Apunts Fon. i Història Com., Mòdul 2 (Part 1) PDF

LES RELACIONS AMB LA PREMSA GABINET DE PREMSA: són aquelles fonts actives, organitzades i habitualment estables d’informació que cobreixen les necessitats informatives d’aquelles organitzacions en l’àmbit cultural, social, polític o econòmic que aspiren a tenir influència davant l'opinió pública. A...

LES RELACIONS AMB LA PREMSA GABINET DE PREMSA: són aquelles fonts actives, organitzades i habitualment estables d’informació que cobreixen les necessitats informatives d’aquelles organitzacions en l’àmbit cultural, social, polític o econòmic que aspiren a tenir influència davant l'opinió pública. Aquest gabinet el material que sol preparar envers la institució són: - Nota o comunicat de premsa - Dossier de premsa - Entrevista exclusiva - Conferència - Convocatòria de premsa Les funcions més bàsiques que té el gabinet de premsa són: dissenyar l’estratègia de comunicació segons els públics objectius, és a dir, aquella gent que majoritàriament predomina dins la insititució, controlar el posicionament i la percepció de l’organització, gestionar la comunicació de les diferents àrees i la comunicació institucional, contribuir a construir la identitat de la insititució amb accions comunicatives, impulsar la viabilitat pública de la institiució i dels seus responsables polítics i planificar la comunicació i cohesionar internament els departaments. Tècniques de relacions amb els mitjans de comunicació NOTA O COMUNICAT DE PREMSA: aquesta és la tècnica més utilitzada de les relacions amb els mitjans de comunicació, ja que es tracta d’una eina senzilla i eficaç per tractar amb la premsa. El comunicat de premsa és un text informatiu breu (entre unes 40-60 línies) redactarà amb un estil periodístic que una organització envia als mitjans de comunicació perquè sigui publicitat i difós de manera gratuïta. Aquest és un comunicat que té origen de les relacions públiques i que el que buscava era una forma de difondre un missatge als mitjans de comunicació de forma gratuïta i com que era molt habitual que s’enviesin molts comunicàs de premsa, això va donar lloc a que fossin coneguts també com a flacks. Llavors, per a elaborar un comunicat de premsa s’han de seguir certs pasos: aquesta s’ha de sortir de la norma, ha de ser una novetat, ha de tenir proximitat amb el públic, ha de ser una notícia interessant per als lectors, ha de tenir imediatessa, és a dir, que no sigui un esdeveniment passat, sinó del present, que sigui singular i que generi conflicte. L’estructura que ha de seguir un comunicat de premsa és el següent: - TÍTOL - SUBTÍTOL - COS DEL MISSATGE AMB UNA ENTRADA INCIAL - ANNEXOS DOSSIER DE PREMSA: aquest és un dossier amb informació escrita, gràfica, audiovisual, multimèdia que es distribueix als diferents mitjans de comunicació amb el motiu de la celebració d’un esdeveniment a fi de facilitar-los la cobertura i l’elaboració de la informació periodística. La seva presentació és luxososa, creativa i original, especialment quan l’esdeveniment del qual es parla és rellevant. Pel que fa la seva redacció s’ha d’utilitzar un to fred, és a dir, informatiu, i positiu, no pas seductor amb construccions de frases senzilles i curtes i un vocabulari ric. L’estructura de ha de seguir un dossier de premsa és la següent: - A la portada un títol idnica el tema tractat - El logotip i el codi d’imatge corporativa de l’organització figuran en la portada perquè el document pugui ser identificable - Un sumari amb la corresponent paginació donarà títol i situarà cada part - Un comunicat d’obertura, col·locat davant o darrere del sumari, presentarà l’objecte del dossier - Una sèrie d’articles desenvoluparà els element del dossier. Aquests permetran aprofundir sobre el tema - Documents com resums, biografies, informes, tècnics, estadístics o annex. Si entreguem aquest dossier amb l’ocasió d’una conferència de premsa, llavors haurem d’afegir els següents elements: - El programa previst per l’organització que convida: intervencions, debats, visita, còctel… - Llista de persones que íntegre venen oficialment: nom, títol, funció i