services PPPS premier périmé, premier sorti RAC registre des activités quotidiennes RHU Unité de Santé Rurale S&E suivi et d’évaluation SCI système de contrôle d’inventaire SGIS système de gestion de l’information sanitaire SGT système de gestion du transport SIDA syndrome de l’immunodéfience acquise SIG système d’information géographique SIGL Système d’Information en Gestion de la Logistique SPSR sécurité des produits de santé de la reproduction SRO sel de réhydratation orale viii TAR thérapie antirétrovirale TF taux total de la fécondité TPA Taux de Prévalence Anti-contraceptive USAID Agence des Etats Unis d’Amérique pour le Développement International VEN vital, essentiel ou non essentiel VIH virus de l’immunodéficience humaine WBD distribution à base de lieu du travail Préface Le manuel de la logistique: un guide pratique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé est une ressource essentielle pour toute personne impliquée dans la gestion des produits de santé, dont les preneurs de décisions, les responsables de programmes, les prestataires de services, les fournisseurs d’assistance technique et les partenaires dans le secteur public et privé. Les thèmes techniques dans le présent manuel s’appliquent à des produits de santé divers, y compris des médicaments essentiels, médicaments antirétroviraux, vaccins, produits contraceptifs, antipaludéens, tests de dépistage rapide du VIH et du paludisme, et médicaments pour le traitement de la tuberculose. Les concepts présentés dans ce document sont utiles pour des personnes qui sont chargées d’améliorer, réviser ou mettre en œuvre certains aspects d’un système logistique ou un système en entier. Ceci inclut l’élaboration de fiches de collecte de données et de systèmes de contrôle d’inventaire. Le présent manuel est un point de départ pour ceux qui veulent apprendre et comprendre les principes directeurs de la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé. Comment utiliser ce guide Des gestionnaires de chaînes d’approvisionnement et d’autres personnes apprendront un vaste éventail de principes et pratiques de la logistique. Les objectifs énumérés au début de chaque chapitre serviront dans la sélection des parties de ce guide qui vous sont plus utiles. En lisant le texte principal vous apprendrez les principes de base de la gestion logistique. Ce guide fournit des détails sur chaque fonction du cycle logistique et sur d’autres principes essentiels de la logistique, y compris l’évaluation du stock, le contrôle d’inventaire et l’élaboration de systèmes. Pour améliorer votre compréhension du matériel dans le présent guide, veuillez lire les encadrés, ceux qui fournissent des explications plus approfondies ou des exemples des thèmes dans le texte principal. Vous trouverez les encadrés suivants dans ce guide : Des vrais exemples de la gestion des chaînes d’approvisionnement Des réponses aux questions les plus fréquentes Des innovations et nouvelles technologies pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé Des liens et références à d’autres ressources et outils, ainsi qu’à d’autres publications de l’USAID | PROJET DELIVER. Des exemples de comment des concepts généraux de la gestion de la chaîne d’approvisionnement s’appliquent à des produits de santé différents. Le résumé à la fin de chaque chapitre sert comme référence rapide aux objectifs du chapitre. 1 Introduction a la Logistiqué Objectifs Dans ce chapitre vous apprendrez : la définition de la logistique pourquoi la logistique est importante pour tous les programmes de santé le but d’un système logistique les composantes d’un système logistique, y compris la façon dont elles sont liées la définition des principaux termes logistiques 1.1 Qu’est-ce que la logistique ? Le domaine de la logistique a évolué avec le temps pour répondre à l’évolution des besoins de la chaîne d’approvisionnement globale. Selon le Conseil des Professionnels en Gestion des Chaînes d’Approvisionnement— La gestion des chaînes d’approvisionnement s’agit de la planification et la gestion de toutes les activités liées à l’approvisionnement et l’achat de produits…et toutes les activités en matière de la gestion logistique. En particulier, elle s’agit également de la coordination et la collaboration avec des partenaires sur le long de la chaîne, y compris des fournisseurs, intermédiaires, prestataires de services et clients. Essentiellement, la gestion des chaînes d’approvisionnement intègre la gestion de l’offre et de la demande intra-firme et entre firmes. Le Conseil des Professionnels en Gestion des Chaînes d’Approvisionnement (CSCMP) offre également la définition suivante de la gestion logistique— …l’élément de la gestion des chaînes d’approvisionnement qui implique la planification, la mise en œuvre et le contrôle efficients et efficaces du mouvement bidirectionnel de produits, services et information y afférente entre le point d’origine et le point de consommation afin de répondre aux besoins des clients…La gestion logistique est une fonction d’intégration qui coordonne et optimise toutes les activités logistiques et qui les intègre avec d’autres fonctions, tout comme le marketing, la vente, la fabrication, le financement et la technologie de l’information. (2011) En d’autres termes, on peut définir les activités logistiques comme la composante opérationnelle de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, ce qui comprend la quantification, l’achat, la gestion d’inventaire, le transport, la gestion des véhicules, la collecte de données et la soumission de rapports. La gestion de la chaîne d’approvisionnement est composée des activités logistiques ainsi que de la coordination et la collaboration du personnel, des niveaux du système et des fonctions. La chaîne d’approvisionnement incorpore des fabricants internationaux et la dynamique de l’offre et la demande, mais la logistique se concentre plutôt sur des taches spécifiques dans le cadre du système d’un programme de santé. Ce guide se focalise sur des activités logistiques spécifiques qui sont entreprises dans le contexte d’un modèle d’une chaîne d’approvisionnement intégrée. Ce modèle promeut la collaboration et des liens sans faille entre les activités, les niveaux et les personnes qui sont responsables de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Dans ce guide les termes logistique et chaîne d’approvisionnement sont interchangeables. 