Manual de Procedimientos SICO PDF

Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública I. INTRODUCCION Históricamente la contabilidad gubernamental del país, en su concepción clásica perseguía como propósito básico, casi excluyente, muy principalmente el suministro de información financiera consolidada por el Pode...

Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública I. INTRODUCCION Históricamente la contabilidad gubernamental del país, en su concepción clásica perseguía como propósito básico, casi excluyente, muy principalmente el suministro de información financiera consolidada por el Poder Ejecutivo para su remisión al Poder Legislativo, además de ser utilizada para la preparación de las variables económicas interanuales; y, finalmente para remitir el informe a la Contraloría General de la República. Es probable que exista alguna otra información de rasgos menos relevantes que las antecedentemente citadas. También ha resultado tradicional que la mayor parte de la información económica y financiera de las entidades del sector público sea proporcionada por la ejecución presupuestaria, constituyéndose esta como la información clave más importante, soslayando la información puramente contable referida a la posición patrimonial. Es de resaltar, entre estos 2 registros, los desbalances entre una información y otra. Sin embargo, por una parte, la mayor capacitación de los técnicos dedicados al manejo de la gestión de recursos del estado, y por la otra, del crecimiento en volumen y complejidad de las actividades y operaciones del sector público, despertó la necesidad de revisar las normas imperantes en la gestión de las finanzas públicas; y, asimismo de apurar la incorporación de tecnologías informáticas de avanzada para el registro de las operaciones vinculados al manejo de los recursos asignados al sector público. Así a partir de 1997 fue implementado el Sistema Integrado de Contabilidad –SICO-, el Sistema Integrado de Presupuesto Público – SIIP -, el Sistema Integrado de Tesoreria – SITE- como parte integrante del Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF - Paulatinamente se fueron agregando los Sistemas Integrados de Gestión de Deuda Pública – SIGADE-, de Recursos Humanos – SINARH – Estos sistemas fueron utilizados primeramente en las entidades y reparticiones de la Administración Central, el Poder Legislativo y el Poder Judicial. Desde esa fecha y hasta inicios del año 2002, se incorporaron los gobiernos departamentales, las universidades nacionales, el Consejo de la Magistratura, el Ministerio Público, Justicia Electoral y la Contraloría General de la República, entre otras. A finales del año 1999, luego de 2 años de vigencia del SIAF, se promulgó la Ley 1535 “Ley de Administración Financiera” dotándole de “personería jurídica” al citado Sistema. Resulta, además indicar que es de implementación obligatoria para las entidades y organismos del sector público, tal como se indica en los artículos 2 y 3 de la citada ley. 1  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública Ya en vigencia del Sistema Integrado y en aplicación de las definiciones de la ley 1535/99, se coordinó entre las Direcciones Generales de Contabilidad Pública y de Informática y Comunicaciones –ambas del Ministerio de Hacienda- para programar y poner en funcionamiento un único Plan de Cuentas y de sus respetivos procedimientos. En el transcurso de ese tiempo hasta finales del 2003 se han realizado modificaciones en los respectivos documentos, destacándose en su preparación la vigencia en el sector público de las normas apropiadas de contabilidad en el registro de las variables económicas, financieras y hasta administrativas referidos a las actividades y funciones públicas. Esta orientación indujo la mayor especialización del personal involucrado en la cuestión; sobre todo si el deseo de actuar con oportunidad ante los desafíos que impone la administración de los bienes públicos. Entre los procedimientos requeridos en su concepción fue la de acordar y emplear recursos para optimizar controles en la aplicación de los recursos por parte de las administraciones y sobre todo, informar de forma transparente toda aquella que relacione al manejo de los fondos, valores y bienes públicos. Debe sumarse a estos cambios, la incorporación de nuevos conceptos y una nueva cultura organizacional que conduzca al fortalecimiento de la gestión de recursos. Entendemos que los registros contables, por si solo, no constituyen la única vía para dicho cambio; también debe ser agregarse una capacitación continua como un mecanismo para el fortalecimiento institucional. También como función relevante está que los registros contables conduzcan, mediante sus procedimientos el mejor manejo de: fondos y valores; procedimientos de compras – conforme a la ley de contrataciones-; depósitos de recaudaciones en el plazo acordado en la legislación; control y custodia de los bienes patrimoniales; determinación del costo de los productos; tratamiento de las variaciones en el tipo de cambio de monedas extranjeras; entre otras informaciones consideradas como relevantes. En síntesis, la información financiera debe constituirse en una fuente de información interna y externa que posibilite un verdadero cambio en la directiva superior de la entidad, considerando sus implicancias técnicas/contable y jurídicas, así como el fomento de la rendición de cuentas, entre otras cuestiones que hacen a la transparencia y a la responsabilidad fiscal de las entidades incorporadas al SIAF. Hacia finales del año 2002, se incorporo la primera entidad descentralizada –el IPS- comprobando la efectividad del sistema en este tipo de entidades. Y, por los trabajos encarados en el año 2004 y 2005, las entidades descentralizadas están ya incorporados al SICO, por lo que la información de la situación financiera y patrimonial de las entidades puede consultarse en el Sistema Integrado sin ninguna limitación, incluyendo las sociedades anónimas con mayoría de acciones del Estado Paraguayo. 2  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública En el breve periodo de 7 años, el SIAF ha reunido en una sola base de datos a la contabilidad, al presupuesto, a la deuda pública, a los datos de los recursos humanos del sector público. De un solo “in-put”, se obtiene sin mayores dificultades la variada información consolidada de la gestión del estado en dicha materia. A esta fecha, se demuestra que el manejo de los recursos -a través del SIAF- por parte de las entidades de la administración central y algunas descentralizadas, se demuestra que el sistema se constituye en una herramienta valida para la mejor gestión de sus respectivos recursos, por la calidad y consistencia de la información proporcionada por el SIAF. 3  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública II. NORMATIVA LEGAL DEL SISTEMA INTEGRADO A. Generales Las disposiciones que rigen el funcionamiento del sistema integrado refieren a las siguientes normas: 1. La Ley 1535/99. De Administración Financiera del Estado A finales del año 1999 se sanciona la Ley 1535/99 “Administración Financiera del Estado”. Los principios consagrados en art. 2 de la Ley establecen centralización normativa y descentralización operativa, de los cuales se desprende que la contabilidad, conjuntamente con las funciones de presupuesto y tesorería, debe descentralizarse en el ámbito de unidades responsables de los organismos y entidades el Estado, constituyéndose el Ministerio de Hacienda, por medio de la Dirección General de Contabilidad Pública, en el órgano central normativo y consolidador de estados e informes financieros del sector público. 2. El Decreto 8127/00. Reglamentario de la Ley 1535/99 Este decreto establece las disposiciones legales y administrativas que reglamentan la implementación de la Ley No. 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”; y el funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF. En el se establecen las normas técnicas que regulan el funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera, en materia de: a. Presupuesto b. Inversión c. Tesorería d. Crédito y deuda pública e. Contabilidad y control. También se establece como objetivo específico, el establecimiento del marco adecuado para el gerenciamiento de los recursos asignados a los organismos y entidades del estado para el cumplimiento de sus objetivos, funciones, dentro de un marco de racionalización, que además cuente con sus propios mecanismos de evaluación y control. 