una nota biogràfica - El text íntegre o resum de les intervencions - Uns folis de paper en blanc que permetran prendre apunts durant la interevencií o el debat. Aquest document a nivell de presentació i informació facilita la feina al periodista, de manera que’s i el volem acompanyar de fotografies també seran benvingudes. Per tant, aquest és garantia d’èxit a l’hora de veure reflectida la nostra informació als diferents mitjans de comunicació. CONFERÈNCIA DE PREMSA: aquesta és una reunió convocada per una organització per tal de comunicar una informació als periodistes i respondre les preguntes que aquests poden tenir. En aquestes conferències des pot fer intervenir els representat de l’organització perquè puguin presentar millor els seus arguments i cal tenir present que els contacte personal facilita les matisacions i la creació d’un clima de confiança. Els passos que ens ajudaran a començar a planificar: o Identifiquem l’objectiu o Determinem el missatge que volem compartir o Identifiquem la ubicació o Configurem la data i hora o Convidem als mitjans i personalitats o Preparem el portaveu (1-2 oradors). Han d’estar preparats per transmetre el missatge A l’hora de redactar una conferència de premsa cal plantejar-se tres qüestions fonamental: - Definir la modalitat de trobada: anunciar amb anticipació la data de la conferència, triar un lloc accessible i ben comunicat pel que fa els mitjans de transport, comptar amb un bon material de so i seleccionar acuradament els periodistes convidats. - Preparar la trobada: t´a veure amb l’organització, com les targetes d’invitació amb el nom de l’autoritat que el convida, el tema de la reunió, data i hora de la confeència. A més, és indispensable reprendre el contacte amb els periodistes convidats per a recordar l’esdeveniment i també s’ha de tenir en compte l’edició de materials i documents que enriqueixin la trobada. - Coordinar la conferència: alguns dels participants presentaran el tema de la conferència en intervencions que no han d’excedir d’una hora de durada. Tot seguit a això es realitzarà una sessió de preguntes i respostes entre els participants i els periodistes coordinada per un representant de la institució. El coordinador acabarà fent una conclusió en finalitzar el debat i donarà pas al còctel lunch de cloenda (el moment més informal, però això no vol dir que sigui el menys imporant) CONVOCATÒRIA DE PREMSA: és un document que s’envia als mitjans de comunicació i als periodistes per convidar-los a la celebració d’una roda de premsa i amb aquesta invitació el que he d’aconseguir és atreure l'atenció dels mitjans per aconseguir la seva assistència. És peraixò que aquesta ha de ser clara i concisa per explicar correctament el motiu de la convocatòria. Això no és una nota de prems,a ja que aquesta s’envia després de l’acte. A més, és imprescindible treballar el text i no fer-ho a última hora, ja que d’això depén l’assitència a la roda de prems a organitzada. L’estructura que ha de seguir una convocatòria de premsa és la següent: - Ha de contenir màxim tres paràgrafs. És imperatiu indicar, el nom i les dades de la persona de contacte. - La forma d’enviament haurà de ser per correu electrònic. - No s’ha d’oblidar que la convocatòria pot constituir en si mateixa una notícia per al periodista. - A l’últim recordarem sempre confirmar l’assistència, trucant o enviant un correu electrònic el dia anterior o unes hores abans de la celebració de l’esdeveniment. En resum, tota convocatòria de premsa ha de posseir els següents elements: 1- Indicar clarament que es tracta d’una convocatòria de premsa. 2- Titular + text explicatiu. Explicar correctament el motiu. Respon a aquest titular i en aquest paràgraf a les cinc preguntes bàsiques del periodisme: què, qui, com, on i per què. 3- Incloure qui convoca la roda de premsa. S’aconsella afegir el logotip del convocant. 4- Qui intervé. Afegir qui és la persona que intervindrà i els seus càrrecs. Podeu incloure una petita ‘bio’ 5- Dades pràctiques. Exposar la data i l’hora de la convocatòria. Afegir també el lloc i si és un espai poc conegut incloure com arribar en transport públic o en vehicle privat. 