Procedimiento de Contratación y Compras EF002.01 (Rev. 6) PDF

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS EF002.01 (Rev 6) Fecha de entrada en vigor: A partir de fecha DOCAL Realizado por: Fdo.: Mario Enrique Cuesta Ruiz Técnico de Organización y Gestión Documental Fdo.: Jorge Sánchez Santos Jefe de Compras y Almacenes Fdo.: Ángeles Montojo Moreno Jefa de Secretaría y Contratación Revisado por: Fdo.: Julián Ocaña Corral Jefe de División Compras y Ctrl. Económico Revisado por: Fdo.: Joaquín García Romero Director Financiero y Comercial Aprobado por: Fdo.: Manuel Romero Ortiz Consejero Delegado Mod.: GE221 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 1/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EF 002.01 – Rev. 6 EMASESA HISTÓRICO DE MODIFICACIONES Revisión nº Fecha Causas del cambio 1 05/05/2003 Adaptación a la nuevas Normas de Contratación de EMASESA, aprobadas por la Junta General el 25 de octubre de 2001 2 13/02/2006 Adaptación del documento al formato estándar del Sistema de Calidad Adaptación a la nuevas Normas de Contratación de EMASESA, aprobadas por la Comisión Ejecutiva el 25 de abril de 2008: 4.1.- Valor estimado del contrato: definición 5.- Responsabilidades: Mesa Técnica de Valoración. Definición 6.- Normas comunes: Adaptación a la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, Ley 31/2007 de Sectores Especiales y Normas de Contratación de EMASESA: Procedimientos de Contratación 6.1.1.- Contratos de más de 60.101,21€. Petición de Contratación: Clasificación de Contratistas, Requisitos de solvencia económica y técnica. Nuevos pliegos de condiciones económico-administrativos generales y particulares 6.1.3.- Licitación: Apertura de plicas para todos los procedimientos y tipos de contratos por el Consejero Delegado o por delegación el Director de Finanzas y Recursos o el Responsable de Compras y/o la Dirección solicitante. Adaptación de los procedimientos de contratación a las Normas de Contratación de EMASESA. 3 18/08/2010 6.1.4.- Adjudicación: Mesa Técnica de Valoración y adaptación de los procedimientos de contratación a las Normas de Contratación de EMASESA. 6.2.- Contratos entre 30.050,61 y 60.101,21€: Adaptación de los procedimientos de contratación a las Normas de Contratación de EMASESA. 6.3.- Contratos de más de 3.005,07 y menos de 30.050,61€: Adaptación de los procedimientos de contratación a las Normas de Contratación de EMASESA. 6.4.- Contratos iguales o inferiores a 3.005,07€: Adaptación de los procedimientos de contratación a las Normas de Contratación de EMASESA. 7.- Formalización de contratos: Comunicación del Supervisor del contrato de modificaciones que afecten al contrato 9.- Precios: Precios del contrato tras la adjudicación. Precios Contradictorios 10.- Recepción: Comunicación al órgano de contratación de la liquidación del contrato 10.3.- Acuerdos de pedidos: solicitudes de pedido periódicas por trabajos realizados (unidades variables) 4 24/03/2023 Revisión general del documento. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 2 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 2/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EF 002.01 – Rev. 6 EMASESA 5 31/10/2023 6 Importe Delegación Competencias para Consejero Delegado 7.3 Umbrales 8.2 Inicio del Expediente 8.7 Formalización contrato 10.1.2 Para contratos con valor estimado no superior a 5.000 € que se tramiten mediante el sistema de pagos menores ANEXOS y otros 6 Ver portada 7.3 Umbrales Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 3 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 3/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EF 002.01 – Rev. 6 EMASESA ÍNDICE 1. OBJETO........................................................................................................................................7 2. ALCANCE......................................................................................................................................7 3. NORMATIVA RELACIONADA............................................................................................................7 4. ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO................................................................................................8 5. GENERALIDADES...........................................................................................................................8 5.1. Definiciones........................................................................................................................8 5.2. Periodicidad de la acción.................................................................................................10 5.3. Registros...........................................................................................................................10 5.4. Distribución y archivo......................................................................................................11 6. RESPONSABILIDADES..................................................................................................................11 7. TIPOS CONTRACTUALES, PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN Y UMBRALES..................................13 7.1. Delimitación de los tipos contractuales según su objeto..............................................13 7.2. Procedimientos y sistemas de contratación..................................................................14 7.3. Umbrales...........................................................................................................................15 8. PROCEDIMIENTO GENERAL...........................................................................................................16 8.1. Programación de Contratación.......................................................................................16 8.2. Inicio del expediente........................................................................................................16 8.3. Aprobación del Expediente de Contratación..................................................................18 8.4. Publicación de la licitación y anuncios o envío de invitaciones...................................18 8.5. Apertura de sobres y evaluación de ofertas...................................................................19 8.6. Propuesta de adjudicación y adjudicación.....................................................................20 8.7. Formalización del contrato..............................................................................................21 8.8. Renuncia o Desistimiento................................................................................................21 9. OTROS PROCEDIMIENTOS.............................................................................................................21 9.1. 9.2. Adjudicación directa........................................................................................................21 9.1.1. Cuestiones previas..................................................................................................... 22 9.1.2. Procedimiento............................................................................................................. 22 Acuerdos marco y contratos basados en ellos..............................................................23 9.2.1. Acuerdos marco.......................................................................................................... 23 Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 4 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 4/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EF 002.01 – Rev. 6 EMASESA 9.2.2. 9.3. Contratos basados en acuerdos marco....................................................................... 24 Sistemas dinámicos de adquisición y sus contratos específicos................................24 9.3.1. Sistemas dinámicos de adquisición............................................................................ 24 9.3.2. Contratos específicos de un sistema dinámico de adquisición.................................... 25 10. PROCESO DE COMPRAS...............................................................................................................25 10.1. Preparación para la Ejecución.........................................................................................25 10.1.1. Para contratos que no se tramiten mediante el sistema de pagos menores................ 25 10.1.2. Para contratos con valor estimado no superior a 5.000 € que se tramiten mediante el sistema de pagos menores........................................................................................................ 26 11. EJECUCIÓN DEL CONTRATO..........................................................................................................26 11.1. Inicio de la prestación......................................................................................................26 11.2. Desarrollo del Contrato....................................................................................................26 11.3. Recepciones.....................................................................................................................27 11.4. Facturación.......................................................................................................................27 12. INCIDENCIAS EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.............................................................................27 12.1. Modificaciones..................................................................................................................27 12.2. Prórrogas..........................................................................................................................28 12.3. Ampliaciones de plazo.....................................................................................................29 12.4. Suspensiones de la ejecución del contrato....................................................................30 12.5. Cesión del contrato..........................................................................................................30 12.6. Imposición de Penalidades..............................................................................................30 