Gestión de la Compraventa en Establecimientos Comerciales PDF

7 GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA EN UN ESTABLECIMIENTO COMERCIAL  Objetivos del tema ▶ Conocer las funciones y características del terminal punto de venta (TPV) y el software asociado a este. ▶ Comprender la importancia del uso de sistemas de gestión comercial en relación con la...

7 GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA EN UN ESTABLECIMIENTO COMERCIAL  Objetivos del tema ▶ Conocer las funciones y características del terminal punto de venta (TPV) y el software asociado a este. ▶ Comprender la importancia del uso de sistemas de gestión comercial en relación con la gestión integrada del aprovisionamiento. ▶ Familiarizarse con los periféricos del terminal punto de venta y su funcionamiento en el proceso de venta. ▶ Aprender cómo dar de alta una empresa o un negocio en el software, así como los demás elementos esenciales para que funcione de manera automatizada: provee- dores, clientes, almacenes, artículos, etc. ▶ Conocer las opciones de configuración en el software para poder gestionar pedidos, albaranes, facturas y formas de pago, así como presupuestos, promocio- nes, informes y gráficos estadísticos. ▶ Familiarizarse con el proceso del cobro de mercancías en el punto de venta y aprender a configurar el terminal en el punto de venta. Terminal punto de venta Software de gestión Empresa Gestión integrada de aprovisionamiento Proveedor Cliente Artículo Almacén Periféricos Gestión de pedidos Gestión de facturas Gestión de albaranes Gestión de formas de pago Gestión de garantías Gestión de presupuestos Configuración TPV Estadísticas e informes Trazabilidad Aplicaciones ofimáticas Introducción En este tema hablaremos de los terminales punto de venta (TPV) y el software asociado. Nos enfocaremos en sus elementos esenciales de funcionamiento (empresa, almacén, proveedores, artículos, clientes, etc.) y en cómo, gracias a la integración y sincronización con otros programas y procesos telemáticos, se puede lograr una gestión co- mercial eficiente. Explicaremos cómo los softwares de gestión comercial son fundamen- tales para llevar a cabo una gestión integrada del aprovisionamiento. 317  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial Conoceremos los periféricos que se conectan al terminal para que este funcione correctamente. Asimismo, detallaremos resumidamente cómo se gestionan los pedidos, albaranes, facturas y formas de pago en el terminal punto de venta. Continuaremos comentando cómo se gestionan las promociones y los presupuestos. Seguidamente, describiremos el momento del cobro de mercancías en el TPV y resumiremos la manera en que podemos con- figurar el TPV. A continuación, nos detendremos en los informes y en gráficos estadísticos que podemos generar desde nuestro programa, conoceremos el concepto de trazabilidad y finalizaremos comentando qué herramientas ofimáticas pueden servir de complemento a nuestro sistema gestión comercial. 7.1. Software para terminales punto de venta La gestión de la compraventa en un establecimiento comercial requie- re una serie de procesos y herramientas tecnológicas que faciliten las operaciones diarias y aseguren una administración eficiente. En este contexto, hay dos elementos indispensables que nos pueden ayu- dar en esta tarea: el terminal punto de venta (TPV) y el software asociado a este. Un terminal punto de venta (TPV) es un sistema informático que gestiona las transacciones de venta en una tienda y que permite registrar productos, calcular precios, procesar pagos y emitir recibos de manera eficiente y rápida. 318  Procesos de venta Ejemplo de terminal de punto de venta (TPV). En términos generales, los TPV pueden ser integrados (todos los peri- féricos se encuentran en una sola pieza compacta), modulares (puede ser un ordenador personal al que se le conectan los periféricos, según las necesidades del comercio) o virtuales (en el caso de plataformas de pago para comercio electrónico). Sus funciones básicas se pueden resumir en las siguientes: Registran las ventas de productos o servicios, incluyendo el pre- cio, la cantidad y la forma de pago. Cobran las ventas mediante diferentes métodos de pago, como efectivo, tarjetas de crédito o débito, vales descuento, etc. Emiten tickets de compra que detallan la información de la transacción. Dependiendo del sector comercial, así será el software asociado al terminal. En ese sentido, un TPV del sector retail presentará ciertas ca- racterísticas y funciones (la compraventa se produce en el momento), mientras que un TPV del sector hostelería presentará otras (primero se registra la venta y posteriormente se cobra); es decir, se trata de programas específicos para cada sector, los cuales pueden venir por defecto (los desarrollan los fabricantes) o instalarse posteriormente. Para otros casos, existen también softwares diseñados de acuerdo con las necesidades y la naturaleza de un negocio o una empresa. La elección de este dependerá de factores como el tamaño del negocio, el tipo de productos o servicios que se venden y el volumen de ventas, entre otros. Actualmente, los sistemas TPV pueden operar a través de una red única de ordenadores, la cual se instala en un servidor local o en la nube. 319  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial En el caso de negocios con grandes volúmenes de venta, aprovisio- namiento y gestiones administrativas y contables más complejas, los softwares suelen disponer de funciones específicas para automatizar procesos y optimizar tareas relacionadas con el inventario, el manejo del stock, el control de clientes y proveedores, la contabilidad, los datos y las estadísticas de ventas, etc. Más allá de estos, los apartados básicos de la mayoría de los softwares de gestión asociados a TPV suelen ser, tanto para las ventas como para las compras: comercial, empresa, almacén, administración, utilida- des y asistencia técnica, entre otros. Para + info Dependiendo de si son para uso en tienda física u online, algunos de los softwares más usados y reconocidos de España son: Especializados en Especializados en Gratuitos tiendas físicas e-commerce FactuSOL Shopify POS Hiboutik Glop TPV Square POS PV AM System Comercios Lightspeed POS Free Restaurant Agora Comercio POS Software WooCommerce uniCenta oPOS POS Napsis Numier TPV PrestaShop POS TPV gratuito 123 Dado que estaremos utilizando como ejemplo el software de FactuSOL, puesto que es sencillo y fácil de manejar, te dejamos aquí un tutorial de cómo instalarlo desde cero y de cuáles son sus aspectos más importantes: n9.cl/6soaf 320  Procesos de venta 7.2. Gestión integrada del aprovisionamiento El aprovisionamiento consiste en el manejo de las materias primas desde su lugar de origen hasta donde serán transforma- das, almacenadas, preparadas para su venta o vendidas. La gestión de aprovisionamiento es el proceso de planificación y control de los materiales, productos y servicios necesarios para el funcionamiento eficiente tanto de una empresa industrial (compra materia