Podniková komunikácia PDF

PODNIKOVÁ KOMUNIKÁCIA Ochrana autorských práv: "Všetky autorské práva týkajúce sa obsahu dokumentu sú vyhradené. Akékoľvek tu publikované informácie (textové, obrazové, zdrojové texty, atď.) sa nesmú kopírovať, uchovávať v akejkoľvek forme na akomkoľvek médiu alebo inak používať...

PODNIKOVÁ KOMUNIKÁCIA Ochrana autorských práv: "Všetky autorské práva týkajúce sa obsahu dokumentu sú vyhradené. Akékoľvek tu publikované informácie (textové, obrazové, zdrojové texty, atď.) sa nesmú kopírovať, uchovávať v akejkoľvek forme na akomkoľvek médiu alebo inak používať bez predchádzajúceho písomného súhlasu vlastníka autorských práv. Tieto materiály môžu byť duševným vlastníctvom podľa Autorského zákona. Autorským právom je chránený aj vzhľad a obsah stránky, dokumentácia, ako aj program, ktorý generuje výstup. Vytvárať záznam z prednášky, cvičenia alebo konzultácie je možné len so súhlasom vyučujúceho."  Komunikácia je základným a integrujúcim nástrojom riadenia podniku, ktorý slúži na „spájanie ľudí“ a „zjednocovanie“ za účelom dosahovania vytýčených podnikových cieľov.  Komunikácia je previazaná so všetkými manažérskymi funkciami, ktoré výrazne determinuje a je nevyhnutná na ich výkon. Dotýka sa vytyčovania cieľov, stanovovania spôsobov, ako tieto ciele dosiahnuť, koordinácie činností, ktoré je nevyhnutné vykonať na naplnenie plánov, správneho vedenia ľudí a v neposlednom rade je previazaná s monitoringom a samotnou kontrolnou činnosťou.  Bolo by ideálne, keby všetci ľudia v podniku, nielen manažéri, mali vytvorenú takú komunikačnú sieť, ktorá by zodpovedala všetkým informačným potrebám a požiadavkám akéhokoľvek účastníka tejto siete. Význam podnikovej komunikačnej gramotnosti spočíva v tom, že: zabezpečuje sprostredkovanie informácií, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu činností určených na dosiahnutie vytýčených podnikových cieľov, ľuďom, ktorí sú za ich výkon zodpovední, spája ľudí, ktorí vykonávajú určitú spoločnú činnosť a tým pádom umožňuje ich vzájomnú interakciu nielen v rámci komunikačného procesu, ale aj po jeho skončení, zabezpečuje prepojenie štruktúr podniku, zabezpečuje účinné riadenie, koordináciu a spätnú väzbu, zabezpečuje prepájanie vzťahov medzi jednotlivými zamestnancami, zamestnancami a manažérom, podnikom a zákazníkmi, podnikom a verejnosťou, umožňuje pružne reagovať na zmeny v prostredí, v ktorom podnik operuje. Komunikácia plní dvojakú úlohu: musí zabezpečiť správny komunikačný tok vo vnútri podniku, musí zabezpečiť správny komunikačný tok s vonkajším prostredím, ktorý je determinovaný podnikovou kultúrou, Vnútropodniková komunikácia Indiferencie vnútropodnikovej komunikácie oproti komunikácii všeobecnej spočívajú v tom, že komunikačný tok je determinovaný špecifikami konkrétneho vnútropodnikového prostredia. V rámci firemnej komunikácie je potrebné venovať pozornosť: komunikačným nástrojom, motivácii a správaniu sa účastníkov v komunikačnom procese, sociálno-kultúrnemu rámcu komunikácie. Medzi základné funkcie komunikácie patrí: Informatívna – u manažéra sa predpokladá, že má schopnosť jasne, jednoducho, zrozumiteľne sformulovať informáciu a vie ju efektívne posunúť ďalej. Inštruktážna – manažér musí byť schopný podať informáciu tak, aby ľudia, ktorým je určená, dokázali túto informáciu absorbovať, správne vyhodnotiť, osvojiť si ju a využiť ju pri výkone svojej pracovnej náplne. Persuázna – manažér musí vedieť presvedčiť svojich podriadených o zmysluplnosti a relevantnosti svojich požiadaviek a získať ich pre efektívnu spoluprácu. Manažér by mal byť schopný vytvoriť takú atmosféru, aby si zamestnanci vybudovali vlastný vnútorný súhlas s jeho rozhodnutím a požiadavkami a aktívne, dobrovoľne spolupracovali. Mal by vedieť apelovať na prestavbu názorov, postojov a záujmov zúčastnených strán komunikácie.  