Tema 3 0521: Correo Electrónico (PDF)

1\. El correo electrónico Correo electrónico: El correo electrónico (e-mail) es un servicio de red que permite al usuario enviar y recibir mensajes, incluyendo material multimedia y documentos digitales. Generalmente, el correo electrónico se hace servir de una agenda en la que se guarda informa...

1\. El correo electrónico Correo electrónico: El correo electrónico (e-mail) es un servicio de red que permite al usuario enviar y recibir mensajes, incluyendo material multimedia y documentos digitales. Generalmente, el correo electrónico se hace servir de una agenda en la que se guarda información sobre los contactos o destinatarios de los mensajes electrónico enviados y recibidos. En la actualidad, la utilización del correo electrónico, como medio de transmisión de información, forma parte de nuestras vidas. Internet supone una ventaja a la hora de entablar una comunicación, ya que es la forma más sencilla, cómoda y sobre todo, rápida. No es un medio tan formal como otro tipo de correspondencia, pero también requiere de un tratamiento y cuidado de lo que se está escribiendo. A\) Contratación de direcciones de correo electrónico Para crear nuestra cuenta de correo tenemos dos opciones, utilizar una de los múltiples servidores de correo electrónico gratuitos (Hotmail, Gmail, Yahoo!, Etc.,) o bien contratar un servidor de cuenta de correo para nuestra empresa que generalmente vincularemos a nuestra página web y que tras el dominio figurará el nombre que le hayamos puesto nosotros, como, por ejemplo: Generalmente las empresas, por temas corporativos contratan una serie de direcciones de correo electrónico, que permite crear diferentes cuentas para que los trabajadores tengan su correo electrónico. Esto permite que cuando enviemos un correo electrónico, además de las presentaciones oportunas, la otra persona nos vincule con la empresa a la que representamos. Para la impresión de datos haremos lo siguiente. Desde el menú Archivo/Imprimir, o bien desde el icono "impresora" de la barra de herramientas, o pulsando la combinación de teclas Control+P, podemos obtener una copia del mensaje recibido en el correo electrónico. B\) Configuración de la cuenta de correo Para poder hacer uso del correo electrónico es necesario tener configurada al menos una cuenta de correo, pero en el mismo ordenador se pueden configurar cuentas de otras personas o entidades. Si deseas recibir los correos desde otros ordenadores tienes que configurar la cuenta en cada uno de ellos o abrir una cuenta en la página de algún buscador o portal. Vamos a recordar los principales pasos que hay que dar para la configuración de dicha cuenta. Para poder configurarla en nuestro ordenador, tenemos que tener claro los datos relacionados con dicha cuenta. Vamos a ver a partir de Microsoft Outlook (Gestor de correo electrónico) como crear una cuenta de correo. Paso 1. Configurar el nombre de usuario Siguiendo las instrucciones que se nos presentan en pantalla configuramos el nombre que figurará como remitente del mensaje y que verá el/la receptor/a del mismo. Paso 2. Configuración de la dirección A continuación, se introducirá la dirección de correo electrónico que nos facilitará el/la proveedor/a de este servicio. Cada usuario/a tiene asignada una dirección única que impide cualquier tipo de confusión. Esta dirección suele adoptar la siguiente estructura: \[usuario/a\]@\[dominio\] Ej.: ejemplo\@euroinnova.es El nombre de usuario/a puede ser cualquiera que escojamos (o que nos asignen) siempre que cumpla una serie de requisitos como no incluir espacios o acentos. En este caso no importa que se empleen mayúsculas o minúsculas. No puede haber dos nombres de usuarios/as iguales en el mismo dominio, aunque bien puede haberlos en dominios distintos (Ej.: pepe\@euroinnova.com y pepe\@hotmail.com). 