Gestión Documental y Archivo Electrónico
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Questions and Answers

¿Cuál es uno de los principales procesos documentales según ISO 15489-1?

  • Captura (correct)
  • Accesibilidad
  • Sistematización
  • Eliminación

    • ¿Qué se entiende por 'disposició' en el contexto del ciclo de vida de la documentación?

  • Revisión de documentos
  • Clausura de documentos
  • Creación de nuevos documentos
  • Conservación o eliminación de documentos (correct)

    • Según la Ley 39/2015, ¿qué documento se considera único en el ámbito administrativo?

  • El informe de auditoría
  • El acuerdo municipal
  • La resolución administrativa
  • El registro electrónico (correct)

    • ¿Cuál de las siguientes opciones NO es un tipo de metadato asociado a un documento o expediente?

    <p>Formato del documento</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué criterio se debe establecer para el acceso a documentos según los procesos administrativos?

    <p>Criterios de seguridad y permisos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué implica la clasificación de documentos en el registro administrativo?

    <p>Asociación de documentos a series documentales</p> Signup and view all the answers

    Dentro del ciclo de vida de la documentación, ¿qué significa 'emmagatzematge'?

    <p>Almacenamiento seguro de documentos</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el principal objetivo de las metadatas en los documentos y expedientes?

    <p>Facilitar la búsqueda y gestión de la información</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es cierta sobre la conservación de documentos en papel?

    <p>Se deben conservar adecuadamente durante todas las etapas del ciclo de vida.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué requisito es necesario para que una copia electrónica de un documento en papel se considere auténtica?

    <p>Debe ser digitalizada según el Protocolo de digitalización segura de l'AjBcn.</p> Signup and view all the answers

    Según la normativa, ¿qué tipo de documentos será de libre consulta para la ciudadanía?

    <p>Documentos no confidenciales.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué medida se tomará con los documentos identificados como esenciales?

    <p>Se les implementarán medidas especiales de protección.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es uno de los aspectos que se deben asegurar para los documentos electrónicos?

    <p>Que mantengan la integridad, autenticidad y confidencialidad.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué establece el Calendario de conservación y acceso a la documentación?

    <p>Los niveles de seguridad y acceso a los documentos y expedientes.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué se debe hacer con las evidencias conservadas en bases de datos o aplicaciones corporativas?

    <p>Se deben vincular a actividades y funciones mediante la clasificación corporativa.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cómo debe protegerse la confidencialidad de los documentos y expedientes?

    <p>Siguiendo la legislación aplicable y las directrices específicas de seguridad.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es un documento electrónico según el RD 4/2010 y el Model de gestió documental de l'AjB?

    <p>Información en forma electrónica, archivada en soporte electrónico y con formato determinado.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de los siguientes NO se considera un documento electrónico según el Model de gestió documental de l'AjB?

    <p>Publicaciones electrónicas de carácter cultural.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué requisitos establece la ley 39/2015 para que un documento electrónico sea válido?

    <p>Incluir datos de identificación y metadatos mínimos exigidos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tipo de documento se define como 'expediente administrativo'?

    <p>Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que fundamentan una resolución administrativa.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre documentos electrónicos es correcta?

    <p>Los documentos electrónicos pueden ser entregados por administrados y por la AjB.</p> Signup and view all the answers

    Según el Model de gestió documental, ¿cuál de los siguientes documentos se clasifica como documento electrónico?

    <p>Una grabación de una reunión de trabajo en formato digital.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tipo de documentos son considerados evidencias de procesos de la AjB según la normativa?

    <p>Documentos que no requieren firma y constituyen un proceso.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué incluye un documento electrónico producido por herramientas informáticas según el modelo de gestión?

    <p>Uno o más documentos con firmas, independientemente de su inclusión en expedientes electrónicos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de estas opciones no se considera un documento electrónico según el Model de gestión documental de l’Ajuntament de Barcelona?

    <p>Documentos en papel escaneados.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuáles son los cuatro grandes bloques funcionales del sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Barcelona?

    <p>Entrada, Tramitación, Archivado, Acceso y salida.</p> Signup and view all the answers

    En el bloque de 'Entrada de Documentos', ¿qué procesos se llevan a cabo según el Model de gestión documental?

    <p>Entrada de solicitudes, Adición de metadatos, Envío.</p> Signup and view all the answers

    Al finalizar el periodo de conservación de documentos de autorización de uso de infraestructuras, ¿qué acción se debe tomar?

