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UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” FACULTAD DE CIENCIAS. EAP. ESTADISTICA. IV CICLO ASIGNATURA: ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS SEMANA 1 : SISTEMAS DE INFORMACIÓN-GENERALIDADES Mag. Zully Ramos Torrealva...

UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” FACULTAD DE CIENCIAS. EAP. ESTADISTICA. IV CICLO ASIGNATURA: ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS SEMANA 1 : SISTEMAS DE INFORMACIÓN-GENERALIDADES Mag. Zully Ramos Torrealva 1  SISTEMAS DE INFORMACION Aspectos generales (1) La Información DATO ➔ INFORMACIÓN El DATO es un hecho aislado, no evaluado, ni significativo. Es sólo el resultado de un fenómeno. Es el valor que adquiere la variable en cada unidad de análisis. Es la materia prima para obtener información. Ejemplos: Linda , Docente, 962971900 Para que se transforme en INFORMACIÓN es necesario realizar operaciones (procesamiento) con los datos que le agreguen valor y le den utilidad para el usuario. No hay información sin datos. Ejemplo: Linda es docente y su numero de celular es 962971900 2  SISTEMAS DE INFORMACION Aspectos generales (2) Del DATO a la INFORMACIÓN Captarlos: Acción de recoger y registrar los datos Verificarlos: Validar los datos Clasificarlos: Separarlos por categorías Ordenarlos: Colocarlos en secuencia Resumirlos y calcularlos: Para darles un sentido lógico Almacenarlos: guardarlos Recuperarlos : cuando sea necesario para su uso Copiarlos: imprimirlos Distribuirlos: Entregar a los interesados 3  SISTEMAS DE INFORMACION Aspectos generales (3) Características de la INFORMACIÓN: ACCESIBLE: facilidad y rapidez para obtenerla PRECISA: no debe tener errores RELEVANTE: Que sirva para tomar decisiones OPORTUNA: estar en el momento en que se le requiere. CLARA: exenta de ambigüedades FLEXIBLE: para más de una decisión y más de un usuario VERIFICABLE: por varios usuarios para su uso en la toma de decisiones por otros usuarios. 4  SISTEMAS DE INFORMACION Aspectos generales (4) Elementos de la Información: a) Emisor: de donde nace, surge o se envía la información. b) Receptor: quien recibe o a donde llega la información. c) Canal: Medio por donde fluye la información. d) Mensaje: lo que se quiere dar a conocer. e) Lenguaje: en el que se expresa el mensaje. 5  Principales efectos positivos de los sistemas informatizados Rapidez para procesar la información Exactitud de los cálculos Facilidad para manejar grandes volúmenes de información Capacidad de almacenamiento de información Calidad de presentación de los resultados Reducción de costos a largo plazo Información rápida para tomar decisiones Compartir información entre usuarios 6  Principales efectos negativos de los sistemas informatizados Altos costos iniciales Dependencia del funcionamiento del sistema Rápida obsolescencia de hardware y software Automatización del personal Requiere capacitación y personal especializado Vulnerabilidad ante “virus” Resistencia del personal al cambio Desaprovechamiento de equipos 7 Características de un Sistema de Información en una Organización (1) Aceptado: Debe ser satisfactorio para los usuarios Documentado: mostrar metas y objetivos del sistema Probado: para minimizar fallas o desaprobación Coherente: máxima interacción de sus componentes Compatible: cada parte se adapta al conjunto Económico: ajustado a los recursos existentes Eficiente: óptima utilización de los recursos Efectivo: que alcance las metas establecidas 8 Características de un Sistema de Información en una Organización (2) Rápido desarrollo Factible: económica, operativa y técnicamente Flexible: que permita ajustes Jerarquizado lógicamente Modular: Independiente en sus partes pero integrado en su conjunto. Confiable: debe tener errores mínimos en las salidas Visible o manifiesto: debe ser comprensible Simple para su entendimiento. 9  Actividades básicas (1) Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, CD-DVD, memorias FLASH, códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. 10  Actividades básicas (2) Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información para ser utilizada en la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. 11  Actividades básicas (3) Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. 12  Actividades básicas (4) Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes, los discos compactos (CD-ROM,DVD) y memorias USB, entre otros. 13  ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION Control Unidad de Insumos Productos procesamiento Retroalimentación 14 Tipos de Procesamiento de datos: Manual: Haciendo uso de lápiz y cálculos mentales. Mecánico: Antiguamente para el proceso de datos se usó el ábaco, y las calculadoras mecánica como las Pascalina. Electromecánico: En década anteriores los grandes computadores usaban las tarjetas perforadas como medio de ingreso de los programas para procesar datos. Electrónico: Procesamiento mediante las computadoras. 