3. El Decreto No. 19771 del 17 de diciembre de 2002 4  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública Ante la necesidad de actualizar y uniformar el Plan de Cuentas y los procedimientos de Contabilidad Pública, por Decreto 19771/02 se aprobó el Plan de Cuentas y el Manual de Procedimientos del Sistema Integrado de Contabilidad Pública. Lo relevante es que el artículo art. 2º de este decreto, le otorga facultades para que sucesivamente, y en el caso en que sea necesario, pueda aprobarse el Plan de Cuentas y sus procedimientos por Resolución del Ministerio de Hacienda. 4. Resolución No. 136/03 del Ministerio de Hacienda El art. 1° de esta Resolución actualiza el Plan de Cuentas y el Manual de Procedimientos del Sistema Integrado de Contabilidad Publica. Estos documentos indican la naturaleza de las cuentas y sus respectivos procedimientos que utilizan las entidades del sector público para el registro de sus operaciones. B. Específicos A partir de la vigencia de la Ley 1535/99 y el decreto reglamentario 8127/00, emerge una nueva visión y orientación de la contabilidad pública. Por lo importante, parece oportuno, realizar un recuento de algunas definiciones y objetivos de la Ley en materia de la gestión eminentemente contable. 1. Definición e implantación del Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF- El art. 54 de la Ley 1535/99 define al sistema integrado como el conjunto de principios, normas, procedimientos técnicos y documentos destinados a recopilar, valuar, procesar, registrar controlar e informar todos los ingresos, gastos, costos y otros hechos económicos que afectan a los organismos y entidades del estado. 2. Exigibilidad de la normativa contable 5  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública Brevemente se expone las precisiones que establece las disposiciones legales que le son específicas a la materia contable: a. El art. 78 de la Ley 1535/99 establece que la D.G.C.P. tendrá a su cargo el estudio y la aplicación de sistemas y procedimientos relativos a la contabilidad pública, la preparación de balances e informes financieros consolidados, la asistencia técnica y la supervisión del funcionamiento de las unidades institucionales de contabilidad. b. El art. 2º del Decreto No. 19771/02 faculta al Ministerio de Hacienda a actualizar por Resolución Ministerial el Plan de Cuentas y el Manual de Procedimientos. c. Las normas y procedimientos contables que regulan el sistema de contabilidad gubernamental deben ser aplicados en forma uniforme, consistente, integrada y funcionará sobre la base de la descentralización operativa de los registros y la consolidación central en estados e informes financieros de carácter general. Se fundamenta esta apreciación en la interpretación del art. 55 de la Ley 1535/99, advirtiendo, además, que será integral y aplicable a todos los organismos y entidades del estado identificadas en el art. 3º de la citada Ley. En síntesis, lo enunciado en los numerales precitados infiere que la D.G.C.P., a través del Ministerio de Hacienda, se constituye en el organismo del estado de establecer la normativa contable, primeramente fundado en las leyes aplicables; y, complementariamente por la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados. 3. Objetivos del Sistema Integrado Corresponden a sus objetivos: a. Objetivo General La ultima parte del art. 54 de la precitada Ley 1535 establece que el objetivo fundamental del sistema consiste en producir información de la gestión presupuestaria, financiera y patrimonial que sirva para apoyar la toma de decisiones de las autoridades responsables de la gestión pública y las acciones de control y auditoría gubernamental; y para dar a conocer al Congreso, a otras autoridades del Estado y a terceros interesados, el resultado alcanzado en la obtención y empleo de recursos públicos en función de los objetivos y metas predeterminadas. b. Objetivos Específicos 6  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública Se identificarán como objetivos específicos del sistema, además de los ya indicados como generales, principalmente, los siguientes: i. Asegurar información confiable con la oportunidad de optar la mejor alternativa y encaminar medidas correctivas conducentes al logro de los resultados esperados. ii. Integrar los sistemas presupuestarios, de tesorerías, de crédito público y otros que conforman la administración financiera. iii. Descentralizar las funciones de contabilidad en cada unidad financiera institucional. iv. Establecer un marco doctrinario y normativo sustentado en la aplicación de los principios de contabilidad y de normas apropiadas de contabilidad en el sector público. v. Facilitar el control de las operaciones y la simplificación de los procedimientos contables-administrativos. vi. Evitar la duplicación de registros contables y presupuestarios, constituyendo una misma base de datos evitando la dispersión de esfuerzos en una misma entidad. 7  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública III. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONES A. Centralización y descentralización de la unidad contable En el aspecto filosófico, los conceptos de centralización y descentralización no son contrapuestos, sino más bien complementarios. En un sistema adecuadamente estructurado es necesario lograr un adecuado equilibrio entre las funciones que deben estar centralizados y aquellas que deben estar descentralizadas. Conceptualmente, el sistema integrado de administración financiera visualiza en la centralización la de dar orientación e integrar, de establecer políticas, normas y procedimientos, entre otras. La descentralización se basa, a su vez, en que la administración de los mismos debe ejecutarse en cada una de las instituciones públicas. 1. Centralización normativa En términos concretos, resumidamente implica la: a. Definición de políticas generales que enmarquen el funcionamiento de cada uno de ellos. b. Elaboración y aplicación de normas, metodología y procedimientos generales y comunes que regulen la operación de cada sistema, sin perjuicio de las adaptaciones que deban realizarse, de acuerdo a las características particulares y especificaciones de los distintos tipos de organismos públicos. Las normas, metodológicas y procedimientos a diseñarse para cada sistema deben considerar, a su vez, las características y contenidos de las diseñadas para los otros sistemas. 2. Descentralización operativa Implica que el sistema esta siendo operado por los propios organismos y entidades del estado sobre la base de la centralización normativa. Esta función, de centralización, es privativa de la Dirección General de Contabilidad Publica –DGCP- en el ámbito de las atribuciones que le confiere la Ley en materia de sistemas y procedimientos contables. El mayor o menor grado de descentralización estará vinculado tanto al marco político, jurídico y administrativo y/o a las mayores o menores capacidades administrativa de gestión de los diversos organismos y entidades del estado como a las características especificas de cada uno de los diversos sistemas. 