1.2 L’importance de la logistique Dans le passé la logistique a été considérée comme une activité de conservation. Des responsables de magasin étaient des conservateurs des produits stockés dans des petits magasins et des grands entrepôts. Par conséquence, la science (et l’art) de la logistique ainsi que les personnes qui font marcher les systèmes logistiques pour les produits de santé n’étaient pas aperçues comme une partie importante des programmes de la planification familiale, de la lutte contre le VIH/SIDA et de l’immunisation, parmi de nombreux autres. Heureusement, au fur et à mesure, plus des responsables des programmes ont compris la contribution importante de la logistique au succès d’un programme. L’objectif d’un système logistique n’est pas limité à l’effort d’assurer que les produits arrivent au bon endroit. A l’arrivée, l’objectif de tout système logistique pour les programmes de santé est d’assurer que les clients bénéficient de la sécurité des produits. La sécurité des produits de santé existent lorsque toute personne est en mesure d’obtenir et utiliser des produits essentiels de santé de bonne qualité quand elle en a besoin. Une chaîne d’approvisionnement efficace représente une partie essentielle de l’atteinte de la sécurité des produits. Le financement, les politiques et l’engagement des parties prenantes sont aussi nécessaires. Des chaînes d’approvisionnement efficaces contribuent non seulement à la sécurité des produits, mais aussi au succès (ou à l’échec) des programmes de santé publique. Dans le secteur privé et le secteur public, des preneurs de décisions mettent plus d’attention sur l’amélioration des chaînes d’approvisionnement puisque le renforcement de la logistique mène à des bénéfices quantifiables. Des chaînes d’approvisionnement efficaces contribuent aux programmes de santé public en— augmentant l’impact des programmes améliorant la qualité des soins améliorant le rapport coût-efficacité et l’efficience La logistique augmente l’impact des programmes. Il est probable que plus de personnes utiliseront des services de santé quand un système logistique fournit un approvisionnement régulier de produits. Des clients font plus de confiance à un programme quand ils ont accès à un approvisionnement continu de produits. Ceci motive la recherche des soins et l’utilisation des services. La figure 1-1 démontre l’impact d’une amélioration dans la disponibilité des produits. Lorsque la disponibilité d’une gamme des produits s’améliore, le taux de prévalence contraceptive (TPC) s’augmente pour les méthodes distribuées dans le secteur public. Quand un choix des produits Des programmes de santé ne contraceptifs est disponible dans un point de peuvent pas réussir sans que la chaîne prestation de service, plus de personnes utilisent la d’approvisionnement ne fournisse contraception. Une augmentation dans le nombre un approvisionnement continu des des personnes qui utilisent la contraception a un produits de santé aux clients. impact favorable sur des indicateurs clé de santé Pas de produits ? Pas de programme ! publique, y compris la mortalité maternelle, la mortalité infantile et le taux de fécondité. La logistique est importante. La logistique améliore la qualité des soins. Des programmes de santé qui sont bien approvisionnés peuvent fournir des services de haute qualité et des programmes mal approvisionnés ne peuvent pas. De façon similaire, des agents de santé bien approvisionnés peuvent utiliser d’avantage leur formation et leur expertise, ce qui mène à la prestation de soins de haute qualité aux clients. Les clients ne sont pas les seuls à bénéficier d’une disponibilité continue de produits. 1 INTRODUCTION A LA LOGISTIQUÉ 3 Figure 1-1 : Corrélation entre le taux de prévalence contraceptive et la disponibilité de produits Bangladesh 2005 20 TPC pour des méthodes renouvelables dans le Malawi 2002 15 Honduras 2005 10 Ghana 2004 5 Uganda 2006 Rwanda 2006 Uganda 2003 secteur public Mali 2003 Nigeria 2002 0 0 20 40 60 80 100 Méthode-mixte disponible le jour de la visite (%) Correlation coeficient = 0.78 Un système logistique efficace fournit un approvisionnement adéquat et approprié aux agents de santé, ce qui rajoute à leur satisfaction professionnelle, motivation et moral. Un personnel qui est motivé est beaucoup plus apte à fournir des services de haute qualité. La logistique est importante. La logistique améliore le rapport coût-efficacité et l’efficience. Une chaîne d’approvisionnement efficace contribue à un meilleur rapport coût-efficacité dans toutes les parties d’un programme et peut aider à rationaliser l’utilisation des produits en cas de pénurie. Trois types de bénéfices sont rendus par des investissements dans le renforcement et l’entretien des systèmes logistiques : (1) une réduction des pertes qui se produisent à cause du sur-stockage, du gaspillage, de la péremption, du dommage, du vol ou de la gestion inefficace des produits ; (2) une protection des autres investissements principaux du programme ; et (3) l’optimisation du potentiel pour le recouvrement de coûts. La logistique est importante. La logistique devrait être importante pour vous. La logistique est sans doute déjà importante pour tous les lecteurs de ce guide et pour toute personne qui travaille dans le but de gérer, soutenir et améliorer les systèmes logistiques des programmes de santé publique. Afin d’assurer que les systèmes logistiques dans le secteur public continue à contribuer à la sécurité des produits de santé et à l’amélioration des programmes, il faut convaincre les preneurs de décisions et les politiciens que des investissements faits pour renforcer les systèmes logistiques mèneront à une amélioration généralisée de l’efficacité des programmes. Il faut leur montrer qu’un système logistique robuste pour gérer des produits de santé est essentiel pour rendre possible la prestation des services compréhensibles et de haute qualité par des programmes de santé publique. Il faut leur démontrer que la logistique est importante. 4 MANUEL DE LOGISTIQUE UN GUIDE PRATIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT DES PRODUITS DE SANTÉ 1.3 Le système logistique Tout au long de votre vie, vous allez rencontrer des centaines de systèmes logistiques, que ce soit dans des restaurants, des magasins, des entrepôts, et d’autres endroits. Certes, ce manuel décrit des systèmes logistiques pour les programmes de santé, mais si vous comprenez un exemple simple d’un système logistique, vous serez à même de comprendre quasiment tous les systèmes logistiques de la santé. Un exemple parmi d’autres d’un système logistique simple est celui d’un restaurant. Le local d’entreposage d’un restaurant est la cuisine ; la nourriture y est conservée jusqu’à ce qu’elle soit livrée au client. Ce sont les serveurs qui assurent le transport, en portant la nourriture depuis la cuisine vers le client. Les tables, c’est-à-dire l’endroit où les clients s’assoient pour commander et manger, constituent les points de prestation de services. Un restaurant n’est pas considéré comme un système logistique par ses clients ; c’est un endroit où on mange. Vous non plus n’avez probablement jamais considéré un restaurant comme un système logistique. Cependant, ce que vous attendez d’un restaurant est directement lié à la logistique. Qu’attendez-vous d’un restaurant lorsque vous vous y rendez pour manger ? Vous pourriez par exemple vous attendre aux éléments Les « six bons » suivants— de la logistique que le restaurant soit agréable et plaisant. que les serveurs fournissent un excellent service à la Que… clientèle. que la nourriture que vous commandez soit les BONS produits disponible. dans les BONNES quantités et que la nourriture soit servie rapidement. que ce que vous avez commandé soit livré en BONNE condition effectivement à votre table. soient livrés… que la nourriture soit de qualité acceptable. que la nourriture soit servie en quantité acceptable. au BON endroit, que le coût du repas corresponde à sa valeur. au BON moment, Les attentes des clients comme celles énumérées ci- pour le BON prix. dessus définissent l’objectif d’un système logistique—il assure le bon produit, dans les bonnes quantités, en bonne condition, livré au bon endroit, au bon moment et pour le bon prix. Dans le domaine de la logistique, ces objectifs sont connus comme les « six bons ». Que le système fournisse des boissons non alcoolisées, des véhicules, ou encore des stylos, ou qu’il gère des contraceptifs, des médicaments essentiels ou d’autres produits, ces « six bons » s’appliquent toujours. 