Gestión Documental y Archivo Electrónico
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Questions and Answers

¿Cuál es uno de los principales procesos documentales según ISO 15489-1?

  • Captura (correct)
  • Accesibilidad
  • Sistematización
  • Eliminación

¿Qué se entiende por 'disposició' en el contexto del ciclo de vida de la documentación?

  • Revisión de documentos
  • Clausura de documentos
  • Creación de nuevos documentos
  • Conservación o eliminación de documentos (correct)

Según la Ley 39/2015, ¿qué documento se considera único en el ámbito administrativo?

  • El informe de auditoría
  • El acuerdo municipal
  • La resolución administrativa
  • El registro electrónico (correct)

¿Cuál de las siguientes opciones NO es un tipo de metadato asociado a un documento o expediente?

<p>Formato del documento (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué criterio se debe establecer para el acceso a documentos según los procesos administrativos?

<p>Criterios de seguridad y permisos (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué implica la clasificación de documentos en el registro administrativo?

<p>Asociación de documentos a series documentales (D)</p> Signup and view all the answers

Dentro del ciclo de vida de la documentación, ¿qué significa 'emmagatzematge'?

<p>Almacenamiento seguro de documentos (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el principal objetivo de las metadatas en los documentos y expedientes?

<p>Facilitar la búsqueda y gestión de la información (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es cierta sobre la conservación de documentos en papel?

<p>Se deben conservar adecuadamente durante todas las etapas del ciclo de vida. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué requisito es necesario para que una copia electrónica de un documento en papel se considere auténtica?

<p>Debe ser digitalizada según el Protocolo de digitalización segura de l'AjBcn. (A)</p> Signup and view all the answers

Según la normativa, ¿qué tipo de documentos será de libre consulta para la ciudadanía?

<p>Documentos no confidenciales. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué medida se tomará con los documentos identificados como esenciales?

<p>Se les implementarán medidas especiales de protección. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es uno de los aspectos que se deben asegurar para los documentos electrónicos?

<p>Que mantengan la integridad, autenticidad y confidencialidad. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué establece el Calendario de conservación y acceso a la documentación?

<p>Los niveles de seguridad y acceso a los documentos y expedientes. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué se debe hacer con las evidencias conservadas en bases de datos o aplicaciones corporativas?

<p>Se deben vincular a actividades y funciones mediante la clasificación corporativa. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cómo debe protegerse la confidencialidad de los documentos y expedientes?

<p>Siguiendo la legislación aplicable y las directrices específicas de seguridad. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué es un documento electrónico según el RD 4/2010 y el Model de gestió documental de l'AjB?

<p>Información en forma electrónica, archivada en soporte electrónico y con formato determinado. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes NO se considera un documento electrónico según el Model de gestió documental de l'AjB?

<p>Publicaciones electrónicas de carácter cultural. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué requisitos establece la ley 39/2015 para que un documento electrónico sea válido?

<p>Incluir datos de identificación y metadatos mínimos exigidos. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documento se define como 'expediente administrativo'?

<p>Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que fundamentan una resolución administrativa. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre documentos electrónicos es correcta?

<p>Los documentos electrónicos pueden ser entregados por administrados y por la AjB. (B)</p> Signup and view all the answers

Según el Model de gestió documental, ¿cuál de los siguientes documentos se clasifica como documento electrónico?

<p>Una grabación de una reunión de trabajo en formato digital. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documentos son considerados evidencias de procesos de la AjB según la normativa?

<p>Documentos que no requieren firma y constituyen un proceso. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué incluye un documento electrónico producido por herramientas informáticas según el modelo de gestión?

<p>Uno o más documentos con firmas, independientemente de su inclusión en expedientes electrónicos. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de estas opciones no se considera un documento electrónico según el Model de gestión documental de l’Ajuntament de Barcelona?

<p>Documentos en papel escaneados. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuáles son los cuatro grandes bloques funcionales del sistema de gestión documental del Ayuntamiento de Barcelona?

<p>Entrada, Tramitación, Archivado, Acceso y salida. (B)</p> Signup and view all the answers

En el bloque de 'Entrada de Documentos', ¿qué procesos se llevan a cabo según el Model de gestión documental?

<p>Entrada de solicitudes, Adición de metadatos, Envío. (B)</p> Signup and view all the answers

Al finalizar el periodo de conservación de documentos de autorización de uso de infraestructuras, ¿qué acción se debe tomar?

<p>Eliminar documentos y todas sus copias. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documento se genera automáticamente al crear un expediente en un trámite de quejas?

<p>Un identificador propio del expediente. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes funciones no corresponde al bloque de 'Arxivament' dentro del sistema de gestión documental?

<p>Eliminar copias de respaldo. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el propósito principal del bloque de 'Tramitació de documents'?

<p>Gestionar todo el proceso de presentación y aprobación. (C)</p> Signup and view all the answers

En el Model de gestión documental, ¿qué elemento se considera como parte del acceso a documentos?

<p>La gestión de permisos para usuarios autorizados. (B)</p> Signup and view all the answers

Qué se requiere para la creación y captura de documentos en un sistema de gestión documental?

<p>Metadatos mínimos exigidos (B)</p> Signup and view all the answers

Cuál es la función principal del cuadro de clasificación uniforme de documentos?

<p>Determinar los valores de documentos y plazos de conservación (D)</p> Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes opciones NO describe una solución de gestión documental actualmente disponible en el mercado?

<p>Un sistema que organiza encuentros virtuales (C)</p> Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes funcionalidades no es típica de un gestor documental?

<p>Gestión de inventario físico (B)</p> Signup and view all the answers

Qué producto no es considerado un gestor documental en el mercado actual?

<p>Google Drive (B)</p> Signup and view all the answers

Qué tipo de producto debería elegir una empresa que busca digitalizar documentos en papel?

<p>Un Content Service Platform que permita colaboración (B)</p> Signup and view all the answers

Qué aspecto se considera esencial en la implementación de un sistema de gestión documental?

<p>Disposición de estructuras de datos claras (D)</p> Signup and view all the answers

Cuál es la función de las metadatos en la gestión de documentos?

<p>Agregar información adicional para la búsqueda y recuperación (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor la función de un sistema de gestión documental?

<p>Controlar y organizar documentación generada o recibida por un organismo. (C)</p> Signup and view all the answers

Según el Reial Decret 4/2010, ¿qué es un documento electrónico?

<p>Información electrónica archivada en un soporte y formato identificable. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes opciones NO se considera un documento electrónico según el Ayuntamiento de Barcelona?

<p>Documentos internos como notas y esbozos. (D)</p> Signup and view all the answers

Según la ley 39/2015, ¿cuál de las siguientes no se considera una característica válida para un documento electrónico?