    <p>Eliminar documentos y todas sus copias.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tipo de documento se genera automáticamente al crear un expediente en un trámite de quejas?

    <p>Un identificador propio del expediente.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes funciones no corresponde al bloque de 'Arxivament' dentro del sistema de gestión documental?

    <p>Eliminar copias de respaldo.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el propósito principal del bloque de 'Tramitació de documents'?

    <p>Gestionar todo el proceso de presentación y aprobación.</p> Signup and view all the answers

    En el Model de gestión documental, ¿qué elemento se considera como parte del acceso a documentos?

    <p>La gestión de permisos para usuarios autorizados.</p> Signup and view all the answers

    Qué se requiere para la creación y captura de documentos en un sistema de gestión documental?

    <p>Metadatos mínimos exigidos</p> Signup and view all the answers

    Cuál es la función principal del cuadro de clasificación uniforme de documentos?

    <p>Determinar los valores de documentos y plazos de conservación</p> Signup and view all the answers

    Cuál de las siguientes opciones NO describe una solución de gestión documental actualmente disponible en el mercado?

    <p>Un sistema que organiza encuentros virtuales</p> Signup and view all the answers

    Cuál de las siguientes funcionalidades no es típica de un gestor documental?

    <p>Gestión de inventario físico</p> Signup and view all the answers

    Qué producto no es considerado un gestor documental en el mercado actual?

    <p>Google Drive</p> Signup and view all the answers

    Qué tipo de producto debería elegir una empresa que busca digitalizar documentos en papel?

    <p>Un Content Service Platform que permita colaboración</p> Signup and view all the answers

    Qué aspecto se considera esencial en la implementación de un sistema de gestión documental?

    <p>Disposición de estructuras de datos claras</p> Signup and view all the answers

    Cuál es la función de las metadatos en la gestión de documentos?

    <p>Agregar información adicional para la búsqueda y recuperación</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor la función de un sistema de gestión documental?

    <p>Controlar y organizar documentación generada o recibida por un organismo.</p> Signup and view all the answers

    Según el Reial Decret 4/2010, ¿qué es un documento electrónico?

    <p>Información electrónica archivada en un soporte y formato identificable.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de los siguientes opciones NO se considera un documento electrónico según el Ayuntamiento de Barcelona?

    <p>Documentos internos como notas y esbozos.</p> Signup and view all the answers

    Según la ley 39/2015, ¿cuál de las siguientes no se considera una característica válida para un documento electrónico?

    <p>Contener una firma manuscrita del emisor.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es cierta respecto a los documentos generados por un organismo?

    <p>Deben ser organizados y tratados para su correcta gestión.</p> Signup and view all the answers

    En el contexto del modelo de gestión de documentos electrónicos, ¿qué representa un procedimiento administrativo?

    <p>Un conjunto de documentos electrónicos relacionados con un trámite.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes opciones describe incorrectamente la naturaleza del documento electrónico?

    <p>Únicamente puede contener información que ha sido impresa.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la principal diferencia entre un documento electrónico y un documento físico?

    <p>Los documentos electrónicos son más fáciles de archivar.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué aspecto es clave para asegurar la accesibilidad y consultabilidad de los documentos electrónicos a largo plazo?

    <p>La implementación de un plan de preservación.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la eliminación de documentos electrónicos en el e-Arxiu es correcta?

    <p>Es necesaria la aprobación de la norma de conservación por una comisión específica.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cómo se determina la vigencia administrativa y jurídica de los documentos de un e-Arxiu?

    <p>Mediante las Normas de conservación y acceso aplicables.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el propósito fundamental del Calendario de conservación y acceso en la documentación municipal?

    <p>Establecer la duración y condiciones de acceso de los documentos.</p> Signup and view all the answers

    En el contexto de la gestión documental, ¿qué acción se debe realizar respecto a las copias de seguridad de los documentos electrónicos?

    <p>Eliminar las copias de seguridad una vez que el documento original es eliminado.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la principal función de un sistema de gestión documental (DMS)?

    <p>Gestionar la creación, revisión y aprobación de documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué aspecto es fundamental para que los documentos ingresen a un archivo electrónico?

    <p>Cumplir con los requerimientos establecidos desde su creación.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es una de las limitaciones del archivo electrónico en comparación con la gestión documental?