1 INTRODUCTION A LA LOGISTIQUÉ 5 Quelle est le bon prix d’un produit financé par des donations ? Les produits utilisés dans beaucoup de programmes de santé sont donnés par des partenaires internationaux de mise en œuvre ou des organisations caritatives. Est-ce que le bon prix (le sixième des « six bons ») s’applique aux produits donnés ? Oui. Des programmes qui reçoivent des produits donnés sont souvent responsables de couvrir les autres coûts liés au système logistique, y compris le dédouanement, l’emmagasinage et le transport des produits, ainsi que la collecte de données et la soumission de rapports sur l’utilisation des produits. 1.4 Le cycle logistique: Organiser les Activités du Système Logistique La gestion de la logistique recouvre un certain nombre d’activités en appui aux six bons. Au fil des années, les spécialistes en logistique ont élaboré une approche systématique à la description des activités d’un système logistique. C’est ce qu’ils ont appelé le cycle logistique (voir figure 1-2). Figure 1-2 : Le cycle logistique Politique Service aux Clients Suiv ité i de ual la Q laQ ua de lit ivi é u S SIGL Gestion Suivi du Sélection Réseau de Distrib. de Stock Org. et Personnel des Produits Stockage Budget Distribution Supervision Evaluation Su ivi é de lit la Qua Qua la lité i de Suiv Quantification Adaptabilite On constate en premier lieu que le cycle est circulaire, ce qui illustre le caractéristique cyclique où récurrent des différents éléments dans le cycle. Toutes les activités qui figurent dedans sont interdépendantes—la prestation de services aux clients, la sélection des produits, la quantification et l’achat, et la gestion de l’inventaire. 6 MANUEL DE LOGISTIQUE UN GUIDE PRATIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT DES PRODUITS DE SANTÉ Par exemple, la section des produits est basée sur la prestation de services aux clients. Qu’est-ce qui arriverait si pour des raisons médicales nous sélectionnions un produit qui n’est pas autorisé ou enregistré pour l’utilisation par un programme pays ? Nous serions obligés de reconsidérer notre décision et commander un produit autorisé et enregistré. Cette décision aurait ainsi une influence sur les achats et l’emmagasinage, ceux qui sont deux autres activités dans le cycle logistique. Les activités qui se trouvent au centre du cycle logistique représentent les fonctions de gestion qui ont une influence sur la prise de décisions lors de la mise en œuvre des autres activités dans le cycle ainsi que l’impact obtenu. Dans les parties suivantes de ce chapitre, nous allons examiner tous les éléments dans le cycle logistique, y compris— les activités principales du cycle le cœur du cycle le suivi de la qualité des activités le contexte logistique—les politiques qui gouvernent le système logistique et l’adaptabilité du système. Activités principales du cycle logistique Passons brièvement en revue les activités principales dans le cycle logistique : Prestation des services aux clients. Toute personne travaillant dans le domaine de la logistique ne devrait pas oublier qu’elle sélectionne, achète, emmagasine ou distribue des produits pour répondre aux besoins des clients. Des gérants de magasin n’emmagasinent pas des médicaments simplement dans le but de les emmagasiner. Ils le font afin d’assurer que la sécurité des produits existent pour tous les clients ; c’est-à-dire que les clients peuvent obtenir et utiliser des produits de santé quand ils en ont besoin. En plus de répondre aux besoins des clients au bout de la chaîne (les clients qui cherchent des services de santé), chaque personne impliquée dans le processus d’approvisionnement répond aux besoins des immédiats clients. Les gérants de magasin fournissent du service aux clients quand ils distribuent des produits aux points de prestation de services et le dépôt médical central fournit du le service aux clients quand il distribue des produits aux districts. Le système logistique assure le service aux clients en satisfaisant les « six bons ». Par conséquent, chaque activité du cycle logistique contribue à un excellent service aux clients et à l’obtention de la sécurité des produits. Sélection de produits. Dans tout système logistique de santé, les programmes sélectionnent des produits. La sélection des produits pourrait être la responsabilité d’un comité des pharmaciens et des médecins, d’un conseil des pharmaciens, d’un conseil des médecins ou d’un autre groupe désigné par le gouvernement. La plupart des pays élaborent des listes de médicaments essentiels qui sont basées sur la liste modèle de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS). Les produits sélectionnés auront un impact sur le système logistique. Il faut donc prendre en compte les besoins logistiques lors de la sélection des produits. Quantification de produits. Suite à la sélection des produits il faut déterminer la quantité désirée de chaque produit et le prix y afférent. La quantification est un processus pour estimer la quantité et le prix des produits requis par un programme de santé (ou un service). Afin d’assurer un approvisionnement continu de produits pour un programme, la quantification est également un processus pour déterminer le meilleur moment d’acheter, obtenir et distribuer les produits. Voir la liste de lecture suggérée à la fin de ce guide pour accéder à des ressources supplémentaires sur la quantification. Achat de produits. Après l’élaboration d’un plan d’approvisionnement (lors du processus de quantification), il est nécessaire d’acheter la quantité correcte de produits. Des systèmes de santé et des programmes peuvent obtenir des produits de sources internationales, régionales ou locales ; ou ils peuvent employer un agent d’achat. Dans tous les cas, l’achat de produits devrait se réaliser tout en 1 INTRODUCTION A LA LOGISTIQUÉ 7 respectant une série de procédures spécifiques qui sont destinées à assurer les « six bons » à travers un processus ouvert et transparent. Gestion d’inventaire : l’emmagasinage et la distribution. Une fois qu’un produit a été acheté et reçu par un système ou un programme, il devrait être transporté jusqu’au point de prestation de services où le client l’obtiendra. Lors de cette étape il est nécessaire d’emmagasiner les produits à chaque niveau du système en attendant le transport jusqu’au prochain niveau inférieur ou jusqu’au moment où le client en a besoin. Pratiquement toutes les entreprises gardent une réserve de produits pour pouvoir satisfaire les futurs besoins des clients. Cœur du système logistique L’information est le moteur qui fait fonctionner le cycle logistique. Un système logistique ne pourrait pas marcher de façon efficace sans information. Systèmes d’information en gestion logistique Au début du cycle logistique les responsables rassemblent et analysent des informations sur chaque activité dans le système afin de coordonner des actions futures. Par exemple, des informations sur la consommation des produits et le niveau de stock devraient être collectées pour qu’un responsable identifie la quantité d’un produit à acheter. Les logisticiens ont ajouté le mot logistique au terme système d’information de gestion (SIG) pour créer système d’information en gestion logistique (SIGL). Ils voulaient préciser que la collecte de données pour la gestion logistique constitue une activité distincte par rapport à la collecte de données par d’autres systèmes d’information, y compris les systèmes d’information gestion de santé (SIGS). Un SIGL est utilisé pour collecter des données