<p>Contener una firma manuscrita del emisor. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es cierta respecto a los documentos generados por un organismo?

<p>Deben ser organizados y tratados para su correcta gestión. (A)</p> Signup and view all the answers

En el contexto del modelo de gestión de documentos electrónicos, ¿qué representa un procedimiento administrativo?

<p>Un conjunto de documentos electrónicos relacionados con un trámite. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones describe incorrectamente la naturaleza del documento electrónico?

<p>Únicamente puede contener información que ha sido impresa. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la principal diferencia entre un documento electrónico y un documento físico?

<p>Los documentos electrónicos son más fáciles de archivar. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto es clave para asegurar la accesibilidad y consultabilidad de los documentos electrónicos a largo plazo?

<p>La implementación de un plan de preservación. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la eliminación de documentos electrónicos en el e-Arxiu es correcta?

<p>Es necesaria la aprobación de la norma de conservación por una comisión específica. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cómo se determina la vigencia administrativa y jurídica de los documentos de un e-Arxiu?

<p>Mediante las Normas de conservación y acceso aplicables. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el propósito fundamental del Calendario de conservación y acceso en la documentación municipal?

<p>Establecer la duración y condiciones de acceso de los documentos. (A)</p> Signup and view all the answers

En el contexto de la gestión documental, ¿qué acción se debe realizar respecto a las copias de seguridad de los documentos electrónicos?

<p>Eliminar las copias de seguridad una vez que el documento original es eliminado. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la principal función de un sistema de gestión documental (DMS)?

<p>Gestionar la creación, revisión y aprobación de documentos. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto es fundamental para que los documentos ingresen a un archivo electrónico?

<p>Cumplir con los requerimientos establecidos desde su creación. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una de las limitaciones del archivo electrónico en comparación con la gestión documental?

<p>No se permiten cambios en los documentos una vez son definitivos. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué función NO es típica de un gestor documental según las características mencionadas?

<p>Realización de auditorías de cumplimiento. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué rol tienen los mòduls comuns en un sistema de gestión documental?

<p>Proporcionan servicios como e-signatura y digitalització segura. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones acerca de la infraestructura de un sistema de gestión documental es correcta?

<p>Puede ser implementada tanto en infraestructura propia como en la nube. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es un requisito clave para las aplicaciones de soporte dentro de un sistema de gestión documental?

<p>Facilitar la integridad y conservación de los documentos. (D)</p> Signup and view all the answers

Quines funcionalitats són proporcionades per un sistema de gestió documental integrat?

<p>Digitalització, ingesta de documents i reutilització. (B)</p> Signup and view all the answers

Quina de les següents opcions NO és un software destacat per la gestió documental?

<p>Microsoft Word (C)</p> Signup and view all the answers

En el contexto de la gestión documental, ¿qué define el modelo tecnològic?

<p>Las relaciones entre componentes del sistema de gestión documental. (A)</p> Signup and view all the answers

Quina és la funció principal d'un sistema de gestió de documents i expedients electrònics?

<p>Definir la relació entre components tecnològics i requisits del sistema. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la creación de un expediente electrónico es cierta?

<p>Se genera automáticamente un identificador al crear un expediente. (B)</p> Signup and view all the answers

Quin dels següents aspectes es relaciona amb la gestió de 'records' en un sistema documental?

<p>Crear accions per protegir la integritat i accesibilitat dels 'records'. (C)</p> Signup and view all the answers

Quina és la principal diferència entre un sistema de gestió de continguts i un sistema de gestió documental?

<p>El sistema de gestió documental inclou gestió de processos i col·laboració. (D)</p> Signup and view all the answers

Según el modelo de gestión documental del Ayuntamiento de Barcelona, ¿cuál de las siguientes acciones NO forma parte del bloque de 'Entrada de Documentos'?

<p>Procurement de documentos. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué proceso se realiza al finalizar el periodo de conservación de los documentos de autorización de uso de infraestructuras?

<p>Se eliminan todos los documentos incluyendo copias de seguridad. (C)</p> Signup and view all the answers

Quina mena d'ecosistema suposen les plataformes de serveis de continguts (CSP)?

<p>Una arquitectura de microserveis i aplicacions amb API i repositori comú. (C)</p> Signup and view all the answers

En el contexto del bloque de 'Tramitació de documents', ¿qué acción se incluye en el modelo de gestión documental?

<p>Clasificación de documentos. (D)</p> Signup and view all the answers

Quins aspectes es consideren fonamentals en la implementació d'un sistema de gestió documental?

<p>Establiment de polítiques de seguretat i gestió de la informació. (C)</p> Signup and view all the answers

Quina de les següents opcions indica correctament un component d'un sistema de gestió documental integrat?

<p>Un sol repositori d'informació per a tots els documents. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes no describe un tipo de documento electrónico conforme al modelo de gestión del Ayuntamiento de Barcelona?

<p>Informes impresos y escaneados. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuáles son las cuatro grandes áreas funcionales en el modelo de gestión documentaria del Ayuntamiento de Barcelona?

<p>Entrada, tramitació, arxivament y accés. (B)</p> Signup and view all the answers

Dentro del proceso de 'Entrada de documentos', ¿cuál es el primer paso según el modelo de gestión documental?

<p>Recepción de la solicitud. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documento se genera al crear un expediente en un trámite de quejas?

<p>Un expediente electrónico. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la función principal del cuadro de clasificación uniforme de documentos del Ayuntamiento de Barcelona?

<p>Determina los valores de los documentos y los tiempos de conservación (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto de las metadatos es importante considerar en la gestión de documentos?

<p>Las metadatos deben ser mínimas para su correcta identificación (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones no es una funcionalidad común de un gestor documental?

<p>Gestionar precios y costos de materiales (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes sistemas se considera un gestor documental?

<p>Docuware (B)</p> Signup and view all the answers

En un gestor documental, ¿cuál de las siguientes funcionalidades es fundamental para facilitar el acceso a los documentos?

<p>Control de versiones de los documentos (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué elemento es esencial en la digitalización de documentos según la gestión documental?

<p>La preservación de la calidad del contenido escaneado (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de sistema permite un mejor control del flujo de documentos en una organización?

<p>Un sistema de gestión documental (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la captura de documentos no es correcta?

<p>Todos los documentos deben ser capturados electrónicamente para ser considerados válidos (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué metadato es esencial en la gestión de documentos de horts urbans para cumplir con el MGDE?

<p>El districte i la parcel·la (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué sucede durante el tancament de l'expedient en la gestió documental?

<p>S'assegura que només documents essencials estiguin inclosos (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué requisito debe cumplir un ciudadano para recuperar documentos según el sistema de gestió?

