U2 Control de Existencias de la Dotación Sanitaria del Vehículo PDF

Unidad 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Dotación sanitaria Índice Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la...

Unidad 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Dotación sanitaria Índice Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.1. Dotación de material sanitario en la unidad asistencial 2.1.1. Revisión del material fungible 2.1.2. Revisión de la medicación 2.1.3. Revisión del material de curas 2.1.4. Revisión del material de inmovilización/movilización 2.1.5. Revisión de los equipos electromédicos 2.1.6. Revisión del material para oxigenoterapia 2.1.7. Revisión de otros elementos 2.2. Sistemas de almacenaje y conservación 2.2.1. Clasificación de los medios materiales sanitarios 2.2.2. Funciones de los almacenes 2.2.3. Tipos de almacenes 2.2.4. Sistemas de almacenaje 2.2.5. Organización del material 2.2.6. Normas generales de colocación 2.2.7. Conservación 2.3. Elaboración de fichas de almacén, inventario y técnicas de archivo 2.3.1. Tipos de inventario 2.3.2. Fases del inventario 2.4. Gestión de stocks: identificación y trazabilidad 2.5. Aplicaciones informáticas de gestión y control de almacén 2.6. Normas de seguridad e higiene, aplicada en almacenes de instituciones y empresas sanitarias  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Introducción Entre las principales funciones de un Técnico en Emergencias sanitarias o como se denomina en la mayoría de Latinoamérica Técnico en Atención Prehospitalaria está el control de existen- cias, realización del inventario y gestión del almacén. En esta unidad, estudiaremos cómo revisar y mantener los diferentes equipos, instrumental y material de la ambulancia; con las características particulares que cada uno demanda. Además, conoceremos cómo se realiza la gestión del almacén, la realización de pedido y la gestión de stocks; haciendo uso en la mayoría de los casos de aplicaciones informáticas que facili- tan este proceso. Finalmente, el TES debe seguir unas normas correctas de seguridad e higiene en el trabajo para evitar riesgos laborales a los que se encuentra expuesto. Al finalizar esta unidad + Comprenderemos el proceso de + Conoceremos las normas de seguri- revisión de los medios materiales dad en un almacén, relativas a las sanitarios. instalaciones, a los productos y a la protección individual. + Conoceremos los tipos de almacenes, los diferentes sistemas de almacena- je y las condiciones de conservación del material. + Entenderemos la importancia de la gestión del stock, las fichas de almacén y las facilidades que aportan a estas acciones las aplicaciones informáticas. 3  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.1. Dotación de material sanitario en la unidad asistencial La dotación sanitaria de una unidad asistencial es muy varia- da y necesaria, por eso es importante su revisión y control de existencias. 2.1.1. Revisión del material fungible El control de las existencias El material fungible comprende aquellos productos en los se puede hacer en función de cuales su uso supone su consumo o gasto, y que no pueden diferentes criterios. ser reutilizados. Esto no quiere decir que por ser material de + Lista ordenada por orden un solo uso no tenga mantenimiento. alfabético. Es necesario verificar el material para comprobar su estado y las + Según la funcionalidad. existencias, reponiendo aquel que se haya agotado. De esta forma + Según la parte del cuerpo siempre tendremos material fungible en estado óptimo y suficien- que asista (ventilatorio, circu- te disponible. Esto se realizará al inicio de la jornada laboral y al latorio, traumatológico, etc.). finalizar cada asistencia para reponer el material necesario. + Según la colocación en cajones y armarios. El material debe estar ordenado y codificado en el módulo asistencial. Tiene que estar guardado en armarios o cajones y sujeto a las paredes o al suelo, así con el movimiento del vehículo no se caerá pudiendo generar un accidente. Con el material ordenado y codificado es mucho más sencillo locali- zarlo cuando sea necesario en una asistencia. Los elementos punzantes y cortantes se depositarán en un contenedor rígido que no debe contener más de ¾, de ser así lo repondremos por uno nuevo vacío; dejando el lleno en la zona de residuos para que la empresa gestora se lo lleve. Es importante que todo el material de repuesto esté en las condiciones de almacenamiento en las que se deba encontrar. Esta revisión también suele hacerse siguiendo una check-list que haya diseñado la empresa para dejar constancia por escri- to de la revisión hecha y para