Categoría Oficial de Farmacia PDF

ÍNDICE Página 1. INTRODUCCIÓN 7 2. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PÚBLICO DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL 8 2.1 Objetivos...

ÍNDICE Página 1. INTRODUCCIÓN 7 2. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PÚBLICO DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL 8 2.1 Objetivos 8 2.2 Principios 8 2.3 Concepto de Servidor Público (Artículo4) 8 2.4 Concepto de Función Pública (Artículo 5) 9 2.5 Principios éticos del Servidor Público IMSS (Artículo 6) 9 2.6 Deberes éticos del Servidor Público del IMSS (Capítulo II) 9 3. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. SUBSISTEMA DE FARMACIAS 14 3.1 Introducción al Sistema de Abasto 14 3.2 Información de Apoyo al Sistema de Abasto 14 3.3 Redes 15 3.4 Código de Barras y Lectores ópticos 17 3.5 Instrucciones para uso de los Lectores ópticos 19 3.6 Proceso y Funciones que conforman el Módulo de Farmacias 19 3.7 Instrucciones generales para la Operación del Módulo de Farmacias 20 3.8 Requisitos para tener acceso al Sistema 20 3.9 Acceso a los Procesos y Funciones 22 3.10 Instrucciones para seleccionar las alternativas del Sistema 23 4. ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE FARMACIA 24 4.1 Profesiograma del Oficial de Farmacia 24 5. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA 26 5.1 Definición de Farmacia 26 5.2 Objetivo de la Farmacia 26 5.3 Dependencia Normativa 26 5.4 Dependencia Operativa 26 5.5 Estructura Interna 28 5.6 Funcionamiento de la Farmacia 28 ÍNDICE Página 6. PROCESOS 33 6.1 CATÁLOGOS 33 6.1.1 Artículos (Transmisión) 33 6.1.2 Artículos (Consulta) 34 6.1.3 Unidades (Transmisión) 34 6.1.4 Unidades (Registro) 37 6.1.5 Médicos (Transmisión) 38 6.1.6 Médicos (Registro) 38 6.1.7 Códigos de Barras (Transmisión) 41 6.1.8 Calendario de Resurtido y Máx y Min, CPM (Transmisión) 41 6.1.8.1 Calendario de Resurtido (Consulta) 42 6.1.8.2 Máximos y Mínimos, CPM (Consulta) 43 6.1.9 Catálogo de Enfermedades 43 6.1.10 Pacientes con Transcripción 44 6.1.11 Prescripción Razonable 45 6.1.12 Dotación de Servicios 46 6.1.13 Enlace de Proveedores 47 6.2 ENTRADAS 48 6.2.1 Remisiones 48 6.2.2 Fuentes Alternas 49 6.2.3 Internos 51 6.2.4 Liberación de Artículos 53 6.3 SALIDAS 54 6.3.1 Receta Individual 54 6.3.2 Receta Colectiva 57 6.3.3 Internos 58 6.4 ESTADISTICAS 63 6.4.1 Estado del Inventario 63 6.4.2 Inventario Valorizado 66 6.4.3 Artículos Fuera de Rango 67 6.4.4 Estadísticas de Consumo 67 6.4.5 Suministro Superior 67 6.4.6 Consumo Proyectado 68 3  6.4.7 Receta Individual, Consumo por… 68 ÍNDICE Página 6.4.8 Estado de Receta Individual 69 6.4.9 Pendientes de Recibir o Enviar 69 6.5 CIERRE 70 6.5.1 Fin de Turno 70 6.5.2 Cierre Diario 71 6.5.3 Reporte de Recetas 72 6.5.4 Informe de Fuentes Alternas de Abasto 72 6.5.5 Informe Directivo 73 6.5.6 Artículos Suspendidos 73 6.5.7 Movimientos Valorizados 73 6.5.8 Transmisión Contabilidad/Presupuesto 74 6.5.9 Indicadores de Desempeño 76 6.5.10 Cierre Mensual 78 6.6 UTILERÍAS 81 6.6.1 Respaldo de Base de Datos 81 6.6.2 Impresiones 81 6.6.3 Tablas y Parámetros 82 6.6.4 Configuración 84 6.6.5 Seguridad de Acceso 85 6.6.6 Seguridad de Acceso (Cambio de Contraseña) 86 6.7 PROCESOS ESPECIALES 87 6.7.1 Presupuesto de Operación 87 6.7.2 Determinación de Necesidades 87 6.8 ENLACES 88 6.8.1 Diario 88 6.9 ACERCA DE… 88 6.9.1 Número de Versión del Módulo de 88 Farmacias 4 ÍNDICE Página 7. MANEJO Y CONTROL DE MEDICAMENTOS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICOS 89 7.1 Grupo I Estupefacientes 89 7.2 Grupo II Psicotrópicos 90 7.3 Grupo III Psicotrópicos 90 8. FARMACOLOGÍA BÁSICA 91 8.1 Libros requeridos para uso en el Servicio de Farmacia 91 8.2 Conceptos básicos que el empleado de Farmacia debe conocer. 92 8.3 Abreviaturas de uso común en farmacia 93 8.4 Formas farmacéuticas 93 8.5 Formas farmacéuticas sólidas 93 8.6 Formas farmacéuticas semisólidas 94 8.7 Formas farmacéuticas líquidas 94 95 9. PRINCIPIOS DE COMPUTACIÓN 96 9.1 ¿Qué es la computadora 96 9.2 Tipos de computadora 98 9.3 Cómo funciona la computadora 98 9.4 Presentación y Configuración del Equipo 99 9.5 Descripción y Funcionamiento del Equipo 99 9.6 Recomendaciones de uso del Equipo 100 9.7 Mensajes de error en el sistema 101 10. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 102 10.1 Procedimiento para la Recepción de Medicamentos 102 10.2 Conteo de Medicamentos Posterior a la Recepción Física 103 10.3 Procedimiento para la Aclaración de Diferencias entre Remisiones y Recepción por Conteos Posteriores a la Entrega Física 104 10.4 Procedimiento para la elaboración de la solicitud extraordinaria de abastecimiento 105 10.5 Procedimiento para el traspaso de medicamentos entre farmacias 106 10.6 Procedimiento para la devolución de medicamentos de los Servicios de la Unidad a la Farmacia 107 5 ÍNDICE Página 10.7 Procedimiento para el surtido de receta individual y vale de lácteos 108 10.8 Procedimiento para el Surtido de la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares 109 10.9 Procedimiento para la Concentración de medicamentos 110 10.10 Procedimiento para la notificación a Control Técnico de Insumos Delegacional de medicamentos presumiblemente defectuosos 111 10.11 Procedimiento para la Baja de medicamentos 112 10.12 Procedimiento para el Control de Caducidades en Farmacia 113 10.13 Procedimiento para la suspensión de medicamentos 114 10.14 Procedimiento para la Liberación de medicamentos 115 11. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 116 11.1 Marco Teórico 116 11.2 Administración de Recursos Humanos 118 12. MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE 121 12.1 Manejo de objetos pesados 121 12.2 Prevención de incendios 121 12.3 Red fría 122 12.4 Sistema computarizado 122 6 1. INTRODUCCIÓN El Instituto Mexicano del Seguro Social interesado en proporcionar un servicio acorde con la Gestión en Servicios de Salud actual, requiere de fortalecer la interacción con el personal de salud que interviene en el proceso integral de la atención médica dentro de principios éticos que normen su conducta, por lo que es necesario que el Oficial de Farmacia posea los conocimientos necesarios, habilidades y destrezas en el desempeño de las funciones propias de su área que le permitan suministrar en condiciones de eficacia, eficiencia y efectividad los medicamentos prescritos por los médicos para garantizar el tratamiento farmacológico que requiere el derechohabiente. Lo anterior enriquece el resultado de las acciones del Oficial de Farmacia, y fortalece el compromiso institucional en beneficio del personaje más importante en la atención médica institucional: “EL DERECHOHABIENTE”. 7 2. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PUBLICO DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Se transcriben elementos muy importantes de este Código los cuales son útiles para normar la conducta del Oficial de Farmacia, lo cual servirá para un mejor desempeño de labores y un trato humanitario, de calidad al derechohabiente. 2.1 Objetivos Contar con un servicio profesional de carrera que garantice una adecuada selección y desarrollo laboral y profesional. Impulsar una cultura que favorezca los valores éticos de honestidad, eficiencia y dignidad en la prestación del servicio público y fortalezca los principios de probidad y responsabilidad. 2.2 Principios El IMSS es una Institución que tiene a su cargo la prestación de un servicio público de carácter nacional, por lo que sus servidores públicos cumplirán con eficiencia sus funciones y obligaciones que les correspondan. El Servidor Público debe observar en el desempeño de su función los principios de legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia. Finalidad (Artículo 1) El presente código tiene por objeto establecer las normas de conducta que debe observar y las acciones que debe realizar todo servidor público que preste servicios bajo cualquier modalidad de vínculo laboral, en el IMSS. Alcance (Artículo 3) El presente código guía la conducta de todos los trabajadores del IMSS en sus actividades laborales, cualquiera que sea su jerarquía o la denominación del puesto que ocupe. 2.3 Concepto de servidor público (artículo 4) Se entiende como servidor público al funcionario y empleado, y en general, a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en el IMSS.. 8 2.4 Concepto de función pública (Artículo 5) Para los efectos de este código, la función pública es el conjunto de actividades que realiza el IMSS, con el fin de prestar el servicio público a su cargo. 2.5 Principios éticos del servidor público del IMSS (Artículo 6 ) La ética de los servidores públicos, tiene como propósito fundamental, el bien común. Para su consecución ceñirá su conducta, sus decisiones y acciones a los valores que constituyen los principios rectores del servicio público. La lealtad, la legalidad, la dignidad, la probidad, la integridad, la eficiencia, la responsabilidad, la veracidad de información, la confidencialidad, la imparcialidad, la respetabilidad, la armonía laboral, la iniciativa y el espíritu de superación son valores fundamentales, propios del ejercicio de las funciones de los servidores públicos. El servidor público, debe mantener una conducta intachable, debiendo para ello cumplir la ley y someterse a los principios de ética. El ejercicio del servicio público estará fundamentado en la legalidad, así como en la confianza y credibilidad. En ese sentido, los principios éticos tienen como función primordial el desarrollar hábitos y actitudes positivas en los servidores públicos, que permitan el cumplimiento de los fines del Instituto Mexicano del Seguro Social para beneficio de la comunidad. 