Reglamento de Documentación y Correspondencia Militar PDF

CAPITULO PRIMERO GENERALIDADES I.- DE LA DOCUMENTACIÓN Y CORRESPONDENCIA La elaboración de documentos en las Fuerzas Armadas de la Nación, requiere de un instrumento que norme y estandarice los conceptos básicos, determine las normas y esta...

CAPITULO PRIMERO GENERALIDADES I.- DE LA DOCUMENTACIÓN Y CORRESPONDENCIA La elaboración de documentos en las Fuerzas Armadas de la Nación, requiere de un instrumento que norme y estandarice los conceptos básicos, determine las normas y establezca los procedimientos para el manejo y tratamiento adecuado de la documentación correspondencia en la Institución Militar. A.- Documentación militar. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas, públicas o privadas, de acuerdo con las características de tipo material, es todo instrumento elaborado, emitido o recibido con carácter oficial ó particular por las Unidades, Institutos o Reparticiones Militares. B.- Correspondencia militar. Es la relación de conformidad en la comunicación entre partes con el todo a través del documento escrito y desarrolladas en el ejercicio de sus funciones en las FF.AA. de la Nación, siendo estas de cualquier índole y contenido. C.- Clasificación de la documentación militar. La documentación militar por el tratamiento que se le aplique, se clasifica por su origen y por su contenido. 1.- Por su origen a.- Oficial Pertenecen a esta clasificación todos los documentos y la correspondencia que en su contenido se relaciona con alguna actividad militar. b.- Particular Son documentos y correspondencia particular que circula en el ámbito militar entre los miembros de las Fuerzas Armadas y que puedan o no tener relación con la actividad militar. 2.- Por su contenido Este tipo de correspondencia, se clasifica en: Secreta, Reservada, Confidencial y Pública. a.- Secreta Son todos aquellos documentos relacionados con la Defensa Nacional y de carácter internacional, por lo tanto requieren una protección con clasificación de seguridad y que su infidencia o divulgación causaría daño excepcional al Estado y a la propia Institución. La correspondencia de carácter secreta, es aquella a la que tiene acceso solo personal autorizado por lo mandos superiores. b.- Reservada Es toda aquella documentación relacionada únicamente entre las autoridades a quienes compete la materia contenida en el documento. c.- Confidencial Es aquella documentación remitida de persona a apersona que por su contenido y por ética no debe ser divulgada, pudiendo afectar los intereses de la Institución, o aquella que refiere a las personas. d.- Pública Los documentos de carácter público, son aquellos que se pueden diseminar o publicar dentro las Fuerzas Armadas de la Nación, pudiendo extenderse a otras instituciones del ámbito social. Es toda información cuya divulgación no sea perjudicial y que por su índole, permita prescindir de restricciones relativas a la limitación de su conocimiento, sin que ello implique que pueda trascender del origen a menos que autoridad responsable lo disponga. 3.- Tipos documentales Los siguientes tipos de documentos son los más usuales: a.- Documentos y correspondencia ordinaria o corriente. Es la documentación y correspondencia de relación y comunicación de las Fuerzas Armadas de la Nación con otras instituciones, así como al interior de la propia Institución (correspondencia interna). Entre estas se encuentran los oficios, directivas, notas, recepción y envío de materiales impresos, notas de servicio, circulares, memorándums, partes, etc.  b.- Correspondencia a través del correo electrónico (E-mail). Es la correspondencia que se transmite a través de las autopistas de información (INTERNET), con el fin de agilizar la transmisión de información, para este fin deberán utilizarse los diferentes programas informáticos que se ofertan en el mercado de la comunicación digital. c.- Documentos por asuntos específicos. Son documentos y correspondencia que requiere la atención específica de un asunto determinado. En el curso de su atención se genera el expediente; para su tratamiento técnico, rigen las normas de organización de expedientes. Los trámites de asuntos forman series orgánicas, llamadas también series naturales. d.