15  ANALOGÍA ENTRE LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN MANUAL Y UN SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO Elementos Sistema manual Sistema Computarizado Entrada: son los datos y elementos que Formularios de entrada con datos a ser Cinta magnética, diskettes, CD. entran al sistema para ser procesados procesados, Información verbal, DVD,USB, formularios activos; escaners, y convertidos en salidas. información escrita vía red. Proceso de datos: son las actividades Cerebro humano, habilidades mentales Unidad Central de Procesamiento de transformación que permiten de cálculo electrónico con equipos informáticos obtener un producto. Convierten las entradas en salidas. Almacenamiento: actividad que Archivadores, cuadernos, memoria Discos, diskettes, cintas magnéticas, consiste en guardar datos e humana, fichas. CD, DVD, memorias USB. información de manera organizada. Salida: productos o resultados que el Formularios de salida con datos Cintas magnéticas, diskettes, formularios sistema brinda a través del procesados y con información activos, monitores, memorias USB procesamiento de las entradas. elaborada, Informes, Información verbal Control Comparación manual de los hechos Comparación que realiza el propio reales con los esperados sistema en forma computarizada o mixta Retroalimentación Ajustes manuales Ajustes computarizados o mixtos 16  RAZONES QUE DAN LUGAR A LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS La necesidad de procesar gran cantidad de datos o de información. Los procesos son cada vez más complejos, por lo que se hace difícil hacerlos manualmente. La rapidez con la cual se necesita. La importancia de visualizar solamente la información necesaria. La necesidad de acceder directamente a la información. La necesidad de compartir información por parte de múltiples usuarios para la toma de decisiones. La competitividad del mercado es cada vez mayor. 17  VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS Destacar solo la información necesaria. Uniformizar la información facilitando la comunicación con los demás ejecutivos. Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en información útil. Permitir mayor confiabilidad. Almacenar en forma compacta. Manejar grandes volúmenes de datos. Brindar estilos alternativos de presentación y en forma interactiva. 18  METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS 1. Determinación de los objetivos y el alcance del sistema de información 2. Identificación de los centros usuarios de información 3. Determinación de las necesidades y las carencias de información 4. Localización de las fuentes de datos y de información 5. Diseño del sistema de información computarizado 6. Determinación de las normas y los procedimientos. 7. Implementación y prueba del sistema 8. Operación y seguimiento. 19  SISTEMA DE INFORMACIÓN (1) Sistema: Un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entre si para lograr un objetivo común. Es una estructura que funciona. Sistema de Información: Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la integración hardware, software, personas, procesamientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos, para proporcionar información básica para la conducción de las Organizaciones. Esta información hace posible que las organizaciones lleven a cabo sus ideas con mayor calidad y facilidad. 20 SISTEMA DE INFORMACIÓN (2) Los sistemas de información computarizada, además de llevar un seguimiento de transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de información organizacionales, es procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, aportes y otras salidas para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la organización. 21 Componentes de los sistemas de información 1º. Personal: especialista en informática, usuarios finales. 2º. Software y Hardware: programas, procedimientos y componente físico. 3º. Base de datos. 4º. Telecomunicaciones. 22 Componentes de los sistemas de información (2) 1. Personas: Se pueden dividir en dos grandes grupos: Los usuarios finales, son aquellos que operan o interaccionan directamente con el sistema a través de un estación de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e información generada por el sistema. Entre los profesionales se encuentran: ▪ Los analistas de los sistemas de información, encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema, actualizarlo, modificarlo o reconstruirlo; ▪ los programadores, que crean los programas de cómputo que forman parte de los sistemas de información; ▪ los administradores del sistema, encargados de mantener el sistema en buenas condiciones; ▪ los capacitadores, que instruyen y preparan a los usuarios para la utilización del sistema. 23 Componentes de los sistemas de información (3) 2. Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que constituyen la plataforma física mediante la cual, el sistema de información puede funcionar. Se incluyen aquí, por supuesto, los que permiten las comunicaciones y los enlaces de red. Estos recursos son, por ejemplo, computadora, monitores, impresoras, disquetes o componentes de almacenamiento de información externos, disco óptico, memorias USB, papel de impresión, cableado de red, y otros. 