prima para fabricar, manufacturar o elaborar sus productos) como comercial (compra mercadería y la vende sin transformarla a sus clientes finales). Dicho proceso es parte del llamado ciclo de aprovisionamiento; es decir, desde que compramos las existencias hasta que las comercializamos. Su finalidad es asegurar que dispongamos de los productos adecuados en las cantidades necesarias, a un coste adecuado y en el momento opor- tuno. Se puede entender desde dos aspectos principales: Compras: es conveniente prever la demanda para evitar tanto el exceso como la falta de productos. Para ello, debemos llevar a cabo una selección de proveedores confiables y lograr una nego- ciación de precios favorable para así mantener la rentabilidad de nuestra empresa. Gracias a la planificación, podemos determinar cuándo, cuánto, cómo y a quién comprar, partiendo tanto de factores propios del funcionamiento de nuestra empresa como de factores externos (cambios en el mercado, etc.). Un buen aprovisionamiento sugiere haber diseñado una estrategia que nos asegure un panorama pro- picio a futuro. Inventario: aquí es preciso que nos respondamos las siguien- tes preguntas: ¿de qué disponemos?, ¿dónde lo tenemos?, ¿qué cantidades podemos mantener? Un buen control del inventario pasa por analizar las necesidades reales, determinar las previ- siones y cálculos en un futuro, así como del conocimiento de las rotaciones; es decir, tener una visión integral y, a partir de allí, planificar, de manera que siempre haya productos disponibles sin incurrir en costes innecesarios, pérdidas por almacenamiento ex- cesivo o desabastecimiento. 321  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial Por ello, es necesario que el software de nuestro TPV se integre con otros programas u otras herramientas del sistema operativo de nuestro establecimiento o empresa. Veamos algunas de las acciones principa- les que, gracias a la sincronización de datos y a la automatización de procesos, inciden en la gestión del aprovisionamiento en tiempo real: El sistema monitorea constantemente los niveles de stock de cada producto y genera alertas cuando están bajos o cuando se agota un artículo. Cuando los niveles de inventario alcanzan un punto de reorden, el sistema puede generar automáticamente pedidos a los provee- dores, de manera que siempre tengamos suficiente producto en stock. Si tenemos varias tiendas o almacenes, el sistema puede gestionar el inventario de todos ellos de forma centralizada y optimizar así la distribución de los productos. Utilizando datos históricos de ventas y otros factores, el sistema Para + info puede predecir la demanda futura de los productos y, en conse- En el siguiente cuencia, ajustar los niveles de inventario. vídeo encontrarás la El sistema puede identificar oportunidades para mejorar la eficien- explicación completa cia de la cadena de suministro, por ejemplo: consolidar pedidos, acerca de un ciclo de aprovisionamiento: negociar mejores precios con los proveedores o reducir los tiem- pos de entrega. n9.cl/3rfll Según el tipo de tarea que lleven a cabo, podemos encontrar sistemas de control de stock, sistemas de gestión de almacén (SGA) o siste- mas de planificación de recursos empresariales (ERP), el cual conecta varios sistemas de gestión, como el SGA, el CRM, la facturación y la contabilidad. 322  Procesos de venta 7.3. Datos necesarios para la creación de una empresa en el terminal punto de venta Como ya hemos visto, el terminal punto de venta (TPV) es una herra- mienta útil para registrar las acciones de compraventa en un negocio. Por ello, es lógico que los establecimientos comerciales cuenten con él. En ese sentido, lo primero que debemos hacer, después de su instala- ción, es registrar nuestro negocio en el terminal. Para crear una empresa o darla de alta en el TPV, debemos ir a la pes- taña Empresa y, en el apartado de Configuración, pinchar en el icono de Empresa. A partir de ahí, seguiremos los siguientes pasos: 1. Los primeros datos que necesitamos completar son los identifi- cativos. Iniciamos con un código de referencia (generado por el programa o por nosotros de acuerdo con nuestros criterios), nom- bre fiscal, nombre comercial, forma jurídica, etc. 2. Posteriormente, los datos generales: domicilio físico, teléfono, móvil, persona de contacto, etc. Seleccionamos el año del ejerci- cio y, de ser necesario, crearemos una clave de acceso en caso de que existan varios usuarios que quieran acceder a la configuración de la empresa. 3. Después, algunos datos adicionales, por ejemplo: correo elec- trónico de la persona de contacto (propietario o gerente de la empresa), página web, así como otros correos electrónicos que consideremos importantes (del departamento comercial, del departamento contable, de administración, etc.). Finalmente, los datos registrales. 323  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial Es importante comentar que, una vez cumplimentados todos los cam- pos con la información pertinente, procederemos a seleccionar el tipo de gestión que queremos para nuestra empresa, por ejemplo, ciclo completo de compras y ventas, gestión de almacenes, control de in- ventario, entre otras. Para + info En el siguiente vídeo podrás aprender a dar de alta o crear una empresa en el TPV con el software FactuSOL mediante un ejemplo práctico: n9.cl/hk1ld Ponte a prueba ¿A qué se refieren las siglas TPV? a) Terminal punto de venta. b) Datáfono. c) Software de gestión de compraventa. Además de las compras, ¿qué otros procesos abarca la gestión integrada del aprovisionamiento? a) Planificación de ventas. b) Control de inventario y gestión de almacenes. c) Gestión de recobros. ¿De qué depende el tipo de software y sus funcionalidades a la hora de asociarse a un TPV? a) De ningún factor especial, todos los softwares son práctica- mente iguales. b) Del volumen de ventas de la empresa o comercio. c) Del tipo de empresa y del sector comercial. 324  Procesos de venta 7.4. Alta de almacenes, proveedores, artículos y clientes, entre otros Después de dar de alta nuestra empresa, debemos hacer el mismo procedimiento con almacenes, proveedores, artículos y clientes, aunque en la mayoría de los casos, el software ya trae configurados por defecto algunos de estos elementos. Este proceso resulta necesario para asegurar una operación eficiente y coordinada en todas las áreas del negocio. Aunque cada software o programa tiene su propio diseño (interfaces) y sus propias características de acuerdo con las versiones que se han ido desarrollando y actualizando con los años, nos centraremos en de- tallar de manera resumida la información básica para registrar tales elementos de manera sencilla. Almacenes Un almacén es un espacio en el que podemos controlar las existencias de acuerdo con sus características y su ubicación; es decir, nuestros artículos. Dicho de otra manera, los productos y servicios que comer- cialicemos. Para dar de alta un almacén iremos a la pestaña Empresa, pincharemos en el icono Artículos, seleccionaremos Almacenes y, se- guidamente, +Nuevo. Una vez allí, seguiremos estos pasos: 1. En la ficha correspondiente, asignamos un código de referencia, un nombre que nos sirva de descripción (general, tienda, franquicias, etc.), una dirección y detalles de contacto; es decir, de la persona encargada (nombre, teléfono, correo electrónico, etc.). 