1 La @ (\"arroba\") simplemente quiere decir que el nombre del/de la usuario/a pertenece al dominio que le sigue. El dominio indica la localización del/de la usuario/a, más concretamente se refiere al ordenador en el cual tiene su buzón de correos. Esto es importante, ya que los mensajes que se envían desde un ordenador a otro/a usuario/a no van a llegar directamente a su ordenador personal. Todos los mensajes van a ir a su proveedor/a de Internet, quien a su vez lo enviará al/a la proveedor/a del/del destinatario/a.Dicho/a proveedor/a guardará el mensaje en un buzón electrónico personal hasta que el/la usuario/a se conecte y lo \"descargue\" a su propio ordenador. Paso 3. Configuración de los servidores de correo Esto lo llevará a cabo el personal informático de la empresa o la propia empresa a la que hayamos contratado las cuentas de correo. Paso 4. Configuración del nombre de cuenta y su contraseña Cada cuenta dispone de su propio nombre y contraseña. Estos datos, al igual que los anteriores, los facilitará el/la proveedor/a del servicio. Paso 5. Gestión de Mensajes La estructura de un mensaje de correo electrónico sería la siguiente: La mayoría de los sistemas de correo electrónico permiten que un/a usuario/a envíe un mismo mensaje a muchas personas, para hacerlo sólo habrá de especificar muchas direcciones, separadas por comas (,), en el campo a: de la cabecera, y cada una de ellas recibirá una copia del mensaje. Cuando a la capacidad de envío a receptores/as múltiples se une la definición de alias, es decir cuando un alias especifica muchos receptores, tenemos una lista de distribución. Cuando se envía un mensaje al alias cada receptor de la lista recibirá una copia del mismo. Los administradores/as de sistemas suelen establecer listas públicas de distribución que permiten que un/a usuario/a, desde cualquier ordenador conectado a Internet, envíe un mensaje a una lista de receptores. Cuando llega el mensaje al ordenador de destino, el programa distribuidor de correo examina el buzón, ve que es un alias referenciado en sus tablas, amplía la abreviatura y manda una copia a cada receptor/a incluido en la lista. 1.1. Elementos que lo componen Existen distintos gestores de correo electrónico, los cuales adquieren un formato y forma de utilización distinta, no obstante, la mayoría de ellos adquieren determinados elementos que son comunes, si bien no con los mismos nombres, parecido. Primeramente, se puede distinguir un apartado en el que aparece nuestra dirección de correo electrónico y un vínculo para salir del mismo. Normalmente en la parte superior de la página del correo electrónico se pueden contemplar cuatro pestañas que dan acceso al correo electrónico en el que se desglosarán las carpetas que a continuación describiremos, las direcciones de los contactos que hemos guardado, la agenda para incluir citas y anotaciones y el bloc de notas para adjuntar anotaciones más largas. Las carpetas de las que costa el correo electrónico son diversas y varían según el gestor del correo electrónico del que se trate, aquí nos centraremos en 6, aunque con el tiempo puede ir variando y evolucionando. Estas carpetas son: 2 Bandeja de entrada/Mensajes recibidos Es el lugar en el que por norma general quedan almacenados los e-mails que se han recibido de diversas cuentas de correo electrónico, excepto que se aplique algún filtro que redirecciones determinados mensajes a otra carpeta o ubicación. Correo no deseado/basura En esta carpeta se suele introducir el envío de correos electrónicos masivos a destinatarios que no lo solicitan, o virus sueltos en la red y páginas filtradas, ya que suele ser una comunicación en línea no deseada. Borradores En esta carpeta se pueden almacenar aquellos mensajes que hemos redactado pero que en ese mismo instante no deseamos enviar, de forma que se pueda acceder de manera fácil a ellos en el momento de ser enviados. Enviados En esta carpeta se almacenan los mensajes que han sido enviados desde nuestra propia cuenta hacia otras destinatarias. Eliminados/papelera La carpeta de eliminados o papelera se guardan aquellos mensajes que hemos eliminado de otras carpetas. Nueva carpeta Si se desea se puede añadir una o varias carpetas más para ordenar y personalizar nuestro correo electrónico de manera que sea más fácil de utilizar. Para redactar o escribir un mensaje para después poder ser enviado se puede realizar desde dos apartados. Si se desea enviar un correo electrónico sin haber mantenido una comunicación previa con otro contacto se puede realizar desde la pestaña "Nuevo", a partir de la cual