Goethe University Frankfurt AM Main - Corporate Governance Lecture Notes PDF

Leitung und Überwachung der AG, praktische Einblicke und internationale Perspektiven der Corporate Governance 30. November 2023 Prof. Dr. Peter Henning Wintersemester 2023/24 26.11.2023 3 Führung und Überwachung als Bestandteil der CG – Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ?...

Leitung und Überwachung der AG, praktische Einblicke und internationale Perspektiven der Corporate Governance 30. November 2023 Prof. Dr. Peter Henning Wintersemester 2023/24 26.11.2023 3 Führung und Überwachung als Bestandteil der CG – Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ? 3.2 Der Aufsichtsrat als Überwachungsorgan der Gesellschaft 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 3.2.9 3.2.10 3.2.11 3.2.12 3.2.13 3.2.14 3.2.15 26.11.2023 Verhältnis zu den anderen Organen Vorstand + Hauptversammlung Überwachung und Beratung der Geschäftsführung Die Aufsichtsratsmitglieder Zusammensetzung und Größe Aufgaben Die Rolle und Verantwortung des Aufsichtsratsvorsitzenden Die innere Organisation Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen Schriftliche Verfahren Vorstandsunabhängige Informationsversorgung Aufsichtsratsvergütung Entsprechenserklärung Effizienzprüfung Aufsichtsrat und Abschlussprüfer Haftung 1 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden gleiche Rechte wie einfaches AR Mitglied Sitzungsleitung ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ besondere Aufgaben Repräsentation d. AR insb. gegenüber Vorstand + HV Vertretung der Gesellschaft Aufgaben + Befugnisse nur teilweise gesetzlich geregelt Aufgaben umfassender + bedeutsamer wichtigste Aufgabe: laufende Beobachtung der Geschäftsführung Koordinierung der Arbeit des AR Garant für korrektes Handeln des Gremiums Entscheidender Einfluss auf Entwicklung + wirtschaftliche Stärke des Unternehmens Gegengewicht zum Vorstandsvorsitzenden 26.11.2023 2 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden Sitzungsleitung ▪ ergibt sich natürlicherweise aus Funktion als Vorsitzender des Gremiums ▪ Verfahrensleitung und –koordination Tagesordnung ▪ ▪ ▪ Festlegung • Reihenfolge • Umstellung • Vertagung ▪ ▪ Bekanntgabe Erweiterungen ▪ 26.11.2023 Festlegung • Art d. Abstimmung • Protokollführer • Sitzungssprache Entscheidung über Teilnahme von Sachverständigen Auskunftspersonen Anteilseignervorbesprechung Koordination der Ausschüsse Leitung der Sitzung Vorbereitung der Sitzung Einberufung der Sitzung ▪ ▪ ▪ ▪ Beratung Beschlussfassung Abstimmungsverfahren ▪ ▪ ▪ Abstimmung mit anderen Ausschussvorsitzenden Vorbereitung der AR-Beschlüsse durch die Ausschüsse Zulassung Gäste Empfehlungen an das Plenum 3 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden Repräsentation des Aufsichtsrats Insbesondere gegenüber Vorstand und HV Bindeglied zwischen AR und Vorstand regelmäßiger Kontakt mit Vorstand - Empfehlung Ziffer D.6 DCGK Informationsvermittlung Ansprechpartner ▪ regelmäßiger Kontakt mit Vorstand, bes. Vorstandsvorsitzender ▪ Beratung Strategie ▪ Dialog mit Investoren 26.11.2023 Entgegennahme + Weiterleitung Vorstandsberichte ▪ Sicherstellung pünktliche + ordnungsgem. Erstattung der Regelberichte d. Vorstands ▪ Unverzügliche Information durch Vorstand über wichtige Angelegenheiten HV ▪ Erläuterung des ARBerichts ▪ Leitung der HV gesetzl. nicht geregelt, in der Praxis die Regel 4 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden Praktische Problembereiche für den AR-Vorsitzenden ▪ Spannungsverhältnis Sitzungen ▪ AR-Vorsitzender ohne eigene Beschlusskompetenzen fortlaufende Überwachungspflichten Gefahr fehlender Legitimation + Haftungsrisiken ▪ Konzentration von zu vielen Informationen beim AR-Vorsitzenden, sofern keine Weiterleitung an den Aufsichtsrat ▪ Haftungsrisiken des Aufsichtsrats für Fehlverhalten des Vorsitzenden Mögliche Schadenersatzansprüche (Beispielsfall: Siemens) Lösungsansätze: ▪ Eilzuständigkeiten / Bevollmächtigungen ▪ Bildung von und Delegation von Beschlusszuständigkeiten auf Ausschüsse ▪ Verbesserung der Ausstattung, Einführung eines Aufsichtsratsbüros 26.11.2023 5 3.2.7 Die innere Organisation Aufgabenkatalog: Einfluss auf Arbeitsprogramm + innere Organisation des AR Rechnungslegungsprozess Abschlussprüfung Aufgabenkatalog Überwachung Risikomanagementsystems Wirksamkeit des internen Kontrollsystems ▪ Zielvorgaben für d. gesetzl. vorgesehenen Aufgabenbereiche ▪ Aufsichtsratskalender ▪ Überwachungsstrategie ▪ Delegierung an Ausschüsse od. externe Sachverständige ▪ Aktive Überwachungsarbeit ▪ Vertraulichkeit ▪ Erörterung und Verabschiedung im Plenum Geschäftsordnung (GO) des AR und seiner Ausschüsse = wesentliches Instrument der Selbstorganisation des AR 26.11.2023 6 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.1 Geschäftsordnung §§ 107-110 AktG ▪ wenig gesetzliche Vorgaben zur inneren Ordnung, Arbeitsweise und Zusammenarbeit des AR AktG (Ausnahme Finanzinstitute) ▪ weitgehend Disposition von Satzung ▪ kann Regelungen zu Geschäftsordnungsfragen bindend regeln ▪ wenig Satzungsvorbehalte ▪ soweit nicht geschehen, kann AR sich selbst eine GO geben Organisationsautonomie des AR Empfehlung D.1 DCGK: „Der Aufsichtsrat soll sich eine Geschäftsordnung geben und diese auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen.“ ▪ Einzelfallbezogenes Abweichen des AR von eigener GO möglich ▪ Verstoß gegen Bestimmungen d. Satzung zur GO AR-Beschluss nichtig ▪ Eigene Geschäftsordnungen der Ausschüsse empfehlenswert 26.11.2023 7 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.1 Geschäftsordnung Inhalt ▪ Ergänzung + Ausgestaltung organisatorischer Grundsätze in der Satzung ▪ Zusammensetzung des AR ▪ Aufgaben und Befugnisse der Ausschüsse ▪ Anzahl der Ausschussmitglieder ▪ Ausschussvorsitzender ▪ Maximen der AR – Tätigkeit ▪ Sitzungsfrequenz, Modi der Einberufung, Möglichkeit Telefonkonferenz ▪ Beschlussfassung ▪ Informationsfluss der Ausschüsse an AR – Vorsitzenden ▪ Kommunikationsprinzipien, Vertraulichkeit 26.11.2023 8 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats § 107 III AktG Ermächtigung des AR zur Bildung von Ausschüssen ▪ Organisationsautonomie des AR ▪ Delegierung bestimmter Aufgaben + Rechte ▪ Kriterium: Effizienz der AR - Arbeit ▪ Grenze: ▪ nur Übertragung von Rechten, die AR selbst übertragen sind ▪ nach Gesetz Entscheidungen nicht