saber qué material se tiene que reponer. Este registro, permitirá hacer un estudio de la optimi- zación de los recursos materiales, y conocer qué materiales son los que más se consumen. Imagen 1. Contenedor homologa- do de residuos punzantes y cor- Imagen 2. Interior de una SVB. tantes. Fuente: Iberomed.es 4  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Ejemplo de CHECK-LIST Check-List de material fungible. Vehículos: Día Turno Persona que realiza la revisión (Nombre y firma) Marca en la casilla con una cruz los apartados correctos. Marca en la casilla con una F en caso de que falte algún material. Añade el número, según las unidades que falten reponer. MATERIAL FUNGIBLE (1 de 2) Algodón (1 rollo) Esparadrapo hipoalergénico (2) Agujas de cargar medicación (10) Espéculo vaginal (3) Agujas intradérmicas (5) Filtros de respirador (6) Aguja intraósea (1) Gafas nasales (3) Agujas intravenosas (5) Guia de intubación (adulto y Agujas intramuscular (10) pediátrica) (1 de cada) Bolsas para residuos tipo I (I rollo) Guantes pequeños de un solo uso de Bolsas para residuos tipo II (I rollo) nitrilo (1 caja) Guantes medianos de un solo uso denitrilo (2 cajas) Bolsa para vómitos (5) Guantes grandes de un solo uso de Canulas de Guedel núm. 1,2,3,4,5. nitrilo(3 cajas) (2 de cada) Goma smark (2) Jabón antiséptico (1) Catéter intravenoso (“Abbocath”) numeros: 14, 16, 18, 20, 22. (4 de cada número) Jeringas de 50 cc. (2) Catéter umbilical (2) Jeringas de 20 cc. (6) Celulosa en rollo (1) Conectores en Y para aspiración (5 ) Jeringas de 10 cc. (10) Contenedor rigido para objetos Jeringas de 5 cc. (10) punzantes y cortantes (1) Jeringas de 2 cc. (10) Depresores linguales (100) Llaves de tres vias (6) Redon) Lubricante anestésico hidrosoluble (2) Equipos de drenaje (Pleurocath) Lubricante urológico (2) Equipos de suero (6) OBSERVACIONES 5  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.1.2. Revisión de la medicación Se realizará una revisión sistemática de todos los fármacos imprescindibles para ofrecer asistencia a enfermos críticos. Es necesario verificar: › Fecha de caducidad. › Cantidad. › Eliminación de aquellos caducados o en mal estado, y sustitución por nuevos. Los medicamentos inyectables se guardan en los ampularios. Deberemos tener especial precaución con ellos, mantenién- dolos siempre limpios y en perfectas condiciones. Los medicamentos se conservan en las condiciones de tempe- ratura y luz que indique el laboratorio de fabricación, algunos deben ser refrigerados y otros requieren de su protección Imagen 3. Ampulario. respecto la luz solar. Hay una medicación mínima que debe llevar una ambulancia, quedando a criterio particular la adición de otros. Los medica- mentos obligatorios son: › Analgésicos (incluidos los derivados opiáceos para los que habrán de cumplir la normativa vigente). › Anestésicos locales. › Antagonistas del calcio. › Antagonistas de opiáceos (naloxona). › Antianginosos. › Antiarrítmicos. › Anticolinérgicos. › Benzodiacepinas. › Bloqueantes betaadrenérgicos. › Broncodilatadores. › Corticosteroides. › Diuréticos. › Glucosa. › Insulina de acción rápida. › Sueros. › Sustitutos del plasma. › Vasoactivos (adrenalina). A parte, incluiríamos antisépticos para realizar las curas oportunas. Para el control de las existencias, se utiliza una check-list donde los medicamentos están clasificados en cajones numerados. 6  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo CHECK-LIST Ejemplo de check-list de Vehículos: medicamentos. Día Turno Persona que realiza la revisión (Nombre y firma) Marca en la casilla con una cruz los apartados correctos. Marca en la casilla con una F en caso de que falte algún material. Añade el número, según las unidades que falten reponer. RELACIÓN DE MEDICAMENTOS 1 Naloxona 0’4mg/1ml (10) 17 Amiodarona 150mg/3ml (6) 2 Adrenalina Img/ml (10) + Diltiazem 25mg/4ml (1) + Procainamida 1gr/10ml (1) 3 Adrenalina 1mg/1ml (10) + Propanolol Smg/5ml (2) 4 Atropina 1mg/1ml (9) + Verapamil 5mg/2ml (2) 5 Clonacepan Img/1ml (6) + Lidocaina 2% 100mg/2ml (4) 6 Digoxina 0’25mg/1ml (6) 18 Midazolam 15mg/3ml (4) 7 Metoclopramida 10mg/2ml (5) + Etomidaito 20mg 101 (4) Tiopental 1gr (1) 8 Adenosina 6mg/2ml (5) + Flumazenil 0’5mg/5ml (4) 9 Furosemida 20mg/2ml (8) SF 0.9% 10ml (10) 19 10 Metilprednisolona 40mg (8) 20 Nitroglicerina 5mg/5ml (6) 11 Metilprednisolona 20mg (2) + Nitroglicerina spray (1) 12 Haloperidol 5mg/Iml (4) + Dopamina 200mg/10ml (2)  + Clorpromazina 25mg/5ml (2) + Dobutamina 250mg/20ml (2) + Biperideno 5mg/ml (2) + Noradrenalina 1mg/10ml (3) + Difenhidramina 50mg/1ml (4) + Labetalol 100mg 20ml (2) + Tiamina 100mg/Iml (1) + Urapidil 50mg/10ml (2) + Pantoprazol 40mg/vial (3) + Nitroprussiato sód. 50mg/5ml (1)  + Somatostatina 250mcgr/1ml (2) + Glucobionato 90mg Ca++ (2) 21 13 Dexketoprofeno 50mg/2ml (4) Salbutamol inhalador (1) + Tramadol 100mg/2ml (2) + Salbutamol nebulitzación (1) + Metamizol 2g/5ml (3) + Bromuro ipratropio 0’5mg/ml (4) + Bromuro de hioscina 20mg/1ml (2) + Budesonida Img 2ml (2) + Acetil salicilato de Lisina 900mg (3) + Ceftriaxona 2gr vial(2) 14 Acido Valproico 400mg/vial (6) 22 Bicarbonato sód. 10mEq/10ml (5) 15 Glucosa 33% (8) + Metil-prednisolona 1gr/vial (3) Sulfato Magnesio 2mEq/10ml (2) 16 Diacepam 5mg (10) + Mepivacaina 1% 10ml (2) + Diacepam 10mg (10) + AAS 500mg (10 + Captopril 25mg (8) + Clopidogrel 75mg (8) OBSERVACIONES. 7  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.1.3. Revisión del material de curas El material de curas es básico en una unidad asistencial y se consume rápidamente. Comprobaremos la cantidad de las unidades, los envases para asegurar la esterilidad, la fecha de caducidad y el estado del material de curas reutilizable. Normalmente, el material de curas contiene residuos biológicos; por eso cuando sean de un solo uso se desecharán en el conte- nedor de residuos biológicos o se esterilizará si es reutilizable. Imagen 4. Contenedor de residuos biológicos. Ejemplo de CHECK-LIST check-list de material Vehículos: de curas. Día Turno Persona que realiza la revisión (Nombre y firma) Marca en la casilla con una cruz los apartados correctos. Marca en la casilla con una F en caso de que falte algún material. Añade el número, según las unidades que falten reponer. MATERIAL DE CURA Y D EPEQUEÑA CIRUGÍA Mango de bisturí nº 3 (2) Set sutura de un solo uso (1) Agua Oxigenada 500 ml. (1) Tijera para cortar ropa (1) Alcohol etilico 500ml (1) Tallas estériles (4) Povidona Yodada 500ml (1) Gasas estériles 20x40cm (25) Jabón para lavar heridas (1) Gasas estériles 45x45cm (10) NovecutanⓇ spray (1) Venda de 15cm (5) Desinfectante para material (1) Venda de 10cm (5) Mango de bisturi n° 4 (2) Venda de 5cm (10) Goma smark (5) Hoja bisturi nº 24 (3) Sueros de irrigación 500ml (4) Hoja bisturi nº 15 (3) Malla tubular elástica: 5x25 (1) Tijeras rectas (1) Malla tubular elástica: 7x25 (1) Pinza de disección con dientes (1) Malla tubular elástica: 8x25(1) Pinza de disección con dientes (2) Venda elástica 15x4 (10) Pinzas Kocher sin dientes (2) Tejido elástico adhesivo rollo (1) Pinzas Kocher con dientes (2) Celulosa en rollo (2). Carbon activado 25gr (1) Esparadrapo plástico 2,5cm (1) Hidroxicobalamina 5gr (1) (mante- ner los frascos de liofilizado en la Esparadrapo plistico 5cm (1) nevera). Lanceta estéril (20) Carbón activado 50gr (2) Rasurador de un solo uso (5) Portaagujas (1) Bolsa de gel instantáneo (4) Guantes estériles grandes (4) Guantes estériles pequeños (2) Guantes estériles medianos (4) triangular, núm. 2/0 (2) Suturas cutáneas: seda con aguja- Sutura cutánea de papel 100x12 (2), triangular, núm. 3/0 (2) Suturas 100x6 (2), 75x3 (2) cutáneas: seda con aguja OBSERVACIONES 8  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.1.4. Revisión del material de inmovilización/movilización La revisión de este tipo de material se basa en comprobar su funcionalidad. › Comprobar las articulaciones y anclajes. › Comprobar los enganches y seguros. › Revisar el estado del material. › Comprobar si el colchón está pinchado. › Asegurar distintos tamaños (collarín pediátrico y adulto). › Comprobar que los elementos de plástico no están rotos y son cortantes. Todo el material debe desinfectarse después de cada uso, para ello utilizaremos una solución al 10 % de hipoclorito sódico (lejía), alcohol al 70 % o agua y jabón. 2.1.5. Revisión de los equipos electromédicos La revisión de los equipos electromédicos es competencia del TES, sin embargo, si se detecta algún error o fallo es necesario informar a los técnicos especialistas para su reparación. Los equipos de electromedicina cuentan generalmente con una fuente de alimentación eléctrica y una batería que debe estar siempre cargada y llevar otra de repuesto. La revisión consistirá en comprobar el estado de los materiales y su correcto funcionamiento. 