2. Lo asociamos a los diferentes documentos de compra y venta, de manera que podamos llevar un registro de los movimientos (en- tradas, salidas, etc.) y saber cuándo y dónde se están produciendo. 3. Si fuese necesario, determinamos su capacidad y otras datos es- pecíficos; por ejemplo, sus espacios o áreas específicas dentro de este (zonas de recepción, almacenamiento, picking, etc.). 325  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial En caso de que registremos más de un almacen, podremos mover artí- culos entre cada uno de ellos. Esto permite al software rastrear dichos movimientos y mantener actualizado el inventario en diferentes ubi- caciones. En el apartado de Mantenimiento se irán enlistando y desde allí podremos gestionar su información, modificarlos o eliminarlos. Proveedores Los proveedores son los encargados abastecer y suministrar los pro- ductos o las materias primas a las empresas para que puedan llevar a cabo su actividad económica. Todos los softwares del TPV cuentan con la opción de crear un re- gistro con información de cada proveedor de manera que podamos gestionar fácil y ordenadamente los pedidos (creación, seguimiento, recepción), controlar los pagos (consultar facturas, historiales, venci- mientos, etc.) y obtener datos estadísticos que puedan ser útiles para evaluar la relación con cada uno y tomar decisiones acerca del sumi- nistro, los precios, etc. Para dar de alta a un proveedor en el TPV, iremos a la pestaña Empresa y pincharemos en el ícono Proveedores. En el apartado Mantenimiento haremos clic en +Nuevo y procederemos de la siguiente manera: 1. Empezaremos por los datos generales del proveedor: código de referencia, código contable (si integramos la información del TPV al programa contable del mismo software), NIF, nombre fiscal, nombre comercial, etc. Continuaremos con los datos de contacto: persona de contacto, domicilio, teléfono, móvil, correo electróni- co, etc., así como los datos bancarios. 2. Hecho esto, pasaremos a la información comercial, por ejemplo: Para + info forma de pago, condiciones de venta (precios, tarifas, descuentos, portes, etc.), impuestos (tipo, retención, etc.), tipo de operación, Para conocer más sobre rappels, etc. También podemos configurar los días de pago (los cómo dar de alta a proveedores, puedes vencimientos de las facturas se ajustan a la forma de pago que acceder al siguiente hayamos seleccionado y al próximo día de pago programado). enlace del software de FactuSOL: 3. Finalmente, podemos cumplimentar ciertos datos adicionales, como fecha de alta, sitio web, divisas, valoraciones de la relación n9.cl/y2nr6 con el proveedor, redes sociales, recordatorios puntuales, etc. Después de cumplimentar la ficha, podremos generar una carpeta que se corresponderá a cada proveedor que demos de alta y en la que guar- daremos todos los archivos y documentos relacionados a este para que desde allí podemos consultarlos. 326  Procesos de venta Artículos Un artículo es un registro digital que contiene información detallada sobre un producto o servicio específico. Esta ficha sirve como reposi- torio centralizado de datos esenciales que facilitan el proceso de venta, la gestión de precios y promociones, y el control de stock, el cual se actualizará cada vez que se produzca una transacción. De todos los elementos quizás este sea el que más tiempo nos tomará re- gistrar, aunque todo dependerá del volumen de nuestro inventario y de la integración que tengamos con otros softwares de gestión (SGA, CRM, ERP, etc.) que estén operativos en nuestro establecimiento o empresa. Para dar de alta artículos, siempre desde la pestaña Empresa, pincha- mos en el ícono Artículos. En el apartado Mantenimiento haremos clic en +Nuevo y seguiremos estos pasos: 1. Iniciamos con la información general de cada artículo; es decir, código identificativo, código de barras (por lo general, el sistema puede genera ambos), familiar, descripción, proveedor o fabrican- te, referencia, tipo de IVA, etc. 2. Continuamos con las condiciones de venta; es decir, los precios (de coste, de venta, descuentos, etc.), así como la información de stock, es decir, en qué almacén se ubicará y cuáles es el nivel de existencias. 3. Después pasamos a la información técnica, por ejemplo: fecha de alta, fecha de última modificación, información de compra/venta (máximo descuento aplicable, porcentaje de descuento fijo en ventas, puntos por fidelización, etc.), características del artículo, tipo de artículo, acciones relativas al artículo, etc. 327  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial En el apartado Proveedores, dentro de la ficha de cada artículo, se irán agrupando los proveedores a quienes le hemos comprado dicho artículo; es decir, un histórico con toda la información pertinente de cada uno. Para + info En el siguiente enlace, aprenderás cómo crear un artículo en FactuSOL, paso a paso: n9.cl/2wan1j Clientes Los clientes son aquellos a quienes van destinados los productos y servicios, y quienes permiten que nuestra empresa o negocio siga funcionando. Crear una ficha de clientes habituales, por ejemplo, nos ayuda a llevar un registro centralizado y detallado con datos relevantes de cada uno para facilitar el proceso de ventas y gestiones importantes como la facturación, los envíos o la fidelización. Para dar de alta un cliente, siempre desde la pestaña Empresa, pin- chamos en el icono Clientes y, seguidamente, hacemos lo mismo en el icono +Nuevo. Una vez hecho esto, comenzaremos a introducir la siguiente información: 1. Iniciamos con los datos generales, al igual que hemos hecho con los proveedores: código de referencia, código contable (si inte- gramos la información del TPV al programa contable del mismo software), NIF, nombre fiscal, nombre comercial, etc. Seguimos con los datos de contacto: persona de contacto, domicilio, teléfo- no, móvil, correo electrónico, etc., y después los datos bancarios. 2. A continuación, cumplimentamos los datos comerciales; esto es, formas de pago, días de pago, condiciones de venta, impuestos, estado del cliente, rappels, etc. 3. Añadimos datos adicionales que estimemos importantes sobre el cliente, como la fecha de alta, número de facturas y albaranes para imprimir, opciones de facturación, redes sociales, etc. 4. Seguidamente, configuramos los artículos a facturar de manera que podamos agilizar el proceso de facturación periódica. 