Motivačná – manažér musí byť zručný v motivovaní zamestnancov, musí vytvoriť také prostredie a pracovnú atmosféru, ktorá napomôže uspokojovať vnútorné ašpirácie, potreby a záujmy zamestnancov a ktoré ich budú stimulovať konať žiaducim spôsobom a odvádzať efektívnu prácu. Kontaktná – schopnosť manažéra vytvárať a udržiavať komunikačný kontakt s partnerom počas celého komunikačného aktu, aj ak sa nevyvíja podľa jeho predstáv, je v rozpore so zámerom komunikácie a situácia sa začne vyvíjať konfliktne. Kontrolná – manažér musí vedieť prostredníctvom komunikácie efektívne podať zamestnancovi spätnú väzbu o účelnosti jeho vlastného príspevku k tvorbe podnikovej hodnoty.  Emotívna – zručnosť manažéra prostredníctvom komunikácie vytvoriť priestor na saturovanie potrieb sociálneho kontaktu (t.j. možnosť vyjadrenia určitých myšlienok, názorov, pocitov na základe, ktorých sa ľudia v podniku poznávajú, porovnávajú a rozvíjajú si komunikačné zručnosti). Sebapoznávacia – schopnosť sebareflexie manažéra, pretože každý účastník komunikácie prostredníctvom vlastného príspevku do dialógu odráža svoju vlastnú sebadôveru, sebavnímanie. Podstata vnútropodnikovej komunikácie je založená na analýze: toho, o čom chce manažment komunikovať (komunikačné potreby manažmentu), toho, čo chcú zamestnanci počuť (komunikačné potreby zamestnancov), problémov, ktoré sa vyskytujú pri toku informácií (komunikačné problémy). To, čo chce manažment povedať, je determinované tým, čo by mali zamestnanci vedieť pri výkone svojej pracovne funkcie a zároveň ovplyvnené tým, čo chcú počuť.  Oblasti komunikácie Ciele 1. komunikácia smerom dolu  zaistiť, aby manažéri a radoví zamestnanci obdržali presné a včasné informácie o úlohách, a do strán ktoré je potrebné vykonať pre dosiahnutie I. manažérska komunikácia  informácie o podnikových, podnikových cieľov plánoch, rozpočtoch 2. komunikácia smerom dolu  zaistiť, aby inštrukcie boli jasné a presné  priame inštrukcie  poskytnúť potrebnú motiváciu ľuďom k práci podriadeným, čo majú vykonať 3. komunikácia smerom hore  zabezpečiť dostatočný priestor pre  návrhy, námety a pripomienky zamestnancov, ktorý by im umožnil ovplyvniť k podnikovým cieľom podnikové rozhodnutia v oblastiach, v ktorých a rozpočtom získali určitú odbornosť a skúsenosť 4. komunikácia smerom hore  umožniť manažmentu monitorovať a riadiť a do strán výkon  informácie o vykonávanej  v prípade potreby uskutočniť nápravné práci a výsledkoch opatrenia  Oblasti komunikácie Ciele II. vnútropodnikové vzťahy  zaistiť stálu informovanosť zamestnancov 5. komunikácia smerom dolu o záležitostiach, ktoré sa ich týkajú, hlavne  informácie o podnikových zmeny v pracovných podmienkach plánoch alebo o výkone  zaistiť stimuláciu zamestnancov k ich väčšej identifikácií s podnikom  zaistiť pracovníkom možnosť predkladať svoje 6. komunikácia smerom hore návrhy, príp. obavy  pripomienky a reakcie  ukázať, že podnik je ochotný na to reflektovať zamestnancov na zamýšľané plány alebo na práve prebiehajúce úlohy, ktoré sa ich dotýkajú  zaistiť, aby bol podnik plne oboznámený so III. vzťahy s okolím 7. získavanie a analýza všetkými informáciami technického, informácií z okolia podniku, technologického, ekonomického, politicko- ktoré sa týkajú jeho záujmov právneho, sociálneho a marketingového charakteru 8. prezentácia informácií  využiť vplyv podniku na presadenie jeho o podniku a jeho produktoch záujmov formou vybudovania pozitívneho zákazníkom, konkurencii, image komerčnej sfére a širokej  presvedčovanie zákazníkov na nákup verejnosti podnikových produktov  Druhy komunikácie Komunikačný systém každého podniku tvorí niekoľko zložiek: subjekty komunikácie,  zamestnanci,  manažment podniku,  prvky vonkajšieho prostredia (zákazníci, dodávatelia,...), nástroje komunikácie, prostredie komunikácie (kanály, technické zabezpečenie, organizačné zabezpečenie).  