- Impresos. En general el soporte documental es el papel. Se refiere a publicaciones bibliográficas, tales como mensajes o memorias anuales, informes editados, libros, folletos, fascículos de revista, boletines, etc. Deben ser transferidos junto a la correspondencia que le antecede a la biblioteca. e.- Soportes documentales Es todo material físico en el cual se encuentra la información para su difusión. Entre estos se tiene: el papel, películas; fotografías; diferentes objetos, soportes magnéticos (discos compacto, DVD, casettes, disquetes, flash memory y otros). 4.- Valores documentales Es el conjunto de parámetros administrativos legales, fiscales y notables, que determinan el tiempo de utilidad institucional de la documentación de archivo, producida y generada en el curso de las funciones de las Fuerzas Armadas de la Nación, expresados en plazos de conservación y que determinan en última instancia el Ciclo Vital del Documento. a.- Valor administrativo Es el valor que posee documento para respaldar y legitimar el acto administrativo, que se concreta en el trámite institucional de un asunto y que es imprescindible para fines de responsabilidad funcionaria. A requerimiento legal, todo documento administrativo llegará a tener valor legal jurídico y pueden llegar a ser efectivos y decisivos ante los tribunales judiciales.  b.- Valor fiscal. Es el valor que posee el documento para respaldar la transparencia de la gestión administrativa en la ejecución presupuestaria que la institución ha recaudado, distribuido, controlado o gastado. Se expresa también en el valor contable, que se refleja y representa el manejo de la contabilidad institucional. c.- Valor informativo. A medida que los valores anteriores prescriben, surge el valor informativo que convierte a la documentación oficial en memoria colectiva. Cuando el valor informativo alcanza su plenitud, la documentación no solo tiene valor para la institución que ha generado sino, sobre todo, para la sociedad en su conjunto. 5.- Obligatoriedad y ámbito de aplicación La aplicación de lo dispuesto por el presente reglamento, será obligatoria para todas las Unidades, Institutos y Reparticiones Militares de las Fuerzas Armadas de la Nación. 6.- Sanciones El personal que incumpliera o aplicara incompleta o incorrectamente las normas del presente reglamento estará sujeto a las sanciones establecidas en las siguientes normas legales: - Constitución Política del Estado. - Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas LM-1405 - Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales. - Código Penal Civil y Militar. - Decreto Supremo Nº 23318-A “Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública”. - Reglamento de Faltas Disciplinarias y sus Castigos Nº 26 II.- DE LAS NORMAS. A.- Normas para el manejo de documentos y correspondencia militar. 1.- Toda documentación expedida por las Unidades, Institutos o Reparticiones Militares de las Fuerzas Armadas de la Nación, deberá llevar la clasificación de seguridad correspondiente, con la finalidad de evitar sustracciones, extravíos, infidencias y fuga de información, siendo el personal encargado responsable del seguimiento y verificación de que la correspondencia llegue a su destino.  2.- Los documentos con el atributo de Secreto, Confidencial y Reservado recibidos, tendrán un tratamiento especial debiendo ser registrados y numerados sin abrir el sobre luego entregarlos al destinatario o autoridad responsable. 3.- Toda documentación clasificada no podrá ser fotocopiada, fotografiada o transcrita a soporte magnético, sin previa autorización legal del responsable o destinatario. 4.- La correspondencia expedida y recibida debe ser manejada por personal autorizado, de esta manera queda terminantemente prohibida la utilización de soldados, marineros para la distribución, tanto externa como interna de la correspondencia militar. 5.- El acceso a toda correspondencia clasificada, deberá ser autorizado por la autoridad responsable de la misma. 6.- El personal militar o civil que viole las órdenes, normas, disposiciones, referente a la extracción, infiltración, infidencia de la correspondencia, será sancionado de acuerdo a lo que establece el Código Penal Militar y el Código Penal Civil. B.