2.1.6. Revisión del material para oxigenoterapia Todas las ambulancias cuentan con botellas de oxígeno conectadas a una instalación centralizada para hacer uso en la ambulancia, o botellas de oxígeno portátiles. Siempre habrá una reserva de 2.000 litros. Para revisar el material deberemos comprobar: › Las mascarillas y el material fungible de oxigenotera- pia, viendo que se encuentran en perfectas condiciones y dentro de sus bolsas que aseguran la esterilidad. › El material no está caducado. › El equipo está correctamente conectado. › Las botellas están cerradas. › No existen fugas, para ello se abre la válvula reduc- tora, se cierra el caudalímetro y vemos si la aguja del manómetro indica un descenso en la presión. Si existe hay que cambiar la botella. Es necesario hacer un cálculo del oxígeno necesario: 9  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo ¿Cuántos bares de presión quedan en las balas de oxígeno? Por ejemplo: 1 bala de 10,1 l con 200 bares y otra bala de 5 litros con 100 bares. Al paciente se le administran 5 litros/min de oxígeno. 10,1 x 200 = 2.020 litros 5 x 100 = 500 litros TOTAL= 2.020+500= 2.520 litros Por tanto: 5 litros a 1 min 2.520 litros a X min Con la carga de oxígeno que llevamos y esa frecuencia de administración, tenemos para un total de 504 min, o lo que es lo mismo 8,4 horas. › Consejo: Es recomendable restar 20 bares a la presión de la botella por motivos de seguridad para tener un margen. Si fuese necesario cambiar la botella, el protocolo es el siguiente: 1. Cerramos la botella. 2. Purgamos los manómetros. 3. Desconectamos la toma de la pared de la ambulancia. 4. Quitamos los manómetros. 5. Desprecintamos la botella nueva. 6. Ponemos el manómetro. 7. Conectamos a la toma de la pared de la ambulancia. 8. Abrimos la botella y comprobamos que funciona y que no tiene fugas. 2.1.7. Revisión de otros elementos › Documentación. › Mapas. › Depósito de combustible. › Material de balizamiento y equipos de protección individual. › Funcionamiento de los sistemas de comunicación (telefonía móvil, terminales de la red Truking: TETRA, sistema GPS) › Extintores de incendio. › Revisión mecánica del vehículo. 10  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.2. Sistemas de almacenaje y conservación Un almacén se define como el espacio habilitado para el destino provisional de los suministros externos hasta que sean utilizados, es decir, es la estancia provisional de la mercan- cía en el almacén, lo que implica colocación, conservación y control de existencias. La correcta gestión y organización de un almacén asegurará la disponibilidad de productos y el ahorro de costes, asegurando funcionamiento correcto de la cadena de suministro. En el caso de los almacenes de productos sanitarios, debe haber un exhaustivo control de ubicación de los productos y controlar adecuadamente las condiciones ambientales para su correcta conservación. 2.2.1. Clasificación de los medios materiales sanitarios Debido a la gran variedad de productos es necesario realizar una clasificación de estos. Los métodos de clasificación que existen son: Clasificación según su uso y duración. › Material fungible: es el material que se consume en un corte período de tiempo, puede ser de una sola vez o en varias utilizaciones. Se puede diferenciar dentro de este grupo el material desechable o de un solo uso y el material reutilizable. En el primer caso se encuentra el material de curas (gasas, algodón, guantes, etc.), y en el segundo el pequeño instrumental. › Material inventariable: suele corresponder a materia- les de equipamiento o instrumentación, es decir, no se consume con el uso y que generalmente, es más caro (por ejemplo, aparatos de radiología, mobiliario, camas de hospitalización, etc.). Clasificación ABC. Esta metodología se fundamenta en la clasificación de los productos en tres categorías, siguiendo la Regla de Pareto. › Grupo A: se incluyen los artículos de precio elevado y exigencias altas de almacenado, de los que suelen existir un pequeño número de unidades. Aunque estos productos solo representen el 20 % del stock, suponen el 80 % del valor total del stock. › Grupo B: se incluyen artículos con una posición interme- dia en cuanto a valor y cantidad almacenada. › Grupo C: se incluyen artículos con pequeño valor moneta- rio, pero de los que debe haber gran cantidad de unidades por su elevada tasa de utilización, estos representan el 50 % del stock, pero solo el 5 % del valor total del stock. 11  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Clasificación según exigencias de almacenamiento Imagen 5. Identificación de materiales especiales. › Material sin exigencias especiales: los productos en esta clasificación solo requieren unas condiciones mínimas de limpieza, temperatura, ventilación y humedad. › Material estéril: además de las condiciones anteriores requieren mantener las condiciones de esterilidad. Se debe controlar la caducidad, indicadores de esterilidad o deterioro de los envases. › Material lábil: son productos que sufren un deterioro fácilmente, estos se pueden clasificar en; » Productos perecederos: caducidad inferior a cinco años. » Productos termolábiles: necesitan unas condicio- nes de temperatura controladas como ambiente fresco, refrigeración o congelación. » Productos fotosensibles: se alteran por acción de la luz, de modo que se contienen en envases que impiden la entrada de esta. » Productos higroscópicos: tienen facilidad para absorber agua del ambiente y alterarse. 