sur les produits. Ces informations sont souvent utilisées pour satisfaire des commandes de routine dans les formations sanitaires et pour réaliser d’autres activités essentielles. Un SIGS est employé pour rassembler des informations sur le nombre total de clients servis ou diagnostiqués. En générale, les données d’un SIGS sont utilisées une fois par an pour évaluer l’impact d’un programme. Les logisticiens soulignent l’importance des données logistiques pour la prise de décisions sur les activités dans le cycle logistique. D’autres activités au cœur du système logistique D’autres activités qui contribuent à faire fonctionner le cycle logistique et qui sont au cœur d’un système logistique efficace. Parmi elles, on compte— Organisation et dotation en personnel. Un système logistique ne peut pas fonctionner sans un personnel bien formé et efficace dans le suivi des niveaux de stock, la passation de commandes et la distribution de produits aux clients. Les programmes de santé doivent être structurés de telle manière à pouvoir fournir les ressources appropriées (par exemple avoir une autorité sur la supervision et des connaissances techniques) pour compléter les activités logistiques. Certains pays ont établis des unités nationales de logistique pour analyser des données logistiques et fournier de la retro-information dans tout le système. En d’autres termes, l’organisation et la dotation en personnel jouent un rôle important dans le cycle. Le personnel logistique doit faire des « six bons » une priorité absolue pour que le système logistique fonctionne correctement. Budgétisation. L’allocation et la gestion de finances influencent directement toutes les parties du cycle logistique, y compris la quantité de produits qu’on peut acheter, la superficie disponible pour l’emmagasinage de produits, le nombre de véhicules qui peuvent être entretenus et le nombre de personnel qui peut travailler sur des activités logistiques. La mobilisation de ressources et l’établissement d’une ligne budgétaire pour des produits de santé et les activités logistiques sont extrêmement importants pour assurer que les produits soient disponibles et le système logistique fonctionne de façon efficace. Afin de déterminer les ressources nécessaires pour étendre le champ d’opération, les responsables de la chaîne d’approvisionnement ont d’abord besoin d’évaluer les coûts attendus aux niveaux différents du système logistique. Pour déterminer les coûts de la chaîne d’approvisionnement les responsables devraient prendre en compte le coût d’emmagasinage, du transport et de la gestion ; et déterminer quelle partie de ces coûts peuvent être couverte par chaque partenaire (le ministère de la santé, les donateurs, les organisations non gouvernementales [ONG] et d’autres). Supervision. La supervision du personnel qui travaille dans un système logistique est une activité essentielle pour assurer le bon fonctionnement du système et pour prévoir des changements nécessaires. Des efforts concertés de supervision de routine et des formations sur le tas permettent aux programmes d’éviter et résoudre des déséquilibres d’approvisionnement et de faire face à des contraintes en matière des ressources humaines. Suivi et évaluation. Un suivi de routine ainsi qu’une évaluation périodique du pipeline et du système logistique facilite une démonstration de la performance du système, l’identification des améliorations nécessaires et l’impact du système sur la prestation de services. En Zambie, l’Unité Nationale de Logistique (LMU) travaille au sein de l’entrepôt national du Medical Stores Limited, un dépôt médical central de dénomination parapublique. Les six membres du LMU sont employés par le Medical Stores Limited pour entrer des données logistiques dans des bases de données d’information en gestion logistique quotidiennement et pour fournir des rapports mensuels de retro-information aux gérants des systèmes logistiques pour les médicaments antirétroviraux, les tests de dépistage du VIH et les produits de laboratoire. Suivi de la qualité Il est essentiel de comprendre comment la surveillance de la qualité contribue à assurer l’efficience et l’efficacité d’un système logistique. Notez dans le cycle logistique que le suivi de la qualité figure entre chaque activité. Le suivi de la qualité se réfère non seulement à la qualité des produits mais aussi à la qualité du travail. Le suivi de la qualité apparait quatre fois dans le cycle logistique : Entre la sélection de produits et la prévision. Le suivi de la qualité joue un rôle important dans la quantification et l’achat d’une méthode-mixte adéquate qui peuvent être utilisés de façon efficace par les clients. Les produits qui sont quantifiés devraient figurer sur la liste nationale de médicaments essentiels, devraient être approuvés et enregistrés dans le pays et inclus dans les directives de traitement standard (DTS). De plus, il faut assurer que les prestataires de services soient formés pour correctement utiliser les produits avant de les acheter et les distribuer aux points de prestation de services. Entre les achats et le stockage. Les décisions quant à l’achat de produits devraient suivre le plan d’approvisionnement qui est développé lors du processus de quantification. Afin d’assurer la qualité des produits, les documents d’achat devraient comprendre des spécifications détaillées sur les produits et leur conditionnement ainsi que des attentes par rapport à la qualité des produits au moment de la livraison. Les responsables devraient vérifier la qualité des produits de santé qu’ils reçoivent avant de les entrer dans le système de distribution. Des produits achetés devraient être rapidement dédouanés par les douaniers, ou devraient vite passer le service d’inspection avant leur distribution aux points de prestation de services. Entre la gestion de l’inventaire et le service à la clientèle. Il est important de surveiller la qualité des produits quand ils sont reçus, emmagasinés et distribués (et quand les clients les reçoivent). De plus, la qualité des conditions d’emmagasinage et de transport devraient être surveillée. Le système de contrôle d’inventaire devrait être élaboré de façon de garantir que son bon utilisation résultera par l’accès des clients aux produits dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. 1 INTRODUCTION A LA LOGISTIQUÉ 9 Entre le service au client et la sélection de produits. Il est nécessaire de continuer à surveiller la qualité des produits même après que les clients les reçoivent. Les programmes devraient déterminer si les clients sont satisfaits avec la qualité des produits et les services y afférents. Il faut que les prestataires de services respectent les directives de traitement standard lors de la prestation de services aux clients ; ils devraient également faire de la pharmacovigilance. Surveiller la qualité des produits et des services est un élément essentiel dans le succès des efforts de promouvoir un usage approprié des produits. Les clients devraient correctement utiliser les produits qu’ils reçoivent et en être satisfaits. Ils devraient également être satisfaits des services qu’ils reçoivent. Des informations obtenues du suivi sur la satisfaction des clients peuvent servir à informer des preneurs de décisions quant aux changements dans la sélection et l’utilisation de produits avant leur prochain cycle d’achats. Le service au client se trouve en haut du cycle logistique pour souligner l’importance de la distribution de bons produits aux