Les formalités administratives d’embauche (2).pdf

Les formalités d’embauche Les sources du droit social Définitions générales et champ d’action Le droit de la sécurité Le droit social Le droit du travail...

Les formalités d’embauche Les sources du droit social Définitions générales et champ d’action Le droit de la sécurité Le droit social Le droit du travail sociale Regroupe l’ensemble des Codifié dans le Code du Codifié dans le Code de règles qui régissent les travail, il régit les la sécurité sociale, il relations individuelles et rapports individuels rassemble les règles qui collectives de travail (salaire, CP…)et collectifs protègent les personnes Il intègre le droit du (convention collective, physiques, la santé travail et le droit de la représentant du contre la survenue sécurité sociale personnel..) du secteur d’évènements ou de Il encadre la relation de privé entre un risques sociaux comme travail entre l’employeur employeur et un ou la maternité, les charges et le salarié plusieurs salariés familiales, la vieillesse.. LA VEILLE SOCIALE ET L ECHEANCIER SOCIAL Mettre en place une veille sociale Actualiser l’information sociale L’organisation de la veille Pourquoi ? sociale Pour être au fait des évolutions Comment ? constantes du droit social Utiliser des sites officiels afin d’avoir une info actualisée, fiable et juste. Exemple : Travail-emploi.gouv.fr Service-public.fr Mettre en place un échéancier social Pourquoi ? Comment ? Diversité des obligations Echéancier adapté à l’entreprise internes et externes et qui répond aux diverses Respecter les dates échéances pluriannuelles, annuelles et mensuelles. Éviter le non-respect des échéances sociales qui peuvent Utiliser les outils de gestion des avoir un impact important sur échéances. (Google Agenda, PGI) l’entreprise Le processus de recrutement LA GESTION ADMINISTRATIVE DU RECRUTEMENT Identifier un Fixer une Créer un profil Rechercher besoin en procédure de de poste des candidats personnel recrutement Réaliser les Organiser des Choisir le Examiner les formalités entretiens et candidat candidatures d’embauche tests Intégrer le salarié  Rédiger des procédures sociales internes Qu’est ce qu’une procédure ? Pourquoi doivent elles être Une marche à suivre pour aboutir à un validées ? objectif qui nécessite plusieurs étapes ou subit plusieurs contraintes. Elles doivent répondre aux Pourquoi est ce indispensable ? besoins internes de Complexité de la réglementation l’entreprise Multiplicité des sources Elles seront efficaces si elles Respect de la réglementation afin d’éviter des sont adaptées à l’objectif erreurs ou la mise en cause de la recherché responsabilité de l’entreprise Elles doivent évoluer Meilleure productivité interne car meilleure organisation Elles doivent être légales La procédure est connue donc applicable même en cas de remplacement. Respecter le RGPD : Règlement général sur la Elle doit être écrite protection des données  CRÉER UN PROFIL DE POSTE Le profil de poste Le profil de poste permet d’établir un profil très complet, comportant tous les critères de sélection : les compétences et aptitudes attendues, les activités exercées, les responsabilités, le salaire, le lieu de travail, etc. C’est un outil qui sert au recruteur à vérifier l’adéquation entre les exigences du poste et le potentiel du candidat. S’aider des fiches métiers, ROME A ne pas confondre avec la fiche de poste qui, quant à elle, constitue un support de communication entre le salarié et son responsable hiérarchique, ainsi qu’un outil de gestion pour ce dernier. Il permet d’établir l’annonce pour le recrutement LA FICHE DE POSTE  Les formalités administratives d’embauche LES FORMALITÉS ADMINISTRATIVES D’EMBAUCHE Les DPAE examens médicaux Le registre Le contrat unique du de travail personnel LA DECLARATION PREALABLE A L EMBAUCHE Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). La déclaration doit être adressée à l’Urssaf avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les huit jours avant la date prévisible de l’embauche. Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration. La DPAE est une déclaration unique adressée à l’Urssaf qui permet d’effectuer en une seule démarche toutes les formalités déclaratives qui incombent à l’employeur Elle est dématérialisée La Visite d’information et de La Visite d’Information et de prévention (Vip) Prévention (Vip) Elle est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de l'embauche (ou avant l'embauche pour les mineurs et les travailleurs de nuit). La Vip peut être effectuée par le médecin du travail ou par un professionnel de santé au travail. Elle a notamment pour objet d'interroger le salarié sur son état de santé et rendre un certificat d aptitude ou pas. La visite est renouvelée dans un délai maximum de 5 ans.(3 ans/Handicapé) LE CONTRAT DE TRAVAIL DÉFINIR LE CONTRAT DE TRAVAIL Le contrat de travail est l’un des éléments qui régit la relation de travail entre l’employeur et le salarié. Les textes qui réglementent le contrat de travail sont nombreux et permettent notamment de protéger le salarié. Le contrat de travail présente trois caractéristiques. Le salarié met ses compétences et son savoir-faire au service de l’entreprise en réalisant un travail selon les instructions de l’employeur (lien de subordination). En contrepartie, l’employeur verse au salarié une rémunération appelée salaire. LES DIFFÉRENTS CONTRATS DE TRAVAIL ABORDÉS Le contrat à durée Le contrat à durée indéterminée : CDI déterminée : CDD Les contrats relatifs au travail temporaire ou intérimaire CARACTÉRISER LE CONTRAT À DURÉE INDÉTERMINÉE : CDI C’est le contrat de droit La forme commun Il n’est pas forcément écrit (sauf Il peut être conclu pour un Convention Collective) temps complet ou partiel Le contenu Il doit être utilisé pour pourvoir Il comporte des mentions durablement un emploi obligatoires (les