12.7. Subcontratación...............................................................................................................31 12.8. Resolución anticipada del contrato................................................................................31 13. EXTINCIÓN POR CUMPLIMIENTO Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO......................................................32 13.1. Servicios, Suministros y obras sin proyecto.................................................................32 13.2. Obras con proyecto..........................................................................................................33 14. DEVOLUCIÓN O EJECUCIÓN DE GARANTÍAS....................................................................................33 15. CONOCIMIENTO DE ESTA NORMA..................................................................................................33 16. ANEXOS......................................................................................................................................33 16.1. Anexo I. Delegación de competencias en materia de contratación (EF 0002.01-A03/14 versión en vigor)..............................................................................................................................33 16.2. Anexo II: Modelos y formularios a utilizar en cada proceso de este procedimiento y sus instrucciones técnicas.............................................................................................................33 16.3. Anexo III: Flujos de tramitación.......................................................................................33 16.4. Anexo IV: Procedimiento de Control de Pagos a Subcontratistas de EMASESA........33 Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 5 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 5/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 16.5. Anexo V: Instrucción Técnica de altas, modificación y baja de datos bancarios de proveedores en EMASESA..............................................................................................................34 Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 6 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 6/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 1. Objeto. El objeto del presente documento es recoger de una forma clara y lo más sencilla posible, el Procedimiento de Contratación y Compras establecido en EMASESA para la contratación de una obra, suministro o servicio, de acuerdo con los principios de: libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, no discriminación e igualdad de trato entre los licitadores; además de asegurar, en conexión con el objetivo de estabilidad presupuestaria y control del gasto, y el principio de integridad, una eficiente utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la adquisición de bienes y la contratación de servicios mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta con la mejor relación calidad-precio. Este elenco de principios se acompaña de un mandato legal inequívoco a EMASESA para que incorpore de manera transversal, tanto en la configuración, como en la sustanciación del procedimiento, consideraciones de naturaleza social, medioambiental y de apoyo a las pequeñas y medianas empresas. Asimismo, se pretende reflejar cómo se desarrolla la secuencia de operaciones del proceso de contratación hasta la finalización del contrato: Detección y planificación de necesidades de contratación Actos preparatorios Inicio del expediente Licitación Adjudicación y contratación Ejecución del contrato, Recepción y Facturación Incidencias en la ejecución de los contratos: Prórrogas, ampliaciones de plazo, suspensiones, modificados, imposición de penalidades, resolución anticipada. Liquidación y extinción de contratos Durante la redacción de este procedimiento se está poniendo en marcha de forma progresiva la tramitación de los expedientes en un nuevo sistema informático de gestión de expedientes de contratación (GEXP), por lo que no todos los contratos están allí registrados. Los trámites que en este procedimiento se remiten a GEXP se realizarán solo para los nuevos contratos en que así se determine por la UF de Secretaría y Contratación, y, en relación con los contratos que se encuentren en ejecución, cuando se refieran a contratos que estén ya registrados en GEXP. En caso contrario, se tramitarán fuera de GEXP, remitiéndose la documentación entre departamentos a través de correo electrónico u otro sistema colaborativo y firmándose los documentos pertinentes directamente en la aplicación de Portafirmas. Además de las etapas que componen el proceso, se describirá el soporte documental necesario para el desarrollo de este, tanto si se trata de documentos de tipo informático como en soporte papel. 2. Alcance. El Procedimiento de Contratación y Compras se aplicará, una vez configurados el techo de gasto anual de la empresa para el ejercicio presupuestado que limita las ejecuciones y nuevas licitaciones de contratos que se pueden realizar, conforme a lo establecido en la Nota Interna sobre Proceso de Elaboración del Presupuesto, a la contratación de suministros, servicios u obras por EMASESA, excepto la de aquellos contratos excluidos por la propia LCSP de su ámbito objetivo. Aquellos contratos cuyo valor estimado no sea superior a 5.000 € podrán tramitarse por el procedimiento denominado de pagos menores, que se regula en el apartado 10 del presente procedimiento. 3. Normativa Relacionada. Están relacionados con este procedimiento, entre otras, la siguiente normativa y documentos: Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 7 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 7/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (LCSP), por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014. Real Decreto-Ley 3/2020 de 4 de febrero, de medidas urgentes por el que se incorporan al ordenamiento jurídico español diversas directivas de la Unión Europea en el ámbito de la contratación pública en determinados sectores, de seguros privados; de planes y fondos de pensiones; del ámbito tributario y de litigios fiscales (RDLSE). Emasesa tiene la condición de Poder Adjudicador no Administración Pública (PANAP). Por tanto, dicha normativa será de aplicación para determinadas cuestiones (la preparación, adjudicación y modificación de contratos, obligaciones en materias medioambientales, sociales…), aplicándole en el resto de las cuestiones el derecho privado. Documentos relacionados: Pliego de Prescripciones Técnicas Generales (PD 005.03) Procedimiento de Gestión de Proyectos y Obras (PD 005 05) Directrices sobre Contratación Pública Responsable en el Ayuntamiento de Sevilla (aprobadas por acuerdo de la Junta de Gobierno Local el 1 de abril de 2016). Manuales SAP Corporativos Manual SAP supervisores de Contratos Anexos y guías que se adjuntan a este procedimiento 4. Estructura del Procedimiento. El Procedimiento de Contratación y Compras se compone de varios documentos: Procedimiento: Documento central en el que se describe el proceso general de Contratación y Compras de Emasesa. Instrucciones técnicas: Conjunto de normas internas aprobadas que desarrollan aspectos concretos de los procedimientos de contratación y compras. Anexos: Documentos en los que se desarrollan partes concretas del procedimiento. o Anexo I. Delegación de competencias en materia de contratación (incluye EF 002.01-A01A/01 Y EF002.01-A01B/20). o Anexo II: Modelos y formularios a utilizar en cada proceso de este procedimiento y sus instrucciones técnicas o Anexo III: Flujos de tramitación. o Anexo IV: Procedimiento de Control de Pagos a Subcontratistas de EMASESA o Anexo V: Instrucción Técnica de altas, modificación y baja de datos bancarios de proveedores en EMASESA Guías de Ayuda. o Guía de cumplimentación de la Memoria Justificativa. o Guía de plazos máximos de Licitación y Adjudicación. o Propuesta de contenidos para el PPTP de contratos de servicios. o Propuesta de contenidos para el PPTP de contratos de suministros. o Guía de cumplimentación de la Hoja de Liquidación. o Guía de cumplimentación de contratos menores en GEXP. o Instrucción para liberar presupuesto de contratos o Guía Hitos clave para Responsables y Supervisores de contratos. 5. Generalidades. 5.1. Definiciones. Unidad Funcional (UF): Se entiende en este procedimiento como la agrupación de usuarios pertenecientes a una o a varias divisiones / departamentos / secciones / unidades de la organización, en la cual todos realizan, entre otras, las funciones y tareas encomendadas a dicha unidad funcional. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 8 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 8/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 Órganos de Contratación: Es la persona u órgano colegiado que tiene la facultad de aprobar el contrato y los principales hitos de su desarrollo. Los órganos de contratación en EMASESA son: el Consejo de Administración, la Comisión Ejecutiva y el Consejero Delegado, sin perjuicio de las facultades de delegación que corresponden a los citados órganos, conforme a lo establecido en la legislación aplicable y recogido en el Anexo I de este procedimiento. Presupuesto Base de Licitación: Es el límite máximo de gasto que en virtud del contrato puede comprometer el órgano de contratación, incluido el Impuesto sobre el Valor Añadido. Este importe sin el IVA es sobre el que los licitadores presentan sus ofertas a la baja. No se incluyen en el mismo las prórrogas ni posibles modificaciones que se prevean. En el momento de su elaboración, se procurará que sea adecuado a los precios de mercado, se desglosará indicando los costes directos e indirectos y otros eventuales gastos calculados para su determinación, así como el beneficio industrial. En los contratos en que el coste de los salarios de las personas empleadas para su ejecución forme parte del precio total del contrato, el presupuesto base de licitación indicará de forma desglosada y con desagregación de género y categoría profesional los costes salariales estimados a partir del convenio laboral de referencia. Valor de Mercado: A la hora de realizar una licitación pública, la determinación del valor de mercado del servicio/suministro/obra objeto de la licitación tiene una enorme