12  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo › Material peligroso: son productos que suponen un riesgo, por toxicidad o reactividad; y por ello necesitan un seguimiento administrativo exhaustivo. Imagen 6. Pictogramas de peligrosidad. › Material caducado y/o defectuoso: son productos que no han pasado el control de calidad y deben ser eliminados del almacén. Quedarán en una zona especial del almacén hasta su recogida por la empresa gestora de residuos. Imagen 7. Símbolos en el etiquetado de produc- tos sanitarios (norma UNE-EN-980). 13  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Zonas del almacén. El almacén consta de las siguientes zonas: 1 Zona de descarga Recepción y control 2 de mercancías Zona de 3 almacenamiento Zona de salida 4 y verificación 2.2.2. Funciones de los almacenes Los almacenes cumplen las siguientes funciones: › Custodia del material en perfectas condiciones. › Aprovisionamiento; tener la cantidad adecuada de productos en el plazo de entrega según el tiempo que tarde el proveedor en suministrar el producto. › Recepción y distribución de mercancía por servicio y unidades. › Comprobación y registro de las mercancías que entran y salen; comprobando que la mercancía entra en perfec- to estado. › Revisar y retirar los productos caducados o deteriorados. › Registro de todas las facturas y fichas de seguridad de los productos. Preferiblemente esta documentación estará informatizada. 2.2.3. Tipos de almacenes Los diferentes tipos de almacenes se clasifican en función del tamaño, del tipo de producto que almacena o según su funcionamiento. Según el tamaño 1. Almacenes centrales: poseen gran cantidad de espacio y almacenan todo tipo de productos. Administran material a un complejo hospitalario, a más de un hospital y a la provincia o comunidad autónoma. 2. Almacenes generales: se encuentra en el centro sanita- rio y contiene todo el material sanitario que el centro necesite para su correcto funcionamiento. 3. Almacén pequeño: es un almacén que se encuentra en zonas determinadas del centro sanitario, conteniendo pequeño material que es de uso frecuente. Puede ser un pequeño armario o cuarto. 14  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Según el tipo de producto almacenado 1. Productos farmacéuticos/dietéticos: contiene los medicamentos y productos dietéticos que el centro de salud administra u ofrece directamente a los pacientes. 2. Productos sanitarios: equipos, materiales, dispositivos, instrumental y otros artículos necesarios para la asisten- cia al paciente. 3. Vestuario: contiene la ropa, uniformes y ropa de cama limpia y colocada del centro sanitario. 4. Lencería: contiene la ropa, uniformes y ropa de cama utilizada. Según su funcionamiento. 1. Cerrados: almacenes que contienen material peligro- so o que necesita tomar precauciones por su coste o posibles usos. Se realiza un control exhaustivo de las entradas y salidas. 2. Abiertos: contienen material común y no peligroso, de modo que solo las personas autorizadas tienen acceso, aunque no existe un registro de entradas y salidas. 2.2.4. Sistemas de almacenaje La organización del almacén y la ubicación del material va a facilitar su gestión, es importante realizar su planificación para una distribución óptima. Las zonas se pueden organizar según las clasificaciones que hemos ido comentado anteriormente y que más se asemeje a las necesidades del servicio. Un ejemplo de sistema de almacenaje puede ser el siguiente: Sistemas de almacenaje. Sistemas de almacenamiento Sistema de almacenaje de medicamentos específico de medicamentos Orden alfabético. Estupefacientes. Por la forma farmacéutica. Opioides. Por la codificación de produc- Psicotrópicos. tos (números, colores). 15  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.2.5. Organización del material › Estanterías: normalmente son metálicas, colocadas en paralelo haciendo un pasillo. › Transelevadores: permiten colocar la carga en las estan- terías y transportarla por el almacén. › Cajas de plástico, metálicas o de cartón apilables. › Estibados específicos para materiales de forma esférica o cilíndrica que necesitan de una sujeción especifica. Imagen 8. Almacén sanitario. 