    <p>No se permiten cambios en los documentos una vez son definitivos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué función NO es típica de un gestor documental según las características mencionadas?

    <p>Realización de auditorías de cumplimiento.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué rol tienen los mòduls comuns en un sistema de gestión documental?

    <p>Proporcionan servicios como e-signatura y digitalització segura.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones acerca de la infraestructura de un sistema de gestión documental es correcta?

    <p>Puede ser implementada tanto en infraestructura propia como en la nube.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es un requisito clave para las aplicaciones de soporte dentro de un sistema de gestión documental?

    <p>Facilitar la integridad y conservación de los documentos.</p> Signup and view all the answers

    Quines funcionalitats són proporcionades per un sistema de gestió documental integrat?

    <p>Digitalització, ingesta de documents i reutilització.</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents opcions NO és un software destacat per la gestió documental?

    <p>Microsoft Word</p> Signup and view all the answers

    En el contexto de la gestión documental, ¿qué define el modelo tecnològic?

    <p>Las relaciones entre componentes del sistema de gestión documental.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la funció principal d'un sistema de gestió de documents i expedients electrònics?

    <p>Definir la relació entre components tecnològics i requisits del sistema.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la creación de un expediente electrónico es cierta?

    <p>Se genera automáticamente un identificador al crear un expediente.</p> Signup and view all the answers

    Quin dels següents aspectes es relaciona amb la gestió de 'records' en un sistema documental?

    <p>Crear accions per protegir la integritat i accesibilitat dels 'records'.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal diferència entre un sistema de gestió de continguts i un sistema de gestió documental?

    <p>El sistema de gestió documental inclou gestió de processos i col·laboració.</p> Signup and view all the answers

    Según el modelo de gestión documental del Ayuntamiento de Barcelona, ¿cuál de las siguientes acciones NO forma parte del bloque de 'Entrada de Documentos'?

    <p>Procurement de documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué proceso se realiza al finalizar el periodo de conservación de los documentos de autorización de uso de infraestructuras?

    <p>Se eliminan todos los documentos incluyendo copias de seguridad.</p> Signup and view all the answers

    Quina mena d'ecosistema suposen les plataformes de serveis de continguts (CSP)?

    <p>Una arquitectura de microserveis i aplicacions amb API i repositori comú.</p> Signup and view all the answers

    En el contexto del bloque de 'Tramitació de documents', ¿qué acción se incluye en el modelo de gestión documental?

    <p>Clasificación de documentos.</p> Signup and view all the answers

    Quins aspectes es consideren fonamentals en la implementació d'un sistema de gestió documental?

    <p>Establiment de polítiques de seguretat i gestió de la informació.</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents opcions indica correctament un component d'un sistema de gestió documental integrat?

    <p>Un sol repositori d'informació per a tots els documents.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes no describe un tipo de documento electrónico conforme al modelo de gestión del Ayuntamiento de Barcelona?

    <p>Informes impresos y escaneados.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuáles son las cuatro grandes áreas funcionales en el modelo de gestión documentaria del Ayuntamiento de Barcelona?

    <p>Entrada, tramitació, arxivament y accés.</p> Signup and view all the answers

    Dentro del proceso de 'Entrada de documentos', ¿cuál es el primer paso según el modelo de gestión documental?

    <p>Recepción de la solicitud.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tipo de documento se genera al crear un expediente en un trámite de quejas?

    <p>Un expediente electrónico.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la función principal del cuadro de clasificación uniforme de documentos del Ayuntamiento de Barcelona?

    <p>Determina los valores de los documentos y los tiempos de conservación</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué aspecto de las metadatos es importante considerar en la gestión de documentos?

    <p>Las metadatos deben ser mínimas para su correcta identificación</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes opciones no es una funcionalidad común de un gestor documental?

    <p>Gestionar precios y costos de materiales</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de los siguientes sistemas se considera un gestor documental?

    <p>Docuware</p> Signup and view all the answers

    En un gestor documental, ¿cuál de las siguientes funcionalidades es fundamental para facilitar el acceso a los documentos?

    <p>Control de versiones de los documentos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué elemento es esencial en la digitalización de documentos según la gestión documental?

    <p>La preservación de la calidad del contenido escaneado</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tipo de sistema permite un mejor control del flujo de documentos en una organización?

    <p>Un sistema de gestión documental</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la captura de documentos no es correcta?