8  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública La unidad contable institucional opera el sistema descentralizadamente y en su conjunto forma una unidad de administración financiera. Esta descentralización determina la formación de dos tipos de unidades contables: (i) la unidad contable operativa y (ii) la unidad consolidadora. a. La unidad contable operativa. Esta tiene por funciones recopilar, registrar e informar las operaciones económicas - financieras de una unidad financiera a la cual pertenece. Representa el origen o fuente más cercana a donde se producen las transacciones destinadas a la obtención y aplicación de los recursos en conformidad con los objetivos, metas y funciones que deban realizarse; en tanto que b. La unidad contable consolidadora. Tiene por funciones, aunque parecida a la anterior, de registrar, consolidar, e informar las operaciones que muestran la gestión presupuestaria, financiera, económica y patrimonial de una o más unidades operativas de cada entidad. Constituye un nivel de síntesis o de consolidación de las operaciones de las unidades contables existentes. La unidad contable institucional deberá informar a la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda del movimiento financiero institucional de acuerdo a los plazos y modalidades que establezca la normativa aplicable al efecto. B. Criterios metodológicos básicos del sistema La utilización de la Teoría General de Sistemas es el sustento metodológico que enmarca y orienta los planteamientos conceptuales y operacionales que se presentan sobre la reforma de la administración financiera en general y de cada uno de los sistemas. Además de los tradicionales conceptos de insumo o entrada, producto o salida, proceso y retroalimentación, la teoría del sistema brinda dos aportes básicos esenciales: la interrelación de sistemas y los criterios ya definidos en el apartado anterior referidos a la centralización normativa y descentralización operativa. Estos dos aportes de la teoría, llevados al campo específico del sistema integrado de administración financiera señalado en la Ley 1535/99, permiten fijar los siguientes criterios básicos de diseño: 1. Está concebido como conjunto de sistemas interrelacionados; y, 2. En el funcionamiento de cada sistema componente existirá una clara diferenciación entre las áreas centralizadas y descentralizadas. 9  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública C. Interrelaciones con los Sistemas de Administración Financiera Está plenamente demostrado la estrecha relación existente entre los sistemas que integran la administración financiera del sector público. El funcionamiento eficaz y eficiente depende justamente de la vinculación existente en ellos. Es de afirmar, que no pueden actuar disociada o separadamente uno del otro sistema, por lo tanto, las características con que se desarrolle o se encare la reforma de uno de ellos, condicionan necesariamente a los restantes. Cuando referimos a “sistemas”, deben entenderse al SICO, SITE, SIGADE, SIIP, SINARH y SABYS. La reciente experiencia de reformas en el sistema de contabilidad, migración de datos por cambio en el Plan de Cuentas a inicios del presente año 2004, demuestra que, para lograr un cambio efectivo es necesario integrar los esfuerzos para que los cambios sean proyectados tomados en su conjunto, partiendo de las normas, su metodología y sus procedimientos. De este modo, además de responder a las necesidades propias de ese sistema, visualiza la interrelación con las restantes. Insistimos, la interrelación de la metodología, normas y procedimiento es un requisito necesario e imprescindible para el desarrollo armónico de sistemas integrados de información del sector público. Las decisiones de cambio que apuntan en esa dirección, facilitan obtener posteriormente informaciones oportunas, pertinentes y fidedignas. Es de suponer, sobre los fundamentos indicados precedentemente, que las entidades y organismos del sector público aun no vinculadas al SIAF, vayan abandonando el perfeccionamiento de sus propios sistemas de información que tal vez le sean específicos a sus necesidades pero que no se encuentren relacionados entre sí. Y, por el contrario fijen sus objetivos en implementar el sistema integrado de administración financiera, hecho este que posibilitaría utilizar sus recursos de manera más efectiva, ya que evitaría la duplicación de archivos y registros, y solucionar progresivamente la debilidad recurrente de las entidades de la no-conciliación de registros contables y presupuestarios, por citar algunos. 10  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública IV. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD. MARCO DOCTRINARIO Y FILOSÓFICO DEL SISTEMA A. Generalidades El sistema de contabilidad gubernamental esta conformado por un conjunto de elementos doctrinarios y formales. Estos elementos doctrinarios son: (i) los principios y las normas, (ii) el plan de cuentas; y, (iii) sus procedimientos. Los elementos formales son los (i) formularios, (ii) registros y medios de procesamiento. A continuación se definen los principios, las normas generales y especificas que se aplica en el sistema de contabilidad gubernamental. B. Principios de contabilidad 1. Entidad Contable Cada organismo público que administre recursos del Estado, constituye una unidad contable independiente con derechos, atribuciones y deberes propios, los que en conjunto conforman el ente contable de los organismos y entidades del estado. 2. Bienes Económicos La contabilidad reconoce todos los recursos y obligaciones susceptibles de valuar en términos monetarios. La monda de registro de las transacciones o eventos económicos que ingresan al proceso contable, debe ser la moneda de curso legal Guaraníes. 3. Moneda como unidad de medida La contabilidad mide las operaciones en términos monetarios, reduciendo componentes heterogéneos a una expresión común. 4. Devengado La contabilidad registra todos los recursos y obligaciones en el momento que se generen, independientemente de que éstos hayan sido o no percibidos o pagados. 11  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública 5. Realización La contabilidad reconoce los resultados económicos sólo cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o práctica comercial que le es aplicable y, al mismo tiempo, se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a dicha operación. 6. Costo como base de valuación La contabilidad registra las operaciones sobre la base del valor de costo de adquisición, producción o canje, salvo en el caso que determinadas circunstancias justifiquen la aplicación de otro criterio de valuación. 7. Dualidad económica La contabilidad reconoce como método de registro la partida doble. 8. Entidad en marcha La contabilidad proporciona información de entes económicos cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura, por lo que las cifras resultantes del proceso contable no están referidas a valores estimados de realización, salvo indicación expresa en contrario. 9. Período contable Con el objeto de conocer periódicamente el resultado de la gestión presupuestaria y financiera y económica, y efectuar comparaciones válidas, entre dos o más ejercicios contables, el ejercicio económico-financiero se inicia el 1 de enero cada año y transcurre hasta el 31 de diciembre de ese mismo año. 10. Criterio Prudencial La contabilidad requiere para la medición de los recursos y obligaciones que se incorporen estimaciones que permitan distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades, lo cual involucra que ante dos o más alternativas debe optarse por la más conservadora. Los criterios que se adopten deben ser suficientemente comportables para permitir un entendimiento claro del razonamiento aplicado. 11. Significación e importancia 12  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública En la contabilidad para ponderar la correcta aplicación de los principios y normas, se debe actuar con sentido práctico, siempre y cuando no se distorsione el cuadro general de la información. 12. Objetividad La contabilidad reconoce los cambios que se producen en los recursos y obligaciones en la medida que sea posible de cuantificarlos objetivamente. 13. Exposición Los estados contables deben contener toda la información necesaria para una adecuada interpretación de las situaciones presupuestaria, financiera y económica de las entidades y organismos del estado. 14. Equidad Los principios de contabilidad deben aplicarse con imparcialidad, de tal modo que toda la información que fluya del proceso contable, refleje razonable y equitativamente los legítimos derechos de los distintos sectores interesados. 