Keďže komunikačný tok kopíruje OŠ podniku, musia byť presne vymedzené komunikačné roly jednotlivých subjektov podnikovej komunikácie a zároveň základné požiadavky na komunikačnú gramotnosť jednotlivých účastníkov tohto procesu spolu s ich komunikačnými kompetenciami. OŠ každého podniku zároveň určuje smer toku informácii. (každý smer slúži určitému účelu a je jednoznačne určený svojou podstatou, obsahom, obmedzeniami a frekvenciou). OŠ tiež určuje formálne stanovené cesty z dôvodu koordinovania častosti, eliminácie zahltenia info, zabezpečenia medziútvarovej koordinácie Môžeme teda hovoriť o: formálnej komunikácii – toky informácii, ktoré sú podnikom oficiálne uznané a vyžadované subjektom komunikácie, upravené formálnymi predpismi, neformálnej komunikácii – toky informácii, ktoré nie sú oficiálne uznané a nie sú žiadnym spôsobom korigované a vznikajú na základe spontánnych medziľudských vzťahov za účelom uspokojenia potrieb sociálneho kontaktu. Nástroje komunikácie Základným rozhodnutím pri prenose informácií je identifikácia: optimálneho komunikačného nástroja, vhodného komunikačného kanála (vertikálneho, horizontálneho, diagonálneho). Komunikačný nástroj je navonok integrovaný a vnútorne ekonomicky a psychologicky štruktúrovaný prostriedok prenosu informácií, správ, odkazov v komunikačnom procese, ktorého cieľom je zabezpečiť vo vnútri podniku viacstupňový tok informácií potrebných na plnenie pracovných úloh a dosiahnutie efektívnych pracovných výkonov. Identifikácia komunikačných nástrojov je závislá od komunikačných potrieb a požiadaviek účastníkov vnútropodnikovej komunikácie. Komunikačné potreby možno definovať ako uvedomelý alebo neuvedomelý nedostatok informácií, resp. komunikačných kontaktov v rámci socio-spoločenských väzieb. Komunikačné požiadavky majú úzku väzbu na komunikačné potreby a možno ich definovať ako súbor informačných požiadaviek sformulovaných účastníkmi komunikácie Pri výbere vhodných komunikačných nástrojov sa uplatňujú nasledujúce kritériá: potrebná prenosová rýchlosť informácií s požiadavkou na aktuálnosť, finančná náročnosť prenosu, dostupnosť, potrebné zručnosti na využívanie komunikačného nástroja, kvantita a forma výstupu informácií za použitia jednotlivých nástrojov miera spoľahlivosti, hodnota komunikovanej informácie, možnosť interakcie, účel a cieľ komunikácie. zároveň je potrebné zohľadniť ešte aj štádium vývoja, v akom sa podnik nachádza, veľkosť podniku, počet zamestnancov, firemnú kultúru podniku a charakter zmien prebiehajúcich v podniku Výber komunikačných nástrojov je veľmi dôležitý z viacerých pohľadov života podniku: zefektívňuje alebo nezefektívňuje pracovnú činnosť zamestnancov, podnecuje alebo brzdí kreativitu zamestnancov, podporuje tvorbu podnikovej kultúry a kreuje vnútropodnikové prostredie, pôsobí ako stresový alebo prirodzený katalyzátor vnútropodnikových procesov.  Pri výbere komunikačných nástrojov treba zohľadniť výhody a nevýhody jednotlivých nástrojov vzhľadom na komunikačné ciele Riadenie komunikačného toku ide o proces analýzy požiadaviek a potrieb účastníkov komunikácie (na základe ktorej sa definujú ciele vnútropodnikovej komunikácie), plánovania komunikačného toku, nastavenia princípov a pravidiel, definovanie smerov komunikačného toku (komunikačných kanálov, resp. nástrojov) na základe organizačnej štruktúry, zapájanie zamestnancov a kontrola, resp. hodnotenie efektívnosti vnútropodnikovej komunikácie.  