<p>El ciutadà pot recuperar-los sempre que s'identifiqui (C)</p> Signup and view all the answers

Al fer tancament d'un expedient, quina afirmació és correcta?

<p>Tots els documents han d'haver estat registrats prèviament (D)</p> Signup and view all the answers

Quina de les següents opcions no forma part de les metadades requerides?

<p>Sink d'expedient (A)</p> Signup and view all the answers

Quina funció tenen les metadates per a la gestió documental electrònica?

<p>Facilitar l'accés i la recuperació d'informació (A)</p> Signup and view all the answers

Quin és el paper dels serveis documentals al tancament d'un expedient?

<p>Assegurar que els documents son apropiats i complets (A)</p> Signup and view all the answers

Quina afirmació és certa sobre la traçabilitat en l'accés a documents?

<p>S'ha de registrar l'accés a tots els documents recuperats (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué se requiere para el cierre de un expediente electrónico?

<p>Crear un índice electrónico que garantice la integridad. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es incorrecta respecto al índice del expediente electrónico?

<p>El índice debe tener metadatas mínimas obligatorias asociadas. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué implica la autenticación del índice en un expediente electrónico?

<p>Garantiza la integridad y la inmutabilidad del expediente desde su firma. (C)</p> Signup and view all the answers

Según la normativa, ¿qué tipo de documentos no deben incluirse en el índice electrónico?

<p>Documentos internos marcados como erróneos. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documento no se considera un documento electrónico según el Modelo de gestión documental de l'AjB?

<p>Publicaciones electrónicas de difusión académica (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué se debe hacer con la remisión parcial y el índice provisional de un expediente no cerrado?

<p>Guardar como evidencia de lo que se ha remitido. (A)</p> Signup and view all the answers

Según la ley 39/2015, ¿qué elemento es necesario para que los documentos electrónicos sean considerados válidos?

<p>Incluir las firmas electrónicas requeridas por la normativa (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de estos aspectos es crucial para el intercambio de información según las NTI?

<p>La implementación de estructuras XML. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes documentos se clasifica como un expediente administrativo?

<p>Un conjunto ordenado de documentos con diligencias (C)</p> Signup and view all the answers

En caso de remitir un expediente electrónico, ¿qué debe asegurarse?

<p>Que el expediente esté completo, autenticado y foliado. (A)</p> Signup and view all the answers

Según el RD 4/2010, ¿qué se entiende por 'documento electrónico'?

<p>Información de cualquier tipo almacenada en formato electrónico (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué ocurre si se necesita modificar un expediente cerrado?

<p>Se deben abrir expedientes vinculados para los cambios. (B)</p> Signup and view all the answers

Qué tipo de documentos se consideran evidencias de procesos, funciones o actividades de la AjB?

<p>Informes y presentaciones en formato electrónico (B)</p> Signup and view all the answers

Cuál es un requisito que no se menciona para la digitalización de originales en papel?

<p>Generar un documento electrónico de archivo (B)</p> Signup and view all the answers

Cuál de estas opciones representa un tipo de documento que queda fuera de la definición de documento electrónico?

<p>Evidencias sobre información distribuida por la web (B)</p> Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes características no es válida para un documento electrónico según la normativa actual?

<p>Puede ser emitido sin firma electrónica (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes principios NO está incluido en la gestión documental según el AjBcn?

<p>Transparenta de la informació (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes requisitos es esencial para la creación y uso de documentos según ISO 15489-1:2016?

<p>Decidir la forma y estructura en que deben ser creados (B)</p> Signup and view all the answers

Dentro del contexto de la gestión documental, ¿qué se entiende por 'propietat' de los documentos?

<p>Los documentos generados son propiedad del AjBcn (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto es fundamental para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos en el eArxiu?

<p>Uso de metadatos adecuados desde la creación (B)</p> Signup and view all the answers

Según los principios de gestión documental, ¿qué se debe evitar en la creación de documentos?

<p>Crear documentos incompletos (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones representa un riesgo en los documentos vitales según la gestión documental?

<p>La falta de evidencias y datos contextuales (C)</p> Signup and view all the answers

Para asegurar la conservación de documentos, ¿cuál es uno de los requisitos que se deben cumplir?

<p>Mantener la documentación en entornos seguros (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto se prioriza al valorar los riesgos de errores en documentos dentro de la gestión documental?

<p>La repercusión en procesos judiciales (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué proceso se asegura que los documentos en papel se conviertan en copias electrónicas auténticas?

<p>Registro en un sistema de gestión documental (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el objetivo de fomentar la independencia tecnológica en la gestión documental?

<p>Facilitar la gestión y conservación de documentos (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué papel desempeña la Comissió Municipal d’Avaluació i Accés a la Documentació (CMAAD)?

<p>Determinar los valores de los documentos y sus plazos de conservación (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre el calendario de conservación y acceso es incorrecta?

<p>Establece la eliminación inmediata de documentos obsoletos (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué se busca con la cooperación interadministrativa en la gestión documental?

<p>Fomentar la colaboración institucional y la interoperabilidad (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la función principal del cuadro de clasificación uniforme de documentos?

<p>Estructurar de forma lógica y jerárquica la información (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué implica el análisis documental dentro de la gestión de documentos?

<p>Determinación de los requisitos documentales específicos de cada procedimiento (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes aspectos no es parte del sistema de gestión documental AIDA?

<p>Registro de procedimientos sin estándares (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué elementos no se consideran parte del Model tecnològic?

<p>Costos de formació del personal (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes características NO corresponde al funcionament de l'índex electrònic dels expedients?

<p>Permite la inclusió de documents en múltiples expedients (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre les metadades no es correcta?

<p>Las metadades no deben incluir el identificador únic de l'expedient (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué afirmación relacionados con els expedients electrònics NO es certa?

<p>Els documents electrònics s'emmagatzeman sense metadades (D)</p> Signup and view all the answers

Respecto al Model de gestió de documents i expedients electrònics, que afirmació és incorrecta?

<p>Els expedients es poden tancar sense un índex definit (C)</p> Signup and view all the answers

Quina de les següents opcions NO és un requisit per a les metadades dels expedients de queixes?

<p>Imposar un format exclusiu per a tots els documents (B)</p> Signup and view all the answers

Quina opció no descriu adequadament la funció de l'índex electrònic?

<p>Organitza documents de manera aleatòria (B)</p> Signup and view all the answers

Quina afirmació sobre el rol del Departament de Gestió Integral del Soroll és falsa?

<p>Avaluar i analitzar dades de soroll no és part del seu funció (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una de las funciones clave del cuadro de clasificación uniforme de documentos en el Ayuntamiento de Barcelona?

