Diferencias Entre Bibliotecas, Archivos y Centros de Documentación (PDF)

A la hora de definir la biblioteca, hay que tener en cuenta algunas consideraciones. La diferencia principal entre la biblioteca y el archivo es el tipo de documento que alberga, ya que los documentos de biblioteca tienen carácter informativo, es decir, informan sobre un hecho (por ejemplo, un libr...

A la hora de definir la biblioteca, hay que tener en cuenta algunas consideraciones. La diferencia principal entre la biblioteca y el archivo es el tipo de documento que alberga, ya que los documentos de biblioteca tienen carácter informativo, es decir, informan sobre un hecho (por ejemplo, un libro de la historia de España) y los de archivo, probatorio, es decir, dan fe de un hecho (por ejemplo, un testamento). Una vez aclarado esto, pasamos a explicar otras diferencias no menos importantes: 1.De lo anteriormente citado se deduce, pues, que el fondo, es distinto. Las diferencias se establecen, sobre todo, en torno a los fondos que los integran. Como regla general, podemos decir, que aquellos documentos que han surgido por la actividad de una persona o entidad y que, en general, no nacen con el fin de transmitir conocimientos (aunque con el tiempo pueden llegar a adquirirlo) son los documentos de archivo. 2.Ejemplo Por ejemplo, un documento de archivo sería una solicitud de una obra para construir un edificio o una partida de nacimiento, y un documento de una biblioteca un libro, un vídeo o una revista, entre otros. 2.En cuanto a los servicios, también encontramos diferencias, por un lado, los archivos no tienen uno de los servicios básicos de las bibliotecas como es el préstamo. Los archivos fundamentalmente basan su actividad en disponer de una documentación administrativa, judicial, policial, médica…, al servicio de la entidad a la que pertenece o, en definitiva, a disposición del usuario mediante la consulta en sala, teniendo siempre en cuenta que determinada documentación tiene un periodo de privacidad (ya que algunos documentos no pueden ser puestos a disposición pública sin que pase un determinado periodo de tiempo). 3.Los usuarios también son diferentes. En el archivo suele ser principalmente un investigador, entendiendo por tal, una persona encaminada desde un principio a conseguir una información específica, un dato concreto; mientras que, en una biblioteca, el usuario puede ser cualquier persona, un estudiante, un ama de casa, un jubilado, un profesor... que busca información o un poco de ocio. 4.En el campo de la organización, vemos importantes cambios entre la biblioteca y el archivo. En la biblioteca, el modo de describir los documentos se centra en datos, como son autor, título, editorial… Por el contrario, en el archivo es más importante el tipo de documento (por ejemplo, un acta notarial, una escritura, una  carta de pago…) y con lo que se ha generado, es decir, qué tipo de información contiene. Las operaciones para describir los documentos y la información que contienen dichas descripciones es diferente en ambos centros. En conclusión, cabe destacar, pues, que las principales diferencias son: el tipo de documento que cada uno de ellos alberga, por lo que los servicios que ofrezcan y los usuarios a los que vayan destinados serán completamente distintos. Y, por último, la organización de los mismos también varía, pues sus funciones se contraponen. La mayor dificultad a la hora de distinguir entre biblioteca, archivo y centro de documentación la encontraremos entre la primera y el último, es decir, entre biblioteca y centro de documentación. Estos centros presentan las siguientes diferencias: 1.El tipo de documento que alberga: la biblioteca reúne, sobre todo, libros o documentos que siguen los canales tradicionales de las editoriales; por el contrario, los centros de documentación se ocupan de otros documentos, como, por ejemplo, literatura gris (separatas, informes, tesis, boletines oficiales…). 2.El tratamiento de los documentos: la biblioteca da a los documentos un tratamiento más superficial, comparado con el tratamiento que se da en los centros de documentación, donde es más profundo. Como ya se ha indicado en el punto anterior, en la biblioteca los datos que se extraen son, entre otros: autor, título, editorial y fecha de edición. Por el contrario, en el centro de documentación se hace un estudio del documento, en el que destaca la información que aporta, como, por ejemplo, cuándo se empiezan las obras de una calle. 3.El almacenamiento y la recuperación de la información. Al recibir la documentación un tratamiento diferente, también su almacenamiento y su recuperación serán distintas. 4.La información dada a los usuarios: la biblioteca suministra la información en estado bruto, es decir, el documento tal cual. Por el contrario, en los centros de documentación muchas veces se entrega un documento elaborado con la información extraída del documento original. 5.Nota Debemos hacer un inciso para decir que la biblioteca ofrece todos sus servicios de forma gratuita y el centro de documentación no. 5.Los usuarios: en una biblioteca la iniciativa de los usuarios juega un papel importante, ya que serán ellos y el bibliotecario quienes busquen información;  mientras que, en el caso del centro de documentación, será el documentalista quien proporcionará al usuario la información que este le pida. Esta distinción no puede aplicarse de forma rígida, ya que muchas bibliotecas han ido integrando diferentes tipos de documentos y desarrollando servicios, como bibliografías especializadas, boletines de sumarios, etcétera. La archivística, la biblioteconomía y la documentación son ramas del mismo tronco: las ciencias de la documentación y, por tanto, son difíciles de separar. Habrá, por ejemplo, bibliotecas que ofrezcan servicios propios de centros de documentación. En la actualidad, se tiende a sistemas documentales en los que se integran los tres centros, los cuales son posibles gracias a los modernos sistemas de automatización que, además de permitir la gestión de todas las tareas, permiten la comunicación entre los distintos centros.