Organización de Eventos en Hoteles

Organización de Eventos como Actividad Complementaria

• Los eventos brindan una oportunidad para complementar la oferta básica de empresas turísticas y de alojamiento, como hoteles.
• Ayudan a reducir la estacionalidad en el sector turístico.
• Muchos hoteles cuentan con salones y espacios adecuados para celebrar diversos eventos, que pueden complementarse con servicios de alojamiento y restauración.

Tipos de Eventos

• Eventos celebrados únicamente en salón:
  • Reuniones: Empresas, asociaciones u organismos se reúnen en salones de hoteles debido a la falta de espacio.
  • Exposiciones: Aunque se suelen celebrar en galerías o centros de exposiciones, se pueden realizar en hoteles.
• Eventos celebrados en salón con servicio de restauración:
  • Desayuno de trabajo: Es un tipo de reunión informal que ha ganado popularidad.
  • Almuerzo de trabajo: Reunión de trabajo con duración aproximada de tres horas que incluye un almuerzo.
  • Cena de trabajo: Similar al almuerzo de trabajo, se utiliza para la firma de acuerdos.
• Eventos en salón con servicio de restauración y alojamiento:
  • Congresos:
    • Suelen durar más de dos días.
    • Se orientan a un sector específico.
    • Son eventos complejos con un comité organizador.
    • Incluyen ponencias y debates.
    • Las ciudades compiten por albergar congresos.
    • Se complementan con actividades de ocio.

Servicios que componen un evento

• Asistencia: Azafatas y azafatos son esenciales para que el evento fluya correctamente.
• Seguridad: Incluye la protección de datos y la seguridad del personal.
• Salones: Diferentes formatos y capacidades para satisfacer las necesidades del cliente.
• Alojamiento: Depende del tipo de evento, no siempre es necesario.
• Restauración: Se ofrece en casi todos los eventos. Diferentes formatos, desde los clásicos hasta informales.

Servicios complementarios de un evento

• Transporte: Traslados entre sedes o hacia el alojamiento.
• Guías turísticos: Realizan trabajos dentro del programa social del evento.
• Animación: En eventos lúdicos.
• Música: Para amenizar las sesiones.
• Variables de la demanda de servicios de eventos: Motivos y expectativas de los asistentes.

Presupuesto de un evento

• Presupuesto inicial: Sirve para determinar la viabilidad del evento.
• Presupuesto intermedio: Se elabora un año antes del evento para grandes eventos.
• Presupuesto final: Se realiza dos o tres meses antes y recoge los datos finales.

Fuentes de financiación de un evento

• Diversas fuentes, incluyendo patrocinadores y subvenciones.

Precio para cada evento

• Los establecimientos hoteleros y turísticos establecen el precio de los eventos en función de:
  • Tipo de evento.
  • Duración.
  • Instalaciones y recursos necesarios.

Etapas básicas en la comercialización de un evento

• Análisis del mercado y la competencia.
• Definición del público objetivo.
• Desarrollo de la estrategia de marketing.
• Ejecución de la estrategia.

Evaluación de las acciones comerciales programadas

• Se deben analizar las acciones comerciales con el propósito de conocer su impacto.
• Los objetivos deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos).
• KPI (Key Performance Indicators) son métricas para cuantificar el resultado de una actividad en función de los objetivos establecidos.

Key Performance Indicators en eventos

• De gestión: ¿Cómo lo hemos hecho?

• De resultados: ¿Qué hemos conseguido?

• Ejemplos de KPI:*

• Número total de inscripciones.

• Check-in del evento.

• Encuestas de satisfacción.

• Participación de ponentes.

• Menciones en redes sociales.

• Participación en medios sociales.

• Ingresos brutos.

• Coeficiente costes/ingresos.

• Participación en el patrocinio.

• ROI (Return of Investment).

• Compliance: Minimizar los riesgos en la organización de un evento.

La importancia de las bases de datos

• Las bases de datos proporcionan información crucial sobre los clientes y proveedores.
• Permiten segmentar la información y personalizar las acciones comerciales.
• Facilitan la gestión de eventos y la comunicación.

CRM (Customer Relationship Management)

• Permite gestionar las relaciones con los clientes y optimizar la atención al cliente.

Tendencias en eventos

• La tecnología juega un papel importante en los eventos modernos.
• Los eventos se están volviendo más interactivos y personalizados.
• La sostenibilidad es una prioridad en los eventos.

Ejercicio

• Un roadshow es una serie de eventos itinerantes en diferentes ubicaciones.
• Family day es un evento dirigido a familias y empleados de una empresa.

Este cuestionario explora la importancia de la organización de eventos dentro del sector turístico, especialmente en hoteles. Aborda los diferentes tipos de eventos que se pueden realizar y cómo contribuyen a complementar la oferta de servicios turísticos. A través de preguntas específicas, podrás evaluar tu conocimiento sobre la planificación de eventos y su impacto en la industria.