Gestió Documental i Arxiu Electrònic PDF

TEMA 10: Gestió documental i arxiu electrònic: solucions i productes de mercat. Instruc. del Model de gestió de documents i expedients electrònics de l'AjBcn, aprovada per GM 8/6/2020: https://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/sites/default/files/pdfs_interns/gm_2020_19692_mdge.pdf...

TEMA 10: Gestió documental i arxiu electrònic: solucions i productes de mercat. Instruc. del Model de gestió de documents i expedients electrònics de l'AjBcn, aprovada per GM 8/6/2020: https://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/sites/default/files/pdfs_interns/gm_2020_19692_mdge.pdf Documents electrònics RD 4/2010, l’ENI defineix documents electrònics com "informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat". Segons el Model de gestió documental de l’AjB, són documents electrònics: Documents administratius electrònics, amb 1 o diverses firmes, produïts per eines informàtiques ofimàtiques o d'automatització actuació administrativa (AAA), s'incloguin o no en expedients electrònics. Documents electrònics lliurats pels administrats, incloent les sol·licituds efectuades. Documents electrònics procedents de la digitalització segura d'originals en paper. Documents i certificats electrònics emesos per l’AjB i lliurats als ciutadans. Informes, presentacions i documentació en format electrònic que són evidència d'algun procés, funció o activitat de l’AjB, que no requereixen cap firma i de procediments no reglats. Documents audiovisuals com a suport o evidència d’activitats, funcions o processos de l’AjB. Gravacions d’àudio obtingudes a partir de tràmits que es fa per telèfon (novetat) Correus electrònics interns/externs amb informació substancial: decisions, instruccions o info rellevant. Queden fora d'aquest concepte: publicacions electròniques internes i externes, de difusió acadèmica, cultural o tècnica; i evidències sobre info que l'Aj. distribueix per web/portal (arxiu web o web archiving). Requeriments de la llei 39/2015 a complir perquè els documents electrònics siguin vàlids (art.26): - Idem ENI – document electrònic - dades d’identificació: individualització, sense perjudici de la incorporació a expedient electrònic. - Incorporar una referència temporal del moment en què s’han emès. - Incorporar les metadades mínimes exigides. - Incorporar les signatures electròniques que corresponguin segons normativa aplicable. Expedient electrònic Expedient administratiu: conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la; es regulin per procediment administratiu o no. Els expedients tindran format electrònic, i les seves pròpies metadades, i es formaran mitjançant l'agregació ordenada de quants documents, proves, dictàmens, informes, acords, notificacions i altres diligències hagin d'integrar-los, així com un índex numerat de tots els documents que contingui quan es remeti. Així mateix, haurà de constar en l'expedient copia electrònica certificada de la resolució adoptada. El tancament de l’expedient no permet incorporar nous documents ni modificat les seves metadades (no es pot re-obrir, per canvis s’han d’obrir expedients vinculats) i suposa la creació de l’índex electrònic que assegura la integritat de l’expedient i la seqüència cronològica dels docs. L'índex de l'expedient és un nou fitxer XML que inclou les referències dels docs (suma de funcions hash) i que se signa automàticament amb un segell d'òrgan. Quan en virtut d'una norma calgui remetre l'expedient electrònic, es farà d'acord amb el que es preveu en l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat (Normes Tècniques d’Interoperabilitat - NTI), i s'enviarà complet, foliat, autenticat i acompanyat d'un índex autenticat dels documents que contingui. 