Modul Komunikasi Efektif PDF

# BAB 9 ## KOMUNIKASI EFEKTIF **Learning Outcome** 1. Mahasiswa mampu menjelaskan tujuan, komponen, bentuk dan proses komunikasi efektif 2. Mahasiswa mampu menjelaskan komunikasi interpersonal yang efektif 3. Mahasiswa mampu menjelaskan kemampuan mendengarkan yang baik **Indikator** 1. Menjelask...

# BAB 9 ## KOMUNIKASI EFEKTIF **Learning Outcome** 1. Mahasiswa mampu menjelaskan tujuan, komponen, bentuk dan proses komunikasi efektif 2. Mahasiswa mampu menjelaskan komunikasi interpersonal yang efektif 3. Mahasiswa mampu menjelaskan kemampuan mendengarkan yang baik **Indikator** 1. Menjelaskan tujuan, komponen, bentuk dan proses komunikasi efektif 2. Menjelaskan komunikasi interpersonal yang efektif 3. Menjelaskan kemampuan mendengarkan yang baik **A. Pengantar** Setiap orang memerlukan komunikasi untuk bekerja sama dan membangun hubungan / relationship dengan orang lain. Dengan adanya komunikasi, seseorang dapat menyampaikan pesan/informasi kepada orang lain. Selain itu, seseorang dapat menyampaikan maksud dan tujuan yang ingin disampaikan kepada orang lain. Tanpa adanya komunikasi, interaksi antar manusia tidak akan terjadi. Salah satu bentuk komunikasi adalah komunikasi interpersonal. Komunikasi interpersonal mempunyai banyak manfaat misalnya seseorang dapat langsung menjalin hubungan dengan orang lain, mengenal diri sendiri dan orang lain. Akan tetapi, terkadang masih dijumpai adanya pertengkaran, perselisihan, perdebatan antar pribadi. Hal itu dikarenakan adanya kesalahan persepsi dalam proses komunikasi. Oleh karena itu sangat diperlukan adanya komunikasi yang efektif agar miss communication dapat diminimalkan. **B.1. Pengertian Komunikasi** Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui media tertentu untuk menghasilkan efek / tujuan dengan mengharapkan feedback atau umpan balik. Komunikasi yang efektif terjadi apabila tidak ada penyimpangan dari target hasil (output) yang hendak dicapai dengan manfaat (benefit) yang dirasakan oleh sasaran. **B.2. Tujuan Komunikasi** Ada 4 tujuan komunikasi yaitu sebagai berikut: * **Menemukan** Salah satu tujuan utama komunikasi menyangkut penemuan diri. Apabila berkomunikasi dengan orang lain, anda belajar mengenal diri sendiri juga orang lain. Dengan berbicara kepada orang lain, kita memperoleh umpan balik yang berharga mengenai perasaan, pemikiran dan perilaku kita. Cara lain di mana kita melakukan penemuan diri adalah melalui proses perbandingan sosial, melalui perbandingan kemampuan, prestasi, sikap, pendapat, nilai dan kegagalan kita dengan orang lain. Artinya, kita mengevaluasi diri sendiri dengan cara membandingkan diri kita dengan orang lain. * **Berhubungan** Salah satu tujuan kita yang paling kuat adalah berhubungan dengan orang lain (membina dan memelihara hubungan dengan orang lain). Kita menghabiskan banyak waktu dan energi komunikasi kita untuk membina dan memelihara hubungan sosial. * **Meyakinkan** Media massa dapat meyakinkan kita agar mengubah sikap dan perilaku kita. * **Bermain** Kita menggunakan banyak perilaku komunikasi untuk bermain dan menghibur diri. Demikian pula banyak dari perilaku komunikasi kita dirancang untuk menghibur orang lain. **B.3. Komponen Komunikasi** Komponen komunikasi terdiri dari hal-hal berikut ini: * **Lingkungan komunikasi** Lingkungan (konteks) komunikasi setidak-tidaknya memiliki 3 dimensi yaitu dimensi fisik, sosial-psikologis, temporal (waktu). Dimensi fisik adalah ruang dimana komunikasi berlangsung secara nyata dan berwujud. Dimensi sosial-psikologis meliputi hubungan status diantara mereka yang terlibat, peran yang dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat dimana mereka berkomunikasi. Sedangkan dimensi waktu mencakup waktu dalam hitungan jam, hari ataupun sejarah dimana komuikasi berlangsung. * **Pengirim pesan dan penerima pesan** Pengirim pesan dan penerima pesan ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat dalam komunikasi adalah pengirim sekaligus penerima