parties, le poste, permanent rémunération, la période d’essai…) Et des clauses particulières (en accord avec les parties)  CARACTÉRISER LE CONTRAT À DURÉE INDÉTERMINÉE : CDI La période d’essai : Voir la convention collective. Le renouvellement doit être prévu dans le contrat de travail ou la lettre d’engagement ET accepté par écrit par le salarié. Catégories de personnel Durée initiale maximale Durée maximale renouvellement compris Ouvriers et employés 2 mois 4 mois Agents de maitrise et 3 mois 6 mois techniciens Cadres 4 mois 8 mois Rupture pendant la période d’essai à tout moment avec un délai de prévenance de 24 h à 1 mois CARACTÉRISER LE CONTRAT À DURÉE DÉTERMINÉE : CDD Contrat dont le terme est précis ou imprécis. Durée maximale renouvellement compris est de 18 mois (sauf exception CDD mission) Le non-respect des règles précises entraine sa transformation en CDI Il doit être exceptionnel : faire face à l’exécution d’une tâche précise et temporaire (remplacement d’un salarié en maladie, emplois saisonniers, accroissement d’activité …) La forme Un écrit est obligatoire En plus des mentions obligatoires, il doit aussi comporter les mentions relatives aux motifs de recours, le nom et la qualification de la personne éventuellement remplacée, la durée La période d’essai Durée de 1 jours par semaine de contrat (sauf CC). Mais elle ne peut excéder 2 semaines pour les contrats inf ou égaux à 6 mois et 1 mois dans tous les autres cas. Fin de CDD : prime de précarité de 10% (sauf CC qui peut limiter à 6% ou plus) CARACTÉRISER LE TRAVAIL INTÉRIMAIRE C’est une relation tripartite : l’entreprise utilisatrice, l’intérimaire et l’entreprise de travail temporaire L’intérimaire est recruté afin d’effectuer une mission bien précise Les cas de recours sont les mêmes que dans le cadre d’un CDD Un écrit est obligatoire et doit comporter les mentions obligatoires relatives au CDD La durée maximale de la mission est de 18 mois renouvellement inclus. L’intérimaire a droit à une indemnité de fin de mission égale à 10% de la rémunération totale brute. L’intérimaire a les mêmes conditions de travail que les autres salariés de l’entreprise utilisatrice. Il est soumis aux mêmes obligations. Il existe le CDI Intérimaire qui lie le salarié intérimaire et l’entreprise intérimaire sans limitation de durée. Mettre à jour le RUP LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel. La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire, les salariés intérimaires, les volontaires en service civique) dans l’établissement. Les salariés sont inscrits par ordre chronologique d’embauche Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. Le défaut de RUP entraine une contravention de 1500 à 3000 € (idem s’il est erroné ou incomplet)  Les informations obligatoires à porter sur le RUP et les actualiser La nature du poste (si Les dates L’identité du contrats Le type de La date de d’entrée et de La nationalité Le sexe L’emploi la qualification salarié successifs alors contrat naissance sortie de actualiser à l’établissement chaque contrat)  Identifier les formalités d’embauche La DPAE Obligatoire dans les 8 jours précédents l’embauche Déclaration unique faite à l’Urssaf qui simplifie les formalités Dématérialisée La Vip Elle doit avoir lieu dans les 3 mois de l’embauche Renouvelée dans un délai maximum de 5 ans Si le salarié est reconnu travailleur handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit, le délai maximum est de 3 ans. Le contrat de Travail + affiliation aux organismes de mutuelle et retraite complémentaire obligatoire Le registre unique du personnel Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel. Une entreprise = un registre / Plusieurs établissements = un registre par établissement L’intégration du salarié Le processus d’intégration Rien n’est légalement prévu pour l’accueil et l’intégration d’un nouveau salarié. Mais un plan d’intégration personnalisé peut être prévu par l’entreprise Il consiste à accueillir le nouveau salarié, à l’accompagner lors de sa prise de fonction et à lui donner toutes les informations utiles et nécessaires afin qu’il puisse appréhender son nouvel environnement professionnel dans les meilleures conditions. Un livret d accueil peut être remis au nouveau salarié Un collaborateur bien intégré est un collaborateur performant, motivé et impliqué. Les dossiers du personnel Chaque dossier du personnel contient l’essentiel des éléments qui marqueront la carrière du salarié Contenu du dossier Eléments personnels Sanctions et Fin de contrat de du salarié en début Contrat de travail Congé et Absences Formation disciplines travail de carrière Copie carte identité, Récépissé DPAE Arrêts de travail Avertissements Demande de Lettre de démission permis de conduire Avenants pour maladie ou Convocations formation Certificat de travail Diplômes Attestation accident, Notifications de Attestations de Portabilité de la RIB mutuelle maternité… sanctions formation mutuelle et Reconnaissance TH ……… Déclaration accident ………….. Suivi de formation prévoyance du travail Entretien Reçu pour solde de ….. Demande de congé professionnel tout compte Réponse de Attestation Pole l’employeur emploi Lettre de licenciement ……. Gestion des dossiers du personnel Papiers ou dématérialisés, les dossiers du personnel doivent être sécurisés Le RGPD ( Règlement Général sur la Protection des Données) institue des obligations pour les entreprises et des droits pour les salariés et candidats. Selon code du travail art L1221-6- : seules les informations strictement nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées, puis traitées. Le seul but est d’apprécier la capacité à occuper un emploi proposé ou les aptitudes professionnelles. Accès du salarié à son dossier : Sur simple demande et sans avoir à la motiver, un candidat ou un salarié peut obtenir copie des données qui le concernent. (RGPD)