clients. Plus de détails sur le suivi concernant la qualité se trouvent dans les chapitres subséquents de ce guide. Pour satisfaire les « six bons » et assurer la distribution de bons produits (dans la bonne condition) aux clients il faut institutionnaliser la mise en œuvre des mesures de suivi sur la qualité au long de la chaîne d’approvisionnement. Politiques et adaptabilité En plus des éléments du cycle logistique, deux facteurs additionnels influencent les systèmes : les politiques et l’adaptabilité. Politiques. Les règlements et les procédures du gouvernement ont une influence sur tous les éléments du système logistique. De nombreux gouvernements ont instauré des politiques concernant la sélection des produits de santé (typiquement basée sur la liste de médicaments essentiels), la manière d’acquérir ces produits (par exemple, à travers un appel d’offres compétitif ou des fabricants présélectionnés), le moment où ces produits seront distribués, la manière et l’endroit où ils seront emmagasinés, ainsi que les quantités à recevoir par les clients (ce qu’on appelle souvent les protocoles d’administration). Les politiques fiscales et budgétaires ont souvent la plus grande influence sur les systèmes logistiques, qu’elles soient liées à l’obtention du financement pour l’achat des produits ou pour couvrir le coût des infrastructures essentielles, y compris des magasins et des véhicules. Les responsables de programmes et d’autre personnel impliqué dans la logistique peuvent influencer ces politiques, mais ils vont sans doute confronter des défis considérables en essayant de les mettre en œuvre ou les modifier. Les responsables de la logistique devraient se tenir informés des directives en vigueur et les mettre en œuvre correctement. Adaptabilité. L’adaptabilité est une caractéristique de tous les systèmes logistiques efficaces. Les systèmes logistiques devraient être flexibles et pouvoir s’adapter à des besoins changeants, tout comme des changements dans la demande d’un produit ou dans les directives qui s’appliquent au financement des activités logistiques. On ne peut pas modifier un système logistique à chaque fois qu’un nouveau produit est introduit ou quand la consommation d’un produit s’agrandit. Dans un sens, l’adaptabilité se réfère à la capacité d’un système d’obtenir les ressources nécessaires pour répondre à des changements dans la demande. Par exemple, lorsque la demande s’accroit, un système logistique devrait être capable d’assimiler des plus grandes quantités de produits. Ceci pourrait impliquer la construction de nouveaux locaux d’emmagasinage et l’achat de nouveaux véhicules ou une augmentation de la fréquence des livraisons. La capacité d’un système de répondre à ces besoins (c’est-à-dire son adaptabilité) influence la disponibilité des produits. Des systèmes logistiques devraient pouvoir continuer à fonctionner quand les gouvernements proposent des mesures de réforme dans le secteur de la santé, tout comme la décentralisation, l’intégration et le recouvrement de coûts. L’adaptabilité est essentielle pour faire ceci. 1.5 Principaux termes logistiques Beaucoup des termes logistiques cités dans ce manuel ont une signification qui est spécifique au domaine de la logistique. Des définitions trouvées dans un dictionnaire risquent donc de ne pas être les mêmes que celles qui sont employées par les logisticiens. Les principaux termes logistiques utilisés au long de ce manuel sont définis ci-dessous et dans un glossaire qui se trouve à la fin du document. Approvisionnements, produits de base, biens, produits, et stock. Les articles qui circulent dans un système logistique. Ces termes sont interchangeables dans le cadre de ce manuel. Utilisateur, client, patient et consommateur. Les personnes qui reçoivent ou qui utilisent les produits. Ces termes sont utilisés de manière interchangeable dans ce manuel. Ces termes sont interchangeables dans le cadre de ce manuel. Utilisateur est un terme commun pour tout le monde qui collecte des informations sur des nouveaux clients ou des habitués ; par exemple dans un programme de planification familiale. Un utilisateur est également une personne qui utilise un produit mais pas pour son usage personnel. Ceci est le cas avec des tests de dépistage du VIH ou des réactifs de laboratoire. Dans ces exemples, le conseiller ou le laborantin est l’utilisateur du produit. Client se réfère à une personne qui reçoit un traitement ou un service. Par exemple, quelqu’un pourrait être un client d’un programme de planification familiale et recevoir des produits contraceptifs ou il pourrait être un client des services de lutte contre le paludisme ou la tuberculose. Patient est un terme qui s’associe avec les personnes qui sont traitées pour une maladie, tout comme des personnes séropositives qui participent dans un programme de thérapie antirétrovirale (TAR). Consommateur est un terme qui est typiquement utilisé dans le secteur privé ; il renforce le concept du service au client. Tous les utilisateurs, clients et patients d’un programme de santé sont considérés comme des consommateurs dans le même sens qu’une entreprise commerciale pense à ces clients. C’est-à-dire que la mission du prestataire des services, du centre de santé et du laboratoire est de servir ces clients. Le concept du service au clients peut également être appliqué entre les niveaux d’un système logistique. Par exemple, un entrepôt provincial ou régional est client de l’entrepôt central. Données sur la consommation, la distribution, la distribution aux utilisateurs et l’utilisation. Les données sur la quantité des produits distribuée aux ou utilisée par les consommateurs. Ces termes sont interchangeables dans le cadre de ce manuel. Point de prestation de services. Tout endroit où des clients (des utilisateurs) reçoivent des produits qui sont liés à un service de santé. Des points de prestation de services (PPS) sont généralement des hôpitaux ou des centres de santé, mais ils peuvent également être des unités mobiles, des distributeurs à base communautaire, des laboratoires ou des formations sanitaires. Ces unités sont dénommées des PPS puisque des services y sont fournis et des produits y sont distribué ou utilisés. Pipeline. Une chaîne complète d’entrepôts et de liens de transport dans laquelle des produits sont transférés du fabricant jusqu’à l’utilisateur. Ceci comprend des installations portuaires, magasins centraux, magasins régionaux, magasins de district, PPS, véhicules de transport et réseaux de distribution à base communautaire. Voir figure 1-3. Comme un pipeline d’eau (aqueduc) qui dispose de réservoirs et de canalisations pour conduire de l’eau vers des maisons, un système logistique a des magasins et des moyens de transport pour diriger des produits vers des PPS. Cependant, la plupart des pipelines d’eau sont continuels tandis que des pipelines pour les produits de santé nécessitent des moyens de transport pour le transfert périodique des produits entre les points d’emmagasinage. Des divers types de transport sont employés dans des pays de géographie variée, y compris des barques, bus et vélos. Délai de livraison. L’intervalle entre le moment où un nouvel approvisionnement de produits est commandé et le moment où il est reçu et prêt à l’emploi. Lorsque les responsables de logistique évaluent l’efficacité d’un système logistique à satisfaire les « six bons », ils évaluent le délai de livraison et tentent 1 INTRODUCTION A LA LOGISTIQUÉ 11 de le réduire. Les produits devraient