Tema Control de productos, materiales y equipamiento.pdf

PRODUCTOS,MATERIALES Y EQUIPAMIENTO CFGS ALLOTJAMENTS TURÍSTICS Introducción La gestión y control de recursos es responsabilidad de la gobernanta y estos suponen una partida importante en los presupuestos. La falta de control puede suponer un incremento en los costes de producción, afectando al marg...

PRODUCTOS,MATERIALES Y EQUIPAMIENTO CFGS ALLOTJAMENTS TURÍSTICS Introducción La gestión y control de recursos es responsabilidad de la gobernanta y estos suponen una partida importante en los presupuestos. La falta de control puede suponer un incremento en los costes de producción, afectando al margen de beneficio del hotel. Se debe fomentar el cuidado de las instalaciones y del material 1.1 Definición y clasificación de utensilios, equipo y lencería Las llaves Se diferencias las usadas por los clientes y lo empleados. Importantes para la seguridad. Ha evolucionado su diseño y tecnología. La gobernanta las asigna, distribuye, recoge y custodia. Las llaves convencionales De hierro y unidas a un llavero que es la imagen del hotel. Diseño incómodo para que no se las lleven. Algunos hoteles pequeños o clásicos las mantienen con llaveros singulares. Fomentan relación con cliente y se sabe si está dentro o fuera, lo que sirve para saber si se puede limpiar o no la habitación. En caso de pérdida, hay que cambiar cerradura. Puede resultar incómodo para el cliente tener que pasar por recepción. Las llaves modernas Tarjetas magnéticas que van con cerraduras electrónicas que se dan en sobre o carpetita. No figura número en la tarjeta, así que se podrán asignar habitaciones diferentes en otros usos. No hace falta dejarla en recepción. Se puede usar para poner en marcha el sistema eléctrico. Permite saber qué llaves han abierto la cerradura Tipos de cerraduras electrónicas Autónomas:para hoteles pequeños o medianos hasta 200 habitaciones. Van con pila y no requieren cableado. A la red: requieren inversion importante y cableado. Permite cargar los consumos en el hotel y puede incorporarse a los modelos de llaves convencionales. Las llaves maestras Llaves que permiten abrir varias zonas en función del cargo y funciones. Deben tomarse medidas de control de estas llaves para la seguridad: -Se firma recogida y entrega en hoja de control. -Al final de la jornada se guardan en caja fuerte. -Si se pierde, se avisa a la gobernanta y se inutiliza. -Nunca se prestan. Si se necesitan, se acompaña. -Se llevan siempre encima, no se dejan en ningún lado. El carro de la camarera Se traslada la ropa y el material desde los officces. Tiene que estar ordenado. Pueden ser cerrados. El de la mañana es más completo porque requiere más material. La distribución suele ser: cuerpo central para ropa limpia, estante adicional superior estrecho para papelería, base superior para productos de bienvenida, soporte lateral para bolsa de tela para la ropa sucia (a veces tiene 2 bolsas) y soporte lateral con bolsa de plástico con tapa para la basura). Consideraciones para elegir el carro Ancho del pasillo. La forma del pasillo (recto o con esquinas) Tipo de suelo del pasillo (tipos de ruedas, motor) Su envergadura (si hay que limpiar varios pisos, tiene que caber en el montacargas). Algunos se pliegan. Su capacidad (según habitaciones a limpiar) Su altura (debe permitir visión total para no dar golpes ni rozaduras).Mejor tirar de él que empujar. Organización del carro La gobernanta da la instrucciones, dependerán de tamaño hotel y funciones. En el office, en el pasillo o todos en la planta en la que se distribuye la ropa (en hoteles grandes) El montaje en general siempre debe ser igual (para facilitar sustituciones, etc) Debe estar ordenado (imagen hotel). Tipos de carro Carro Carro Carro Carro para la limpieza del baño. para la ropa sucia. para cambios de habitación. de recogida selectiva de basuras. Utensilios de limpieza Cubo, mochos, guantes, plumeros, bayetas... 