Procedimiento de Validación y Conciliación de Caja (PDF)

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.20 EXPLICATIVO DE PROCESOS Página 1 / 2 VALIDACIÓN Y CONCILIACIÓN DE SESIONES DE CAJA V 1.1 23/10/2024...

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.20 EXPLICATIVO DE PROCESOS Página 1 / 2 VALIDACIÓN Y CONCILIACIÓN DE SESIONES DE CAJA V 1.1 23/10/2024 1. Objetivo: Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias y/o los parámetros bajo los cuales se debe realizar el proceso de conciliación de movimientos de caja y validación de extractos bancarios en el sistema de Odoo. Se busca garantizar la correcta conciliación diaria de las transacciones de los puntos de venta y los extractos bancarios, minimizando erres y asegurando un cierre contable confiable y preciso. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todos los Puntos de Venta (PDV) de la empresa, abarcando todas las actividades relacionadas con la conciliación de movimiento de caja y la validación de extractos bancarios Involucra al Departamento de Administración y Finanzas | Contabilidad, quienes deben de realizar esta tarea diariamente para garantizar que las operaciones de caja se gestionen adecuadamente. El proceso es esencial para asegurar el cierre contable diario y evitar dificultades en la información financiera. 3. Responsables: Departamento de Administración y Finanzas | Contabilidad 4. Descripción: 1. Conciliación de movimientos: Responsable: Auxiliar contable Una vez que se haya revisado todos los Puntos de Ventas (PDV), el cuadre de cuentas y que el Chromecast haya realizado las transferencias internas necesarias de forma automática se procede con la validación y conciliación de sesiones de caja. Para ello se accede desde el sistema de Odoo en el módulo de ‘Contabilidad’. La plataforma muestra los puntos de venta en efectivo, luego se selecciona el que se desea conciliar. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Leví Lagos Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Gerente de Administración y Finanzas Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.20 EXPLICATIVO DE PROCESOS Página 2 / 2 VALIDACIÓN Y CONCILIACIÓN DE SESIONES DE CAJA V 1.1 23/10/2024 Se debe verificar la referencia y la cantidad para confirmar que corresponde al cierre correcto, se selecciona los movimientos y se procede con la conciliación (se oprime la opción de ‘Validar’). En algunos casos, puede suceder que el sistema no muestre la transferencia interna correcta; para dar solución al problema, se regresa al Punto de Venta, se busca la tienda y la sesión correspondiente y se crea manualmente la transferencia interna faltante. 2. Validación de extractos bancarios: Responsable: Auxiliar contable Periodicidad: diario. Después de conciliar, es importante validar los extractos bancarios. Si no se validan las cuentas transitorias lo que va a suceder es que no van a disminuir su valor. Se puede filtrar los movimientos por procesados para evitar errores al cerrar cajas en operaciones activas. El sistema genera dos asientos contables: Conciliación de cajas. Extractos bancarios. En ocasiones nos suele dar la referencia del banco cuando se está conciliando dese la caja, es importante tener cuidado al seleccionar referencias para evitar discrepancias entre el banco y la caja. Una vez validado todo, se confirma que el balance de la caja está en cero y se puede continuar con la gestión. Este proceso se realiza diariamente para todos los puntos de ventas de la empresa, asegurando que las cajas y los bancos estén conciliados. Sin esta conciliación diaria, no serpia posible cerrar correctamente el ciclo contable. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Leví Lagos Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Gerente de Administración y Finanzas Sub-Gerente General