1 L'autenticació (e-signatura) de l’índex garantirà la integritat i immutabilitat de l'expedient des de la seva signatura i permetrà la seva recuperació sempre que calgui; sent admissible que un mateix document formi part de diferents expedients electrònics. Segons NTI, l’índex no constitueix un document electrònic perquè no posseeix metadades mínimes obligatòries associades. L’organització ha de dissenyar i implementar l’índex segons necessitats i normativa, però permetent l’intercanvi d’informació a la estructura XML indicada en la NTI. Es pot generar un índex provisional per remetre un expedient no tancat a una altre administració. Cal guardar aquesta remissió parcial i l’índex provisional com a evidència del que s’ha remés. Els documents interns (generats per l’AjBcn) marcats com erronis no s’inclouen en l’índex electrònic. No formarà part de l'expedient administratiu la informació auxiliar o de suport, com la continguda en apps, fitxers i BBDD informàtiques, notes, esborranys, opinions, resums, comunicacions i informes interns o entre òrgans/entitats administratives, així com els judicis de valor emesos per les AP, tret que es tracti d'informes, preceptius i facultatius, sol·licitats abans de la resolució administrativa que posi fi al procediment. Expedient electrònic = Documents electrònics + Índex signat electrònicament + Metadades Metadades Són qualsevol tipus d’informació en forma electrònica associada als documents i expedients electrònics, independentment del seu contingut, i destinades al coneixement immediat i automatitzable d’alguna característica (docs, persones, entitats, signatura o processos), amb la finalitat de garantir autenticitat, fiabilitat, disponibilitat, accés, conservació i interoperabilitat. Arxiu electrònic El document electrònic d’arxiu cal que hagi estat generat o rebut com a conseqüència de l’activitat pròpia de l’organització, i cal que contingui evidències que garanteixin:  Autenticitat: persistència en el temps de les característiques originals (context, estructura i contingut).  Fiabilitat: representació completa i precisa de transaccions, activitats o fets (testimoni).  Integritat: document complet i no alterat.  Identitat: del propi document i les persones que l’han creat.  Accessibilitat: Accions i eines per localitzar, utilitzar o recuperar els documents.  Disponibilitat: Qualitat per la qual un document pot ser localitzat, recuperat, presentat i interpretat. Cal implementar mesures de seguretat tecnològiques (com signatura electrònica), i sistemes de gestió documental (SGD), per garantir que les evidències es mantindran en tot el cicle de vida del document. Llei 40/2015, art. 46 defineix directrius de l’arxiu electrònic de documents:  Documents actuació administrativa: Emmagatzemar per mitjans electrònics, excepte quan no sigui possible. Si contenen actes administratius que afectin a drets i interessos sempre s’han de conservar en electrònic. Possibilitat de traslladar dades a altres suports i formats que garanteixin accés aplicacions.  Mitjans i suports han d’incloure mesures de seguretat, complir l’ENS i garantir integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. Han d’assegurar identificació usuaris i control d’accessos, protecció de dades, conservació i recuperació llarg termini. Llei 39/2015, art. 17: obligació de cada AAPP de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents. Estableix també requisits de conservació com la 40/2015, afegint la garantia de consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre. Arxiu electrònic de l'AjBcn: conjunt de components que permet la gestió adequada de tots els documents i expedients electrònics de l'actuació administrativa des de la seva creació, la seva tramitació i durant tot el 2 temps que sigui necessària la seva conservació. Garanteix la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció, accés, disponibilitat i conservació de la documentació. Es podran habilitar repositoris per guardar temporalment fitxers electrònics sense metadades. Aquests repositoris no formen part de l'eArxiu i queden exclosos de les mesures i directrius definides del model. Gestió documental Segons Instrucció AjB, gestió documental són les operacions i tècniques basades en l'anàlisi de la producció, tramitació i valors dels docs, que es destinen a la seva planificació, control, ús i conservació. Principis de la gestió documental, segons ISO 15489-1:2016: - Determinar els documents que s’han de crear en cada procés i quina informació han d’incloure. - Decidir la forma i l’estructura amb què han de ser creats i capturats els documents. - Determinar les metadades que s’han de crear amb cada document. - Determinar requisits per a la recuperació, ús i transmissió dels documents. - Decidir com organitzar els documents per satisfer els requisits d’ús. - Valorar els riscos dels errors en documents vitals. - Conservar els documents i fer-los accessibles en tot moment. - Complir els requisits legals i reglamentaris. - Assegurar la conservació en entorns segurs. - Assegurar la retenció dels documents només mentre siguin necessaris. A l’AjBcn, la gestió documental es fa d'acord amb la legislació vigent, basada en els principis: 1. Propietat. Els docs generats i rebuts durant l'activitat municipal són propietat de l’AjBcn. 