d. Plenum vorbehalten ▪ Befugnisse Ausschuss zur Vorbereitung d. AR Sitzungen, Beschlüsse, + Überwachung seiner Beschlüsse 26.11.2023 Beschlusskompetenz Ausschuss fasst abschließende Beschlüsse 9 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Grundsatz 14 DCGK: Ausschüsse fördern Wirksamkeit der Arbeit des AR ▪ Freiwillige Ausschussbildung (Ausnahme Prüfungsausschuss (§ 107 AktG) und bei Finanzinstituten) ▪ Zweck: ▪ Steigerung Effizienz der Aufsichtsratsarbeit ▪ Bündelung Kompetenz ▪ Mitglieder ▪ Keine gesetzlichen Vorgaben ▪ Mindestens 2 Personen, bei Ausschüssen mit Beschlusskompetenz mind. 3 Mitglieder ▪ bei mitbestimmten Gesellschaften keine paritätische Besetzung d. Ausschüsse erforderlich, aber angemessene Repräsentierung d. Arbeitnehmervertreter 26.11.2023 10 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Präsidialausschuss / Personalausschuss Nominierungsausschuss Vergütungskontrollausschuss Risikoausschuss Prüfungsausschuss (Audit Committee) Neu ESG-Ausschuss Vermittlungsausschuss Ad-hoc Ausschuss Anmerkung: Zweifarbig unterlegte Ausschüsse haben eine gesetzliche Grundlage 26.11.2023 11 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Präsidialausschuss ▪ Aufgabe Unterstützung des AR-Vorsitzenden bei Kontaktaufnahme mit Vorstand, bei Vorbereitung + Koordination d. AR Sitzungen + Ausschusssitzungen ▪ Definierung der genauen Aufgaben im Einsetzungsbeschluss ▪ oft: Durchführung eilbedürftiger Entscheidungen z.B. Zustimmung zu Geschäften aufgrund Satzungsbestimmung ▪ Mitglieder ▪ AR Vorsitzender und sein Stellvertreter ▪ mind. 3 Mitglieder (§108 II S.3 AktG) wenn Beschlussfassungen vorgesehen 26.11.2023 12 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Personalausschuss (Nicht Finanzinstitute von wesentlicher Bedeutung) ▪ Aufgabe Vorschlag an das AR Plenum zur Gesamtvergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder zum Beschluss des Vergütungssystems für den Vorstand incl. wesentlicher Vertragselemente ▪ Stärkung der Zuständigkeit und Verantwortung des Gesamtaufsichtsrats ▪ Delegation des Abschlusses von Anstellungsverträgen mit Vorstandsmitgliedern unzulässig ▪ betrifft alle Vergütungsvereinbarungen: Versorgung, Aktienoptionsprogramme, Incentives ▪ Vorbereitende Tätigkeit des Ausschusses weiter zulässig ▪ Ausführung von Plenumsentscheidungen weiter zulässig 26.11.2023 13 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Vermittlungsausschuss (kein ständiger Ausschuss) ▪ Aufgabe §§ 27 III, 31 III MitbestG Personalvorschläge für Bestellung eines Vorstandsmitglieds, wenn erforderliche 2/3 Mehrheit bei 1. Abstimmung im Plenum nicht zustande gekommen ▪ nur in mitbestimmten Unternehmen ▪ Mitglieder: ▪ ▪ ▪ ▪ paritätische Besetzung AR – Vorsitzender, sein Stellvertreter, 1 Arbeitnehmervertreter 1 Anteilseignervertreter ▪ Teilnahme aller Mitglieder an Abstimmung über Personalvorschlag 26.11.2023 14 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Prüfungsausschuss • Seit 1.7.2021 für Unternehmen im öffentlichen Interesse* gesetzlich vorgeschrieben • Empfehlung D.3 DCGK § 107 Abs. 3 und 4 AktG ▪ ▪ ▪ ▪ Vorabprüfung des Jahres- + Konzernabschlusses Prüfung des Jahresabschlusses nicht