Proceso de Control PDF

EL PROCESO DE CONTROL  PASOS DEL PROCESO DE CONTROL El proceso de control está compuesto por las siguientes etapas, cuya aplicación se da de manera independiente a la naturaleza o tamaño de la empresa donde se p...

EL PROCESO DE CONTROL  PASOS DEL PROCESO DE CONTROL El proceso de control está compuesto por las siguientes etapas, cuya aplicación se da de manera independiente a la naturaleza o tamaño de la empresa donde se ponga en marcha.  CONSIDERAR COMPARAR ESTABLECER MEDIR EL NECESIDAD DE DESEMPEÑO VS ESTANDARES DESEMPEÑO ACCION ESTANDARES CORRECTIVA MANTENER CORREGIR ESTADO DE CAMBIAR DESVIACIONES ESTANDARES COSAS ETAPAS EN EL PROCESO DE CONTROL # ETAPAS DESCRIPCIÓN Es la primera etapa en el proceso de control y consiste en definir estándares, que pueden entenderse como los criterios, indicadores u objetivos contra lo cual se 1 Establecer comparará el desempeño subsecuente. Para fines de estándares control los estándares deben poderse medir. Ejemplos: horas trabajadas, costos de reclutamiento, gastos de publicidad, ventas netas. Es la segunda etapa; se convierte en una actividad 2 Medir el constante y continua; corresponde a la acción de desempeño obtener un valor numérico como resultado de la comparación entre una cierta cantidad y su correspondiente unidad para determinar cuántas veces dicha unidad se encuentra contenida en la cantidad en cuestión. # ETAPAS DESCRIPCIÓN Es la tercera etapa que consiste en contrastar el desempeño medido de los estándares establecidos; Comparar dicho desempeño puede ser más alto, más bajo o igual 3 desempeño al estándar. vs. Ejemplo: horas trabajadas contra unidades de estándares producción; gastos de publicidad vs. ventas; costo de reclutamiento vs. número de personas contratadas. El paso final es considerar la necesidad de una acción Considerar correctiva; las decisiones al respecto estarán a cargo del 4 necesidad de gerente y podrán estar influenciadas por las habilidades acción y experiencia que pueda tener el gerente o responsable correctiva de tomar la decisión. Después de comparar el desempeño contra los estándares se dan tres tipos de acciones. # ETAPAS DESCRIPCIÓN Mantener Es no hacer nada; esto se recomienda cuando el 5 estado desempeño coincide en esencia con los estándares. de cosas 6 Corregir Es cuando se tienen que modificar los estándares por desviación diferentes circunstancias. 7 Generalmente se da cuando desde el inicio se Cambiar establecieron estándares demasiado altos o bajos. estándares Ejemplo: cuando los empleados en su trabajo rutinario superan por mucho el estándar o por el contrario ninguno lo cumple, o en el caso de que a pesar de haberse establecido estándares adecuados, las circunstancias de la organización cambiaron; todo lo anterior puede ser motivo para modificar los estándares.  Tipo de control Preventivos Las tres formas de control de las operaciones de una organización se clasifican en preventivas, concurrentes y correctivas. Esto se da en función de los diferentes puntos en los que suceden los procesos de la organización. CONTROL RECURRENTE CONTROL CONTROL PREVENTIVO POSTERIOR INSUMOS RESULTADO (ENTRADAS TRANSFORMACIÓN S (SALIDAS) ) El control preventivo o preliminar se centra en los recursos que la organización utiliza para generar sus procesos (financieros, materiales, humanos y de información); este tipo de control lo que busca es monitorear la calidad o cantidad de estos recursos antes de que entre en la organización. Éstos pueden ser aplicados en cualquier área funcional, aunque en este caso básicamente se enfocan en recursos materiales, humanos y financieros, que se manejan en cualquier organización. El propósito de estas prácticas es asegurar que la calidad de sus insumos o materia prima se mantengan permanentemente en alta calidad, para no demeritar el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades. A este tipo de control se le llama preventivo, preliminar o de alimentación previa; lo que quiere decir que un verdadero control hace que la acción correctiva deba ser tomada en cuenta para reencausar las operaciones que se han salido de él. El control conlleva la medición de los logros en relación con el estándar establecido y la corrección de las desviaciones, a fin de asegurar el alcance de los objetivos, de acuerdo con el plan; de ahí que el control se establece para identificar y prevenir desviaciones antes de que ocurran en el proceso; los objetivos están estrechamente ligados a la planeación.  Concurrentes El control concurrente, también llamado de verificación o de visualización, está enfocado en vigilar el cumplimiento de los estándares de calidad o cantidad de los bienes o servicios durante el proceso mismo de transformación real. Los controles que se establecen para servir de guía, dar el seguimiento o monitorear las actividades presentes o actuales de empleados y trabajadores, que les permita ser consistentes con los estándares de desempeño, se llaman concurrentes. Este control se dedica a monitorear las actividades continuas de los empleados para asegurar que sean consistentes con los estándares. Éstos evalúan las actividades de trabajo actuales, confían en los estándares de desempeño e incluyen reglas y reglamentos para guiar las tareas y las conductas de los empleados. Otros controles concurrentes incluyen formas para influir en los empleados, como son las normas y valores culturales que sirvan de guía en el comportamiento del empleado, al igual que las normas de los compañeros o grupo de trabajo de un empleado. El control concurrente también incluye el autocontrol, a través del cual los individuos imponen controles concurrentes sobre su propio comportamiento, con base en valores y actitudes personales. Se pueden aplicar en muchas actividades, pero básicamente se enfocan a operaciones de manufactura, que es donde incluyen hasta aparatos para medir los estándares de calidad de los productos que fabrican. Los propios trabajadores monitorean las mediciones; si detectan que los estándares no se cumplen en alguna área, ellos mismos hacen las correcciones o avisan del problema al encargado de esa responsabilidad.  