je to dlhodobý systematický, cyklický a kontinuálny proces, ktorý si vyžaduje, aby sa neustále pravidelne opakoval. Jeho nevyhnutnou súčasťou je aj spätná väzba – do akej miery sa zamestnanci stotožnili s komunikačným posolstvom. je to proces, ktorého úlohou je: „maximalizovať potenciálny úžitok z komunikácie a minimalizovať jeho potenciálne nedostatky.“  Pri riadení komunikačného toku je dôležité zaoberať sa neustálym zlepšovaním, zdokonaľovaním komunikácie. prvotným krokom je eliminovať možné príčiny, resp. bariéry , ktoré môžu narúšať efektívnu komunikáciu a hľadať možnosti jej odstránenia. Tieto bariéry možno identifikovať na základe spätnej väzby:  buď jednoznačnou odozvou na informácie,  alebo nepriamymi postupnými varovnými signálmi (ako napr. strata zákazníkov, zvyšuje sa chybovosť – zlá kvalita, znižuje sa produktivita práce, zvyšovanie konfliktov, stresu, zvyšovanie fluktuácie, znižovanie predaja....)  BARIÉRY KOMUNIKÁCIE na strane účastníkov na strane prostredia vyplývajúce zo vzťahu komunikácie (manažérov, (podniku, riadenia) nadriadenosti a podriadenosti zamestnancov) limitované schopnosti nedôvera, hrozby, obavy, interferencie, šumy adresáta, sémantické osobné komplexy, stres, problémy nedostatok pocitu bezpečnosti podvádzanie, klamanie, časová tieseň neurčitosť výpovede filtrovanie, informačná blokáda komunikačné preťaženie, nevhodná forma prezentácia odlišné postavenie, status, moc informačná presýtenosť nedostatok selektívne vnímanie, dôveryhodnosť zdroja komunikačných kanálov abstrahovanie, nedostatočné podmienky pre otvorený neschopnosť koncentrácie komunikačný tok nedostatočné riadenie zlá schopnosť aktívne komunikácie počúvať odlišné postoje, názory, čínsky šepot skúsenosti kultúrne, jazykové, etické zamlčané predpoklady odlišnosti motivačné pochody typologické rozdiely Zdokonaľovanie komunikačného toku ak sa v podniku identifikujú možné bariéry komunikácie, ktoré môžu ohrozovať efektívnu komunikáciu, potom by mal podnik hľadať možnosti a spôsoby ich odstránenia a zároveň nastaviť také podmienky pre komunikáciu, aby sa tieto nedostatky neopakovali. Zároveň by sa mal podnik snažiť o neustále zlepšovanie komunikačného procesu. pri zlepšovaní komunikácie sa treba orientovať na tri základné roviny:  komunikujúci partneri musia zdokonaliť spôsob podávania informácií,  komunikujúci partneri musia zdokonaliť svoje schopnosti porozumieť tomu, čo v rámci komunikácie prijímajú,  musí sa zlepšiť komunikačný tok v podniku vo forme jeho regulácie.  V makromodeli komunikačného procesu sa podľa Kotlera vyskytujú tieto základné prvky: zdroj /odosielateľ/ (Source)- ekonomický subjekt odosielajúci správu kódovanie (Encode) – proces preloženia myšlienky do konkrétneho oznamu prostrednictvom komunikačných kanálov správa (Message)- sú to všetky verbálne i neverbálne prvky komunikácie, slogany, informácie a vizuálne prvky, ktoré tvoria marketingový mix komunikačné kanály (Channel of communication) – kanály, ktorými sa správa prenáša od odosielateľa k príjemcovi  V makromodeli komunikačného procesu sa podľa Kotlera vyskytujú tieto základné prvky: dekódovanie (Decode) – proces, v ktorom príjemca dekóduje konkrétny oznam (správu) a dostáva sa tak v ideálnom prípade k pôvodnej myšlienke odosielateľa spotrebiteľ /príjemca/ (Receiver) – ekonomický subjekt, ktorý zachytáva odoslanú správu (oznam) odozva (Response) – reakcia príjemcu na oznam (správu) po jej dekódovaní spätná väzba (Feedback) – tá časť odozvy, ktorú príjemca sprostredkuje spätne odosielateľovi šum (Noise) – všetko, čo narúša účinnosť komunikácie: ruchy, skreslenia, neovplyvniteľné okolnosti  K tomu, aby ekonomický subjekt komunikoval efektívne, je nutné postupovať piatimi základnými krokmi: 1. určiť cieľovú skupinu, 2. stanoviť si komunikačné ciele, 3. pripraviť kľúčovú správu, 4. vybrať komunikačné kanály a poskladať tak komunikačný mix, 5. zostaviť rozpočet a získať spätnú väzbu pre následné vyhodnotenie efektivity.  