Informationstechnik Übungsblatt 4 Word PDF

Übungsblatt 4 Word Kurse TEMB 2308 Lehrbriefe WORD16-1/2(T)1 Alle Möglichkeiten, die Microsoft Word bietet, findet man auch in anderen Textverarbeitungen wie z. B. Open Office. Die Dokumente können dabei auch jeweils in andere Programme übernommen werden oder auch als PDF abgespeic...

Übungsblatt 4 Word Kurse TEMB 2308 Lehrbriefe WORD16-1/2(T)1 Alle Möglichkeiten, die Microsoft Word bietet, findet man auch in anderen Textverarbeitungen wie z. B. Open Office. Die Dokumente können dabei auch jeweils in andere Programme übernommen werden oder auch als PDF abgespeichert werden. Wichtige Funktionen in Word 1. Korrekturlesen und Fertigstellen 1.1. Fehleranzeige Rote Unterstreichungen weisen auf Rechtschreibfehler oder unbekannte Wörter hin, grüne Unterstreichungen auf Grammatikfehler. 1.2. Liste mit Korrekturvorschlägen wird angezeigt, wenn man mit der rechten Maustaste ein unterstrichenes Wort anklickt. 1.3. Autokorrektur korrigiert automatisch bei der Eingabe. Diese Funktion sollte besser ausgeschaltet sein, da sonst für Word unbekannte Begriffe automatisch korrigiert werden (Datei  Optionen  Dokumentprüfung oder durch Strg + Z). 1.4. Rechtschreibung und Grammatik für das ganze Dokument prüfen  Überprüfung  Rechtschreibung und Grammatik 1.5. Anzeigen der Dokumentenstatistik durch Klicken mit der linken Maustaste in der Statusleiste unten links auf „Wörter“. 1.6. Fertigstellen eines Dokuments Über die Registerkarte Datei  Informationen erhalten Sie die Dokumenteneigenschaften. 2. Arbeiten mit Vorlagen 2.1. Öffnen von Vorlagen Über die Registerkarte Datei und den Befehl Neu erreicht man die Vorlagenbibliothek. Vorlagen können entweder installiert sein oder aus der Online-Bibliothek geholt werden. 2.2. Vorlagen im Kompatibilitätsmodus Ältere Vorlagen werden im Kompatibilitätsmodus geöffnet und müssen dann in der neuen Version gespeichert werden. 2.3. Eigene Vorlagen erstellen Entweder neu erstellen (Vorlage markieren) oder eine vorhandene Vorlage öffnen und ändern, dann als Word-Vorlage abspeichern in dem vorgegebenen Ordner „Templates“. 3. Organisieren von Informationen 3.1. Eine Tabelle anlegen Registerkarte Einfügen  Tabelle  Zahl von Zeilen und Spalten angeben oder markieren 3.2. Eine Tabellenkopfzeile einrichten Mit Hilfe der Tabellentools weisen Sie den Inhalten der 1. Zeile das Format Überschrift zu. 3.3. Zeilen oder Spalten zur Tabelle hinzufügen Eine Zeile der Tabelle markieren, über die Registerkarte Tabellentools  Layout können Zeilen oder Spalten hinzugefügt werden. Informationstechnik Übungsblatt 4 Seite 1 von 4 3.4. Zellen formatieren Die betreffenden Tabellenzeilen markieren, über Registerkarte Layout Zellenhöhe und –breite festlegen, über Registerkarte Entwurf Farben und Schattierung wählen. Über die Minisymbol- leiste oder über die Befehlsgruppe Schriftart können Sie für markierte Zellen die Schriftart ändern. 3.5. Tabellen schachteln bzw. Tabellen zeichnen Zelle markieren, über den Befehl Tabelle  Tabelle zeichnen können Sie einen Rahmen ziehen. Danach mit Einfügen  Tabelle die gewünschte Anzahl von Zellen einfügen. 4. Durchführen von Berechnungen 4.1. Einer Tabelle Berechnungsfunktionen zuweisen Über die Registerkarte Tabellentools  Layout  Daten  Formel können Sie nun Berechnungen eingeben: zuerst die Formel, dann das Zahlenformat. Um die Ergebnisse zu sehen, gehen Sie in die Zelle und drücken die rechte Maustaste und wählen den Befehl „Felder aktualisieren“. 4.2. Excel-Arbeitsblätter in ein Word-Dokument einfügen Öffnen Sie das Originaldokument in Excel, markieren Sie die Tabelle und geben den Befehl „Kopieren“. Danach können Sie in Word die Tabelle einfügen. 