Procedimiento de Creación de Órdenes de Compra (MEY-KO)

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DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.2 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 1 / 2 CREACIÓN DE ORDEN DE COMPRA V 1.1 26/09/2024 1. Objetivo: Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias y/o parámetros necesarios para la correcta creación y gestión de órdenes de compra en el sistema Odoo. Busca garantizar la estandarización y eficiencia en los procesos de adquisición de los productos desde la solicitud inicial hasta la recepción y actualización final de las órdenes. 2. Alcance: Este manual abarca todo el proceso de creación y gestión de órdenes de compra en el sistema Odoo, desde la recepción de la solicitud de compra inicial hasta la actualización final de la orden de compra con los precios proporcionados por el proveedor. Involucra a los Departamentos de Compras, este manual está destinado a todos los colaboradores responsables de la adquisición de productos y servicios, asegurando que sigan las pautas establecidas para mantener la eficiencia y estandarización en los procesos de compra. 3. Responsables: Departamento de Compras 4. Descripción: 1. Creación de Orden de Compra: Responsable: Jefe de Compras/Analista de Compras Para crear una solicitud de Orden de Compra en el sistema, se debe de generar una Solicitud de Compra en el módulo de Aprobaciones. Los datos que debe de tener esta solicitud son: Código de compra Cantidad para comprar (expresada en unidades) Proveedor Luego, se debe de ingresar al sistema de Odoo, al módulo de Compras. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.2 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 2 / 2 CREACIÓN DE ORDEN DE COMPRA V 1.1 26/09/2024 Debe ingresar los datos del proveedor: Nombre del Proveedor: Seleccionar el proveedor correcto. Moneda: Asignar la moneda correspondiente. Plazos de Pago: Especificar si es crédito a treinta (30) días, pago de contado, anticipo, contra entrega. En cuanto a la dirección de entrega para proveedores según el país de origen: Estados Unidos: se debe consolidar la entrega con el Forwarder en Miami. China: la entrega se realiza directamente en Honduras y la dirección de entrega sería Grupo Mey-ko S.A. En la opción de ‘Agregar un producto’, se debe de ingresar el código de compra del producto, validar si la compra se realiza en unidades o en cajas. Luego se debe de guardar la orden de compra, el cual se genera un número de orden. La orden se debe de guardar sin precios, lo cual se añadirá una vez se reciba la cotización por parte del proveedor. En última instancia se debe de imprimir la orden de compra en formato PDF, luego se envía al proveedor mediante correo electrónico con la descripción y las cantidades solicitadas. 2. Recepción y actualización de la orden de compra: Responsable: Jefe de Compras/Analista de Compras Una vez recibida la cotización o proforma del proveedor se deben de ingresar los precios en la orden de compra en Odoo. En la parte de actualización de los precios, se deben de ingresar los precios recibidos para cada código de producto, también es importante asegurar que la orden de compra coincida con los datos proporcionados por el proveedor. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General