2.2.6. Normas generales de colocación › Los materiales pesados estarán almacenados en zonas con buen acceso y zonas bajas. › En las cabeceras de las estanterías debe haber etiquetas con el material almacenado, su código y el estante en el que están. › Los productos con más movimientos se colocarán más próximos a la salida. › Los artículos con fecha de caducidad más próxima se colocarán en las primeras posiciones, para gastarlos antes. › No está aconsejado el cambio de lugar de almacenaje, puede haber confusiones y se pierde tiempo localizando la nueva ubicación del producto. › Los materiales que deban ser conservados a una tempe- ratura concreta se almacenarán bajo esas condiciones específicas. › Los productos tóxicos o peligrosos se almacenarán en espacios habilitados (armarios de seguridad con cerra- dura y ventiladores para eliminación de gases). 16  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.2.7. Conservación La mayoría de los medicamentos necesitan conservarse en lugar seco, fresco y protegidos de la luz. Además, deben estar alejados de una fuente de calor. Sin embargo, nos encontramos con algunos que necesitan unas condiciones especiales de conservación: Condiciones específicas de conservación de medicamentos. Medicamento Tipo Temperatura Anestésico y Succinil colina. 2-8 °C. relajante muscular. Rocuronio. Relajante muscular. 2-8 °C. Isoprenalina. Antiarrítmico. 2-8 °C. Insulina rápida y Regular la glucosa. 2-8 °C. glucagón. Enoxaparina. Anticoagulante. Ambiente. Tenecteplasa. Trombolítico. 2-8 °C. En el caso de los sueros, en ocasiones es aconsejable calen- tarlos previamente a la administración al paciente; por ejemplo, para aumentar la temperatura corporal. 17  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.3. Elaboración de fichas de almacén, inventario y técnicas de archivo La clave para una correcta gestión del almacén y un ahorro de costes es la organización y registro de toda la documenta- ción. Para ello existen las fichas de almacén, que permiten un registro continuo de las entradas y salidas de artículos que se utilizan para el control y seguimiento del stock. Para realizar el inventario se utilizan las fichas de almacén, ya que se pueden ver las entradas y salidas, qué producto está más demandado o de cuál hay una cantidad suficiente. Existencias reales = Existencias iniciales + (entradas – salidas) Es importante que cada almacén diseñe sus propias fichas de almacén para optimizar el proceso en función de las carac- terísticas del almacén, aunque hay unos criterios comunes a todas ellas. Estos son: › Identificación de la empresa. › Nombre del producto y su variedad (en función de la clasificación establecida en el almacén para su organi- zación). › Fecha de realización del pedido. › Datos del proveedor. › Fecha de entrada en almacén. › Número de factura del material. › Números de serie y/o lote de cada producto. › Fecha de salida del almacén. › Unidad o servicio a donde va destinado el producto. › Número de unidades compradas y precio por unidad. A estos datos se pueden añadir otros complementarios: datos de entrega, fecha de caducidad si es de interés, código del producto, etc. Imagen 9. Modelo de ficha de almacén. 18  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Las fichas de almacén junto con los inventarios son herra- mientas de control y seguimiento del almacén. Como los sistemas de seguimiento por fichas de almacén no son perfectos, es preciso cada cierto tiempo verificar que las existencias registradas en las fichas se hallan verdaderamente en stock y en qué cantidad. Esta verificación es el inventario, que es el recuento manual de todos los artículos almacenados, teniendo en cuenta aquellos que hayan caducado, estropeado o bien quedado obsoletos para darlos de baja en el sistema. 2.3.1. Tipos de inventario › Inventario anual: las empresas y organizaciones tienen establecido, al menos, este tipo de inventario, una vez al año. Para ello es necesario bloquear los movimientos del almacén mientras se lleva a cabo; soliendo coincidir con el final del ejercicio económico. › Inventario permanente: consiste en inventariar diaria- mente las existencias de los artículos que han registrado movimiento durante la jornada. Su ventaja es que, en ¿SABÍAS QUÉ? caso de error, estos se identifican más rápidamente. Su principal inconveniente se presenta en organizaciones En el sistema JIT (Just In Time) el con grandes movimientos de almacén. Facilita el control proveedor suministra el producto en el de existencias en función del stock real. mismo momento en el que se realiza › Inventario rotativo (ABC): es una situación intermedia. Se el pedido. Esta es la tendencia que se busca, ya que en esta metodología no basa en la aplicación del principio de Pareto, es decir, que se necesitan grandes almacenes con una pequeña parte de los artículos suponen un porcentaje gran espacio, ni hay posibilidad de alto del valor total almacenado. De este modo, se realiza el caducidad o deterioro del producto, inventario de los productos con mayor rotación de forma ahorrando así costes. diaria y las de menos rotación cada más tiempo. 