Gabay sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong PDF

Panuto: Piliin sa mga salita na nasa kahon. Isulat sa iyong kwaderno ang sagot. O R A S N G P A G S I S I M U L A I O L A N M I Y T V N K P V B N U J K L A A N R G Y U Q W E R T Y...

Panuto: Piliin sa mga salita na nasa kahon. Isulat sa iyong kwaderno ang sagot. O R A S N G P A G S I S I M U L A I O L A N M I Y T V N K P V B N U J K L A A N R G Y U Q W E R T Y U I O P A S D O F G H J K L L Z X P C V B N N M Q W E R R T Y U I O P A S D A F G H J K L Z X A C V B N P O O K M Q W K E R T Y U I O S P L A S D F G H J K L Z S X C V B N M W E R T Y U I O P A S D F G A J K L L P U I B Q W E T Y U M N B V G H J K L I B V C X U I N Y H N B T V R C L K U R E I V C B V B U I Y U P E T S A V R T Y U E C X K KATITIKAN NG PULONG  KATITIKAN NG PULONG KAHULUGAN - Ang katitikan ng pulong o minutes of the meeting kung tawagin sa wikang Ingles ay isang uri ng dokumentasyon na makikita sa lahat ng organisasyon at institusyon. - ito ay isa sa mga anyo ng komunikasyong teknikal na kinakailangang pag- aralan upang higit na mapagbuti at malinang ang kasanayan na siyang magagamit sa hinaharap at napiling propesyon KOMUNIKASYONG TEKNIKAL- Ito ay espesyalisadong uri ng komunikasyon na naglalaman ng ibat-ibang elemento tulad ng pormat, layunin awdiyens at iba pa. - Ito ay isang pormal na dokumento na nagtatala ng mga napag-usapan, mga desisyon o aksyong napagkasunduan ng isang pulong Bahagi ng impormasyon/Katitikan ng Pulong Pamagat ng Pulong Petsa, Oras at Lugar ng Pulong Mga Dumalo Agyenda o Paksa ng Pulong Mga napagkasunduan  Mga aksyon o Plano Mga usaping natapos at hindi natapos Mga susunod na pulong Pangwakas na mensahe LAYUNIN NG KATITIKAN NG PULONG Opisyal na rekord ng mga diskusyon at desisyon Pagbibigay gabay para sa mga susunod na aksyon Pagpapalaganap ng impormasyon sa mga hindi nakadalo Pagpapalakas ng accountability at Transparency Pagtulong sa legal na usapin  Ang dokumentong nagtatala ng mahahalagang diskusyon at desisyon Ibinabatay sa adyendang unang inihanda ng tagapangulo sa Lupon Ano ang kahalagahan ng Katitikan ng Pulong?  Pag-archive ng mga desisyon at kasaysayan ng organisasyon Pagmonitor ng pag-usad ng mga proyekto Kasangkapan para sa mga susunod pang pulong Mahalagang bagay o Ideya! Talas ng pandinig, Bilis ng Pagsulat, Linaw ng pag-iisip Gabay sa Pagsulat ng Katitikan Bago ang Pulong Habang nagpupulong Pagkatapos ng pulong  Bago ang Pulong  Habang nagpupulong  Pagkatapos ng pulong  Ibigay sa mga kalahok para sa pagsusuri  Pirmahan at I archive Mahalagang Ideya.. Katulad ng iba pang uri ng dokumento sa pagtatrabaho,nakasalalay sa pagpaplano o paghahanda ang kahusayan ng isinulat mong katitikan ng pulong ADYENDA O AGENDA AY MGA LISTAHAN NG MGA BAGAY- BAGAY NA INAASAHAN SA MGA KALAHOK NA MAGAGAWA SA ISANG PULONG * Layunin ng pagsulat ng adyenda * Mabigyan ng pokus ang pagpupulong Ano ang kahalagahan ng pagsulat ng adyenda? Sa adyenda at pagpupulong na magaganap, narito ang mga katanungang dapat sagutin: 1. Saan at kailan idaraos ang pagpupulong? Anong oras itong magsisimula at matatapos? 2. Anu- ano ang mga layuning inaasahang matamo sa pulong? 3. Anu- anong mga paksa o usapin ang tatalakayin? 4. Sino sino ang mga kalahok sa pagpupulong? * Panatilihin ang adyenda na mas mababa sa limang (5) mga paksa * Oras sa bawat paksa Mga Pangunahing Gampanin 1. Nagsisilbi itong opisyal na tala hinggil sa mga napag-usapan sa pulong. 2. Naisusulat ang kapasyahan at responsibilidad ng bawat miyembro ng pulong. 3. Nagsisilbi itong paalala sa mga miyembro kung ano ang mga inasasahang gawain sa kanila, ang mga takdang petsa na inaasahan nilang matapos ang gawain at responsibilidad ng bawat miyembro ng pulong. 4. Nalalaman din kung sino-sino ang dumadalo at hindi dumadalo sa pulong. 5. Tumatayong batayan para sa susunod na pulong. Limang pangunahing hakbang na dapat na isaalang- alang sa pagsasagawa ng Katitikan ng Pulong: 1. Paunang pagpaplano. Ang planadong pulong ay nagdudulot ng maayos na resulta sa samahan at sa buong miyembro nito. 2. Pagtatala ng mga napag-usapan. Bago simulan ang recording, alamin muna kung ano-anong impormasyon o datos ang kinakailangan maitala. 3. Pagsulat ng napag-usapan. Ang kalihim ang may tungkuling magtala ng katitikan. 4.Pamamahagi ng sipi ng katitikang ng pulong. Bilang opisyal na tagpagtala, bahagi ng responsibilidad ng kalihim ang pamamahagi ng katitikan ng pulong sa mga opisyal ng samahan. 