328  Procesos de venta Después de cumplimentar la ficha, podremos generar una carpeta que se corresponderá a cada cliente que demos de alta y en la que guarda- remos todos los archivos y documentos relacionados a este para que desde allí podemos consultarlos. Además de optimizar la gestión comercial y contable, un beneficio aña- dido de llevar un registro cuidadoso de clientes es que la información y los datos (historial de compras, preferencias, hábitos de consumo, etc.) pueden ser de utilidad para obtener insights sobre clientes y campañas de marketing segmentadas. Los insights son descubrimientos obtenidos al analizar datos e información, los cuales nos ayudan a comprender a los clientes, conocer las tendencias de mercado, solventar problemas y tomar mejores decisiones. Para + info En el siguiente enlace podrás encontrar más información sobre cómo generar fichas de clientes paso a paso en el software de FactuSOL: n9.cl/ck0zp 329  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial 7.5. Periféricos del terminal punto de venta Los periféricos de un TPV son dispositivos complementarios que se conectan al terminal principal y desempeñan funciones específicas para optimizar las operaciones de un comercio. Estos dispositivos mejoran significativamente el trabajo del terminal de punto de venta y son indispensables para su funcionamiento dentro de un establecimiento comercial, un negocio o una empresa, puesto que permiten llevar a cabo diversas tareas, desde la lectura de códigos de barras, pago con medios electrónicos o móviles hasta la impresión de tickets o facturas simplificadas. Para que el terminal del punto de venta funcione necesitamos una Uni- dad Central de Procesamiento, que es lo que se conoce como CPU; es decir, un ordenador personal o un dispositivo portátil con un sistema operativo tradicional pero con la capacidad necesaria para que el sof- tware y la información se procesen con rapidez y estabilidad. Para un ordenador que se utilizará exclusivamente como TPV, lo ideal es que la pantalla sea táctil, la cual posibilita que se configuren los botones que sirven de acceso directo a los artículos y productos. Su di- seño intuitivo permite un fácil manejo para los dependientes, quienes además de seleccionar los productos, pueden ingresar datos y acceder a la configuración del software. Pantalla táctil (TPV Táctil KT-Premier ® Fuente: https://n9.cl/rgpn1m). 330  Procesos de venta A partir de ahí, los periféricos habituales en cualquier comercio son: Caja registradora: en los TPV modernos, el concepto de “caja re- gistradora” se ha integrado dentro del software del sistema. Es decir, la función de la caja registradora tradicional ahora se realiza a través de una interfaz de software en el ordenador o dispositivo móvil. Esta interfaz simula las funciones de una caja registradora física y nos permite realizar las mismas tareas. Lo que aún se mantiene de la estructura original es el cajón por- tamonedas. A pesar de que en la actualidad el pago con tarjeta es el más frecuente, sirve para gestionar el efectivo y también para guardar comprobantes de pago, cheques restaurante, cupo- nes, etc. Funciona conectado a la impresora de tickets y se abre en cuanto la transacción es validada. Visor: se trata de pequeños dispositivos con pantallas en donde el cliente o comprador puede visualizar de manera clara el precio de cada producto, su descripción y el importe total de la compra. Lector de código de barras: con este podemos escanear, iden- tificar y registrar al momento los productos vendidos. Al estar integrado al software de gestión, permite que se actualice el es- tado del stock tanto en la tienda como en el almacén. Existen lectores de códigos de barras de varios tipos: fijos, manuales o tipo pistola y omnidireccionales. Lector de código de barras manual o tipo pistola. La mayoría de los modelos actuales suelen ser multifunciona- les; es decir, que pueden leer varios tipos de código (barras, QR, Aztec, MaxiCode, etc.) y funcionar de manera inalámbrica, conec- tados con cable USB o con Bluetooth. 331  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial La opción de leer códigos QR (QR scanner) se suele usar para realizar pagos sin contacto, simplemente escaneando el códi- go en una aplicación móvil. Asimismo, son útiles para identificar y rastrear productos en el inventario, lo cual facilita la gestión de almacenes y la reposición de productos. Terminal de pago: se le conoce también como datáfono. Como sabemos, este se usa para leer la información de una tarjeta ban- caria de banda magnética (débito o crédito), chip NFC o chip EMV y hacer efectivo un pago. Dicha información se sincroniza automá- ticamente con el software y este, a su vez, con la impresora donde se emitirá el comprobante. Funcionan tanto para pagos sin contac- to como también mediante un PIN. Cuentan con una ranura en la parte inferior para insertar la tarjeta en caso de ser necesario. Impresora de tickets: generan de manera automática los com- probantes de compra al momento en que esta se valida o finaliza. Estos recibos o tickets son necesarios tanto para el registro de las ventas como para que el cliente tenga una prueba de que ha emi- tido un pago por un producto. Ya que contienen la información detallada, puede servir funcionar como facturas simplificadas en caso de devolución o reclamo de garantía. Impresora de tickets. Balanzas o básculas: se utilizan principalmente en comercios que venden productos por peso, como en el caso de las fruterías, chu- cherías o supermercados. Al estar integradas en el TPV permiten registrar el peso con precisión y calcular automáticamente el pre- cio correspondiente de los artículos. 332  Procesos de venta 7.6. Gestión de pedidos, albaranes, facturas y formas de pago en el terminal punto de venta Como ya hemos visto, asegurar la satisfacción del cliente, la eficiencia operativa y la organización comercial son parte de los objetivos que debemos alcanzar para que nuestro negocio o empresa funcione. El software asociado a nuestro terminal punto de venta incide sig- nificativamente en la consecución de tal objetivo, por sus múltiples funcionalidades y por la capacidad para integrarse con otros programas de gestión y herramientas informáticas. Los programas de gestión nos ofrecen plantillas por defecto y confi- gurables que serán las que utilizaremos para registrar pedidos, generar facturas y albaranes, así como para dar de alta medios de pago. El siste- ma irá archivando los pedidos, las facturas y los albaranes de manera que podemos consultarlos y, a partir de allí, realizar todas las opera- ciones de gestión comercial para cada uno de ellos. A continuación, veremos de manera resumida cómo se crean estos do- cumentos para que queden registrados en nuestro sistema y así poder gestionarlos y cumplir con los requerimientos de las transacciones en un punto de venta. Pedidos 1. Nos ubicamos en pestaña Comercial, concretamente en el apar- tado Ventas. Allí, al pinchar en el ícono Pedidos de clientes, se desplegará el registro detallado de nuestros pedidos (si los tuvié- ramos) o una ventana vacía. Vamos a Mantenimiento y pinchamos Para + info en el icono +Nuevo. Para visualizar al detalle 2. Seleccionamos el cliente, definimos la fecha, almacén de donde cómo crear un pedido saldrá el producto, etc. Seguidamente, introduciremos los artí- para clientes en el culos que se nos piden, con sus