1.2 Necesidades de aprovisionamiento En el departamento se necesitan todo tipo de materiales, que incluye los elementos de decoración, que también son responsabilidad de la gobernanta. Hay dos tipos con procedimientos de adquisición diferentes: Consumos Inversiones Proceso de compras Depende del tamaño del hotel. Normalmente: En hoteles pequeños, no hay economato como departamento, solo almacén. En medianos, un encargado se encarga del economato , que es un conjunto de almacenes. En grandes, es como un supermercado y el jefe del economato tiene rango de jefe de departamento. Si el responsable del economato es también jefe de compras, selecciona los productos y los jefes de departamento prueban y dan opinión. Factores a tener en cuenta a la hora de comprar Conocer necesidades del hotel Establecer prioridades de lo que es necesario Anticiparse y planificar con antelación Gestionar bien lo que se tiene Conocer los productos que hay en el mercado Ser receptivo/a a las novedades y realizar pruebas si hay garantías en las fichas de seguridad de los productos Cómo debe actuar la gobernanta a la hora de comprar Atender a los proveedores como si fuesen clientes Organizar unas horas para atenderles Rechazar con diplomacia lo que no interesa Mantener ética firme (no aceptar regalos) No forzar al proveedor en la negociación Comprar mejor calidad-precio Tener en cuenta el servicio que debe dar el proveedor Cómo es el proceso de compras Recepción de mercaderías Control Almacenaje Distribución Gestión de envases Eliminación de desechos Proceso de compras en hoteles independientes Si no hay jefe de compras, la gobernanta deberá elegir productos y proveedores y hacer esta tarea. Proceso: Seleccionar proveedores (distinguir fabricantes y distribuidores) Se suelen hacer por mail (confirmar modelo,calidad, precio, plazo de entrega, forma de pago, garantía, servicio posventa, reposiciones Proceso de pedidos. 2 tipos: -Productos relacionados con consumo (gel, detergentes) se pide desde el economato. -Inversiones (lámpara, carro de camarera) se hace una solicitud de compra presentando mínimo 3 presupuestos y dirección lo debe aprobar. Proceso de compras en hoteles de cadenas Se suelen obtener mejores precios. Hay normas generales establecidas. Proceso: Seleccionar proveedores (se encargan los servicios centrales, que hacen llegar la información a los hoteles) Proceso de pedidos. A veces no lo hace la central, pero tiene que pedirse a los proveedores ya propuestos y los productos ya elegidos. En cada cadena puede ser diferente, normalmente se rellenan plantillas simplemente marcando la cantidad. 1.3 Recepción de productos y control de calidad Debe estar planificada y tener un horario.Hay que comprobar que el albarán se corresponde al pedido. Hay carros para recepción de mercaderías. Se debe controlar: Producto, presentación, caducidad Cantidad Calidad Precio Documentación (fichas, garantías, instrucciones...) Posibilidad de eliminación de embalajes 1.4 Criterios de almacenamiento Las mercaderías se clasifican y ordenan por grupos y familias también en la distribución física.Hay que gestionar el espacio. Criterios: Reducción de posibilidad de deterioro Asignación de código según familia Naturaleza de los materiales Envasado Volumen Peligrosidad Requisitos legales Criterios medioambientales Gestión del espacio Los riesgos a tener en cuenta para definir ubicación son: los robos, deterioros, derrames, incendios, accidentes (pasillos deben ser rectos hacia la salida)y la inaccesibilidad. Deben tener buen acceso desde el exterior y con pasillos anchos, puertas abatibles y sin escaleras para llegar al montacargas. Otros factores importantes son: la luz, temperatura, humedad, ventilación e idoneidad para la conservación Debe primar el orden y la limpieza. Gestión de entradas y salidas Es importante el control exhaustivo y comprobar que las entregas tienen la cantidad exacta de entrada y salida. Los documentos para el control de existencias son: El vale de pedido: sirve para que los jefes de departamento hagan los pedidos y para el economato como comprobante de salida para imputar los consumos al departamento correspondiente. Puede asignarse día de pedido y recogida. Ficha de producto (características, precio, calidad, proveedor) Resumen diario de entradas y salidas.Permite controlar stock, consumos y gastos. Para las entradas se tendrá el albarán del proveedor y para las salidas el vale de pedido firmado por