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UT 1. COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS MÓDULO FORMATIVO DE COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS 1º GESTIÓN DE ALOJAMIENTOS TURÍSTICOS  La organización de eventos como actividad OBJETIVOS complementaria. Tipología....

UT 1. COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS MÓDULO FORMATIVO DE COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS 1º GESTIÓN DE ALOJAMIENTOS TURÍSTICOS  La organización de eventos como actividad OBJETIVOS complementaria. Tipología. Estudio y tendencias de la oferta y la demanda. Eventos ofertados por empresas de alojamiento. Servicios que componen un evento. Variables de la demanda del servicio de eventos. -Conocer la importancia de los eventos como Tarificación de eventos según su tipología. actividad complementaria en los Comunicación en la comercialización de establecimientos hoteleros. eventos. Evaluación de las acciones comerciales -Analizar la oferta de eventos y sus tendencias, programadas. relacionándolas con las características del Bases de datos de clientes y proveedores. establecimiento y la demanda. Creatividad en el diseño de la comercialización. -Conocer los eventos típicos celebrados en Nuevas tendencias en eventos. establecimientos turísticos y sus características. -Profundizar en la comercialización de eventos. -Analizar los criterios para establecer precios adecuados a cada evento. CONTENIDOS  Libro de referencia Nota importante: Este material utiliza información del libro de referencia de la autora Nuria Salesa Amarante (aplican derechos de autor), únicamente con el propósito de servir de guía de estudio para el alumnado. Las imágenes y el resto de informaciones empleadas también pueden tener derechos de autor, por lo que no deben publicarse, solamente ser utilizados como material de soporte al estudio.  Dirección General Departamento de Departamento de Departamento de Departamento Departamento Departamento de Mantenimiento y Alojamiento Alimentos y Bebidas Comercial Financiero Recursos Humanos Servicios Generales Comercialización de Organigrama tipo de un hotel Eventos ¿Qué es un evento? ¿Forman parte los eventos de la oferta turística? Evento: acontecimiento de cierta importancia que reúne a un número de personas en un lugar concreto con un fin determinado. DEFINICIÓN DE TURISMO DE LA OMT El turismo es el conjunto de actividades que realizan las personas durante sus viajes y estancias en lugares diferentes al de su entorno habitual por un tiempo consecutivo inferior a un año, con fines de ocio, negocio u otros motivos.  Introducción La comercialización de eventos permite complementar la oferta básica de las empresas turísticas y de alojamiento. Contribuye a reducir la estacionalización. Muchos hoteles disponen de salones y espacios singulares para celebraciones de diversos tipos, que se pueden complementar con servicios de alojamiento o restauración. Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Art. 3.º A los efectos del presente Ordenamiento, los actos oficiales se clasifican en: a) Actos de carácter general, que son todos aquellos que se organicen por la Corona, Gobierno o la Administración del Estado, Comunidades Autónomas o Corporaciones Locales, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales, de las autonomías, provinciales o locales. b) Actos de carácter especial, que son los organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito especifico de sus respectivos servicios, funciones y actividades. Prácticamente todas las empresas y organizaciones celebran eventos de carácter especial, como las entregas de premios, las conmemoraciones u otros acontecimientos.  