13  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública V. LAS NORMAS CONTABLES Y LA LEGISLACION NACIONAL A. Consideraciones a las Normas La uniformidad de las normas contables y la armonización de la actuación profesional de los contadores, mas copiosamente en el sector privado que el público, han constituido los principales objetivos de los organismos profesionales, sean estas de carácter mundial, continental, regional o nacional. El camino recorrido, principalmente en los últimos tiempos, esta dando sus logros, pudiendo considerarse satisfactorios si esto lo entendemos juzgando la uniformidad en la exposición y la nomenclatura del plan de cuentas utilizada en los estados contables. Sin embargo, la mayor capacitación de los profesionales en el sector público, agregado a la automatización de los registros por la utilización de sistemas y equipos electrónicos, supone en el corto plazo, adoptar las nuevas tendencias, de normas apropiadas de contabilidad y la aplicación de sistemas contables que incluya también a la contabilidad gerencial y/o de costos. La tendencia hacia la uniformidad se ha manifestado principalmente en los siguientes aspectos: (i) normas de contabilidad; (ii) normas de auditoria; (iii) formación profesional; y (iv) ética y ejercicio profesional. Esta tendencia es propiciada en sentido general, quedando a cargo de cada país la responsabilidad de adaptar esas normas o principios generales a sus respectivas realidades nacionales. Respecto de (i) el presente trabajo de consultoría supone adoptar la clasificación señalada en el marco de conceptos de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´s) interpretando la ultima parte del art. 55 de la 1535/99 cuando señala, respecto de la contabilidad pública, que complementariamente se regirá por la aplicación de principios de contabilidad generalmente aceptados. Resulta entonces impostergable adaptar las actividades públicas, en materia de la utilización y registro de los recursos públicos, a esas normas. Esta es la orientación que se tuvo al proyectar el Plan de Cuentas aprobado y su correspondiente manual de procedimientos. Durante la realización del presente trabajo de consultoría se procedió al estudio, en lo que es pertinente al presente estudio de consultoría, de la realidad de (i) las empresas públicas y (ii) las entidades financieras, ambos grupos del sector público, evidenciándose que las que se agrupan en esta ultima, deben ajustarse sus operaciones y registros a la que se indica a través de la Superintendencia de Bancos, conforme a las atribuciones que le otorga la Ley 861 General de Bancos, Financieras y de Crédito. Sin embargo, el factor común entre las entidades que conforman el sector público – art. 3° de la Ley 1535/99 - es que todas, sin ninguna excepción, deben aplicar complementariamente las normas apropiadas de contabilidad, es de suponer, como condición de que los estados financieros que se emitan, se constituya razonable y suficientemente un elemento sustantivo de modo que la información obtenida estimule en optar la mejor decisión de índole administrativa, financiera y económica. Idéntica situación se da en las entidades de la Administración Central. 14  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública B. Características cualitativas de los Estados Financieros del Sector Público Con la fundamentación anteindicado en el numeral A anterior se aguarda que los estados contables del sector público reúnan las siguientes características: 1. Que sea comprensivo Una cualidad esencial de la información proporcionada en los estados financieros es que sea claramente comprensible, de fácil lectura e interpretación, por parte de los usuarios de información contable, tales como el gobierno, el público, las entidades financieras, los administradores y los directivos de las organizaciones. Por ello se tuvo en cuenta, en el momento de la preparación del Plan de Cuentas armonizado, el adoptar términos contables apropiados, nomenclaturas convencionales, de fácil lectura y comprensibibilidad. Además, convenientemente clasificados en acuerdo a las normas contables apropiadas para el sector público. 2. Que sea relevante Las normas contables señalan que para que sea útil la información, esta debe ser relevante y conducente para tomar decisiones por parte de los usuarios de la misma. La información para que sea relevante debe marcar la tendencia de la situación financiera, económica o administrativa y que se constituya en una instancia valida para proponer cambios o en la forma de su exposición o la valuación que se lo asigne, por citar algunos criterios. Además, la información que se provee es considerada importante cuando influye o pueda influir en las decisiones por parte de los directivos de las entidades. La importancia depende del tamaño de la partida o del error juzgado en las circunstancias particulares de su omisión o su presentación equivocada. La preparación del Plan de Cuentas esta orientado de modo que la información que provea los registros contables esta presentado de forma sintética y razonable y refleje la situación patrimonial y económica de la entidad. Se busca conocer, por ejemplo; cuanto dinero posee y en que tipo de moneda, que nivel de activo fijo es utilizado administrativamente o en la producción de bienes, la cuantía de cuentas por cobrar a corto plazo o a pagar de corto plazo, informaciones estas útiles para la preparación de los planes de caja o la simple estructura que conforma el costo de producción o fabricación, de importaciones de materia prima o de activos, entre otros. 3. Que sea confiable 15  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública Las normas contables establecen que para que una información sea útil debe también ser confiable. La información posee la característica de confiabilidad cuando (i) se encuentre libre de errores y sesgos importantes; y, (ii) cuando los usuarios pueden confiar en la misma para representar verazmente lo que pretende o lo que puede esperarse razonablemente represente. También la información puede ser relevante, pero tan poco confiable en su naturaleza o representación, que por su reconocimiento puede provocar errores potenciales. Por ejemplo, la determinación de las previsiones por imperio de la reclamación por daños por vía legal en disputa, podría resultar poco apropiada para la empresa el reconocer el importe total de la reclamación en el balance general identificando al reclamante, sin embargo puede ser atinente el hecho de revelar el importe mediante la constitución de las previsiones por montos razonables y las circunstancias de la reclamación. Asimismo, para ser confiable, la información debe representar: a. Fidedignamente las transacciones y otros eventos que represente o que se espera representen. Por ejemplo un balance general debe presentar fidedignamente las transacciones y otros eventos que generen activos, pasivos y capital de la empresa a la fecha informante en que se cumpla el criterio de reconocimiento. b. Debe ser neutral, es decir libre de sesgos. Los estados financieros no serán neutrales si vía selección o presentación de la información, se influencia la toma de decisiones o el juicio a fin de lograr un resultado predeterminado. Los encargados de preparar los estados financieros deben enfrentarse a las incertidumbres que inevitablemente rodean a ciertos eventos y circunstancias, tales como la cobrabilidad de cuentas de cobro dudoso (prudencia) –su consecuencia de constitución de previsiones-, la vida útil probable de la planta y equipo, y el numero de reclamaciones por concepto de garantías que puedan ocurrir. Dichas incertidumbres deben ser reconocidas mediante la revelación de su naturaleza o alcance, y por el ejercicio de la prudencia en la preparación de estados financieros. La Prudencia se relaciona con la inclusión de cierto grado de precaución en el ejercicio de los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, tales como la no sobrevaluación de activos e ingresos, y la no subvaluación de pasivos y gastos. 16  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública 4. Que sea comparable A fin de identificar las tendencias en la posición financiera y en los resultados de la misma, los estados financieros deben permitir su comparabilidad. Quienes preparen la información contable de las entidades y organismos del sector publico deben ser capaces de su preparación entre un ejercicio y otro de modo que aquellos usuarios puedan comparar os estados financieros en diferentes fechas, con el objeto de evaluar su posición financiera, resultados y cambios en la posición financiera. Por otra parte la medición y revelación de los efectos financieros de transacciones y otros eventos, deben ser registradas e interpretadas de una manera consistente en toda la empresa y a través del tiempo. Ello será posible siempre que las bases y características sean similares en una misma entidad. Otra de la característica importante es el de la compatibilidad. Los usuarios deben encontrarse responsablemente informados acerca de las políticas contables empleadas en la preparación de estados financieros; y, sobre todo de los cambios en tales políticas y los efectos que pudieran ocasionar dichos cambios. Por lo expuesto nos parece oportuno rescatar que el articulo 58 de la Ley 1535/99, concomitante con el Decreto 8127/00, le esta facultado al Poder Ejecutivo determinar la estructura de las cuentas del Sistema de Contabilidad Pública, así como de uniformar las normativas que fueren necesarias para la correcta interpretación, aplicación, control, registro, análisis y consolidación de los procesos que hacen a la contabilidad publica. 