3. Software o programas: Son el componente lógico, es decir los programas, las rutinas e instrucciones que conforman el sistema de información. Se les suele denominar aplicaciones del sistema de información. 24 Ventajas de los sistemas de información Mejorar la productividad de la empresa Mejorar la calidad de productos y servicios Disminuir costos. Control más efectivo de las actividades de la organización. Integración de las diferentes áreas que conforman la organización. Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia. Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas. Proporciona ventajas competitivas y valor agregado. Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real. Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes. Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evolución y control 25 Desventajas de los sistemas de información El tiempo que pueda tomar su implementación. La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización. 26 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (1) a) Sistema transaccional u operativo (1) Es el sistema relacionado con el procesamiento de transacciones, estos sistemas tienen como finalidad, mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda organización. Las transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de mercadería, pago a empleados, deposito de cheques, etc. Los tipos de transacciones cambian en cada una de las diferentes organizaciones. Sin embargo, la mayor parte de las empresas procesan dichas transacciones como una mayor parte de sus actividades cotidianas. 27 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (2) a) Sistema transaccional u operativo (2) Las empresas con mayor éxito llevan a cabo este trabajo en una forma ordenada y eficiente. El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el manejo de éstas, incluye las siguientes actividades: ▪ Cálculos ▪ Clasificación ▪ Ordenamiento ▪ Almacenamiento y recuperación ▪ Generación de resúmenes 28 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (3) a) Sistema transaccional u operativo (3) Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier organización. El estudio de un grupo de organizaciones también muestra la existencia de características similares entre ellas: ▪ Gran volumen de transacciones ▪ Gran similitud entre las transacciones ▪ Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien comprendidos y se puede describir con detalle. ▪ Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales. 29  CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (4) a) Sistema transaccional u operativo (4) Características: Soporta las operaciones diarias de la empresa Procedimientos bien definidos Los usuarios ingresan y solicitan información definida Se les denomina sistemas de procesamiento de datos, por qué los datos son almacenados en una base de datos. 30 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (5) b) Sistema Administrativo (1) Es un tipo de sistema de información que arroja reportes estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de información gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de administración de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. 31 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (6) b) Sistema Administrativo (2) El personal de nivel medio requiere en general de información resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un formato previo ya determinado se presenta siempre el mismo tipo de contenido. Características: Soporta las decisiones administrativas diarias. Procedimientos menos definidos Usuario solicita información. 32 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (7) c) Sistema Gerencial o de Decisiones (Apoyo al análisis de situaciones imprevistas) (1) Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisión se considera no estructurada cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible identificar anticipadamente todos los factores a considerar en la decisión. 33 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (8) c) Sistema Gerencial o de Decisiones (Apoyo al análisis de situaciones imprevistas) (2) Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la información necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información, el gerente requiera más información, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales. Como se percibe, en estos casos, no es posible diseñar previamente ni el formato, ni el contenido de los reportes del sistema. 34 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (9) c) Sistema Gerencial o de Decisiones (Apoyo al análisis de situaciones imprevistas) (3) Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la información. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar pero no reemplazan el criterio del directivo.