5.Pag-iingat ng sipi o pagtatabi. Isa rin ito sa maaaring responsibilidad ng tagapagtala ang makapagtabi ng sipi bilang reperensiya sa hinaharap.  21 Gabay Para sa Mabisang Pagsulat ng Katitikan ng Pulong Mula sa: Business Training Works Inc. 2016Binuksan noong January 2016.https:// www.businesstrainingworks.com 1.Ihain ang mga usapin bago pa man simulan ang nakaiskedyul na pulong. 2.Tukuyin ang pangunahing layunin ng pulong. 3.Ilatag ang mga usapin o agenda. 4.Piliin ang pinakainam na metodo ( laptop, notebook, recording, at iba pa). 5.Siguraduhing handa ang lahat ng kinakailangan. 6. Maglaan ng espasyo sa pagkuha ng mga detalye. 7. Itala ang lahat ng mga kalahok sa pulong. 8. Kilalanin ang lahat ng dadalo sa pulong, gayundin ang kanilang pangangailangan. 9. Bukod sa pangangailangan, mainam na gawaing pamilyar ang sarili sa mga tanggapan ng kanilang kinakatawan. 10. Gumawa ng template ng katitikan upang mas mapabilis ang proseso ng pagtatala. 11.Makinig ng may pag-iingat upang walang makaligtaang detalye. 12.Itala lamang ang katotohanan at iwasan ang pagkuha sa mga opinyong walang tiyak na batayan. 13.Gawing simple at malinaw ang pagkakasulat. 14.Maging tiyak. 15.Itala ang mga mahahalagang mosyon. 16.Itala rin ang mga hindi natapos ng mga usapin, gayundin ang mga nabinbing talakayan. 17.Linawin ang iyong partisipasyon sa pulong. 18.Lagumin ang lahat ng mahahalagang detalye. 19.Sa oras na matapos ang pulong, gawin agad ang katitikang upang walang makaligtaang datos. 20.Basahing mabuti ang katitikan bago ito ipamahagi. Mainam na tiyak at tumpak ang lahat ng detalye gaya ng pangalan ng mga dumalo, pagpapasya, at mga mosyon. 21.Hingin ang aprobal ng tagapamuno ng Mga Gampanin ng mga Dadalo sa Pagpupulong 1. Tagapangulo o Pangulo -kailangang alam niya ang agenda, kung paano patatakbuhin ang pulong at alam kung paano hahawakan ang mga mahihirap at kontrobersyal na mga isyu. 2. Kalihim Kailangan niyang ihanda ang katitikan ng pulong o talaan noong nakaraang pulong at iba pang mga ulat at kasulatan ng organisasyon. 3. Kasapi sa Pulong Kailangang pag-aralan nila ang agenda o mga bagay na pag-uusapan para aktibo ang kanilang pakikilahok. 4. PAGPOPROSESO Ang pulong ay dapat mayroong mga panuntunan, procedures o pamamaraan ,kung paano ito patatakbuhin. Ilang patakaran ng Pulong at ang tungkol sa mga dumalo: A. QUORUM -ito ang bilang ng mga kasapi ng kasama sa Pulong na dapat dumalo para maging opisyal ang Pulong. Madalas ito ay 50% + 1 bilang ng mga inaasahang dadalo sa pulong. B. Consensus -isang proseso ng pagdedesisyon ng kung saan kinukuha ang nagkakaisang desisyon ng lahat ng mga kasapi sa pulong C. Simpleng Mayorya -isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan kinakailangan ang 50% + 1 ng pagsang-ayon ng mga nakadalo sa isang opisyal na pulong D. 2/3 Mayorya -isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan kinakailangan ang 2/3 0 66% ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga dumalo sa isang opisyal na pulong. 4. Pagtatala(Recording) -ito ay mahalaga dahil ito ang opisyal na tala ng mga desisyon at pinag-uusapan sa Pulong. MGA DAPAT ISAALANG-ALANG SA PAGSULAT NG KATITIKAN NG PULONG 1. Pag-uusapan/tatalakayin 2. Pagbubukas ng Pulong 3. Pagbasa at pagsang-ayon sa katitikan ng nakaraang pulong 4. Pagtalakay ng ibang paksa na may kinalaman sa nakaraang pulong(pending matters) 5. Pinakamahalagang Pag-uusapan/ Mga hakbang 6. Ibang Paksa 7. Pagtatapos ng pulong PAGSASATAO Upang mas maunawaan at mas maranasan ang pagsulat ng katitikan ng pulong, isasakatuparan ninyo ito sa pamamagitan ng pagsasatao ng isang pulong. Bumuo ng pangkat na may walong miyembro na magpupulong hinggil sa isang proyekto, isyu o problemang kinakaharap ngayon ng mga Pilipino. Inaasahan na ang bawat miyembro ay kikilos, magsasalita at mag-iisip bilang isang tunay na indibidwal na nakalubog sa isang konteksto. Kinakailangang makabuo ng pagpupulong na tatalakay sa: 1) paggawa ng mga desisyon, mosyon, o pagboto 2) pagpaplano ng mga hakbang na kailangang gawin 3) pagtukoy sa pagsubaybay ng mga problema at aksyon (dapat may tagatalang nakikita sa pagsasatao) Ilan sa mga posibleng senaryo ay: 1) pagsulat ng katitikan ng pulong sa loob ng kinabibilangang akademikong organisasyon sa paaralan. 2) pagsulat ng katitikan ng pulong sa mga gagawing ekstra kurikular na aktibidad o proyekto ng paaralan.