17  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública VI. EL PLAN DE CUENTAS DEL SECTOR PÚBLICO A. Introducción El Plan de Cuentas armonizado y vigente en el sector público constituye el principal instrumento del sistema integrado de contabilidad para registrar y controlar las operaciones financieras y económicas de las entidades. Las clasificaciones y definiciones del referido plan, están formuladas en conformidad a criterios técnicos basados en las normas internacionales del sector público –NICSP- Permite generar información sobre la estructura patrimonial, derechos y obligaciones, origen y aplicación de los recursos. Como información también relevante puede obtenerse la información analítica de la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos. Además, clasifica operaciones relacionada con la tesorería, inversiones financieras, bienes de uso, proyectos de inversión, deuda pública clasificada por tipo de moneda de corto y largo plazo, de los costos; entre otras. Estas informaciones tan necesarias para la planificación del flujo de caja o el plan de caja; o, no menos importantes del grado de cumplimiento de la Ley de Contrataciones Públicas. Con relación a esta última norma, se espera que los registros contables se constituyan en un instrumento eficaz del control en el cumplimiento de dicha disposición. B. Características Generales Entre las características principales del sistema propuesto es la integración de los datos por su vinculación con otros sistemas. Resulta, sin embargo, señalar como la más “integral” la que se relaciona con el ciclo de la ejecución presupuestaria de ingresos y de gastos. Es decir, mediante la utilización de herramientas computacionales “concertar” el clasificador presupuestario con los conceptos contables adoptados y que una misma fuente documental actualice los registros relacionados entre sí. En el numeral V.B antecedente se mencionaron las características que genéricamente deben reunir los estados contables de acuerdo a las normas contables apropiadas y muy especialmente la regulación respecto de esta cuestión. Con especial atención a dichas características, seguidamente se presentan las características que se tuvieron en cuenta en el momento de la preparación armonizada del plan de cuentas propuesto y los conceptos convencionales en la profesión contable. 18  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública 1. Característica normativa del Plan de Cuentas A los efectos de internalizar de la mejor forma posible la definición señalada en el articulo 1° de la Ley 1535/99, cuando advierte que el SIAF es un conjunto de sistemas, las normas básicas y los procedimientos administrativos a los que se ajustarán sus distintos organismos y dependencias para programar, gestionar, registrar, controlar y evaluar los ingresos y el destino de los fondos públicos, la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda, de acuerdo con las atribuciones que le confiere el art. 78 de la Ley 1535/99, emite normas básicas y procedimientos administrativos a los que se ajustan los distintos organismos y dependencias para programar, gestionar, registrar, controlar y evaluar los ingresos y el destino de los recursos públicos. De la fundamentación ante indicada, la DGCP, se constituye en el único organismo facultado para crear, modificar, eliminar y conceptualizar los distintos conceptos en la estructura del plan de cuentas y de sus procedimientos. Finalmente, en la aplicación de esta norma, técnicamente es atribución de la DGCP atender todo lo que se relaciona con los aspectos que refieran a la contabilidad de las entidades del sector público. 2. Presentación veraz de la información financiera El Plan de Cuentas orienta la exposición de información veraz de los resultados y cambios en la posición financiera de los organismos y entidades del sector público. Es de esperar que las entidades apuren la tarea de exponer los hechos económicos sobre bases de características indicadas en el numeral V.B 3. Propósito de los Estados Financieros Los estados financieros apuntan a proporcionar información oportuna para la toma de decisiones económicas. La propia Ley 1535/99 en el art. 54 establece que la contabilidad pública deberá recopilar, evaluar, procesar, registrar, controlar e informar sobre todos los ingresos, gastos, costos, patrimonio y otros hechos económicos que afecten a los organismos y entidades del estado. La información de la contabilidad sobre la gestión financiera, económica y patrimonial tendrá por objeto: a. Apoyar la toma de decisiones de las autoridades responsables de la gestión financiera y las acciones de control y auditoria. b. Facilitar la preparación de estadísticas de las Finanzas Públicas, de las Cuentas Nacionales, y demás informaciones inherentes; y, c. Cumplir con los requisitos constitucionales de rendición de cuentas. 4. Sub Sistema de Contabilidad de Costos 19  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública El Plan de Cuentas, como hecho nuevo permite incorporar “sub-sistema de contabilidad de costos”. La propuesta en este sentido orienta en conocer la asignación de gastos y costos incurridos, por “centros de costos”. Esta posibilidad permitirá conocer la cuantía de recursos destinados y/o aplicados o por producto o por departamento o de la forma deseada. Esto facilitaría en obtener finalmente, la relación de costo beneficio y/o aplicar criterios de indicadores de gestión para medir la eficiencia en el uso de los recursos, en fin todo aquello que resulte conveniente para la planificación, programación y presupuestación de las actividades por áreas. De hecho que la contabilidad de costos permite identificar o asociar la inversión por centros de costos, constituye la base principal para la preparación del presupuesto base cero. 5. Clasificación general de los Estados Contables Parte de la clasificación universal. Brevemente tienen el significado de: a. Los activos constituyen todas las partidas de un balance que indican recursos o propiedades de una persona u organización. b. Los pasivos corresponden a deudas por derechos de terceros respecto de la entidad. c. El patrimonio corresponde a los derechos de las entidades y organismos del Estado sobre el total del Activo. Se determina técnicamente como diferencia entre el total de los activos y el total de los pasivos. d. Gastos de gestión incluyen las erogaciones, de cualquier naturaleza en que han incurrido los organismos y entidades del estado. Además, del consumo de activos por venta de los mismos –costos de productos vendidos-. Técnicamente, los gastos constituyen variaciones negativas brutas del patrimonio. e. Los ingresos de gestión representan el origen de los recursos generados por los organismos y entidades del estado. Técnicamente los ingresos constituyen variaciones positivas brutas del patrimonio. 6. Consolidación de las cuentas públicas 20  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública El Plan de Cuentas está orientado de modo a que la consolidación de las operaciones y la presentación de informes del sector publico sea realizada al nivel de Titulo, Grupo, Sub Grupo y Cuenta. Por la operatoria del sistema pueden ser imputables a partir de niveles inferiores de esta última agrupación, pudiendo subdividirse hasta los niveles de subcuentas, analíticos 1 y 2, respectivamente. 