pesan. * **Enkoding dan Decoding** Enkoding adalah menuangkan gagasan - gagasan kita ke dalam simbol-simbol tertentu. Misalnya berbicara atau menulis. Dengan menuangkan gagasan-gagasan kita ke dalam gelombang suara atau ke atas selembar kertas, kita telah menterjemahkan gagasan-gagasan tersebut ke dalam kode tertentu. Sedangkan decoding adalah tindakan untuk menerima pesan. * **Kompetensi komunikasi** Kompetensi ini mencakup hal-hal seperti pengetahuan tentang peran lingkungan dalam mempengaruhi konten dan bentuk pesan komunikasi. * **Pesan** Pesan merupakan informasi yang disampaikan oleh si pengirim pesan kepada penerima pesan. Pesan yang disampaikan ini bisa berupa pesan dalam bentuk verbal maupun non verbal. * **Saluran** Saluran merupakan media yang dilalui pesan. Contoh: telepon, televisi. * **Umpan balik** Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya. Umpan balik bisa berasal dari Anda sendiri atau dari orang lain. Umpan balik dapat datang dalam berbagai bentuk seperti kerutan dahi atau senyuman, anggukan atau gelengan kepala, tepukan di bahu dan lain sebagainya. * **Gangguan** Gangguan menghalangi penerima dalam menerima pesan dari sumber dalam mengirim pesan. Gangguan dikatakan ada dalam suatu sistem komunikasi jika ini membuat pesan yang disampaikan berbeda dengan pesan yang diterima. * **Efek Komunikasi** Komunikasi selalu mempunyai efek atau dampak atas satu atau lebih orang yang terlibat dalam tindakan komunikasi. **B.4. Proses Komunikasi** Proses komunikasi adalah langkah-langkah yang menggambarkan terjadinya kegiatan komunikasi. Secara sederhana, proses koomunikasi digambarkan sebagai proses yang menghubungkan pengirim dengan penerima pesan. Proses tersebut terdiri dari enam langkah yaitu seperti pada gambar berikut:  **B.5. Bentuk Komunikasi** Bentuk - bentuk komunikasi dapat berupa: * **Interpersonal / face to face dalam bertemu secara fisik** * **Grup/kelompok melalui perencanaan dan formal** * **Media Massa meliputi media elektronik dan media cetak** Komunikasi melalui elektronik dapat berupa hal-hal berikut: 1. **Radio** Karakteristik dari media ini adalah kecepatan dalam menyampaikan pesan, sangat akrab dengan khalayak, dan merupakan media imajinatif 2. **Visual/gambar / foto** Bentuk komunikasi berupa foto digunakan sebagai alat dokumentasi 3. **Audiovisual** Keuntungan audiovisual adalah lebih jelas dan tegas. Misalnya penayangan gambar dilengkapi dengan narasi dari reporter. Namun kelemahan media ini adalah mahal. * **Media cetak** Kelebihan media cetak adalah mampu menjabarkan hal-hal yang rumit hingga detail sehingga lebih banyak mendapat respon dari khalayak. **B.6. Komunikasi Interpersonal** **B.6.1. Pengertian Komunikasi Interpersonal** Komunikasi interpersonal atau komunikasi antar pribadi adalah proses penyampaian dan penerimaan pesan antara pengirim pesan (sender) dengan penerima (receiver) baik secara langsung maupun tidak langsung. Komunikasi dikatakan terjadi secara langsung apabila pihak-pihak yang terlibat komunikasi dapat saling berbragi informasi tanpa melalui media. Sedangkan komunikasi tidak langsung dicirikan oleh adanya penggunaan media tertentu. Komunikasi interpersonal yang efektif meliputi banyak unsur, tetapi hubungan interpersonal barangkali yang paling penting. Banyak penyebab dari rintangan komunikasi yang berakibat kecil saja jika ada hubungan yang baik diantara komunikan. Sebaliknya pesan yang paling jelas, tegas, dan cermat tidak dapat menghindari kegagalan, jika terjadi hubungan interpersonal yang buruk. **B.6.2. Ciri-Ciri Komunikasi Interpersonal** Berikut ini adalah ciri-ciri dari komunikasi interpersonal adalah sebagai berikut: * **Arus pesan dua arah** Komunikasi interpersonal menempatkan sumber pesan dan penerima dalam posisi yang sejajar, sehingga memicu terjadinya pola penyebaran pesan mengikuti arus dua arah. Artinya komunikator dan komunikan dapat berganti pesan secara cepat. Arus pesan dua arah ini berlangsung secara berkelanjutan. * **Suasana