Lezione 7 (I FOGLI ELETTRONICI - OPERAZIONI DI BASE) PDF

LEZIONE 7 I FOGLI ELETTRONICI - OPERAZIONI DI BASE 7.0. CONCETTI ED OPERAZIONI PRINCIPALI. 1 7.0.1. I FOGLI ELETTRONICI. Un foglio elettronico è un programma che permette di eseguire calcoli e disegnare grafici sui dati inseriti. I dati si inseriscono in...

LEZIONE 7 I FOGLI ELETTRONICI - OPERAZIONI DI BASE 7.0. CONCETTI ED OPERAZIONI PRINCIPALI. 1 7.0.1. I FOGLI ELETTRONICI. Un foglio elettronico è un programma che permette di eseguire calcoli e disegnare grafici sui dati inseriti. I dati si inseriscono in appositi spazi, detti "celle", che vengono identificati da un numero (per la riga) e una lettera (per la colonna). Per creare un nuovo foglio elettronico mediante Excel si sceglie il menù File-Nuovo, poi “Cartella di lavoro vuota”. Il salvataggio si effettua dalle consuete finestre File-Salva oppure File-Salva con nome, a seconda delle esigenze. Per aprire un determinato file si agisce sul menù File-Apri. Per salvare il foglio elettronico in altri formati si sceglie File-Salva con nome e in basso, nella casella combinata “Salva come" si sceglie il tipo desiderato. Consiglio allo studente di verificare come cambia il foglio elettronico salvandolo nei formati TXT e DIF. Il concetto di "modello" è lo stesso che abbiamo visto per i modelli di documento di Word. È possibile salvare il foglio elettronico anche in formati compatibili con altre applicazioni oppure con versioni precedenti di Excel come mostrato nell’immagine successiva. 2 7.0.2. SPOSTARSI FRA I FOGLI DI LAVORO E TRA PIÙ FOGLI ELETTRONICI. Un foglio elettronico (o cartella di lavoro) è un file composto generalmente da più fogli di lavoro. Ogni foglio di lavoro è composto da più celle. Di default una cartella di lavoro di Excel è costituita da un foglio di lavoro come mostrato nell’immagine successiva. Per passare da un foglio di lavoro all'altro si deve cliccare sulla linguetta, presente in basso, corrispondente al foglio di lavoro nel quale si desidera andare. Cliccando con il tasto destro del mouse sopra a ciascuna linguetta si può cambiare il nome del foglio attuale, inserire o eliminare un foglio. Se si hanno più fogli elettronici (cartelle di lavoro) aperti, per spostarsi da uno all'altro basta cliccare sul pulsante, corrispondente al foglio nel quale si vuole andare, presente nella barra delle applicazioni di Windows, oppure si può agire tramite il menù Visualizza- Finestra, pulsante Cambia finestra. 7.0.3. USARE LA GUIDA IN LINEA. L'uso della guida in linea di Excel è analogo all'uso della guida di Word. 7.0.4. USO DELLO ZOOM. Per ingrandire o rimpicciolire il foglio di lavoro si usa lo zoom, funzione presente nella scheda Visualizza della barra multifunzione di Excel, gruppo di lavoro “Zoom”, oppure si può usare il cursore in basso a destra nella barra di stato dell’applicazione. Notare che lo zoom cambia SOLO la visualizzazione su schermo e NON influisce sulla stampa. 3 7.0.5. BLOCCO E SBLOCCO DI RIGHE E COLONNE. Nel caso in cui i dati inseriti non entrino tutti nello schermo, per inserire/leggere tutti i dati è necessario ricorrere all’uso delle barre di scorrimento, nascondendo così alla vista la riga o la colonna di intestazione dei dati. Per bloccare la riga o la colonna di intestazione dei dati, rendendola insensibile quindi allo scorrimento, si deve selezionare la cella che si trova subito sotto e subito a destra della riga e della colonna da bloccare e poi scegliere Visualizza-Finestra ed in seguito Blocca riquadri come mostrato nell’immagine successiva. Per modificare la suddivisione andare in Visualizza-Finestra-Blocca riquadri-Sblocca riquadri. 7.0.6. MODIFICARE LE OPZIONI DI BASE E LE PREFERENZE DEL PROGRAMMA. Le opzioni del programma si possono trovare in File-Opzioni. 4 7.1. I DATI NELLE CELLE. 7.1.1. INSERIRE, MODIFICARE E CANCELLARE I DATI NELLE CELLE. Per inserire i dati nelle celle prima di tutto si deve individuare DOVE si vogliono inserire i dati, poi ci si fa clic sopra con il mouse e si inizia a scrivere. Notare che le coordinate della cella sulla quale si è fatto clic sono indicate nella casella “Casella Nome“ come evidenziato nella figura successiva. I caratteri digitati vengono scritti sia nella cella sia in uno spazio immediatamente al di sotto della barra multifunzione, chiamato “Barra della formula": è possibile indifferentemente inserire i dati direttamente nella cella oppure nella barra della formula come indicato nell’immagine successiva. 