PDF: Curso de Ayudantes de Archivos - Principios y Requisitos de Documentos Electrónicos

Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 TEMA 58: PRINCIPIOS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. DIRECTRICES Y REQUISITOS FUNCIONALES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS EL...

Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 TEMA 58: PRINCIPIOS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. DIRECTRICES Y REQUISITOS FUNCIONALES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. LOS METADATOS: TIPOS DE METADATOS. EL ESQUEMA DE METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (E- EMGDE). 1. PRINCIPIOS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. 1.1. Antecedentes 1.2. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad 1.2.1. Documento Electrónico 1.2.2. Expediente Electrónico 2. METADATOS 2.1. Metadatos descriptivos 2.2. Metadatos administrativos 2.2.1. Metadatos técnicos 2.2.2. Metadatos estructurales 2.2.3. Metadatos de procedencia 2.2.4. Metadatos de conservación. 2.2.5. Metadatos de propiedad intelectual. 2.2.6. Meta-Metadatos 2.3. Metadatos de uso 3. EL ESQUEMA DE METADATOS PARA LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO. 3.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construcción de un esquema de metadatos InQnable © Preparadores Balduque 1 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 3.2. Uso del e-EMGDE 4. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA ADOPCIÓN DE UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 4.1. Definición de las necesidades de gestión y actuación 4.2. Constitución de un grupo básico de desarrollo y coordinación del proyecto. 4.3. Evaluación del programa vigente de gestión de documentos 4.4. Definir los requisitos del usuario 4.5. Identificando costes y beneficios 4.6. Ampliar el equipo, inicial, del proyecto 4.7. Definir el plan del proyecto 4.8. Consideraciones para elegir una aplicación de gestión documental. 4.9. Migración 4.10.Consideraciones legales 4.11.Eligiendo una aplicación 4.12.Mantenimiento continuo 5. MOREQ 5.1. Contexto. Los DLM-Forum. 5.2. El proyecto MoReq 6. PROGRAMA DE TRABAJO E-ARK 6.1. Desarrollo del proyecto 6.2. Sostenibilidad 6.3. Herramientas E-ARK disponibles 6.3.1. Herramientas de preparación 6.3.2. Herramientas de conservación de bases de datos 6.3.3. Repositorios digitales InQnable © Preparadores Balduque 2 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 6.3.4. Componentes de la Plataforma Integrada E-ARK 6.3.1. Herramientas de Difusión y acceso 6.3.5. Otras herramientas y componentes InQnable © Preparadores Balduque 3 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 1. PRINCIPIOS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. 1.1. Antecedentes Aunque las políticas de Gestión documental se han tratado en el tema de la 57 sobre políticas de gestión documental, por lo que hay que considerar dicho tema como contexto legal, mientras que, en el presente texto, según lo exigido en la convocatoria, nos centraremos en los requisitos funcionales para Documentos y Expedientes electrónicos, siguiendo las Normas Técnicas de Interoperabilidad relacionadas. Al respecto hay que recordar que, aunque el marco normativo de la administración electrónica está en las actuales leyes 39 y 40/2015 y el R.D. 203/2021 que las desarrolla, las bases se pusieron con la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos en donde se recogían los siguientes conceptos: Documento-e administrativo: estableciendo requisitos, valor de las copias y la necesidad de firma que los validase junto con una referencia temporal) Archivo electrónico de documentos: con alusión a conceptos como integridad, autenticidad, confidencialidad y conservación) Expediente electrónico: en donde se hacía alusiones al índice como referencia de integridad En el Título VI del R.D. 1671/2009, de desarrollo de la Ley 11/2007, se desarrollaba lo referente a los documentos electrónicos y sus copias, especialmente en el CAPÍTULO I (Disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos) en dos artículos: El Art. 41, características del documento electrónico, trata de la diferencia entre “documento electrónico y El art. 42, adición de metadatos a los documentos electrónicos, en donde se habla del uso de los metadatos como garantes de la disponibilidad, acceso, conservación e interoperabilidad. En su Capítulo V, trataba (arts. 51 y 52) del Archivo electrónico de documentos, y en el VI (art. 53), que se ocupa del expediente electrónico. No obstante, el actual panorama no se consolida hasta la publicación del R.D. 4/2010 (donde se aprueba el Esquema Nacional de Interoperabilidad). El ENI trata, en su Capítulo X, de la recuperación y conservación del documento electrónico. Así el art. 21 (Condiciones para la recuperación y conservación de documentos) establece que: InQnable © Preparadores Balduque 4 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 1. Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Tales medidas incluirán: a) La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes. b) La inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad del expediente electrónico y permita su recuperación. c) La identificación única e inequívoca de cada documento por medio de convenciones adecuadas, que permitan clasificarlo, recuperarlo y referirse al mismo con facilidad. d) La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, complementarios, asociados al documento electrónico, a lo largo de su ciclo de vida, e incorporación al esquema de metadatos. e) La clasificación, de acuerdo con un plan de clasificación adaptado a las funciones, tanto generales como específicas, de cada una de las Administraciones públicas y de las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas. f) El período de conservación de los documentos, establecido por las comisiones calificadoras que correspondan, de acuerdo con la legislación en vigor, las normas administrativas y obligaciones jurídicas que resulten de aplicación en cada caso. g) El acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea que permitan la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la recuperación exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios. El sistema permitirá la consulta durante todo el período de conservación al menos de la firma electrónica, incluido, en su caso, el sello de tiempo, y de los metadatos asociados al documento. h) La adopción de medidas para asegurar la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22, de forma que se pueda asegurar su recuperación de acuerdo con el plazo mínimo de conservación determinado por las normas administrativas y obligaciones jurídicas, se garantice su conservación a largo plazo, se asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos, así como la transparencia, la memoria y la identificación de los órganos de las Administraciones públicas y de las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas que ejercen la competencia sobre el documento o expediente. i) La coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos y los restantes servicios interesados en materia de archivos. j) Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios electrónicos a efectos de conservación, de acuerdo con lo InQnable © Preparadores Balduque 5 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 establecido en la legislación en materia de Archivos, de manera que se pueda asegurar su conservación, y recuperación a medio y largo plazo. k) Si el resultado del procedimiento de evaluación documental así lo establece, borrado de la información, o en su caso, destrucción física de los soportes, de acuerdo con la legislación que resulte de aplicación, dejando registro de su eliminación. l) La formación tecnológica del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión de documentos, como de su tratamiento y conservación en archivos o repositorios electrónicos. m) La documentación de los procedimientos que garanticen la interoperabilidad a medio y largo plazo, así como las medidas de identificación, recuperación, control y tratamiento de los documentos electrónicos. 2. A los efectos de lo dispuesto en el apartado 1, las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos. Esta medida entronca con el art. 17 de la Ley 39/2015 1.2. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad El ENI, en su disposición adicional primera establece que se desarrollarán […] normas técnicas de interoperabilidad que serán de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas. 1.2.1.Documento Electrónico Está regulado por la Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico InQnable © Preparadores Balduque 6 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Estructura lógica del documento-e Fuente: Guía de aplicación de la NTI documento-e CONTENIDO: conjunto de datos o información del documento FIRMA ELECTRÓNICA, en su caso METADATOS a. Mínimos obligatorios: conjunto mínimo de información de contexto definido con el fin de facilitar el conocimiento inmediato y automatizable de las características básicas del documento-e (Guía de aplicación NTI) i. Serán los definidos en el anexo I. ii. Estarán presentes en cualquier proceso de intercambio de documentos electrónicos iii. No serán modificados b. Complementarios: Véase NTI PGD-e La Ley, 39/2015 en su artículo Artículo 26 (Emisión de documentos por las Administraciones Públicas) caracteriza un documento electrónico cuando habla de la emisión de documentos electrónicos válidos por las Administraciones Públicas. 1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. 2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán: a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico. c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos. InQnable © Preparadores Balduque 7 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos. e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable. Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos. 3. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos. 1.2.2.Expediente Electrónico La Ley 39/2015 regula el expediente electrónico en su artículo 70. Indicando que: 1. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. 2. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada. 3. Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La autenticación del citado índice garantizará la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos. 4. No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento. Se regula por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Documento electrónico, aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de InQnable © Preparadores Balduque 8 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 la Secretaría de Estado para la Función Pública. De acuerdo con ella un Expediente electrónico se compone de: Los documentos electrónicos que recogen cada actuación administrativa, en cualquiera de las siguientes casuísticas: Como elementos independientes Agrupados, por motivos funcionales, dentro de una 'carpeta'. Como un expediente anidado dentro de otro Índice Reflejará, al menos: electrónico: La fecha de generación del índice. Garantizará la Para cada documento-e: integridad del o su identificador expediente o su huella digital electrónico y o la función resumen utilizada para su obtención - permitirá su y, recuperación. o opcionalmente, la fecha de incorporación al expediente y el orden del documento dentro del expediente. Firma del índice (de acuerdo con la normativa aplicable) electrónico por la GARANTIZA: La autenticidad e integridad del Administración, contenido del índice (documentos que lo conforman) y órgano o entidad su estructura. actuante Mínimos obligatorios: o Proporcionan CONTEXTO al contenido, estructura Metadatos del y firma expediente o Contribuyen a su valor probatorio en el tiempo electrónico. o No se pueden modificar o Complementarios: Véase NTI PGD-e InQnable © Preparadores Balduque 9 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Dado que mucha documentación no puede tener soporte digital, entre las NTIs a tener en cuenta, está la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio). La digitalización de un documento en soporte tangible produce un nuevo documento, inicialmente una imagen fidedigna del original. Adicionalmente se puede someter a dicho documento a una serie de procesos técnicos, que – sin alterar la fidelidad al original – mejoren sus prestaciones (por ejemplo, un reconocimiento óptico de caracteres que permita tratar su contenido como texto). Componentes del nuevo documento-e Imagen electrónica Firma electrónica, si procede Metadatos mínimos obligatorios Metadatos complementarios!NTI PGD-e Fuente: Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos InQnable © Preparadores Balduque 10 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Igualmente, dado que puede ser necesario un cambio de formato del documento paga garantizar su accesibilidad hay que tener en cuenta la Norma Técnica de interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos, que se aprobó por Resolución de 19 de julio de 2011. Es muy recomendable, leer cuidadosamente la NTI y la Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos ya que la primera recoge las casuísticas de la ingenuidad documental sobre las copias y la segunda los procesos técnicos asociados a dichas casuísticas (que enumeramos) NOTA.-Todas las imágenes insertadas provienen de la Guía de aplicación de la NTI. InQnable © Preparadores Balduque 11 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 InQnable © Preparadores Balduque 12 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 La NTI, al hablar de conversión de documentos no confiere el carácter de copia auténtica entre los mismos, por lo que, en un proceso de conversión y c o p i a d o auténtico se tendrían que respetar las salvaguardas que garanticen la autenticidad de la copia. 2. METADATOS Etimológicamente los metadatos se pueden definir como “datos acerca de datos”. Por lo general la acepción está ligada al tratamiento automatizado de datos mediante computadoras. La expresión se genera al añadir el prefijo de origen griego “meta” con la palabra datos, que, en la tercera acepción recogida en el diccionario de la RAE, se define como “información dispuesta de manera adecuada para su tratamiento en una computadora”. La expresión está ligada al “procesamiento” de datos, que la RAE define como “aplicación sistemática de una serie de operaciones sobre un conjunto de datos, generalmente por medio de máquinas, para explotar la información que estos datos representan”. Dentro de las actividades de “proceso de datos” los metadatos proporcionan información sobre la documentación u otros datos gestionados dentro de una aplicación o entorno de trabajo. Los metadatos, por ejemplo, informan sobre los datos estructurados en elementos o sus atributos (nombre, tamaño, tipo, etc.), datos sobre registros o estructura de datos (longitud, campo, columnas, etc.), además de proporcionar datos sobre el propio conjunto (localización, asociaciones, propiedad, uso, etc.). Los metadatos InQnable © Preparadores Balduque 13 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 pueden incluir información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de otros datos. Un conjunto de metadatos, como el que podemos encontrar en las bases de datos, se denomina “diccionario de datos”. El primer uso conocido del término se recoge en el libro, publicado en 1968, por Philip R. Bagley1 “Extensión de los conceptos usados en lenguajes de programación”. Dirá que “tan importante como ser capaz de combinar elementos de datos para obtener elementos de datos compuestos es la capacidad para asociar explícitamente con un elemento de datos un segundo elemento que representa los datos acerca del primer elemento de datos. A este segundo elemento de datos podríamos denominarlo un elemento de metadatos (Bagley, 1968;26). Si se quiere profundizar sobre los aspectos técnicos del uso de metadatos, es muy recomendable el libro “Metadata” de Jeffrey Pomerantz publicado dentro de la colección MIT Press Essential Knowledge series. Pomerantz explica lo que son los metadatos y por qué existen. Distingue una serie de clases de metadatos: descriptivos (proporcionan la descripción de un objeto; verbigracia los relacionados con la descripción archivística), administrativos (proporcionan información sobre el origen y el mantenimiento de un objeto; por ejemplo, en un objeto digital, el equipo con el que fue generado pero, también, si existen restricciones para el acceso derivadas de su contenido o formato), estructurales (proporcionan información sobre cómo se organiza un objeto; por ejemplo un índice o tabla de contenido), de conservación (se proporcionan indicaciones sobre como conservar o acceder a un objeto, por ejemplo mediante el uso de un determinado software o si hay que emular una versión anterior del mismo para que se conserven ciertas partes) y uso (contienen datos sobre cómo se ha usado un objeto; por ejemplo, los que generan las estadísticas de uso de una página web con los datos de usuarios únicos, descarga 1 Bagley fue un pionero de la recuperación de información en documentación electrónica. Su tesis de máster en el MIT, presentada en 1951, titulada “Máquinas Digitales Electrónicas para la búsqueda de Información a alta velocidad”, contiene algunos de los primeros trabajos en dicha área. Tras su graduación, trabajó para la Corporación MITRE, en el Desarrollo del Sistema de defensa aérea SAGE (Semi Automatic Ground Enviroment), que sucedió al proyecto experimental del MIT (Laboratorio Licoln) donde también había trabajado Bagley. En 1964 se trasladó a Philadephia para ingresar en la Facultad de Informática (Computer and Information Science) de la Universidad de Pennsylvania. Allí escribió su tesis doctoral (PhD) en la que usó el término “metadatos”. La tesis no fue aceptada y, al haberla financiado gracias a una beca de la Oficina de Investigación Científica de la Fuerza Aérea norteamericana (Air Force Office of Scientific Research), se publicó como un trabajo de investigación, patrocinado por la USAF, titulado "Extension of Programming Language Concepts" (Publicación original disponible en University City Science Center technical report, November 1968) InQnable © Preparadores Balduque 14 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 de contenidos, etc.). Los metadatos estructurales y de conservación pueden ser considerados como subcategorías dentro de los metadatos administrativos, ya que para administrar un objeto correctamente tendremos que saber tanto la estructura de un objeto, así como los medios para conservarlo. 2.1. Metadatos descriptivos Probablemente la mayor dificultad que encuentran los investigadores, y el público en general, sea poner en orden los contenidos que suelen encontrar. Es muy difícil cuantificar y comparar con facilidad datos procedentes de diferentes fuentes, formatos y naturaleza. Incluso cuando se presentan de manera estructurada hay una limitación ontológica a causa de los diferentes puntos de vista que tenemos, ya sean conscientes o inconscientes, en función de las circunstancias culturales o personales. Así que si pudiéramos contar con una herramienta capaz de recolectar datos (data-mining) y superara estas limitaciones ontológicas se simplificaría el proceso al mismo tiempo que se ahorraba tiempo y dinero. Steven J. Miller, de la Milwaukee School of Information Studies (Universidad de Wisconsin), ha recopilado los recursos existentes sobre metadata (documentos de trabajo, páginas webs y bibliografía); si se analizan los links que ha recopilado parece que, en los últimos años, no ha cambiado casi nada: las tres familias de gestión del patrimonio cultural (Archivos, Bibliotecas y Museos) apenas tienen conexiones para reutilizar los datos de unos y ponerlos en conexión con las necesidades de otros y ofrecer así al usuario una información más enriquecedora. De hecho, para tener mejores resultados en la recolección de metadatos debemos tener en cuenta no sólo los diversos estándares de metadatos sino del campo al que pertenecen y la categoría de estándares de metadatos en el que han sido clasificados. En el artículo Metadata for all: Descriptive standards and metadata sharing across libraries, archives and museums Mary W. Elings y Günter Waibel2 recogen la taxonomía de estándares definida en el libro Descriptive Metadata Guidelines for RLG Cultural Materials. Otra herramienta es el diccionario de 2 Elings, Mary W., and Waibel, Günter. "Metadata for all: Descriptive standards and metadata sharing across libraries, archives and museums" First Monday [Online], Volume 12 Number 3 (5 March 2007) InQnable © Preparadores Balduque 15 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 estándares