    <p>Todos los documentos deben ser capturados electrónicamente para ser considerados válidos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué metadato es esencial en la gestión de documentos de horts urbans para cumplir con el MGDE?

    <p>El districte i la parcel·la</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué sucede durante el tancament de l'expedient en la gestió documental?

    <p>S'assegura que només documents essencials estiguin inclosos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué requisito debe cumplir un ciudadano para recuperar documentos según el sistema de gestió?

    <p>El ciutadà pot recuperar-los sempre que s'identifiqui</p> Signup and view all the answers

    Al fer tancament d'un expedient, quina afirmació és correcta?

    <p>Tots els documents han d'haver estat registrats prèviament</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents opcions no forma part de les metadades requerides?

    <p>Sink d'expedient</p> Signup and view all the answers

    Quina funció tenen les metadates per a la gestió documental electrònica?

    <p>Facilitar l'accés i la recuperació d'informació</p> Signup and view all the answers

    Quin és el paper dels serveis documentals al tancament d'un expedient?

    <p>Assegurar que els documents son apropiats i complets</p> Signup and view all the answers

    Quina afirmació és certa sobre la traçabilitat en l'accés a documents?

    <p>S'ha de registrar l'accés a tots els documents recuperats</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué se requiere para el cierre de un expediente electrónico?

    <p>Crear un índice electrónico que garantice la integridad.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es incorrecta respecto al índice del expediente electrónico?

    <p>El índice debe tener metadatas mínimas obligatorias asociadas.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué implica la autenticación del índice en un expediente electrónico?

    <p>Garantiza la integridad y la inmutabilidad del expediente desde su firma.</p> Signup and view all the answers

    Según la normativa, ¿qué tipo de documentos no deben incluirse en el índice electrónico?

    <p>Documentos internos marcados como erróneos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tipo de documento no se considera un documento electrónico según el Modelo de gestión documental de l'AjB?

    <p>Publicaciones electrónicas de difusión académica</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué se debe hacer con la remisión parcial y el índice provisional de un expediente no cerrado?

    <p>Guardar como evidencia de lo que se ha remitido.</p> Signup and view all the answers

    Según la ley 39/2015, ¿qué elemento es necesario para que los documentos electrónicos sean considerados válidos?

    <p>Incluir las firmas electrónicas requeridas por la normativa</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de estos aspectos es crucial para el intercambio de información según las NTI?

    <p>La implementación de estructuras XML.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de los siguientes documentos se clasifica como un expediente administrativo?

    <p>Un conjunto ordenado de documentos con diligencias</p> Signup and view all the answers

    En caso de remitir un expediente electrónico, ¿qué debe asegurarse?

    <p>Que el expediente esté completo, autenticado y foliado.</p> Signup and view all the answers

    Según el RD 4/2010, ¿qué se entiende por 'documento electrónico'?

    <p>Información de cualquier tipo almacenada en formato electrónico</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué ocurre si se necesita modificar un expediente cerrado?

    <p>Se deben abrir expedientes vinculados para los cambios.</p> Signup and view all the answers

    Qué tipo de documentos se consideran evidencias de procesos, funciones o actividades de la AjB?

    <p>Informes y presentaciones en formato electrónico</p> Signup and view all the answers

    Cuál es un requisito que no se menciona para la digitalización de originales en papel?

    <p>Generar un documento electrónico de archivo</p> Signup and view all the answers

    Cuál de estas opciones representa un tipo de documento que queda fuera de la definición de documento electrónico?

    <p>Evidencias sobre información distribuida por la web</p> Signup and view all the answers

    Cuál de las siguientes características no es válida para un documento electrónico según la normativa actual?

    <p>Puede ser emitido sin firma electrónica</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de los siguientes principios NO está incluido en la gestión documental según el AjBcn?

    <p>Transparenta de la informació</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de los siguientes requisitos es esencial para la creación y uso de documentos según ISO 15489-1:2016?

    <p>Decidir la forma y estructura en que deben ser creados</p> Signup and view all the answers

    Dentro del contexto de la gestión documental, ¿qué se entiende por 'propietat' de los documentos?

    <p>Los documentos generados son propiedad del AjBcn</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué aspecto es fundamental para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos en el eArxiu?

    <p>Uso de metadatos adecuados desde la creación</p> Signup and view all the answers

    Según los principios de gestión documental, ¿qué se debe evitar en la creación de documentos?