être disponibles aux consommateurs au bon moment ; c’est-à- dire avant que les consommateurs les demandent. Le délai de livraison peut être calculé par rapport au système national, entre le port d’entrée et l’utilisateur, entre des niveaux spécifiques du système ou même entre la passation d’une commande et l’arrivée au port. Lorsqu’on calcule le délai de livraison il est particulièrement important d’ajouter le laps de temps jusqu’au moment où les produits sont prêts à l’emploi. Des produits qui ont été reçus mais pas encore inspectés, enregistrés et mis sur les étalages ne sont pas prêts à être distribués et encore moins prêts à l’emploi. Pour répondre aux besoins du client, les produits doivent être disponible au moment où les clients les demandent ou en ont besoin. Figure 1-3: Pipeline national typique dans le secteur public PORT Entrepôt Central Entrepôt Régional Hôpital Entrepôt de District de District Formations Centres Sanitaires de Santé Agent de Santé Communautaire CLIENTS 12 MANUEL DE LOGISTIQUE UN GUIDE PRATIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT DES PRODUITS DE SANTÉ Qu’est-ce que le délai de livraison dans un pays ? Le délai de livraison dans un pays comprend les activités suivantes : 1. Le responsable au niveau inférieur détermine les besoins de produits. 2. Une fiche de réquisition est complétée et transmise au niveau supérieur. 3. Le niveau supérieur reçoit la commande et un responsable l’approuve (généralement en signant la fiche de réquisition). 4. Le responsable envoie fiche de réquisition au gérant du magasin. 5. Le gérant du magasin prépare la commande et la remet à un chauffeur. 6. Le chauffeur transporte les produits commandés au niveau inférieur. 7. Le niveau inférieur reçoit la commande, effectue une inspection visuelle, place les produits sur les étagères et enregistre la livraison sur une fiche de stock. Le produit est alors prêt à être distribué (au prochain niveau ou à l’utilisateur) et le chronomètre du délai de livraison s’arrête. Un délai de livraison peut aller de quelques heures à plusieurs mois en fonction du système. Il varie également en fonction de la vitesse de livraison, la disponibilité des moyens de transport et, quelquefois, des effets météorologiques. Quels que soient les facteurs qui influencent le système, il faut les tenir en compte lorsqu’on calcule le délai de livraison. 1.6 D’autres termes logistiques Pour mieux définir certain termes communs en logistique il est utile de les comparer avec des termes inverses—système d’allocation et de réquisition ; données sur les livraisons et sur la distribution ; et système vertical ou intégré. Les sections suivantes proposent une comparaison entre chacun des paires susmentionnées. Bien qu’on pourrait définir beaucoup plus de concepts, ces comparaisons sont fondamentales et sont citées au long de ce manuel. Système d’allocation ou système de réquisition ? La passation de commandes est une activité de routine en logistique. Dans la plupart des systèmes logistiques on passe une commande pour des nouveaux produits mensuellement ou trimestriellement d’un PPS vers le niveau supérieur. Dans certains systèmes logistiques la quantité à commander est déterminée par la personne qui passe la commande. C’est ce qu’on appelle un système de réquisition. Dans d’autres systèmes, la quantité à commander est déterminée par la personne qui exécute la commande. Dans ce cas, on parle d’un système d’allocation. Dans un système de réquisition, la personne qui reçoit les produits détermine/calcule les quantités à livrer. Dans un système d’allocation, la personne qui envoie les produits détermine/calcule les quantités à livrer. 1 INTRODUCTION A LA LOGISTIQUÉ 13 Les systèmes de réquisition et d’allocation dans le marché commercial Les systèmes d’allocation du secteur privé sont tels que les produits peuvent être expédiés du fabricant au commerçant par un système où le fabricant détermine les niveaux de production selon des données historiques et une estimation de la demande. Dans un système de réquisition les consommateurs prennent les produits dont ils ont besoin ou qu’ils veulent ; alors la production, l’achat et la distribution sont déterminés par la demande réelle et non pas la demande estimée. Nous avons tendance à penser en termes d’allocation et de réquisition dans le domaine de la logistique pour les programmes de santé publique. Dans un système d’allocation, le niveau supérieur détermine quels produits seront envoyés vers le niveau inférieur et à quel moment. Dans un système de réquisition, le niveau inférieur commande des produits au moment où ils en ont besoin. La différence entre un système d’allocation et de réquisition s’agit du niveau de la chaîne d’approvisionnement qui prend des décisions sur les commandes. Cette différence ne s’agit pas des données utilisées, ce qui devraient être les mêmes à tous les niveaux. Revenant à l’exemple d’un restaurant, des clients d’un restaurant self-service sélectionnent les types et les quantités de nourriture qu’ils veulent mettre sur leurs assiettes ; ils déterminent leur repas selon leur faim. Dans ce cas, le serveur ne décide pas ce que le client mangera—c’est le client qui décide. En effet, ces restaurants utilisent un système de réquisition. Par comparaison, à la maison il est souvent le cas que la personne qui cuisine décide ce qui sera servi et dans quelles quantités, tout en prenant en compte les préférences de la famille et la disponibilité d’ingrédients. Ceci est un système d’allocation. Les avantages et les inconvénients des systèmes de réquisition et d’allocation sont énumérés dans le tableau 1-1. Noter que le tableau 1-1 reflète le contexte dans lequel la plupart d’entre nous travaillons. C’est-à dire que nous faisons des calculs manuellement et nous nous confrontons à des décalages temporels dans le partage d’informations ainsi qu’à des défis par rapport à la qualité et la complétude des données. Le tableau est fondé sur l’hypothèse que le niveau inférieur (le receveur) a accès à plus d’informations que le niveau supérieur (l’expéditeur). Cependant, les différences entre les systèmes d’allocation et de réquisition sont minimisées quand les systèmes d’information marchent correctement et sont automatisés (ce qui est le cas dans une grande partie du secteur privé) ; quand les différents niveaux ont accès aux mêmes informations en même temps ; et quand la capacité existe à tous les niveaux de faire les calculs nécessaires. Les principales questions à considérer sont l’accessibilité des données (quelles données sont disponibles ; où et quand ?), les besoins en ressources humaines (est-ce que le personnel existant est capable de faire les calculs nécessaires), et le niveau d’autorité budgétaire (est-ce que le centre de santé à un contrôle budgétaire qui lui permet de réquisitionner des produits ou est-ce que le budget est détenu par le district, ce qui nécessite un système d’allocation ?) 