delegierbare Aufgabe des Plenums Pflicht jedes Mitglieds Prüfungsbericht zu lesen + durchzuarbeiten Unterstützung durch Abschlussprüfer Präzisierung des Aufgabenbereichs Befassung mit Rechnungslegung, Risikomanagement Compliance Unabhängigkeit des Abschlussprüfers Bestimmung v. Prüfungsschwerpunkten Honorarvereinbarung Erörterung Finanzberichte mit Vorstand *Gem § 316a HGB kapitalmarktorientierte Unternehmen, Banken, Versicherungen 26.11.2023 15 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Prüfungsausschuss ▪ Vorsitzender ▪ sollte nicht zugleich Vorsitzender des Aufsichtsrats + kein ehemaliges Vorstandsmitglied sein ▪ Besondere Kenntnisse und Erfahrungen bzgl. Rechnungslegung und internen Kontrollverfahren sowie der Abschlussprüfung ▪ Unabhängigkeitserfordernis nach Empfehlung D.4 DCGK ▪ Mitgliedschaft in weiteren Ausschüssen ggfs. erforderlich ▪ Enge Zusammenarbeit mit ▪ AR-Vorsitzendem ▪ Abschlussprüfer ▪ Fachabteilungen des Unternehmens 26.11.2023 16 3.2.7 Die innere Organisation D Prüfungsausschuss (PrüfA) Gesetzlicher Rahmen Aufgabenbereich Mitglieder + Qualifikation • • • • • • • • Gesetzl. vorgeschrieben AC hat eigene Managementfunktion Direkter Zugang d. Mitglieder zu allen zentralen Unternehmensabteilungen Vom Aufsichtsrat delegierte Aufgaben: • Vorbereitung d. Entscheidung über d. Bestätigung der Rechnungsprüfung (Entscheidung obliegt HV und AR) sowie des Jahresberichts Unmittelbare Verantwortung für • Testat Abschlussprüfung • Testat Jahresbericht • Überwachung der Rechnungslegungs+ WP- Prozesse • • • • • • • 26.11.2023 Ausschuss des AR Nicht vorgeschrieben (außer Banken) Empfohlen durch DCGK AktG reguliert Aufgabenerfüllung HGB: Pflicht, wenn kein AR errichtet USA Audit Committee (AC) Aufsichtsratsmitglieder, mind. 3 Mehr als 50 % unabhängig (Arbeitnehmervertreter akzeptiert) Vorsitzender: i.d.R. Finanzexperte 2 Finanzexpereten mit Kenntnissen in Rechnungslegung/ Abschlussprüfung / Nachhaltigkeit (§ 100 Abs. 5 AktG) • Board of Directors Mitglieder, mind. 3 jedes Mitglied sollte unabhängig sein Kenntnisse in Rechnungslegung/Abschlussprüfung Mind. 1 Financial Expert gefordert 17 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Nominierungsausschuss (anders Finanzinstitute von wesentlicher Bedeutung) ▪ Aufgabe Empfehlung D.5 DCGK Vorschläge geeigneter Kandidaten an den AR für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung ▪ Mitglieder ▪ Nur Vertreter der Anteilseignerseite ▪ Empfehlung der EU – Kommission: „mindestens zur Hälfte unabhängige ARMitglieder“ ▪ DCGK hierzu noch keine Empfehlung ▪ Sitzungen ▪ keine regelmäßigen Sitzungen, nur zum Ende Amtszeit e. AR – Mitglieds ▪ Vorlage der Wahlvorschläge spätestens in AR – Bilanzsitzung = Tagesordnungspunkt HV 26.11.2023 18 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Nominierungsausschuss - Nominierungsprozess Besetzungsentscheidung Kandidatenidentifizierung Anforderungsprofil Vorgespräche Empfehlung Nominierungsausschuss an AR-Plenum Einigung mit Kandidaten 26.11.2023 Wahlvorschlag an HV Kandidatenauswahl Kompetenzprofil Mandatsvorbereitung HV-Beschluss 19 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Nominierungsausschuss von