2.6 Deberes éticos del servidor público del IMSS. (CAPÍTULO II ) Actuar con transparencia y evitar el conflicto de intereses (Artículo 21) El servidor público debe actuar en todo momento con absoluta transparencia y abstenerse de participar en procedimientos de contratación o en cualquier otro procedimiento decisorio, incluso en su fase previa de consultas e informes, cuando por su vinculación a personas o a las actividades que éstas realicen, se pueda comprometer su criterio y el desempeño imparcial de su empleo, cargo o comisión, por lo que deberá excusarse de intervenir en cualquier forma en la atención, tramitación o resolución de asuntos en los que tenga interés personal, familiar o de negocios. Armonía laboral (Artículo 18) El servidor público debe promover un clima de armonía laboral, partiendo del respeto a las normas internas y programas que se implementen en materia de salud y medio ambiente, así como proyectar siempre una imagen positiva de sí 9 mismo y de los compañeros de la institución, a fin de contribuir al desarrollo de la Cultura Organizacional. Observar conducta adecuada en su empleo, tratando con respeto y rectitud a las personas con las que tenga relación, abstenerse de incurrir en agravio o abuso de autoridad. No incurrir en actos de violencia, injurias o malos tratos en contra de compañeros o derechohabientes. Confidencialidad (Artículo 11) El servidor público está obligado a guardar discreción y reserva sobre los documentos, hechos e información a que tenga acceso y conocimiento en razón al ejercicio de sus funciones o con motivo ellas, observando los criterios y procedimientos para la clasificación de la información considerada como pública, reservada o confidencial, conforme a las disposiciones legales o institucionales aplicables. Conocer las leyes y reglamentos (Artículo14) El servidor público estará obligado a conocer y cumplir las normas jurídicas inherentes al ejercicio de las funciones que tenga conferidas, así como las que regulen el empleo, cargo o comisión que desempeñe, tales como: la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley del Seguro Social y sus reglamentos, Ley Federal del Trabajo, Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, así como el Contrato Colectivo de Trabajo que rige las relaciones laborales del IMSS con sus trabajadores y en general las disposiciones legales aplicables en el ámbito de competencia de la Institución. Creatividad (Artículo 20) Es deber del servidor público, apreciar el trabajo como un medio para fortalecer valores, por lo que debe cumplir sus labores con conciencia, en la plena medida de su potencial y de sus capacidades, reconociendo el rol que está llamado a realizar en su diaria labor. Por ello el servidor público, debe ser parte de las soluciones, usando responsablemente los recursos para plantear alternativas que permitan superar los obstáculos que surjan en el desempeño de la actividad laboral. 10  Dignidad y respeto (Artículo 16) El servidor público debe ser justo, cuidadoso, respetuoso, amable y considerado en su relación con los usuarios, con sus jefes, con sus subalternos y con sus compañeros. Debe comprender que su condición de servidor público del IMSS, implica asumir la más alta y delicada responsabilidad ciudadana que le encarga el IMSS para el servicio de la colectividad. El servidor público, además del profesionalismo debe proporcionar un trato de calidez, que permita aminorar dentro de las posibilidades, el rigor de los apremios y necesidades de los usuarios. Eficiencia (Artículo 8) Debe desempeñar las funciones propias de su cargo, en forma personal, con elevada moral, profesionalismo, vocación, disciplina, diligencia, oportunidad y eficiencia para dignificar la función pública y mejorar la calidad de los servicios, sujetándose a las condiciones de tiempo, forma y lugar que determinen las normas correspondientes y de acuerdo con las siguientes reglas: a).- Debe utilizar el tiempo laboral responsablemente, realizando siempre el mejor esfuerzo, en la forma más productiva posible, por lo que deberá ejecutar las tareas propias del cargo con el esmero, la intensidad y el cuidado apropiados. b).- Debe aportar la iniciativa necesaria para encontrar y aplicar las formas más eficientes y económicas de realizar las tareas, así como para agilizar y mejorar los sistemas administrativos y de atención a los usuarios, debiendo hacer del conocimiento de los superiores, las sugerencias y recomendaciones que considere convenientes para el mejoramiento del servicio. c).- Debe contribuir y velar por la protección y conservación de todos los bienes que conforman el patrimonio del IMSS, estén o no bajo su custodia. El servidor público está obligado a cuidarlos responsablemente y a entregarlos cuando corresponda. d).- Debe hacer uso razonable de los materiales y bienes que con motivo del desempeño de sus labores reciba, procurando el rendimiento máximo y el ahorro en el uso de ésos recursos. Debe preservar la naturaleza y contribuir a la protección del medio ambiente. e).- Los servidores públicos tienen el compromiso de ejercer su cargo o autoridad de manera responsable y sólo para las funciones y actividades que les hayan sido encomendadas. 11  Imparcialidad (Artículo 12) El servidor público actuará sin conceder preferencias o privilegios indebidos a organización o persona alguna. Su compromiso es tomar las mejores decisiones y ejercer sus funciones de manera objetiva, sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de otras personas. Integridad (Artículo 13) El servidor público debe conducirse en el desarrollo de sus funciones con honradez, rectitud, dignidad, decoro, poniendo en la ejecución de sus labores toda su capacidad, conocimiento y experiencia laboral. En cualquier circunstancia deberá actuar de tal forma que su conducta genere y fortalezca la confianza en el IMSS. Lealtad (Artículo 7) Debe ser leal al IMSS y al Estado Mexicano. Debe ser fiel a los principios éticos expresados en el artículo 6, buscando el cumplimiento de sus fines con plena conciencia de servicio. Objetividad (Artículo 15) El servidor público debe emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones, evitando la influencia de criterios subjetivos o de terceros no autorizados por autoridad administrativa competente, debiendo abstenerse de tomar cualquier decisión cuando medie violencia moral que pueda afectar su deber de objetividad. Debe hacer caso omiso de rumores, anónimos y en general de toda fuente de desinformación que afecte la honra al servicio o la toma de decisiones Probidad (Artículo 9) El servidor público debe desempeñar sus funciones con prudencia, integridad, honestidad, decencia, seriedad, moralidad, ecuanimidad y rectitud. Debe actuar con honradez tanto en ejercicio de su cargo como en el uso de los recursos institucionales que le son confiados por razón de su función. Debe repudiar, combatir y denunciar toda forma de corrupción. 12  Respetabilidad (Artículo 17) El servidor público tiene el derecho a la dignidad, a la honra, al buen nombre, a la buena reputación y a la intimidad personal y familiar. Así como el deber de respetar esos derechos en los demás. Responsabilidad (Artículo 10) El servidor público es responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su función, debiendo actuar con un claro concepto del deber, para el cumplimiento del fin encomendado. Es deber de todo servidor público responder sobre la forma en que cumple sus obligaciones, incluida la información suficiente sobre la administración de los bienes. Proporcionar oportuna y verazmente la información solicitada por quien le competa la vigilancia y defensa de los derechos humanos. Superación (Artículo 19) El servidor público debe promover la autoestima, reconociendo su valor como ser humano y como servidor público procurando la superación personal y profesional que le permita incrementar sus conocimientos, experiencia y solidez moral. 13 3. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. SUBSISTEMA DE FARMACIAS 3.1 INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE ABASTO. Módulo de farmacia. Dentro de las unidades médicas del régimen ordinario, la mayoría de las farmacias contarán con este módulo, para el cual se tiene previsto el uso de equipos de cómputo con tecnología que permite la transmisión de información hacia los almacenes delegacionales, sistema de abasto en Unidades Médicas de Alta Especialidad y/o nivel central. Adicionalmente se contará con equipos de lectura de código de barras para que en las farmacias con una o más computadoras se registren las salidas de medicamentos por este medio, lo que redundará en un registro oportuno y confiable; asimismo, al contar con una infraestructura como la ya mencionada, la periodicidad del suministro podrá variar, para lo que el módulo de farmacias contará con la flexibilidad que permite generar los enlaces de consumos y existencias con la periodicidad que las autoridades determinen. 3.2 Información de apoyo al sistema de abasto.- Durante el desarrollo del proceso de abasto institucional surge la necesidad de conocer y manejar datos o información que sirve de base a otras áreas institucionales, generándose con esto distintos enlaces de información contable y presupuestal, así como la interrelación con el Sistema Nacional de Salud en lo que se refiere a la clasificación y disponibilidad de los artículos. a) Tipos de control contable Control analítico. Sistema aplicado a las unidades que se manejan de acuerdo con el Control de Inventarios teniendo dentro de sus principales características contar con servicio almacenario (almacén, farmacia, CEYE, etc), ser inventariables (cuenta 1114). Control global. Unidades o servicios que aplican el arribo de artículos a la cuenta de gastos directamente, teniendo dentro de sus principales características no contar con servicio almacenario y no ser inventariables (cuenta 4206). Solidaridad.  