Planeación (PDF)

**TEMA \# 7:** **LA PLANEACIÓN** Planeación, en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. El proceso de planeación, que en muchos países se utiliza como sinónimo de planificación, consiste básicamente e...

**TEMA \# 7:** **LA PLANEACIÓN** Planeación, en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. El proceso de planeación, que en muchos países se utiliza como sinónimo de planificación, consiste básicamente en tomar decisiones por adelantado. El proceso de planeación es equivalente al proceso de Toma de decisiones. Por ejemplo, cuando por la mañana planeamos nuestro día y elegimos qué medio de transporte utilizaremos para ir al trabajo, estamos anticipando la decisión que de no haberlo planeado igual hubiéramos tenido que tomar. **CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN** La Planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta dónde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar. La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas. La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades Para *Sánchez Guzmán* la planeación es: "Aquella herramienta de la administración que nos permite determinar el curso concreto de acción que debemos seguir, para lograr la realización de los objetivos previstos". La planeación consiste, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización. **PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN** Los principios de la planeación en administración son guías generales que sirven como marco de referencia para la elaboración de planes sólidos y equilibrados que conduzcan al logro de las metas organizacionales. Los principios más importantes de la planificación son: ***Precisión***. A objetivos imprecisos, medios y acciones ineficaces. En otras palabras, en cuanta mayor precisión se haga en lo planeado, menor será el espacio para la improvisación, con lo cual se desaprovecharán menos recursos. ***Flexibilidad.*** Como se trata de una función orientada al futuro, debe ser capaz de anticiparse a posibles eventualidades. Asimismo, al estar ligada al cambiante entorno organizacional ha de adaptarse a factores como la competencia y la alta velocidad del flujo de información. Los planes no son rígidos, por el contrario, son flexibles y están abiertos a nuevos aprendizajes, nuevas formas de hacer, modificaciones y reevaluaciones. ***Unidad.*** Cada uno de los planes de las divisiones organizacionales, ventas, producción, finanzas, etc., estará coordinado con el plan administrativo general, de otra manera, cada área desconocería hacia dónde dirigir sus esfuerzos y no podría contribuir al logro de los objetivos comunes. ***Consistencia.*** Amplificando el principio de unidad, el de consistencia busca la integración conjunta de recursos, funciones y actividades, de tal modo que interactúen efectivamente en función de las metas organizacionales. **Rentabilidad.** La propuesta del plan ha de estar cuantificada de tal modo que se haga evidente que los resultados de emprenderlo serán mayores que los costos en que se incurra para ejecutarlo. Esto es así aún en los casos en los que se trate de organizaciones sin ánimo de lucro, ya que los beneficios sociales a los que apunta también deberán ser mayores que los gastos e insumos empleados. ***Participación.*** La formulación de planes en grupos y equipos asegura que se contemplen los puntos de vista de quienes están directamente implicados en su ejecución y, en virtud de ella, se acentúan los demás principios. Por ello, es recomendable promover que todos los miembros de la organización tengan la posibilidad de dar forma a los cursos de acción propuestos, lo cual tiende a incrementar la motivación y el compromiso. **TIPOS DE PLANES** El plan es un producto de la planeación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planeación y el proceso de implementación de este. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). Entre los diversos planes figuran los siguientes: ***MISIÓN*** La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue de otras de su tipo. Es identificar la función que cumple esta organización en la sociedad; siendo por esto la razón de ser de la organización. Es la razón de ser de una empresa, es por qué existe o funciona una empresa en su afán de cumplir con su razón por la cual funciona la empresa. ***VISIÓN*** La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro. Es el sueño de la empresa. Debe cubrir ciertas características: - ser formuladas por la alta dirección, - conocida y compartida por todos los colaboradores, - sustentarse en los valores de la organización, - ser positiva y alentadora y, lo más importante, - orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado. ***PREMISAS*** Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes. Una de las técnicas más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T (siglas en ingles). o F.O.D.A.: - fortalezas, - oportunidades, - debilidades y - amenazas. Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización que nos permite realizar un diagnóstico de la situación real de la empresa ***OBJETIVOS*** Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan básico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organización. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeación al igual que el resto de los planes. ***POLÍTICAS*** Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las políticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. ***ESTRATEGIAS*** Las estrategias indican un programa de acción y gran cantidad de recursos para alcanzar objetivos amplios. Su propósito es definir y comunicar a través de un sistema de objetivos y políticas una descripción de los que se desea que sea la empresa; guiar el pensamiento y el actual de la empresa, sin definir estrictamente el cómo debe alcanzar la empresa sus objetivos. ***PROCEDIMIENTOS*** Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción más que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a través de flujogramas. ***PROGRAMAS*** Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples, hasta programas complejos o de gran tamaño. ***REGLAS*** Constituyen la forma más simple de un plan y tienen que ver con el comportamiento solicitado a las personas. Con frecuencia suele confundirse regla con políticas o procedimientos, sin embargo, una regla requiere que se tome o no una acción determinada y especifica con respecto a determinada situación, representa una guía de la acción, pero no define la secuencia en el tiempo para que se dé un procedimiento. ***PRESUPUESTO*** Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes. PROCESO DE PLANEACIÓN --------------------- El proceso de planeación es fundamental para orientar las acciones hacia el logro de objetivos, ya sea a corto o largo plazo. He aquí las etapas básicas del proceso de planeación: ***Análisis de situación:*** En esta etapa, se recopila y estudia detalladamente la información relevante. Se consideran tanto