    <p>Crear documentos incompletos</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones representa un riesgo en los documentos vitales según la gestión documental?

    <p>La falta de evidencias y datos contextuales</p> Signup and view all the answers

    Para asegurar la conservación de documentos, ¿cuál es uno de los requisitos que se deben cumplir?

    <p>Mantener la documentación en entornos seguros</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué aspecto se prioriza al valorar los riesgos de errores en documentos dentro de la gestión documental?

    <p>La repercusión en procesos judiciales</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué proceso se asegura que los documentos en papel se conviertan en copias electrónicas auténticas?

    <p>Registro en un sistema de gestión documental</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el objetivo de fomentar la independencia tecnológica en la gestión documental?

    <p>Facilitar la gestión y conservación de documentos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué papel desempeña la Comissió Municipal d’Avaluació i Accés a la Documentació (CMAAD)?

    <p>Determinar los valores de los documentos y sus plazos de conservación</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre el calendario de conservación y acceso es incorrecta?

    <p>Establece la eliminación inmediata de documentos obsoletos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué se busca con la cooperación interadministrativa en la gestión documental?

    <p>Fomentar la colaboración institucional y la interoperabilidad</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la función principal del cuadro de clasificación uniforme de documentos?

    <p>Estructurar de forma lógica y jerárquica la información</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué implica el análisis documental dentro de la gestión de documentos?

    <p>Determinación de los requisitos documentales específicos de cada procedimiento</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de los siguientes aspectos no es parte del sistema de gestión documental AIDA?

    <p>Registro de procedimientos sin estándares</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué elementos no se consideran parte del Model tecnològic?

    <p>Costos de formació del personal</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes características NO corresponde al funcionament de l'índex electrònic dels expedients?

    <p>Permite la inclusió de documents en múltiples expedients</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre les metadades no es correcta?

    <p>Las metadades no deben incluir el identificador únic de l'expedient</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué afirmación relacionados con els expedients electrònics NO es certa?

    <p>Els documents electrònics s'emmagatzeman sense metadades</p> Signup and view all the answers

    Respecto al Model de gestió de documents i expedients electrònics, que afirmació és incorrecta?

    <p>Els expedients es poden tancar sense un índex definit</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents opcions NO és un requisit per a les metadades dels expedients de queixes?

    <p>Imposar un format exclusiu per a tots els documents</p> Signup and view all the answers

    Quina opció no descriu adequadament la funció de l'índex electrònic?

    <p>Organitza documents de manera aleatòria</p> Signup and view all the answers

    Quina afirmació sobre el rol del Departament de Gestió Integral del Soroll és falsa?

    <p>Avaluar i analitzar dades de soroll no és part del seu funció</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es una de las funciones clave del cuadro de clasificación uniforme de documentos en el Ayuntamiento de Barcelona?

    <p>Determina los valores de los documentos y los plazos de conservación</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué elemento NO es parte de las metadatas mínimas exigidas para los documentos?

    <p>Costo de producción del documento</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes tecnologías NO se asocia a la gestión documental actual?

    <p>Dispositivos de impresión 3D</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes opciones NO es una funcionalidad típicamente ofrecida por un sistema de gestión documental?

    <p>Integración con redes sociales</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué producto se considera menos adecuado para gestionar un alto volumen de documentos en papel?

    <p>Microsoft Word</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre las plataformas de gestión documental es incorrecta?

    <p>Son exclusivamente dedicadas a documentos en formato físico</p> Signup and view all the answers

    En el contexto de la digitalización de documentos, ¿cuál es el principal objetivo de una Content Service Platform?

    <p>Proporcionar inteligencia artificial para la búsqueda de información</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué elemento NO se considera parte del proceso de gestión documental según lo mencionado?

    <p>Implementación de sistemas de impresión</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es una ventaja principal de utilizar software de gestión de contenidos empresariales?

    <p>Mejora de la productividad</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones describe mejor la gestión de documentos en un sistema ECM?

    <p>Facilita la organización en carpetas y categorías</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tecnología se menciona como útil para extraer texto de documentos escaneados?

    <p>Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)</p> Signup and view all the answers

    En el contexto de un sistema de gestión de contenidos empresariales, ¿qué se busca mejorar en términos de colaboración?