2. Completesa i exactitud. S'han de crear docs i evidències exactes i completes, recullin decisions i activitats complint requisits legals i reglamentaris. En la creació/recepció cal recollir informació per contextualitzar-los, comprendre'ls i recuperar-los al llarg del temps. 3. Eficàcia i eficiència. Els docs i evidències s'han de vincular a una única classificació corporativa (Quadre de classificació uniforme de documents de l’AjB) i de seguretat que permeti contextualització, normalització i aplicació de polítiques documentals. Tots els docs electrònic o en paper d’un procediment s'integraran en l’expedient administratiu, que un cop tancat no es podrà reobrir ni agregar-hi documents. Les evidències conservades en BBDD o apps corporatives es vincularan a activitats i funcions mitjançant la classificació corporativa. Les apps asseguraran integritat i autenticitat de les evidències sense permetre'n la modificació. 4. Conservació, disponibilitat i sostenibilitat. Els docs s'avaluaran per dictaminar si s'han de conservar o eliminar. Els terminis s'inclouran en el Calendari de conservació i accés a la documentació. Els docs en paper s'hauran de conservar bé en totes les etapes del cicle de vida. Els docs electrònics s’han de conservar en suport electrònic, per assegurar integritat, autenticitat, confidencialitat, disponibilitat, qualitat (durant tot el temps de conservació independentment d’apps), identificació dels usuaris i el control d'accés. Les còpies electròniques de docs generats o rebuts en paper es podran considerar còpies autèntiques, si es digitalitzen segons el Protocol de digitalització segura de l'AjBcn. 5. Confidencialitat i seguretat. Han d'estar segurs i protegits d'accessos o destrucció no autoritzats, o pèrdua; i custodiats segons requeriments de recuperació, preservació i emmagatzematge. La confidencialitat de docs i expedients es farà conforme a la legislació aplicable (protecció dades personals, propietat industrial i secret comercial, seguretat pública i informació tributària). Els nivells de seguretat i accés als docs i expedients s’establiran pel Calendari de conservació i accés a la documentació municipal. Als documents identificats com a essencials se'ls dotarà de mesures especials de protecció i plans de contingència que permetin la continuïtat de l'activitat municipal. 6. Transparència i accessibilitat. Docs i expedients no confidencials, seran de lliure consulta per a la ciutadania segons normativa. El personal de l'Adm. municipal tindrà accés als documents necessaris per les seves tasques. Prohibit per altres usos. L’AjBcn facilitarà la consulta dels docs i expedients per mitjans electrònics, facilitant eines de consulta sense intermediació de personal municipal. 3 7. Modernització i competència tecnològica. Es fomentarà la creació de docs i expedients íntegrament electrònics. Els docs rebuts en paper de la ciutadania hauran de convertir-se en còpies electròniques autèntiques, a incorporar a l’expedient. S’haurà d'evitar la creació de documents en paper. Tots els docs i evidències creats i rebuts, independentment del seu format, han d’incorporar-se a SI corporatius. 8. Independència tecnològica. Es fomentarà la neutralitat, independència tecnològica i l’ús de formats oberts que en facilitin la gestió i conservació, malgrat l’impacte en les plataformes tecnològiques. 