realidades del pasado como del contexto presente, tanto internas como externas. Con base en esta exploración, se hacen previsiones de los recursos necesarios para el siguiente paso del proceso. ***Establecimiento de metas y cursos de acción alternativos:*** Las metas son los propósitos que se quieren alcanzar. Se recomienda que sigan la metodología SMART (es decir, que sean S específicas, M medibles, A alcanzables, R relevantes y T temporalmente determinadas). Los cursos de acción alternativos son un conjunto detallado de acciones para alcanzar las metas, considerando los recursos disponibles y las dificultades posibles. ***Evaluación y selección de la meta y del plan:*** En esta fase, se analizan las ventajas y resultados potenciales de cada meta y curso de acción alternativo. Se seleccionan las opciones más fundamentadas, factibles, realistas y precisas. Si se planifica considerando diferentes escenarios, se diseñan metas y planes que contemplen esos contextos específicos. ***Implementación:*** Consiste en ejecutar las tareas necesarias para alcanzar los objetivos planteados. Cada miembro del equipo u organización debe tener claro su rol, y es importante asegurarse de contar con los recursos necesarios. Atar las metas a un sistema de incentivos puede aumentar la motivación. ***Control y verificación:*** A medida que se desarrollan las actividades, se mide el desempeño para verificar si se cumplen los objetivos establecidos. **PASOS EN LA PLANEACIÓN** Los pasos de la planeación constituyen un proceso racional para el logro de los objetivos y su seguimiento se puede realizar en cualquier planeación. Los pasos pueden ser más simples y de mayor aplicabilidad dependiendo del tipo de plan, pero generalmente los ocho pasos son de aplicación general. Los pasos de la planeación constituyen un proceso racional para el logro de los objetivos y su seguimiento se puede realizar en cualquier planeación. Los pasos pueden ser más simples y de mayor aplicabilidad dependiendo del tipo de plan, pero generalmente los ocho pasos son de aplicación general. ***1. CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES*** No es estrictamente parte del proceso de planeación, advertir una oportunidad, es el punto inicial real de la planeación, "Se debe conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender porque se desea reducir la incertidumbre y saber cuáles son las expectativas de ganancias. La fijación de objetivos realista depende de este conocimiento, la *[planeación exige un diagnóstico realista de la situación de las oportunidades"]*. ***2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS*** Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada área de esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican los resultados esperados, señalan los pasos a seguir, así como su prioridad, y que se debe lograr con las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas con los que se cuenta. ***3. CONSIDERACIÓN O DESARROLLO DE PREMISAS*** Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse, de hecho, el principio básico de las premisas de planeación es "cuanto mayor sea el número de personas encargadas de la planeación que entiendan y estén de acuerdo en utilizar las premisas congruentes del proceso, tanto más coordinada será la planeación de la empresa". ***4. DETERMINACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN*** Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser la mejor. El problema no radica en encontrar alternativas sino en reducir su número para analizar las más prometedoras. ***5. EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN*** Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante una comparación entre estos y las metas antes fijadas. Ya que existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se deben analizar, en este paso de la planeación la investigación de operaciones y las técnicas matemáticas y de computación tienen su principal aplicación en la administración. ***6. SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN*** En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones, ya que el administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor. ***7. FORMACIÓN DE PLANES DERIVADOS*** Se aconseja este paso ya que muchas veces cuando se toma una decisión, la planeación está completa, por tal motivo se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico. ***8. EXPRESIÓN NUMÉRICA DE LOS PLANES A TRAVÉS DEL PRESUPUESTO*** En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan, mediante una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos. Si los presupuestos son bien elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeación. LOS NIVELES DE PLANEACIÓN DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN ---------------------------------------------------- La ***planeación estratégica*** se da dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando. La ***planeación táctica**,* suele llamarse media, se da en directivos medios. La planeación táctica presenta características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico. Es interactiva ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e interactivo con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados. La ***planeación operativa*** se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza una micro-planeación de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla acerca de la forma en que las metas tendrán que ser alcanzadas, realmente quien realiza todos los puntos de la base de la planeación se dan en el nivel más bajo que es el operacional, en gran forma influye y determina en conjunto con la planeación táctica si las cosas se dan o no. En el siguiente cuadro se puede ver una comparación entre los tipos de planeación: ---------------- ---------------------------------- ------------------------- -------------------------------------------------- **PLANEACIÓN** **CONTENIDO** **EXTINCIÓN DE TIEMPO** **AMPLITUD** Estratégico Genérico, sintético y abarcador Largo plazo Macro-orientado aborda la empresa como totalidad Táctico Menos genérico y más detallado Mediano plazo Abarca cada unidad de la empresa por separado Operacional Detallado especifico y analítico Corto plazo Abarca solo cada tarea u operación ---------------- ---------------------------------- ------------------------- -------------------------------------------------- BIBLIOGRAFÍA ------------ - Koontz, Weinrich, Administración: Una perspectiva global - Chiavenato Idalberto: Introducción a la administración - http://www.elprisma.com/apuntes/administracion\_de\_empresas/procesoadministrativo/default2.asp - http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/index.html - http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010038/index.html - https://estudyando.com/que-es-el-proceso-de-planificacion-pasos-y-concepto/ - https://economipedia.com/definiciones/proceso-de-planificacion.html - https://www.gestiopolis.com/proceso-de-planeacion-etapas/\#google\_vignette