7. Codificación del sistema respecto del Plan de Cuentas Con el objeto de satisfacer los requerimientos de información de los distintos niveles de la administración, el plan de cuentas tiene un orden de clasificación decreciente de acuerdo a la codificación abajo indicada. Los ejemplos que se incluyen orientan a la mejor interpretación. a. Título Nivel superior de agrupación de los componentes básicos de la contabilidad que se identifica con un dígito. Ejemplo: 2 Activo. b. Grupo Desagregación del título que se identifica con 2 dígitos. Ejemplo: 2.1. Activo. Circulante. c. Sub-grupo Subdivisión del grupo que se identifica con 3 dígitos. Ejemplo: 2.1.1. Activo. Circulante. Disponibles. d. Cuenta Concepto principal y específico que agrupa transacciones o hechos económicos de una misma naturaleza, afines o similares. Se identifica con cinco dígitos. Ejemplo: 2.1.1.01. Activo. Circulante. Disponibles. Caja. En ningún caso hasta este nivel (Titulo, Grupo, Sub Grupo y Cuenta) puede ser imputable. e. Subcuenta Subdivisión de la cuenta que se identifica con siete dígitos. Ejemplo: 2.1.1.01.01 Activo. Circulante. Disponibles. Caja. Tesoro Nacional. 21  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública A partir de las subcuentas, cada entidad tiene la característica de adoptar su propia clasificación. Además, la operatoria del sistema condiciona la habilitación necesariamente a partir de sub cuentas para que pueda ser “imputable” afectando a niveles superiores.. La elección de esta opción queda a criterio de la entidad. f. Analítico 1 Constituye el nivel de registro auxiliar que se integran a las subcuentas correspondientes y así sucesivamente mediante la asociación de códigos (interfaces computaciones). Ejemplo: 2.1.1.01.01.01. Activo. Circulante. Disponibles. Caja. Tesoro Nacional. Fondo Fijo. g. Analítico 2 Constituye la mayor expresión de análisis o desagregación posible. Integra la cadena respondiendo al analítico 1 y sub cuenta y así sucesivamente. Permite identificar, en el plan de cuentas propuesto, por ejemplo, los registros de movimiento de fondos identificando la repartición o el funcionario responsable del manejo de fondos asignados a su custodia. Ejemplo: 2.1.1.01.01.01.001 Activo. Circulante. Disponibles. Caja. Tesoro Nacional. Fondo Fijo. Dpto. de Almacenes. 8. Identificación del tipo de cuenta Se propone identificar el dígito inicial que identifica a cada grupo del Plan de Cuentas. Es la siguiente: Denominación Dígito denominador Activo 2 Pasivo 4 Patrimonio 8 Gastos de Gestión 3 Ingresos de Gestión 5 Cuentas de Orden 9 9. Rango y nivel de agrupación 22  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública La clasificación y significado indicado en el numeral 7 de esta misma sección, el sistema opera de la siguiente forma: Nivel de agrupación Cantidad de dígitos Ejemplo Nombre del registro Titulo Del 1 al 9 2 Activo Grupo Del 1 al 9 1 Corriente Sub Grupo Del 1 al 9 01 Disponible Cuenta Del 1 a 99 04 Banco Sub Cuenta Del 1 a 99 02 Cuenta de Tesorería Analítico 1 Del 1 a 99 01 BCP Analítico 2 De1 1 a 999 001 Cuenta No. 420 El ejemplo de arriba es meramente enunciativo. 10. Registros no Presupuestarios Los movimientos que impliquen aumentos o disminuciones de fondos que no afecten la ejecución presupuestaria, por no representar ingresos por ventas o egresos por gastos, deben registrarse utilizando otras cuentas distintas a las cuentas de enlace con la ejecución del presupuesto. Algunos ejemplos son remesas de fondos, diferencias en cambio, depreciación, previsiones, entre otros. 11. Regularizaciones por errores u omisiones Las regularizaciones que se efectúen por efecto de errores u omisiones, deberán contabilizarse e informarse en el mes en que se comprueben dichas situaciones. 12. Uso de las cuentas de orden Las operaciones que reflejan eventuales responsabilidades o derechos por compromisos y garantías, que no afectan la estructura patrimonial, deben registrarse en las cuentas de orden establecidas en el plan de cuentas. 13. Estructuración de sistemas contables institucionales Los sistemas contables institucionales deberán establecerse en acuerdo a la determinación de las autoridades y/o las disposiciones legales, sin dejar de apartarse al marco establecido en este presente manual. 23  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública VII. INTEGRACION CONTABLE Y PRESUPUESTARIA Cuando ocurren transacciones financieras, debe necesariamente tener intervención de ejecución presupuestaria relativos a ingresos y gastos. Estos hechos revisten particular importancia, por cuanto que el análisis fundado de cada parte –ingresos y gastos- A. Ejecución presupuestaria del Ingreso. Conceptualización 1. Principio de disponibilidad Parece oportuno hacer una breve síntesis de la legislación nacional que apunta a conceptualizar al ingreso presupuestario. Efectivamente, el art. 9 de la misma Ley, determina que para la estimación del presupuesto debe fundarse sobre el principio de disponibilidad, es decir, recursos sin ninguna limitación en cuanto al uso de los mismos. No indica que se constituye recursos de percepciones en ejercicios siguientes al actual. La vigencia del art. 24 del Dto. 8127 –reglamentario de la 1535/99-, establece en el inc. a) que los ingresos se estimarán sobre la base del principio de valores efectivos o recaudados. El mismo art. 40 del precitado decreto establece - inciso e- todos los recursos recaudados o percibidos durante el año calendario se considerarán ingresos del ejercicio fiscal vigente, independientemente de la fecha en que se hubiere originado la liquidación, determinación o derecho del cobro del tributo. 2. Recaudación efectiva. Ejecución del presupuesto de ingreso Refuerza la tesis de que se considera ingreso “ejecutado” cuando damos una lectura interpretativa del art. 12 de la 1535 cuando señala en el inciso (a) que el presupuesto de ingresos debe entenderse como la recaudación efectiva de impuestos, tasas, contribuciones, ventas de bienes y servicios, entre otros, que se estime recaudar durante todo el año. La misma Ley, art. 13 inciso a) establece que la programación de ingresos será la estimación de los recursos que se recaudarán durante el ejercicio fiscal. El art. 22 de la Ley 1535/99 establece que las etapas de ejecución del presupuesto de ingreso constan de la etapa de (i) liquidación donde se identifica la fuente y la cuantificación económico-financiera del monto del recurso a percibir; y, (ii) la recaudación o percepción efectiva del recuso originado en un ingreso devengado y liquidado. 24  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública En su aspecto practico, se “ejecuta” el ingreso presupuestario en sus instancias de liquidación y recaudación - devengado y percibido - al operar la cuenta 212 Cuentas por Cobrar Deudores Presupuestarios, registro este que adopta idéntica nomenclatura del clasificador presupuestario vigente para el sector público y asociado entre los registros contables y presupuestarios, técnicamente incluidos en una misma base de datos. 3. Contabilización del Ingreso Lo antecedentemente expuesto nos permite sugerir la contabilización de los ingresos como Deudores Presupuestarios -cuenta enlace entre la contabilidad y el presupuesto-, en el momento de la percepción, con la previa liquidación del mismo, atendiendo la vigencia del art. 22 de la Ley 1535 que exige las etapas de liquidación y recaudación para la ejecución del presupuesto de ingresos. El art. 55 establece que la contabilidad, un segmento de la misma constituye el proceso de ingresos, se basará en valores devengados o causados. De este modo, para que sea considerado como ingreso del año, debe necesariamente “liquidarse” como procedimiento previo de percepción, atendiendo la fundamentación del art. que el art. 40 del Decreto 8127/00 inc. (e) cuando se establece que “todos los recursos recaudados o percibidos durante el año calendario se considerarán ingresos del ejercicio fiscal vigente, independiente de la fecha en que se hubiere originado la liquidación, determinación o derecho de cobro del tributo”. 4. Registro Contable de la obligación del Ingreso o Ingresos Devengados Las unidades de Administración y Finanzas o las sub unidades, deberán efectuar diariamente el registro contable de las operaciones derivadas del ingreso de recursos provenientes del tesoro o de la recaudación de ingresos propios, previo análisis de consistencia y validación documental, de conformidad con las normas establecidas por la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda. En esta etapa se registran todas las operaciones que dan origen a un derecho a percibir un recurso conforme a las disposiciones legales reguladas al efecto. 