5 Per modificare il contenuto di una particolare cella è necessario farci doppio clic sopra, in modo che appaia il cursore lampeggiante, ed effettuare le modifiche desiderate (spostando il cursore eventualmente con le frecce della tastiera). Notare che, se il cursore non lampeggia, premendo sulle frecce della tastiera si seleziona una cella adiacente alla cella correntemente selezionata. È possibile modificare i dati anche agendo sulla barra della formula. Per cancellare il contenuto di una cella cliccarci sopra e premere Canc sulla tastiera. 7.1.2. SELEZIONE DI CELLE, RIGHE E COLONNE. Per selezionare una singola cella basta cliccarci sopra. Per selezionare più celle adiacenti si deve trascinare la selezione di una cella tenendo premuto il tasto sinistro del mouse: un rettangolo scuro evidenzia le celle selezionate(come mostrato nell’immagine successiva). Notare che è selezionata anche la prima cella sulla quale si è cliccato, anche se ha sfondo bianco (ma è pur sempre bordata di nero). Per selezionare delle celle non adiacenti basta farci clic sopra tenendo premuto il tasto Ctrl: anche in questo caso si noti che anche l'ultima cella(come mostrato nell’immagine che segue) sulla quale si è fatto clic, anche se ha fondo bianco, risulta selezionata. Per la selezione di intere righe o colonne i metodi sono sempre questi, solo che si deve cliccare sull'intestazione della riga (la cella dove c'è il numero di riga) o della colonna (la cella dove c'è la lettera corrispondente alla colonna). 6 Per selezionare tutto il foglio di lavoro si deve cliccare sulla cella di incrocio della riga (come evidenziato in figura), contenente le intestazioni di colonna con la colonna contenente le intestazioni di riga. 7.1.3. INSERIRE, CANCELLARE, MODIFICARE RIGHE E COLONNE. Per inserire una colonna (o una riga) si deve selezionare la cella a sinistra della quale (o sopra la quale) si vuole inserire la colonna (o la riga) e scegliere Home-Inserisci-Inserisci colonne (o righe) foglio, oppure cliccare con il tasto destro sulla colonna (o sulla riga) a sinistra della quale (o sopra la quale) inserire la nuova colonna (o riga) e scegliere “Inserisci". Ricordarsi sempre che le righe vengono inserite SOPRA, le colonne vengono inserite a SINISTRA. Per modificare l'altezza di alcune righe è necessario selezionarle; poi, cliccandoci con il tasto destro del mouse, bisogna scegliere “Altezza righe…" e nella finestra che appare inserire il valore desiderato, oppure agire tramite il menù Celle-Formato-Altezza Righe…, oppure mettere il cursore nel mezzo tra un’intestazione di riga e la successiva e, quando diventa una doppia freccia orientata nord-sud, trascinare fino alla nuova dimensione desiderata. Per quanto riguarda le colonne le procedure sono analoghe. Da notare l'opzione Celle-Formato-Adatta altezza colonne/Righe che serve per dare alla colonna/riga le dimensioni appropriate in base al contenuto. 7.1.4. I COMANDI ANNULLA E RIPRISTINA. 7 I comandi Annulla e Ripristina hanno un funzionamento analogo a quanto visto in Word. 7.1.5. COPIARE E SPOSTARE DATI. Per copiare e spostare i dati si possono usare i comandi già noti Taglia-Copia-Incolla, sia da menù che dalla scheda Home che dalla tastiera. Ci sono due modi per effettuare una copia (risp. uno spostamento di dati): il primo è selezionare la cella o le celle da copiare (risp. spostare) e usando i consueti comandi Taglia-Copia-Incolla (notare che, una volta premuto su “Copia", le celle copiate assumono un bordo tratteggiato che scompare una volta che le celle sono state incollate come mostrato nell’immagine successiva). In questo modo tutti i riferimenti contenuti nelle celle (tranne quelli assoluti) vengono aggiornati. L'altro modo consiste nel selezionare i caratteri da copiare o spostare (ad esempio nella barra della formula), copiarli o tagliarli e poi incollarli dove si desidera. In questo modo nessun riferimento viene aggiornato. Entrambe le operazioni si possono fare sia sullo stesso foglio di lavoro che su fogli di lavoro o fogli elettronici diversi. A volte può essere necessario inserire dei dati in serie in una riga o in una colonna, ad esempio i numeri da 1 a 20. Per fare ciò o si inseriscono a mano, oppure si inserisce nella prima cella il numero 1, nella seconda il numero 2 e poi si selezionano le due celle. Una volta selezionate, si trascina la selezione per mezzo del quadratino nero (“maniglia di copiatura”) presente in basso a destra nell'ultima cella selezionata: in questo modo Excel continua automaticamente la serie iniziata e scrive i valori in tutte le celle che si vanno a selezionare, fino a quando non si rilascia la selezione(come mostrato nell’immagine successiva). Queste operazioni si possono fare anche attraverso “Home-Modifica-Riempimento-Serie…”. 