4.3. Eine Excel-Tabelle mit einem Word-Dokument verknüpfen Die eingefügte Tabelle markieren  Registerkarte Start  Einfügen  Inhalte. Im Dialogfeld „Verknüpfung einfügen“ und als Quelldatei Microsoft-Office-Excel-Arbeitsmappe-Objekt wählen. Durch einen Doppelklick in der Tabelle in Word öffnet sich die Originaldatei in Excel und kann dann bearbeitet und auch in Word wieder aktualisiert werden (siehe 4.1.). 5. Text in Spalten 5.1. Einspaltigen Text in mehrere Spalten umwandeln Text markieren, Gruppe Seite einrichten  Befehl Spalten  zwei oder drei Spalten auswählen 5.2. Spaltenformatierung ändern Text markieren  Befehl Spalten  Weitere Spalten  Spaltenzahl und u.U. Zwischenlinie auswählen. Wenn gewünscht kann über die Registerkarte Start noch Schriftart und –farbe gewählt werden. 6. Arbeiten mit SmartArt 6.1. SmartArt-Typen auswählen und einfügen Registerkarte Einfügen  Gruppe Illustrationen  Befehl SmartArt öffnet die Bibliothek. Durch Mausklick die Grafik einfügen. 6.2. SmartArt-Grafiken gestalterisch anpassen Registerkarte SmartArt-Tools  Entwurf SmartArt-Grafik markieren und über Befehlsgruppe Layout die Grafik anpassen. Die Bibliothek SmartArt-Vorlagen stellt Designtypen zur Auswahl. 6.3. SmartArt-Elemente umgestalten SmartArt-Element markieren  SmartArt-Tools  Format Über die Gruppe „Form ändern“ können Sie Form und Größe, Farben und Rahmen ändern. Über die Gruppe „WordArt-Formate“ können Sie Textelemente kreativ gestalten. 6.4. SmartArt-Inhalte bearbeiten Durch Markieren der SmartArt-Grafik öffnet sich ein Eingabefeld zum Eintragen von Inhalten. In Haupt- und Unterkategorien können Sie jetzt Inhalte eintragen, durch Drücken der Eingabe- taste öffnet sich jeweils eine weitere Kategorie. Informationstechnik Übungsblatt 4 Seite 2 von 4 7. Zeichnen und Bearbeiten von Formen 7.1. Einfache Formen erstellen Registerkarte Einfügen  Befehl Formen  Formauswählen Mit gedrückter linker Maustaste kann die Form aufgezogen werden. 7.2. Größe und Position der Formen definieren Die Form anklicken, Registerkarte Zeichentools öffnet sich, Größe und Position festlegen und über die Livevorschau kontrollieren. 7.3. Farben und Effekte auf Formen anwenden Form markieren  Registerkarte Zeichentools  über die Befehlsgruppen „Formenarten“, „Bild- effekte“, „Voreinstellungen“ und „Drehen/Kippen“ gewünschte Effekte auswählen. 7.4. Textfluss an Formen anpassen Form markieren  Registerkarte Zeichentools  Befehl Zeilenumbruch  gewünschten Textfluss auswählen. 8. Organisieren und Nutzen von Clips 8.1. ClipArt-Grafiken einfügen Registerkarte Einfügen  ClipArt  Suchbegriff für das Motiv eingeben  Dateiform auswählen  Motiv durch Doppelklick auswählen. Durch präzise Suchworte und Angabe des Dateityps können Sie die Suche vereinfachen. 8.2. Eigene Sammlungen im Clip-Organizer anlegen Start  Microsoft-Office 2010 Tools  Microsoft Clip-Organizer  mit rechter Maustaste Befehl Neue Sammlung  Namen eingeben. Um eigene Bilder im Clip-Organizer zu speichern: gewünschten Zielordner markieren  Datei  Clips zum Organizer hinzufügen  Manuell  Bilder auswählen  Schaltfläche Hinzufügen. 8.3. Bildern Schlagworte und Suchbegriffe zuweisen Vorlage auswählen  Schlüsselwörter bearbeiten (rechte Maustaste)  Bildbezeichnung und Schlüsselwort eintragen  Hinzufügen. Eine gespeicherte ClipArt können Sie so über den Namen finden und durch Doppelklick einfügen. 9. Einfügen und Bearbeiten von Bildern 9.1. Bild in ein Word-Dokument einfügen und ändern Registerkarte Einfügen  Grafik  Bild auswählen  rechte Maustaste drücken  über die Eingabefelder „Größe“, „Skalierung“ und „Drehen“ können die Eigenschaften des Bildes festgelegt werden. 9.2. Farbe und Helligkeit des Bildes festlegen Bild markieren  Registerkarte Bildtools  Befehlsgruppe Anpassen  über die Eingabefelder „Korrekturen“, „Farbe“ und „Neu einfärben“ können die Eigenschaften des Bildes geändert werden. Ebenso können Sie aus einer Bibliothek mit Formatvorlagen auswählen. 