Open Metadata Handbook/Metadata Standards. En la página web de la Asociación de Recursos Visuales también se proporciona una lista de metadatos Descriptivos y administrativos. Como los estándares se conectan o superponen unos con otros, el Getty Research Institute y la Biblioteca del MIT han desarrollado una “pasarela” (crosswalk) 3 para facilitar la interoperabilidad al mismo tiempo que desarrollaban las tareas de dicho Instituto para la difusión del Arte. Dicha pasarela, donde se "mapean" los distintos modelos de metadatos descriptivos y las posibles correspondencias para general distintos ficheros de metadatos de descripción a partir de una misma entrada en la base de datos. es muy útil para facilitar el trabajo de los desarrolladores de software. Un ejemplo del uso que se puede dar a esas pasarelas se puede ver en la Biblioteca Virtual de Defensa donde de cada objeto digital se puede generar un fichero con distintos paquetes de metadatos. Es significativa esta práctica y muy clarificadora del origen bibliotecario de su uso y la "inutilidad" para el mundo de los archivos al perderse el contexto en el que se produce un documento y la traza de la gestión administrativa. Por lo general la mayoría de los esquemas metadatos4 de descripción (excepto la EAD y EAC) no se utilizan para documentación administrativa (como sería el caso de la NTI Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE)] sino para la publicación y difusión de fondos o colecciones cerrados que se presentan al usuario de manera aislada, como si de un catálogo se tratase. Quizás el estándar más conocido, o más mencionado, sea Dublin Core5. Creado con la intención de facilitar su uso en cualquier circunstancia, el set de elementos (conjunto) de metadatos se creó como mínimo común denominador. Creado para ser simple y sin coste, fácil de aprender y de usar, la intención era que fuera ampliamente adoptado y se volviera ubicuo en la web. Tras años de trabajo se llegó a 3 http://www.getty.edu/research/publications/electronic_publications/intrometadata/cro sswalks.pdf 4 Una cosa son los esquemas de metadatos y otra muy diferente los elementos de metadatos en sí. Por lo general con los modelos lo que se busca es la posibilidad de asociarlos (insertarlos o acompañarlos) a ciertos tipos de ficheros de tal manera que puedan ser procesados rápidamente por las máquinas al mismo tiempo que se permite la visualización de los datos que contienen en las páginas web o en aplicaciones capaces de leerlos y presentarlos de manera estructurada. 5Toma su nombre de la ciudad de Dublin, Ohio, no de la capital de Irlanda en donde tuvo lugar, en 1995, un taller sobre uso de metadatos en la Web en donde, para paliar la dificultad de la búsqueda en toda la web, se convino en “avanzar en el desarrollo de recursos descriptivos (metadatos) para objetos electrónicos de información accesibles vía web. InQnable © Preparadores Balduque 16 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 un consenso en torno a quince elementos. Podemos clasificar estos elementos en tres grupos que indican la clase o el ámbito de la información que se guarda en ellos: 1. E l e m e n t o s 2. Elementos relacionados 3. E l e m e n t o s relacionados principalmente con el relacionados principalmente con recurso cuando es visto principalmente con el contenido del como una propiedad la instanciación del recurso intelectual recurso Title Creator Date Subject Publisher Type Description Contributor Format Source Rights Identifier Language Relation Coverage Los elementos poseen nombres descriptivos que pretenden transmitir un significado semántico a los mismos. Para promover una interoperabilidad global, una descripción del valor de algunos elementos podrá ser asociada a vocabularios controlados. Se asume que otros vocabularios controlados serán desarrollados para asegurar esta interoperabilidad en dominios específicos. Cada elemento es opcional y puede repetirse. Además, los elementos pueden aparecer en cualquier orden. Para compensar lo magro del esquema se permiten usar términos adicionales que, con el tiempo se han recogido en un conjunto denominado Dublin Core Terms que está en continua evolución. Incluidos dentro de esos términos están expresiones “calificadoras” de los elementos (p.e Creado, Modificado, Válido). El conjunto de Términos, Elementos y Calificadores se construye de acuerdo con las reglas recogidas en el Dublin Core Abstract Model, basado en el esquema RDF uno de los estándares de la web semántica. Finalmente, el tercer mecanismo para extender el uso del Dublin core, es el uso de un esquema de codificación para facilitar la interpretación del valor de un elemento (como es el caso del uso de la ISO 8601 para elemento Fecha). Pese a los esfuerzos este estándar ni se ha generalizado ni, decenas de años después de su planteamiento, parece necesario para el funcionamiento de motores de búsqueda en la web. Las mejoras en la búsqueda por texto libre, y el desarrollo de herramientas como Google (cuyos resultados no sólo dependen del texto sino InQnable © Preparadores Balduque 17 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 también de la estructura web y otros aspectos contenidos en su algoritmo de búsqueda) hacen que, hoy en día, este estándar tenga demasiada utilidad. Su importancia deriva en que fue uno de los primeros y más grandes esfuerzos para desarrollar metadatos para la web, poniendo las bases para el desarrollo posterior en el uso de metadatos. 2.2. Metadatos administrativos Los metadatos administrativos proporcionan información sobre todo el ciclo vital de un recurso y que puede ser utilizada para la administración de este. Es inevitable el solapamiento entre los conjuntos de metadatos administrativos y descriptivos ya que es casi imposible gestionar un recurso sin tener primero alguna información descriptiva sobre el mismo. Por ello, mientras que los conjuntos descriptivos pueden contener elementos de los administrativos; los conjuntos administrativos deben necesariamente contener elementos descriptivos. Los metadatos administrativos, posiblemente, sean la categoría más amplia y, en algunas clasificaciones, se tratan como categorías diferentes algunas de las que aquí indicaremos como subcategorías. Es el caso de los metadatos técnicos y de conservación. Aquí se incluyen porque se considera que estos metadatos, además de su función primaria, son fundamentales para los procesos que aseguran que un recurso siga existiendo y esté disponible a lo largo del tiempo, siendo ésta una labor claramente administrativa. No se pretende aquí recoger todos los modelos de metadatos existentes sino tratar, brevemente, aquellos más conocidos y relacionados con el trabajo en los Archivos. 2.2.1.Metadatos técnicos Por lo general, lo más característico de los metadatos técnicos de un recurso digital, es que no suelen requerir intervención humana, lo que lleva a que se capturen automáticamente por la aplicación que crea o gestiona el fichero. Cualquier fichero conservado en un ordenador o una red depende, para su conservación, de una serie de metadatos técnicos como la fecha de creación, fecha de la última InQnable © Preparadores Balduque 18 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 modificación y el tamaño del fichero. Además, hay cierto solapamiento con los metadatos descriptivos. Las imágenes digitales, generadas por cámaras o dispositivos de captura, son uno de los conjuntos documentales asociados más estrechamente con los documentos de archivo. En la mayoría de los casos los datos se generan de manera automática ya que los dispositivos de captura suelen incorporar un conjunto de metadatos en la cabecera del fichero que contiene la fotografía. Los metadatos, si no se alteran o se borran, acompañarán a la fotografía cuando se descargue a un ordenador o se archive en un sistema de gestión documental, pero también cuando se difunda vía web. El modelo de metadatos usado por la mayoría de las cámaras digitales es el denominado Exchangeable image file format (Exif). Un registro Exif gran número de elementos y sus valores. Los valores son de tres tipos, unos se establecen por el fabricante del aparato que genera la imagen y son similares para cada uno de los ítems generados que se generen con el mismo modelo de aparato del mismo fabricante. Otros valores son configurables por el usuario, como es la resolución de captura (indicada en número de píxeles por pulgada en los ejes X e Y y el tiempo de exposición. Finalmente habrá otros valores que cambien con cada foto como es el caso de la fecha y hora de captura, Orientación del dispositivo (vertical o apaisado), el disparo del flash y, si es posible, las coordenadas GPS asociadas a la captura. Todos estos metadatos se generan en el momento de la creación de una imagen digital sin que la persona que maneja el aparato de captura necesite hacer nada, fuera de ajustar la fecha a alguna preferencia en el menú. Por lo general, la mayoría de las aplicaciones de trabajo con imagen digital permiten consultar los valores Exif al abrir una imagen con dicha aplicación. En el caso de las fotos suelen tener varios esquemas redundantes. Un conjunto de metadatos fue definido por el International Press Telecommunications Council (IPTC) para salvaguardar los derechos de las noticias e imágenes intercambiados entre los medios de comunicación. El uso de este conjunto se popularizó cuando Adobe definió una especificación para introducir (incrustar) los metadatos en los archivos de las imágenes digitales, conocidos como “encabezados IPTC”. En 2001 Adobe introdujo la XMP, Extensible Metadata Platform, usado en los archivos PDF, fotografía y aplicaciones de retoque fotográfico como Photoshop (cosa normal ya que el modelo fue introducido por Adobe, propietaria de dichas aplicaciones). En realidad, es una variación sobre DUBLIN CORE que permite a los usuarios introducir InQnable © Preparadores Balduque 19 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 sus propios tipos de metadatos personalizados dentro de los datos XMP. De la mezcla de ambos conjuntos salió, en 2005, el “IPTC Core Schema for XMP” Una de las utilidades más desconocidas de incrustación de metadatos en la cabecera de las imágenes, es la posibilidad de indexarlas y buscar dentro de los metadatos con los administradores de archivos de los distintos Sistemas Operativos, lo que permite su recuperación sin necesidad de contar con una base de datos adicional. A nivel europeo hubo un proyecto, que terminó en vía muerta, de aplicación para la edición de metadatos: Sepiades. http://www.ica.org/5691/paag-resources/ sepiades-cataloguing-photographic-collections.html 2.2.2.Metadatos estructurales Los metadatos estructurales capturan información sobre la organización de un recurso. Uno de sus usos son los libros o publicaciones digitales, donde los metadatos proporcionan información, sobre los capítulos y las secciones dentro de éstos. Otro de los campos en donde son fundamentales es en el vídeo digital; a diferencia de la imagen digital donde se usan los metadatos técnicos. Un estándar reconocido por la Organización Internacional de Estandarización es MPEG-21 que define un marco de trabajo sobre el que se pueden construir aplicaciones que muestren archivos multimedia. Dentro de dicho estándar se usa el denominado Digital Item, un objeto digital estructurado que puede incluir videos, imágenes fijas, pistas de audio y otros recursos multimedia, además de describir las relaciones entre estos recursos. Para hacer dicha descripción se usa el Digital Item Declaration Language (DIDL), que contiene un juego de términos y conceptos para describir ítems digitales; todos estos elementos, que determinan los contenidos de un objeto multimedia y como, previa gestión de los derechos digitales, se reproducirán en entornos de software. 