2.3.2. Fases del inventario › Localización en el almacén del artículo. › Identificación clara y precisa del artículo. › Verificación del total de artículos de cada clase y varie- dad y compararlo con el registro existente. › Identificación de artículos caducados o deteriorados, y darlos de baja en el sistema. › Registro de la información actualizada obtenida. Imagen 10. Modelo de hoja de inventario 19  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.4. Gestión de stocks: identificación y trazabilidad La gestión de stocks es una acción imprescindible para el correcto funcionamiento de la prestación del servicio. El proceso de gestión de stock ha evolucionado en los últimos años gracias al desarrollo de aplicaciones informáticas, desde Excel (un funcionamiento sencillo, básico, sin mucho coste), hasta aplicaciones específicas de gestión de stock. El objetivo de la gestión de stock es controlar las existencias para asegurar un servicio de calidad y tener un coste mínimo; consiguiendo entre estos un equilibrio. Hay que tener en cuenta, que el pedido debe hacerse con un margen de seguridad para asegurar el abastecimiento ante situaciones imprevistas; considerando el tiempo que tarda en realizarse el pedido y la empresa en suministrar el produc- to o la posibilidad de que no haya existencias en la empresa suministradora. La gestión de los stocks trata aspectos como: › El nivel de existencias que hay en la ambulancia. › Las diferentes cantidades de medicación o material fungible que hay que pedir. › El control de los diferentes inventarios del material de la ambulancia. Por otro lado, dentro de la gestión de stock hay que llevar un control de la trazabilidad, es decir, el seguimiento que hace un producto o medicamento en todas las etapas del proce- so de abastecimiento; desde la comercialización hasta que se administra al paciente. La trazabilidad permite detectar y subsanar rápidamente errores que se puedan producir; por ejemplo, un lote de un medicamento que ha venido defectuoso de la farmacéutica se puede retirar rápidamente o localizar si se ha administrado a algún paciente. Es una herramienta muy útil con que cuenta el sistema sanita- rio para detectar falsificaciones, adulteraciones u otro tipo de delitos que se puedan cometer sobre los medicamentos. Imagen 11. Etiqueta RFID 20  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo En España el artículo 87 del proyecto de Ley 29/2006 de 26 de julio, de garantías y uso racional de medicamentos y productos sanitarios, establece un procedimiento con el fin de asegurar un adecuado abastecimiento del mercado y reforzar la seguridad de los medicamentos. El sistema RFID (identificación por radiofrecuencia) es el más utilizado para llevar a cabo el control de la trazabilidad. Consis- te en añadir al producto una etiqueta con un chip; este contiene toda la información en su interior (número de lote y de partida, fechas de fabricación y caducidad, código del producto, canti- dad y precio). De igual forma, se pueden utilizar códigos QR. Sistema RFID básico 21  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 2.5. Aplicaciones informáticas de gestión y control de almacén Los principales sistemas informáticos utilizados para la gestión del almacén son: › Códigos de barras. Mejora la productividad y aumenta la eficiencia del almacén. Supone un bajo coste, rapidez y es sencillo de utilizar. › Etiquetas electrónicas. Mejora la funcionalidad de los códigos de barras. Es un conjunto de tecnologías que permite la lectura y escritura a distancia de etiquetas electrónicas, sin necesidad de tener líneas de visión, pudiéndose leer y escribir varias a la vez. Es un sistema caro que es eficiente en empresas grandes u hospitales. Imagen 12. Etiquetas electrónicas Dentro de los programas informáticos de gestión de stock, el más utilizado en el ámbito de la sanidad es el sistema infor- mático SAP, que se utiliza para la gestión de compras, facturas y logística. 