importancia, dado que impide tanto la posibilidad de que la licitación quede desierta como posteriores incumplimientos o dificultades en la ejecución, por lo que hay que hacer un esfuerzo previo en realizar un análisis y estudio de lo que necesitamos contratar y de su precio de mercado. Costes: Con la siguiente clasificación: Costes directos: Estos costes se asocian con el producto de una forma muy clara, sin necesidad de ningún tipo de reparto. Los más habituales son: materias primas o mano de obra directa. Costes indirectos: Son comunes a dos o más productos o centros, precisando de criterios de reparto subjetivos para poder ser asignados a los distintos productos. Pueden ser Indirectos de Producción (por ejemplo, la Mano de Obra Indirecta, que participa en la fabricación de varios productos) o Generales (costes de administración, por ejemplo). Beneficio Industrial: Es aquella parte del precio que se corresponde con el beneficio del contratista. Valor Estimado del Contrato (VEC): Es el importe total que se estima que se podría llegar a gastar, sin IVA, contadas las prórrogas y opciones posibles (como las modificaciones previstas), calculándose de acuerdo con los artículos 17 de la LSE y 101 de la LSCP según corresponda. En el caso de obras se incluirán importe de obra civil/instalaciones y los materiales/equipos, aunque estos últimos los suministre Emasesa. Igualmente, si en los pliegos se ha previsto la posibilidad de que el contrato sea modificado, se considerará valor estimado del contrato el importe máximo que éste pudiera alcanzar, sin sobrepasar los topes permitidos por la ley para las modificaciones. Sirve para determinar la legislación aplicable (RDLSE o LCSP) y el órgano de contratación competente, el procedimiento de licitación a utilizar, la posibilidad de recurso que tengan los licitadores, etc. Todos los importes indicados en este documento se refieren al Valor Estimado del Contrato, salvo que se indique otra cosa. Perfil de contratante y PLACSP (o PCSP): El perfil de contratante es un sitio web donde el órgano de contratación pública la información más relevante de su actividad contractual. Se encuentra alojado en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP o PCSP). CPV: La nomenclatura CPV (Common Procurement Vocabulary – Vocabulario Común de Contratación Pública) es un sistema de identificación y categorización de todas las actividades económicas susceptibles de ser contratadas mediante licitación o concurso público en la Unión Europea. Se puede consultar en la siguiente dirección del Ministerio de Hacienda: https://www.hacienda.gob.es/esES/Areas%20Tematicas/Contratacion/Junta%20Consultiva%20de%20Contratacion%20Administrativa/Paginas/CPV.aspx ROLECE: Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado. La referencia al ROLECE se entenderá también hecha al Registro Oficial de Licitadores de la Junta de Andalucía. Gestor de Expedientes GEXP: Sistema informático de gestión de expedientes de contratación: Es un sistema informático corporativo que está en proceso de implantación en el momento de la redacción de este procedimiento. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 9 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 9/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 SAP-MM: Sistema de información de Compras y Almacenes. Se corresponde al módulo Materials Management (MM) del ERP (Enterprise Resource Planning) corporativo (SAP). Acuerdo Marco (AM): Es un sistema de racionalización de la contratación regulado en la LCSP y en el RDLSE. Es un contrato formalizado con uno o varios proveedores en el que se fijan las condiciones básicas para la adjudicación posterior a dichos proveedores de contratos basados en el mismo. Sistema Dinámico de Adquisición (SDA): Es un sistema de racionalización de la contratación regulado en la LCSP y en el RDLSE, mediante el cual se fijan condiciones básicas de admisión de proveedores para ciertos tipos de contratos y durante un período determinado en el que los licitadores interesados pueden solicitar su admisión, de manera que cuando se quieran adjudicar contratos específicos solo se invitará a participar a los licitadores que hayan resultado admitidos al SDA. Contrato Basado: Cada adjudicación que se realiza dentro de un AM. Puede hacerse mediante licitación entre los proveedores firmantes del AM o directamente mediante pedidos cuando solo hay un proveedor o cuando las condiciones de reparto entre los que firmaron el AM ya están definidas. Contrato Específico: Cada adjudicación que se realiza dentro de un SDA, tras realizar una licitación restringida entre los proveedores admitidos al SDA. Adjudicaciones directas: Procedimiento válido para contratos con valor estimado inferior a 15.000 € (en caso de servicios y suministros) o a 40.000 € (en caso de obras) por el que se adjudican directamente a un proveedor, sin un procedimiento de licitación previo, sin perjuicio de que para su elección se soliciten varias ofertas. Sistema de pagos menores: Sistema simplificado de adjudicaciones directas que no superan los 5.000 € de valor estimado. Solicitud: Elemento de SAP utilizado para la creación de necesidades por parte de la Unidad Funcional. La solicitud será tratada, una vez liberada, por parte del Gestor de Compras para la finalización de la misma. Aprobación (Solicitud SAP): Dar conformidad a los datos indicados en la solicitud, según la capacidad establecida en la delegación de competencias. La solicitud pasaría al superior jerárquico en caso de no tener capacidad de aprobación. Liberación (Solicitud SAP): Es la aprobación final según la capacidad establecida en la delegación de competencias. Tras la liberación de la solicitud, ésta llega a los Gestores/as de Compras. Pedido Abierto: Herramienta de SAP-MM que permite controlar la ejecución de un contrato conforme a datos relevantes del mismo. Pedido: El pedido es la finalización de una solicitud o de la adjudicación de un contrato. Es el medio por el cuál EMASESA realiza el encargo del suministro, servicio u obra, bajo las condiciones pactadas en la adjudicación o contrato, al adjudicatario del mismo. El documento generado recogerá el concepto sobre el suministro, servicio u obra, con su importe, así como los datos del adjudicatario. 5.2. Periodicidad de la acción. Este procedimiento no tiene periodicidad de ejecución predeterminada, por el contrario, entra en aplicación bajo demanda, cada vez que se genera una necesidad de contratación. 5.3. Registros. Los registros (documentación) asociados a este Procedimiento pueden ser: plantilla de la aplicación informática de Gestión de Expedientes (GEXP), y registros procedentes de otras aplicaciones, todos ellos figuran relacionados en el anexo II que acompaña a este procedimiento (Modelos y formularios a utilizar en cada proceso de este procedimiento y sus instrucciones técnicas). Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 10 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 10/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 5.4. Distribución y archivo Los registros que están soportados en SAP se archivan y controlan en la propia aplicación. La UF de Secretaría y Contratación será la encargada de la custodia y archivo de toda la documentación en papel y electrónica relacionada con el expediente, incluida la originada por la contratación, mientras el Expediente esté abierto. Una vez cerrado, la UF funcional de Gestión Documental y Archivo se hará cargo de su custodia y archivo, tanto en papel como electrónico. 6. Responsabilidades. La aplicación de este procedimiento implica a varias posiciones en distintas unidades funcionales, siendo cada una de ellas responsable de una parte del proceso. Este apartado enumera las funciones principales a realizar por cada posición, que posteriormente será desarrollada en la descripción del procedimiento. En la intranet corporativa, apartado Normativa Interna e Impresos, en el documento “Correspondencia entre puestos de procedimientos y de la organización de EMASESA” (GE0027_08), figura una relación en la que están incluidas las posiciones que intervienen en este procedimiento y su correspondencia en la estructura de EMASESA. Cualquier persona que participe en el desarrollo del procedimiento de licitación o pueda influir en el resultado del mismo, y tenga directa o indirectamente un interés financiero, económico o personal que pudiera parecer que compromete su imparcialidad e independencia en el contexto del procedimiento de licitación, deberá abstenerse de participar en el mismo. Asimismo, aquellas personas que tengan conocimiento de un posible conflicto de interés deberán ponerlo inmediatamente en conocimiento del órgano de contratación. Las posiciones que intervienen en el Procedimiento de Contratación son las siguientes: Órganos de Contratación: Son los responsables de aprobar el inicio de la contratación, el gasto, el expediente, el procedimiento de licitación, designar al responsable del contrato, adjudicar los contratos y aprobar todas las incidencias que les puedan afectar (prórrogas, modificaciones, etc.), siendo, según su importe: o Para cualquier importe, indistintamente el Consejo de Administración y su Comisión Ejecutiva. o En virtud de la delegación de facultades realizada por el Consejo de Administración, en los contratos de cuantía inestimada cuya duración no supere un año, y en los de valor estimado no superior a 60.000 euros, el órgano de contratación competente también es el Consejero Delegado. No obstante, por acuerdo de la Comisión Ejecutiva, dará cuenta posteriormente a la misma de aquellos contratos que celebre cuyo valor estimado supere los 30.000,00 euros. En virtud de la delegación de facultades realizada por la Comisión Ejecutiva, el Consejero Delegado podrá actuar como órgano de contratación en todos aquellos contratos que previamente hayan sido incluidos en la programación aprobada por la Comisión Ejecutiva, siempre que su valor estimado no supere en más de un 10% al indicado en dicha programación, y dándole cuenta posteriormente de las actuaciones aprobadas. En caso de urgencia, puede aprobar cualquier contrato, aunque no esté programado, dando cuenta también posteriormente a la Comisión Ejecutiva. o A su vez el Consejero Delegado puede delegar facultades de contratación, tal como quedan reflejadas en el anexo I que acompaña a este procedimiento. Dirección a la que se encuentre adscrita el Área de Contratación (DAC): Forma parte del Comité de Contratación Es responsable de la gestión de las licitaciones y, por delegación del Consejero Delegado, decide la admisión, inadmisión o exclusión de las ofertas, tras solicitar, en su caso, los informes pertinentes a la Dirección o servicios técnicos del área que promueve la contratación. Puede delegar en el Departamento de Secretaría y Contratación sus facultades según se establece en el anexo de delegación de competencias. Junto con el/la Directora/a del área que propone el contrato, propone la adjudicación al Consejero Delegado cuando éste actúa como órgano de contratación, respondiendo ante él de las actuaciones llevadas a cabo en el procedimiento por el Departamento de Secretaría y Contratación. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 11 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 11/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 Director/a: Cuando el órgano de contratación es un superior, propone, en su área, la aprobación del expediente de contratación da el visto bueno a las memorias justificativas y a los informes de valoración de ofertas conforme a criterios sujetos a juicio de valor, propone, junto a la DAC la adjudicación al Consejero Delegado cuando éste actúa como órgano de contratación, respondiendo ante él de las actuaciones llevadas a cabo en el procedimiento por las personas de su área. Actúa como órgano de contratación en los términos previstos en las delegaciones de competencias. En las áreas que dirige directamente el Consejero Delegado, actuará como Director/a el/a Jefe/a de División correspondiente (sin asumir las facultades que el/la Directora/a tiene como órgano de contratación). Jefe/Jefa de División: Cuando no actúa como órgano de contratación, asume ante la Dirección la propuesta de contratación dando con su firma el visto bueno a la memoria justificativa, y propone la adjudicación al órgano de contratación cuando éste es el/la Director/a, respondiendo de las actuaciones llevadas a cabo en el procedimiento por el personal de su área. Comité de Contratación (CC): Es un órgano colegiado que se autorregula. Forman parte de ella al menos una persona designada por cada dirección de la empresa, la jefatura de la división de la que dependa el Área de Contratación, que ejercerá la secretaría del CC, y la jefatura del Dpto. de Secretaría y Contratación. Sus funciones básicas son: Planificar. Implica potenciar la planificación de la contratación en todas las áreas de la empresa, priorizando y coordinando las necesidades de acuerdo con las políticas marcadas por la Dirección y los recursos disponibles, obteniendo cuando sea necesario justificación detallada de las partidas que componen dichas necesidades y su coste. Validar. Confirmación de la solicitud que implica dar continuidad a la petición dentro del proceso. Suspender. Una petición puede quedar suspendida temporalmente pendiente por cambio de prioridad, ajuste de presupuesto, simultaneidad con otras actuaciones que dificulten su realización, etc. Denegar. Implica la devolución de la petición para que se modifiquen algunos de los aspectos. Recomendar y dictar instrucciones. relativas a la contratación. Jefatura de Secretaría y Contratación: Dirige en su Departamento la gestión de los procedimientos de contratación por delegación de la DAC. Desempeña la secretaría en los actos de apertura de plicas, función que puede delegar en los TSC. Admite ofertas y propone su inadmisión o exclusión a la DAC. Gestiona la información que hay que trasladar a la Comisión Ejecutiva de actuaciones en materia de contratación. Cuando el órgano de contratación es un/a Director/a, propone la adjudicación junto con la Jefatura de División (o de Dpto. si aquélla no existe) proponente del contrato. Técnico/a de Secretaría y Contratación - Letrados (TSC): Revisa los pliegos de prescripciones técnicas para asegurar su adecuación a Derecho, redacta los pliegos de cláusulas administrativas, publica en el perfil de contratante, gestiona las licitaciones, informa sobre la admisión, inadmisión o exclusión de ofertas, y, en general, sobre cuestiones jurídicas relativas a la contratación. Asesora en esta materia a las personas implicadas en los procesos de contratación. Solicitante: es la persona que inicia la petición de contratación. Es el peticionario de la obra, material o servicio. Se trata de personal autorizado por la Dirección para realizar la solicitud de contratación. Podrá tener o no autorización para aprobar las solicitudes, dependiendo de su importe. Es el responsable de determinar la necesidad que debe cubrir el contrato, realizar el presupuesto y proponer las especificaciones que determinen que el contrato que solicita es idóneo para satisfacer esa necesidad. Superior del solicitante: Superior jerárquico o persona que designe la Dirección con autorización para aprobar solicitudes de obra, material o servicio, cuyo importe supere el límite establecido para el solicitante. Dependiendo del importe podrá autorizar la solicitud o bien la tendrá que transferir a un puesto superior. Redactor/a de Proyectos y Pliegos Técnicos o Especificaciones Técnicas: podrá ser el propio solicitante o personal con la cualificación técnica necesaria, encargado de redactar el proyecto en caso de obras, de definir los Pliegos de Prescripciones o Especificaciones Técnicas, según el caso, y el presupuesto, para definir suficientemente la obra, suministro o servicio. Es responsable de definir la necesidad que debe cubrir el contrato, realizar el presupuesto y proponer las especificaciones que determinen que el contrato que solicita es idóneo para satisfacer esa necesidad, de acuerdo a los modelos y formularios establecidos. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 12 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 12/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 Técnico/a de evaluación de ofertas: persona que emite informe de cumplimiento y/o evaluación de las ofertas técnicas admitidas que están sujetas a juicio de valor. Dicho especialista podrá ser el propio Redactor o bien otro técnico, del mismo u otro Departamento. Esta posición, especialmente, en caso de presentar algún conflicto de interés en el procedimiento, deberá abstenerse de participar en él. Supervisión de Proyectos de Obras: posición designada por la Dirección encargada de controlar y vigilar la adecuación normativa y técnica de los proyectos y las modificaciones a los mismos que se propongan. Supervisor/a del Contrato / Supervisor/a de Obra: Es la persona designada por el órgano de contratación como responsable del contrato, correspondiéndole supervisar su ejecución y adoptar las decisiones y dictar las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de la prestación pactada, dentro del ámbito de facultades que los pliegos le atribuyan. En los contratos de obras, las facultades del responsable del contrato serán ejercidas por la Dirección Facultativa. Puede ser persona o entidad externa. Director Financiero-Comercial: Responsable del área y de las actividades de Compras, aprueba los pedidos cuyos importes superan el nivel de autorización del Jefe de División de Compras y Control Económico, conforme a lo decidido por el órgano de Contratación. Jefe de División de Compras y Control Económico: Aprueba los pedidos cuyos importes no superen los 600 €, conforme a lo decidido por el órgano de Contratación. Jefe de Compras y Almacenes: En las adjudicaciones directas, es responsable de facilitar a los solicitantes el historial de adjudicaciones directas de los contratistas en el último año, y una vez aprobadas por el órgano de contratación, las notifica a los contratistas mediante el envío del pedido. Actualiza las fases de ejecución de los pedidos o pedidos abiertos. Aporta la información económica de los expedientes a los Supervisores para la liquidación de los contratos, realizando una revisión previa antes de su entrega para la firma. Aprueba los pedidos que no superen los 300 €, conforme a lo decido por el órgano de contratación. Es responsable de la licitación de contratos de hasta 15.000 € basados en acuerdos marco, cuando el pliego permita hacerla por correo electrónico conforme a lo dispuesto en el apartado 9.2.2. de este procedimiento. Responsable de Compras: Velará por la buena ejecución de los pedidos abiertos. Gestor de Compras: puesto encargado de realizar los pedidos conforme a lo decidido por el órgano de Contratación, y de solicitar ofertas para realizar adjudicaciones directas. Responsable de Documentación: Persona encargada de la custodia, tanto en papel como electrónica, de la documentación del Expediente una vez cerrado este. Responsable de Contabilidad: Comprueba la cuenta de gastos y partida presupuestaria a las que se asigna la solicitud y recibe las facturas por las obras, material o servicios, comprobando que hayan sido recepcionadas, para tramitar su pago. Técnico de Control Económico: Comprueba el elemento PEP asignado en cada solicitud para verificar la correcta imputación presupuestaria y la existencia de crédito en el mismo. Proveedor/Contratista: empresa externa que abastece de materiales, presta servicios, o realiza obras para EMASESA. 7. Tipos contractuales, procedimientos de contratación y umbrales. 7.1. Delimitación de los tipos contractuales según su objeto - OBRAS: Definido en el Art. 13 de la LCSP. - SUMINISTRO: Definido en el Art. 16 de la LCSP. - SERVICIOS: Definido en el Art. 17 de la LCSP. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 13 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 13/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EF 002.01 – Rev. 6 EMASESA - CONTRATOS MIXTOS: Definido en el Art. 18 de la LCSP. - CONCESIÓN DE OBRAS: Definido en el art. 14 de la LCSP - CONCESIÓN DE SERVICIOS: Definido en el art. 15 de la LCSP Asimismo, se definen en el art. 2, apartados a) al g), del Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero, de medidas urgentes por el que se incorporan al ordenamiento jurídico español diversas directivas de la Unión Europea en el ámbito de la contratación pública en determinados sectores; de seguros privados; de planes y fondos de pensiones; del ámbito tributario y de litigios fiscales. 