2.2.3.Metadatos de procedencia Una de las grandes ventajas de los archivos digitales es la facilidad de obtener copias. De hecho, la propia web se basa en la confección de copias locales de ficheros desde su ubicación en servidores remotos. El coste de estas “copias” es prácticamente cero, por lo que, en aplicación del principio económico de la InQnable © Preparadores Balduque 20 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 “elasticidad del precio de la demanda” podríamos concluir que “a coste cero, demanda infinita”. En otras palabras, que es fácil encontrar infinidad de copias del mismo recurso en el mundo digital lo que, precisamente, provoca ruido en nuestro mundo real donde el problema es el contrario, la falta de tiempo para poder discernir de dónde proviene la información. La sobreabundancia de información termina provocando “ruido”, esto es, la información no deseada se mezcla con la información que deseamos obtener o que nos es útil. Si consideramos un metadato como una “enunciación” sobre un recurso, lo siguiente es preguntarnos quién está haciendo dicha enunciación sobre algo. Una vez conocida la procedencia hay que preguntarse si la fuente es digna de confianza, segura y la información proporcionada es acertada. Dada la enormidad de internet, no siempre es posible obtener información sobre las entidades que crearon o influyeron en un recurso a lo largo de su vida útil. Los metadatos de procedencia son el mecanismo para proporcionar datos sobre dichas entidades y su relación con dicho recurso u otras entidades. Los metadatos de procedencia son la manera de situar un recurso en una red social o de proporcionar al usuario un contexto para que sea capaz de evaluar dicho recurso. Hasta cierto punto, dada la proliferación de fuentes de desinformación para influir en la opinión pública, los metadatos de procedencia serían lo más parecido que tendríamos a una fuente de confianza para asegurarnos la confiabilidad y utilidad de un determinado recurso que encontramos en la web. Dada la estandarización que se ha dado en otros dominios y para otros casos de uso es posible usar esquemas ya existentes para documentar la procedencia (Dublin Core, para uso general; Tesauro Getty para obras de arte; Metadatos Exif o IPTC para imágenes digitales, etc.). Todos los conjuntos de metadatos de procedencia comparten características comunes: se componen de conjuntos de elementos que identifican características del recurso o de las entidades que han intervenido en su creación o difusión, y todos caracterizan las relaciones entre recursos y entidades. InQnable © Preparadores Balduque 21 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Arriba NEDA-MC (borrador diciembre 2008); Pág. 29. Abajo Ejemplo de aplicación del eEMGDE, pag. 13 Fuente: Pomerantz (2015, 105) Arriba podemos observar un paralelismo entre la estructura de metadatos de procedencia y el modelo conceptual de la NEDA (del cual hemos extraído el gráfico por similitud) en donde se aplica el mismo concepto para documentar la procedencia de los documentos de archivo en relación con los agentes. La difusión de un registro de archivo vía web implicará tanto la información sobre el productor de la documentación como del resto de agentes implicados en el proceso de difusión (archiveros, técnicos, repositorios) conduciendo todo a documentar la actividad de la institución que conserva los documentos originales y que los difunde. De igual manera ocurre con los elementos del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) que se verá más adelante. Dentro del W3C se constituyó un grupo (W3C Provenance Incubator Group) para redactar recomendaciones útiles en el desarrollo o mejora de estándares de metadatos que informasen sobre la procedencia. Mucho de este trabajo ha sido aprovechado en el desarrollo de PREMIS, un modelo, mucho más amplio que la mera procedencia, para capturar metadatos sobre la conservación y accesibilidad de los recursos. 2.2.4.Metadatos de conservación. Los metadatos de conservación son la información que un repositorio digital utiliza para mantener y conservar sus recursos. Hay varias categorías de información que se InQnable © Preparadores Balduque 22 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 puede utilizar para la conservación digital: viabilidad, accesibilidad, comprensividad, autenticidad e identidad. En otras palabras, un repositorio digital debe asegurarse de que un objeto digital sigue existiendo durante todo el tiempo que necesite estar accesible, al tiempo que se asegura el acceso y uso del mismo y que se identifica si estamos en presencia de un original o algún tipo de copia o versión modificada. El estándar más desarrollado para apoyar la conservación, PREservation Metadata Implementation Strategies (PREMIS), fue desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América. Al igual que Dublin Core se pretendió desarrollar un conjunto de elementos de metadatos para la conservación de objetos digitales. El modelo de datos PREMIS define cuatro entidades fundamentales para el proceso de conservación: Objetos (recursos digitales) Agentes (personas u organizaciones que operan sobre los objetos) Acontecimientos (Acciones ejecutadas sobre el objeto en un momento concreto) Información sobre derechos (permisos de uso, como los derechos de propiedad intelectual) Cada una de esas entidades contiene un conjunto de “unidades semánticas” (equivalentes a los “elementos” de otros conjuntos de metadatos). Para los objetos, como unidades semánticas tenemos: dimensiones, formato, aplicación con la que se ha generado el objeto, … Para los agentes, nombre, tipo e identificador Para los acontecimientos, fecha, descripción e identificador (id único, al igual que el de los agentes) A diferencia del Dublin Core, que recomendaba el uso de orígenes de datos codificados (como era el caso de las fechas según la ISO 8601) para las unidades semánticas/elementos, en PREMIS se sugiere que dichos valores se usen según una estructura. En otras áreas, sin embargo, PREMIS es mucho más preciso que otros conjuntos de metadatos para proporcionar el mayor detalle posible para ayudar al proceso de conservación. Por ejemplo, en lo que se refiere al formato hay definidas nueve InQnable © Preparadores Balduque 23 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 unidades semánticas, como formatName, formatVersion y formatRegistry (id. único para cada versión completa de formato) 2.2.5.Metadatos de propiedad intelectual. Dada la finalidad de los recursos digitales y su potencialidad de explotación no es raro que se hayan desarrollado varios conjuntos de metadatos para gestionar los derechos de propiedad intelectual de dichos recursos. Volviendo atrás, hay que recordar que uno de los quince elementos del Dublin Core es rights (derechos) siendo éste el lugar en donde se debe indicar los distintos derechos de uso asociados con el recurso. Hay tres Términos del Dublin Core (Dublin Core Terms, adicional a los elementos) que califican al elemento “derechos”: license (Documento legal donde se contienen los posibles usos), rightsHolder (individuo u organización que detenta los derechos) y accessRights (los derechos que la persona u organismo tienen para acceder a un recurso en función de las políticas definidas en la licencia). Obviamente, no son muchos recursos para informar sobre los derechos, por lo que se hacen necesarios conjuntos de metadatos más complejos para informar sobre los derechos de propiedad intelectual. Posiblemente el más usado sea el Creative Commons Rights Expression Language (CC REL). Creative Commons es un proyecto nacido para mejorar la difusión del trabajo creativo a través del desarrollo de licencias legales estandarizadas que permiten a los creadores elegir, cuales de los diferentes derechos que suelen ir asociados al copyright se reservan al tiempo que permiten el uso de otros sólo por el hecho de cumplir condiciones de uso (como citar al autor o mantener, para los desarrollos hechos a partir del recurso originario, las mismas condiciones de uso que permitan su acceso a otros usuarios). Creative Commons ha articulado detalladamente las entidades y relaciones vinculadas con los derechos de propiedad intelectual. La especificación desarrollada para CC REL identifica dos clases de propiedades: Propiedades de un trabajo: Título, tipo, fuente originaria, nombre atribuido (denominación aplicada por un tercero que supone un cambio del título original) y URL atribuida (dirección web en donde se halla ese nuevo recurso y que permite relacionarlo con el originario). InQnable © Preparadores Balduque 24 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Propiedades de la licencia para dicho trabajo: permisos, prohibiciones, requisitos, jurisdicción (que será la que decida en caso de conflicto legal por el uso) y código legal (el texto literal de la licencia). Los valores de estas propiedades se toman de un vocabulario controlado Creative Commons usa CC REL en sus licencias legales estandarizadas