<p>Determina los valores de los documentos y los plazos de conservación (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué elemento NO es parte de las metadatas mínimas exigidas para los documentos?

<p>Costo de producción del documento (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes tecnologías NO se asocia a la gestión documental actual?

<p>Dispositivos de impresión 3D (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones NO es una funcionalidad típicamente ofrecida por un sistema de gestión documental?

<p>Integración con redes sociales (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué producto se considera menos adecuado para gestionar un alto volumen de documentos en papel?

<p>Microsoft Word (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre las plataformas de gestión documental es incorrecta?

<p>Son exclusivamente dedicadas a documentos en formato físico (A)</p> Signup and view all the answers

En el contexto de la digitalización de documentos, ¿cuál es el principal objetivo de una Content Service Platform?

<p>Proporcionar inteligencia artificial para la búsqueda de información (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué elemento NO se considera parte del proceso de gestión documental según lo mencionado?

<p>Implementación de sistemas de impresión (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una ventaja principal de utilizar software de gestión de contenidos empresariales?

<p>Mejora de la productividad (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones describe mejor la gestión de documentos en un sistema ECM?

<p>Facilita la organización en carpetas y categorías (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tecnología se menciona como útil para extraer texto de documentos escaneados?

<p>Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) (D)</p> Signup and view all the answers

En el contexto de un sistema de gestión de contenidos empresariales, ¿qué se busca mejorar en términos de colaboración?

<p>Interacción entre partes interesadas (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué función no es típica de un sistema de gestión de contenidos empresariales?

<p>Destrucción automática de documentos (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones refleja una característica clave de un sistema ECM?

<p>Facilidad para conservar documentos (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cómo beneficia a las empresas un sistema de gestión de contenidos en términos de normativa?

<p>Garantizando el cumplimiento de la normativa (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones describe correctamente el propósito del software de gestión de contenidos empresariales?

<p>Capturar y gestionar contenidos de manera eficiente (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes características describe mejor a Nuxeo?

<p>Es una plataforma extensible para gestionar datos no estructurados. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué función es característica de DocStar ECM Software?

<p>Automatización de la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué ventaja ofrece ELO Digital Office en términos de accesibilidad?

<p>Accesibilidad móvil para trabajar desde cualquier lugar. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre DocuWare es correcta?

<p>Su enfoque está en la automatización de flujos de trabajo centrados en los documentos. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué característica es destacada en la gestión de documentos según ELO Digital Office?

<p>Proporciona un registro de auditoría completo. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el principal objetivo del software DocStar ECM?

<p>Optimizar procesos de gestión documental y automatizar flujos de trabajo. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto resalta a Nuxeo como una opción valiosa para las empresas?

<p>Su capacidad para gestionar requisitos de contenidos complejos. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una ventaja de implementar plataformas de servicios de contenidos empresariales?

<p>Racionalización de flujos de trabajo. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una función de colaboración incluida en ELO Digital Office?

<p>Anotaciones en documentos y espacios de trabajo compartidos. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto es clave para la escalabilidad de una plataforma de gestión de contenidos empresariales?

<p>Capacidad para adaptarse a diversas necesidades de contenido. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una de las principales ventajas de la búsqueda y recuperación en sistemas de gestión de contenidos empresariales?

<p>Facilita el acceso a la información mediante metadatos. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué función cumplen las herramientas de flujo de trabajo en los sistemas de gestión de contenidos empresariales?

<p>Automatizar la gestión de procesos empresariales (D)</p> Signup and view all the answers

En la gestión de registros, ¿cuál es uno de los aspectos más importantes?

<p>Garantizar el cumplimiento de requisitos legales y normativos. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué característica es fundamental para asegurar la seguridad en un sistema de gestión de contenidos?

<p>Control de acceso basado en funciones (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cómo favorecen los sistemas de gestión de contenidos empresariales la colaboración entre usuarios?

<p>Permitiendo comentarios y seguimiento de cambios en tiempo real (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué ventaja proporciona la gestión de metadatos en un sistema de gestión de contenidos?

<p>Facilitar la organización y búsqueda de documentos. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la principal característica de Alfresco como sistema de gestión de contenidos empresariales?

<p>Es un sistema de código abierto, flexible y extensible. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes soluciones es más adecuada para organizaciones que necesitan cumplimiento normativo y seguridad robusta?

<p>OpenText ECM Suite (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué sistema está mejor diseñado para equipos creativos y de marketing al revisar y aprobar contenidos?

<p>Filestage (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes características se considera esencial para un sistema ECM en términos de integraciones?

<p>Facilitar la integración con aplicaciones empresariales como CRM y ERP. (D)</p> Signup and view all the answers

En qué tipo de organización es recomendable utilizar M-Files como solución de gestión de contenidos?

<p>Cualquier organización que necesite organizar documentos y la información. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué permite el acceso móvil en los sistemas de ECM?

<p>Acceder a documentos desde smartphones y tabletas. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué función tiene la automatización del flujo de trabajo en un sistema de gestión de contenidos?

<p>Mejorar la eficiencia en el manejo de procesos empresariales. (B)</p> Signup and view all the answers

Flashcards

Documento electrónico

Información de cualquier tipo en formato electrónico, archivada en un soporte electrónico con un formato específico, identificable y con tratamiento diferenciado.

Documento electrónico administrativo

Documentos generados electrónicamente por herramientas informáticas, con o sin firma, incluyendo los que forman parte de expedientes electrónicos

Expediente electrónico

Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de base a una resolución administrativa, incluyendo las acciones para ejecutarla.

Requisitos legales documentos electrónicos (Ley 39/2015)

Identificación individualizada, fecha de emisión, metadatos mínimos y firmas electrónicas según la normativa aplicable son necesarios para la validez.

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Expediente administrativo

Conjunto de documentos relacionados con un proceso administrativo.

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Metadatos mínimos

Información mínima obligatoria asociada a un documento electrónico para su identificación y gestión.

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Firma electrónica

Firma digital que proporciona autenticidad y validez al documento electrónico.

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Expediente administrativo

Conjunto de documentos electrónicos o en papel relacionados con un procedimiento administrativo. Una vez cerrado, no se puede reabrir ni agregar documentos.

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Evidencias en BBDD/Apps

Datos almacenados en bases de datos o aplicaciones corporativas, vinculados a actividades y funciones a través de la clasificación corporativa.

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Integridad y autenticidad

Propiedades de los documentos que garantizan su exactitud y veracidad, especialmente en el almacenamiento electrónico.

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Conservación de documentos

Proceso de evaluar si se mantienen o eliminan documentos, con plazos definidos en el calendario de conservación y acceso a la documentación.

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Conservación de documentos en papel

Los documentos en papel deben conservarse adecuadamente a lo largo de todo su ciclo de vida.