9. Cooperació interadministrativa i interoperabilitat. Es fomentarà la cooperació i col·laboració institucional. La gestió documental es basarà en estàndards i normes internacionals àmpliament acceptades. Els docs i expedients electrònics, i apps, compliran estàndards d'interoperabilitat. Compliment d’aquests principis via AIDA (Administració Integral de Documents i Arxius) = sistema de gestió documental d’aplicació als documents en qualsevol format durant tot el cicle de vida. Compte amb: - Quadre d’organització de fons: pels fons documentals custodiats per l’Arxiu Municipal de Barcelona. - Quadre de classificació uniforme de documents: estructura lògica i jeràrquica de funcions, activitats i transaccions desenvolupades per l'Adm. municipal, que permet identificar i recuperar els docs. - Catàleg de documents: app que gestiona la info dels procediments, sèries del Quadre de classificació uniforme i tipus de documents associats a cada sèrie documental. - Esquema de metadades - Calendari de conservació i accés: determina els valors dels docs i regula els terminis de conservació, transferència i règim d'accés. - Mètode de descripció: eina per normalitzar la descripció dels docs del sistema arxivístic de l’AjBcn. - Comissió Municipal d’Avaluació i Accés a la Documentació (CMAAD): òrgan col·legiat de caràcter tècnic responsable de determinar els valors dels docs i analitzar-ne els continguts, a l'efecte de proposar-ne els terminis de conservació i el règim d'accés. Model basat en l’anàlisi documental Aquesta anàlisi està coordinada amb l'anàlisi de procediments prèvia a la inclusió en el Registre de Procediments i determina els requisits documentals específics de cada cas, més enllà dels criteris generals. L’anàlisi documental es basa en els procediments i en la normativa vigent. Els seus resultats comprenen: La identificació de les sèries documentals del Quadre de classificació uniforme de l'AjBcn. L’establiment dels documents que s’han de guardar a l'Arxiu electrònic. La forma i el moment en què s’ha de produir l’obertura i el tancament dels expedients. Els documents i tipus documentals dels expedients i les seves característiques principals. la determinació de documents “essencials” per la seva singular rellevància en les funcions encomanades. La forma en què s'han d'informar les metadades dels documents i expedients. La identificació de les aplicacions relacionades amb la creació i recepció de documents. Les regles i categories d'accés als tràmits finalitzats, incloent necessitats de publicació activa en la e-Seu. L’avaluació documental. Processos documentals Abasten tot el cicle de vida de la documentació, des del disseny i creació dels documents fins a la disposició final, que pot comportar la seva conservació o l'eliminació. Segons ISO 15489-1, els principals processos són: Creació Control d’accés Migració o conversió Captura Emmagatzematge Disposició Classificació i indexació Ús i reutilització Segons l’AjBcn, els processos són:  Entrada de documents 4  o Captura: incorporació a l'Arxiu electrònic tant de docs electrònics provinents dels administrats (externs), documents d’altres administracions obtinguts per serveis de interoperabilitat e intercanvi, així com documents interns creats per l'Administració municipal. o Registre: La Llei 39/2015 estableix que hi ha un únic Registre electrònic. Els assentaments es fan en l'aplicació de registre, on consten el nº de registre i la data i hora d'entrada i/o sortida dels documents. A part dels assentaments a l'aplicació de registre, les informacions sobre l'acte de registre es guarden en forma de metadades del document corresponent. o Classificació: associació dels expedients i docs electrònics a una sèrie documental del Quadre de classificació uniforme de l'AjBcn, a nivell d’expedient. o Descripció: incorporació de metadades associades als documents i expedients.  Accés i sortida de documents o Accés: cal establir criteris i regles d'accés i permisos, i tenir sistemes que permetin la consulta interna i consulta i recepció externa del docs i expedients. Mesures de protecció previstes a l’ENS. Sempre quedarà traçabilitat de l'accés a docs i expedients. Els ciutadans i administrats podran accedir directament als expedients i docs de l'e-Arxiu, en els que siguin interessats, sota l’autenticació amb els mitjans admesos a la e-Seu. o Conservació: les Normes de conservació i accés estableixen la vigència administrativa i jurídica, i els valors informatius i històrics dels docs. No difereixen entre docs en paper i electrònics. El Calendari de conservació i accés s'ha d'aplicar automatitzadament. Les mesures per mantenir els docs accessibles i consultables durant el temps definit al Calendari de conservació i accés requereixen un pla de preservació i el manteniment de les signatures. o Eliminació: l’eliminació definitiva dels docs i expedientes electrònics a l’e-Arxiu es realitza en aplicació de la norma de conservació aprovada per la Comissió Municipal d'Avaluació i Accés de Documents, i ratificada per la Generalitat de Catalunya segons la normativa vigent.  