22  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Normas de seguridad 2.6. e higiene, aplicada en almacenes de instituciones y empresas sanitarias El ejercicio de una actividad profesional conlleva a la exposi- ción de unos riesgos, llamados profesionales por estar relacionados con este ámbito. La actividad laboral puede ser fuente de enfermedades, de lesiones e incluso de la muerte del empleado. Los accidentes laborales suponen un coste enorme para el trabajador, para su familia, para la empresa y para toda la socie- dad, por eso la Administración recogió las directrices de la Comunidad Europea y de la Constitución Europea para elabo- rar en España la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995). El objeto de esta ley es promover la seguridad y la salud de los trabajadores mediante la aplicación de medidas y el desarrollo de las actividades necesarias para la prevención de riesgos derivados del trabajo. En el ámbito nacional, Instituto Nacional de Seguridad e ¿SABÍAS QUÉ? Higiene en el Trabajo (INSHT), es el órgano científico y técnico especializado de la Administración General del Estado, tal y El INSHT actúa garantizando la como lo define la Ley de Prevención, y se articula como coordinación y la transmisión de referente a nivel nacional. Asume el asesoramiento técnico en la información sobre Seguridad y la elaboración de la normativa legal en materia de seguridad y Salud en el trabajo, a nivel nacional; salud en el trabajo, así como el de desarrollo de la normaliza- en coordinación con las recomen- ción y la elaboración de Guías Técnicas para la evaluación y daciones de Agencia Europea para prevención de los riesgos laborales. la Seguridad y Salud en el Trabajo (EU-OSHA). Para prevenir los riesgos laborales en almacenes de centros sanitarios, es importante tener en cuenta: Normas de Seguridad e Higiene › Todo el material estará debidamente etiquetado. › El material debe estar debidamente colocado y dejar libre el paso de los pasillos, escaleras, puertas, etc. › Los extintores deben estar visibles señalizados. › Es importante utilizar guantes para la manipulación de los productos peligrosos. › El personal debe llevar ropa ajustada para evitar que la ropa pueda engancharse o rozarse con algún producto. 23  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Normas de almacenaje › El material sanitario debe almacenarse en un edificio independiente. › El almacén debe pasar revisiones periódicas para evitar riesgo eléctrico. › La temperatura, ventilación y humedad debe estar controlada y dentro de unos márgenes. › Los productos deberán separarse en: normales, peligros, estériles, defectuosos, caducados y perecederos. › El edificio debe estar en una sola planta y tener mínimo de dos puertas. › Las zonas de paso y salidas, en especial las salidas de emergencia deben estar libres de obstáculos y señalizadas. › Los lugares de trabajo y sus equipos e instalaciones deberán limpiarse periódicamente y siempre que sea necesario. › Debe evitarse el apilamiento excesivo de material. › Deben separarse de forma adecuada los productos no compatibles (por ejemplo, inflamables y corrosivos). › Los medicamentos opioides, estupefacientes o psico- trópicos estarán almacenados en un armario bajo llave. › Los productos peligrosos estarás aislados. › Las normas de almacenamiento deben aparecer en las etiquetas. › Mantener el aforo disponible, no sobrecargar. › Debe existir una correcta ventilación (natural o no). › Deben adoptarse las medidas de seguridad que requie- ra la manipulación y el transporte de los materiales, como el uso de EPI si fuese necesario. › Las bombonas de oxígeno han de estar en un lugar del almacén que esté abierto, aireado y en vertical. No pueden estar a menos de 2 metros de fuentes de calor y llamas; y contener un extintor cerca. › Es obligatorio que los productos tengan fichas de seguri- dad y estén etiquetados. 24  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Normas de señalización › Las señales cumplirán con la normativa vigente de pictogramas. › Las señales serán llamativas y fácilmente visibles. › Existen señales de: prohibición, advertencia, obliga- ción, salvamento y socorro, y extinción de incendios. › Los pictogramas llevan asociados una forma geométrica y un color característico. 25  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo Riesgos de accidentes propios del almacén Contusiones Por caídas de objetos o por un golpe. Materiales colocados incorrectamente, estantes sobrecargados, estantes inestables, áreas sin señalizar. Medida preventiva: espacio sufiente para el paso, aristas de los armarios y estanterías redondeadas. Traumatismos y lesiones músculo-esqueléticas Caídas, pisar objetos accidentalmente, manipulación de cargas pesadas, mala higiene postural. Medidas preventivas: orden y limpieza, iluminación adecuada, vestimenta adecuada, utilizar ayuda mecánica para mover material. 26  Dotación sanitaria| UNIDAD 2 Control de existencias de la dotación sanitaria del vehículo 27