cantidades, precios, impuestos, software de FactuSOL, pincha en el siguiente descuentos, etc. El sistema nos irá indicando las existencias de enlace, en donde se te cada uno según nuestro stock. Una vez hayamos realizado este explicará con un ejemplo paso, ya tendremos listo nuestro pedido. práctico: Para crear pedidos, el sistema dispone de otras fichas, por ejemplo, la n9.cl/pv9xu de los totales, donde se refleja el detalle de importes (descuentos, portes, impuestos, financiación, etc.), los cuales pueden ser modifica- dos de ser necesario, así como la forma de pago; y de datos adicionales, como la trazabilidad, el seguimiento del pedido, los plazos de entrega, la forma de envío, la documentación asociada, los comentarios, etc. 333  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial Albaranes 1. Nos ubicamos en pestaña Comercial, concretamente en el apar- tado Ventas. Allí, pinchamos en el icono Pedidos de clientes y podremos visualizar un registro de todos los pedidos acumulados. El albarán lo podremos generar a partir de un pedido registrado en el sistema; es decir, después de que la venta se haya realizado con éxito y el cliente haya recibido los productos. 2. Seleccionamos el pedido para el cual queremos generar el albarán y, en el apartado Acciones, pincharemos en el icono Albarán, lo cual significa que el sistema procederá a su creación, y nos aparecerá un mensaje emergente en donde confirmaremos dicha acción. El estado del pedido automáticamente cambiará de pendiente a enviado. Para + info 3. Para poder comprobar o modificar sus datos (fecha, importes, etc.), vamos a la pestaña Comercial y, en el apartado de Ventas, En el siguiente enlace en- pinchamos en el icono Albaranes. Allí aparecerá el albarán que contrarás una explicación hemos generado. muy sencilla de cómo confeccionar albaranes Otra opción sería pinchar en el icono de Albarares, siempre dentro del mediante el software de apartado Ventas, y en Mantenimiento, dar clic en +Nuevo. Allí seleccio- FactuSOL: naremos el cliente, ingresaremos la fecha. Vamos al apartado Líneas y n9.cl/3xjov pinchamos en Validar. En el desplegable de documentos para validar seleccionamos “Pedido de cliente” y pinchamos en el número de docu- mento. Revisamos los datos, importes, etc., y validamos. Con esto tendríamos nuestro albarán de envío registrado, el cual po- demos guardar e imprimir para adjuntarlo al producto o mercancía. Facturas 1. Nos ubicamos en pestaña Comercial, concretamente en el apar- tado Ventas. Al pinchar en el ícono Facturas, se desplegará el registro detallado de nuestros clientes. Seleccionamos aquel que queramos facturar y, en el apartado Mantenimiento, pinchamos en el icono +Nuevo. 2. Seleccionamos el cliente, definimos le fecha y, en el apartado Líneas, pinchamos en Validar. La factura la obtendremos a partir del albarán, con lo cual, en el desplegable del documento que de- bemos validar seleccionamos “Albarán” y pinchamos en el número de documento, revisamos que todos los datos volcados a partir del albarán sean correctos y validamos, de tal forma que ya tendría- mos lista nuestra factura. 334  Procesos de venta Para la creación de facturas, el sistema dispone de otras fichas, por ejem- Para + info plo, la de los totales, donde se refleja el detalle de los importes (descuentos, portes, impuestos, financiación, etc.) y podemos definir la Para visualizar al forma de pago, crear anticipos, etc.; y la de datos adicionales, como el detalle cómo crear una código del proveedor, el número de pedido, el tipo de portes, los datos factura en el software de FactuSOL, pincha en contables, el tipo de operación, el tipo de retención, el seguimiento, etc. el siguiente enlace, en donde se te explicará con Formas de pago un ejemplo práctico: n9.cl/9n9ni Para configurar las formas de pago de nuestros clientes en nuestro sis- tema de gestión, debemos situarnos en la pestaña Administración y allí configuraremos tanto las formas de pago como las de cobro: 1. Pinchamos en el icono Formas de cobro/Pago y, seguidamente, Ponte a prueba se abrirá una ficha en donde pincharemos en +Nuevo, dentro del apartado Mantenimiento. ¿Cómo se llaman los dispo- sitivos que se conectan 2. Allí, asignamos el código identificativo, definimos el medio de al terminal principal para pago (al contado, recibido domiciliado, etc.) y configuramos los cumplir funciones específicas vencimientos (días de vencimiento, días entre vencimientos), y optimizar las operaciones de importes proporcionales, contrapartida (banco, mediante cuenta un comercio? bancaria; o efectivo, mediante caja), etc. a) Datáfonos. b) Impresoras. 3. Una vez guardada, podemos seguir configurando el resto de las c) Periféricos. formas de pago que necesitemos. ¿Qué tareas esenciales nos Para + info permite el software asociado al terminal punto de venta En el siguiente enlace podrás encontrar una explicación sencilla en relación con documentos comerciales? de cómo configurar formas de pago en el software de Factu- a) Enviarlos por correo electróni- SOL mediante ejemplos prácticos: co a nuestros clientes. n9.cl/pyle9 b) Generarlos, personalizarlos, enviarlos, gestionarlos y archivarlos. c) Configurarlos para su creación e imprimirlos. 335  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial 7.7. Las promociones en el terminal punto de venta Las promociones son estrategias esenciales que se usan para atraer a más clientes, fidelizar clientes y, por lo tanto, aumentar las ventas. Como vimos anteriormente, cuando damos de alta artículos en nuestro programa de TPV, incluimos el precio de venta (PVP), el cual defini- mos a partir del precio de coste. Cuando este cambia, seguramente nos veamos en la necesidad de cambiar también el PVP. Como se ve, esta información es susceptible a cambios manuales y puntuales. En el caso de promociones y descuentos no hace falta que modifique- mos el precio de venta de manera manual para cada artículo o categoría de artículos, sino que simplemente introduzcamos la información de la promoción en la ficha para que el sistema evalúe las condiciones de cada una, ajuste el precio y aplique el descuento correspondiente al momento de producirse la compra. De acuerdo con el sector o el tipo de negocio, así como con las alter- nativas que nos permita nuestro programa de gestión en el TPV, las promociones y descuentos que podemos configurar pueden ser: 336  Procesos de venta Descuentos directos por producto o por importe: se aplica una reducción al PVP de determinados productos o en compras superio- res a una cantidad específica en un momento puntual. Por ejemplo, un 5% en compras que superen los 50 € durante el fin de semana. Descuentos por cantidad: al adquirir dos unidades del mismo ar- tículo, el cliente solo paga una vez el PVP (2x1) o al comprar tres unidades del mismo artículo, el cliente para el doble del PVP (3x2). Ofertas combinadas: posibilidad de adquirir productos com- plementarios con un descuento al comprarlos junto a otros. Por ejemplo, al comprar determinada pasta dentífrica, el cliente pue- de llevarse