b) Clave Presupuestal Consta de 12 dígitos con lo que se identifica la unidad de servicio y los diferentes servicios que conforman la unidad. c) Grupos de suministro manejados en farmacia Grupo 010 Medicamentos Grupo 020 Medicina preventiva Grupo 030 Lácteos Grupo 040 Narcóticos, psicotrópicos y estupefacientes d) Partidas presupuestales de uso en farmacia Partida Grupo de suministro 0301 Medicamentos 0304 Lácteos 0305 Medicina Preventiva 0306 Narcóticos y psicotrópicos 0320 Medicamentos de alta especialidad (claves 5000) 3.3 Redes En el mundo actual, las redes se han convertido en elementos de fundamental importancia y todo indica que la tendencia seguirá igual. Incorporando tecnologías cada vez más novedosas para obtener mayor velocidad de transferencias y seguridad de los datos, así como compatibilidad de productos de diversos fabricantes. Concepto de red Es un conjunto de computadoras y otros dispositivos asociados, conectados por un canal de comunicaciones capaz de compartir información y otros recursos entre diversos usuarios. Componentes básicos de una red Servidor de Archivos (File Server): es una computadora donde reside el sistema operativo de la red, los programas aplicativos y los archivos de datos que todos los usuarios de la red pueden compartir. Estación de trabajo (Work station): son aquellas PC’s mediante las cuales se accesa la información almacenada en el servidor de archivos, 15  también se les denomina “Clientes”, estas se encuentran interconectadas por medio de tarjetas de interfaz y cableado. Tarjeta de red: dispositivo que reside en cada nodo de la red (estación de trabajo o servidor de archivos), auxilia a la computadora a convertir al formato adecuado la información y para que sea enviada a través del cable a otra tarjeta. Sistema de cableado: es la columna vertebral de cualquier sistema de red, por medio de este se interconectan todas las tarjetas de interfaz, proporcionando con esto, comunicación entre todas las computadoras de la red (coaxial, par trenzado y fibra óptica). Sistema operativo de red: reside en el servidor de archivos y lo auxilia en la tarea de compartir los recursos de la red, se compone de dos partes fundamentales, el software del servidor y el cliente. Software de aplicación: este puede ser tan diverso como las necesidades que la empresa o el usuario requiera y puede incluir procesadores de texto, sistemas administrativos , paquetes integrados, correos electrónicos, etcétera. Tipos de configuración del Módulo de Farmacias ARQUITECTURA TÍPICA DE UNA RED NOVEL Estación de Trabajo Estación de Trabajo Otras Terminales Servidor SAM Servidor Delegacional/Central 16  ARQUITECTURA DE UNA RED DE WINDOWS Estación de Trabajo Servidor Estación de trabajo cliente Impresora CONFIGRACIÓN MONOSUARIO Estación de trabajo Impresora Subsistema de farmacias en ambiente de red: El sistema opera aproximadamente en 1320 farmacias a nivel nacional. 3.4 Códigos de Barras y Lectores ópticos El código de barras está basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado, que en su conjunto contienen una determinada información. 17 Objetivos. Permitir una identificación única de los productos en cualquier parte del mundo. Obtener información por producto sin errores, desde su recepción hasta su consumo. Permitir una captura automática y efectuar la transferencia inmediata de información, para hacer más eficiente y preciso su manejo. Mejorar y agilizar el control de inventarios, la administración del almacén y la distribución. El código de barras es la manera de representar caracteres numéricos por medio de barras claras y oscuras de diferente grosor. Estas son interpretadas por un lector óptico o scanner, permitiendo capturar la información en forma más rápida, oportuna y sin errores. A las barras oscuras se les conoce como “Barras” y a las claras como “Fondo”. Cada caracter numérico consiste en dos barras y dos fondos o espacios, cuyo ancho es variable dependiendo del caracter. Para evitar duplicidad en la asignación de códigos, en todos los países donde se maneje este sistema existe una organización interna que los regula, en México toda empresa que desee obtener los códigos, deberá registrarse ante la Asociación Mexicana para el Comercio Electrónico (AMECE) quien asigna alguno de los dos tipos de códigos: EAN Internacional European Article Numbering Association (Asociación Europea “Internacional” de Numeración de Artículos) o UPC Uniform Product Code (Código Uniforme para el Producto), según el caso. Para el caso del EAN, AMECE asigna los primeros ocho dígitos para el país y cinco para la empresa, y para UPC los primeros seis dígitos (uno del sistema y cinco de la empresa). La empresa bajo su criterio asigna cuatro dígitos, en el caso del EAN, y cinco para la UPC incluyendo el último que es el dígito verificador. Para DUN, estructura basada en la identificación primaria (EAN o UPC) y una variable logística, está formado por catorce dígitos, la variable logística identifica el contenido por empaque colectivo. A partir de 1993 el IMSS incluyó las bases para licitaciones, es decir, la obligatoriedad de los proveedores de identificar los productos con su correspondiente código de barras. En Marzo de 1994 se suscribió un acuerdo de concertación entre CANIFARMA, AMECE (antes AMECOP) y el Instituto, estableciéndose los criterios para el manejo de los códigos de barras, aplicándose los siguientes estándares internacionales: EAN-8 y 13 Internacional “European” Article Numbering Association. UPC Uniform Product Code DUN-14 Despatch Unit Number 18  UCC Uniform Code Council Para el uso y manejo de los códigos de barras en el Instituto, se les ha solicitado a los proveedores de bienes de consumo de uso terapéutico, proporcionen las codificaciones de cada uno de sus productos en sus diferentes unidades de empaque (primarios y/o secundarios y colectivos), con el objeto de crear, estructurar y mantener actualizado el catálogo de “Código de Barras”. Para que el código de barras pueda ser utilizado de manera eficiente, es necesario crear, estructurar y mantener actualizado un catálogo que nos permita tener una llave de acceso y que relacione los códigos de barras con las claves del cuadro básico institucional. Como un proceso general podemos mencionar que el código de barras, será leído por “scanners” en las farmacias al momento de la recepción y el despacho a los derechohabientes y servicios de la unidad. 3.5 Instrucciones para el uso de Lectores Ópticos En las farmacias se contará con lectores fijos y portátiles, los que una vez configurados permitirán leer de las recetas individuales y colectivas los siguientes datos: folio y número de la receta, cantidad, código de artículo (equivalente al específico de la clave). Ambos lectores conectados a la computadora permiten introducir datos como si fueran digitados en el teclado y el lector portátil podrá utilizarlos separado de la misma. Para esta modalidad se requiere contar con el Instructivo de código de barras para la configuración del lector, a continuación se describen los pasos generales: Antes de desconectar la pistola del equipo de cómputo, deberá leer el código “almacenar” con la finalidad de habilitar la memoria de la pistola para trabajar fuera de línea. A continuación leer el código “borrar” para limpiar la memoria de la pistola. Para iniciar la lectura de cada documento leer el código “inicio” de esta forma separamos la información por documento. 3.6 Procesos y funciones que conforman el Módulo de Farmacias ¿Qué es un proceso? Es la secuencia de las diversas etapas en que se organiza, clasifica y ordena la información con el objeto de alcanzar determinado fin. 19 En el Sistema de Farmacias IMSS, los procesos son el conjunto o secuencia de actividades en que se organiza la información que se maneja, con el fin de operar adecuadamente el Módulo de Farmacias. ¿Qué es una función? Es el grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos deseados. En el caso del sistema del módulo de farmacias, las funciones son las acciones específicas que se ejecutan en cada uno de los procesos, con el objeto de dar un adecuado tratamiento a la información que de ellas se recibe. La funciones que tiene cada proceso varían de acuerdo con su objetivo y complejidad. 3.7 Instrucciones Generales para la operación del Módulo de Farmacias Para la operación del sistema del módulo de farmacias, la computadora es una herramienta indispensable para su trabajo. Al realizar sus labores, el operador está interactivado con su computadora a través de la pantalla, y a través de la impresora genera los resultados que se están ejecutando (ejemplo: impresión de registros, consultas, informes, etc). Los pasos o procedimientos generales y específicos que debe seguir, dependen del documento fuente (recetas, remisiones, traspasos, etc.) para registro, consulta o emisión de reporte. 3.8 Requisitos para tener acceso al sistema Para tener acceso al sistema es necesario haber llevado a cabo las siguientes acciones: Arranque del sistema Formato y carga de procedimientos en disco duro Carga inicial del sistema Creación de archivos Registro inicial de consumos o migración Registro de médicos Registro de altas de unidades o migración Registro de recetarios Prescripción razonable 20 Acceso al Módulo de Farmacias El acceso al sistema comienza desde el encendido de su equipo y consta de los siguientes pasos: Verificar que su equipo esté correctamente conectado. Encender el monitor Encender la computadora Encender la impresora Entrar a C: Imss, Farma exes, en el ejecutable Imssedi, el sistema inicia la conexión con el servidor y emite una pantalla de Entrada al Sistema SAI Farmacia, en donde el usuario tecleará su contraseña… para posteriormente acceder al menú del módulo de farmacias, en donde el sistema emitirá el siguiente mensaje con el nombre del usuario que en ese momento está haciendo uso del sistema: Al oprimir el botón de aceptar, se inicia la operación, enseguida se deben encender las estaciones de trabajo o clientes. Nota: no encender primero los clientes, antes que el servidor, ya que no se establecerá la comunicación; si esto ocurriera, se deberá apagar la estación de trabajo o clientes que se encendieron y una vez encendido el servidor, iniciar desde Acceso al Módulo de Farmacias. 21 El sistema en red cuenta con la opción de generar reportes desde cualquier cliente e imprimirlos en una sola impresora, por lo que en caso de que la impresora esté sin papel, apagada o fuera de línea; enviará mensaje de error; para evitar esta situación, se deberá verificar que la impresora esté encendida y con papel suficiente. Apagado de la Red Esta acción se realiza en el siguiente orden: a) Apagado de clientes b) Apagado del servidor c) Apagado de impresora Si por alguna razón se apaga el servidor antes que los clientes, el sistema enviará mensajes de error, por lo que deberá oprimir las teclas control,alt, supr; salir de la aplicación y apagar el cliente. En caso de que no exista comunicación en la red, se deberán verificar las conexiones de los cables que enlazan a cada uno de los clientes y el servidor con el concentrador, así como el cable de energía. Si existiera alguna desconexión, se deberá apagar el sistema y encender nuevamente. No desconectar los cables de comunicación que se encuentran en la parte posterior de cada una de los clientes, ni los que se encuentran conectados en el concentrador, porque se pierde la señal. Si esto ocurriera, se deberán apagar los clientes y el servidor. Nuevamente encender en la secuencia indicada anteriormente. 3.9 Acceso a los procesos y funciones ¿Qué es un Menú? En nuestro sistema el menú de procesos generales es una lista de alternativas de los procesos a los que se tiene opción, ya sea para registrar información, hacer consultas o imprimir reportes. Las tipos de menú que contiene el sistema son: Menú de procesos generales (ocho procesos) Menú de funciones por cada proceso Una o varias opciones especificas por cada función. 