PH Salzburg Mitarbeiterinformation PDF

Erstinformation zur Orientierung für neue Mitarbeiter*innen in Ausbildung, Forschung und Verwaltung an der Pädagogischen Hochschule Salzburg Stefan Zweig Herzlich willkommen! Wir wünschen Ihnen einen guten Einstieg und freuen uns, Sie als Mitglied des Teams der PH Salzburg begrüßen zu dürfen! Erste...

Erstinformation zur Orientierung für neue Mitarbeiter*innen in Ausbildung, Forschung und Verwaltung an der Pädagogischen Hochschule Salzburg Stefan Zweig Herzlich willkommen! Wir wünschen Ihnen einen guten Einstieg und freuen uns, Sie als Mitglied des Teams der PH Salzburg begrüßen zu dürfen! Erste Schritte PINCODE einlösen: Jede*r neue Mitarbeiter*in bekommt zum Dienstantritt eine E-Mail an die im Personaldatenblatt bzw. Erhebungsblatt angegebene (private) E-Mail-Adresse. Diese E-Mail betrifft Ihren PH-Online-PINCODE. Bitte lösen Sie den darin mitgeteilten persönlichen PIN-Code unbedingt innerhalb von 8 Tagen ein. Andernfalls können die weiteren notwendigen administrativen Schritte seitens der PH nicht vorgenommen werden, was mit einem erheblichen Mehraufwand für Sie und die PH einhergeht. PH-Online und PLUS-Online sind die Studienmanagementsysteme der PH. Sie benötigen diese für die Administration Ihrer Lehre und Fort- und Weiterbildung sowie für Ihre Forschungstätigkeit. Zur Benutzung von PH-Online benötigen Sie einen gültigen Bediensteten-Account. Dieser wird durch das Einlösen des PH-Online-PINCODEs (s. oben) aktiviert. Für die Berechtigungen in PLUS-Online benötigen Sie eine gesonderte Freischaltung. Grundsätzlich erfolgt diese Freischaltung von Amts wegen. Sollte die Freischaltung noch nicht erfolgt sein, wenden Sie sich bitte an Frau Lara Kumaus ([email protected]). Jede*r Mitarbeiter*in erhält nach dem Einlösen des persönlichen PH-Online-PINCODEs binnen weniger Tage eine PH-E-Mail-Adresse. Diese ist grundsätzlich nach der Syntax [email protected] organisiert und wird von der IT-Abteilung eingerichtet. Jedoch weicht Ihr Anmeldename (für z. B. Webmail, Outlook, Teams, …; siehe https://www.phsalzburg.at/service/office-365) von der PH-E-Mail-Adresse ab. Der Anmeldename basiert auf Ihrem (PH-Online-)Benutzernamen und ist nach der Syntax (PH-Online-)[email protected] organisiert. Dabei kann der Benutzername von vorname.nachname verschieden sein! Beispiel: Herr Stefan Zweig bekommt die PH-E-Mail-Adresse [email protected] Doch sein (PH-Online-)Benutzername ist vielleicht „stefan2.zweig“. Folglich ist sein Anmeldename (für z. B. Webmail, Outlook, Teams, …) [email protected] Als Passwort verwenden Sie Ihr PH-Online-Passwort! M-0.1.1 PH Salzburg | RD/FT 1/4 Version vom 11.04.2024 Den Zugang zum Webmail finden Sie auf unserer Webseite (www.phsalzburg.at) in der obersten Menüzeile. Sämtliche Informationen, die Ihren Arbeitsplatz betreffen, werden – soweit möglich – über die PH-E-Mail-Adresse an Sie versandt. Kontrollieren Sie daher bitte regelmäßig Ihren Posteingang. E-Mails an Ihre PH-E-Mail-Adresse gelten als zugestellt. Allfällige EMails an die (PH-Online-)[email protected] Adresse werden in die gleiche Mailbox zugestellt. Für eine PH-E-Mail-Signatur ([email protected]). kontaktieren Sie gerne Herrn Arnold Wallner Verwenden Sie bitte die PH-E-Mail-Adresse (inkl. Signatur) bei jeder dienstlichen Kommunikation nach Außen und mit Ihren Kolleg*innen im Haus. Bei Fragen zu Office 365 wenden Sie sich gerne an Herrn Prof. Florian Geier ([email protected]). Mit Hilfe des Organigramms der PHS und der Hausordnung können Sie sich einen ersten Überblick über die Organisation der Pädagogischen Hochschule Salzburg Stefan Zweig verschaffen. Das Organigramm der PHS ist im Organisationsplan der PHS auf Seite 3 abgebildet. Den Organisationsplan der PHS findet man im Fußblock der Homepage der PHS (www.phsalzburg.at) zum Download. Auch die Hausordnung steht im Fußblock der Homepage der PHS (www.phsalzburg.at) zum Download zur Verfügung. Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer allgemein zugänglichen Website (www.phsalzburg.at) sowie im QM-Pilot, der Informationssoftware der PHS. Der Zugang zum QM-Pilot befindet sich auf unserer Webseite (www.phsalzburg.at) in der obersten Menüzeile. So finden Sie im QM-Pilot etwa das Organigramm der Verwaltung (Dokument B-7.5.1). Die Zugangsdaten zu QM-Pilot sind die gleichen wie für den Zugang zu PH-Online. Auf QM-Pilot finden Sie grundsätzlich auch sämtliche Formulare und andere Dokumente der PH in aktueller Fassung. Eine Sammlung von Beschreibungen aller Prozesse des laufenden Betriebs befindet sich im Aufbau, kann aber bereits genützt werden. Sofern Sie (auch) in der Ausbildung tätig sind, empfehlen wir Ihnen, an einer kompakten Mitarbeiter*inneneinführung in wesentliche organisatorische Rahmenbedingungen des Hauses bzw. am Mentoring teilzunehmen. Wenden Sie sich dafür bitte an die zuständige Mentorin für neue Lehrende in der Ausbildung, Frau Prof.in Mag.a Renate Messner-Kaltenbrunner ([email protected]). Hingegen wird das persönliche Mentoring der neuen Mitarbeiter*innen, die überwiegend im Bereich der Forschung tätig sind, von Ihren unmittelbaren Dienstvorgesetzten bzw. den jeweiligen Institutsleitungen übernommen. Für Mitarbeiter*innen der Verwaltung ist Rektoratsdirektor, Florian Trummer BA MA MSc., zuständig. Zur Nutzung von PH-Online (s. oben) bieten wir interne Schulungen an. Termine erfragen Sie bitte bei Ihrer Mentorin bzw. Ihrem Mentor. Bitte pflegen Sie beim ersten PHOnline Einstieg Ihre Visitenkarte (Aktualisierung der Daten, z. B. E-Mail-Adresse) und halten Sie diese Daten stets aktuell. M-0.1.1 PH Salzburg | RD/FT 2/4 Version vom 11.04.2024 Wichtiges in Kurzfassung Schlüssel für das Haus sowie für Büro-, Seminar- und Besprechungsräume erhalten Angehörige des Stammpersonals und Mitverwendete nach Zahlung einer Kaution beim Infopoint. Neue Mitarbeiter*innen werden per E-Mail informiert, sobald der Schlüssel zur Abholung bereit liegt, frühestens bei Dienstantritt. Für die Kaution bitten wir um selbständige Überweisung von € 50,- an: PH Salzburg, IBAN: AT06 0100 0000 0503 0680, BIC: BUNDATWW, Buchungstext: Schlüsselkaution N.N. – Aus Gründen der Sicherheit sperrt der Schlüssel von Mitverwendeten die Gebäudeeingänge (inkl. Nebeneingang) nur zu den allgemeinen Öffnungszeiten der PH, also insbesondere nicht am Wochenende. Grundsätzlich erhält jede*r Mitarbeiter*in eine PH-Card. Diese wird bei Dienstantritt automatisch bestellt. Da die Erstellung der PH-Card außer Haus erfolgt, kann es einige Tage dauern, bis diese verfügbar ist. Sobald die Karte an der PH eingetroffen ist, werden Sie per Mail verständigt. Sie können die PH-Card dann am Infopoint abholen. Die PH-Card ist dann unter anderem Ihre Kopier-, Druck- und Bibliothekskarte. Wichtige Informationen zur Handhabung (Kopierguthaben, Verlustmeldung etc.) erhalten Sie am Infopoint bei Frau Mustafic oder in der Rektoratsdirektion. Ausstattung: Wenn Sie Arbeitsmaterialien oder Büroausstattung benötigen, übermitteln Sie bitte