un pack de tres cepillos con un descuento sobre el PVP habitual. Promociones temporales: es decir, esporádicas o de corta dura- ción, como ventas flash que suelen durar un día, una semana o producirse en alguna fecha concreta: San Valentín, Black Friday, etc. Promociones de fin de temporada: son descuentos en produc- tos de temporada para liquidar el stock, que es lo que conocemos como rebajas. Sistemas de puntos o recompensas: se trata de incentivos enfo- cados en la fidelización asociados a compras frecuentes. Pueden ser regalos, productos o descuentos al cabo de un número deter- minado de compras. Descuentos por cliente: se trata de ofertas basadas en el historial de compras del cliente durante un periodo (anual, por ejemplo) o en el tiempo que lleve dado de alta como socio o cliente frecuente. Para configurar estas, debemos ir a la pestaña Comercial y pinchar en el icono Descuentos y ofertas, dentro del aparado Condiciones de venta. Allí podremos ver las opciones con las que cuente nuestro software. Para + info En el software de FactuSOL es posible configurar cuatro tipos de promociones u ofertas (de precio, de descuento, 3x2 y de regalo). Para aprender a hacerlo, pincha en el siguiente enlace: n9.cl/polago 337  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial 7.8. El cobro de artículos en el terminal punto de venta El cobro de productos o mercancías a clientes es una de las funciones principales del terminal punto venta (TPV), precisamente porque a tra- vés de él se pueden procesar, completar y registrar las ventas en nuestro establecimiento comercial. Dicho proceso se puede resumir en los siguientes pasos: 1. Los artículos se escanean utilizando el lector de códigos de ba- rras o se introducen manualmente en el TPV. Este va registrando el PVP de cada uno, junto con su descripción y su descuento, en caso de que lo hubiera, y se obtiene el importe total que deberá pagar el cliente. 2. Este elige el método de pago que desea utilizar y el cajero selec- ciona la opción correspondiente en el TPV y se procesa el pago. – Si es con efectivo, el cajero recibe el dinero y devuelve el cambio si la cantidad abonada es superior. Para billetes con denomina- ciones de 50 € en adelante, se suelen utilizar detectores de billetes falsos, por lo general dispositivos independientes, aunque también los hay integrados al sistema del TPV. – Si es con tarjetas de crédito/débito, el cliente inserta, des- liza o acerca su tarjeta al datáfono. Muchas veces puede requerirse la introducción de un PIN o la firma del clien- te para asegurar y verificar que su portador y el pago son legítimos y que los fondos están disponibles. Si no hay incon- veniente, la entidad bancaria admitirá la solicitud de pago, este se hará efecto y la transacción quedará cerrada. – Si es con un teléfono móvil, el cliente deberá acercar su dispositivo a un chip NFC (suelen estar integrados en el da- táfono) o a un lector de códigos QR para que, sin contacto, el pago pueda procesarse. 3. Una vez procesado el pago, el TPV genera un recibo que detalla la transacción. Este ticket o factura simplificada se imprime y se entrega al cliente; o bien se le envía en formato electrónico por vía telemática. Lo mismo se haría en el caso de que solicitara una factura. 4. El programa del TPV guarda un registro digital de cada una de las ventas realizadas, lo cual, como ya hemos visto, es necesario para la contabilidad así como para el control y la gestión del stock del negocio. 338  Procesos de venta 7.9. Presupuestos a clientes Como hemos visto en el tema anterior, los presupuestos son ofertas formales que detallan el coste de los productos o servicios solicitados por un potencial cliente o un cliente habitual y que ayudan a clarificar sus expectativas para tomar una decisión que desemboque en una compra. Al igual que los pedidos, las facturas y los albaranes, el software asociado al TPV incluye la opción de generar presupuestos de ma- nera automatizada, los cuales podremos modificar y personalizar para luego ser impresos o enviados telemáticamente. Dichos documentos quedarán registrados con datos como número de serie, fecha, nombre de cliente, forma de pago, almacén, etc. y podrán cambiar de estado: pendientes, aceptados, rechazados, enviados. Al quedar registrados, podremos realizar búsquedas de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo, el número de serie, el nombre del cliente o la fecha, y llevar un control y un seguimiento. Para su diseño, bási- camente lo que haremos será introducir los datos que contendrá la cabecera y, seguidamente, los artículos que formarán parte del pre- supuesto, así como una serie de datos adicionales que dependerán del tipo de artículo y de sus características, como sus dimensiones o si incluyen IVA o no. Después, podremos visualizar los totales. En este punto contaremos con la posibilidad de añadir descuentos, IRPF, forma de pago o antici- pos al cliente. Asimismo, añadiremos lo que se conoce como cláusula de caducidad; es decir, la fecha límite hasta que nuestro presupuesto será válido, así como otra información relevante, si procediera: plazo de entrega, garantías, normativa legal aplicable, servicio técnico, etc. Llegados a este punto, tendremos listo nuestro presupuesto e, incluso, podremos generar una factura proforma asociada a este. Para + info Para saber cómo generar un presupuesto dentro de un software asociado a un TPV, como lo es FactuSOL, pincha en el siguiente enlace: n9.cl/2hno87 339  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial 7.10. Gestión de garantías Cuando hablamos de gestión de garantías nos referimos a un pro- cedimiento que implica la autorización de devolución de un producto o mercancía (de ahí las siglas RMA, que en inglés significan return merchandise authorization) antes de la fecha de garantía estipulada, la cual debe aparecer en la factura, en el ticket de compra, en el albarán o en el contrato. Se trata de un proceso formal que se inicia cuando un cliente desea devolver un producto debido a un defecto o porque no cumple con las expectativas. Dicho procedimiento se puede llevar a cabo mediante un software de gestión asociado a nuestro TPV o en el departamento de Ponte a prueba ventas o compras de nuestra empresa. ¿Las promociones y Es importante tener en cuenta que, por un lado, están los productos descuentos para clientes que vendemos y, por otro, los productos que compramos. Para ambos también se pueden configurar casos existe una gestión de garantías, pero nos centraremos solamente en nuestro sistema de gestión? en la parte de las ventas. a) Falso. b) Verdadero. Para poder controlar la gestión de un producto en garantía que un cliente desee devolver o reparar, debemos añadir un registro para dicho produc- ¿En que estados podemos clasificar los presupuestos to desde el mantenimiento de control de garantías o bien directamente generados en el software de desde la propia factura. En ambos casos, lo importante es encontrar el gestión? artículo vendido y proceder a la gestión de devolución por