se adjuntará el destinatario, el asunto y el propio mensaje que se desea enviar (según el servidor se deberán rellenar unos campos u otros). Por otro lado, cuando hemos recibido un mensaje y deseamos responder, al abrirlo podemos pinchar en el apartado responder, responder a todos o reenviar, según la acción que deseemos. Es decir, como hemos indicado, al abrir un mensaje nos dará la opción de responder al remitente del mismo sólo con pulsar un botón del menú. Al hacer esto, se nos abrirá una nueva ventana (o se recargará sobre la misma) donde se nos va a mostrar el mensaje al que respondemos debajo del cursor que espera a que empecemos a introducir texto. Encima de la información del mensaje original, podemos ver los datos de la cabecera del envío del mismo, la dirección del remitente, el/los destinatarios/s, el asunto y la fecha de envío. En la respuesta del mensaje se nos va a dar la opción también de responder sólo a la persona que lo envió o hacerlo también a todos los destinatarios del mensaje. Una vez completados los campos obligatorios (el remitente o remitentes vienen implícitos en la respuesta, pero podemos añadir más en el campo A:), podemos enviar nuestra respuesta. Al receptor del mensaje le aparecerá nuestro texto primero, seguido del texto que introdujo él en el mensaje original. Así en el sistema de respuestas se puede hacer un seguimiento continuo de la comunicación que se está manteniendo. 1.2. Envío de correos Para que el mensaje electrónico pueda ser enviado correctamente, éste debe seguir una norma internacional para ser legible por quien lo recibe. Cuando enviamos un mensaje, éste va pasando de servidor en servidor hasta llegar a su destino. Más concretamente, el mensaje se envía al servidor de e-mail (MTA) cuya tarea es transportarlo al servidor del destinatario por medio del protocolo SMTP. Cuando el mensaje llega al servidor de correo entrante (MDA) del destino, es almacenado mientras espera a que el usuario lo acepte. Existen dos protocolos principales para recuperar un mensaje electrónico de un MDA: 3 POP3 (Post Office Protocol): es el más antiguo y se usa tanto para recuperar mensajes electrónicos como para guardar copias en el servidor. IMAP (Internet Message Access Protocol): es usado para coordinar el estado del mensaje electrónico (leído, eliminado, movido), además de para guardar una copia en el servidor y completar la sincronización. A continuación, pasamos a describir cada una de las partes que componen dicho formato. A\) Encabezado El encabezado, o Header, contiene información referente a la transmisión del mensaje, como la dirección del remitente, la del destinatario o la fecha y hora del envío. Usando los encabezados, se puede obtener toda la información sobre el recorrido que ha seguido el mensaje desde su envío hasta llegar al servidor de destino y cuánto tiempo duró cada paso de la transferencia. Para que el envío de un mensaje electrónico se haga correctamente, debe de tener estos campos cumplimentados: Remitente. Es el e-mail de la persona que envía el mensaje. Se rellena automáticamente al enviar el correo. Destinatario (A: CC: CCO). Existen tres tipos de destinatarios del mensaje. A: la persona o personas a quien/es va dirigido el mensaje, CC:(con copia) para enviar una copia del mismo (la dirección de email de este destinatario aparece en el encabezado del mensaje) y CCO:(con copia oculta) que, como el anterior, envía una copia del mensaje a otro correo electrónico pero esta dirección no aparece entre los destinatarios del mail. Asunto. Es una frase sobre el tema que trata el mail. Aquí escribimos la introducción para hacerle saber al destinatario de lo que habla el mensaje que le estamos mandando. Texto del mensaje. Este es el mensaje en sí, desarrollando el asunto con toda la información que queramos comunicar. Datos adjuntos. En ocasiones, junto con el mensaje, queremos enviar algún tipo de archivo, como pueden ser imágenes o documentos de textos. Estos archivos de incluyen como adjuntos y se envían a la vez que el mensaje. Generalmente los servidores ponen un límite de tamaño para los archivos adjuntos, que depende del servidor de correo electrónico y del plan que tengamos contratado con él. Cuando