7.2. Procedimientos y sistemas de contratación. CLASE TIPO Abierto (ordinario) 156 a 158 82 159.1) a 159.5) --- 159.6) --- Procedimiento restringido 160 a 165 83 Licitación con negociación (con y sin publicidad) 166 a 171 84 y 85 Dialogo competitivo 172 a 176 86 177 a 182 87 318.a), 118 y 29.8 --- 118.5 --- 183 a 187 99 a 104 219 a 222 92 223 a 226 93 a 96 227 y 228 88 Abierto simplificado ORDINARIOS NORMATIVA Arts. LCSP Arts. RDLSE Abierto simplificado abreviado (o supersimplificado, o sumario) Asociación para la innovación OTROS PROCEDIMIENTOS Adjudicación directa Pagos menores Concursos de proyectos Acuerdos marco SISTEMAS DE RACIONALIZACIÓN Sistemas dinámicos de adquisición DE LA CONTRATACIÓN Centrales de Contratación Cada procedimiento o sistema de contratación se encuentra regulado en las normas arriba indicadas, sin que sea objeto de este documento detallarlos. No obstante, a continuación, se indican algunas características de los procedimientos más comunes y que, por norma general, serán los que se utilicen en EMASESA: Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 14 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 14/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EF 002.01 – Rev. 6 EMASESA Plazo ordinario presentación ofertas Procedimiento Smtr./ Serv. Obras 26 días n. Abierto Restricciones a la participación1 15 días n. Si son servicios de carácter intelectual no > 49% precio) Si hay juicio valor, no > 25% (si son servicios de carácter intelectual no > 45% juicio valor, y no > 49% precio) Ninguna 30 días n. si es RDLSE Simplificado 20 días n. 10 días háb. (ó 5 si son compras corrientes) Supersimplificado 1 15 días n. Restricciones a los criterios de adjudicación Inscripción en ROLECE No criterios con juicio de valor (solo automáticos) Inscripción en ROLECE Adjudicación directa n/a n/a Ninguna n/a Pagos menores n/a n/a Ninguna n/a Otras condiciones Ninguna La tramitación de urgencia no reduce plazos de presentación de ofertas No fianza definitiva No comprobación de solvencia No puede usarse para servicios intelectuales No requiere pliegos Basta solicitud SAP y oferta/s Además de la capacidad, solvencia, no estar incurso en prohibición de contratar, etc. Los procedimientos abiertos (ordinario, simplificado y supersimplificado) y el restringido no admiten negociación de las ofertas con los licitadores, mientras que los negociados (con o sin publicidad), exigen que se negocien las mismas. Los negociados solo pueden utilizarse en los casos que la ley indica. Todos ellos exigen la elaboración de pliegos de condiciones. 7.3. Umbrales. En función del valor estimado del contrato, estos son los procedimientos que pueden utilizarse: VEC OBRAS VEC SERV/SMTROS PAGOS MENORES ADJUDICACION DIRECTA 0 < 5.000 < 5.000 < 40.000 40.000 < 80.000 0 < 5.000 < 5.000 < 15.000 15.000 < 60.000 X NO NO X X NO 2 X X X 80.000 < 2.000.000 60.000 < 143.000 NO NO 2 2.000.000 < 5.538.000 143.000 < 443.000 NO NO 2 NO > 5.538.000 1 > 443.000 1 NO ABIERTO SIMPLIFICADO SUPERSIMPLIF RESTRINGIDO NEGOCIADO CON PUBLICIDAD NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD X X X X X X X X X X X X X X según causa X X NO X X según causa X NO NO X X según causa RDLSE NO NO RDLSE RDLSE RDLSE En caso de servicios sociales y otros del Anexo 1 del RDLSE, el umbral de RDLSE es 1.000.000 €. 2 En caso de suscripciones a bases de datos, revistas…, hasta 214.000 €, puede usarse la adjudicación directa. Estos umbrales son los vigentes en el momento de la redacción de este procedimiento, y se actualizarán de forma automática conforme se actualicen en la LCSP o el RDLSE. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 15 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 15/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 De entre los posibles, se utilizarán preferentemente procedimientos con publicidad, y dentro de ellos, tendrán preferencia los más simples. El procedimiento restringido puede utilizarse en los mismos casos que el abierto, si bien en EMASESA su uso será residual. 8. Procedimiento general. 8.1. Programación de Contratación. EMASESA planificará su actividad de contratación pública, que desarrollará en un ejercicio o períodos plurianuales. Para ello, cada Dirección (y en su caso las Áreas que dependen directamente del Consejero Delegado) presentará en el mes de septiembre sus previsiones de contratación, que contendrá al menos la siguiente información: a. Descripción del objeto de la contratación. b. Importe aproximado de la totalidad de la contratación. c. Importe aproximado a ejecutar en esa anualidad. d. Plazo previsto de ejecución. e. Fecha prevista de inicio o suministro. f. Posibilidad de prórrogas. g. Carácter de recurrente del contrato. h. Susceptible de Subvención Conforme vaya siendo necesario atender las necesidades detectadas en la planificación, se someterán al CC, quien determinará si han de ser propuestas a la Comisión Ejecutiva para su programación, de acuerdo con el sistema aprobado por dicha Comisión el 27 de marzo de 2018 A continuación, se indican los trámites necesarios para la licitación y contratación de una obra, suministro o servicios, dejando para los apartados 9.1, 9.2 y 9.3 las adjudicaciones directas, los contratos basados en acuerdos marco, así como los sistemas dinámicos de adquisición y sus contratos específicos. 8.2. Inicio del expediente. Con carácter previo al inicio del proceso de contratación propiamente dicho, la Unidad Funcional (UF) solicitante deberá realizar las tareas preparatorias que sean necesarias para una correcta definición de la contratación, que comprenderá la preparación, detección y planificación de las necesidades futuras, la participación de los interesados, el análisis de mercado y la definición del objeto. Una persona de la UF solicitante genera una petición de inicio de contratación en GEXP, mediante el formulario correspondiente, donde deberá introducir los datos básicos para que el CC pueda analizar la conveniencia de la contratación: título del expediente, objeto del contrato, duración (inicial y, en su caso, prórrogas), valor estimado del contrato, si se trata de un contrato recurrente y, en tal caso, número del expediente anterior, así como el nombre del responsable del contrato en fase de preparación de éste. Si fuese necesario, se acompañará documentación anexa aclaratoria, no redundante con la información anterior. Si el contrato pudiera ser objeto de una subvención o inclusión en el PERTE del agua, se deberá indicar en la documentación preparatoria a fin de que se pueda conformar adecuadamente el expediente de contrato para cumplir los requisitos administrativos que sean necesarios para optar a dichas subvenciones o ayudas. La petición se creará en estado “Iniciada”, y obtendrá un código. Una vez creada, se enviará a la Jefatura del Departamento / División / Dirección correspondiente para su autorización. Si detectara alguna deficiencia o error la devolverá al solicitante para su subsanación (o bien para su cancelación); en caso contrario, la autorizará pasando la petición a la aprobación del Comité de Compras. La petición pasa a estado “Validación de la petición de inicio por el CC”. La UF de Secretaría y Contratación, comprueba que la petición es correcta y cumple todos los requisitos y la prepara para remitirla a la próxima sesión del CC. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 16 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 16/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 El CC, en aplicación de criterios de programación, necesidad, urgencia, concurrencia, etc., decidirá la autorización de la petición y la continuación del proceso. Esta comisión podrá autorizar las peticiones de cualquier expediente, con independencia del procedimiento de contratación, incluida la adjudicación directa, en su caso. En concreto, el CC podrá: Solicitar modificaciones a la petición, se devuelve al solicitante, con conocimiento de su Jefatura, indicando la razón de la decisión, para que se corrija. El peticionario realizará los cambios y enviará de nuevo la solicitud a su Jefatura y ésta al CC. Rechazar la petición, se notifica al solicitante y a su Jefatura la cancelación, pasando la petición a estado “Cancelada”. Cancela la petición, ésta queda sin efecto, debiéndose crear una nueva petición para solicitar el inicio de la contratación. Suspender la petición, pasando la petición a estado “Suspendida”. Se devolverá al solicitante, con conocimiento de su Jefatura, con indicación de la causa de la suspensión. Cuando estas causas desaparezcan, el peticionario tiene la opción de reactivarla y que vuelva a someterse al CC, conservando las especificaciones ya hechas o modificando alguna si fuera necesario. Validar la petición. Si, de acuerdo con la delegación de competencias el Órgano de Contratación fuera la Comisión Ejecutiva, la UF de Secretaría y Contratación incluirá la actuación en la programación para enviar a la próxima sesión de la Comisión Ejecutiva. Se comunica la validación al responsable y se le informa de la obligación de introducir en GEXP, la siguiente documentación: Pliego de Prescripciones Técnicas Particulares (PPTP), cumplimentado de acuerdo con el modelo correspondiente, y al que anexará un documento con la información necesaria por su parte para la elaboración del PCAP por el TSC. Recibida la documentación por la UF de Secretaría y Contratación, se analizará por un TSC a fin de comprobar su adecuación a Derecho, así como a lo establecido en el Procedimiento de Contratación y Compras y a las instrucciones y recomendaciones del CC, y se mantendrá el dialogo necesario con el responsable del contrato en fase de preparación para perfeccionarlos. De no llegarse a un acuerdo o en caso de dudas sobre cualquier punto de los pliegos o cuando se pretenda excepcionar alguna recomendación o instrucción del CC, la UF de Secretaría y Contratación planteará la cuestión al CC para su resolución. Una vez validado el borrador de PPTP y la información para el PCAP por el TSC, se generará el número expediente de contratación en GEXP, que será comunicado de forma automática al responsable del contrato para incluirlo en el PPTP definitivo. Seguidamente el responsable subirá a GEXP el PPTP definitivo y lo firmará en el Portafirmas Corporativo. Firmado el PPTP GEXP notificará al Departamento de Control Económico la necesidad de dotar al expediente del crédito necesario para cubrir el presupuesto de licitación, y las posibles prórrogas, sin IVA, y se recordará al responsable del contrato la obligación de realizar la solicitud de reserva del crédito económico a través de SAP una vez que la UF de Control Económico haya dotado económicamente el elemento PEP correspondiente y lo haya comunicado por correo electrónico tanto al responsable como al TSC que esté tramitando el contrato. La reserva de crédito se hará por el importe del presupuesto de licitación y las posibles prórrogas, sin IVA. A continuación, se procederá por parte del TSC a verificar en GEXP que se ha hecho la reserva de crédito, y redactará, subirá a GEXP y firmará el pliego de condiciones administrativas particulares y sus anexos, y terminará de configurar en GEXP el expediente para su licitación. Una vez validada toda la documentación anterior, finaliza el proceso de petición de inicio de contratación, pasando la petición a estado “Finalizada” y comienza el proceso de aprobación del expediente. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 17 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 17/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 8.3. Aprobación del Expediente de Contratación. Cuando el órgano de contratación sea la Comisión Ejecutiva, la UF de Secretaría y Contratación indicará en GEXP la fecha de la sesión en que se ha aprobado la inclusión del contrato en la programación. Una vez programado por la Comisión Ejecutiva, o si por razones de urgencia se hace necesario aprobar el expediente por el Consejero Delegado sin que se haya programado en la Comisión Ejecutiva, el TSC elaborará la memoria justificativa del inicio de contratación a partir de una plantilla generada por GEXP donde se reflejarán los datos básicos que deben figurar en la misma y que en la fase anterior han ido incluyendo el solicitante, el responsable y el TSC, y la subirá al portafirmas para que sea firmada por el responsable y los superiores hasta llegar al inmediato anterior al que actúe como órgano de contratación. En caso de solicitar al Consejero Delegado la aprobación por razones de urgencia, se indicará en la memoria justificativa. En dicha memoria, se propondrá la designación de la persona supervisora (responsable) del contrato. Firmada la memoria, el TSC elaborará el acuerdo de aprobación del expediente de contratación y lo someterá a la aprobación del órgano de contratación. Mediante su firma el órgano de contratación aprobará el expediente con todos los documentos que lo integran (la memoria justificativa, que contiene la consignación del elemento PEP de SAP donde se ha retenido el crédito necesario, los pliegos de prescripciones técnicas particulares y los de cláusulas administrativas particulares, así como la designación del responsable del contrato), y el gasto, así como el inicio de la licitación por el procedimiento de contratación indicado en la memoria y los pliegos. Si la contratación no fuera aprobada por el Órgano de Contratación, se devolverá al TSC que pasará el expediente a estado “Cancelado” o “Suspendido”, según haya decidido el Órgano de Contratación, dando cuenta al CC. Cuando el órgano de contratación sea la Comisión Ejecutiva, la UF de Secretaría y Contratación elaborará la documentación necesaria para dar cuenta a aquélla en la próxima sesión que celebre, bien de la aprobación o cancelación del contrato previamente programado, bien de su aprobación por el Consejero Delegado por razones de urgencia. Cuando el expediente no se tramite por GEXP, la memoria justificativa y el acuerdo de aprobación serán sustituidos por el Informe de Inicio de Contratación (IIC), que contiene la misma información, y que será sometido a la firma de las mismas personas indicadas para la memoria justificativa como proponentes (incluyendo como firmante, en este caso, también a un TSC, que de esta forma da el visto bueno a la adecuación a derecho del documento, así como a una persona del Dpto. de control económico en visto bueno, que irá referido a la correcta reserva del crédito necesario), así como, finalmente, a quien actúe como órgano de contratación, que de esta manera da su aprobación. 8.4. Publicación de la licitación y anuncios o envío de invitaciones. Tras la firma del acuerdo de aprobación, el TSC sincronizará GEXP con la PCSP, terminará de configurar en la PCSP el expediente y publicará el anuncio de licitación y el anuncio de pliegos, junto con la memoria justificativa, o remitirá las invitaciones en caso de tratarse de un procedimiento negociado sin publicidad, volviendo a sincronizar con GEXP para traer allí la información de la publicación. La UF de Secretaría y Contratación archivará los anuncios o las invitaciones en el expediente. No obstante lo anterior, si el contrato está sujeto al RDLSE (o se trata de un contrato sujeto a regulación armonizada) y se tramita con publicidad, la UF de Secretaría y Contratación remitirá el anuncio de licitación al Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE) y una vez haya sido publicado allí (o transcurridas cuarenta y ocho horas desde la remisión del anuncio sin que éste haya sido publicado), realizará la publicación en PLACSP. Una vez convocada la licitación, se envía por GEXP un correo informativo a los buzones de correos de las UF de Secretaría y Contratación, de Compras, de Comunicación y Participación Ciudadana, así como al responsable y a su jefatura de departamento/división. Durante el plazo de presentación de ofertas la UF de Secretaría y Contratación atenderá las consultas de los licitadores, para lo que si es necesario solicitará información a la UF responsable del contrato cuando estén referidas a cuestiones técnicas. Si los responsables de los contratos reciben consultas directamente, remitirán estas a la UF de Secretaría y Contratación, absteniéndose de responderlas directamente. Para garantizar la igualdad de trato, las consultas que tengan interés general serán resueltas públicamente a través de PLACSP, anonimizándolas, en su caso. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 18 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 18/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 Esta fase termina con la finalización del plazo de presentación de ofertas y emisión de certificados de presentación de ofertas (de la Plataforma de Contratación del Sector Público o del Registro de Entrada, en su caso). 8.5. Apertura de sobres y evaluación de ofertas. Una vez finalizado el plazo de presentación de ofertas: - Si no se hubiera presentado ninguna, por la UF de Secretaría y Contratación se emitirá informe y propondrá al órgano de contratación que declare desierto el procedimiento, publicando luego la resolución en la PCSP. Si se hubieran presentado ofertas se procederá a la apertura secuencial de los sobres, elaborando informes que la UF de Secretaría y Contratación publicará en el perfil de contratante y solicitando las subsanaciones y aclaraciones que sean pertinentes. Si se considerara que alguna oferta debe ser excluida, se emitirá informe expreso al respecto como se indica a continuación. El procedimiento se encuentra regulado en el PCAP, con ligeras variaciones según el procedimiento. En general, se abrirán 3 sobres (podrán ser menos en función de los criterios de adjudicación que haya o del Tipo de Procedimiento que se esté usando): Sobre administrativo, se publicará el justificante de apertura y se confeccionará el Informe de documentación administrativa por parte de Secretaría y Contratación, con la colaboración del Técnico/a de evaluación de ofertas si el tipo de documentación solicitada así lo requiriera. Sobre de documentación técnica y/o criterios de adjudicación sujetos a Juicio de Valor, publicando el justificante de Apertura de la UF de Secretaría y Contratación, que trasladará la documentación al Técnico/a de evaluación de ofertas. Este realizará un informe motivado evaluando la documentación según las especificaciones técnicas y los criterios de adjudicación sujetos a juicio de valor. En dicho informe se deberá dejar constancia, en su caso, de si se ha incluido por algún licitador información que debe ir únicamente en el sobre de documentación de criterios automáticos (en cuyo caso, además, no evaluará la oferta, pues habrá de ser excluida –salvo que sea la única que haya sido admitida hasta el momento-). Si el emisor del informe de evaluación estima que la documentación requiere subsanación o aclaraciones lo comunicará a la UF de Secretaría y Contratación para que desde allí se soliciten si son pertinentes legalmente. El informe finalmente emitido será objeto de revisión de su ajuste a derecho por el Departamento de Secretaría y Contratación un TSC y, una vez validado, se firmará por el técnico redactor, con Vº Bº de la dirección correspondiente (o del puesto inmediatamente anterior al que actúe como órgano de contratación, si no fuera el Consejero Delegado). Hecho esto, la UF de Secretaría y Contratación lo publicará en el perfil de contratante antes de abrir el sobre de criterios de adjudicación automáticos. Sobre de criterios de adjudicación automáticos: se publicará el correspondiente justificante de apertura por la UF de Secretaría y Contratación y se revisará la documentación por parte del TSC para verificar su adecuación a los pliegos para seguidamente evaluarla conforme a los criterios de adjudicación automáticos. Si el pliego contempla la posibilidad de ofertas anormales o desproporcionadas, el TSC determinará si existe alguna oferta en presunción de anormalidad antes de proceder a evaluarlas. Si se detecta alguna presuntamente anormal y se trata de un procedimiento abierto, se solicitará al licitador la justificación de la oferta. Si se trata de un procedimiento abierto simplificado, solo se requerirá justificación al licitador cuya oferta esté incursa en presunción de anormalidad si va a ser propuesto como adjudicatario, por lo que en este caso previamente se evaluarán todas las ofertas admitidas. Recibida la justificación, la remitirá a la UF demandante, quien emitirá informe al respecto, con el visto bueno de la Dirección correspondiente (o del puesto inmediatamente anterior al que actúe como órgano de contratación, si no fuera el Consejero Delegado), y lo enviará a la UF de Secretaría y Contratación. El TSC elaborará informe de exclusión, en su caso, y emitirá el informe de valoración de las ofertas en función de los criterios automáticos, con la colaboración del Técnico/a de evaluación de ofertas si el tipo de documentación solicitada así lo requiriera. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 19 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 19/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 En caso de determinar los informes anteriores la inadmisión o exclusión de alguna oferta, serán sometidos a la DAC, quien resolverá al respecto y posteriormente la UF de Secretaría y Contratación notificará a los licitadores la admisión, inadmisión o exclusión de sus ofertas. La admisión se considerará notificada con la publicación del informe que así la declara. En caso de tratarse de un procedimiento negociado, la UF de Secretaría y Contratación realizará al menos una ronda de negociación, solicitando mejoras a las ofertas iniciales. Si hubiere varios licitadores, en las rondas de negociación se pondrá en conocimiento de todas las ofertas recibidas (en los aspectos que se vayan a negociar), anonimizándolas. 8.6. Propuesta de adjudicación y adjudicación. Una vez evaluadas las ofertas el TSC elaborará la clasificación de ofertas y propuesta de adjudicación (COPA), donde se resumen los datos principales de la licitación, las ofertas clasificadas por orden de más a menos puntuación y se resalta la oferta que ha obtenido mejor puntuación y se propondrá como adjudicataria, así como el nombre de la persona que se nombrará supervisor o responsable del contrato. Igualmente se indicará si algún lote ha quedado desierto, proponiendo su declaración como tal. La propuesta de adjudicación será firmada por una persona del área de Secretaría y Contratación y otra persona del área proponente del contrato, que garantizan así al órgano de contratación que el procedimiento ha sido llevado a cabo correctamente en sus respectivas áreas. Estas personas serán las que ocupen puestos inmediatamente anteriores a quien actúe como órgano de contratación (en el caso del área de Secretaría y Contratación, si no es la DAC, será la Jefatura de Secretaría y Contratación). El TSC someterá el documento a la firma de dichas personas y, posteriormente, a la conformidad del órgano de contratación, que de esta manera está aprobando la propuesta de adjudicación. Si éste no diera su conformidad y acordará proponer la adjudicación a otro licitador, deberá motivar su decisión. A continuación, la UF de Secretaría y Contratación requerirá a los propuestos como adjudicatarios la documentación para formalizar la adjudicación y, una vez presentada, la revisará y confeccionará el informe de acreditación documental. Previamente, en su caso, habrá requerido subsanación o aclaración de la documentación si fuere necesario. Asimismo, requerirá al Técnico/a de evaluación de ofertas informe sobre la documentación que, en su caso y por su carácter técnico, haya de ser revisada por aquel. En el supuesto de que el inicialmente propuesto adjudicatario no cumplimentará correctamente este trámite, la UF de Secretaría y Contratación tramitará su exclusión y requerirá al siguiente, según el orden de clasificación de ofertas aprobado. El trámite de acreditación de requisitos previos no será necesario si el interesado acreditó todos ellos con la documentación presentada en los sobres, cuestión que constará en los informes de la UF de Secretaría y Contratación y en el COPA. Una vez acreditados los requisitos previos, la UF de Secretaría y Contratación emite el informe de acreditación documental, elabora la resolución de adjudicación y la somete a firma del órgano de contratación. Firmada la resolución, la UF de Secretaría y Contratación la publica en la PCSP, y la notifica al/los adjudicatarios y al resto de licitadores. A continuación, sincroniza la PCSP con GEXP y el sistema remitirá un correo electrónico a los buzones de correos de las UF de Secretaría y Contratación, de Compras, de Control Económico, de Prevención de Riesgos Laborales, de Comunicación, así como al peticionario y jefe de departamento/división correspondiente. También tramitará la devolución de las fianzas provisionales, en caso de haberlas. Todos los informes, propuestas y resoluciones que se emitan a lo largo del procedimiento, serán publicados en PLACSP por la UF de Secretaría y Contratación. En el caso de los procedimientos negociados sin publicidad, se publicarán, junto con los pliegos, la memoria justificativa y el acuerdo de aprobación, cuando se publique el anuncio de adjudicación, sin perjuicio de que antes hayan ido siendo puestos en conocimiento de los candidatos que participen en el procedimiento. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 20 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 20/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 8.7. Formalización del contrato. No han de ser formalizados los contratos adjudicados directamente, los basados en acuerdos marco, los específicos de un sistema dinámico de adquisición (todos ellos quedan formalizados con la adjudicación) ni los resultantes de un procedimiento supersimplificado (estos últimos quedarán formalizados con la firma de aceptación por el contratista de la resolución de adjudicación). Para el resto de contratos, completada la fase anterior, se procederá a la elaboración del contrato por la UF de Secretaría y Contratación y se pasará a la firma del adjudicatario (que deberá firmar también el PPTP y el PCAP) y del consejero delegado en los plazos estipulados legalmente. Si se trata de persona física contratada para realizar servicios profesionales se formalizará siempre contrato. El contenido de los contratos se ajustará a lo dispuesto en la LCSP o RDLSE. Una vez formalizado, la UF de Secretaría y Contratación remitirá al contratista un ejemplar y publicará la formalización en PLACSP (en plazo no superior a 15 días naturales desde la formalización) y sincronizará ésta con GEXP, que remite por el sistema un correo electrónico al buzón de compras, al de control económico y al supervisor, indicando que el contrato ha sido firmado. En caso de ser un contrato sujeto a regulación armonizada o al RDLSE, el anuncio de formalización se publicará previamente en el DOUE en plazo no superior a 10 días naturales desde la adjudicación. No obstante, si transcurren 48 horas desde el envío al DOUE sin que se publique, se puede proceder a publicar en el perfil de contratante. Si el expediente es de obras o de servicios, se remite igualmente por el sistema correo electrónico al buzón del Comité Intercentros de EMASESA, con la información que la legislación establece, y al de prevención de riesgos laborales. Esta comunicación es obligatoria si la obra o el servicio es de la actividad propia de EMASESA, no obstante, el correo se podrá emitir aunque no sea obligatorio legalmente. Posteriormente, el responsable del contrato deberá indicar en GEXP la fecha de entrada en vigor del contrato y, si procediese, subirá el informe de actividades empresariales y el acta de inicio o comprobación del replanteo. Si el contrato no se formalizara en plazo por causa imputable al adjudicatario, la UF de Secretaría y Contratación informará al órgano de contratación, que revocará la adjudicación y se repetirá el procedimiento con el licitador que hubiera quedado clasificado a continuación, que quedará propuesto como adjudicatario. 8.8. Renuncia o Desistimiento Desde el inicio de la contratación y antes de la formalización, el órgano de contratación podrá renunciar o desistir de la adjudicación. Solo podrá adoptarse la decisión de no adjudicar o celebrar el contrato (renunciar) por razones de interés público debidamente justificadas en el expediente. En este caso, no podrá promoverse una nueva licitación de su objeto en tanto subsistan las razones alegadas para fundamentar la decisión. El desistimiento del procedimiento deberá estar fundado en una infracción no subsanable de las normas de preparación del contrato o de las reguladoras del procedimiento de adjudicación, debiendo justificarse en el expediente la concurrencia de la causa. El desistimiento no impedirá la iniciación inmediata de un nuevo procedimiento de licitación. La UF que promueva la renuncia o el desistimiento deberá elaborar un informe justificativo. La UF de Secretaría y Contratación deberá informar si la renuncia o desistimiento es o no procedente. En caso de serlo, elaborará la resolución de desistimiento o renuncia y recabará la firma del órgano de contratación. Posteriormente, publicará la resolución en el perfil de contratante y la notificará a todos los interesados en el procedimiento. 9. Otros procedimientos 9.1. Adjudicación directa Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 21 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 21/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 9.1.1. Cuestiones previas El art. 318.a) de la LCSP establece para los contratos de PANAP (como es EMASESA), que los contratos de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, de concesiones de obras y concesiones de servicios, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de servicios y suministros, podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación objeto del contrato. Haciendo alusión al siguiente párrafo de la LCSP “…se crea en la Ley un nuevo procedimiento de adjudicación, el denominado Procedimiento Abierto Simplificado, ya citado anteriormente al aludirse a los procedimientos de adjudicación, en el que el proceso de contratación está concebido para que su duración sea muy breve y la tramitación muy sencilla, pero sin descuidar, sin embargo, la necesaria publicidad y transparencia en el procedimiento de licitación del contrato. En este procedimiento se habilita además una tramitación especialmente sumaria para contratos de escasa cuantía que ha de suponer la consolidación de la publicidad y la eficiencia en cualquier contrato público, reduciendo la contratación directa a situaciones extraordinarias.”, el procedimiento de Adjudicación Directa se usará exclusivamente en situaciones excepcionales. Es voluntad de EMASESA que siempre que sea posible, se sometan estos contratos al régimen más estricto de los contratos menores (contratos administrativos regulados en el art. 118 LCSP y, en cuanto a su duración, en el 29.8 LCSP). Por ello, se podrá utilizar la adjudicación directa en las siguientes circunstancias: 1. Será un procedimiento de uso excepcional, que deberá justificarse convenientemente. 