garantía. a) Borrador, prueba, creado, El sistema generará el registro con los datos del cliente y del producto. enviado. Allí indicaremos el motivo de la devolución y se nos mostrará una b) Creado, personalizado, modificado, enviado. plantilla, previamente configurada con datos útiles (número de RMA, c) Pendiente, aceptado, rechaza- fecha, artículo, cliente, etc.), de un correo electrónico que enviare- do, enviado. mos al cliente. A partir de ahí, podemos ir registrando el proceso de la gestión en sí: enviado, revisado, recibido, pendiente de entrega, etc. ¿A qué se refiere la gestión de Asimismo, podemos adjuntar documentación relacionada con la devo- garantías (RMA)? lución e incidencia y anotar observaciones. a) A las opciones de fidelización que ofrecemos Para + info a nuestros clientes ante sus reclamaciones. En el siguiente enlace encontrarás un breve tutorial de cómo b) Al proceso que se inicia cuan- gestionar garantías en un software de gestión, en este caso do un cliente o proveedor QFACWIN: pide devolver un producto defectuoso antes del n9.cl/ojce1 vencimiento de la garantía. c) A definir los plazos que nuestros productos estarán en garantía. 340  Procesos de venta 7.11. Configuración de los terminales punto de venta La configuración de un terminal punto de venta implica seleccionar y ajustar tanto el hardware como el software necesarios para gestionar eficientemente las transacciones en un establecimiento comercial o negocio. Además de conectar y configurar todos los periféricos necesa- rios para su funcionamiento, también necesitamos registrarlo dentro del software de acuerdo con las opciones que este ofrezca. Para ello, tenemos que seguir los siguientes pasos: 1. Lo primero es ir a la pestaña Empresa y buscar el icono TPV. Allí, seleccionaremos la opción “Terminales”. 2. Seguidamente, en el apartado Mantenimiento, pinchamos en el icono +Nuevo. Generamos un código según nuestros criterio o usamos el que genera el programa, añadimos su nombre o des- cripción, indicamos la fecha, aceptamos y nos aparecerá como terminal “abierto”. 3. Al igual que hicimos al momento de dar de alta la empresa, aquí también podemos establecer una clave de acceso para cada uno de los terminales que registremos y configurar los botones corres- pondientes que aparecerán en la pantalla táctil del terminal. 4. Lo siguiente es predefinir (o no) un tipo de documento de acuerdo con la actividad más habitual del terminal, por ejemplo, ticket o factura simplificada. 5. Asimismo, podemos seleccionar una serie de documentos, ade- más del ticket o factura simplificada, los cuales se gestionarán en el terminal y podrán imprimirse, por ejemplo: facturas, albaranes, etc. 6. Aceptamos y guardamos. Para registrar otros terminales, repetire- mos la misma mecánica. Una vez hecho esto, podemos volver a la icono TPV y continuar con- figurando otros apartados importantes para el terminal, por ejemplo, “Dependientes”, “Turnos” “Perfiles de acceso” o “Tarjetas de fideliza- ción”, entre otros. 341  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial 7.12. Confección de estadísticas e informes de compras, ventas y almacén Una de las funcionalidades destacadas relacionadas con la operativa comercial en un punto de venta y su software de gestión es la confec- ción o generación de informes de procesos de compra y venta, de acuerdo con el registro de facturas recibidas a proveedores o facturas emitidas a clientes, así como de los movimientos que estas indican; es decir, pagos y cobros. Asimismo, también es posible obtener informes relacionados con nuestro inventario, concretamente en relación con las existencias, mo- vimientos, consumos, etc. de nuestro almacén o almacenes. Para obtener estos informes, debemos ir a la pestaña Impresión, la cual tiene cuatro apartados principales: Compras, Ventas, Almacén y Administración. Dependiendo del tipo de informe que necesitemos, iremos al apartado correspondiente y pincharemos en la opción que deseemos. En el apartado de Compras las opciones pueden ser: pedi- dos realizados, entradas recibidas, facturas, devoluciones, etc. Al seleccionar la opción “Facturas”, por ejemplo, el sistema nos mos- trará una ventana en donde podremos seleccionar los criterios que necesitamos para nuestro informe: opciones, intervalos, ordenación, clasificación, encabezado, entre otros. Allí, siguiendo con el ejemplo, podemos indicar si necesitamos un informe de facturas emitidas desde el 1 de enero al 31 de diciembre del año en curso, de equis proveedor en concreto, contabilizadas, pagadas, con IVA y de nuestro almacén general, en caso de que tuviéramos varios. 342  Procesos de venta Cuando tengamos seleccionados todos los criterios, podremos visuali- zar una vista previa y, posteriormente, generar un PDF e imprimir. Este documento, a su vez, se quedará guardado en la carpeta de “Informes” de nuestro software de gestión. Esta sería básicamente la dinámica a la hora de generar informes. En la siguiente tabla, te mostramos las opciones habituales para gene- rar informes desde un software de gestión comercial, como FactuSOL: Informes de compras Informes de ventas Informes de almacén Pedidos realizados Presupuestos Consumos (artículos, artículos no consumidos, Entradas recibidas Pedidos etc.) Facturas Albaranes Existencias (inventario, Devoluciones Facturas inventario históricos, etc.) Abonos Movimientos (trazabilidad, entradas/salidas por artículo, etc.) Allí mismo, en la pestaña Impresión, contamos con la posibilidad de obtener datos y gráficos analíticos. En el apartado Ventas, pincha- mos en el icono Rentabilidad/Analíticos y seleccionaremos la opción que nos interese, por ejemplo, gráfica de ventas, gráfica de compras, gráfica de ventas por hora y facturación comparativa y analíticos por mes, entre otras. Para cada opción podemos configurar los intervalos, es decir, la fecha, las horas, los días de la semana, así como otros criterios de nuestro interés, como el cliente, el almacén, la forma de pago o el agente co- mercial, de manera que los gráficos muestren la información depurada. 343  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial 7.13. Trazabilidad La trazabilidad es la capacidad de identificar y rastrear el recorrido de un producto desde su origen hasta su destino final. En términos generales, la trazabilidad se logra mediante la asignación de un identificador único a cada producto o lote de productos. Este identificador puede ser un código de barras, un código QR, un RFID (identificación por radiofrecuencia) o cualquier otro sistema de identi- ficación. A medida que el producto se mueve a lo largo de la cadena de suministro, se registran sus movimientos y se actualiza su información en una base de datos. Un supermercado recibe una partida de lechugas de un proveedor agrícola. Cada caja de lechugas viene con un código de barras que contiene información sobre el lote, la fecha de recolección y el proveedor. Al llegar al almacén del supermercado, esta información se escanea y se registra en el sistema de gestión de inventarios de distinta forma según la etapa en la que se encuentre: En la etapa de almacenamiento: el sistema registra la ubicación de las lechugas en el al- macén y las condiciones de almacenamiento. En la etapa de venta: cuando las lechugas se colocan en las estanterías para la venta, el sistema actualiza su estado. Si un cliente compra una, el TPV registra la transacción y redu- ce el inventario automáticamente. Si más tarde se descubre que una partida de lechugas estaba contaminada, el sistema de trazabilidad permite al supermercado identificar las cajas afectadas, retirarlas del mercado y contactar a los clientes que las compraron. 