Contribuye a desestacionalizar la demanda El turismo de congresos o reuniones Eventos “Aquel que abarca las actividades basadas en la organización, promoción, venta y distribución de Convenciones, congresos, reuniones y eventos de empresas y de conferencias, seminarios asociaciones, viajes de incentivos de empresas, seminarios, congresos, Ferias y exposiciones conferencias, convenciones, exposiciones y ferias” (OMT, Iguazú, 2005). Negocios TURISMO Viajes de incentivo meetings, incentives, MICE conferences and exhibitions https://marketingturistico digital.com/ranking- congresos-icca/  Ranking ciudades españolas por congresos Estas son las ciudades españolas con más congresos internacionales en 2023. Barcelona -133 congresos (4ª ranking mundial) Madrid -128 congresos (6ª ranking mundial) Valencia – 43 congresos (36ª ranking mundial) Sevilla – 16 congresos (49ª ranking mundial) Málaga – 20 congresos (100ª ranking mundial) Palma – 17 congresos (118ª ranking mundial) San Sebastián congresos – 16 (129ª ranking mundial) Bilbao – 13 congresos (153ª ranking mundial) Granada – 11 congresos (173ª ranking mundial) Alicante – 8 congresos (223ª ranking mundial) Santiago de Compostela – 8 congresos (223ª ranking mundial) Córdoba – 7 congresos (256ª ranking mundial) Las Palmas – 7 congresos (256ª ranking mundial) Zaragoza – 7 congresos (256ª ranking mundial) Santa Cruz de Tenerife – 6 congresos (292ª ranking mundial) Toledo – 6 congresos (292ª ranking mundial) https://marketingturisticodigital.com/ranking-congresos-icca/ TURISMO meetings, incentives, conferences and exhibitions MICE Elemento clave para cualquier destino turístico por su capacidad para desestacionalizar la demanda. Características propias: -Estacionalidad y rotación: la mayoría de eventos se concentran en otoño y primavera. El lugar de celebración de muchos eventos rota entre las diferentes sedes de una empresa. -Gran impacto económico en los destinos, tanto directo como inducido. -Falta de una identidad global entre los diferentes agentes implicados. -Contribuye a fidelizar nuevos turistas. La importancia de las ferias ¿Podrías explicar qué es una feria? Las ferias sobresalen entre la oferta de eventos en España. Constituyen un reclamo para el visitante profesional y también para el público general, que se ve atraído por las novedades que allí se exponen. PROMOCIÓN STANDS COMO ESCAPARATE DE LOS PAÍSES RELACIONES ENTRE PROFESIONALES IFEMA DE MADRID (ENERO) La primera edición se realizó en 1981. Contó con 1500 expositores de 37 países y 3000 visitantes profesionales.  Tipología de eventos en hoteles El organizador alquila uno o varios salones EVENTOS CELEBRADOS del establecimiento para la celebración del ÚNICAMENTE EN SALÓN acto. Se realizan actividades habituales en los hoteles, de carácter diverso. EVENTOS EN SALÓN CON Se trata de eventos de mayor duración que SERVICIO DE prestan servicio de restauración, ofrecido en ocasiones dentro del propio salón o RESTAURACIÓN restaurante del hotel. Son los de mayor envergadura, ya que EVENTOS EN SALÓN CON SERVICIO DE implican a todos los recursos del RESTAURACIÓN Y ALOJAMIENTO establecimiento.  Eventos celebrados únicamente en salón Curso: Algunas empresas alquilan salones en hoteles para impartir formación, tanto interna (para sus empleados), como externa. También es habitual que centros de formación hagan uso de estas instalaciones para convocar exámenes. Taller: Actividad educativa de carácter práctico. Los participantes reciben conocimientos básicos sobre un tema. Conferencia: Se trata de una exposición oral sobre un tema por parte de uno o varios expertos en esa materia. Entrevista: Algunas empresas utilizan las instalaciones de los hoteles para realizar entrevistas o pruebas de selección de personal. Presentación de producto: Es un acto en el que los agentes comerciales dan a conocer nuevos productos a sus potenciales clientes. En algunos casos, la presentación va acompañada de un cóctel o aperitivo para los participantes.  Eventos celebrados únicamente en salón Curso Conferenci Presentación a de producto Talle r Entrevist a  Eventos celebrados únicamente en salón Reunión: Empresas, asociaciones u organismos se reúnen en salones de hoteles debido a la falta de un espacio para ello en sus instalaciones. Exposición: Aunque se suelen desarrollar en otros espacios expositivos como galerías o centros de exposiciones, se podría celebrar una exposición en el hotel. Salas de reuniones en hoteles Exposición de arte en hotel  Eventos celebrados en salón con servicio de restauración Desayuno de trabajo: Este tipo de evento está creciendo mucho, ya que la realización de reuniones en un entorno menos formal supone un reclamo para los asistentes. Almuerzo de trabajo: Es un tipo de reunión de trabajo cuya duración ronda las tres horas e incluye un almuerzo final. Se suele utilizar en eventos cuyo fin es la firma de un acuerdo. Cena de trabajo: Tiene el mismo objetivo y características que el almuerzo de trabajo.  