non formal** Komunikasi interpersonal biasanya berlangsung dalam suasana nonformal. Pesan yang dikomunikasikan biasanya bersifat lisan, bukan tertulis. Di samping itu, forum komunikasi yang dipilih biasanya juga cenderung bersifat nonformal. * **Umpan balik segera** Komunikasi interpersonal biasanya mempertemukan para pelaku komunikasi secara bertatap muka, maka umpan balik dapat diketahui dengan segera. Seorang komunikator dapat segera memperoleh umpan balik atas pesan yang disampaikan dari komunikan, apakah komunikan menerima tawaran tersebut atau tidak, dapat diketahui segera melalui respon verbal maupun non verbal. * **Peserta komunikasi berada dalam jarak yang dekat.** Komunikasi interpersonal merupakan metode komunikasi antar individu yang menuntut agar peserta komunikasi berada dalam jarak yang dekat baik fisik maupun psikologis. * **Peserta komunikasi mengirim dan menerima pesan secara simultan dan spontan baik secara verbal maupun non verbal.** Untuk meningkatkan keefektifan komunikasi interpersonal, peserta komunikasi dapat memberdayakan pemanfaatan kekuatan pesan verbal maupun nonverbal secara simultan. Peserta komunikasi berupaya saling meyakinkan dengan mengoptimalkan penggunaan pesan verbal maupun non verbal secara bersama. **B.6.3. Komunikasi Interpersonal yang Efektif** Berikut ini adalah karakteristik komunikasi interpersonal yang efektif yaitu sebagai berikut: * **Keterbukaan (openness)** Keterbukaan adalah sikap dapat menerima masukan dari orang lain, serta berkenan menyampaikan informasi penting kepada orang lain. Sikap keterbukaan ditandai adanya keiuiuran dalam merespon segala stimuli komuni, tidak berkata bohong, dan tidak menyembunyikan informasi yang sebenarnya. Dalam proses komunikasi interpersonal, keterbukaan menjadi salah satu sikap positif. Hal ini disebabkan, dengan keterbukaan maka komunikasi interpersonal akan berlangsung secara adil, transparan, dua arah, dan dapat diterima oleh semua pihak yang berkomunikasi. * **Empati (Empathy)** Empati adalah kemampuan seseorang untuk merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain, dan dapat memahami sesuatu persoalan dari sudut pandang orang lain, melalui kacamata orang lain. * **Sikap mendukung (supportiveness)** Hubungan interpersonal yangefektif adalah hubungan dimana terdapat sikap mendukung. Artinya masing-masing pihak yang berkomunikasi memiliki komitmen untuk mendukung terselenggaranya interaksi secara terbuka. * **Sikap positif (positiveness)** Sikap positif ditunjukkan dalam bentuk sikap dan perilaku. Dalam bentuk sikap, maksudnya adalah pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi interpersonal harus memiliki perasaan dan pikiran positif, bukan prasangka dan curiga. Dalam bentuk perilaku artinya bahwa tindakan yang dipilih adalah yang relevan dengan tujuan komunikasi interpersonal, yaitu secara nyata melakukan aktivitas untuk terjalinnya kerja sama. * **Kesetaraan (equality)** Kesetaraan adalah pengakuan bahwa kedua belah pihak memiliki kepentingan, kedua belah pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan saling memerlukan. Adapun faktor penghambat komunikasi interpersonal yang efektif adalah sebagai berikut: * Kredibilitas pengirim pesan rendah * Kurang memahami latar belakang sosial dan budaya * Kurang memahami karakteristik si penerima pesan * Adanya prasangka buruk * Verbalitas * Komunikasi 1 arah * Tidak menggunakan media yang tepat * Perbedaan bahasa * Perbedaan persepsi **B.7. Kecakapan Mendengarkan** **B.7.1. Mendengarkan Efektif** Seperti halnya dengan keterampilan lainnya, kemampuan mendengar yang efektif dapat dipelajari. Mendengarkan adalah suatu proses yang rumit yang melibatkan empat unsur yaitu: * **Mendengar** Mendengar adalah proses fisiologis otomatik. * **Memperhatikan**, artinya secara sengaja kita memusatkan perhatian dan kesadaran kita pada stimuli tertentu, dan mengabaikan stimuli yang lainnya. Mendengar adalah proses selektif. * **Memahami.