Tramitació de documents o Descripció / Accés / Captura / Classificació  Arxivat de documents o Accés o Qualificació (Avaluació, segons MGDE): el Calendari de conservació i accés a la documentació municipal es construeix amb les diferents Normes de conservació i accés que s’apliquen sobre les sèries documentals. Documents essencials que resulten indispensables perquè l'Administració compleixi objectius, obligacions, legalitat vigent i drets de les persones. o Conservació o Transferència: No es preveu la necessitat de transferències de docs i expedients electrònics d'un SI a un altre, més enllà de migracions en cas de canvi tecnològic. o Eliminació: del doc o expedient i de totes les seves còpia autèntiques i còpies de seguretat. Els esborranys s’eliminen en 30dies i les còpies, en 1any (excepte si el termini del Calendari és menor) 5 Gestió documental vs Arxiu electrònic Gestió Documental  Gestiona documents vius Arxiu electrònic  Custodia i conservació de docs definitius (finalitzats) GD poden conservar diferents versions d’un No es permeten modificacions dels documents document, mantenir duplicats i emmagatzemar (només operacions de transformació de format per documentació de suport que sigui necessària per a garantir la preservació) la tramitació. Un cop esdevenen definitius es traspassen a l’arxiu. L’objectiu dels sistemes de gestió documental és garantir que els requeriments que han de complir els documents electrònics per ingressar a l’arxiu es compleixin des de que els documents es creen i es mantinguin durant tot el cicle de vida. Model tecnològic Defineix la relació entre els diferents components tecnològics del sistema de gestió documental i estableix els requeriments bàsics que han de complir per tal de garantir la funcionalitat del sistema. No identifica productes d'un determinat proveïdor, llenguatges de programació específics o requisits tècnics. Pots usar infraestructura pròpia o estar al cloud. 1. Repositori d’objectes digitals (DOCUMENTUM, OPENTEXT) 2. Interfícies per interactuar amb el repositori (OPENTEXT WEB, espai del ciutadà) 3. Aplicacions per a la gestió (GPA) 4. Aplicacions de suport (REGISTRE-ARIADNA, CATÀLEG DE DOCUMENTS, RPA, PORTAL DE TRÀMITS, GPA) 5. Frameworks de serveis documentals 6. Mòduls comuns: e-signatura, e-notificació, digitalització segura, còpies, PDIB(plat. d’interop. de Bcn amb Estat) 7. Gestor d’identitats i recursos (GID) Solucions i productes de mercat No tots els gestors documentals són adients per totes les organitzacions. 6 Document Sistema de gestió documental. Funcionalitats: creació, revisió i aprovació de docs; Management control versions; control accés i seguretat; indexació i cerques; suport de diversos System (DMS) formats; alertes i notificacions; recuperació backups; reports/mètriques. Integrated Funcionalitats de gestió documental en un sistema integrat amb una única interfície Document d’usuari, un únic repositori i una arquitectura i administració comú. Per negocis Management centrats en l'ús de papers: administracions, asseguradores o banca. System (IDMS) Proporcionen captura, digitalització i ingesta de documents i reutilització. Enterprise Gestiona la creació i modificació de contingut digital, donant servei a multitud d’usuaris Content en un entorn col·laboratiu. Adequat per e-commerce, publicació en web i altres canals. Management Funcionalitats: BPM, gestió documental, digitalització, gestió de continguts, System (ECM) coneixement, expedients i processos, gestió actius digitals, col·laboració Funcionalitat inclosa en els gestors documentals que estableix disseny, implementació i Records gestió de la política, sistemes i processos per: Management -Crear i capturar “records” per registrar evidencies de l’activitat professional. -Crear accions per protegir autenticitat, fiabilitat, integritat i accessibilitat dels “records” Content Services Evolució d’ECM cap a CSP, plataformes formades per un conjunt de serveis, Platforms (CSP). microserveis i aplicacions que comparteixen una API i repositori comú Software de Gestió documental destacat: Microsoft (Sharepoint), Hyland, Alfresco, BOX, OpenText, Opentext Documentum, DocuWare (solució basada en el núvol, per factures/contractes), M-files (usa IA i s’integra amb Salesforce), OpenKM (codi obert), Adobe Document Cloud, IBM (Filenet), Salesforce (CRM)? Preguntes OPO TS 2019 11. Quines solucions de mercat són per gestió documental? A. Alfresco, Sharepoint, Opentext Content Suite, Documentum. B. Llibre Office, Sharepoint, Opentext Content Suite, Documentum. C. Microsoft Office, Sharepoint, Opentext Content Suite, Documentum. D. Microsoft Office, Llibre Office, Opentext Content Suite, Documentum. Preguntes OPO TS 2021 12. El Model tecnològic de la gestió documental, especificat en el Model de gestió de documents i expedients electrònics, defineix la relació entre els diferents components tecnològics del sistema i, per tant, estableix els requeriments bàsics que s'han de complir per tal de garantir les funcionalitats del sistema de gestió documental. En aquest context, quina d'aquestes afirmacions és CORRECTA? A. Són elements del Model tecnològic el repositori d'objectes documentals o les interfícies per interactuar amb el repositori. B. El framework de serveis documentals no es pot considerar un element del Model tecnològic. C. El Model tecnològic també identifica productes d'un determinat proveïdor, llenguatges de programació específics o requisits tècnics. D. Dins de l'esquema general del Model tecnològic apareixen les aplicacions de suport com per exemple el Registre d'E/S, el Catàleg de documents i el Padró Municipal. 23. Per gestionar les queixes, el Departament de Gestió Integral del Soroll organitza els documents de la tramitació en expedients sota la norma del MGDE (Model de gestió de documents i expedients electrònics) a l'eArxiu (Arxiu Electrònic). Cada expedient d'aquest sistema és l'agrupació ordenada de documents electrònics corresponents al procediment de la tramitació de la queixa sobre soroll. Per cada un dels expedients, es construirà un índex electrònic signat electrònicament abans de transferir-los a l'eArxiu. Tant els documents aportats per la ciutadania com els generats per la mateixa tramitació es guardaran al gestor documental amb les seves corresponents metadades. Quina d'aquestes afirmacions sobre l'índex electrònic dels expedients NO és certa? A. Garanteix la seqüència cronològica dels documents. 7 B. L'índex electrònic no incorpora documents que formin part de més d'un expedient. C. L'índex electrònic de l'expedient és un fitxer XML. D. Es pot crear un índex electrònic provisional encara que l'expedient no estigui tancat. 24. Els expedients electrònics conformats al gestor documental tenen les seves pròpies metadades. En referència a les metadades dels expedients de queixes de soroll i dels seus documents, quines d'aquestes característiques haurien de tenir per complir amb el MGDE? A. En aquest cas, en el grup de metadades de gestió s'han d'incloure els valors dels audímetres obtinguts i recollits per la GU. B. Les metadades de registre (informacions relacionades amb l'acte de registre) s'han d’emplenar automàticament per a tots els documents de l'expedient. C. La forma en què s'han d'informar les metadades dels documents i expedients serà la que determini l'anàlisi documental de la sèrie documental corresponent a les queixes per soroll. D. Tots els documents de l'expedient tindran una metadada que recull l'identificador únic de l'expedient. Aquest identificador es genera automàticament quan es crea l'expedient, però es pot substituir per l'identificador d'expedient propi del tràmit de queixes. Preguntes OPO TM 2021 81. El Model de gestió documental de l’Ajuntament de Barcelona defineix què són els documents electrònics. Quina d'aquestes tipologies de document NO es pot considerar un document electrònic? A. Els correus electrònics interns o externs amb informació substancial. B. Les publicacions electròniques internes. C. Els documents audiovisuals que s'utilitzen com a suport o evidència. D. Les gravacions d’àudio que s’han obtingut a partir de tràmits fets per telèfon. Preguntes OPO TM 2023 (cas AF3) 23. Segons el “Model de Gestió de Documents Electrònics” de l’Ajuntament de Barcelona, els quatre grans blocs funcionals (quatre quadrants) que implementa el sistema de gestió documental de l’Ajuntament de Barcelona són: A. a) Entrada de documents, b) Tramitació de documents, c) Arxivament de documents i d) Accés i Sortida de documents. B. a) Entrada de documents, b) Arxivament i Custodia de documents, c) Interoperabilitat de documents, d) Esborrat de documents. C. a) Entrada de documents, b) Tramitació de documents, c) Compartició de documents, d) Custodia i esborrat de documents. D. a) Entrada de documents, b) Us de documents, c) Custodia de documents, d) Esborrat de documents. 