Eventos en salón con servicio de restauración y alojamiento Congreso: Evento habitual para empresas privadas y públicas, asociaciones y fundaciones. -La duración suele superar los dos días. -Generalmente es de carácter abierto. -Se orientan a un sector concreto. -Se trata de un acto complejo, por lo que tiene un comité organizador como órgano decisorio. -En cada jornada, se suceden diversas ponencias de alto nivel profesional o académico, seguidas de debates. -Hay congresos con sede fija, pero la sede puede ir cambiando de ubicación. La sede se convierte en un reclamo para los participantes y asistentes. -Las ciudades se postulan como candidatas para la celebración de los congresos, apoyadas en muchas ocasiones por empresas e instituciones del sector y por organismos como los Convention Bureau. -Los grandes congresos se suelen ubicar en sedes emblemáticas, como palacios de congresos, edificios importantes y hoteles. -Se suelen completar con actividades de ocio tanto para participantes y asistentes. Ejemplo de un congreso académico  Eventos en salón con servicio de restauración y alojamiento Convención: -Son de carácter cerrado (a diferencia de los congresos), dirigidas únicamente a los miembros de un colectivo. -Son periódicas y rotativas: alternan su realización entre las distintas sedes de la empresa. -La tendencia en este tipo de actos es la gamificación: se busca que los participantes desarrollen actividades en un ambiente lúdico. Viajes de incentivo: Uno de los tipos de eventos más complejos debido a su organización y puesta en marcha. Se realizan cuando una empresa desea premiar a uno o varios de sus empleados. El premio resulta ser un viaje que se pretende que sea inolvidable para los participantes.  Eventos Pueden utilizar una única Cualquier evento sede o combinar varias para requiere de una su celebración planificación y coordinación Un evento beneficia a las Los hoteles juegan un empresas que los acogen y papel esencial para organizan y también a otros alojar a los participantes sectores de servicios (taxi, y asistentes restauración...) Eventos de carácter social y su importancia Bautizos, Comuniones, Bodas, Bodas de plata y de oro, cenas de navidad, despedidas de soltería, etc. Dejan importantes ingresos en hoteles, restauración, traslados y otros servicios.  Taller o Workshop Actividad con objetivo formativo y de carácter eminentemente práctico. Es habitual que en los congresos se intercalen sesiones plenarias teóricas con talleres prácticos. Estos talleres tienen el formato de reuniones de equipos de trabajo e investigación. Su objetivo es acercar al participante de una manera más directa y amena la temática de las sesiones teóricas. Entidades y organismos que pueden encargarse ¿Quiénes? de la organización de un evento Operadores profesionales de congresos (OPC) Son muchas las entidades que pueden encargarse de la organización de un evento, Empresas de gestión del destino pero existen empresas que se dedican a ello de forma profesional. Agencias de viajes y agencias de viajes especializadas en eventos Agencias de comunicación o Travel Managers Elección de la sede del evento La puede realizar: -O bien la empresa que organiza el evento (por ejemplo: una agencia de viajes especializada o un OPC). -O bien la empresa u organismo implicada en el evento. Los salones de los recintos feriales y de los hoteles se configuran como entornos flexibles capaces de acoger diferentes tipos de eventos gracias al mobiliario y a la decoración. Las peticiones de las nuevas generaciones de turistas MICE -Experiencias con valor añadido. -Generar contenido. -Mayor interacción y comunicación. -Poder personalizar la experiencia. -Opciones de networking. -Combinación de las