6- Contacte de premsa. No oblidar afegir una persona de contacte per solucionar possibles dubtes. 7- Confirmació d’assistència. Quan es tracta d’esdeveniments especials pot haver problemes d’espai, se sol demanar una confirmació d’assistència. La confirmació es pot fer per telèfon o per e-mail els dies anteriors a l’acte. Aquesta convocatòria s’ha d’enviar per correu electrònic amb la suficient antelació, entre 1 o 2 està anés abans, a més es recomana que s’envïi com a document adjunt en Word o PDF per si els mitjans de comunicació el volem imprimir, ja que recorden que cal facilitar el màxim la feina als periodistes. A més, també es podria adjuntar un dossier de premsa sobre la isntitució perquè els periodistes pugin ampliar la informació.  ENTREVISTA EXCLUSIVA: el seu tres més característic és el seu caràcter personalitzat, ja que cal destacar que l’entrevista és una tècnica eficaç en aquells casos on s’han d’anunciar qüestions de gran impacte informatiu. Seitel ofereix 10 regles envers les entrevistes personalitzades: ha d’haver una preparació, és a dir, s’ha de donar tota la informació a l’entrevistat, ha de ser relaxada, s’ha de parlar de temes personals, és a dir, tocar la primera persona, s’ha de respondre tot, això és coneix on agrair la pregunta ingènua, s’ha de respondre les preguntes de forma breu i directa, l’ha d’evitar l’arrogància, si es promet a periodista informació addicional, se l’hi ha de transmetre ràpidament, si no es vol veure una informació publicada llavors aquesta no s’ha de or (res es diu “off the record”) i la veritat ha d’anar per sobre de tot. A l’hora de preparar l’entrevista d’ha de tenir en compte diferents aspectes: a) Característiques de la publicació: grau de notorietat, públic destinatari, difusió. b) Context informatiu: si forma part d’un reportatge sobre el sector caldrà destacar els punts forts i adoptar la posició més intel·ligent; si es tracta d’una entrevista aïllada, en definitiva, brillantor i credibilitat a l’entrevista. c) L’autor: si és un periodista conegut resultarà fàcil saber el sentit i l’orientació de la mateixa. d) El contingut previst per l’entrevistador. Durant la celebració de l’entrevista s’haurà d’observar un conjunt de normes: a) Si l’entrevistat serà l’alcalde o regidors i si l’entrevista se celebra a la seu d’aquesta, el periodista ha de ser rebut pel cap de premsa el qual l’acompanyarà al despatx del batlle. b) L’entrevistat ha de procurar un ambient relaxat: donar instruccions i que no li passin trucades. c) El periodista s’ha d’assegurar que ha rebut correctament el missatge, però també farà notar aquesta preocupació com un símptoma de cortesia. d) En la seva exposició l’entrevistat ha de procurar: - Concedir un temps breu de reflexió - Evitar les vacil·lacions i els dubtes - Portar la conversa cap als temes importants - No indicar al periodista el que es pot o no es pot publicar i oferir off records com a símptoma de confiança, sempre que aquesta sigui recíproca e) S’haurà d’evitar: - Un llenguatge excessivament tècnic - Entrar en disputes d’opinió amb el periodista - Interpel·lar-lo sobre el contingut de les seves notes - Faltar a l’objectivitat en la informació donada COM ELABORAR, PLANIFICAR, ESTRUCTURA I ESCRIURE BULLETINS ELECTRÒNICS MASSIUS Estil: el missatge ha de ser cal, la veu activa, en cada paràgraf s’ha de veure reflexat una idea, hem de tenir clar que el lector no sap de què estem parlant, per la qual cosa s’ha e’eleminar l’argot, el llenguatge especialitat, els acrònims, les sigles…, cada bloc de contingut ha de ser auònom i permetre la seva lectura de forma individual i el primer paràgraf hauria de donar pistes per a saber què és el que trobarem més endavant. Enllaços: a Internet nignú temps, és un factor comú de qualsevol factor, gènere i momen del dia. En comunicació “push” es tracta de fer que un objectiu es converteixi en lectura en un clic en els primers 30 segons. El primer paràgraf com a impacte visual ha de contenir diverses vies de sortida, com text o imatges. Els enllaços són la porta de sortida i el