- Registro de correspondencia. 1.- La correspondencia que se maneje en el ámbito militar requiere un tratamiento y cuidad especial, por lo tanto el registro, seguimiento y manejo de la misma es imprescindible, por tratarse de actividades, que sustentan el accionar de las Fuerzas Armadas de la Nación. 2.- El “Libro de Correspondencia Militar” contendrá las siguientes casillas: - Número de registro - Fecha de recepción. - Clasificación. - Procedencia o lugar de origen - Número de origen y fecha - Síntesis del contenido. - Anexos, si contiene. - Fecha de despacho. - Envío a: - Firma de recepción. - Código de archivo. 3.- Para el registro de documentación se podrá utilizar también programas informáticos, los cuales en lo posible deberán contener las características de Libro de Correspondencia Militar. C.- Recepción de correspondencia militar.  1.- La documentación recibida será una función exclusiva del Centro Integrado de Documentación (CIDOC) o Secretaría General de cada Unidad Militar. 2.- El personal del CIDOC o Secretaría General, que reciba la documentación asentará en el libro de registro o programa computarizado, especificando la fecha y hora de recepción del documento. 3.- El CIDOC o Secretaría General, solo está autorizada para abrir la correspondencia de carácter oficial y público. Toda documentación con el sello o la clasificación de Reservado, Secreto y Confidencial será abierta por el respectivo destinatario. 4.- Toda correspondencia recibida deberá incluir la Hoja de Ruta (Hoja de Trámite de Documento), donde se escribirán los movimientos documentados, que deben guardar conformidad con el libro de registro o programa computarizado de correspondencia. D.- Despacho de documentos y correspondencia militar. 1.- La documentación despachada será una función exclusiva del CIDOC o Secretaría General. 2.- La correspondencia militar es elaborada, procesada y registrada por la Unidades, Institutos y Reparticiones Militares, debe ser distribuida por el mensajero habilitado par el efecto llevando un control y registro detallado. III.- ASPECTOS VARIOS. Al existir correspondencia y documentación en las diferentes Unidades, Institutos o Reparticiones Militares relacionadas a distintas áreas, materiales, equipos, accesorios, actividades y otros, con características particulares, singulares y específicas por la función que cumplen; como por ejemplo: Registro o Filiación de Tanques, Carros de Asalto y otros (Ejército), Registro o Filiación de Aviones de Caza, Helicópteros y otros (Fuerza Aérea), Registro o Filiación de Lanchas Patrulleras, Embarcaciones y otros (Fuerza Naval); por esta razón los Comando de Fuerza deberán emitir normas y reglamentaciones pertinentes para estandarizar el uso de estos documentos. CAPITULO TERCERO NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA MILITAR Todo documento militar deber ser elaborado con el cuidado y atención que requiere, para el efecto se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: I.- DE LAS NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS. A.- Elaboración de documentos.  La elaboración de documentos militares requiere, especial cuidado, principalmente con la ortografía, prolijidad y sintaxis de acuerdo al tipo de documento a redactar, considerando lo que establece la Real Academia de la Lengua de España. B.- Idioma. Toda la documentación y correspondencia que se utiliza en las Fuerzas Armadas de la Nación, debe ser redactada en el idioma español, cuando sea necesario utilizar otros idiomas, se deberá adjuntar la traducción del texto correspondiente, donde se debe incluir el nombre de la Institución y/o el responsable de la traducción. C.- Tipo de letra. De acuerdo con el procesador de texto de Windows (Word de Microsoft) el tipo de letra que se debe utilizar es Arial y/o Times New Román Nº 12; para las unidades que no cuenten con equipos de computación, se autoriza el uso de la máquina de escribir, debiéndose cumplir y/o adecuar las normas tipográficas preestablecidas en el presente reglamento. D.