einen entsprechend ausgefüllten Materialanforderungsschein für Gebrauchsgegenstände (F-3.2.1) an die Leitung der Wirtschaftsabteilung (Abgabe am Infopoint) bzw. eine Bedarfsmeldung für Investitionsgüter (F-3.1.2) oder für EDV-Güter (F- 3.1.1) an Ihre Institutsleitung bzw. an die Rektoratsdirektion. Die benötigten Formulare finden Sie im QM-Pilot. Außer durch E-Mails des Rektorats (s. oben) oder bei Hochschulversammlungen und Ausbildungskonferenzen erhalten Sie die wichtigsten Informationen vonseiten des Rektorats über die Mitteilungsblätter gemäß § 32 HG. Diese stehen im QM-Pilot als Dokumente zum Nachlesen zur Verfügung. Die Bibliothek steht allen Mitarbeiter*innen zur freien Nutzung zur Verfügung. Empfehlenswerte Buchbestellungen übermitteln Sie bitte an die Bibliotheksleitung ( [email protected]). In der Bibliothek finden Sie auch einen Buchscanner. Für Mitarbeiter*innen der PH gibt es einen digitalen Zugang zu PressReader. PressReader ist ein Online-Anbieter digitaler Zeitungen und Magazine. Die Website bietet Inhalte von etwa 7.000 Zeitungen und Magazinen in 60 Sprachen. Zu beachten ist, dass Sie sich bei der Registrierung im Netz (WLAN und LAN) der PH Salzburg befinden. www.pressreader.com innerhalb der PH Salzburg aufrufen (egal welches Endgerät, egal ob WLAN oder LAN, eventuell „Mobile Daten“ auf Handy/Tablet deaktivieren) und dann auf www.pressreader.com registrieren (E-Mail-Adresse, frei zu wählendes Kennwort). In weiterer Folge kann die Anmeldung bei www.pressreader.com erfolgen und über einen Browser oder via PressReader App zugegriffen werden. Ungefähr eine Woche nach dem letzten Login an der PH funktioniert die Anmeldung über einen externen Zugang (WLAN und/oder LAN) nicht mehr, was bedeutet, dass man sich wieder über einen Zugang der PH (WLAN und/oder LAN) verbinden muss, um den PressReader erneut für eine Woche von extern benutzen zu können. Zu Forschungszwecken, für Klausur(auswertung)en und ähnliches stehen unterschiedliche Softwarepakete zur Verfügung. Einen Überblick über diese und andere Softwareangebote der PHS finden Sie grundsätzlich in QM-Pilot. Für ergänzende Fragen zum Softwareangebot wenden Sie sich gerne an Herrn Prof. Florian Geier ([email protected]). M-0.1.1 PH Salzburg | RD/FT 3/4 Version vom 11.04.2024 Krankmeldungen an die PH bitte an die Personalabteilung, Frau Yvonne Kandler (Leiterin der Personalabteilung, 0662 6388 DW 1014) oder Frau Dagmar Weber (DW 1078). Digitale Krankmeldungen und Bestätigungen sind bitte an [email protected] zu schicken. Für Krankenstände, die länger als drei Tage dauern, ist eine ärztliche Bescheinigung beizubringen. Eine Krankmeldung ist nur an der Stammdienststelle erforderlich, es ist jedoch zweckmäßig, dass Mitverwendete ihre Institutsleitung bzw. ihre*n unmittelbare*n Dienstvorgesetzte*n informieren, sofern die dienstliche Tätigkeit an der PH betroffen ist. Gemäß unserer Richtlinien müssen alle Mitarbeiter*innen, einschließlich des Stammpersonals, der Mitverwendeten, der Lehrbeauftragten sowie des Praxisschullehrpersonals, an einer verpflichtenden Mitarbeiter*innenschulung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit teilnehmen. Die Schulungstermine werden Ihnen per E-Mail mitgeteilt, weitere Infos finden Sie in QM-Pilot unter: L-1-07.02 HAM_DSGVO. Eine Zusammenstellung aller Mitarbeiter*innen samt Büronummer, Telefonnummer und PH-E-Mail-Adresse ist über die Homepage unter Kontakt aufzufinden. M-0.1.1 PH Salzburg | RD/FT 4/4 Version vom 11.04.2024