Finanzinstituten ▪ Weitere Aufgaben (seit 1. Januar 2014) § 25 d Abs. 11 KWG ▪ Mitglieder • • • • Vorschläge geeigneter Kandidaten für den Vorstand Bewerbungsprofil und Stellenbeschreibungen Diversity Zielsetzungen Mindestens jährliche Überprüfung von Zusammensetzung, Struktur. Leistung, Expertise, Qualifikationen und Zeitaufwand von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der einzelnen Mitglieder auf individueller Basis • Überprüfung Auswahl wichtigster Führungskräfte durch Vorstand ▪ Vertreter der Anteilseignerseite und der Arbeitnehmerseite 26.11.2023 20 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Risikoausschuss (gem. § 25d Abs. 8 KWG für Finanzinstitute verpflichtend) ▪ Aufgabe Beispiel GO des AR Deutsche Bank AG Entscheidung über ▪ Kreditgewährungen, die e. AR Beschlusses bedürfen ▪ best. Beteiligungserwerbe ▪ Vorstand berichtet über ▪ Kredit- Markt, Liquiditäts- operationelle sowie Rechts- und Reputationsrisiken ▪ Kreditrisikostrategie, Kreditportfolien, Kredite, die Beschluss d. AR bedürfen ▪ Fragen Kapitalausstattung + Angelegenheiten von besonderer ▪ Aufgrund von § 25 d KWG zusätzlich: ▪ Überwachung, dass Konditionen im Kundengeschäft mit dem Geschäftsmodell und der Risikostruktur des Unternehmens im Einklang stehen ▪ Überwachung Risiken aufgrund gewählter Vergütungsstrukturen ▪ Direkte Ansprache von Leiter Risikocontrolling möglich ▪ Mitglieder: AR-Vorsitzender und 4 weitere Mitglieder aus Mitte ▪ Überschneidungen mit anderen Ausschüssen gewollt 26.11.2023 21 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Strategieausschuss ▪ Aufgabe Beispiel GO des AR Deutsche Börse AG Beratung in Angelegenheiten mit strategischer Bedeutung für die Gesellschaft und die mit ihr verbundenen Unternehmen ▪ Der Ausschuss befasst sich insbesondere mit Fragen der grundsätzlichen geschäftspolitischen und unternehmerischen Ausrichtung sowie mit bedeutsamen Projekten für die Gruppe Deutsche Börse. ▪ Mitglieder: sechs Aufsichtsratsmitglieder mit besonderen Kenntnissen ▪ Quelle: http://deutsche-boerse.com/dbg-de/investor-relations/corporategovernance/aufsichtsrat/ausschuesse 26.11.2023 22 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats ESG und Nachhaltigkeitsausschuss ▪ Aufgaben • • • • • • Befassung mit nachhaltiger Unternehmensführung und der Geschäftstätigkeit in den Bereichen Umwelt, Soziales und gute Unternehmensführung Befassung mit der Bedeutung der Nachhaltigkeit für die Geschäftsstrategie Begleitung des Vorstands bei der Festlegung von Nachhaltigkeitszielen Überwachung und Beratung des Vorstands im Bereich ESG Ggfs. nicht verpflichtende Berichterstattung zu ESG Besondere Schwerpunktthemen wie Diversität und Inklusion, Datenethik, Unternehmenskultur ▪ Mitglieder ▪ Vertreter der Anteilseignerseite und der Arbeitnehmerseite ▪ DCGK Empfehlung C.1: Expertise in den für das Unternehmen bedeutsamen Nachhaltigkeitsfragen 26.11.2023 23 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Ad – hoc Ausschuss ▪ Aufgabe Beispiel Stada AG 2017 schnellerer und enger Austausch zwischen beiden Organen der Gesellschaft, bei zustimmungspflichtigen Geschäften effiziente Entscheidungsfindung (5 Mitglieder) ▪ Behandlung