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Conservación de documentos electrónicos

Los documentos electrónicos deben conservarse en soporte electrónico, asegurando integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, calidad, identificación de usuarios y control de acceso.

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Ccopias electrónicas de documentos en papel

Se consideran copias auténticas si se digitalizan siguiendo el protocolo de digitalización segura.

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Confidencialidad y Seguridad

Medidas para proteger los documentos y expedientes contra accesos no autorizados, pérdida o destrucción.

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Transparencia y accesibilidad

Documentos no confidenciales accesibles a la ciudadanía, con acceso facilitado por medios electrónicos.

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Modernización y competencia tecnológica

Fomento de la creación de documentos y expedientes íntegramente electrónicos.

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Proceso de Creación de Documentos

Comprende el diseño y la creación de documentos, desde su origen hasta su tratamiento final (conservación o eliminación) siguiendo la norma ISO 15489-1.

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Entrada de Documentos (AjBcn)

Proceso que abarca desde la captura hasta la clasificación de los documentos electrónicos, tanto internos como externos, en el Archivo Electrónico.

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Captura (Entrada de Documentos)

Proceso de incorporación de documentos electrónicos a un archivo electrónico, incluyendo documentos de otros organismos o administrados.

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Registro (Entrada de Documentos)

Asignación de un número de registro y fecha/hora de entrada/salida a un documento en una aplicación de registro, según la Ley 39/2015.

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Metadatos de Documentos

Información descriptiva asociada a los documentos y expedientes electrónicos, facilitando su búsqueda y recuperación, almacenada y parte del registro.

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Clasificación Documental

Asignación de documentos y expedientes a una serie documental específica del Cuadro de Clasificación Uniforme del AjBcn.

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Acceso a Documentos

Establecimiento de criterios y permisos para la consulta interna y externa de documentos y expedientes, incluyendo medidas de protección (ENS).

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Evaluación Documental

Proceso para determinar la importancia y el valor de los documentos y expedientes, para su eventual conservación o eliminación siguiendo las pautas establecidas.

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Expedientes

Conjunto de documentos relacionados entre sí, que se refieren a un asunto o trámite.

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Documentos "Esenciales"

Documentos de singular importancia para las funciones encomendadas, su preservación debe ser prioritaria.

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Documentos Electrónicos (no)

No son documentos electrónicos las grabaciones de audio obtenidas de llamadas telefónicas.

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Bloques Funcionales Gestión Documental

Entrada, Tramitación, Archivamiento, Acceso y Salida de documentos son los cuatro grandes bloques funcionales.

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Entrada de Solicitudes Infraestructuras

Los procesos dentro del bloque de Entrada de Documentos para solicitudes de acceso a infraestructuras.

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Eliminación Documentos Autorización

Eliminar documentos de autorización de uso de infraestructuras tras el periodo de conservación.

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Expediente Electrónico

Conjunto de documentos relacionados con trámites.

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Identificador Expediente

Identificador automático asignado a un expediente, que se puede cambiar por el identificador del trámite.

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Definición de documento electrónico (RD 4/2010)

Información de cualquier tipo en formato electrónico, almacenada en un soporte electrónico, con formato específico, identificable y con tratamiento diferenciado.

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Qué NO es un documento electrónico (según Barcelona)

Documentos de trabajo interno: notas, borradores, resúmenes, opiniones.

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Característica crucial de un documento electrónico válido (Ley 39/2015)

Identificación individualizada, fecha, metadatos básicos y firma electrónica.

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Gestión Documental (concepto)

Planificación, creación, captura, uso, organización, tratamiento y evaluación de documentos generados o recibidos por un organismo.

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Aplicación web - creación de contenido

Herramienta para crear, administrar y publicar contenido en una página web.

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Tecnología de captura/gestión documentos (sin preservar)

Tecnología para capturar, gestionar y almacenar contenido, sin conservar documentos relacionados con el proceso.

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Clasificación uniforme de documentos Barcelona

Estructura jerárquica que agrupa funciones, actividades y transacciones municipales, facilitando la identificación y recuperación de documentos.

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Gestión documental actual

Sistema que almacena, administra y controla el flujo de documentos en una organización.

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Funcionalidad gestor documental

Características como clasificación, captura, control de acceso, para la gestión de documentos.

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Gestor documental no actual

Software no considerado actualmente como una herramienta de gestión documental en el mercado.

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Solución digitalización alta cantidad papel

Plataforma ideal para empresas que buscan digitalizar documentos en papel y centralizar el acceso para todos los empleados.

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Trazabilidad de acceso a documentos

Registro de la actividad de acceso a expedientes y documentos electrónicos.

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Conservación de documentos

Establece la vigencia administrativa y jurídica, así como el valor informativo e histórico de docs. electrónicos y en papel para su acceso.

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Eliminación documentos

La eliminación definitiva de documentos y expedientes electrónicos, siguiendo normas de la Comisión Municipal de Avaluació y Accés de Documents.

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Calendario de conservación y acceso

Define los plazos de conservación y acceso a documentos, incluyendo medidas para preservarlos.

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Transferencia de documentos

Movimiento de documentos y expedientes de un sistema a otro, principalmente por cambios tecnológicos.

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Expedientes

Conjunto de documentos relacionados con un caso o trámite.

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Documentos esenciales

Documentos clave para las funciones de la administración.

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E-Arxiu

Sistema de gestión de archivos electrónicos.

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Gestión Documental Integrada

Funcionalidades integradas para la gestión de documentos en un único sistema, con una interfaz, repositorio y arquitectura comunes. Ideal para empresas que manejan documentos físicos.

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Gestión de Contenidos (ECM)

Sistema para gestionar la creación y modificación de contenido digital, ofreciendo servicios a múltiples usuarios en entornos colaborativos. Adecuado para comercio electrónico, publicación web y otros medios digitales.

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Gestión de Registros

Funcionalidad que gestiona la política, implementación y registro de sistemas y procesos para crear y capturar "registros" como pruebas del trabajo profesional, protegiendo su autenticidad e integridad.

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Plataformas de Servicios de Contenido (CSP)

Evolución de ECM, formadas por una colección de microservicios y aplicaciones que comparten una API y repositorio comunes.

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Soluciones de Gestión Documental (Ejemplos)

Software de gestión documental como Microsoft SharePoint, Hyland, Alfresco, BOX, OpenText, Opentext Documentum, DocuWare, M-files, OpenKM, Adobe Document Cloud e IBM Filenet. También Salesforce puede ser utilizado de forma complementaria.

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Pregunta OPO TS 2019 (11)

Pregunta sobre las soluciones de gestión documental en el mercado, con la respuesta correcta: Alfresco, SharePoint, Opentext Content Suite y Documentum.