responsable departamento 1.5 Cálculo de stocks y realización de inventarios La gobernanta hace el control de consumos y el encargado del economato de la gestión de stocks en muchas ocasiones. Stock mínimo: cantidad necesaria para cubrir un determinado. Se calcula teniendo en cuenta: Cantidad que se consume como promedio diario Porcentaje de ocupación prevista Tiempo que tarda en llegar el pedido Porcentaje de seguridad periodo SM=Promedio consumo diario x días que tarda pedido+%seguridad Stock máximo: tope que se puede tener de cada producto en stock o almacenado Los inventarios: recuento mensual de todos los artículos del almacén general para contabilidad. Se consigue la revisión del estado de conservación,el control cuantitativo real y la detección de excedentes. Ayuda a tenerlo organizado. Cálculo de consumos: es necesario para controlar los gastos. El de amenities es el más importante del departamento. Ejemplo: consumo de botellitas de champú de marzo= inventario fin febrero o 1 de marzo 500+ unidades recibidas 200- inventario fin de marzo 300= 400 Grado de rotación de materiales y productos Se debe controlar para evitar caducidades y deterioro facilitando la salida de lo que ha llegado antes. Cuando los consumos son estables se facilita la compra de material porque la previsión es más fiable. Factores que alteran la rotación son: Los cambios a la baja de ocupación La incorporación de nuevos productos El cambio de logotipo La entrada de nuevos proveedores El remanente de productos Los nuevos materiales y el abandono de los habituales El retraso en toma de decisiones sobre cambios de productos Cálculo del índice de rotación Se dividen la salidas mensuales entre la media entre las existencias iniciales y finales. Ejemplo: salida botellitas de gel marzo= 1000 inventario inicial=400 inventario final=500 La suma de inventarios es 900 y su media 450 índice de rotación=1000/450=2,2 veces se han renovado 1.6 Criterios existencias para la valoración de Se debe conocer el valor de las existencias para hacer el seguimiento de los resultados. Los precios de los productos varían y en el economato conviven productos idénticos que han entrado con diferentes precios. Los principales métodos para valorar las existencias son: FIFO (first in, first out).Se aplica el valor según el precio que entró primero. LIFO (last in first out). Valora las existencias al precio de los últimos productos. CMP (coste medio ponderado).El más usado. Se hace una media de todas las unidades. 1.7 Criterios de gestión medioambiental aplicables El grado de compromiso varía con cada empresa. Es un valor añadido tener política medioambiental. Se pueden tener certificaciones como la ISO 14001 o el EMAS. Se pide a los clientes que colaboren con el control del consumo del agua, el uso de las toallas, cambio de sábanas, etc. Criterios medioambientales para la realización de compras Comprar a proveedores con certificación medioambiental Requerirles documentación sobre buenas prácticas Seleccionar productos sin envoltorios superfluos Requerirle retirada de envases para su reutilización Solicitarles documentación que acredite eliminación de envases Evitar compra de monodosis Escoger productos concentrados para eliminar uso de envases Los productos de acogida son individuales como los productos de gel y champú y generan muchos residuos. Soluciones ecológicas Usar envases ecológicos o de papel reciclado Instalar dispensadores de gel Que el cliente pida los productos de acogida solo si los necesita (decir que están a su disposición) Criterios para almacenar Orden, limpieza y registro con día, hora y persona expuesto en la puerta. Pasillos despejados. Limpieza mecanizada para evitar polvo. Valorar carga máxima del suelo. Cargas más pesadas junto a paredes y columnas Materiales no pueden tapar señales salida emergencia, extintores... Formas de almacenar Apilamiento en bloque Estibado Estantería (hoteles con mayor volumen) Según tipo de envase tendremos: bidones, barras, sacos y cajas. Según tipo de sustancias tendremos: peligrosas (almacenadas por separado), derramables, inflamables ( separadas de los corrosivos), etc. Hay que seguir las indicaciones de las fichas de los productos.