actividades tradicionales de los congresos con actividades culturales y lúdicas interesantes (esto es, que el evento incluya un programa social). Eventos ofrecidos por las empresas -Los establecimientos de alojamiento turístico acogen numerosos eventos de diversa índole a lo largo del año. -No obstante, los eventos no solo se pueden celebrar en un alojamiento turístico. -Los eventos que más se repiten son los que tienen que ver con acontecimientos familiares: bodas, bautizos, comuniones...y otros no tan tradicionales (divorcio party o despedida de casados, entre otros). -Los eventos empresariales tienen una pluralidad de formatos (reunión en un salón, gran formato o congreso, etc.). BLEISURE Es un término que se refiere al viaje que mezcla los negocios con el ocio. Cada vez es más habitual que quienes viajan por motivos laborales alarguen su estancia para conocer la ciudad.  Servicios que componen un evento Asistencia Seguridad Salones Alojamiento Restauración Las azafatas y Incluye la Tienen Es posible que La gastronomía forma azafatos son protección de diferente en algún parte de casi cualquier imprescindibles en datos y la formato, evento no sea evento. Existen muchos cualquier evento. Su seguridad capacidad y necesario el formatos, desde los labor es que todo personal. complementos alojamiento. clásicos en mesa hasta fluya de forma según las los informales, de pie... natural. necesidades del cliente.  Servicios complementarios de un evento Transporte Guías turístic@s Animación Música Traslados entre Realizan su trabajo En eventos de Para amenizar las sedes o hacia en el marco del carácter sesiones, ya sea a transportes o programa social lúdico. través de medios alojamientos. del evento para digitales o en directo. participantes y acompañantes. Variables de la demanda de servicios de eventos Motivos y expectativas de los asistentes al evento. Presupuesto de un evento  Presupuesto de un evento El presupuesto inicial sirve para conocer si es posible realizar un evento. Se debe intentar que sea lo más ajustado posible para evitar posibles desviaciones una vez iniciado el proceso. El presupuesto intermedio se realiza aprox. un año antes del inicio del evento (para grandes eventos). Se detallan costes y posibles fuentes de financiación. El presupuesto final recoge los datos finales y reales y se realiza y aprueba dos o tres meses antes del inicio del evento. Fuentes de financiación de un evento  Precio para cada evento Los establecimientos hoteleros y turísticos establecen el precio de los eventos en función de diversos criterios. Por ejemplo: -Tipo de evento. -Duración. -Instalaciones y recursos que se necesitan. Etapas básicas en la comercialización de un evento Fases en la comercialización de un evento  Evaluación de las acciones comerciales programadas Cualquier acción comercial desarrollada debe ser analizada con posterioridad con el propósito de conocer y cuantificar el impacto que ha tenido. En primer lugar, los objetivos que se marquen deben ser SMART.  Evaluación de las acciones comerciales programadas En segundo lugar, se deben establecer indicadores clave o KPI (Key Performance Indicators). Son métricas para cuantificar el resultado de una actividad en función de los objetivos establecidos.  Key Performance Indicators en eventos De gestión: ¿cómo lo hemos hecho? De resultados ¿qué hemos conseguido? Número total de inscripciones. Check-in del evento (número de participantes registrados). Encuestas de satisfacción. Participación de ponentes. Menciones en redes sociales. Participación en medios sociales (contenidos aportados en las redes sociales). Ingresos brutos. Coeficiente costes/ingresos. Participación en el patrocinio.  ROI: Return of Investment Es uno de los indicadores para la evaluación de un evento. Compliance: se basa en minimizar los riesgos en la organización de un evento La importancia de las bases de datos La importancia de las bases de datos  CRM CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Tendencias en eventos Tendencias en eventos Tendencias en eventos  EJERCICIO Busca información sobre qué es un roadshow y un family day aplicado a eventos.