Každý z komunikačných nástrojov (reklama, PR, podpora predaja, event marketing, direct marketing, osobný predaj) využíva určité kanály na pretlmočenie komunikácie. Komunikačný kanál je mechanizmus, ktorý pretlmočí komunikáciu podniku jeho cieľovej skupine. Výber komunikačného kanálu závisí od mnohých faktorov: či chce podnik vyvolať diskusiu alebo len poskytnúť informácie, či má správa byť krátka a jednoduchá alebo dlhá a komplexná, atď. Podla toho sa zvolí podnik vhodný komunikačný mix.  Klasifikácia Komunikačných Kanálov Podľa Potrieb Podniku - Vo výbere efektívnych komunikačných kanálov je kľúčové porozumieť špecifickým potrebám a cieľom podniku. Každá organizácia má jedinečnú sadu požiadaviek, ktoré ovplyvňujú, ako by mala komunikovať so svojimi klientmi.  Medzi najpopulárnejšie a najefektívnejšie komunikačné kanály patria: Emailová komunikácia – ideálna pre formálne oznámenia a dlhšie správy. Sociálne médiá – vynikajúce pre budovanie značky a interakciu s klientmi v reálnom čase. Chatboty a online chat – poskytujú okamžité odpovede na otázky zákazníkov. Telefonická podpora – nezastupiteľná pre riešenie komplexných problémov a osobný kontakt.  Využívanie digitálnych komunikačných kanálov predstavuje pre firmy kľúčový nástroj na dosiahnutie úspešnej interakcie s klientmi. S rastúcim počtom online užívateľov sa stáva nevyhnutným adaptovať komunikačné stratégie tak, aby zahŕňali digitálne platformy ako sú sociálne médiá, e-maily, chatboty alebo mobilné aplikácie. Tieto kanály ponúkajú unikátnu príležitosť pre personalizovanú komunikáciu v reálnom čase, čo umožňuje firmám efektívnejšie reagovať na potreby a požiadavky ich klientov. Navyše, analýza dát získaných z digitálnych kanálov môže firmám poskytnúť cenné informácie o preferenciách a správaní ich cieľovej skupiny, čo prispieva k lepšiemu pochopeniu trhu a optimalizácii marketingových stratégií.  S ohľadom na rýchly rozvoj technológií a zmeny v správaní spotrebiteľov sa očakáva, že budúcnosť komunikačných kanálov bude smerovať k ešte väčšej personalizácii a integrácii umelé inteligencie. Personalizovaná komunikácia a automatizácia prostredníctvom chatbotov a virtuálnych asistentov sa stanú štandardom, čo umožní firmám efektívnejšie a rýchlejšie reagovať na potreby a požiadavky zákazníkov. Ďalším významným trendom bude zvýšené využívanie video obsahu a live streaming služieb, ktoré poskytujú bohatšie a autentickejšie zážitky pre zákazníkov.  Taktiež, s narastajúcim dôrazom na ochranu súkromia, sa predpokladá, že komunikácia bude viac zameraná na bezpečné a šifrované kanály. Tieto trendy naznačujú, že firmy musia byť pripravené na pružnú adaptáciu svojich komunikačných stratégií, aby zostali konkurencieschopné a relevantné v dynamicky sa meniacom digitálnom prostredí.  Podľa Forbesu v roku 2023 pracovalo: 12,7 % zamestnancov na plný úväzok na diaľku a 28,2 % využívalo hybridný model práce. To je značná časť zamestnancov, ktorí trávia aspoň časť svojho času mimo svojej kancelárie.  Podniky často vnútro firemnej komunikácii nevenujú dostatočnú pozornosť, nakoľko sa primárne venujú aktivitám smerujúcim k externému prostrediu, avšak tie bez predchádzajúceho interného oboznámenia nie vždy vedú k očakávanému výsledku. Preto je veľmi podstatné venovať pozornosť aj internej aj externej komunikácií na rovnakej úrovni.  Ďalším problematickým bodom býva samotná zodpovednosť a preberanie zodpovednosti za ňu. Nemala by to byť len agenda odborníkov zodpovedných za komunikáciu. Firemná komunikácia však nie je iba komunikácia, spadá pod ňu aj firemná kultúra, interný branding a celková firemná atmosféra. Správne nastavenie a fungovanie internej komunikácie je preto kombináciou viacerých nástrojov, krokov, riešení a stratégie. Ďakujem za pozornosť !