** Memahami diartikan sebagai suatu proses pemberian makna yang kita dengar, yang sesuai dengan makna yang dimaksudkan si pengirim pesan. Unsur memahami ini yang paling menentukan kecakapan mendengarkan. Artinya apabila kita dapat memahami stimuli dengan benar, maka berarti kita sudah dapat mendengarkan dengan baik. * **Mengingat**, yaitu proses menyimpan informasi ke dalam memori. Kecakapan mendengarkan merupakan kecakapan penting dalam komunikasi interpersonal. Hal ini disebabkan dengan mendengarkan, kita dapat mengolah secara komprehensif semua stimuli dan pesan yang kita terima, sampai kita dapat memahami dan mengingat dengan cermat, dan pada gilirannya akan menjadi bekal penting untuk melakukan proses komunikasi interpersonal yang efektif. Terdapat beberapa jenis mendengarkan yang efektif antara lain: * **Mendengarkan isi yaitu memahami dan mengingat pesan dari pembicara** * **Mendengarkan kritis yaitu memahami dan mengevaluasi arti pesan pembicara di beberapa tingkat secara kritis.** * **Mendengarkan aktif dan empati yaitu memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai sudut pandangnya, tak peduli adanya persamaan perspektif atau tidak.** **B.7.2. Langkah-Langkah untuk Meningkatkan Kemampuan Mendengar Yang Efektif** Untuk memperbaiki keterampilan mendengarkan, maka dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: * **Belajar** Pandanglah dibalik gaya pembicara dengan menanyakan pada diri sendiri apa yang diketahui pembicara yang belum anda ketahui, dengan niat untuk belajar. * **Depersonalisasi** Depersonalisasi kegiatan mendengar anda sehingga mengurangi dampak emosioanl dari apa yang dikatakan yang mungkin anda tidak sepaham. Usahakan untuk menahan sanggahan sampai anda selesai mendengar keseluruhan pesan. * **Hilangkan gangguan** Hilangkan gangguan yang mungkin dihadapı, misalnya dengan menutup pintu, mematikan radio kaset atau televisi dan menghampiri pembicara lebih dekat. * **Dengarkan gagasan pokok** Dengarkan konsep dan gagasan pokok di samping faktaa, untuk memahami keseluruhan pesan yang disampaikan pembicara. Sadari perbedaan antara fakta dan prinsip, gagasan dan contoh, serta bukti dan argumentasi. * **Cari pesan yang tidak terucapkan** Pesan yang tidak terucapkan, seringkali dapat dikenali dari nada suara atau ekspresi pembicara mengungkapkan lebih banyak dari kata-kata yang diucapkan. * **Bersikap terbuka** Tetap bersikap terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang dapat memperjelas pemahaman anda, termasuk terbuka terhadap informasi-informasi yang baru. * **Jangan memotong** Memotong pembicaraan akan berakibat fatal, disamping akan mengganggu konsentrasi pembicara, juga akan mengaburkan pesan yang disampaikan. * **Jika harus melakukan kritik.** Evaluasi dan kritik pada isi pembicaraan bukan orangnya. Fokus kritik anda pada apa yang disampaikan. Hindari mengkritik orang secara pribadi. * **Berikan umpan balik** Tunjukkan kepada pembicara bahwa anda masih mendengarkan dia, pertahankan kontak mata, berikan ekspresi wajah yang tepat. * **Buat catatan yang singkat dan langsung** Catatan singkat akan membantu ingatan anda pada subyek yang sedang dibicarakan. Melakukan catatan-catatan singkat dapat menunjukkan perhatian anda pada subyek yang sedang dibicarakan. **B.7.3. Kendala Mendengar Efektif** Ada lima kendala dalam proses mendengar. Semua kendala ini akan menjadikan proses mendengar menjadi tidak efektif. Lima kendala tersebut adalah: * **Preoccupation** Situasi dimana seseorang sedang sibuk dengan sebuah urusan lain yang tidak secara langsung berhubungan dengan topik pembicaraan. Sebagai contoh, kondisi ini bisa dialami oleh seorang istri yang ditanya suaminta tentang urusan sekolah anak sementara sang istri sedang menonton sinetron kesukaannya. Preokupasi adalah kendala terbesar dalam proses mendengar. Beberapa studi menunjukkan bahwa 40% dari waktu kita digunakan untuk memikirkan masa lalu, 40% unttuk memimpikan berbagai kejadian di masa depan, dan hanya 20% untuk berfokus pada situasi