bestimmter Sachthemen im Einzelfall ▪ nicht auf Dauer angelegt ▪ Begleitung bestimmter Projekte ▪ Auflösung nach deren Abschluss ▪ Einsetzungsbeschluss des Plenums ▪ Aufgabenbeschreibung ▪ Festlegung Funktion des Ausschusses ▪ Beratende Funktion, Beschlussempfehlung, Beschlussfassungsbefugnis 26.11.2023 24 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Vergütungskontrollausschuss von Finanzinstituten ▪ Aufgabe (§ 25d Abs. 12 KWG) Beispiel GO des AR Deutsche Bank „Angemessene Ausgestaltung der Vergütungssysteme der Geschäftsleiter und Mitarbeiter“ ▪ Der Ausschuss • überwacht die angemessene Ausgestaltung der Vergütungssysteme der Geschäftsleiter und Mitarbeiter, und insbesondere die angemessene Ausgestaltung der Vergütungen für die Leiter der RisikocontrollingFunktion und der Compliance-Funktion sowie solcher Mitarbeiter, die einen wesentlichen Einfluss auf das Gesamtrisikoprofil des Instituts haben, • bereitet die Beschlüsse des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans über die Vergütung der Geschäftsleiter vor und berücksichtigt dabei besonders die Auswirkungen der Beschlüsse auf die Risiken und das Risikomanagement des Unternehmens ▪ Mitglieder: Mind. ein Vertreter der Arbeitnehmer, Vergütungs- bzw. Risikoexperte 26.11.2023 25 3.2.8 Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen 3.2.8.1 Vorbereitung Tagesordnungen ▪ regelmäßig wiederkehrende Themen einer ordentlichen AR - Sitzung § 90 AktG Kenntnisnahme der gesetzlich vorgeschriebenen Vorstandsberichte „Regelberichte“ § 107 III S. 4 AktG Kenntnisnahme der Berichte aus Ausschüssen (gesetzl. Pflicht) § 107 II S. 1 AktG Genehmigung Protokoll der letzten Sitzung § 111 IV S. 1 +2 AktG Zustimmungspflichtige Rechtsgeschäfte aufgrund Gesetz oder Satzung/ GO 26.11.2023 26 3.2.8 Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen 3.2.8.1 Vorbereitung Tagesordnung Vorbereitende Sitzung zur Hauptversammlung konstituierende Sitzung TOP TOP TOP Vorsitzender d. Prüfungsausschuss stellt Empfehlung d. Ausschusses vor Erörterung u. ggfs. vorsorglich Beschlussfassung ▪ Wahl AR – Vorsitzender + Stellv. ▪ Beschluss Errichtung Ausschüsse ▪ Wahl Vorsitzender u. Ausschussmitglieder ▪ Belehrung neue AR – Mitglieder über Rechte + Pflichten Bilanzsitzung Grundsatz 16 DCGK § 172 AktG Billigung des Jahresabschlusses, = Feststellung 26.11.2023 zu angekündigten Anträgen zur HV außerordentliche Sitzung TOP Ein bestimmtes aktuelles Thema Beschlussfassung oder Information 27 3.2.8 Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen 3.2.8.1 Vorbereitung Teilnehmer § 109 Abs. 1 S. 1 AktG „Personen, die weder dem Aufsichtsrat noch dem Vorstand angehören, ... sollen nicht teilnehmen.“ ▪ Mitglieder des AR ▪ kraft Amtes zur Teilnahme berechtigt und verpflichtet ▪ Ausnahme: Interessenkonflikte ▪ Vorstand (vgl. § 109 Abs. 1 AktG) ▪ Sitzungsteilnahme üblich und sachgerecht ▪ kein Teilnahmerecht, aber Teilnahmepflicht auf Verlangen des AR ▪ AR kann auch beschließen, ohne Vorstand zu tagen ▪ Ausschussmitglied ▪ zur Teilnahme an Ausschusssitzung berechtigt und verpflichtet ▪ AR – Mitglied, das kein Angehöriger eines Ausschusses ist = grdsl. zur Teilnahme berechtigt, Ausnahme: § 109 Abs. 2 AktG ▪ Ausschlussrecht des AR – Vorsitzenden 26.11.2023 28 3.2.8 Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen 3.2.8.2 Durchführung Abstimmungen ▪ weitere mitbestimmungsrechtliche Sondervorschriften §§ 27, 31, 32 MitbestG ▪ keine Stimmbindung: AR-Mitglieder sind nicht weisungsgebunden! ▪ geheime Abstimmung wohl rechtlich zulässig ▪ Zulässigkeit ergibt sich aus Sitzungsleitungsbefugnis des AR-Vorsitzenden oder AR-Beschluss ▪ kein Recht des einzelnen Mitgliedes auf geheime Abstimmung ▪ Auf Wunsch Gegenstimmen mit Argumenten namentlich ins Protokoll aufnehmen ▪ Befugnis AR – Mitglied zu Unterbreitung Beschlussanträge + Abstimmung zu verlangen AR – Vorsitzender als Sitzungsleiter stellt den Antrag zur Beschlussfassung in der Sitzung 26.11.2023 29 3.2.8 Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen 3.2.8.3 Follow-up Berichterstattung § 90 I S. 1 Nr. 1 AktG Pflicht zur Berichterstattung über die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung (insbesondere die Finanz-, Investitions- und Personalplanung), wobei auf Abweichungen der tatsächlichen Entwicklung von früher berichteten Zielen unter Angabe von Gründen einzugehen ist* ▪ Der Vorstand muss demzufolge auch über die Umsetzung der früheren Unternehmensplanung berichten ▪ Soll-Ist Abweichungen sind entsprechend zu erläutern ▪ Dadurch Sicherstellung der Beurteilung der Qualität der Unternehmensplanung durch den Vorstand * Fettdruck: Eingeführt durch das Transparenz- und Publiziätsgesetz (TransPuG) 1998 26.11.2023 30 3.2.9 Vorstandsunabhängige Informationsversorgung Grundsatz 13 DCGK „ offene Diskussion zwischen Vorstand und Aufsichtsrat“ offene Diskussion Vorstand = Umfassende Wahrung der Vertraulichkeit einzig befugter unmittelbarer Informant des AR im Unternehmen Verschwiegenheitspflicht – Kommunikation Von wem erhält AR- Mitglied Informationen? Mit wem darf es kommunizieren - an wen darf es Fragen stellen? 26.11.2023 31 3.2.9 Vorstandsunabhängige Informationsversorgung Grundsatz in der deutschen Corporate Governance Keine direkte Kommunikation AR – Mitglieder Mitarbeiter ▪ Aufsichtsrat möchte bestimmte Auskünfte erhalten ▪ Keine selbständige Nachfrage des AR bei zuständigen Mitarbeitern ▪ AR muss von Vorstand Informationsbeschaffung verlangen ▪ Nachfrage nur im Einzelfall mit Zustimmung des Vorstands + in Abstimmung mit AR – Vorsitzendem Ausnahmen Leiter Compliance, Rechnungslegung und Interne Revision sowie Leiter Risikocontrolling nach § 107 Abs.4 AktG für Untenrehmen im öffentl. Interesse + aufgrund gesetzlicher Spezialregelungen in § 25d KWG 26.11.2023 32 3.2.9 Vorstandsunabhängige Informationsversorgung Notwendigkeit Vertrauensvoller Zusammenarbeit zw. AR + Vorstand Keine direkte Einholung von Informationen bei Mitarbeitern des Unternehmens zur Geschäftstätigkeit Kein eigenes Informationssystem am Vorstand vorbei ! Reine Verständnisfragen von AR – Mitgliedern die nicht Geschäftstätigkeit betreffen: Aufsichtsratsmitglieder dürfen ▪ Fachabteilungen auch ohne weiteren Abstimmungsbedarf befragen + Antwort weiterleiten wenn Vorstand dies so handhabt, d.h. Beschluss vorliegt oder geübte Praxis im Unternehmen (umstritten) 26.11.2023 33