22  3.10 Instrucciones para seleccionar las alternativas del sistema De cada uno de los procesos se pueden seleccionar las alternativas que se requiera, es importante precisar con el cursor la función y opción a usar, y le guiará enviando desplegados e instrucciones. Para salir de la aplicación, se posesiona en el menú Salir. Para salir del sistema (apagado del equipo), posesionarse en Inicio con clic derecho seleccionar apagar, el sistema despliega el mensaje, ¿Qué desea que haga el equipo?, con clic derecho seleccionar apagar. 23 4. ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE FARMACIA 4.1 PROFESIOGRAMA DEL OFICIAL DE FARMACIA Elementos y actividades que integran la Categoría: Oficial de Farmacia. Integración – Requisitos: 51. Haber aprobado un curso de capacitación sobre conocimientos, habilidades o destrezas y responsabilidades sobre la categoría, relativos a las actividades del área de adscripción de la plaza. Relaciones de mando: 3. Directas del Jefe de la Dependencia 4. Directas del Director o Jefe de la Unidad 19. Indirectas del Instituto, siempre a través del Jefe de la Dependencia o de la persona designada al efecto. Catálogo abierto de movimientos escalafonarios 2. Por antigüedad a la categoría inmediata superior 3. Por prueba de oposición o concurso 6. Por examen a cualquier categoría de otra rama. Actividades: Organiza, dirige y controla el trabajo del personal de categorías inferiores de farmacia para el desarrollo correcto y oportuno de la entrega de medicamentos y la correcta atención a derechohabientes, resolviendo casos y problemas. Expide y autoriza vales para farmacias subrogadas cuando se carezca de medicamentos en la farmacia. Controla que la existencia de medicamentos se mantenga en los máximos y mínimos que el Instituto determine incluidos su buen estado y vigencia. Elabora y tramita los pedidos reglamentarios de acuerdo con las necesidades de la farmacia y participa en los sistemas de aprovisionamiento y control. Opera y maneja equipos mecanizados y de cómputo de acuerdo a las normas que el Instituto determine. Rinde informes relativos de las labores y anomalías que encuentre o le sean reportadas, de acuerdo a las normas que el Instituto establezca. 24  Maneja y despacha medicamentos de acuerdo a las recetas médicas, individuales y colectivas utilizando lector óptico o cualquier otro instrumento tecnológico que lo sustituya. Revisa e informa sobre reportes emitidos de la captura de recetas. Identifica a los derechohabientes y los orienta en su caso sobre la obtención de medicamentos que no existan. Solicita cuando así proceda aclaraciones del médico que expidió las recetas. Participa en cualesquiera de las actividades de la farmacia cuando haya sobrecarga de trabajo. Interviene cuando así sea necesario en la recepción, despacho y manejo de estupefacientes y psicotrópicos Labores administrativas inherentes a sus actividades. 25 5 ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA 5.1 DEFINICIÓN DE FARMACIA: Es el órgano en cuyo cargo se encuentran la recepción, guarda, control y surtido de medicamentos para los derechohabientes de consulta externa y hospitalización. 5.2 OBJETIVO DE LA FARMACIA: Suministrar en condiciones de efectividad los medicamentos prescritos por los médicos, para garantizar el tratamiento farmacológico que requieran los derechohabientes. 5.3 DEPENDENCIA NORMATIVA: Las farmacias dependen normativamente de la Coordinación de Abastecimiento y Control de Abasto, a través de las Jefaturas Delegacionales de Servicios Administrativos. 5.4 DEPENDENCIA OPERATIVA: Debido a las características de las unidades médicas donde se encuentran las farmacias, estas pueden tener diferentes líneas de mando. A continuación se describen las características de dependencia operativa: a) Farmacias en Unidades Médicas de Alta Especialidad (UMAE) dependen de la Coordinación de Unidades Médicas de Alta Especialidad. Dirección de Unidad de Atención Coordinación de Prestaciones Médicas Médica Unidades Médicas de Alta Especialidad Director de Unidad Médica de Alta Especialidad Director Administrativo de Unidad Médica de Alta Especialidad Departamento de Abastecimiento Farmacia 26 b) Farmacias en unidades médicas que cuentan con Subdirección Administrativa. Dependen de la Dirección a través del Departamento de Abastecimiento de la unidad. Dirección Subdirección Administrativa Departamento de Abastecimiento Farmacia c) Farmacias en unidades médicas que no cuentan con Subdirección Administrativa. Dependen de la Dirección de la unidad a través de la Administración. Dirección Administración Unidad Médica Farmacia 27 5.5 ESTRUCTURA INTERNA De acuerdo con el tamaño de la población derechohabiente a la que atienden, es posible encontrar en las farmacias la totalidad de las categorías de la rama o sólo algunas. Coordinador Oficial de Farmacia Ayudante de Farmacia* Auxiliar de Farmacia Auxiliar de Farmacia * Esta categoría se ubica en las farmacias que cuentan con equipo de cómputo. 5.6 FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA La farmacia tiene como función principal proporcionar a los derechohabientes los medicamentos indicados por el médico, con oportunidad y en condiciones de efectividad, para cumplir esto se realiza una serie de actividades que se pueden clasificar en: a) Movimientos de entrada. Aquellos mediante los cuales se ingresan medicamentos a la farmacia y afectan sus controles de inventario, estos pueden provenir de: el almacén, otras unidades, proveedores y/o devoluciones de los servicios de la misma unidad, a esto se le denomina recepción. b) Movimientos internos. Son los realizados cuando los medicamentos han sido ingresados, su propósito fundamental se relaciona con el control de las existencias, manteniéndolas dentro de los límites establecidos por la norma y garantizar la calidad del producto. Entre ellos están: conteo rotativo, acomodo y control de caducidades. 28  c) Movimientos de salida. Se refieren a las actividades de surtido de recetas, traspaso por apoyo, suspendidos por instrucciones, bajas y concentración al almacén, afectando también el inventario de la farmacia. El cumplimiento de estas actividades conlleva a efectuar registros y movimientos en los controles: Los registros contables fidedignos son indispensables para el correcto manejo de la farmacia. Conocer con qué se cuenta, cuántos y qué medicamentos se consumen, cuáles hacen falta, etcétera. Lo mismo puede decirse de los reportes, deben basarse en información confiable, ya que fundamenta decisiones trascendentales en lo que se refiere al suministro de medicamentos, tanto para la farmacia de que se trate como a nivel institucional. Nota: La documentación generada por estos movimientos, deberá conservarse por un período de 5 años con base en la Ley de Fiscalización Superior de la Federación vigente. d) Sistema de información. Se encarga de generar información homogénea, veraz y oportuna para los diferentes niveles operativos delegacionales, regionales y centrales del Instituto, sobre consumos y existencias. e) Medidas de seguridad. La adopción de medidas de seguridad e higiene en la farmacia además de proteger la salud del trabajador, evita pérdidas y daños en los medicamentos como en el equipo de trabajo. MOVIMIENTOS DE ENTRADA Recepción de medicamentos. La recepción de medicamentos es una función administrativa, cuyo objetivo principal es mantener la eficacia de los medicamentos y lácteos, así como un estricto control de las cantidades existentes en la farmacia. La farmacia puede recibir medicamentos, lácteos y psicotrópicos o estupefacientes, procedentes de: Almacén delegacional Servicios de la propia unidad Otras farmacias Proveedores 29 Un factor importante que debe ser considerado en la recepción de medicamentos es la fecha de caducidad. La farmacia está obligada a rechazar medicamentos cuyas cantidades no puedan ser surtidas a los derechohabientes antes de la fecha de caducidad, conforme a los movimientos de consumo de cada medicamento. Los medicamentos provenientes del almacén delegacional para su recepción en farmacia, deberán acompañarse de la forma “Remisión del Almacén” en original y copia. Por devoluciones de los servicios y los que proceden de otras farmacias por traspaso, se acompañaran de la forma “Movimientos Varios”. Los medicamentos deberán recibirse en envases cerrados y en condiciones de ser surtidos para su consumo; los envases deberán estar íntegros, con las etiquetas originales adheridas y dentro de los límites señalados con respecto a su caducidad. Los medicamentos que proceden de los proveedores solo se pueden recibir por indicaciones expresas de las autoridades del Departamento de Abastecimiento, en cuyo caso se deberá presentar la forma “Remisión del Pedido” o la factura correspondiente. CONTEO DE MEDICAMENTOS El conteo de medicamentos debe efectuarse en forma inmediata a su recepción, atendiendo lo siguiente: a) Verifica que la cantidad física coincida con lo señalado en los formatos: “Remisión del Almacén”, Movimientos Varios”, “Remisión del Pedido” o “Factura del Proveedor”. b) Verifica que los medicamentos y lácteos con caducidad estén dentro de los límites establecidos. c) Si las cantidades no coinciden, aclara con el transportista o persona que entrega, las diferencias detectadas. d) Circula con bolígrafo en las formas señaladas en el inciso a), las cantidades incorrectas y anota las correctas, haciendo las aclaraciones correspondientes en la parte inferior a la hoja afectada por dichas diferencias. e) Si la caducidad se encontrara fuera de límite, también circula las cantidades de los medicamentos caducos en las formas señaladas en el inciso a), anotando la leyenda “ Caducidad fuera de Límite”. f) Separa y regresa medicamentos, lácteos y psicotrópicos caducos. 