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Pregunta OPO TS 2021 (12)

Pregunta sobre el modelo tecnológico de gestión documental que define la relación entre componentes tecnológicos y sus requerimientos básicos.

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Identificador de expediente

Identificador único para un expediente, generado automáticamente, pero que puede cambiarse por el identificador del trámite.

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Documento electrónico (no)

Grabaciones de audio obtenidas de llamadas telefónicas no son consideradas documentos electrónicos.

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Bloques funcionales (gestión doc.)

Entrada, tramitación, archivamiento, acceso y salida de documentos son las categorías principales.

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Entrada de solicitudes infraestructuras

Etapas dentro del proceso de entrada de documentos para peticiones de acceso a infraestructuras municipales.

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Eliminación documentos autorizaciones

Proceso de eliminación de documentos de autorización de uso tras el periodo de conservación.

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Metadatos de expedientes de huertos urbanos

Información descriptiva que caracteriza los expedientes y documentos de los huertos urbanos, necesarios para su gestión y búsqueda eficiente.

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Cierre manual de expediente

Procedimiento manual para finalizar un expediente de cesión de un huerto urbano, tras notificación al usuario.

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Comprobaciones al cerrar expediente

Verificaciones automatizadas que se realizan para asegurar la inclusión de documentos esenciales, como de la solicitud y el justificante.

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Acceso a documentos de expediente

Posibilidad para el usuario de recuperar sus documentos dentro de un expediente tras identificarse.

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Gestor documental actual

Sistema de gestión de documentos que cumple con los requisitos actuales del mercado.

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Cuadro de Clasificación Uniforme de Documentos (AjBcn)

Estructura jerárquica que agrupa funciones, actividades y transacciones municipales, facilitando la identificación y recuperación de documentos.

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Solución de Gestión Documental Actual

Sistema que almacena, administra y controla el flujo de documentos en una organización.

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Funcionalidad de Gestor Documental (no incluida)

Características como clasificación, captura, control de acceso, inventarios pero NO es almacenaje físico de documentos.

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Gestor Documental NO Actual

Software no considerado actualmente como una herramienta de gestión documental efectiva en el mercado.

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Solución digitalización alta cantidad papel

Plataforma ideal para empresas que buscan digitalizar documentos en papel y centralizar el acceso para todos los empleados.

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Gestión Documental

Gestiona documentos activos, permitiendo diferentes versiones, duplicados y documentación de apoyo.

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Arxiu Electrònic

Custodia y conservación documentos definitivos, sin modificaciones, solo conversiones de formato.

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Sistemas de Gestión Documental (DMS)

Software con funcionalidades para creación, revisión, aprobación, control de versiones, acceso, indexación, búsqueda, y soporte de múltiples formatos.

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Repositori d’objectes digitals

Almacenamiento central de objetos digitales.

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Interfícies

Puntos de entrada para interactuar con el repositorio.

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Aplicacions de suport

Programas que ayudan en tareas de gestión documentales.

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Model Tecnològic

Define la relación entre componentes tecnológicos para garantizar la funcionalidad del sistema de gestión documental.

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Durada esborranys

Los borradores se eliminan en 30 días, las copias en 1 año (a menos que el Calendario defina plazos más cortos).

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Documento electrónico (definición general)

Información en formato electrónico, archivada en un soporte específico, identificable y con tratamiento diferenciado.

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Documento electrónico (administrativo)

Documento generado por ordenador, con o sin firma, que podría formar parte de un expediente electrónico.

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Expediente electrónico

Conjunto ordenado de documentos relacionados con un proceso administrativo.

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Requisitos legales (documentos electrónicos - Ley 39/2015)

Identificación individual, fecha de creación, metadatos y firma electrónica para validez.

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Expediente administrativo

Documentos sobre un proceso administrativo, desde su inicio hasta su fin.

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Metadatos (documentos electrónicos)

Información adicional sobre un documento para su identificación y gestión.

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Firma electrónica

Firma digital que garantiza la autenticidad y validez del documento.

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No es un documento electrónico (según Barcelona)

Publicaciones internas, prensa y datos de sitios web.

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Característica crucial documento electrónico válido (Ley 39/2015)

Identificación, fecha, metadatos y firma electrónicas para validez legal.

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Gestión Documental

Proceso de gestionar documentos, desde su creación hasta su eliminación.

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Expediente electrónico

Colección organizada de documentos, pruebas, dictámenes, informes, etc., vinculados a un caso o proceso administrativo. Incluye un índice de documentos remitidos.

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Índice electrónico

Archivo XML que contiene referencias a los documentos del expediente (hash), firmado digitalmente, garantizando la integridad.

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Cierre de expediente

Acción que finaliza un expediente, impidiendo la adición de nuevos documentos o modificaciones. Crea el índice electrónico.

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Metadatos

Información descriptiva de los documentos del expediente.

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Esquema Nacional de Interoperabilidad

Conjunto de normas para el intercambio de información electrónica entre administraciones.

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Remisión de Expediente

Envío completo, foliado, autenticado de un expediente electrónico, junto con su índice autenticado.

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Autenticación (e-firma)

Firma digital que garantiza la integridad e inmutabilidad de un expediente.

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Documentos internos erróneos

Documentos generados internamente marcados como erróneos, que no se incluyen en el índice electrónico.

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Información auxiliar

Información de apoyo, como notas, borradores, resúmenes, que no forman parte del expediente administrativo.

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Modelo Tecnológico

Define la relación entre los componentes tecnológicos para asegurar la funcionalidad del sistema de gestión documental.

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Repositori d'objectes documentals

Almacenamiento central de objetos digitales, componente del modelo tecnológico.

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Interfícies

Puntos de entrada para interactuar con el repositorio. Son parte del modelo tecnológico.

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Aplicacions de suport

Programas que ayudan en las tareas de gestión documental, como el Registro de E/S o el Catálogo de documentos.

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Expedient (MGDE)

Agrupación ordenada de documentos electrónicos relacionados con un procedimiento, como un caso de queja por ruido.

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Índex electrònic

Fitxer XML que organiza los documentos de un expediente electrònic, asegurando la secuencia cronológica.

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Metadades Expedient (MGDE)

Información descriptiva para un expediente y sus documentos, crucial para su gestión dentro del Modelo de Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos (MGDE).

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¿Qué NO es cierto del índice electrónico?

No incorpora documentos que formen parte de más de un expediente.

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Arxiu Electrònic AjBcn

Conjunto de componentes que gestiona documentos y expedientes electrónicos municipales, desde su creación hasta su conservación.

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Gestió Documental

Operaciones y técnicas analizando la producción, tramitación y valor de los documentos, para planificar, controlar, usar y conservar.