retorn de la inversió d’una comunicació “push”. Dins d’un mateix paràgraf, els enllaços competeixen entre ells i s’ha de triar el més significatiu, aquell que és més etratègic perquè el clic vagi directament a aquell contingut. I no es recomana posar fòrmules del tipus “clica aquí” sinó que s’ellacin paraules o també el que es pot fer és emparar-se l’adreça directa de l’enllaç si aquesta és curta. Utilització d’imatges i icones: Les imatges compleixen diverses funcions dins d’un missatge electrònic ajudant a la lectura, la comprensió i, en general, construint una posada en escena més atractiva de tot el missatge. Cal tenir en compte: ▪ Han d’aportar informació al missatge ▪ No gaires per missatge. Una de central i més voluminosa i d’altres de secundàries ▪ La selecció de la imatge central és important per a una comunicació electrònica. Cal prestar-hi atenció i triar-la en funció dels valors, significats i estil que aporten al conjunt comunicatiu ▪ És interessant incloure continguts en vídeo ▪ El disseny de les comunicacions poden incorporar algunes icones que el complementin Tipografia i estructura: s’estima que la velocitat de lectura en pantalla baixa un 25% respecte al paper, així mateix l’índex de concentració és menor en pantalla. Només un 10% dels usuaris tendeixen a llegir un missatge de més de 3 pantalles (al voltant dunes 400 paraules), de manera que és recomanable seguir els següents consells: ▪ Deixar espais en blanc dins el missatge (salts de paràgraf, distància dels marges, interlineats…) ▪ Emprar lletres amb contrast cromàtic vers el fons ▪ Evitar gràfiques i imatges de fons ▪ Utilitzar tipografies relativament grans ▪ Es recomanen frases de no més de 20 paraules i paràgrafs entre les 4 i 10 línies ▪ Utilitzar les negretes de forma regular, amb més freqüència que al paper, per destacar la idea ▪ Evitar cursives i paraules o expressions en majúscules Estructura del missatge i dels continguts: la lectura a Internet no és lineal, sinó diagonal, trencada per salts i exploratòria. Llavors hi ha certes recomanacions que són les següents: - Utilitzar llistes d’ítems - L’estil de la priàmide invertida. La importància dels arguments, de les idees, anirà decreixent a mesura que el lector continuï llegint. Al mitjà digital, e peu d’una pàgina té més pes que els continguts que puguin haver-hi al mig. Trencant la piràmide invertida, el peu del missatge, el darrer bloc d’una pàgina, el seu contingut tindrà més possibilitats de ser llegit o clicat. Pot servir per concloure un missatge, per recordar punts interessants ja expressats o per recuperar els èmfasis inicials. - Laredacció ha de ser lineal, tot i que la lectura a Internet no ho sigui, ja que si volem que un contingut sigui llegit amb més atenció, hem de facilitar-ne la impressió en paper. Títols: ▪ Els titulars, títols i subtítols tenen gran importància en la lectura en pantalla ▪ Utilitzar títols i subtítols amb més freqüència que al suport paper ▪ Els títols han de ser senzills, construccions simples i curtes ▪ Els subtítols tenen la funció de subdividir i ajuda a l’exploració del text i, per tant, són importants en la lectura en línia Altres elements estructurals: podem enriquir els missatges amb frases o cites. TÈCNIQUES TRES ERRES: REDUIR, REUTILITZAR I RECICLAR L’objectiu és minimitzar l’impacte que aquest consum té sobre el medi ambient i, de l’altra, estalviar costos. Detallem les principals mesures que es poden prendre per a l’estalvi de paper i tinta: No imprimir els missatges que arribin per correu electrònic, si no és necessari Revisar amb cura i corregir tots els documents abans d’imprimir-los En documents llargs, imprimir només les pàgines necessàries Imprimir a doble cara sempre que sigui possible Evitar la impressió d’esborranys sempre que sigui possible Quan es tracti d’esborranys, imprimir dues pàgines en una i utilitzar la qualitat mínima de resolució Reutilitzar el paper usat per una cara, per a apunts, notes i esborranys Evitar còpies innecessàries Prioritzar l’ús del paper reciclat Llençar sempre el paper als contenidors blaus, traient-ne les grapes i els clips