30  g) Si las cantidades y caducidades son correctas, firma de recibido en el original y copia del documento correspondiente e imprime los siguientes sellos: fechador, presupuestal y nombre de la persona que recibe. h) Entrega al transportista los medicamentos, lácteos o psicotrópicos caducos para ser devueltos al almacén. i) Entrega al transportista el original del “Reporte de Diferencias”. Cuando la aclaración procede, si las diferencias fueron de más, recibe el documento económico que ampara el envío del medicamento. Si las diferencias fueron de menos, puede recibir la cantidad faltante o un documento aclaratorio que ampare la cantidad real recibida. MOVIMIENTO INTERNOS ACOMODO DE MEDICAMENTOS, LÁCTEOS Y PSICOTRÓPICOS Para el acomodo de medicamentos y lácteos se identificarán por grupos de presentación: Sólidos Líquidos Ampolletas Lácteos Psicotrópicos Para facilitar la localización de los medicamentos, se requiere la colocación de marbetes que contienen la clave, la presentación y el nombre genérico del medicamento, estarán ubicados en los entrepaños de los anaqueles. Los marbetes de medicamentos con caducidad se marcarán con una franja roja que facilite su identificación. El acomodo de los medicamentos en los anaqueles se hará por grupos de presentación de la siguiente manera: Por orden alfabético de acuerdo a su nombre genérico o en orden numérico por clave. Con el nombre y la clave hacia el frente. De izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia el frente. Dejando espacios suficientes entre ellos para evitar que se revuelvan. Ligando los medicamentos en grupos de diez en diez para facilitar su conteo. 31  La guarda de psicotrópicos y estupefacientes se hará en vitrina bajo llave. Los medicamentos que por su naturaleza requieran para su guarda condiciones especiales de temperatura, luz, etc., serán guardados en los refrigeradores respectivos o en los lugares designados para ellos. Cuando por algún motivo se cuente con medicamentos suspendidos, rotos o caducos, se almacenarán en otro lugar con indicaciones muy visibles para evitar que se revuelvan. Los medicamentos que por su volumen no se puedan acomodar en los anaqueles, se estiban por grupos de presentación y en su caso por fechas de caducidad en el área destinada al almacenaje. MOVIMIENTOS DE SALIDA Surtido de medicamentos. El objetivo principal es el suministro de medicamentos, lácteos, narcóticos y estupefacientes a los servicios de las unidades médicas de primero y segundo nivel de atención, de las unidades médicas de alta especialidad y a la población derechohabiente del Instituto, a través de las diferentes recetas individuales y las colectivas. También se considera dentro de los movimientos de salidas los traspasos por apoyo a otras unidades, bajas por caducos, deteriorados, suspendidos por instrucciones y concentraciones. 32 6. PROCESOS 6.1 CATÁLOGOS En este proceso están las bases de datos del sistema, es decir, información que nos permite integrar y/o actualizar los registros para la operación del sistema. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes: 6.1.1 Función: Artículos (Transmisión) Objetivo: actualizar el catálogo operativo de claves de medicamentos, de acuerdo con los movimientos generados (altas, bajas, cambios de grupos de suministro y precios), por el área normativa, así como proporcionar información de las afectaciones contables por revalorización de existencias y reclasificación de grupos de suministro. Al seleccionar en el catálogo de artículos la transmisión, se desplegará la pantalla donde podrá seleccionar la ubicación del archivo de actualización, oprimiendo el botón de correr proceso. Al iniciar, muestra la siguiente pantalla con el porcentaje que lleva el proceso: Al terminar el proceso, emite el siguiente mensaje: 33 Los reportes son los siguientes: dos archivos en Excel (Inventario Valorizado anterior e inicial) Reclasificación Grupos de Suministro Actualización al Catálogo de Artículos Revalorización del Inventario Inventario Valorizado Anterior Inventario Valorizado Inicial 6.1.2 Artículos (Consulta) Se podrá consultar en pantalla por clave o código de barras y con la opción de imprimir, la información por cada uno o todos los artículos que existen en el catálogo. Para consultar algún artículo oprimir el botón , se desplegará la pantalla donde seleccionará primero si desea que su búsqueda sea por clave o por código de barras, esto lo determinará haciendo click con el mouse en el círculo de la opción deseada. Si elige por clave, en el combo de artículo capture el específico. En caso de que el artículo presente más de un diferenciador y variante, cada una de estas desplegará una lista de su contenido en el combo que les corresponde para elegir la que se está buscando. Si la búsqueda se realizara por código de barras, digite el código de barras. En caso de no saber la clave de un artículo, presione la tecla para consultar de manera general el catálogo de artículos, por clave o descripción. Si desea obtener en forma impresa el artículo consultado presione el botón y se desplegará la pantalla en que podrá determinar el tipo de reporte que desea generar. 6.1.3 Función: Unidades (Transmisión) Objetivo: actualizar o agregar información de las unidades con que interactúa la farmacia, con base en el catálogo de Unidades de Servicio de la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera. 34 Al seleccionar en el catálogo de unidades , el sistema desplegará la siguiente pantalla: Al oprimir el botón , el sistema se enlazará a PREI (Planeación de Recursos Institucionales), si existieran clasificaciones equivocadas, emitirá la siguiente pantalla de información, ejemplo: Si requiere corregir alguna clasificación presupuestal, oprimir el botón , el sistema mostrará la siguiente pantalla en donde elegirá la clasificación actual que desea modificar, así como la clasificación nueva. 35 Al terminar de efectuar la corrección, oprimir el botón para confirmar la clasificación elegida. Si el dato es correcto, oprimir el botón Una vez aceptado el proceso, el sistema realizará la actualización del catálogo de unidades. 36  6.1.4 Unidades (Registro) Al seleccionar en el catálogo de unidades se podrá agregar de manera manual, modificar o consultar en pantalla la información de los servicios de la propia unidad, así como las diferentes unidades con las cuales tiene relación la unidad en donde está instalado el sistema. Al seleccionar, se despliega pantalla con las siguientes opciones: Insertar. Dar de alta la Clave PREI (clasificación presupuestal), y el nombre de la unidad en el archivo de unidades. Borrar. Eliminar una o más claves PREI del archivo de la unidad. Cambiar. Efectuar modificaciones cuando existen errores en los datos ya capturados de alguna unidad. Buscar. Consultar una por una, las Claves PREI. Buscar. El sistema despliega por pantalla “Consulta al Catálogo de Unidades”. Imprimir. Muestra el “Reporte de Modificaciones del Catálogo de Unidades”, mismo que se podrá imprimir. Salir. Regresa al menú principal. Documento fuente: oficio, circular o memorándum enviado por el Departamento de Abastecimiento, Contraloría Delegacional o Contador de la Unidad. 37 Nota: Cuando existan movimientos de entrada o salida con alguna clave PREI que se desee cambiar, emitirá el siguiente mensaje: “Existen registros contables de la Unidad, No se puede cambiar”. 6.1.5 Función: Médicos (Transmisión) Objetivo: actualizar y validar el catálogo de médicos. Nota: Actualmente esta función se encuentra inactiva. 6.1.6 Médicos (Registro) Objetivo: registrar los datos de los médicos y enfermeras del Servicio Materno Infantil, para llevar una estadística de los medicamentos y lácteos prescritos, por cada uno respectivamente, así como el control de recetarios distribuidos, devueltos y extraviados. En esta función podrá consultar en pantalla o en forma impresa la información de los médicos de la unidad y los recetarios asignados. Las opciones son las siguientes: 38  Insertar. Dar de alta en la base de datos, cada uno de los médicos y enfermeras del servicio de Materno Infantil que expiden recetas y vales de lácteos respectivamente. Capture la matrícula del médico, automáticamente presentará el nombre del médico, para avanzar presione la tecla del tabulador, seleccione la especialidad médica, la unidad (servicio al que está asignado), y el identificador. Borrar. Eliminar o dar de baja algún médico o enfermera del catálogo de médicos, que no tenga asignados recetarios y que ya no esté adscrito a la unidad. Capture la matrícula del médico que desea eliminar o presione para consultar en el catálogo de médicos la matrícula, una vez seleccionado el registro mostrará por pantalla los datos del médico. Para confirmar la baja presione el botón de o y para anular la baja o. Si la matrícula no es válida, el sistema emitirá el siguiente mensaje: “Registro inexistente, verifique por favor”. Si el médico tiene recetas asignadas, la baja no se puede realizar y el sistema emitirá el siguiente mensaje: “El médico tiene recetas asignadas, no se puede dar de baja”. Modificar. Efectuar cambios cuando existen errores en los datos ya capturados en el registro de médicos o enfermeras de la unidad. Capture la matrícula del médico y proceda a modificar los datos, Presione para confirmar los cambios o para anularlos. Buscar. Localizar o consultar los datos de un médico o enfermera por medio de la matrícula, adscritos a la unidad. Capture la matrícula del médico que desea buscar y los datos de este médico se desplegarán en pantalla para su consulta, o mostrará pantalla de “Consulta al Catálogo de Médicos”. En caso de que no se encuentre registrado el médico, se desplegará el siguiente mensaje: “Registro inexistente, verifique por favor” Recetas. Permite dar mantenimiento a recetarios, desplegará pantalla que contiene el siguiente cuadro de botones de selección única, dependiendo de la tarea que se requiera: a) Distribución de Recetarios: Asignación de blocks de recetarios. Mostrará pantalla de “Busca un Médico”, teclee la matrícula del médico al que se le asignará nuevo recetario y presione. Enseguida se capturarán los datos de la sección de “Detalle de recetas entregadas”, 39  teclee la serie y el folio inicial; el sistema automáticamente asigna el folio final y la fecha. Presione el botón de para que se acumulen los datos en el grid de detalle y a continuación o. En el caso de que los recetarios ya estuviesen asignados a otro médico, se desplegará pantalla con el siguiente mensaje “Las recetas ya fueron asignadas al médico (muestra la matrícula) ”. Presione y asigne un nuevo número de folio. Presione para confirmar o para anular. b) Devolución Recetarios: mostrará pantalla “Detalle de recetas devueltas”, capturar la serie y el folio de inicio del recetario que se va a devolver al área que lleva su control, automáticamente muestra los datos del médico y el servicio al que está asignado. Presione o. Oprima o para realizar la devolución o o , para suspender la devolución. Si ese recetario ya había sido devuelto, se desplegará el siguiente mensaje: “Las recetas ya fueron devueltas” c) Recetas Extraviadas: registro de recetas o recetarios completos perdidos. Botón: : capturar el detalle de recetas extraviadas la serie y el folio de inicio y fin del recetario, el sistema muestra automáticamente los datos del médico y el servicio al que está asignado. Botón: o para reportarlas y/o o para suspender. Presione o y regresará al menú principal. Botón : se desplegará la pantalla donde deberá capturar la serie y el folio inicial del recetario que se busca. Presione y de ser correctos los datos de búsqueda, regresará a la pantalla de “Detalle de recetas extraviadas” con los datos del recetario solicitado. Nota: El registro de recetas extraviadas es desde una sola receta, hasta un máximo de un block. d) Depuración de Recetarios: En esta opción se depuran los recetarios, una vez que ya han sido devueltos. Esta operación sólo se realiza el día 10 de cada mes. e) Impresiones: En esta pantalla podrá elegir el reporte de recetarios: Distribuidos, Devueltos, Extraviados o en su caso, Todos, además por tipo de recetarios: Individuales, Colectivos, Vales de lácteos o Todos. 