Posteriores o de retroalimentación Estos controles se aplican en la parte final del proceso de una actividad; es decir, se comparan los resultados de la organización contra lo que previamente se estableció como parte de los estándares de calidad y metas. En Introducción a la administración, Richard L. Daft (en Daft y Marcic, 2006) les llama “control posterior a la acción o control de resultado”, y dice que se enfocan para conocer el resultado de calidad de un producto o servicio final; también indica que todos los sistemas de control bien diseñados contemplan el uso de retroalimentación. Los administradores establecen sistemas de control con cuatro pasos claves que consisten en establecer estándares, medir el desempeño, comparar el desempeño con los estándares y hacer las correcciones según sea necesario. Los administradores evalúan el resultado del trabajo de los empleados, para ver si cumplen con los estándares de desempeño previamente establecidos.  RETROALIMENTACION INSUMOS TRANSFORMACIÓN RESULTADO POSTERIOR CONCURRENTE PREVENTIVO SUCEDE EN LA SE APLICA EN LA PRODUCCIÓN FORMA Y SE APLICA SOBRE DEL SISTEMA MOMENTO EN QUE LOS INSUMOS AL ORGANIZACIONA LOS INSUMOS SE SISTEMA L. TRANSFORMAN. ORGANIZACIONAL. RESUELVE LOS RESULELVE LOS ANTICIPA LOS PROBLEMAS PROBLEMAS PROBLEMAS DESPUÉS DE CUANDO QUE OCURREN. SUCEDEN. tipos de control  Diseño del Sistema de Información Administrativo (SIA) Los controles funcionan debido a los datos que se generan al operar un plan; cuando estos datos se organizan se convierten en información. La información, al estar incluida dentro de un proceso con estándares, a su vez se convierte en un sistema de información que la organización utiliza con una clara aplicación en esta etapa de control. Para entender con mayor claridad los componentes del sistema de información, es necesario diferenciar entre los datos y la información; DATOS.- son las cifras y elementos crudos que reflejan una realidad en la organización. Ejemplo: La empresa X tiene 16 máquinas, que son operadas por 16 trabajadores en dos turnos; producen 3000 unidades al día y que dada la demanda se proyecta una producción de 40 000 a la semana. INFORMACIÓN.- son los datos presentados con un significado para la organización. Ejemplo: Cuando se combinan los datos se convierte en información que le permite al administrador hacer un análisis de cuántos trabajadores puede requerir para lograr la demanda, o en su caso, cuántos turnos tendría que ampliar para alcanzar la meta establecida. Los sistemas de información están compuestos por un conjunto de datos e información que estarán estrechamente relacionados, formando un “todo” unitario, con el fin de proporcionar elementos suficientes que le permitan a la organización tomar decisiones. Es la disposición ordenada de los datos e información que permiten a la organización el logro de sus objetivos organizacionales. Con el fin de que un sistema de información pueda tener un registro histórico, es necesario que todos los datos e información que lo componen estén por escrito, ya que los controles se apoyan en dichos registros. Lo que sería recomendable para todas las organizaciones es que inicien con el registro de sus datos desde el comienzo de sus operaciones; lo anterior permite utilizar esa información para dar seguimiento a una operación específica dentro de la organización. Por medio de los datos registrados se pueden detectar fallas o aciertos, lo cual resulta muy valioso para la toma de decisiones. Características del Sistema de Información Administrativo En general, los sistemas de información serán útiles e importantes para la organización, en la medida en que la información que contengan sea precisa, completa, oportuna y relevante.  Se dice que la información es precisa cuando presenta un reflejo válido y PRE confiable de la realidad. CISA. Debe contar con un historial íntegro; no debe omitirse dato alguno, de COM tal manera que resulte útil para la organización. PLET A No significa necesariamente rapidez; se dice que una información es OPO oportuna cuando está disponible en el momento preciso que se requiere RTU para llevar a cabo alguna acción administrativa. NA  La información se convierte en relevante para la organización REL cuando se puede utilizar en circunstancias particulares y EVA necesidades específicas. NTE. La información es útil para la organización; sin embargo, también debe controlarse, considerando que diariamente se pueden generar más datos e información de la que se necesita o de la que pueda usarse; en consecuencia, decidir cómo manejar cada elemento del sistema de información incluye una forma de control.  ENTRADA TRANSFORMACIÓN SALIDA Información que Información usada en Información que entra a la la organización. sale de la organización. organización. Control posterior a Control preliminar Control para la acción que para asegurar la asegurar que la asegura que la calidad de la información se usa información sale información. adecuadamente. correcta de la organización.