24. Segons el “Model de Gestió de Documents Electrònics” de l’Ajuntament de Barcelona, els processos que es realitzaran dins del bloc (quadrant) de “Entrada de Documents” amb els documents de sol·licitud d’accés a les infraestructures municipals que les operadores ens faran arribar” són: A. Entrada de sol·licitud, Addició de metadades, Enviament. B. Registre, Enviament, Encriptació, Sobreseïment i Esborrat. C. Recepció, Escaneig, Transferència, Avaluació. D. Captura, Registre, Classificació, Descripció. 25. En finalitzar el període de conservació dels documents d’autorització d’ús d’infraestructures municipals per al desplegament de xarxes de telecomunicacions, el que farem és: A. Res, ja que s’ha decidit no esborrar mai cap document. B. Eliminar els documents, les seves còpies autèntiques i les seves còpies de seguretat. C. Eliminar només aquells que no estiguin signats per un responsable municipal. D. Eliminar només còpies autèntiques i còpies de seguretat i enviar els documents originals al Museu d’Història de la Ciutat. 8 Preguntes OPO TS 2023 17. Al fer un tràmit es crea un expedient electrònic. Els expedients electrònics estan conformats al gestor documental tenint les seves pròpies metadades. En referència a les metadades dels expedients dels horts urbans i dels seus documents, quina d'aquestes característiques haurien de tenir per complir amb el MGDE (model de gestió documental electrònic)? A. En aquest cas, en el grup de metadades de gestió obligatòriament s'ha d'incloure el districte i la parcel·la. B. La forma en què s'han d'informar les metadades dels documents i expedients serà la que determini l'anàlisi documental de la sèrie documental corresponent a la tramitació administrativa per la cessió d'horts urbans. C. Tots els documents de l'expedient tindran una metadada que recull l'identificador únic de de la persona. D. Les metadades de les dades de registre no s'han de complimentar automàticament. 18. Quan es finalitzi la tramitació i se li notifiqui al ciutadà/ana la cessió o no cessió de l’hort, l’òrgan gestor farà un tancament manual de l’expedient en el seu backoffice. Al tancament dels expedients es fan una sèrie de comprovacions, mitjançant els serveis específics de serveis documentals. Quina resposta és CORRECTA? A. Aquests serveis s’asseguren que els documents de sol·licitud i justificant de sol·licitud no estiguin inclosos en l’expedient. B. Aquests serveis s’asseguren que tots els documents hagin registrat al Registre d’entrada i sortida de l’Ajuntament. C. Aquests serveis s’asseguren que al fer el tancament de l’expedient només els documents de sol·licitud, justificant de sol·licitud i el document de foliat estiguin inclosos en l’expedient. D. Aquests serveis s’asseguren que tots els documents obligatoris estan inclosos en l'expedient, en estat definitiu i amb les seves corresponents signatures quan correspongui. 19. Un dels requisits és que les persones usuàries del tràmit puguin tenir accés a recuperar els documents quan els necessitin. Selecciona l’opció CORRECTA: A. El ciutadà/ana només podrà recuperar els documents si ho demana a l’òrgan gestor. B. El ciutadà/ana podrà recuperar els documents sempre que s’identifiqui i quedarà traçabilitat de l’accés a documents i expedients. C. El ciutadà/ana podrà recuperar els documents sempre que s’identifiqui i no quedarà traçabilitat de l’accés a documents i expedients. D. El ciutadà/ana podrà recuperar els documents només si té un certificat i no quedarà traçabilitat de l’accés a documents i expedients. 