9.3. Rahmenfarbe zuweisen und Bildeffekte anwenden Über die Registerkarte Bildtools und die Befehlsgruppe Bildformatvorlagen können Sie das Bild mit einem Rahmen versehen und diesen anpassen, mit dem Befehl Bildeffekte auch noch einen besonderen Effekt dem Bild zuweisen. 10. Arbeiten mit Diagrammen 10.1. Diagramm einfügen Registerkarte Einfügen  Befehl Diagramm  Auswahl  Datenblattvorlage in Excel öffnet sich  Diagrammdaten eingeben  in Word mit rechter Maustaste auf Daten aktualisieren klicken. Um das eingefügte Diagramm zu bearbeiten  Diagramm markieren  Registerkarte Diagramm- tools  Entwurf  Daten bearbeiten. Nach der Bearbeitung übernimmt Word die Änderungen. Informationstechnik Übungsblatt 4 Seite 3 von 4 10.2. Diagrammtyp bearbeiten Registerkarte Diagrammtools  Entwurf  über die Gruppen „Diagrammtyp“, „Daten“, „Dia- grammlayouts“ und „Formatvorlagen“ die Eigenschaften des Diagramms ändern. 10.3. Diagramminformationen detailliert darstellen Registerkarte Diagrammtools  Layout  über die Gruppen „Einfügen“, „Beschriftungen“, „Achsen“ und „Analyse“ das Diagramm verfeinern. Registerkarte Diagrammtools  Format  über die Gruppen „Formenarten“, „WordArt-For- mate“, „Anordnen“ und „Größe“ kann die Gestaltung des Diagramms geändert werden. 11. Einrichten von Verzeichnissen 11.1. Inhaltsverzeichnis einfügen Wurde im Dokument mit Textformatierungen gearbeitet, also z.B. Überschriften über Format- vorlagen festgelegt wurden, kann Word ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen. Registerkarte Verweise  Befehl Inhaltsverzeichnis  Format auswählen  Verzeichnistext- block markieren  Befehl Inhaltsverzeichnis aktualisieren. 11.2. Fußnoten einfügen Registerkarte Verweise  Befehl Fußnote  Text für Fußnote eingeben (Nummerierung erfolgt automatisch) 11.3. Abbildungsunterschriften hinzufügen Grafik markieren  Registerkarte Verweise  Beschriftung einfügen. Word nummeriert die Abbildungen automatisch, das Format kann gewählt werden. Aus den Beschriftungen erstellt Word auch automatisch ein Abbildungsverzeichnis, dessen Gestalt angepasst werden kann: Registerkarte Verweise  Abbildungsverzeichnis einfügen  Darstellungsformat wählen  Füllzeichenformat und Darstellung der Seitenzahlen festlegen. 11.4. Quellenangaben hinzufügen und verwalten Registerkarte Verweise  Zitat einfügen  Neue Quelle  Quellentyp und –sprache wählen  Quellenangaben eintragen  OK klicken. Aus den registrierten Quellen kann ein Verzeichnis erstellt werden: Registerkarte Verweise  Quellen verwalten  jetzt können die Quellen sortiert und ausgewählt werden. 12. Serienbriefe und Feldfunktionen Beteiligt sind dabei drei Dokumente: Hauptdokument, Datenquelle, zusammengeführtes Dokument 12.1. Hauptdokument Es ist für alle Empfänger identisch und enthält einzelne Felder, die personalisiert werden. Die Namen der Felder müssen mit den Spaltennamen der Datenquelle übereinstimmen. 12.2. Datenquelle Dies kann eine Tabelle in Excel oder Word sein, wobei alle zu importierenden Daten auf der ersten Seite der Tabelle stehen und richtig formatiert sein müssen. 12.3. Starten des Seriendrucks Datei  Neu  Leeres Dokument Sendungen  Seriendruck starten  Art des Seriendrucks auswählen Sendungen  Empfänger auswählen  Vorhandene Liste verwenden  Excel Tabelle auswählen (die auch noch bearbeitet werden kann) Sendungen  Seriendruckfelder einfügen Datei  Speichern Sendungen  Vorschau Ergebnisse (Datensätze mit vor und zurück anzeigen lassen) Fertig stellen  Fertig stellen und zusammenführen Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden Wenn das Seriendruckdokument gespeichert wird kann es wieder verwendet werden. Informationstechnik Übungsblatt 4 Seite 4 von 4