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Principios Gestión Documental (ISO 15489-1)

Definir documentos, su forma y metadatos, manejo, organización, valor a riesgos, conservación y acceso, cumplimiento legal, y seguridad.

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Propietat de Docs. AjBcn

Los documentos generados y recibidos durante la actividad municipal pertenecen al Ayuntamiento de Barcelona.

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Completitud y Exactitud Docs.

Crear documentos y evidencias precisas y totales que reflejen decisiones y actividades, cumpliendo requisitos legales y normativos.

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Eficacia y Eficiencia Docs.

Vincular documentos a una clasificación corporativa y de seguridad para la contextualización, normalización y aplicación de políticas.

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Documentos en papel a electrónicos

Convertir documentos recibidos en papel a copias electrónicas auténticas para el expediente.

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Independencia tecnológica

Promover el uso de formatos abiertos para facilitar la gestión y conservación de documentos, independientemente de la plataforma tecnológica.

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Cooperación interadministrativa

Fomentar la colaboración institucional basada en estándares y normas internacionales aceptadas para la gestión documental.

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SI Corporativos

Sistema de información corporativa que debe incorporar todos los documentos y evidencias, independientemente del formato, durante todo su ciclo de vida.

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AIDA

Administración Integral de Documentos y Archivos, sistema de gestión documental para todos los formatos durante todo el ciclo de vida de los documentos.

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Cuadro de Organización de Fondos

Estructura para los fondos documentales custodiados por el archivo.

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Cuadro de Clasificación Uniforme

Estructura lógica y jerárquica de funciones, actividades y transacciones municipales, para identificar y recuperar documentos.

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Catálogo de Documentos

Aplicación que gestiona la información de procedimientos, series y tipos de documentos.

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Esquema de Metadatos

Estructura para la información descriptiva asociada a los documentos, para su búsqueda y recuperación.

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Calendario de Conservación y Acceso

Define los plazos de conservación, transferencia y régimen de acceso a los documentos, considerando su valor.

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Método de Descripción

Herramienta para normalizar la descripción de los documentos del sistema archivístico.

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CMAAD

Comisión de Avaluación y Acceso a la Documentación, órgano que evalúa el valor de los documentos y propone los plazos.

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Análisis Documental

Análisis de documentos basado en procedimientos y normativa para identificar series documentales y requisitos específicos.

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Cuadro de Clasificación Uniforme de Documentos (AjBcn)

Estructura jerárquica que agrupa funciones, actividades y transacciones municipales, facilitando la identificación y recuperación de documentos.

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Solución de Gestión Documental Actual

Sistema que almacena, administra y controla el flujo de documentos en una organización.

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Funcionalidad de Gestor Documental (no incluida)

Características como clasificación, captura, control de acceso, inventario pero NO incluye el almacenamiento físico de documentos.

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Gestor Documental NO Actual

Software no considerado actualmente como una herramienta de gestión documental efectiva en el mercado.

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Solución digitalización alta cantidad papel

Plataforma ideal para empresas que buscan digitalizar documentos en papel y centralizar el acceso para todos los empleados.

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Gestión Documental

Gestiona documentos activos, permitiendo diferentes versiones, duplicados y documentación de apoyo.

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Arxiu Electrònic

Custodia y conservación documentos definitivos, sin modificaciones, solo conversiones de formato.

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Sistemas de Gestión Documental (DMS)

Software con funcionalidades para creación, revisión, aprobación, control de versiones, acceso, indexación, búsqueda, y soporte de múltiples formatos.

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Repositori d’objectes digitals

Almacenamiento central de objetos digitales.

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Interfícies

Puntos de entrada para interactuar con el repositorio.

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Aplicacions de suport

Programas que ayudan en tareas de gestión documentales.

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Model Tecnològic

Define la relación entre componentes tecnológicos para garantizar la funcionalidad del sistema de gestión documental.

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Durada esborranys

Los borradores se eliminan en 30 días, las copias en 1 año (a menos que el Calendario defina plazos más cortos).

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Documento electrónico (definición general)

Información en formato electrónico, archivada en un soporte específico, identificable y con tratamiento diferenciado.

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Documento electrónico (administrativo)

Documento generado por ordenador, con o sin firma, que podría formar parte de un expediente electrónico.

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Expediente electrónico

Conjunto ordenado de documentos relacionados con un proceso administrativo.

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Requisitos legales (documentos electrónicos - Ley 39/2015)

Identificación individual, fecha de creación, metadatos y firma electrónica para validez.

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Expediente administrativo

Documentos sobre un proceso administrativo, desde su inicio hasta su fin.

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Metadatos (documentos electrónicos)

Información adicional sobre un documento para su identificación y gestión.

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Firma electrónica

Firma digital que garantiza la autenticidad y validez del documento.

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No es un documento electrónico (según Barcelona)

Publicaciones internas, prensa y datos de sitios web.

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Característica crucial documento electrónico válido (Ley 39/2015)

Identificación, fecha, metadatos y firma electrónicas para validez legal.

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Gestión Documental

Proceso de gestionar documentos, desde su creación hasta su eliminación.

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Software de gestión de contenidos empresariales

Herramientas usadas por organizaciones para gestionar, almacenar y entregar contenidos y documentos relacionados con sus procesos y operaciones.

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Características clave de un sistema ECM

Funciones como gestión de documentos, captura de contenido (como escaneos y formularios digitales) y control de versiones.

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Gestión de documentos

Funciones de almacenamiento y organización de documentos, incluyendo registro, control de versiones y categorización.

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Captura de contenido

Proceso de incorporar contenido de diversas fuentes, como escaneos y formularios digitales.

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Control de versiones

Seguimiento de las diferentes versiones de un documento o documento.

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Búsqueda y recuperación

Capacidad de encontrar y recuperar documentos rápidamente usando metadatos, palabras clave o texto completo. Mejora el acceso a la información.

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Automatización del flujo de trabajo

Herramientas que automatizan procesos, como aprobaciones, envíos de documentos y seguimiento de progreso.

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Gestión de registros

Manejo del ciclo de vida de los registros, incluyendo clasificación, archivo y destrucción, para cumplir con la normativa.

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Seguridad y control de acceso

Funciones para proteger información confidencial, permitiendo solo acceso a personas autorizadas.

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Herramientas de colaboración

Permiten a varios usuarios colaborar, comentar y rastrear cambios en documentos en tiempo real.

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Integración

Conexión con otras aplicaciones (CRM, ERP) para acceso fluido a información en toda la organización.

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Gestión de metadatos

Etiquetado y organización de documentos para facilitar su búsqueda y ordenamiento.

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Acceso móvil

Permite acceder y trabajar con documentos desde dispositivos móviles (smartphones, tabletas).