    <p>Interacción entre partes interesadas</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué función no es típica de un sistema de gestión de contenidos empresariales?

    <p>Destrucción automática de documentos</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes opciones refleja una característica clave de un sistema ECM?

    <p>Facilidad para conservar documentos</p> Signup and view all the answers

    ¿Cómo beneficia a las empresas un sistema de gestión de contenidos en términos de normativa?

    <p>Garantizando el cumplimiento de la normativa</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes opciones describe correctamente el propósito del software de gestión de contenidos empresariales?

    <p>Capturar y gestionar contenidos de manera eficiente</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes características describe mejor a Nuxeo?

    <p>Es una plataforma extensible para gestionar datos no estructurados.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué función es característica de DocStar ECM Software?

    <p>Automatización de la captura, almacenamiento y recuperación de documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué ventaja ofrece ELO Digital Office en términos de accesibilidad?

    <p>Accesibilidad móvil para trabajar desde cualquier lugar.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre DocuWare es correcta?

    <p>Su enfoque está en la automatización de flujos de trabajo centrados en los documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué característica es destacada en la gestión de documentos según ELO Digital Office?

    <p>Proporciona un registro de auditoría completo.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el principal objetivo del software DocStar ECM?

    <p>Optimizar procesos de gestión documental y automatizar flujos de trabajo.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué aspecto resalta a Nuxeo como una opción valiosa para las empresas?

    <p>Su capacidad para gestionar requisitos de contenidos complejos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es una ventaja de implementar plataformas de servicios de contenidos empresariales?

    <p>Racionalización de flujos de trabajo.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es una función de colaboración incluida en ELO Digital Office?

    <p>Anotaciones en documentos y espacios de trabajo compartidos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué aspecto es clave para la escalabilidad de una plataforma de gestión de contenidos empresariales?

    <p>Capacidad para adaptarse a diversas necesidades de contenido.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es una de las principales ventajas de la búsqueda y recuperación en sistemas de gestión de contenidos empresariales?

    <p>Facilita el acceso a la información mediante metadatos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué función cumplen las herramientas de flujo de trabajo en los sistemas de gestión de contenidos empresariales?

    <p>Automatizar la gestión de procesos empresariales</p> Signup and view all the answers

    En la gestión de registros, ¿cuál es uno de los aspectos más importantes?

    <p>Garantizar el cumplimiento de requisitos legales y normativos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué característica es fundamental para asegurar la seguridad en un sistema de gestión de contenidos?

    <p>Control de acceso basado en funciones</p> Signup and view all the answers

    ¿Cómo favorecen los sistemas de gestión de contenidos empresariales la colaboración entre usuarios?

    <p>Permitiendo comentarios y seguimiento de cambios en tiempo real</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué ventaja proporciona la gestión de metadatos en un sistema de gestión de contenidos?

    <p>Facilitar la organización y búsqueda de documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la principal característica de Alfresco como sistema de gestión de contenidos empresariales?

    <p>Es un sistema de código abierto, flexible y extensible.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes soluciones es más adecuada para organizaciones que necesitan cumplimiento normativo y seguridad robusta?

    <p>OpenText ECM Suite</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué sistema está mejor diseñado para equipos creativos y de marketing al revisar y aprobar contenidos?

    <p>Filestage</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes características se considera esencial para un sistema ECM en términos de integraciones?

    <p>Facilitar la integración con aplicaciones empresariales como CRM y ERP.</p> Signup and view all the answers

    En qué tipo de organización es recomendable utilizar M-Files como solución de gestión de contenidos?

    <p>Cualquier organización que necesite organizar documentos y la información.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué permite el acceso móvil en los sistemas de ECM?

    <p>Acceder a documentos desde smartphones y tabletas.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué función tiene la automatización del flujo de trabajo en un sistema de gestión de contenidos?