14 MANUEL DE LOGISTIQUE UN GUIDE PRATIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT DES PRODUITS DE SANTÉ Tableau 1-1: Avantages et inconvénients des systèmes de réquisition et d’alloc ACTIVITÉS SYSTÈME D’ALLOCATION SYSTÈME DE RÉQUISITION Calculs Avantage : le niveau supérieur est sûr Inconvénient: le niveau inférieur doit de ses propres calculs et des quantités ê t r e capable d’effectuer qu’il livre. les calculs, et il se peut que le niveau Inconvénient : le niveau supérieur supérieur les reprenne encore pour doit calculer toutes les commandes. mieux vérifier. Informations utilisées Inconvénient : les informations Avantage : le niveau inférieur dispose utilisées par le niveau supérieur pour des informations les plus récentes. effectuer ses calculs risquent d’être moins à jour. Remarque: aucun des deux systèmes ne fonctionnera si les preneurs de décisions ne disposent pas d’informations ! Capacité de réaction du Inconvénient : le niveau supérieur Avantage : le niveau inférieur dispose des système est sans doute incapable de réagir informations les plus récentes, ce qui rapidement aux changements. permet l’anticipation des besoins à venir et une réactio rapide aux changement. Besoins en formation Avantage: moins de personnes à Inconvénient: les niveaux inférieurs former pour effectuer les calculs. risquent de ne pas être dotés des compétences nécessaires pour effectuer les calculs. Plus des personnes à former pour effectuer les calculs. Sentiment d’appropriation Avantage: les responsables ont Avantage : les décisions à propos des l’impression qu’ils ont davantage du commandes appartiennent au niveau contrôle sur le système. inférieur et, par conséquent, ce dernier a le sentiment qu’il a un avantage à propos du contrôle sur le système. Charge de travail Inconvénient: dans des systèmes Inconvénient: le niveau inférieur doit plus grands, il se peut que le niveau consacrer du temps à effectuer les calculs supérieur effectue des grandes plutôt qu’à servir les clients. quantités de calculs (pour toutes les unités aux niveaux inférieurs). On peut utiliser à la fois des systèmes d’allocation et des systèmes de réquisition dans une seule chaîne d’approvisionnement. Quoiqu’il est en soit, il est généralement inefficace d’employer les deux systèmes en parallèle au même niveau. Par exemple, on pourrait envisager une chaîne d’approvisionnement dans laquelle un système de réquisition est utilisé entre le niveau central et le niveau régional, et un système d’allocation est employé entre le niveau régional et les PPS. Par contre, un seul système devrait être utilisé au sein de chaque niveau. Imaginez donc la frustration et la confusion au dépôt régional si certaines cliniques réquisitionnaient des produits et d’autres attendaient à ce que les produits leur soient alloués. Pour que le pipeline puisse fonctionner, les quantités appropriées doivent être commandées et expédiées dans le meilleur délai possible. Le fait d’utiliser deux systèmes au même niveau ne ferait qu’aggraver la confusion et faire prolonger les délais. Lors de la conception du système logistique, il est également important que le niveau inférieur et le niveau supérieur sachent clairement qui détermine les quantités à commander. Si le personnel au niveau supérieur pense qu’il s’agit d’un système d’allocation et le personnel au niveau inférieur pense qu’il s’agit plutôt d’un système de réquisition, le personnel de niveau inférieur risque d’être dérouté lorsque la quantité qu’ils reçoivent ne correspond pas à la quantité qu’ils avaient commandée. Si cette situation 1 INTRODUCTION A LA LOGISTIQUÉ 15 se produit à intervalles suffisamment réguliers, le personnel de niveau inférieur pourrait se dire qu’il ne recevra jamais les quantités commandées, et donc cesser de passer des commandes. Rationnement ou allocation ? Nous travaillons souvent dans des environnements où il n’y a pas suffisamment de produits de santé pour répondre aux besoins de tout le monde dans un pays. Dans ce cas, on dit que les produits ne sont pas en état d’approvisionnement complet. Qu’est- ce qu’il faut faire dans une situation pareille ? Les systèmes d’allocation et de réquisition sont conçus pour traiter des produits en approvisionnement complet. Quand les produits ne sont pas en approvisionnement complet le niveau supérieur devrait déterminer comment distribuer les produits disponibles de façon équitable. Ceci est dénommé le rationnement. Quand un système de réquisition fait face à des pénuries, le personnel chargé de calculer les besoins d’un PPS (ou un local intermédiaire d’emmagasinage) ne reçoivent pas la quantité de produits qu’il a commandé. Ceci peut mener à un manque de confiance dans le système. Aussi, les différents niveaux du système devraient communiquer activement entre eux quand des divergences se produisent entre la quantité commandée et la quantité livrée. Il se peut qu’une modification du système soit nécessaire si des pénuries prolongées sont attendues. Données sur les livraisons ou sur la distribution ? Les systèmes logistiques existent afin de satisfaire les « six bons » pour les clients. Par conséquent, toutes les décisions Des données sur la en matière de la logistique devraient être basées sur des distribution fournissent des informations relatives aux produits que les clients reçoivent informations sur la quantité de ou utilisent. Des systèmes logistiques devraient suivre la produits distribués aux clients quantité de produits remis dans les mains des clients. Une ou utilisés par eux. fois qu’un client reçoit un produit on dit qu’il est consommé ; même si le produit est éventuellement gaspillé ou rejeté il faut que le système le remplace car il n’est plus disponible. (Hors du domaine de la logistique, il est bien sûr très utile de savoir comment les clients utilisent les produits qu’ils reçoivent et par quelle fréquence ils les rejettent). Les informations sur la quantité de produits distribués à des clients sont appelées des données sur la distribution aux clients, ce qui est souvent abrégé comme données sur la distribution ou données sur la consommation. Puisqu’un PPS est le seul endroit où des produits sont remis directement aux clients, ceci est le seul niveau où on peut collecter des données sur la distribution aux clients. Les données sur l’utilisation est un autre terme semblable, mais l’utilisation se réfère aux produits utilisés par les clients sans être remis dans leurs mains (ce qui est le cas avec des réactifs de laboratoire et des tests de dépistage du VIH, par exemple). Pour ces produits, des données sur la consommation (l’utilisation) devraient provenir du PPS ou du niveau où les produits sont utilisés (le laboratoire ou le centre de dépistage, par exemple). La chaîne d’approvisionnement se compose également de l’ensemble des dépôts intermédiaires. On parle de données sur les livraisons pour désigner les informations sur les mouvements de produits entre deux entités quelconques. Par exemple, lorsque le niveau régional fournit des produits au niveau du district, on parle de données sur les livraisons. Ou bien, quand la pharmacie d’un hôpital fournit des produits à un autre service de l’hôpital ou au dispensaire, on parle également des donnés sur les livraisons. Dans la mesure du possible, la prise des décisions doit être basée sur les données sur la distribution aux utilisateurs. Si un entrepôt régional a livré 50.000 préservatifs au dépôt de district le trimestre dernier, devrait-il livrer la même quantité ce trimestre-ci ? La réponse est pas nécessairement, parce qu’il se peut que les préservatifs soient en train de s’accumuler dans le dépôt de district. La quantité à livrer sera plus précise si on dispose d’informations sur la quantité de préservatifs distribués aux utilisateurs pendant cet intervalle de temps. Au long de ce manuel nous insistons sur l’importance d’utiliser des données sur la consommation pour informer la prise des décisions. 