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Microsoft SharePoint

Plataforma ECM integrada en Microsoft 365 para gestionar documentos, contenido y colaboración.

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OpenText ECM Suite

Solución integral para gestión de contenidos, documentos y registros, ideal para empresas grandes y sectores regulados.

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Filestage

Plataforma para revisión y aprobación de contenido digital para marketing y diseño.

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Alfresco

Plataforma ECM de código abierto, flexible y extensible, para gestión de documentos y registros.

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M-Files

Solución de gestión de documentos y datos para la organización y gestión eficaz.

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IBM FileNet

Solución ECM completa que gestiona documentos, contenidos y registros, dentro del ecosistema IBM.

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Laserfiche

Solución ECM versátil para gestionar y proteger documentos e información de las organizaciones.

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Hyland OnBase

Solución ECM conocida por sus capacidades de gestión de documentos, automatización y colaboración.

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DocuWare

Solución popular para la gestión de archivos y automatización de flujos de trabajo en documentos.

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Nuxeo

Plataforma de gestión de contenidos empresariales, para datos no estructurados.

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DocStar ECM Software

Solución para la gestión y automatización de documentos.

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Dokmee

Solución versátil para la gestión de documentos e información.

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ELO Digital Office

Solución de gestión de contenidos empresariales con gestión de documentos, automatización y gobierno de la información.

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Gestión de documentos

Proceso de organizar y almacenar documentos de forma segura y accesible.

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Flujos de trabajo racionalizados

Procesos de documentos simplificados para mayor eficiencia.

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Seguridad y cumplimiento

Protección y cumplimiento de las normativas para los documentos.

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Reducción del uso de papel

Minimizar el uso de papel en los procesos documentales.

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Control de versiones

Seguimiento de las diferentes versiones de un documento.

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Búsqueda y recuperación más rápidas

Facilita la búsqueda y recuperación de documentos.

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Escalabilidad e integración

Adaptabilidad de sistemas a futuro y conexión con otros sistemas.

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Study Notes

Gestión Documental y Archivo Electrónico

  • El Real Decreto 4/2010 define documentos electrónicos como "información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado".
  • Según el modelo de gestión documental del AjB, los documentos electrónicos incluyen documentos administrativos con una o más firmas, creados por herramientas informáticas u ofimáticas de automatización, independientemente de si se incluyen en expedients electrónicos o no; documentos electrónicos enviados por administrados, incluyendo solicitudes; documentos digitalizados de originales en papel; documentos y certificados electrónicos emitidos por el AjB y entregados a ciudadanos; informes, presentaciones y documentación en formato electrónico que evidencian procesos, funciones o actividades del AjB sin requerir firma; grabaciones de audio; correos electrónicos internos/externos con información relevante.
  • Los documentos electrónicos excluyen publicaciones electrónicas internas/externas con fines académicos, culturales o técnicos; y evidencias sobre información distribuida por internet.
  • Para ser válidos, los documentos electrónicos deben cumplir los requerimientos de la Ley 39/2015, artículos 26. Incluyen datos de identificación únicos e individuales, incorporación de una referencia temporal, metadatos mínimos e inclusión de las firmas electrónicas correspondientes.
  • El expediente administrativo es un conjunto ordenado de documentos y acciones que sirven como base para la solución de acciones administrativas, ya sean reguladas o no por procedimientos administrativos.
  • Los expedients deben tener formato electrónico e incluir un índice numerado de todos los documentos, una copia electrónica certificada de la resolución adoptada y metadatos correspondientes.
  • El cierre de un expediente electrónico impide la incorporación de nuevos documentos o modificaciones de metadatos.
  • El índice electrónico asegura la integridad y secuencia cronológica de los documentos. Se crea un nuevo archivo XML con referencias y firmas automáticas del órgano correspondiente.
  • Los documentos internos marcados como erróneos por el AjBcn no se incluyen en el índice electrónico.
  • Los documentos auxiliares o de soporte, como aplicaciones, archivos, notas, borradores, etc no forman parte del expediente administrativo, excepto aquellos informes o documentos preceptivos y facultativos solicitados antes de la resolución administrativa final.
  • Los metadatos son cualquier tipo de información electrónica asociada a los documentos y expedientes, independientemente de su contenido, con fines de acceso, conservación e interoperabilidad, entre otros atributos.

Gestión Documental

  • La gestión documental son las operaciones/técnicas que analizan, planifican, controlan, usan y conservan los documentos de una organización, tal y como establece la ISO 15489-1:2016.
  • Esta incluye determinar los documentos que se crearán, definir el formato, especificar los metadatos y determinar el modo de recuperación y distribución de los documentos.
  • Factores clave son: propiedad, exactitud, completo, eficacia y eficiencia, conservación, disponibilidad, sostenibilidad, transparencia y accesibilidad.
  • El AjB aplica la gestión documental de acuerdo con las legislaciones vigentes, basada en los principios de propiedad, integridad, efectividad, eficiencia, conservación y accesibilidad.
  • La legislación indica que los documentos de cualquier proceso administrativo deben centralizarse en un expediente único.
  • Los documentos han de archivarse según el calendario de conservación y acceder a ellos en cualquier momento.
  • Se requiere seguridad tecnológica, mediante sistemas de gestión documental (SGD) para asegurar la integridad y autenticidad de las evidencias a lo largo del ciclo de vida del documento.
  • Los documentos confidenciales se gestionan conforme a leyes de protección de datos.

Modelo Tecnológico

  • Este modelo relaciona los componentes tecnológicos de un sistema de gestión documental, incluyendo requerimientos para seguridad y funcionalidad.
  • Este define la relación entre componentes clave como el gestor de documentos, el acceso, la captura y clasificación de los documentos, el registro de entradas y salidas, la gestión del expediente digital, los elementos de gestión de documentos, el repositorio y demás componentes necesarios.
  • Las soluciones pueden basarse en la estructura propia de la administración o en servicios en la nube (cloud).
  • La gestión documental busca que los documentos electrónicos que van a formar parte de un expediente tengan todas sus propiedades y características, y que puedan consultarse y usarse para los fines precisos.

Soluciones y Productos de Mercado

  • Existen diferentes soluciones de gestión documental disponibles para las diferentes necesidades de las organizaciones.
  • Estas soluciones incluyen funciones para la creación, revisión, aprobación de documentos; administración de versiones; control de acceso y seguridad; indexación, búsqueda, alertas, recuperación y backup.

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Este cuestionario abarca conceptos clave sobre la gestión documental y el archivo electrónico según el Real Decreto 4/2010. Explora la definición de documentos electrónicos y diferentes tipos que se incluyen en la gestión administrativa. Aumenta tu comprensión de cómo los documentos digitales son utilizados por las administraciones públicas.

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