    <p>Mejorar la eficiencia en el manejo de procesos empresariales.</p> Signup and view all the answers

    Study Notes

    Gestión Documental y Archivo Electrónico

    • El Real Decreto 4/2010 define documentos electrónicos como "información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado".
    • Según el modelo de gestión documental del AjB, los documentos electrónicos incluyen documentos administrativos con una o más firmas, creados por herramientas informáticas u ofimáticas de automatización, independientemente de si se incluyen en expedients electrónicos o no; documentos electrónicos enviados por administrados, incluyendo solicitudes; documentos digitalizados de originales en papel; documentos y certificados electrónicos emitidos por el AjB y entregados a ciudadanos; informes, presentaciones y documentación en formato electrónico que evidencian procesos, funciones o actividades del AjB sin requerir firma; grabaciones de audio; correos electrónicos internos/externos con información relevante.
    • Los documentos electrónicos excluyen publicaciones electrónicas internas/externas con fines académicos, culturales o técnicos; y evidencias sobre información distribuida por internet.
    • Para ser válidos, los documentos electrónicos deben cumplir los requerimientos de la Ley 39/2015, artículos 26. Incluyen datos de identificación únicos e individuales, incorporación de una referencia temporal, metadatos mínimos e inclusión de las firmas electrónicas correspondientes.
    • El expediente administrativo es un conjunto ordenado de documentos y acciones que sirven como base para la solución de acciones administrativas, ya sean reguladas o no por procedimientos administrativos.
    • Los expedients deben tener formato electrónico e incluir un índice numerado de todos los documentos, una copia electrónica certificada de la resolución adoptada y metadatos correspondientes.
    • El cierre de un expediente electrónico impide la incorporación de nuevos documentos o modificaciones de metadatos.
    • El índice electrónico asegura la integridad y secuencia cronológica de los documentos. Se crea un nuevo archivo XML con referencias y firmas automáticas del órgano correspondiente.
    • Los documentos internos marcados como erróneos por el AjBcn no se incluyen en el índice electrónico.
    • Los documentos auxiliares o de soporte, como aplicaciones, archivos, notas, borradores, etc no forman parte del expediente administrativo, excepto aquellos informes o documentos preceptivos y facultativos solicitados antes de la resolución administrativa final.
    • Los metadatos son cualquier tipo de información electrónica asociada a los documentos y expedientes, independientemente de su contenido, con fines de acceso, conservación e interoperabilidad, entre otros atributos.

    Gestión Documental

    • La gestión documental son las operaciones/técnicas que analizan, planifican, controlan, usan y conservan los documentos de una organización, tal y como establece la ISO 15489-1:2016.
    • Esta incluye determinar los documentos que se crearán, definir el formato, especificar los metadatos y determinar el modo de recuperación y distribución de los documentos.
    • Factores clave son: propiedad, exactitud, completo, eficacia y eficiencia, conservación, disponibilidad, sostenibilidad, transparencia y accesibilidad.
    • El AjB aplica la gestión documental de acuerdo con las legislaciones vigentes, basada en los principios de propiedad, integridad, efectividad, eficiencia, conservación y accesibilidad.
    • La legislación indica que los documentos de cualquier proceso administrativo deben centralizarse en un expediente único.
    • Los documentos han de archivarse según el calendario de conservación y acceder a ellos en cualquier momento.
    • Se requiere seguridad tecnológica, mediante sistemas de gestión documental (SGD) para asegurar la integridad y autenticidad de las evidencias a lo largo del ciclo de vida del documento.
    • Los documentos confidenciales se gestionan conforme a leyes de protección de datos.

    Modelo Tecnológico

    • Este modelo relaciona los componentes tecnológicos de un sistema de gestión documental, incluyendo requerimientos para seguridad y funcionalidad.
    • Este define la relación entre componentes clave como el gestor de documentos, el acceso, la captura y clasificación de los documentos, el registro de entradas y salidas, la gestión del expediente digital, los elementos de gestión de documentos, el repositorio y demás componentes necesarios.
    • Las soluciones pueden basarse en la estructura propia de la administración o en servicios en la nube (cloud).
    • La gestión documental busca que los documentos electrónicos que van a formar parte de un expediente tengan todas sus propiedades y características, y que puedan consultarse y usarse para los fines precisos.

    Soluciones y Productos de Mercado

    • Existen diferentes soluciones de gestión documental disponibles para las diferentes necesidades de las organizaciones.
    • Estas soluciones incluyen funciones para la creación, revisión, aprobación de documentos; administración de versiones; control de acceso y seguridad; indexación, búsqueda, alertas, recuperación y backup.

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    Description

    Este cuestionario abarca conceptos clave sobre la gestión documental y el archivo electrónico según el Real Decreto 4/2010. Explora la definición de documentos electrónicos y diferentes tipos que se incluyen en la gestión administrativa. Aumenta tu comprensión de cómo los documentos digitales son utilizados por las administraciones públicas.

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