e, incluso, proporciona una herramienta en su página web que guía al usuario por el proceso de decidir cuál de sus múltiples licencias es la más adecuada para cada tipo de usuario. Finalmente hay que hablar del METS Rights Declaration Schema (también denominado RightsDeclarationMD), una extensión de un conjunto de metadatos que veremos en el siguiente apartado: el Metadata Encoding and Transmission Standard (METS). Este conjunto tiene tres elementos de primer nivel: RightsDeclaration (derechos asociados con un recurso), RightsHolder (el detentador de los derechos) y Context (una descripción sobre los derechos que tienen los detentadores y las circunstancias de dichos derechos). El elemento Contexto es bastante complejo e incluye varios atributos y subelementos. Algunos de estos elementos, como es el caso del sub-elemento Permissions, obtienten sus valores de una tabla asociada con vocabulario controlado. Aunque la gestión de los derechos de autor es muy compleja, la necesidad de contar con la colaboración de los usuarios ha provocado que se generen, entre otros, los conjuntos mencionados de metadatos. Este campo está todavía abierto a cambios e innovaciones, aunque, en la práctica, frente a sistemas estáticos que siguen usando el monolítico Copyright, se extiende el uso de las licencias Creative Commons en la web al tiempo que los recursos asociados a bibliotecas y archivos prefieren el uso del conjunto RightsDeclarationMD por su facilidad de uso con el METS. 2.2.6.Meta-Metadatos Ante el continuado aumento de los recursos web procedentes de archivos, bibliotecas, museos, universidades y todo tipo de instituciones de gestión del patrimonio cultural, y el consiguiente de software para gestionarlos (DSpace, eprints, Fedora, …) aumento de esquemas de metadatos asociados a dichos recursos web, se desarrolló un conjunto de metadatos que sirviera para “gobernarlos a todos” (propiamente dicho para englobarlos a todos). InQnable © Preparadores Balduque 25 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 El Estándar de Codificación y Transmisión de Metadatos [Metadata Encoding and Transmission Standard (METS)] se creó para proporcionar una estructura estandarizada para metadatos sobre recursos, al mismo tiempo que garantizaba que dichos metadatos se pudieran intercambiar entre diferentes repositorios. Básicamente un documento METS es un contenedor de registros de metadatos en donde los metadatos referidos a un recurso se convierten en datos. De ahí la expresión meta-metadatos. Literalmente un documento METS es “un mecanismo para registrar las distintas relaciones que existen entre porciones de contenido y el contenido y los metadatos que componen un objeto en una biblioteca digital” (recuérdese la acepción del la RAE al comienzo de este apartado). Un documento METS consta de siete partes Encabezamiento (Header), que contiene los metadatos acerca del propio documento METS mas que los del recurso descrito en el documento6. Aquí se indicará la fecha de creación del documento, fecha de la última modificación y el rol de los agentes asociados al documento (Creador, Editor, Archivero, Titular de la propiedad intelectual, etc.) Metadatos descriptivos. En esta parte se incrustan metadatos descriptivos procedentes de otros esquemas, pudiendo, incluso, contener varios conjuntos diferentes; a efectos de control, antes de cada registro “importado” hay que indicar el tipo de conjunto de metadatos que informa el registro que se incluye a continuación, la fecha de creación del registro, el tamaño del registro y un identificador único del mismo. Metadatos Administrativos. Subdividida en cuatro secciones permite introducir o vincular, al igual que los metadatos descriptivos, registros basados en conjuntos de metadatos externos: técnicos, derechos de propiedad intelectual, fuente y procedencia. Fichero: Como hemos visto METS permite “embeber” o “vincular” conjuntos de metadatos externos. Cuando los metadatos externos no se embeben, sino que se vinculan desde un origen de datos externos es en este elemento donde se mantiene la información. Aquí se consigna el identificador único del elemento vinculado al documento METS, la fecha de creación, tamaño y tipo de fichero de dicho elemento. 6 Si un documento METS son metadatos acerca de registros de metadatos; el encabezamiento de un documento METS es un registro de metadatos sobre los metadatos acerca de registros de metadatos. InQnable © Preparadores Balduque 26 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Mapa estructural. Provee un mecanismo para organizar todos los elementos del documento METS identificados en la sección “fichero”. Es la única sección requerida de un documento. Dentro de esta sección el elemento más importante sea el “tipo de estructura” que permite indicar la composición de objetos físicos con estructura física (por ejemplo, las partes de un expediente o la secuencia de capítulos de un libro), objetos digitales con estructura lógica (las partes un recurso multimedia) o ambos. Otros elementos de la sección son las etiquetas y los identificadores para cada sección. Vínculos estructurales. Es el mecanismo para especificar vínculos entre diferentes secciones de un documento METS. Por ejemplo, si un documento METS describe una página web, en esta sección se contendrán los vínculos entre dicha página web y cualesquier imagen o contenido embebido en la misma. Comportamiento. Aquí se incluyen las reglas de acción al asociar software ejecutable con otros elementos del documento METS. 2.3. Metadatos de uso La recolección de datos sobre el uso de los recursos, no es algo nuevo. No nos resulta extraño que los servidores web incluyan funcionalidades para capturar las estadísticas de uso. No obstante, cualquiera que prestase un servicio (archivos, bibliotecas, museos, … pero también hospitales y comercios), de alguna manera, ha construido – incluso de manera rudimentaria – sus estadísticas de uso basándose en los datos generados en el día a día con la interacción con clientes y usuarios. Podemos hablar así de “datos de uso”, pero raramente nadie puede referirse a ellos como “metadatos de uso”. Con la popularización de internet el volumen de esos datos de uso ha crecido exponencialmente. Cuando nos referimos al registro actividades de un servidor solemos denominarlos con el anglicismo “logs”, que podríamos traducir como “bitácora”. Cuando ampliamos la escala y analizamos globalmente todo el tráfico de red se suelen denominar datos analíticos. Los metadatos de uso (generados por el uso de aplicaciones y servicios web) pueden ser muy reveladores al contener una grandísima cantidad de datos sobre los individuos y su comportamiento. Dado que somos seres sociales, cuando se describe InQnable © Preparadores Balduque 27 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 a una persona es casi inevitable terminar contraponiéndola o relacionándola con otras personas. Además, analizados en conjunto ofrecen una perspectiva sobre lo que podríamos denominar “redes sociales”: las conexiones entre los individuos, los lugares y los organismos o instituciones. Pero, además, si agregamos este tipo de datos a lo largo del tiempo se pueden hacer una serie de inferencias bastante incisivas. Los datos que se generan (a partir de nuestros datos de uso diarios, aparentemente sin relevancia) como fruto de estas inferencias y que – por tanto – pueden ser recolectados y vueltos a procesar – se denominan “datos expulsados” al suponer un subproducto de otros procesos. El hecho de que este tipo de datos estén separados del proceso que los produjo hace que se denominen, por afinidad, metadatos, aunque no se correspondan con lo que hemos definido como tales hasta ahora mismo. Si los metadatos se crean deliberadamente, los “datos expulsados” se producen de manera incidental como resultado de hacer otras cosas. Otros datos producidos de manera incidental son los que se generan por el mero uso de los recursos on-line, lo que – un poco antes – hemos denominado “logs” Los servidores web recolectan datos sobre las peticiones recibidas (y respondidas) por dicho servidor. En los logs de acceso se contiene información sobre el usuario que hizo la petición: dia y hora de esta, la aplicación que hizo la petición (por ejemplo un navegador web, indicándose la versión), la dirección IP del cliente [en realidad la que asigna el proveedor de servicio (ISP) al mismo, ya que un equipo nunca hace la petición sino que la redirige a través de los servidores de su ISP] y, si media una identificación de usuario para el acceso a determinados contenidos, el ID del usuario. Los logs de acceso a los servidores web son una herramienta fundamental para los administradores del sistema, ya que permiten evaluar el uso y los posibles problemas de funcionamiento del servidor, pero se quedan limitados a datos de carácter descriptivo. Por ello a los sistemas, progresivamente, se les van incorporando funcionalidades para que recolecten tipos específicos de datos sobre el uso que hacen los funcionarios de un sistema. Este tipo de datos cada vez son más importantes a la hora de planificar, especialmente cuando se combinan con software de auto-aprendizaje (lo que se denomina Inteligencia Artificial aunque, todavía, no lo sea) lo que permite a las máquinas establecer patrones que permiten ofrecer a los usuarios una respuesta más adecuada a los supuestos intereses del usuario e, incluso, adelantarse a los propios deseos del usuario. InQnable © Preparadores Balduque 28 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 En la Biblioteca Nacional Digital de Ciencias [National Science Digital Library (NSDL)] de los Estados Unidos se ha acuñado el término “para-data” (para-datos), para referirse a estos datos (o metadatos, si usamos una acepción amplia del tema) generados a partir de la recolección de datos de uso. Por lo general la mayoría de estos datos se están presentando de manera gráfica en forma de “paneles de control” (dashboards) en donde se reflejan las tendencias más acusadas y que, combinados con el uso de indicadores, pueden ayudar en la planificación o toma de decisiones. Metodológicamente, aunque sean datos procesados por máquina, no se puede considerar a estos subproductos de la recolección de los datos de uso como metadatos en sentido estricto. Otra discusión, de cara al futuro, es la utilidad de los esquemas de metadatos creados deliberadamente, frente a la “objetividad” de los datos recolectados por el uso y sus subproductos automatizados susceptibles de ser tratados con técnicas de “Big data”. Todo depende de la perspectiva ya que muchos de los conjuntos de metadatos se crearon para dar respuesta a problemas de estandarización que provocaban ruido en los primeros estadios de la web. En función del avance en indexación y análisis de contenidos mediante máquinas, muchos de estos conjuntos, especialmente los que requieran de intervención humana para completarlos, pueden verse arrinconados. 