sekarang. Preokupasi juga merupakan sebuah fenomena pelarian sementara dari situasi realistis sekarang atau kenyataan. Dalam situasi menekan kita akan cenderung tenggelam dalam mengingat ingat masa lalu yang lebih indah dan nikmat. * **Preconceived ideas** Merupakan berbagai ide dan gagasan atau pemahaman yang sudah terlanjur mendominasi pikiran seseorang. Kendala ini sering mengakibatkan munculnya penolakan terhadap berbagai input baru ke dalam pemikiran. Kendala juga berhubungan dengan ego, rasa tidak nyaman dan kemalassan. * **Talking too much** Seseorang yang terlalu banyak bicara cenderung dilatarbelakangi oleh rasa bersalah, takut, khawatir, tidak nyaman, sifat egois. Orang yang talkoholic memaksa mereka harus berbicara, wajib bicara, hanya untuk mendengar dirinya sendiri berbicara. Efek samping dari berbicara terlalu banyak adalah hilangnya dialog yang penuh arti karena pihak lain yang terhambat aspirasinya. Orang lain justru akan mengabaikannya. * **Thinking of responses** Kendala ini sering disebut dengan "bigger fish syndrome" yaitu kesulitan untuk menjaga kesinambungan pernyataan. Untuk melanjutkan pernyataan, seseorang biasanya masih dipengaruhi atau diokupasi oleh pernyataan lawan bicara sebelumnya. Bahaya dari kendala ini adalah dampaknya pada ego dan hubungan baik. * **A lack of interest** Kendala ini adalah kendala yang paling susah dijinakkan. Manusia cenderung mengaitkan sesuatu hanya dengan hal-hal yang dimengerti, dengan orang atau dengan sesuatu yang bisa memberi manfaat secara pribadi. Jika sesuatu tidak menarik, anda akan cenderung mengabaikannya. **C. KESIMPULAN** 1. Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan. Tujuan komunikasi yaitu untuk menemukan jati diri, berhubungan dengan orang lain, meyakinkan sikap, dan menghibur orang lain. Komponen komunikasi terdiri dari lingkungan komunikasi, pengirim dan penerima pesan, encoding dan decoding, kompetensi komunikasi, pesan, saluran, umpan balik, gangguan, dan efek komunikasi. Ada 3 bentuk komunikasi yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, dan komunikasi massa. 2. Bentuk komunikasi yang paling mudah dilakukan adalah komunikasi interpersonal. Ciri dari komunikasi interpersonal adalah adanya arus pesan dua arah, suasana non formal, umpan balik segera, jarak dekat, pengiriman dan penerimaan pesan yang spontan. Karakteristik komunikasi interpersonal yang efektif meliputi keterbukaan (openness), empati (Empathy), sikap mendukung (supportiveness), dan sikap positif (positiveness) 3. Mendengarkan adalah salah satu aspek paling penting dalam komunikasi efektif. Dengan menjadi pendengar yang baik, kita tidak hanya mampu menyelesaikan berbagai masalah di pekerjaan atau di rumah, tetapi juga akan mampu melihat dunia dari sudut pandang orang lain. Dengan demikian pemahaman kita terhadap berbagai hal akan menjadi semakin luas sehingga diri kita semakin berkembang. **D. REFERENSI** 1. Daryanto. 2010. _Ilmu Komunikasi_. Bandung: PT. Sarana Tutorial Nurani Sejahtera. 2. Suranto, AW. 2011. _Komunikasi Interpersonal_. Yogyakarta: Graha Ilmu. 3. http://www.peribahasaindonesia.com/strategi-mendengar-secara-efektif/ 4. http://www.peribahasaindonesia.com/kendala-dalam-mendengar-efektif/ **E. LATIHAN/TUGAS** 1. Jika Anda diposisikan sebagai seorang pimpinan, salah seorang karyawan menghadap Anda, mengemukakan adanya persoalan pribadi dengan karyawan lain. Anda diminta untuk melakukan komunikasi interpresonal yang berfungsi sebagai konseling. Jelaskan langkah-langkah yang Anda tempuh!. 2. Anda diposisikan sebagai seorang pegawai personalia. Anda ditugaskan untuk melaksanakan komunikasi interprsonal kepada beberapa karyawan yang kurang disiplin. Bagaimana langkah-langkah yang Anda persiapkan agar hasil komunikasi interpersonal tersebut efektif? 3. Anda sebagai pimpinan, menyaksikan seorang karyawan sering menggunakan internet untuk kepentingan pribadi. Bagaimana pendekatan komunikasi interpersonal yang Anda lakukan untuk mencari solusi masalah tersebut!