26. Quina de les següents propostes correspon a una solució de gestió documental actualment en el mercat? A. La que té per objectiu la planificació, la creació, la captura, l’ús, l’organització, el tractament i l’avaluació dels documents generats o rebuts per un organisme en l’exercici de les seves funcions. B. Una aplicació web que permet la creació, administració i publicació de contingut en una pàgina web. C. Una tecnologia usada per capturar, gestionar i emmagatzemar sense preservar contingut ni documents relacionats amb processos de negoci. D. Un sistema de gestió documental ens ha de permetre tenir controlada la documentació sempre. Test 1. Quina de les següents es la definició de document electrònic segons el Reial Decret 4/2010 que regula el Esquema Nacional de Interoperabilitat: a. Tota expressió en llenguatge, oral, escrit, d’imatges o de sons, natural o codificat, recollit en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l’home i dels grups humans, amb exclusió de les obres d’investigació o de creació b. Informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat c. qualsevol informació o evidència, amb independència de la seva naturalesa i del suport o mitjà en el qual es trobi, creat o rebut per l'Administració municipal en l'exercici de les seves competències i funcions d. El conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin 9 2. Segons el Model de gestió de documents electrònics de l’Ajuntament de Barcelona, quin dels següents documents no és un document electrònic: a. Els documents electrònics lliurats pels administrats, incloent les sol·licituds efectuades mitjançant aplicacions o formularis web. b. Els documents electrònics procedents de la digitalització segura d'originals en paper. c. Els documents i certificats electrònics emesos per l'Administració municipal i lliurats als ciutadans. d. Les notes, esborranys, resums, opinions o qualsevol document de treball intern. 3. Segons la llei 39/2015 quina de les següents no és una característica d’un document electrònic perquè sigui vàlid: a. Disposar de les dades d’identificació que en permetin la individualització, sense perjudici de la seva possible incorporació a un expedient electrònic. b. Incorporar una referència temporal del moment en què s’han emès. c. Disposar de l’estructura amb què han de ser creats i capturats d. Incorporar les metadades mínimes exigides 4. Que és el quadre de classificació uniforme de documents de l’Ajuntament de Barcelona a. Determina els valors dels documents i regula els terminis de conservació, de transferència i el règim d'accés dels documents b. És l'eina que permet normalitzar la descripció de tots els documents que formen part del sistema arxivístic de l'Ajuntament de Barcelona c. És una estructura lògica i jeràrquica que recull les funcions, activitats i transaccions desenvolupades pels diversos òrgans i persones de l'Administració municipal, alhora que permet identificar i recuperar els seus documents. d. Les operacions i tècniques basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l'ús i la conservació d'aquests mateixos documents 5. Quina de les següents definicions no correspon a una solució de gestió documental actualment en el mercat: a. Un sistema dissenyat per emmagatzemar, administrar i controlar el flux de documents en una organització b. Una plataforma formada per un conjunt de serveis, microserveis i aplicacions que comparteixen una API i repositori comú utilitzades per explotar contingut de diferent naturalesa c. Una aplicació web que permet la creació, administració i publicació de contingut en una pàgina web d. Una tecnologia usada per capturar, gestionar, emmagatzemar, i preservar contingut i documents relacionats amb processos de negoci 6. Quines de les següents funcionalitats no es pot trobar en una gestor documental: a. Classificació de contingut b. Captura i digitalització c. Control d’accessos d. Inventari i magatzem 7. Quin dels següents productes no és un gestor documental actualment en el mercat a. Docuware b. SAP c. Opentext d. BOX 8. Quin dels següents productes triaria una empresa amb un alt volum de documents en paper i el que persegueix es digitalitzar la informació i fer-la accessible a tots els seus treballadors en una única ubicació a. Un Content Service Platform perque ofereix intel·ligència artificial per fer les cerques b. Un Document Management System per emmagatzemar, administrar i controlar el flux de documents en l’organització c. Records Management per enregistrar l’activitat que es porta a terme en l’empresa d. Un Enterprise Content Management System perquè proporciona funcionalitats de col·laboració Respostes TS 2019 11 - A TS 2021 12-A / 23-B / 24-C TM 2021 81-B TM 2023 23 A / 24 D / 25 B TS 2023 17 B / 18 D / 19 B / 26 A Test: 1 B / 2 D / 3 C / 4 C / 5 C / 6 D / 7 B / 8 B 10