40  Imprimir. Muestra el reporte del “Catálogo de Médicos” registrados en el sistema de farmacia, presione el botón donde podrá determinar la fecha del último movimiento para su impresión. Si requiere el reporte de todos los médicos registrados en el Catálogo de Médicos, suprimir la fecha que automáticamente muestra el sistema y oprimir el botón. Si no hay registro de médicos o enfermeras, despliega el siguiente mensaje: “no hay datos para generar el reporte” : para confirmar el alta o para anularla. Para salir presione la y regresará al menú inicial. Si el registro ya está dado de alta, se desplegará pantalla con el siguiente mensaje: “Registro ya dado de alta, verifique por favor”. En caso de que la matrícula no esté dada de alta en el catálogo de médicos, se desplegará el siguiente mensaje: “La Matrícula no existe en el Catálogo de Médicos Central…Desea registrar el médico?”, si oprime deberá digitar nombre, especialidad médica y unidad (servicio en el que se dará de alta al médico). Buscar El sistema despliega por pantalla, matrícula y nombre de médicos o enfermeras registrados en la unidad, la cantidad de recetas prescritas, clave de especialidad médica, alta o baja del médico o enfermera y clasificación presupuestal. Salir Regresa al menú principal. Cancelar Regresa al inicio de proceso. 6.1.7 Función: Códigos de Barras (Transmisión) Objetivo: actualizar el catálogo que correlaciona la clave del artículo con el código de barras otorgado por la Asociación Mexicana para el Comercio Electrónico (AMECE) a los productos del proveedor, mediante transmisión de datos. Nota: Actualmente esta función se encuentra inactiva, se describe para fines informativos. 6.1.8 Función: Calendario de Resurtido, Max., Min. y Cpm. -Transmisión Objetivo: actualizar por clave de artículo los máximos y mínimos , el consumo promedio mensual y el calendario de resurtido, mediante transmisión de datos. 41 Al seleccionar en el catálogo de calendarios de resurtido, max., min. y CPM, mostrará pantalla “Actualización de Catálogos”, las opciones son: < Máx, Min y CPM F1>, y < Salir F9>: Al elegir el botón Máx, Min y CPM mostrará pantalla en donde solicita tipo de enlace: por o. Si la elección es por CD, se solicita insertarlo, una vez insertado se realiza el enlace y afecta información. Si la opción elegida es por servidor aparece la siguiente pantalla: en el grid de user name automáticamente se desplegará “ Teclee el user name y el password correspondiente”. Para continuar presione o para anular el proceso. 6.1.8.1 Calendario de Resurtido Consultas Al seleccionar en el catálogo de calendario de resurtido y max., min. y CPM., se desplegará la pantalla donde podrá consultar el calendario de resurtido. Los campos que contiene el grid son: clas_ptal, gpo, fecha_solic, fecha_surt, fecha_emb y fecha_recep. 42  6.1.8.2 Máximos, mínimos y CPM Al seleccionar en el catálogo de calendario de resurtido y max., min. y cpm., se desplegará la pantalla donde podrá consultar estos rubros. Los campos que contiene el grid son: grupo, genérico, específico, diferenciador y variante, existencia máxima, existencia mínima y cons._prom_mensual_v. 6.1.9 Función: Enfermedades Objetivo: actualizar el catálogo de enfermedades de acuerdo con los criterios que el área médica considere pertinentes o con base a la validación de padecimiento (OMS). Al seleccionar el catálogo de enfermedades, se desplegará la pantalla donde podrá identificar enfermedades o consultar un tipo de enfermedad por la clave y automáticamente el sistema muestra el nombre de la enfermedad. El sistema despliega una pantalla con las siguientes opciones: Buscar. Localiza por clave algún tipo de enfermedad. Enlace. Genera enlace a través de CD para efectuar modificaciones al catálogo de enfermedades. 43  Reporte. Genera el reporte marcando la clave específica que se busca. Reporte Muestra la clave digitada que se busca y/o todo el catálogo de enfermedades, por clave o descripción. Los campos de consulta son: Clave de enfermedad: Número con que se identifica a la enfermedad. Descripción: Nombre de la enfermedad. : digitar la clave de la enfermedad y el sistema automáticamente mostrará la descripción completa de la enfermedad. : muestra la lista del Catálogo de Enfermedades por clave o descripción, moviéndose hasta ubicarse en la clave solicitada, así como las relacionadas con la misma. 6.1.10 Función: Pacientes con Transcripción Objetivo: contar con el catálogo de pacientes con transcripción con el fin de validar que los medicamentos que fueron prescritos en nivel superior estén incluidos en el catálogo local y en cantidad suficiente en la unidad de origen, garantizando la continuación del tratamiento. En este catálogo se registran los datos de pacientes de unidades hospitalarias de segundo o tercer nivel de atención, de acuerdo al formato Referencia- contrarreferencia 4-30-8/98 ó su equivalente Notas médicas 4-30-128 para el suministro y control en otro hospital de segundo nivel o unidad de medicina familiar en la cual se dará continuidad a la atención médica del paciente. 44 El sistema despliega pantalla con las siguientes opciones: Registrar Se capturan los datos del paciente, médico de transcripción, se elige del combo la unidad de transcripción, médico de la unidad que recibe al paciente, código o clave de padecimiento, clave del medicamento que se le prescribe y tiempo que estará en tratamiento. Modificar Realizar cambios en los datos del paciente, agregar o eliminar la clave del medicamento, así como el período de tratamiento. Borrar. Eliminar registros del archivo de pacientes con transcripción. Reporte Muestra el registro de todos los pacientes de transcripción con los siguientes datos: afiliación, agregado, unidad de transcripción, nombre completo, vigencia, cantidad surtida, específico, tipo de surtido y fecha de surtido, mismo que se podrá imprimir. Salir. Regresa al menú principal. Una vez capturados todos los datos, incluyendo el medicamento prescrito y el tiempo de administración y, si los datos son correctos, presione , de lo contrario, presione. 6.1.11 Función: Prescripción Razonable Objetivo. consultar en pantalla o en forma impresa el catálogo de prescripción razonable de medicamentos, determinada y autorizada por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la unidad médica. El sistema despliega pantalla en donde se da de alta y se consulta la prescripción razonable para una o más claves, así como dar de baja, cambiar, buscar e imprimir el reporte de artículos con prescripción razonable por grupo o el total de 45 claves y reporte de claves con consumo que no fueron marcadas con prescripción razonable. Para las opciones de altas, bajas y cambios se mostrará pantalla en donde se pedirá una contraseña de usuario, ya que solamente el usuario Director tendrá permitido efectuar estos movimientos en el catálogo de Prescripción razonable. Si la contraseña de usuario es incorrecta, desplegará el siguiente mensaje de error. “La contraseña es incorrecta, verifique por favor” Si el usuario que esta utilizando el sistema no está autorizado para efectuar modificaciones en el catálogo de Prescripción razonable, desplegará el siguiente mensaje: “No tiene permiso para modificar la prescripción razonable” 6.1.12 Función: Dotación de Servicios Objetivo: consultar en pantalla o en forma impresa el catálogo de dotación de servicios, determinados por el Comité de Farmacia y Terapéutica Médica de la unidad y autorizados por el Subdirector Administrativo o Administrador de la unidad médica o Director Administrativo de UMAE, para proporcionar el suministro requerido por el servicio correspondiente. Solo el usuario Director tiene permiso para insertar, borrar y modificar dotaciones de servicios, quien vigilará que la actualización de dotaciones fijas de medicamentos se realice con la participación conjunta del personal involucrado, debiendo considerar requerimientos a granel y para 36 horas (constante 1.5 días). Si otro usuario intentara cambiar la dotación de servicios, el sistema emitirá los siguientes mensajes, según sea el caso: “No tiene permiso para dar de alta, borrar o modificar dotaciones de servicios”. 46 El sistema despliega pantalla con las siguientes opciones: Insertar. Dar de alta en la base de datos algún nuevo servicio. Borrar. Elimina el registro de dotación de una o más claves de medicamentos. Modificar. Cambia la dotación de una o más claves de medicamentos. Buscar. Localiza algún servicio de la unidad registrado con su dotación, Imprimir. Despliega el reporte “Catálogo de Dotación de Servicios” para su impresión. 6.1.13 Función: Enlace de proveedores Objetivo: enlazar al servidor delegacional o UMAE, para validar al proveedor que efectúa entrega directa de medicamentos en la farmacia de unidades médicas del Instituto, al momento de otorgar número de alta por medicamentos recibidos. 47 6.2 ENTRADAS Objetivo: garantizar el suministro de medicamentos a la población derechohabiente del Instituto con la cantidad y calidad que demandan los servicios que se brindan, además de proporcionar al personal de las farmacias del Instituto, las instrucciones operativas y administrativas para realizar las actividades de recepción de medicamentos. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes: 6.2.1 Función: Remisiones – Registro Objetivo: capturar las remisiones (ordinaria, extraordinaria o complementaria), que recibe la farmacia del almacén delegacional, así como obtener constancia mediante el registro de incidencias detectadas entre la remisión y recepción, valorando el total de la remisión, diferencia y el valor de lo recibido. En caso de que se detecten diferencias entre las cantidades remisionadas y las recibidas físicamente, se informará al Departamento Delegacional de Abastecimiento, para su aclaración y seguimiento. Documento fuente: remisión de almacén ordinaria, complementaria y extraordinaria. El sistema despliega pantalla con las opciones iniciales de aplicación: , mostrará la pantalla para iniciar la captura de remisiones; , emisión del reporte de la remisión capturada, el cual mostrará también si existieran diferencias de lo que se surtió, contra lo que se recibió, mismo que se podrá imprimir y , regresa al Menú principal. Los datos que contiene una remisión y que se deben registrar al capturarla, son los siguientes: Número de documento: de 1 a 6 posiciones numéricas. Tipo de remisión: ordinaria, complementaria o extraordinaria. No. de Solicitud: de 1 a 6 posiciones numéricas. Hoja No.: el número es consecutivo y se genera automáticamente, se pueden registrar de 1 y hasta 15 renglones por hoja, al llegar a esa cantidad, solicitará la cifra control de específicos, surtidas y recibidas Fecha Remisión: fecha que trae la remisión. Cve. PREI Unidad Remitente: clasificación presupuestal del almacén delegacional o unidad que proporciona apoyo. Cve PREI Unidad Receptora: clasificación presupuestal de la farmacia. 48  Código del Medicamento y contenido: éstas casillas no es necesario requisitarlas, avanzar con la tecla del tabulador. Esp: número de clave del medicamento (4 posiciones numéricas). Di.Va.Presentación: automáticamente aparecen estos datos al digitar el específico, excepto cuando existen varios diferenciadores y variantes de la clave, que se tendrá que seleccionar a través del combo y con base en el documento fuente. Cant. Surtida: número de artículos solicitados de una clave. Cant. Recibida: número de artículos físicamente recibidos de una clave. Al terminar de capturar la remisión, oprimir: casilla de Cifras Control: específicos, es la suma total de las claves capturadas, surtidas, es la suma total de la cantidad solicitada y recibidas, es la suma total de la cantidad recibida físicamente en la farmacia. La opción de , genera el reporte de Remisión de Almacén, muestra la clasificación presupuestal de la unidad remitente o del almacén delegacional, tipo de remisión, número de remisión, número de solicitud, fecha de remisión, grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador, variante, cantidad remisionada, cantidad recibida, Importe total remisión e Importe total recibido. En caso de detectar diferencias entre lo que se surtió, contra lo que se recibió, muestra: cantidad diferencia, importe diferencia e Importe total diferencia. Transmisión Permite recibir las remisiones en línea o consultar las remisiones anteriormente aceptadas. 6.2.2 Función: Fuentes Alternas – Registro Objetivo: ingresar al sistema los artículos para los que el almacén delegacional celebró contrato con entrega en unidades médicas y de acuerdo al calendario de resurtido, capturando con base en la remisión del pedido. (aplica para las unidades que no cuentan con el módulo Control de compromisos). Documento fuente: remisión de pedido. La pantalla presenta dos opciones iniciales de aplicación y. El sistema despliega una pantalla donde solicita diferentes conceptos para su llenado e igualmente da opciones para seleccionar el movimiento que se va a capturar. Seleccionar : 49 a) No. Docto. Registrar el número de acuerdo al documento fuente (de 1 a 6 posiciones numéricas). b) Tipo de Compra. En el combo seleccione el tipo de compra a registrar. (Fuente alterna de abasto o Unidades de apoyo): Fuentes alternas de abasto. Permite registrar las compras efectuadas por el almacén delegacional, con entrega directa del proveedor a la unidad, solamente que a éstas, la farmacia les asigna un número de alta institucional para el pago al proveedor y afectando el pasivo de la unidad. Unidades de apoyo. Permite registrar las compras efectuadas por la unidad, previa autorización del Departamento de Abastecimiento. c) Fecha. Únicamente acepta la fecha si es anterior o igual a la del sistema. d) Unidad solicitante. El sistema muestra automáticamente la clasificación de la farmacia. e) No. de expediente. Digitar el número de circunscripción de la Delegación a que corresponde la unidad, el grupo de suministro al que pertenece el medicamento y el año. Al terminar de capturar oprimir el cual solicita se proporcione las Cifras de Control : Específico, cantidad y el Importe neto total, en este rubro se debe teclear 2 veces el importe neto total, oprimir el botón de aceptar y emite el reporte de los Artículos Registrados por Fuente Alterna de Abasto. Si se cometió error al capturar la cantidad o el precio, oprimir y regresa al grid de cantidad. Cuando se comete error al digitar la clave, se debe posesionar en el reglón del error y oprimir regresando al grid de cantidad. Si requiere cancelar la captura del documento, oprimir. Al oprimir , regresa al Menú principal. Transmisión Función en donde se presentan movimientos de fuentes alternas de Movimientos embarcados por aceptar y Movimientos de entrada aceptados. Al seleccionar esta opción, el sistema despliega pantalla de Transmisión de Fuentes Alternas con dos opciones iniciales de aplicación: y. despliega listado de los movimientos embarcados, seleccionar los que se vayan a recibir, enseguida lo presenta en la parte inferior en “Movimientos 50 de Entrada aceptados”, solicitando requisitos para terminar de agregarlo. Al oprimir < Salir o F9> regresa al Menú principal. 51 Compras emergentes : Solicitud de compra Presenta la pantalla de Solicitud de compra, en este rubro se registran los datos de compras emergentes previamente autorizadas por él Subdirector Administrativo o Administrador de unidad médica o Director Administrativo de UMAE, debidamente documentada y sustentada, utilizando el fondo fijo de la unidad con cargo al presupuesto de adquisiciones; cuando la existencia se encuentre debajo del mínimo de inversión o en su caso, la existencia disponible está en cero. El sistema asigna automáticamente el número de solicitud, la fecha en que se registra, el status E de extraordinario, el RFC y nombre del proveedor. Digitar el Grupo, Genérico, Específico, Dif. Var., Cantidad y precio, al terminar la captura de las claves que se solicitan, oprimir el botón “Aplicar o F1”, emite una pantalla en la que se digita el específico y el total de la cantidad solicitada, si los datos son correctos, oprimir el botón de aceptar para generar el reporte de “Solicitud de compra” Registro Presenta la pantalla de Fuentes Alternas inmediatas, permite recibir las Solicitudes de compra emitidas, a fin de cubrir una parte del consumo. Elegir el número de orden para consultar o aceptar embarque y/o bien cancelar movimientos. En caso de equivocación, presionar el botón de cancelar movimientos. Si es aceptado el movimiento de Solicitud de compra, digitar el número de factura del proveedor, el sistema los muestra automáticamente la fecha y el rfc del proveedor. Digitar la cantidad total recibida y el precio unitario del artículo, oprimir , el sistema emite pantalla de cifras control, en donde se digita, específico, cantidad, precio unitario y precio bruto de los artículos recibidos. Nota: En las unidades que cuentan con el módulo de Control de Compromisos, esta opción se inhibe (aparece tenue y no permite utilizarla). 6.2.3 Función: Internos – Registro Objetivo: registrar los tipos de movimientos recibidos por traspasos (apoyo de otra unidad), devoluciones de los servicios de la propia unidad y ajustes documentados realizados en la farmacia (autorizados por el director de la unidad), así como los motivos del movimiento. Documento fuente: Formato de movimientos varios. Descripción del procedimiento para el registro de datos: 52  Traspasos por apoyo: cuando no hay existencia de algún medicamento y otra unidad puede proporcionarlo, se efectúa una entrada a través de una remisión de traspaso por apoyo. Devolución: cuando algún servicio de la unidad regresa medicamentos por tener sobreexistencia o por instrucciones de el área Control Técnico de Insumos delegacional (mediante oficio), indicando suspender algún medicamento. Ajustes de entrada: son aplicados con la autorización del director de la unidad, en base a conteos físicos contra existencia en sistemas, y por los siguientes casos: porque faltó capturar alguna remisión, factura, etc., de artículos que ingresaron a la farmacia o errores generados en las cantidades capturadas contra la recibidas; (“esto deberá documentarlo el personal de la farmacia al solicitar al director su autorización para realizar el ajuste”). a) Número del documento. Corresponde al número con el que ingresa el registro. b) Tipo de movimiento. Seleccionar en el combo el tipo de movimiento de acuerdo con los anotados anteriormente. c) Motivo del movimiento. Seleccionar en el combo la opción deseada (apoyo de otra unidad, excedentes, instrucciones C.T.I., por autorización) d) Fecha. El sistema automáticamente la genera. e) Clave Prei Unidad Remitente. Elegir en el combo la clasificación presupuestal del servicio que remite, en el caso de ajustes, automáticamente presenta la clasificación de la farmacia, además de un grid para anotar el número de documento que contiene el motivo y autorización del ajuste. f) Clave Prei Unidad Receptora. Presenta automáticamente la clasificación de la farmacia. g) Observaciones. Anotar número de oficio o documento conteniendo instrucciones y/o autorización. h) Cantidad. Registrar el número de medicamentos anotados en el documento fuente. i) Código de medicamento. Se registra por medio del lector óptico de código de barras o si se captura manualmente, avanzar con la tecla del tabulador al siguiente campo. j) Específico. Registrar el número de la clave del medicamento. k) Di.Va. Presentación. después de haber digitado la clave del medicamento, automáticamente aparecen estos datos, en caso de que la clave tenga más de una presentación, en el combo elegir el diferenciador y variante correspondiente. La pantalla de internos, tiene dos opciones iniciales de aplicación y. 53. El sistema despliega una pantalla donde solicita el número de documento a registrar, proceda a registrar el movimiento de acuerdo con los conceptos antes citados. Al terminar de registrar el primer renglón, se encienden las teclas de: , y. Al término de la captura de los registros oprimir , el sistema solicitará Cifras Control, es la suma de los específicos y cantidades registradas, al oprimir aceptar, emitirá el reporte del movimiento registrado. Nota: Si el número de documento ya fue registrado, el sistema envía el mensaje de “El documento, ya se encuentra dado de alta”. 