- Grado, especialidad, nombre(s) y apellidos. Toda la documentación que se elabora en las Unidades, Institutos o Reparticiones Militares deberá llevar el grado, especialidad, nombre(s) y apellidos completos de las personas que se nombran en el mismo, para evitar futuras observaciones, los cuales deberán coincidir con los documentos de identificación personal como “Certificado de Nacimiento”, “Cédula de Identidad” y otros. Ejemplo: Sgto. Incl. Téc. Jorge Carlos Alvestegui Porto E.- Autenticación. Todo documento militar de acuerdo a sus características, debe llevar al pie de página en la parte inferior izquierda, en forma horizontal, las iniciales en letras mayúsculas de los responsables de la elaboración del mismo, quienes deberán estampar su rúbrica donde les corresponde (original y copias respectivamente). Ejemplo: CAL/SAR/SOC/jjac F.- Distribución. De acuerdo a las características de los documentos, cuando sea necesario su difusión a otras Unidades, Institutos o Reparticiones Militares, debe llevar la  distribución correspondiente después de la autenticación, en la parte inferior izquierda, en forma vertical. Ejemplo: Distribución: Original : Comando de División Copia Nº 1 : Sección I-Pers. Copia Nº 2 : Sección III-Op. Copia Nº 3 : Grupo… G.- Leyenda de cierre. Algunos documentos militares (oficios, ordenes del día, directivas y otros) deberán llevar al final del texto en letras negritas mayúsculas cursivas Nº 12, en la parte central la leyenda: “EL MAR NOS PERTENECE POR DERECHO, RECUPERARLO ES UN DEBER” H.- Registro de lugar y fecha. Toda correspondencia militar de rutina, debe contener el lugar, la fecha de elaboración del documento, de acuerdo al siguiente formato: La Paz, Marzo 14 de 2006 (LUGAR: La Paz; MES: Marzo; DIA: 14; AÑO: 2006) La correspondencia operativa, registrará en sus primeros seis dígitos la fecha y hora, seguidamente las tres primeras letras del mes (mayúsculas) y finalmente los últimos dos dígitos del año. 140810-MAR-06 DIA: 14; HORAS: ocho y diez; MES: Marzo; AÑO: 2006 I.- Dimensión oficial de las hojas. Para poder regular el intercambio de documentos y correspondencia de trámite rutinario, se establece el tamaño oficial de hojas para la elaboración de correspondencia militar en: Tamaño carta: 21.59 x 27.94 cm. ó 8.5 x 11 pulg. J.- Documentos originales y copias.  La documentación deberá elaborarse en un original y dos copias, el original será entregado al destinatario, las copias deberán archivadas en el Archivo de Oficina que emite el documento hasta el momento de la transferencia al Archivo Central de la Institución. K.- Tabulación de márgenes Para uniformar la documentación de correspondencia militar que se intercambian, físicamente o en soporte magnético, se establecen los siguientes márgenes:  Borde superior membrete 1,5 cm.  Borde superior texto 2 cm.  Borde inferior 2 cm.  Borde izquierdo 3 cm.  Borde derecho 2 cm.  Pie de página 1,5 cm. L.- Clasificación de Seguridad. Toda documentación de correspondencia militar que contenga clasificación de seguridad, deberá ir en el borde superior e inferior central a 1,5 cm. del margen de la hoja. RESERVADO M.- Numeración de páginas. 1.- La numeración de páginas, para la correspondencia de rutina será la siguiente: En la parte inferior central del documento. 1-3 2-3 3-3 2.- La numeración de páginas, para la correspondencia de carácter Confidencial, Secreta y Reservada de documentos operativos es la siguiente:  En la parte superior al centro de la página la clasificación el documento y en la inferior central, derivando sistemáticamente del número total de hojas, de acuerdo al siguiente ejemplo: SECRETO SECRETO 10 - 20 3.- Para la información preliminar de un documento (prólogo, índices, dedicatoria, etc.) se debe utilizar números romanos en letras minúsculas, derivando sistemáticamente del número total de hojas de acuerdo al siguiente ejemplo: Parte inferior central del documento: CONFIDENCIAL i - vi N.- Espacio interlineal. El espacio interlineal a utilizar en elaboración de los diferentes documentos; será el “sencillo”; de acuerdo con el programa informático Microsoft Word. O.- Membrete. El membrete de acuerdo a reglamento, se debe ubicar en el borde superior izquierdo de todo documento oficial, con la finalidad de identificar a la Unidad, Instituto o Repartición Militar donde se ha elaborado el documento. El membrete debe contener las siguientes características: 1.