2. Contratos con VEC inferior a 40.000 € (obras) ó 15.000 € (servicios/suministros). Si el VEC no es superior a 5.000 €, se podrá utilizar el sistema de “pagos menores” regulado en el apartado 10 de este procedimiento. 3. Duración: no superior a un año y sin prórrogas 4. Se solicitarán, como mínimo, tres ofertas siempre que sea posible. En caso contrario, se deberá justificar la razón de no solicitarlas y, asimismo, la elección del adjudicatario. El punto 3 anterior, referido a la duración del contrato, implica que un contrato que sea recurrente no podrá contratarse año a año mediante adjudicación directa, pues se estaría produciendo “de facto” un fraccionamiento del contrato para evitar dicho límite. Sin embargo, en aquellos casos en que la necesidad que se quiere cubrir sea recurrente, pero solo pueda ser atendida por un empresario por razones de exclusividad o técnicas, se podrá adjudicar el contrato directamente a aquel por anualidades sucesivas, o por períodos superiores al año, con o sin prórrogas, siempre que el valor estimado del contrato quede por debajo del umbral indicado en el punto 2 anterior. 9.1.2. Procedimiento Todas las adjudicaciones directas se tramitarán a través de GEXP, una vez se disponga de las ofertas. La UF de Compras solicitará, a petición de la UF solicitante, siempre que sea posible al menos tres ofertas, a fin de adjudicar el contrato a la más económica de entre todas las que cumplan los requerimientos solicitados (cualquier excepción a esta regla deberá ser justificada en la memoria). Estos requerimientos serán trasladados por la UF solicitante a la UF de Compras. En caso de que las especificaciones técnicas sean particularmente complejas, la UF de Compras podrá facilitar a la UF solicitante los datos de varios posibles ofertantes a fin de que sea la UF solicitante quien realice el trámite de petición de ofertas, para una mayor rapidez y agilidad si hay que aclarar dudas a los proveedores interesados. Las ofertas se solicitarán de modo que quede constancia de que todos los proveedores reciben la misma petición con la misma información y los mismos condicionantes. Las ofertas podrán ser negociadas, pero siempre que se trate a todos los proveedores en condiciones de igualdad. Recibidas las ofertas, la UF solicitante generará una petición de inicio de contratación en GEXP utilizando la opción Inicio contrato menor, irá cumplimentando los datos que el sistema va requiriendo y subirá la petición de ofertas, así como las ofertas recibidas. El sistema asignará un número de solicitud. Asimismo, requerirá al adjudicatario propuesto para que remita una declaración responsable (conforme al modelo existente) de tener capacidad de obrar, no estar sujeto a prohibición de contratar, estar al corriente de sus obligaciones tributarias y con la seguridad social, así como indicando la cuenta corriente donde habrá/n de ser abonada/s la/s factura/s. Deberá remitir también certificado de la AEAT y de la TGSS que acredite lo declarado. Esta documentación se subirá a GEXP antes de la adjudicación y solo en casos excepcionales se eximirá al proveedor de aportar esta documentación. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 22 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 22/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 Una vez aprobada por el jefe de departamento o división correspondiente, un TSC revisará la solicitud, a los efectos de verificar su sujeción a derecho y a este procedimiento, o la devolverá al solicitante para su corrección o su cancelación. El sistema remitirá un correo al jefe del dpto. informándole en caso de no haber sido validada. Por norma general, no se validarán solicitudes de contratos que no se hayan autorizado previamente por el CC. Una vez validada, el TSC completará en GEXP los datos que el sistema requiera y se asignará de forma automática un nº de expediente, que será comunicado mediante un correo automático al responsable del contrato y la UF de Control Económico, para que reserve el crédito y asigne un elemento PEP. La UF de Control Económico remitirá un correo electrónico al responsable del contrato y al TSC indicándole el elemento PEP una vez lo haya creado. Recibido este correo, el responsable del contrato verificará a través de GEXP que el contrato dispone del crédito necesario y generará una memoria justificativa de forma automática mediante una plantilla en la que se volcarán los datos necesarios que previamente se han ido registrando en GEXP. Una vez que se ha verificado en GEXP la existencia de crédito (no antes), el responsable o la persona que tenga asignada esta función en la UF peticionaria, generará en SAP la solicitud correspondiente (apartado 10 de este procedimiento). La memoria justificativa será subida al portafirmas, siempre a través de GEXP, y firmada por todas las posiciones desde el responsable del contrato hasta el órgano de contratación, quien, con su firma adjudicará el contrato al proveedor propuesto. Una vez haya sido aprobada por éste, el responsable del contrato avanzará la tarea en GEXP y el sistema lanzará un aviso a la UF de Prevención de Riesgos Laborales y a la de Compras, indicando que el contrato ha sido adjudicado. La UF de Compras podrá emitir el pedido conforme al apartado 10 de este procedimiento. La notificación de la adjudicación se hará a través del envío del pedido al proveedor por dicha UF o de correo electrónico Una vez adjudicado el contrato, la UF de Secretaría y Contratación procederá a su publicación en PLACSP sincronizándola con GEXP. Esta publicación deberá hacerse en el plazo máximo de un mes desde la NOTIFICACIÓN de la adjudicación. Como ya se ha indicado, estos contratos se perfeccionan con su adjudicación, no siendo necesario formalizarlos, salvo que se trate de un contrato de servicios profesionales con una persona física. Posteriormente, el responsable del contrato indicará en GEXP la fecha prevista de entrada en vigor del contrato, y el sistema lanzará un mensaje a la UF de Compras. Las incidencias que se produzcan a lo largo de la vida del contrato (suspensión, prórrogas, modificaciones, etc.), así como su liquidación, se tramitarán como en cualquier contrato ordinario, pero siempre a través de GEXP. La hoja de liquidación de los contratos menores se tramitará solo en el caso de que exista un adicional, ya que los datos económicos constan en la recepción que se haga en SAP según lo indicado en el apartado 11.3 de este procedimiento. 9.2. Acuerdos marco y contratos basados en ellos. 9.2.1. Acuerdos marco Se podrán celebrar acuerdos marco con una o varias empresas con el fin de fijar las condiciones a que habrán de ajustarse los contratos que se pretendan adjudicar durante un período determinado, en particular por lo que respecta a los precios, y en su caso, a las cantidades previstas. Su tramitación se hará de acuerdo a lo dispuesto en la LCSP, en sus artículos 219 a 222, o en el 92 del RDLSE. Están particularmente indicados para suministros o servicios recurrentes (aunque también podrían utilizarse para obras) en los que por las circunstancias particulares del mercado resulta difícil fijar los precios desde el principio para toda la duración del acuerdo, o cuando sea conveniente tener disponibles varios proveedores. En el acuerdo marco se indicará cómo se adjudicarán los contratos basados (mediante licitaciones específicas de cada basado entre todos o algunos de los adjudicatarios del acuerdo, o por cualquier otro sistema). Los adjudicatarios están obligados a presentar oferta siempre que se les solicite. Mod.:GE223 V.02 Url De Verificación Firmado Por Referencia Normativa Página 23 de 34 https://portafirmas.emasesa.com/verifirma/code/pmt0v5q06D%2FjHkm2VUNGgw%3D%3D Estado Fecha y hora Manuel Romero Ortíz - Consejero Delegado Firmado 23/01/2024 19:45:52 Joaquín García Romero - Director Financiero y Comercial Firmado 23/01/2024 14:24:19 Julian Ocaña Corral - Jefe de División Compras Ctrl. Económico Firmado 23/01/2024 13:36:33 Jorge Sánchez Santos - Jefe de Compras y Almacenes Firmado 23/01/2024 13:23:07 María Ángeles Montojo Moreno - Jefa de Secretaría y Contratación Firmado 23/01/2024 13:09:35 Mario Enrique Cuesta Ruiz - Técnico Organización y Gestión Doc. Firmado 23/01/2024 11:21:41 Página 23/34 Este informe tiene carácter de copia electrónica auténtica con validez y eficacia administrativa de ORIGINAL (art. 27 Ley 39/2015). EMASESA EF 002.01 – Rev. 6 Los acuerdos marco sujetos a la LCSP podrán tener una duración máxima de cuatro años. Los que están sujetos al RDLSE, podrán tener una duración máxima de ocho años. En ambos casos se admiten excepciones en circunstancias excepcionales, debidamente justificadas. En los acuerdos marco, la reserva de crédito se podrá hacer antes de la licitación de los mismos, por el importe equivalente al presupuesto de licitación y al de las posibles prórrogas, como en cualquier contrato ordinario. En caso de no hacerse en este momento, se deberá hacer para cada contrato basado antes de aprobar su licitación. Los acuerdos marco se licitarán como cualquier otro contrato, y una vez adjudicados, y en tanto estén en vigor, podrán adjudicarse contratos basados en los mismos, cuya duración será independiente de la del acuerdo marco. Las incidencias que se produzcan a lo largo de la vida del acuerdo marco (prórrogas, modificaciones, etc.), así como su liquidación, se tramitarán como en cualquier contrato ordinario. 9.2.2. Contratos basados en acuerdos marco Cada contrato basado se adjudicará según el procedimiento fijado en el acuerdo marco respectivo mientras éste esté en vigor. Conforme a la delegación de competencias en la contratación (anexo I), cuando el órgano de contratación sea la Comisión Ejecutiva, el consejero delegado o el/la

Procedimiento de Contratación y Compras EF002.01 (Rev. 6) PDF

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