6.2.4 Función: Liberación de Artículos Objetivo: registrar los artículos que por instrucciones del área de Control Técnico de Insumos delegacional se tenían previamente a no disponibles por suspendidos y que pasan a disponibles. Documento Fuente: Oficio, circular o fax, proveniente del área de Control Técnico de Insumos delegacional. Al seleccionar el botón inicial , capturar el número de documento de liberación, únicamente acepta la fecha si es anterior o igual a la del sistema. Para registrar el número de documento de suspensión, oprimir se despliega la lista de los documentos que amparan las claves suspendidas, elegir el que se desea liberar, enseguida elegir con el No. Lote y Rfc. Proveedor, capturar el Esp., cuando existe más de una presentación, elegir el Di. Va., capturar la cantidad a liberar, así como en “Observaciones”, capturar el número de oficio circular o documento con la descripción de motivo que ampara la clave a liberar. Al oprimir emite el reporte de “Liberación de Artículos suspendidos”, el cual lo puede guardar y/o imprimir. 54 6.3 SALIDAS Objetivo: registrar el mayor número de movimientos del sistema, como son los de suministro de medicamentos, lácteos, narcóticos y estupefacientes a los servicios de las unidades médicas de primero y segundo nivel de atención y de las Unidades Médicas de Alta Especialidad a través de recetas colectivas y/o movimientos internos, así como a la población derechohabiente del Instituto, por medio de las diferentes recetas individuales. Las funciones que contiene el proceso son las siguientes: 6.3.1 Función: Receta individual Se registran y controlan las salidas de vale de lácteos y de medicamentos a través de las diferentes recetas individuales (manual, electrónica, Transcripción, Resurtible, Especial “estupefacientes o psicotrópicos”), otorgadas por los médicos a los derechohabientes y expedidas en la unidad, en algunos casos las generadas en otras unidades. Es la función más utilizada, ya que se registra el mayor número de movimientos de salidas de artículos de bienes terapéuticos. Para obtener las unidades de uso más frecuentes presione o. Éstas unidades deben estar registradas en el proceso de utilerías, función de configuración, opción de datos básicos. Para iniciar con la captura de las recetas individuales, presione: , el sistema despliega una pantalla, en donde solicita diferentes conceptos para su llenado. Los campos de captura son: Receta: En este campo se lee el código de barras de la receta individual, la cual se relaciona con los rangos de los folios de las recetas individuales capturadas en el catálogo de médicos, opción Distribución de recetarios, permitiendo conocer de que médico proviene la receta y por lo tanto, de que clasificación presupuestal y servicio. Al capturar una receta en el sistema, si es de un médico de los que ya están dados de alta en el sistema, se desplegarán los datos de matrícula y nombre del médico. En caso de que no se encuentre el médico registrado en el servidor local ni en el catálogo central de médicos, el sistema emite el siguiente mensaje: 55 Si acepta, se procederá a la captura del nombre del médico manualmente para también dar de alta la receta, datos que quedan grabados en el Catálogo de Médicos. Si se captura una receta que ya estaba previamente registrada, aparece el siguiente mensaje: Clave PREI: Es la clasificación presupuestal de la unidad de la cual proviene la receta. En caso de que la receta pertenezca a otra unidad o no este asignada a algún médico de la unidad, digite la clasificación presupuestal a la que pertenece. Matrícula Médico: Es el número de matrícula asignado al médico que expidió la receta. Nombre del Médico: Nombre del médico que expidió la receta. Fecha: Es la fecha en la que se surte la receta. Automáticamente se registra con la fecha del sistema Día/Mes/Año. Nota: en caso de que los medicamentos sean sustitutos, presione antes de registrar la cantidad surtida. Cantidad Surtida: Este campo se refiere a la cantidad de medicamento que se va a proveer al derechohabiente Código del Medicamento: Son los dígitos que identifican al código de barras. Específico: En este campo se registra el específico o la clave del medicamento. Si el específico tiene más de una presentación se procederá a la selección a través del combo para elegir los datos del diferenciador, variante, unidad, cantidad, tipo de presentación y existencia. Di. Va. Uni. Cant. Tipo Pres. Existencia: Este combo contendrá la información del diferenciador, variante, etc. del artículo. Tipo de Despacho: En este campo se especifica el tipo de despacho del medicamento. Seleccione: Directo: Cuando existe cantidad disponible del medicamento. Sustituto: En caso de no haber existencia disponible o suficiente del medicamento prescrito y solo por instrucciones del médico, se surte un sustituto. Negado: Cuando no existe cantidad disponible del medicamento, y la receta corresponde a la misma unidad o unidad cliente. 56 Proceda con la captura de los datos: en la receta se lee el código de barras de la receta individual, la clave PREI (clasificación presupuestal), de la unidad y servicio de la que proviene, si la receta es de un médico de los que ya están dados de alta en el sistema, se desplegarán los datos de unidad, servicio, matrícula y nombre del médico, la fecha en la que se surte la receta y la cantidad surtida; el código del medicamento es registrado por el lector óptico, en caso de no poder ser registrada por el lector se procederá a la captura del específico. En caso de existir más de una presentación del artículo se desplegará el diferenciador y variante, para la elección de la presentación del medicamento que corresponda a la receta. Una vez terminada la captura verifique que los datos sean correctos y presione el botón de , para actualizar los registros y continuar con una nueva captura. Si desea eliminar un registro, colóquese en el renglón del medicamento que es necesario eliminar y presione: Si no requiere continuar con la captura de recetas individuales presione y par abandonar la pantalla de recetas individuales. Si alguno de los medicamentos de cuadro básico prescrito en la receta de la unidad no tiene existencias, además de no tener registro de existencia máxima y mínima (con excepción de medicamentos de transcripción), en el sistema se emitirá el mensaje de “No hay existencia en el inventario para la clave seleccionada”, y/o cuando la receta sea de una unidad sin marca de “cliente” se desplegará el mensaje “Cantidad no disponible. Existencia =0”, en estos casos, el personal de farmacia deberá orientar al derechohabiente para su oportuna atención. 57  6.3.2 Función: Receta Colectiva Objetivo: Registrar y controlar los consumos de medicamentos generados por las solicitudes de medicamentos para hospitalización y servicios auxiliares, expedidas por los servicios de la propia unidad. Para iniciar con la captura de las recetas colectivas, presione. Proceda con la captura de los datos: teclee el número de documento, elija la clave PREI del servicio que solicita el medicamento, la especialidad médica, el servicio; el sistema genera automáticamente la fecha en la que se captura la receta, proceda a capturar la cantidad de medicamentos requeridos; el código del medicamento es registrado por el lector óptico, en caso de que no, se procederá a la captura del específico. En caso de existir más de una presentación del artículo, se desplegará el diferenciador y variante para la elección del mismo. Si la cantidad que desea surtir, excede a la cantidad que existe en inventarios, desplegará el siguiente mensaje: Si la cantidad que desea surtir es mayor a la permitida, en el campo etiquetado como “Max.Surt.” se desplegará la cantidad que sólo tiene permitida, además, se desplegará un mensaje: Para continuar presione. Una vez que ha proporcionado la cantidad correcta para surtir, seleccione el tipo de despacho. Por cada artículo que registre se alimentará el grid de detalle. Las opciones de surtido son: Directo: Cuando existe cantidad disponible del medicamento. Sustituto: En caso de no haber existencia disponible o suficiente del medicamento prescrito y por instrucciones del médico, se surte un sustituto. Negado: Cuando no existe cantidad disponible del medicamento, y la receta corresponde a un servicio de la propia unidad. Una vez terminada la captura, verifique que los datos sean correctos y presione se desplegará la pantalla de cifras control en donde verifica que la sumatoria total de claves y cantidades sea correcta. Si es correcto, presione y la solicitud quedará registrada. Si presiona el sistema regresa a la última receta capturada. 58 En caso de que exista error en específico o cantidad surtida, se desplegará el siguiente mensaje: o , respectivamente. En este caso presione , y regresará a la pantalla de receta colectiva que estaba capturando, para modificar y corregir sus registros. Si necesita dar de baja algún registro, coloque el cursor en el renglón de artículo que se va a eliminar y presione , aparecerá la siguiente pantalla de confirmación. Si no requiere continuar con la captura de recetas colectivas presione y par abandonar la pantalla de recetas colectivas. Si necesita verificar las recetas colectivas capturadas utilice los botones del navegador y podrá acceder a cada una de ellas. 6.3.3 Función: Internos Objetivo: Registrar la información de los movimientos de traspasos de apoyo a otra unidad, concentraciones, muestras, a no disponibles, bajas y ajustes, así como los motivos del movimiento. Documento fuente: movimientos varios, oficios, fax, etc. Los campos de captura son: Tipo Movimiento: Elija el Tipo de movimiento por el cual se realiza la salida de artículos: Traspasos Traspasos IMSS-oportunidades Concentraciones Muestras Bajas Ajustes A No Disponibles Motivo del Movimiento: Elija el Motivo por el cual se realiza la salida