25  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública En la etapa de registración debe tenerse en cuenta las equivalencias del clasificador presupuestario y las cuentas contables del ingreso. La gráfica que sigue hace notar las equivalencias entre los registros contables y presupuestarios: CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO PLAN CONTABLE Código Denominación Código Denominación 110000 Ingresos Tributarios 212.11 D.P. por Ingresos Tributarios 120000 Contribuciones a la Seg. Social 212.12 D.P. por Contrib.a la Seg. Social 130000 Ingresos no Tributarios 212.13 D.P. por Ingresos no Tributarios D.P. por Vta. de B. y Serv. de Adm. 140000 Vta. De B. y Servicios de las Adm. Públicas 212.14 Pub. 150000 Transferencias Corrientes 212.15 D.P. por Transferencias Corrientes 160000 Rentas de la Propiedad 212.16 D.P. por Rentas de la Propiedad 170000 Ing. De Operación (Empresarial y Financiero) 212.17 D.P. por Ing. De Op. (Empres. y Finan.) 180000 Donaciones Corrientes 212.18 D.P. por Donaciones Corrientes 190000 Otros Recursos Corrientes 212.19 D.P. por Otros Recursos Corrientes 210000 Venta de Activos 212.21 D.P. por Ventas de Activos 220000 Transferencias de Capital 212.22 D.P. por Transferencias de Capital 230000 Donaciones de Capital 212.23 D.P. por Donaciones de Capital 240000 Disminución de la Inv. Financiera 212.24 D.P. por Dismin. De la Inv. Financ. 290000 Otros Recursos de Capital 212.29 D.P. por Otros Recursos de Capital 310000 Endeudamiento Interno 212.31 D.P. por Endeudamiento Interno 320000 Endeudamiento Externo 212.32 D.P. por Endeudamiento Externo 330000 Recuperación de Prestamos 212.33 D.P. por Recuperación de Prestamos 340000 Saldo Inicial de Caja 212.34 D.P. por Saldo Inicial de Caja B. Ejecución presupuestaria de los Gastos El art. 22 de la Ley 1535/99 establece las (3) etapas de ejecución del presupuesto, iniciándose con la (i) previsión cuando se asigna en forma especifica el crédito presupuestario, (ii) obligación cuando ocurre el compromiso de pago originado en un vinculo jurídico financiero entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica; y, finalmente la etapa del (iii) pago o egreso cuando se da cumplimiento parcial o total de las obligaciones previamente constituidas como tales. No debe obviarse el mandato de la Ley cuando establece que la obligación debe ser simultaneo a la incorporación de bienes y servicios, por en cuanto la etapa de obligación no debe soslayar la recepción del bien o la prestación del servicio. 1. Aspectos que deben tenerse en cuenta para el registro del egreso 26  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública a. Comprobantes de Egresos Todas las operaciones de egresos o pago constituyen ejecución presupuestaria con impacto simultaneo en la contabilidad y en el presupuesto. Deberán ser registradas mediante un documento denominado comprobante de Egresos, del cual se generará un asiento contable por partida doble afectando sistemáticamente a los registros de diario, mayor, balance de sumas y saldos. b. Registro Contable de las Obligaciones Las unidades de Administración y Finanzas o las sub unidades, deberán efectuar diariamente el registro contable de los egresos derivados de la ejecución presupuestaria, previo análisis de consistencia y validación documental de conformidad con las normas establecidas por la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda. Técnicamente se opera la ejecución del presupuesto de gastos cuando se “carga” a la cuenta contable 411 Cuentas Por Pagar – Acreedores Presupuestarios, independiente de que se haya pagado. Esta cuenta contable adopta igual nomenclatura que el clasificador presupuestario. En esta etapa se registrarán todas las operaciones o transacciones financieras que generen una responsabilidad efectiva de pago. Esta operación implica un pasivo o cuenta por pagar que posteriormente se descarga cuando se realiza el egreso correspondiente. c. Egreso Esta etapa representa la entrega de una determinada suma de dinero originada previamente por una obligación. 27  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública d. Relación contable y presupuestaria La gráfica que a continuación se describe corresponde a las equivalencias del clasificador presupuestario y las cuentas contables de los ingresos. CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO PLAN CONTABLE Código Denominación Código Denominación 100 Servicios Personales 41101 A.P. por Servicios Personales 200 Servicios no Personales 41102 A.P. por Servicios no Personales 300 Bienes de Consumo e Insumos 41103 A.P. por Bienes de Consumo e Insumos 400 Bienes de Cambio 41104 A.P. por Bienes de Cambio 500 Inversión Física 41105 A.P. Por Inversión Física 600 Inversión Financiera 41106 A.P. por Inversión Financiera 700 Servicio de la Deuda Pública 41107 A.P. por Servicios de la Deuda 800 Transferencias 41108 A.P. por Transferencias 900 Otros Gastos 41109 A.P. por Otros Gastos 28  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública VIII. NORMAS DE CIERRE Y APERTURA DE CUENTAS A. Cierre de las cuentas de Resultados. Ingresos y Gastos Las Cuentas de Ingreso y Gastos deben quedar cerradas al término del ejercicio contable. La diferencia entre ambas, será saldada contra las cuentas del Patrimonio con indicación de aumento o disminución del mismo. B. Cierre y apertura de las cuentas del Balance General Las cuentas del Activo y Pasivo deben ser cerradas entre sí. La diferencia que surja determinará el incremento o decremento del patrimonio. Merece una especial atención a las cuentas que relacionan a la ejecución presupuestaria del ingreso y de los gastos. (i) La cuenta del Activo – Cuentas por Cobrar Deudores Presupuestarios 212-. El saldo que pudiera arrojar esta cuenta al final del ejercicio, antes del cierre, representa las cuentas liquidadas y no percibidas en el año, en cuyo caso, este saldo deberá ser transferido a otro registro del Activo, antes de su reapertura en el ejercicio siguiente. Este procedimiento sistematizado corresponde por estar efectivamente asociado a la ejecución presupuestaria del ingreso del año presente. En el momento de producirse el ingreso, que corresponda a liquidación del ejercicio anterior debe ser transferida nuevamente a la cuenta 212 Cuentas por Cobrar Deudores Presupuestarios con cargo a la cuenta del Activo que acumulo esa operación a los efectos de facilitar el impacto en la ejecución del ejercicio vigente. (ii) La cuenta del Pasivo –Cuentas por Pagar Acreedores Presupuestarios 411- también debe ser saldada íntegramente al final del ejercicio. En el caso de que arroje saldo debe transferirse a la cuenta 417. Obligaciones Presupuestarias identificando en la correspondiente cuenta del objeto del gasto. Técnicamente el saldo transferido es conocido como Deuda Flotante, debiendo operarse esta cuenta de la forma indicada en la reglamentación vigente. A diferencia del ingreso, en la ejecución presupuestaria del gasto debe, inicialmente, impactar en el momento del devengamiento en la ejecución presupuestaria del gasto del ejercicio vigente. O de lo contrario, debe operarse, en acuerdo a la legislación de cierre del ejercicio presupuestario. 