se cumplimenten todos los campos obligatorios y los opcionales que se deseen, se mandará el mensaje especificando la dirección en el campo "PARA" y, si se quiere enviar una copia a personas, los datos de los demás destinatarios se colocarán en el campo "CC" (el destinatario puede ver a quien más se le está mandando el mensaje) o "CCO" (el envío del mensaje a varias personas al mismo tiempo no se detectará). B\) Cuerpo del mensaje El cuerpo del mensaje es el mensaje en sí, redactado en formato de texto plano o HTML (como una página Web). Va separado del encabezado y de los archivos adjuntos. El espacio reservado para la escritura del mensaje comporta dos bloques, uno de ellos es el asunto del mensaje, y el otro el cuerpo propiamente dicho. Al igual que ocurre con los procesadores de texto, el cuerpo del mensaje incorpora determinadas acciones que permiten dar formato al texto, como son la acción de la negrita, cursiva, subrayado, mayúscula, minúscula, numeraciones, viñetas, posicionado, color, interlineado e incluso emoticonos, como se puede observar a continuación en la siguiente imagen. C\) Archivos adjuntos Los archivos adjuntos (attachment) son archivos o ficheros que se envían (codificados o no) junto con el mensaje de correo electrónico, formando parte del mismo. La mayoría de los proveedores de e-mail limitan el tamaño máximo de los archivos adjuntos, normalmente a 30MB, aunque esto varía con el tiempo, la empresa o los servicios contratados. 4 Para poder adjuntar un archivo es necesario "pinchar" en el apartado "insertar", a partid del cual se abrirá una pestaña que incluye los apartados: archivos como datos adjuntos, imágenes incorporadas y compartir desde OneDrive, como se puede observar en la siguiente imagen. 1.3. Recepción de correos Cuando abrimos nuestro programa de correo electrónico, se nos mostrarán los mensajes que tenemos en la bandeja de entrada. Normalmente si aún no los hemos leído estarán resaltados en negrita. Estos mensajes se organizan en carpetas (o bandejas) y al ejecutar el programa gestor o al abrir nuestro correo en la Web, se buscarán nuestros mensajes en el servidor y se nos notificará si hay mensajes nuevos y en qué carpeta se encuentran resaltando también en negrita la carpeta contenedora (y mostrando el número de mensajes nuevos que hay en ella). Para leer el mensaje que queramos, tan sólo tenemos que pinchar sobre él y depende de dónde nos encontramos se mostrará de una manera o de otra (en una ventana aparte o en la misma ventana, debajo de los demás). En este paso cabe mencionar que, si el remitente ha pedido una confirmación de lectura, nos va a aparecer una ventana pidiéndonos permiso para enviársela; con esto el remitente sabrá que ya hemos leído su mensaje. Además, en la misma ventana donde tenemos el mensaje expandido, nos va a aparecer una serie de opciones como responder al remitente o reenviar a otra dirección de e-mail. 1.4. Archivo de correos Como ya se conoce, los mensajes son ordenados en carpetas o bandejas para mostrárnoslos de una manera organizada. Algunas de las bandejas del e-mail vienen predeterminadas, como por ejemplo son la de Entrada (todos los mensajes nuevos), la de Salida (todos los mensajes que enviamos, incluidos los que son respuestas), la de Spam o correo no deseado (spam son mensajes no deseados, por lo general, mails mandados masivamente que bien el servidor ha considerado que es correo basura o bien nosotros hemos marcado esas direcciones como no deseadas) y la bandeja de Papelera (donde se almacenan los mensajes que se borran hasta su vaciado y total eliminación). Además de las bandejas mencionadas, podemos crear nuevas bandejas bajo el nombre que queramos y organizar en ellas los mensajes por medio de una serie de filtros. Para archivar el correo electrónico o bien se puede clasificar en alguna de las carpetas mencionadas anteriormente o por otro lado se puede imprimir la comunicación de Internet, ya que un mensaje electrónico no sólo se puede leer en pantalla. Podemos pasarlo a papel para almacenarlo o leerlo más tarde en otro lugar. Para este cometido, el servidor nos presenta en su interfaz un botón, una opción de menú o ambos ítems relacionados al hecho de imprimir.