16 MANUEL DE LOGISTIQUE UN GUIDE PRATIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT DES PRODUITS DE SANTÉ L’intégration est aperçue différemment par les diverses organisations qui travaillent dans le domaine de la gestion des chaînes d’approvisionnements et dans d’autres secteurs. Il est donc commun de voir des différences dans l’usage et la définition de termes par les logisticiens. Cependant, un objectif important dans le domaine de la santé publique est de rationaliser les chaînes d’approvisionnements des programmes relatifs à des maladies particulières. Aussi, ce manuel explique la façon dont on établit des fonctions qui marchent bien ensemble, comment on développe ou renforce les liens entre ces fonctions et comment ces activités peuvent mener à la disponibilité continue des produits de bonne qualité. Dans les systèmes où les données sur la distribution aux utilisateurs ne sont pas disponibles, on peut Des données sur les livraisons les remplacer par des données sur les livraisons. Il fournissent des informations sur la faut toujours utiliser les données sur les livraisons quantité de produits transferts d’un correspondant au niveau le plus bas possible. Par niveau du système logistique vers un exemple, il est préférable d’utiliser les données sur les autre ou d’un service à un autre au livraisons depuis le niveau du district jusqu’aux centres sein d’une seule installation (PPS ou de santé plutôt que les données sur les livraisons de local d’emmagasinage). l’entrepôt central vers les districts. Ceci est dû au fait que les livraisons provenant du district reflètent mieux la demande réelle des clients. Faute d’information sur la distribution aux clients, des données sur le transfert (livraison) de produits du magasin du centre de santé vers le dispensaire reflèteront le mieux la demande réelle. Puisqu’il n’y a pas de relation directe entre les données sur les livraisons et la demande des clients (particulièrement aux niveaux supérieurs du système), les systèmes logistiques devraient s’investir dans le développement et le renforcement des capacités pour collecter des données sur la distribution aux clients. Intégration des produits De nombreux pays disposent des systèmes logistiques parallèles pour sélectionner, acheter et distribuer des produits différents aux clients. La plupart du temps, des programmes tels que la planification familiale, la santé maternelle et la santé de l’enfant, la lutte contre la paludisme, la lutte contre la tuberculose ou la lutte contre le VIH/SIDA gèrent et distribuent eux-mêmes les produits qu’ils utilisent. On appelle ces programmes des programmes verticaux parce qu’ils ont été historiquement gérés par des unités de gestion distinctes au niveau central. Récemment, de nombreux pays se sont plutôt dirigés vers l’intégration de produits ; c’est-à-dire qu’ils combinent la gestion des fonctions logistiques (en partie ou en entier) de catégories différentes des produits (relatifs à la planification familiale, le VIH, le paludisme et la tuberculose, par exemple). Par exemple, un système qui gère les produits contraceptifs utilisés dans le programme de planification familiale pourrait également gérer les sels de réhydratation orale (SRO), la vitamine A, ainsi que d’autres produits pour le programme de santé maternelle et de l’enfant. Dans certains programmes seulement une partie des fonctions logistiques sont combinées. Par exemple, il se peut que du Nevirapine (pour la prévention de la transmission mère-enfant du VIH) et des tests de dépistage du VIH sont achetés par des programmes différents, mais que les produits sont ensuite emmagasinés et transportés ensemble. Dans ce cas, l’achat est vertical mais l’emmagasinage et le transport sont chacun intégrés. Une décision de combiner certaines fonctions logistiques devrait prendre en compte les avantages potentiels par rapport au conditionnement des produits spécifiques (par exemple, des produits qui nécessitent une chaîne de froid ou qui ont des durées de vie très courtes), aux coûts des fonctions et le service au client (c’est-à-dire qu’il faut assurer que l’intégration de fonctions n’entrainera pas des interruptions de services). Plus de détails sur les considérations à prendre en compte lors de l’élaboration d’un système intégré de logistique se trouve dans le chapitre 10 de ce manuel. D’autres ressources qui explorent l’effet de l’intégration sur la logistique sont énumérées dans la liste de lecture suggérée à la fin de cette publication. 1 INTRODUCTION A LA LOGISTIQUÉ 17 Intégration des chaînes d’approvisionnement Une distinction est faite dans ce manuel entre l’intégration de produits (décrite ci-dessus) et l’intégration des chaînes d’approvisionnement. L’intégration des chaînes d’approvisionnement se réfère à une approche destinée à développer des liens harmonieux entre tous les joueurs de rôles, les niveaux et les fonctions dans une chaîne d’approvisionnement afin de maximiser le service à la clientèle. L’objectif de l’intégration d’une chaîne d’approvisionnement est d’améliorer l’efficacité et réduire la répétition des efforts, ce qui mènera à une meilleure disponibilité de produits et, souvent, une réduction de coûts. Des mesures différentes existent pour améliorer la performance : l’établissement d’unités de gestion logistique, l’élaboration de plans stratégiques communs, le développement de mécanismes pour le partage d’informations et la création de groupes de travail technique. Par exemple, au Rwanda le Groupe de Travail Technique en Matière de la Planification Familiale a été créée pour améliorer la coordination et minimiser la répétition des efforts. Grace à des réunions régulières et du partage d’informations, le groupe a renforcé la confiance des partenaires ; ce qui a contribué à l’amélioration dans la sécurité des produits (des prévisions et achats sont exécutés à temps, des ruptures de stock sont minimisés, plus de prestataires de services sont formés et des centres de santé sont rénovés dans tout le pays). Le résultat final des efforts du groupe est une meilleure efficacité et un meilleur service au client. Ce manuel est focalisé sur les fonctions logistiques de la chaîne d’approvisionnement et comment l’intégration de certaines fonctions dans la chaîne peut mener à un niveau supérieur de services. Chaîne d’approvisionnement vertical ou intégré ? Comme c’est le cas dans beaucoup de pays, le Malawi a élaboré un système logistique vertical pour gérer les produits du programme national de thérapie antirétrovirale (TAR). Les médicaments antirétroviraux sont emmagasinés et distribués séparément des médicaments essentiels puisque le système du dépôt médical central n’est pas actuellement en mesure de satisfaire ces fonctions pour le programme de TAR. Par contre, au Nicaragua les produits contraceptifs et les médicaments essentiels sont emmagasinés et distribués ensemble. Et en Tanzanie, plus que 150 produits différents sont emmagasinés, distribués, commandés et suivis à travers un système logistique national intégré. L’intégration de ces fonctions logistiques a réduit les coûts du transport et de la gestion. Service au client Quel que soit votre rôle dans un système logistique, vous servez différents types de clients. On pense souvent à l’utilisateur final quand on parle d’un client—les personnes qui visitent un centre de santé pour obtenir un produit dont elles en ont besoin. Est-ce qu’on sert des clients si on travaille dans un entrepôt régional ou de district ? Oui—les clients sont les personnes qui reçoivent des livraisons provenan

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