3. EL ESQUEMA DE METADATOS PARA LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO. La narración sobre el desarrollo de la política de Gestión de Documentos, que se trata en otro tema de este temario, y su relación con el Esquema de Metadatos para la Gestión del documento Electrónico se cuenta en una nota técnica del OBSAE, titulada El archivo electrónico es la última etapa del documento electrónico y firmado por el Subdirector General de Información, Documentación y Publicaciones (MINHAP), Gerardo Bustos Pretel. La norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos en su apartado VII.4 se refiere al Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) que incluye los metadatos mínimos obligatorios, definidos en las normas técnicas de interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente electrónico, así como otros metadatos complementarios pertinentes en una política de gestión y conservación de documentos electrónicos. Podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos. InQnable © Preparadores Balduque 29 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 El esquema de metadatos se inspira en el referente Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, adaptado al ámbito español y a los requisitos de nuestra normativa. Al igual que las guías de aplicación de las NTI en los archivos australianos también hay unas indicaciones para la aplicación de los estándares de metadatos de gestión documental. Dado que en el temario oficial de oposiciones se piden contenidos sobre el Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) vamos a usar la referencia australiana para varios propósitos, primero porque vemos el modelo original, sin mediatizar; luego porque explica, de manera bastante gráfica lo que son las entidades, que – una vez traducidas – viene a ser conceptos con los que estamos familiarizados al haberse tratado previamente cuando se hablaba de los niveles de descripción; esta parte es interesante en cuanto complementa el concepto de descripción multientidad. La norma utiliza un sistema estructurado para organizar la distribución de información sobre la gestión documental, usando los elementos “identidades”, “propiedades” y las “relaciones” entre ambas. Al conjunto de especificaciones que definen la estructura y sintaxis del sistema, así como los metadatos se le denomina AGRkMS Schema. En el cuadro (figure) 1 se visualiza como las entidades y las propiedades se relacionan entre sí y como los metadatos sobre entidades se consignan a través de sus propiedades. InQnable © Preparadores Balduque 30 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Para comprender el diagrama de flujo hay que empezar leyendo desde la parte superior derecha. Antes de consignar metadatos sobre un componente del “mundo real”(1), ya sea una persona, grupo, documento, documento electrónico, norma o relación hay que decidir previamente cuál de los tipos de entidad disponible (2) representa mejor el componente que se quiere describir: un documento administrativo(3), un productor o interviniente (4), una acción (5), una norma(6) o una relación (7).Una vez identificado el tipo de entidad (hay que moverse a la izquierda del diagrama), la entidad se puede describir usando las propiedades(8) y subpropiedades(9) existentes dentro de la norma. Algunas propiedades capturan información directamente como un valor descriptivo, mientras que otras lo hacen en sub-propiedades que describen más precisamente la propiedad. Otras propiedades pueden consignar un valor (10) en texto libre o tomado de una lista controlada (12); ya sea mediante una sintaxis normalizada o con un vocabulario controlado (14) En el estándar australiano se usa el modelo multientidad tal y como se usa en el estándar de metadatos para documentos ISO 23081 (Partes 17 y 28). Esto permite 7 ISO 23081.1, Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles. 8ISO 23081.2, Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues. InQnable © Preparadores Balduque 31 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 que se desarrollen descripciones independientes para cada una de las entidades relacionadas con la gestión documental. Una vez creada una descripción para una entidad (por ejemplo, un productor/interviniente – denominado literalmente “agente”) se puede reutilizar las veces que sea necesario invocándolo para relacionarlo con otra entidad (un documento). Según este enfoque, la entidad “relación” es el vínculo que permite que dos entidades (agente y documento) se relacionen. Figure 2 Relationships between entities in a five-entity model Como se puede ver la entidad “relación” es la clave para poder vincular unas entidades con otras. Igualmente, una entidad se puede relacionar con otra similar, de ahí las dobles flechas, así los documentos se pueden relacionar con otros documentos o agrupaciones documentales; o una persona (agente) se puede relacionar con otras personas u organizaciones. Incluso las relaciones se pueden relacionar (valga la redundancia) con otras relaciones. InQnable © Preparadores Balduque 32 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 El esquema e-EMGDE (que, por el momento, no es multientidad) establece: El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente. La descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc. Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes. Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad. En el siguiente diagrama se ilustran las relaciones, a alto nivel, entre los tipos de entidad. InQnable © Preparadores Balduque 33 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Como vemos no difiere mucho del esquema de Upward sobre cómo se produce la documentación y se incorpora a un SGD, desde el momento que se crea hasta que se decide su conservación permanente. InQnable © Preparadores Balduque 34 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 De hecho, cada una de las entidades del modelo de metadatos la podríamos ver en uno de los cuatro ejes en que se estructura el modelo y en los distintos círculos en que se va agrupando InQnable © Preparadores Balduque 35 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 De hecho, en el modelo de metadatos la entidad que falta es la que indica dónde se custodia la documentación que se está identificando mediante metadatos. El mandato o régimen legal estaría vinculado a las normas que vinculan determinadas funciones a los distintos organismos. InQnable © Preparadores Balduque 36 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 3.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construcción de un esquema de metadatos De acuerdo con la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos: - Las organizaciones garantizarán la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrónicos. - La implementación de los metadatos de gestión de documentos electrónicos para su tratamiento y gestión a nivel interno será diseñada por cada organización en base a sus necesidades, criterios y normativa específica. - Los metadatos de gestión de documentos electrónicos se articularán en esquemas de metadatos que responderán a las particularidades y necesidades específicas de gestión de cada organización. - El e-EMGDE, disponible en el Centro de Interoperabilidad Semántica, se utilizará para la adecuación a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión documental. - El e-EMGDE incluye los metadatos mínimos obligatorios, definidos en las NTI de Documento electrónico y Expediente electrónico, así como otros metadatos complementarios pertinentes en esta política de gestión y conservación de documentos electrónicos. Conforme a las directrices de la ISO 23081, es mejor y más sencillo para una organización adoptar un esquema normalizado de metadatos (como e-EMGDE) que ya existe que construir un esquema específico. Si se quisiera construir un esquema nuevo, eso implicaría la necesidad de gestionarlo y mantenerlo durante el tiempo de vida de los documentos. Además debiera asegurarse tanto la actualización del esquema como el mantenimiento de la compatibilidad en el pasado y en el futuro, la aparición de metadatos sobre el esquema de metadatos, su catalogación y el resto de la infraestructura necesaria para mantener la implementación, etc. 3.2. Uso del e-EMGDE Hay que tener en cuenta que, independientemente de la calificación que cada metadato reciba dentro del e-EMGDE en cuanto a la obligatoriedad de su implementación (obligatorio, condicional, opcional), todos ellos [a excepción de los recogidos como obligatorios en las NTI de Documento y Expediente electrónicos] son COMPLEMENTARIOS a efectos de intercambio, lo que significa que ninguna organización está obligada a adoptarlos ni a procesarlos y que pueden ser modificados en el tiempo. InQnable © Preparadores Balduque 37 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 No obstante, a efectos de descripción de Archivo se considera altamente recomendable el uso de los siguientes metadatos: e-EMGDE3.1-Nombre natural para documento y expediente electrónico, e-EMGDE4.1-Fecha fin para expediente electrónico y e-EMGDE8.1-Nivel de acceso para documento electrónico. Además de los metadatos de carácter obligatorio, es necesario que, con carácter previo a la existencia del expediente electrónico, sea dada de alta la serie documental en el Sistema de Información Administrativa (SIA), puesto que cada expediente deberá incorporar el correspondiente código SIA en el metadato clasificación. Es imprescindible que las diferentes unidades de gestión de los organismos tengan en cuenta que una buena parte de los metadatos necesarios para las series documentales se deben informar al dar de alta el procedimiento en SIA por lo que, al vincular un código con una serie documental se heredarán por dicha serie los metadatos ya informados. Como ya se ha dicho, dentro de las indicaciones de la ISO 23081, es incuestionable que para la correcta y completa gestión de documentos y expedientes electrónicos cualquier desarrollo se va a tener que realizar en un escenario multi- entidad (documento/expediente, órgano, procedimiento, clasificación-calificación). Si seguimos el Anexo VIII de la Política de Gestión de Documentos electrónicos del Ministerio de Hacienda, cualquier organismo que quiera aplicar el eEMGDE tendrá que plantearse la cumplimentación de cuatro bloques de metadatos: 1. Metadatos identificativos de la serie documental (vinculados con la información consignada en el Sistema de Información Administrativa) previamente identificada según el cuadro de clasificación vigente. 