29  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública IX. CLASIFICACION Y DEFINICIONES DEL PLAN DE CUENTAS Seguidamente se presenta una breve conceptualización respecto de la clasificación y significado del Plan de Cuentas y de sus respectivos procedimientos a los efectos de clarificar de la mejor manera posible la interpretación y lectura del documento. A. Características generales 1. La distinción de Corriente y no Corriente Se propone revelar, para cada partida de activo y pasivo, el efecto inmediato o de realización o de obligación de pago, según lo que corresponda. Para el caso del Activo, representan el efectivo disponible, o de cualquier otra partida que se espera sea convertido en el transcurso del ejercicio vigente. También se incluye los bienes de cambio y los deudores presupuestarios, entendiéndose las expectativas de cobro en plazos abreviados o dentro del ejercicio vigente o en el próximo siempre que la percepción esté prevista dentro de los 12 meses a partir de la preparación del Balance General. Forman parte de la clasificación las inversiones de corto plazo entre las que se encuentran los, inversiones financieras por colocaciones en certificados a plazo fijo, gastos pagados anticipadamente. En definitiva, aquellos activos que están agrupados en los códigos identificados con las iniciales de 21. Mayores aclaraciones se tienen en el numeral (2) de esta misma sección Para los Pasivos considerados exigibles de corto plazo o corriente, refieren a deudas por abonarse dentro del ejercicio vigente. En su mayor parte estas deudas corresponden a las obligaciones incluidas en el grupo 411 Deudores Presupuestarios. También se incorporan como exigibles de corto plazo los préstamos de largo plazo que deben ser amortizadas en el ejercicio actual, las retenciones de impuestos, impuestos por pagar, obligaciones presupuestarias entre otras. Los activos y pasivos no corrientes refieren a derechos cuyas expectativas de realización o de pago deberán ser realizados en periodos superiores al ejercicio vigente. 2. Uso del nombre de las cuentas a. La nomenclatura de las cuentas responde al uso convencional en la profesión contable y su clasificación y exposición acompaña los principios aceptables de contabilidad. 30  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública b. En las cuentas de interrelación entre la contabilidad y el presupuesto, como supuesto principal, adopta la misma denominación de la Ley Anual de Presupuesto. Nos referimos puntualmente a la cuenta 212. Deudores Presupuestarios (Ingresos Corrientes y Capital) y la cuenta 411. Acreedores Presupuestarios (Gastos Corrientes y Capital). c. Abreviadamente, la consolidación de la información financiera del sector público, debe agruparse en (i) titulo, (ii) grupo, (iii) sub-grupo; y, (iv) cuentas. d. La apertura de niveles inferiores a la indicada en el numeral (4) anterior, queda a criterio de las entidades, a saber (v) sub cuentas, (vi) analítico 1; y, (vii) analítico 2. e. Ninguna operación puede ser imputable al nivel de cuenta y niveles superiores. La operatoria del sistema obliga a las entidades a realizar aperturas al nivel de sub cuentas y será de su opción, la desagregación posterior si así lo considera. f. Para las entidades que deseen hacerlo, se prevé la clasificación y/o registración por centros de costos. Entendemos que esta clasificación, en la etapa siguiente de preparación de las entidades para su incorporación al SIAF tendrán un mayor detalle sobre este punto. B. Características especificas 1. En el Activo a. Expone separadamente los activos disponibles, las cuentas presupuestarias por cobrar adoptando esta, reiteramos, la misma nomenclatura del Clasificador Presupuestario, constituyéndose en el nexo de los registros contables y el presupuesto. b. Para las empresas públicas, por lo general, que operan con ventas de bienes y servicios cuyas devengamientos corresponden a plazos diferentes a la percepción, motivo por el cual primeramente se registrarán en la cuenta 213 y posteriormente al producirse el momento del cobro, transferirse a la 212 de modo a tener impactar en el registro presupuestario del ingreso. c. Clasifica las inversiones de corto plazo, entre otras en inversiones financieras como ser certificados de deposito de ahorro, títulos y valores. d. Separa los préstamos, principalmente, en otorgados a entidades financieras y de crédito, derivados hacia el sector público y privado. e. Para el caso de las empresas públicas que comercializan bienes y servicios, la existencia de bienes de cambio, proponiéndose un modelo de gestión para la determinación del costo de productos de compras nacionales e importadas. 31  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública f. Identifica los gastos pagados anticipadamente como derechos a favor hasta la extinción de los mismos y los anticipos abonados a proveedores, incluyendo los anticipos abonados por la construcción de obras, a proveedores de bienes y servicios. g. Para las cuentas agrupadas como Activos no Corrientes, están separadas convenientemente de modo a identificar las cuentas a cobrar no documentadas, y documentadas, los préstamos de realización a mediano y largo plazo, la inversión en títulos, bonos, valores y acciones en otras empresas comerciales. Asimismo los depósitos de uso restringido o cautivos en instituciones financieras liquidadas y en proceso de intervención por parte de la banca central, por una parte, y por la otra, los derechos que se encuentran en proceso de gestión de cobro judicial. h. Los activos permanentes, refieren a inversiones de largo plazo: identificándose la participación en entidades nacionales, en entidades binacionales y en organismos internacionales. Incluye en esta sección los Activos Fijos, considerándose estas como activos de uso institucional, de producción de bienes y servicios, de uso público y privado. 2. En las cuentas del Pasivo a. Clasifica, igual que el Activo, en deudas exigibles de corto plazo y de mediano y largo plazo. b. Entre los pasivos de corto plazo, separa las cuentas por pagar asumidas en el presupuesto de gastos –corrientes y de capital- La nomenclatura adoptada en esta sección responde a la misma denominación del Clasificador Presupuestario, constituyéndose, esta parte, en la equivalencia entre la contabilidad y la ejecución presupuestaria. c. Agrupa los préstamos de corto plazo y otras deudas corrientes atendiendo la naturaleza del acreedor, las retenciones formuladas por contribución a los diversos conceptos, entre los que se citan: al fondo de jubilaciones y pensiones, por impuestos percibidos anticipadamente y las retenciones caucionales. d. Para el caso de las empresas y entidades la Ley impone el pago de Impuestos, identifican el tipo de impuestos, entre los que se citan: a la renta, al impuesto al valor agregado, a actos y documentos. e. Expone las obligaciones presupuestarias, deudas de pago de corto plazo y provenientes del ejercicio inmediato anterior, debidamente clasificados según el objeto del gasto del clasificador presupuestario. f. Entre las deudas a pagar identificadas como No Corrientes, agrupan los préstamos de largo plazo, otras deudas no corrientes, entre otros. 3. En las cuentas del Patrimonio Neto 32  Ministerio de Hacienda - Dirección General de Contabilidad Pública a. Se aplica la terminología y la utilización convencional, separando el capital, las reservas de utilidades y las de revaluo sobre activos. b. Se agrupan de forma separada las operaciones que refieren a Reservas provenientes del Fondos de Jubilaciones y Pensiones o similar. 4. En las cuentas de Egresos de Gestión a. Para las empresas financieras oficiales y comerciales, separa el costo de producción o de bienes o de servicios. La utilización correcta del sistema de dígitos supone llegar a conocer el costo de cada servicio o de producto. b. En los gastos operacionales, primeramente permite agrupar los gastos en administrativos, en comercialización y de ventas y finalmente en gastos financieros. En cada una de estas secciones, la elección de la información para la creación o incorporación en los respectivos planes de cuentas institucionales, queda a criterio de cada institución, según como convenga a sus intereses de información. Los gastos serán reconocidos en el estado de resultados sobre la base de una asociación directa entre los costos incurridos y las ganancias de partidas específicas de ingresos con identificación específica. 5. En las cuentas de Ingresos a. Agrupa en ingresos corrientes y los de operación. La primera vinculada a los ingresos específicos de la Administración Central, en tanto que las segunda a las actividades que generan recursos en las empresas e industrias o por venta de bienes y servicios. b. Los ingresos no operativos, aquellas actividades no relacionadas a la actividad principal pero que generan rentas de inversiones financieras o físicas. c. Entre las no operativas, las diferencias de cambio, servicios administrativos u otros ingresos, incluyendo la alta de bienes, respondiendo estas a operaciones de incorporación patrimonial de activos fijos diferentes al procedimiento de compra. 33