344  Procesos de venta En nuestro software de gestión también contamos con esta opción de rastreo, de manera que se pueda hacer efectiva en nuestros artículos. Para ello, podemos seguir los siguientes pasos: 1. Vamos a la pestaña Empresa y, en el apartado Configuración, pin- chamos en el icono Empresa. 2. En la ficha de modificación que nos aparece, que es donde constan los datos que hemos introducido para registrar nuestra empresa, pinchamos en el botón Configuración, normalmente situado en la parte inferior. 3. Seguidamente, en la sección “Bloqueos y usos”, deberemos pin- char en la opción “Uso de trazabilidad de productos” y aceptamos. Al configurar esta opción podremos controlar los números de serie/ lote, las fechas de consumo preferente, de fabricación, etc. Asimismo, conviene recordar que la trazabilidad también se puede aplicar a los documentos que se generan en proceso de compraventa; esto es, en presupuestos, pedidos, facturas y albaranes. 7.14. Otras aplicaciones ofimáticas de gestión comercial de aprovisionamiento y almacén en pequeños establecimientos comerciales Además del software de gestión comercial asociado a nuestro terminal punto de venta, podemos utilizar algunas aplicaciones ofimáticas que son útiles para gestionar distintos aspectos de la actividad comer- cial y mejorar nuestros procesos operativos, en especial si se trata de un pequeño negocio. Veamos algunas de ellas, desde la más sencilla hasta la más completa: 345  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial Suite de herramientas ofimáticas: contar con una suite de herra- mientas informáticas como Office 365 o Google Docs nos permite, por ejemplo, sacarle partido a Excel o Google Sheets; es decir, ho- jas de cálculo que podemos personalizar para llevar el control de productos, proveedores, inventario, etc. Estas suites suelen ser económicas o incluso gratuitas y la mayoría estamos familiarizados con su uso. Sin embargo, pueden volverse complejas y difíciles de gestionar a medida que nuestro negocio crece. Por otro lado, no suelen integrarse con otros sistemas de gestión, lo cual aumenta la posibilidad de cometer errores manua- les la hora de transferir datos o información. CRM (Customer Relationship Management): esta opción puede ser útil para un pequeño establecimiento comercial debido a sus múltiples funcionalidades, gestión de clientes y automatización de tareas. No obstante, resulta un poco limitados para cuestiones relacionadas con la gestión de aprovisionamiento y almacén, de manera que habría que integrarlo con algún software de control de stock (los hay gratuitos), de gestión de almacén o de infor- mación logística. Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP): este integra la mayoría de las operaciones comerciales más im- portantes, desde la producción y la logística hasta las ventas y la gestión con clientes, con lo cual resulta la opción más idónea para implementar en un pequeño establecimiento comercial. Actual- mente, existen muchas alternativas en el mercado, como Odoo, SAP, Sage ERP, IFS Cloud o Exact Globe, entre otros. 346  Procesos de venta En otras palabras, en lugar de tener varios sistemas operativos (los mencionados anteriormente y cualquier otro), tenemos uno que acopla, comunica y sincroniza todos, asegurando que cada área de nuestro negocio esté alineada y, por lo mismo, dispongamos de información unificada y actualizada. Contabilidad financiera Comercio electrónico Compras Gestión de Producción recursos humanos Gestión de Gestión de personal inventario Gestión de Gestión de proyectos pedidos CRM y gestión Gestión de de ventas almacén Gestión de suministro Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Para + info Visita las páginas En el enlace a continuación te compartimos un tutorial muy bien Para refrescar la explicado acerca de qué es un ERP y cómo se utiliza: información acerca de las herramientas n9.cl/6u821s informáticas empleadas en procesos de venta, vuelve al apartado 3.8. Aplicaciones informáticas para la planificación del proceso de ventas. 347  Tema 7: Gestión de la compraventa en un establecimiento comercial Ponte a prueba Además de registrar nuestra empresa en el software del terminal punto de venta, ¿qué otra acción es importante para que el punto de venta sea operativo? a) Actualizar el sistema operativo del ordenador. b) Configurar el terminal. c) Adquirir un hardware potente. ¿Qué tipo de informes se pueden generar en nuestro terminal de punto de venta? a) Sobre cobros y pagos. b) Sobre trazabilidad. c) Sobre procesos de venta, de compras y de almacenes. ¿Cómo se llama la capacidad de identificar y rastrear el recorrido de un producto desde su origen hasta su destino final? a) Seguimiento. b) Trazabilidad. c) Monitoreo. 348  Procesos de venta En este tema nos hemos enfocado en los aspectos más impor- Conclusiones tantes acerca del terminal punto de venta en relación con la gestión de la compraventa en un establecimiento comercial o empresa. En ese sentido, hemos aprendido la importancia de los softwares de gestión comercial en relación con la gestión de aprovisionamiento y cómo estos nos permiten integrar procesos operativos. Asimismo, hemos conocido qué es un terminal punto de venta (TPV) y nos hemos familiarizado con los dispositivos que se co- nectan a él y que se conocen como periféricos. Hemos aprendido a dar de alta una empresa en el sistema, así como otros elemen- tos importantes para el funcionamiento de esta: proveedores, artículos, almacenes y clientes, de manera que podamos ges- tionarlos eficientemente. Seguidamente, hemos aprendido a configurar pedidos, albara- nes, facturas y formas de pago en el software de manera que podamos gestionarlos de acuerdo con las transacciones que llevemos a cabo en nuestro punto de venta. Hemos repasado la mecánica del cobro de mercancías en el TPV y luego hemos continuado con la configuración de promociones, presupuestos y garantías, siempre con el propósito de aprender a gestionarlos en el sistema. Para finalizar, hemos estudiado cómo configurar el TPV y cómo generar informes de los procesos de compras, de ventas y de almacén. Allí mismo hemos conocido cómo obtener gráficos estadísticos a raíz de dichos procesos, hemos desarrollado el concepto de trazabilidad y, de manera resumida, hemos men- cionado algunas aplicaciones ofimáticas que puede ser útiles para llevar a cabo una gestión comercial eficiente en pequeños establecimientos comerciales. 349