- Parte superior la identificación de la unidad superior; en letras mayúsculas negritas Arial o Times New Roman Nº 10 (Para máquinas de escribir letras mayúsculas). 2.- A continuación la identificación de la unidad que envía el documento, de acuerdo con el paquete computarizado de Microsoft Word en letras mayúsculas negritas de tipo Arial o times New Roman Nº 10 (Para máquinas de escribir letras mayúsculas).  3.- Finalmente la identificación del país en esta situación “Bolivia”, en letras mayúsculas negritas Arial o Times New Roman Nº 10 subrayadas. (Para máquinas de escribir letras mayúsculas subrayadas). Ejemplo: FUERZAS ARMADAS DE LA NACION FUERZA NAVAL BOLIVIANA BOLIVIA COMANDO GENERAL DE EJÉRCITO SÉPTIMA DIVISIÓN DE EJÉRCITO BOLIVIA GRUPO AÉREO “21” PRIMERA COMPAÑÍA BOLIVIA P.- Texto de saludo y de cierre Como norma general de ética y cortesía se debe tener cuidado en la utilización de términos y frases, especialmente con aquellas que puedan elevar o degradar a la autoridad y jerarquía con quien se mantiene el flujo de correspondencia; debiendo tomar en cuenta el cargo y la repartición militar a la que se representa. En consecuencia la persona que recibe como la que despacha dicha correspondencia militar, debe incluir frases y palabras cordiales tanto en el saludo como en la despedida. Q.- Color de las letras de los documentos militares. Los documentos militares deben ser elaborados en su integridad con tinta negra y con absoluta nitidez, ya que los mismos permitirán fotocopiar y diseminar información sin problemas. R.- Firmas y rúbricas del documento. Las firmas y rúbricas, deberán ser estampadas con la utilización de bolígrafos, micro-puntas, marcadores o lapiceros de tinta en colores determinados de acuerdo a instrucciones impartidas a través de Directiva del Comando en Jefe de las Fuerzas Armadas. Las mismas deberán ir en los originales como en las copias. Todo documento militar que revista un grado de importancia, debe llevar la rúbrica o autenticación en todas las hojas. S.- Sangría. La sangría establecida es la siguiente: 1.- Para los capítulos y títulos de documentos militares, números romanos en letras mayúsculas: I, II, III, IV, … X; subrayado y con negrita. 2.- Para los primeros incisos, en letras minúsculas: A, B, C, D, …, Z; subrayado con negrita. 3.- Para el subsiguiente subtítulo, números arábigos; 1, 2, 3, …, 10; en minúsculas y negrita. 4.- Para el o los subsiguientes subtítulos, letras minúsculas: a, b, …c; en negrita. 5.- Para los subsiguientes subtítulos, números arábigos entre paréntesis; 1), 2), 3), … 8); en letras minúsculas y negrita. 6.- Para el o los subsiguientes subtítulos, letras minúsculas negrita en paréntesis: a), b), …z). 7.- Finalmente para los subsiguientes subtítulos se utilizará guiones y puntos respectivamente. Ejemplo: I.- ACCIONES PREVIAS A LA MANIOBRA A.- Finalidad de las acciones. 1.- Cursos de acción. a.- Desarrollo de las acciones. 1) Condiciones de … a) Primera acción - Partes de la … T.- Utilización de letras negritas o subrayadas. 1.- Se debe utilizar letras negritas para títulos, subtítulos y algunas siglas o leyendas que necesariamente se deben resaltar. 2.- La utilización de letras subrayadas corresponde a documentos elaborados con máquina de escribir. U.- Sellos 1.- El sello de las Unidades Milites deben ser diseñados de acuerdo a formas y dimensiones especificadas en Directiva del Comando en Jefe de las Fuerzas Armadas. 2.- Se estampará el sello en la parte inferior izquierda pegada al nombre de la autoridad responsable del documento elaborado, luego de la firma y autenticaciones respectivas. Ejemplo: FIRMA SELLO _________________________ Grado, nombre(s) y apellidos CARGO V.- Sobres. Para la rotulación de los sobres se deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos: - Membrete en la parte superior izquierda. - En la parte superior derecha las iniciales de la unidad y número correspondiente del documento que envía en el interior del sobre. - En la parte izquierda central, el gado, nombre(s), apellidos y cargo del destinatario del documento. Ejemplo: FUERZA AÉREA BOLIVIANA DEPTO. I – PERSONAL BOLIVIA DPTO. I SECC “A” Nº …………/06 Sr. Cnl. DEMA. Ariel Burgos Arce JEFE DEL DEPARTAMENTO IV-LOG. F.A.B.