2. Metadatos de la serie documental heredables por los expedientes. Son aquellos metadatos, informados en el SIA de manera general para toda la serie y relacionados con la seguridad, acceso y conservación. Se corresponderían con la información que consignaríamos en el calendario de conservación del organismo9. 3. Metadatos del expediente electrónico. Son aquellos marcados como obligatorios en la NTI de Expediente Electrónico, y todos aquellos opcionales que una Política de Gestión Documental considere que, además, deben informarse para cada expediente10. 9En el caso del Ministerio de Hacienda la relación de metadatos heredables se contiene en el Anexo 6 10En el caso del Ministerio de Hacienda la relación de metadatos heredables se contiene en el Anexo 4 InQnable © Preparadores Balduque 38 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 4. Metadatos del documento electrónico. Son aquellos indicados como obligatorios, en la NTI de Documento Electrónico, y todos aquellos opcionales que una Política de Gestión Documental considere que, además, deben informarse. Hay que insistir en que cada organismo o entidad, dentro de su Política de Gestión documental podrá adoptar los metadatos opcionales que considere necesarios o aconsejables para su gestión. En este sentido, la cumplimentación de todos los metadatos del eEGMDE se considera recomendable, debiendo elegirse – por razones de tiempo o asignación de recursos – aquellos fundamentales para la adecuación de la gestión documental a las necesidades institucionales y el cumplimiento de las obligaciones legales. 4. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA ADOPCIÓN DE UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Debemos aclarar, eso sí, que en esta parte nos ocuparemos exclusivamente de los procesos y consideraciones previas a la implantación de soluciones informáticas cumplan con los requisitos pedidos para la gestión documental. La metodología que relatamos puede usarse para evaluar diferentes soluciones tecnológicas, como bases de datos, sistemas de gestión de documentos electrónicos y/o sistemas de gestión de documentos en papel. Sin embargo, no entraremos en un análisis detallado sobre especificaciones funcionales, mantenimiento y procesos de compra ya que esto, como veremos al final del tema, debemos dejárselo a los técnicos informáticos si no contamos con una sólida formación en estos aspectos. 4.1. Definición de las necesidades de gestión y actuación Definir el problema11 Vincular los objetivos del proyecto con los objetivos del organismo12. 11 Antes de implantar una aplicación informática es necesario definir con claridad qué queremos que haga y qué problemas queremos que nos solucione. Puede que haya varias razones que justifiquen el cambio de los procesos basados en papel a procesos electrónicos, o la actualización de un sistema electrónico ya existente. Las razones deben ser la mejora del acceso, la eficiencia, confiabilidad y trazabilidad. 12 La concreción de los problemas y las soluciones propuestas forman parte de la definición de las necesidades. El objetivo de la aplicación informática que se propusiera debiera estar directamente ligado con los objetivos, en su sentido más amplio, del organismo. Hay que examinar las practicas organizativas presentes para poder maximizarlas o minimizarlas. InQnable © Preparadores Balduque 39 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Desarrollar el proyecto con el cambio de la organización como el objetivo principal13 Desarrollar el proyecto para cumplir con las estrategias tecnológicas e informativas del Organismo14. Identificar las necesidades más amplias del sector público15 4.2. Constitución de un grupo básico de desarrollo y coordinación del proyecto. Es necesario establecer un grupo básico del proyecto que ayude a redactar y revisar el proyecto. Es recomendable constituir un comité de dirección para controlar el proyecto. Una buena dirección de proyecto es básica para el éxito del mismo. Y, para asegurarse que todo el valor del proyecto se entiende y se valora es recomendable adoptar practicas tales como el patrocinio de un directivo, informes regulares sobre la marcha del mismo y el desarrollo de un marco de trabajo sobre problemáticas y riesgos. 4.3. Evaluación del programa vigente de gestión de documentos Comparar las prácticas vigentes de gestión documental con las recomendadas en los estándares de Buenas prácticas16. Evaluar las Programas, Sistemas y Procedimientos de gestión documental Los procedimientos, sistemas y políticas de gestión documental deberán examinarse y evaluarse para saber si se pueden aplicar a documentos electrónicos. 13 El primer error que evitar es considerar el proyecto como algo meramente tecnológico. Los aspectos tecnológicos son a menudo la parte más sencilla. Establecer unas buenas prácticas de gestión documental, ya sea para documentos en papel o electrónicos supone más un cambio organizativo y “cultural” que otra cosa. Muchos organismos han implantado soluciones técnicas perfectas que han fracasado por la falta de aceptación entre los usuarios del sistema. 14 Muchos organismos tienen planes estratégicos de Tecnologías de la Información y de gestión de esta. Si dichos planes existen el proyecto debe ser conforme a las directivas marcadas en ellos. Si no existe ningún plan estratégico, quizás fuera útil redactar uno en este momento. Esto aseguraría que cualquier aplicación presente y futura entroncase con los objetivos a largo plazo. 15 A la vez que se consideran las necesidades del organismo en particular, el plan debiera considerar como los problemas y las soluciones propuestas a los mismos entroncan con los objetivos y prioridades del sector público en general. 16 Es importante que cualquier sistema, ya sea sobre papel o electrónico, registre documentos sistemáticamente, de manera adecuada y asegurando la integridad de las descripciones. Si los principios básicos de la gestión documental no se desarrollan en un organismo, la introducción de un sistema electrónico de gestión documental no lo solucionará y, en algunos casos, puede incluso exacerbar problemas pre-existentes. InQnable © Preparadores Balduque 40 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Las tablas de valoración y retención, y los planes de archivo debieran comprobarse para asegurarse de que son efectivos y se usan de manera apropiada antes de que sean aplicados a los documentos electrónicos17. Es importante que las políticas de gestión documental establezcan claramente lo que se espera del personal y expliquen claramente lo que hay que hacer para implantar dichas políticas18. Una vez que se ha seleccionado una aplicación informática se pueden añadir a las políticas de gestión documental procedimientos específicos relacionados con la gestión documental electrónica. Hacer inventario de la documentación en depósito19 Evaluar las habilidades y capacidades del equipo de gestión documental20. Identificar papeles, responsabilidades y definir la estructura del equipo de gestión documental21 4.4. Definir los requisitos del usuario Elegir una actividad o función que necesite mejoras22 Mapas de procesos y flujos de información23 17 Unas malas tablas de valoración y clasificación ralentizarán o serán una tara en la adopción de una aplicación informática. A menudo es necesario invertir en el desarrollo de nuevas tablas de valoración en los estadios iniciales del proyecto. 18 La captura de los documentos electrónicos, particularmente los correos electrónicos, significa que las responsabilidades en la gestión documental son de toda la plantilla. 19 Es útil saber exactamente cuanta documentación hay en tus depósitos ya que será fundamental para tomar decisiones como períodos de retención, bajas, migración, digitalización e, incluso, el estado de la tramitación de los documentos en papel. También ayuda a determinar las especificaciones funciones de una aplicación informática al determinar la capacidad del sistema y el (posible) crecimiento de este. 20Hay que tener en cuenta que el personal que trabaja con los documentos, a partir de ahora, tendrá que tratar con documentos en un contexto nuevo, lo que requerirá toda una serie nueva de habilidades y la atribución de competencias igualmente nuevas. Por tanto, será necesario un reciclaje en la formación del personal que vaya a tratar con el Nuevo sistema antes de la implantación de este. 21 Cuando un organismo re-considerase los recursos y ubicación asignados a las funciones de archivo dentro de su estructura organizativa las necesidades de formación se incrementarán y el equipo de archivo tendrá que trabajar estrechamente con el de las tecnologías de la información. 22 Para obtener una aplicación informática eficiente en primer lugar hay que detectar y definir el problema con exactitud. Un organismo puede querer examinar sus actividades asociadas con sus funciones (por ejemplo, creación de documentos, proceso de aplicaciones, etc.) más que perseguir la introducción de una aplicación informática para todos sus procesos al mismo tiempo. 23 Para comprender como las tecnologías de la información pueden mejorar los procesos existentes es necesario hacer un mapa de cada paso del proceso y asociarlo con los flujos de información. InQnable © Preparadores Balduque 41 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Identificar trámites y documentos creados y usados en las actividades24. Identificar el rango de las opciones25 4.5. Identificando costes y beneficios Una vez que se tienen claras las opciones posibles, se debe detallar los costes y beneficios de cada una de ellas. Sabiendo las opciones existentes y con una recomendación sobre la aplicación informática más adecuada se debiera pasar al siguiente paso del plan. 4.6. Ampliar el equipo, inicial, del proyecto El equipo inicial debe ampliarse para incluir: Un gestor de proyecto Expertos en diferentes especialidades. Por ejemplo, legales, financieros o técnicos en el área de la que nos ocupemos. Un comité rector, presidido por el patrocinador del proyecto (si es que no se ha establecido antes). El organismo pudiera desear contra con recursos internos y externos para colaborar con el proyecto. Es importante que todos los integrantes del proyecto compartan una idea común y estén familiarizados con la terminología que se usará para el mismo. 