7.1.6. TROVARE E SOSTITUIRE DATI. Le finalità dello strumento di ricerca e sostituzione sono le stesse viste anche per il “Trova e sostituisci" di Word. Tale strumento si trova in Home-Modifica-Trova e seleziona-Trova… oppure Sostituisci…. Le opzioni disponibili sono minori rispetto a quelle disponibili in Word, ma il funzionamento è molto 8 simile. Da notare la casella combinata “Cerca in" che consente, tra l'altro, di scegliere se ricercare all'interno delle formule oppure all'interno dei valori. Tale distinzione sarà chiarita meglio in seguito. 7.1.7. ORDINARE I DATI. Per mettere i dati (numeri o lettere) in ordine alfabetico, crescente o decrescente è necessario prima di tutto selezionare i dati da ordinare (e anche le altre righe o colonne ad essi correlati, che devono essere spostate automaticamente da Excel in modo da non perdere l’ordine) e poi scegliere Modifica-Ordina e filtra-ordinamento personalizzato…. Nella finestra che si apre si deve specificare secondo quale colonna (come mostrato anche nell’immagine successiva) si vuole effettuare l'ordinamento e in quale senso (crescente o decrescente). Se necessario si possono fare anche degli ordinamenti successivi. Per eseguire l'ordinamento premere su OK. 9 7.2. I FOGLI DI LAVORO. 7.2.1. INSERIRE, ELIMINARE UN FOGLIO DI LAVORO. Per inserire un foglio di lavoro andare nella linguetta presente in basso che indica i fogli di lavoro, cliccare con il tasto destro del mouse e scegliere Inserisci…, poi “Foglio di lavoro". Per eliminare un foglio di lavoro cliccare sulla linguetta del nome con il tasto destro del mouse e scegliere Elimina. 7.2.2. RINOMINARE UN FOGLIO DI LAVORO. Per rinominare un foglio di lavoro cliccare sulla linguetta del nome con il tasto destro del mouse e scegliere Rinomina dal menù che appare, scrivere il nuovo nome e premere invio. 10 7.2.3. COPIARE E SPOSTARE UN FOGLIO DI LAVORO. Per copiare o spostare un foglio di lavoro cliccare sulla linguetta del nome con il tasto destro del mouse e scegliere “Sposta o copia…". Nella finestra che appare(come mostrata nell’immagine successiva) scegliere il foglio elettronico in cui si vuole copiare o spostare il foglio di lavoro, specificandolo nella casella combinata “nella cartella:" e poi, sotto, indicare la nuova posizione del foglio di lavoro. Se si vuole copiare cliccare su “Crea una copia", altrimenti assicurarsi che “Crea una copia" sia deselezionato. Per spostare il foglio di lavoro all'interno dello stesso foglio elettronico è anche possibile trascinarlo con il mouse, come indicato nella figura seguente. 11 7.3. ESERCITAZIONE. 7.3 ESERCITAZIONE 1) Aprire Excel e inserire dei dati a piacere in forma tabellare (per informazioni consultare la guida in linea); inserire i dati in modo che la tabella, visualizzata al 100%, non entri nello schermo; bloccare l'intestazione di riga e di colonna in modo che siano sempre visibili durante lo scorrimento dei dati. Salvare nei formati TXT e DIF, poi confrontare i risultati. 2) Creare un nuovo foglio di lavoro ed inserire a piacere i dati delle vendite di due prodotti divisi per mese, mettendo il numero del mese (e non il nome) sulla prima colonna. Non inserire il mese di Giugno. Una volta inseriti tutti i dati inserire una nuova riga per il mese di Giugno ed inserire i dati relativi. Eliminare i dati del mese di Settembre. Spostare i dati del mese di Ottobre prima dei dati del mese di Aprile e quelli del mese di Febbraio dopo il mese di Maggio. Modificare l'altezza delle righe. Riordinare i dati per mese, usando lo strumento di ordinamento. 3) Creare un nuovo foglio di lavoro e rinominarlo a piacere. Cancellare uno dei fogli presenti e mettere il foglio creato in seconda posizione. 12