4.7. Definir el plan del proyecto Una vez establecido el equipo de proyecto debiera pasarse a confeccionar un plan detallado del proyecto. Dicho plan debiera cubrir las siguientes áreas: Alcance Calendarios Recursos Responsabilidades Hitos Riesgos 24Una vez que se ha completado el mapa de los procesos y los flujos de información se puede identificar los documentos necesarios llevarlos a cabo. Esto es un paso importantísimo para asegurarse de que todos los trámites relacionados con las actividades del organismo son identificados y que queda constancia de las mismas en el registro de la herramienta tecnológica que desarrollemos. 25 Mientras se explora el rango de las opciones para las soluciones tecnológicas, hay que preguntarse si el organismo quiere una aplicación única que cobra todas las funciones y tipos de documentos o si deben gestionarse con sistemas independientes. A la hora de tomar en cuenta las posibles opciones, también es importante recordar los objetivos a largo plazo y dejar la suficiente flexibilidad en el diseño en el sistema para permitir los cambios administrativos. InQnable © Preparadores Balduque 42 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 4.8. Consideraciones para elegir una aplicación de gestión documental. Si existiese un cuadro de clasificación previo, debiera revisarse para asegurarse que sea conforme a las funciones del organismo y se adapte al diseño del sistema. Cuando se re-diseñe un cuadro de clasificación o se cree uno nuevo, será necesario tomar una decisión sobre si los documentos electrónicos y los documentos en papel compartirán el mismo cuadro. Cuando el cuadro de clasificación existente sea redundante o inadecuado, las opciones serán bien aplicar ambos cuadros o adoptar un cuadro de clasificación completamente nuevo para el nuevo sistema. En función de la decisión que se adopte habrá repercusiones para las migraciones de los datos ya existentes. 4.9. Migración Cualquier diseño de una aplicación informática deberá tener en cuenta el problema de la migración. En muchos casos habrá algún tipo de herramienta electrónica ya creado por el organismo. La principal decisión por tomar será si los datos ya existentes serán migrados en el sistema que reemplaza al viejo. Si la decisión que se adopta es migrar los datos electrónicos, habrá que decidir qué cantidad de datos se migran y los requisitos de dicha migración Si la decisión es no migrar los datos habrá que tomar una decisión sobre cómo se conservan los datos que sean de conservación permanente. Si el sistema existente se basa exclusivamente en papel, habrá que decidir si los documentos en papel serán escaneados y vinculados al Nuevo sistema. O si sólo se usarán una serie de instrumentos de descripción que permitan localizar los documentos antiguos. 4.10.Consideraciones legales Cualquier aplicación informática debe ser conforme al marco legislativo. Idealmente, los organismos públicos debieran crear unas tablas de valoración y retención de documentos para que, una vez aprobadas por el organismo pertinente, sirvieran de referencia previamente a la implantación y en el momento del diseño del nuevo sistema. Las tablas de valoraciones debieran cubrir tanto los documentos en papel y electrónicos. Si se van a contener datos personales en el sistema informático, los organismos tendrían que pensar si necesitarán un informe sobre “impacto de privacidad” en el momento en que se esté diseñando el sistema, para asegurarse de que se cumplen los principios de Protección de Datos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el cuidado en la protección de datos no debe conducir a la destrucción de documentos. 4.11.Eligiendo una aplicación Antes de seleccionar un producto, es conveniente ver qué han hecho otros organismos que se han enfrentado a proyectos similares. InQnable © Preparadores Balduque 43 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Se requiere la preparación de una especificación funcional detallada. Esto permite que el organismo se asegure de que todos los requisitos se integran dentro de la aplicación y, al mismo tiempo, nos ofrece una “medida” sobre la cual comparar la idoneidad de los productos propuestos. Para una correcta implantación de una aplicación informática es muy necesario un plan sobre los cambios en la gestión; aunque el sistema sea bueno el organismo no se beneficiará de las mejoras al menos que los usuarios lo asuman como propio y lo usen. El sistema debe incorporar una herramienta de seguimiento del uso, para poder saber la frecuencia con que se usa y qué partes tienen una baja frecuencia de uso. Habrá que hacer una revisión con posterioridad a la implantación. La revisión deberá examinar qué cosas funcionan bien y qué cosas deben mejorarse. 4.12.Mantenimiento continuo No se debe subestimar la importancia del seguimiento y mantenimiento continuo de una aplicación. Las actualizaciones del sistema y de los programas de formación continua de usuarios son alguna de las labores de mantenimiento continuo que debemos abordar. 5. MOREQ 5.1. Contexto. Los DLM-Forum. La cadena de acontecimientos que condujeron a la creación del foro DLM26 (DLM- Forum) comenzó el 14 de noviembre de 1991 cuando el Consejo Europeo de Ministros de Cultura adoptó una resolución sobre organización de archivos27. La resolución proponía a la Comisión Europea que “estableciese un grupo de expertos, nombrados expresamente por los estados miembros, para que evaluasen a qué nivel sería aconsejable extender la coordinación de la política y práctica archivísticas”. El grupo de expertos preparó un informe sobre la coordinación de archivos titulado “Archivos en la Unión Europea”. Dicho informe, publicado en 1994 por la Oficina para Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas, pronto se conoció como el “Libro Negro”. El informe condujo a las conclusiones del Consejo Europeo de 17 de junio de 1994 sobre una mayor cooperación en el campo de los archivos28. Las conclusiones destacaron una serie de iniciativas una de las cuales fue la creación de un “foro multidisciplinar para que considerase los problemas de la gestión, instalación, conservación y recuperación de datos legibles mediante máquinas en el entorno de trabajo de la Comunidad. 26DLM es un acrónimo de la expresión francesa «Données Lisibles par Machine», en español «datos de lectura automática». 27 OJ,91/C 314/02 28El foro DLM tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de junio de 1994, sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03) InQnable © Preparadores Balduque 44 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 Sobre estas bases la Comisión decidió organizar dicho Foro multidisciplinar en colaboración con los Estados Miembros. El fórum pasó a denominarse DLM-Forum y su principal objetivo es investigar, promocionar y desarrollar posibilidades para incrementar la cooperación en el campo de los archivos electrónicos tanto en los propios estados como a nivel comunitario. Hay que señalar que, cuando se creó el fórum DLM era un acrónimo tomado de la expresión francesa “donées lisibles par machine” (datos legibles mecánicamente), no obstante, desde la celebración del DLM-Forum de Barcelona, en 2002, el acrónimo ha pasado a significar “Document Lifecycle Management” (Gestión del ciclo vital del documento). Con anterioridad al de Barcelona ha habido otras reuniones, con una periodicidad de tres años. La primera fue en Bruselas, del 18 al 20 de Diciembre de 1996, planteándose el problema de la cooperación a nivel europeo. Entre los 10 puntos que formaban las resoluciones del primer DLM-Forum estaba la exhortación para establecer unos requisitos funcionales para la gestión de datos y documentos de archivo en la administración pública y en el sector privado. Dicho llamamiento posteriormente desembocaría en la redacción del MoReq. Otro aspecto importante que se destacó fue la solicitud de un programa de formación de administradores y archiveros en el que se abordasen los aspectos técnicos del manejo de documentos electrónicos para poder desarrollar las habilidades técnicas necesarias en las tecnologías de la información. 5.2. El proyecto MoReq Cada DLM-Forum ha llevado al desarrollo de nuevos proyectos en el campo de la gestión, conservación y la mejora en el acceso (continuado) a los documentos electrónicos. El resultado más significativo que surgió del DLM-Forum de 1996 fue que, por primera vez, se abordó la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en 1991, en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Con posterioridad, la Dirección General Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de especificación como parte del programa de intercambio de datos entre administraciones (IDA). Tras la celebración de una licitación abierta en 1999, en 2000 comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de 2001. De su desarrollo se ocupó un pequeño equipo de consultores especialistas de la empresa Cornwell Affiliates plc, que contó con el apoyo y la orientación de un grupo de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado. La especificación MoReq, que estuvo disponible inicialmente en formato electrónico29, se publicó por la Comisión Europea como una separata INSAR a comienzos de 2002 y ha sido traducida a 7 idiomas. Esta especificación describe un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo (MoReq) e incide especialmente en los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo 29 http://europa.eu.int/idabc/en/document/2631/5585 InQnable © Preparadores Balduque 45 de 58 Curso Ayudantes de Archivos Archivística Tema 58 mediante un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo). La especificación se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen. Desde su presentación MoReq fue muy valorado pero se vio que con el avance tecnológico y la sofisticación de los documento