Les Secrets des DAF Pour Mieux Gérer Votre Trésorerie (PDF)

LIVRE Les secrets des DAF pour mieux gérer votre trésorerie BLANC IVRE Introduction & Sommaire Combien de vos cheveux blancs sont dus à des problèmes de trésorerie dans votre entreprise ? Est-ce que vous n’avez pas déjà rêvé qu’un.e DAF expérimenté.e vous révèle ses petits secrets pour avoir une tré...

LIVRE Les secrets des DAF pour mieux gérer votre trésorerie BLANC IVRE Introduction & Sommaire Combien de vos cheveux blancs sont dus à des problèmes de trésorerie dans votre entreprise ? Est-ce que vous n’avez pas déjà rêvé qu’un.e DAF expérimenté.e vous révèle ses petits secrets pour avoir une trésorerie toujours au vert ? Vous en rêviez, Agicap l’a fait en interrogeant 3 Directeurs Financiers, à l’expérience solide, pour qu’ils partagent avec vous leurs méthodes, astuces et conseils afin de mieux gérer leur trésorerie. Affronter une difficulté de trésorerie, mettre au point son plan de trésorerie, insuffler la culture cash dans son entreprise... Découvrez plus de 25 conseils hyper concrets à actionner dès aujourd’hui ! 10 astuces de DAF pour surmonter vos difficultés de trésorerie 3 Les 12 commandements du plan de trésorerie 6 Les 6 piliers de la culture cash 10 2 10 astuces de DAF pour surmonter vos difficultés de trésorerie Avec Camille Soulier DAF Part Time Camille Soulier est la Directrice Administrative et Financière de plusieurs start-ups spécialisées dans le digital. Comment gérer une difficulté passagère de trésorerie ? 1. PASSER PAR LA CESSION DAILLY Si vous avez des factures clients en attente de règlement et que vous avez besoin de cash à court terme, vous pouvez céder vos créances à la banque grâce à la cession Dailly, et donc recevoir immédiatement le cash (auquel on soustrait les frais bancaires). Vous pouvez procéder à la cession Dailly : sur vos factures clients (à condition que le produit ait été livré ou la prestation réalisée) ; sur les créances de l’État, comme le crédit de TVA, Camille Soulier cumule plus de 12 ans d’expérience en finance dans des structures de toute taille. Elle nous partage ses bonnes pratiques et son vécu sur la gestion des difficultés de trésorerie, qu’elles soient passagères (liées à la conjoncture) ou récurrentes (liées au BFR). 2. DEMANDER UN BILLET DE TRÉSORERIE À LA BANQUE Vous pouvez aussi négocier un billet de trésorerie auprès de votre banque, pour un montant et une durée déterminés. Mais attention : un billet de trésorerie ne peut pas se mobiliser du jour au lendemain. La bonne pratique, c’est de négocier en amont la possibilité d’y avoir recours, alors que votre entreprise se porte bien et que la relation avec la banque est bonne. “Dans l’une des entreprises dans laquelle j’ai travaillé, nous avons fait une levée de fonds qui a pris plus de temps que prévu, 4 mois au total. J’ai donc fait appel à la banque pour qu’elle nous fasse une avance de trésorerie de 3 mois en attendant que les fonds soient débloqués.” sur des subventions, par exemple un financement venu de la région. “Attention, c’est une solution temporaire, à utiliser en cas de décalage de trésorerie ; ce ne doit pas être utilisé en permanence.” 3 3. DÉCALER LE PAIEMENT DES CHARGES PATRONALES Vous pouvez demander à l’URSSAF et aux complémentaires retraite de repousser le paiement des charges patronales ou de les étaler sur 3 à 6 mois. Si vous n’arrivez pas à les joindre, une alternative peut être de bloquer dès à présent les virements et de négocier une fois en contact avec l’organisme. “Déclarez bien les charges sur la DSN mais ne les mettez pas en prélèvement, pour éviter le prélèvement automatique. Mieux vaut opter pour le règlement par chèque.” 4. DÉCALER LE PAIEMENT DES TAXES Vous pouvez éventuellement vous adresser à l’administration fiscale pour repousser le paiement de la TVA. “C’est vraiment le dernier recours. Personnellement je n’ai jamais utilisé ce levier.” Comment gérer des problèmes récurrents de trésorerie ? 5. QUALIFIER SES CLIENTS EN AMONT On ne peut pas vendre à n’importe qui. Pour minimiser le risque d’impayé, la bonne solution est de mettre en place une procédure de qualification, en vérifiant les scorings des clients potentiels sur le portail de la Banque de France, ou via Euler-Hermes ou Coface. “Si l’entreprise du prospect est trop récente pour avoir un scoring, on l’identifie comme “à risque” et on adapte le process de paiement, par exemple en demandant un acompte et un paiement rapide.” 6. ENCAISSER LE PLUS VITE POSSIBLE Si vos prestations s’effectuent sur un temps long et que vous ne facturez qu’à la fin, votre trésorerie va être très tendue. En fonction de votre typologie de clients, vous pouvez mettre en place une stratégie d’acompte et de paiement en plusieurs fois tout au long de votre prestation. Il faut trouver le juste milieu, le mode de facturation qui soit accepté par vos clients. “Chez Germinal, on facture 50 % d’acompte, puis 25 % au milieu du projet, puis 25% à la fin. Et on ne commence jamais un projet avant d’avoir reçu l’acompte.” 4 7. FORMALISER SES DÉLAIS DE PAIEMENT En général, les entreprises paient 30 jours après la date de facturation, mais la durée peut varier. Si vous souhaitez établir des délais de paiement plus courts, il faut le mentionner dans vos CGV au moment du devis - et les faire signer par vos clients. “Pour être payé en temps et en heure selon vos CGV, parlez-en de vive voix avec vos clients avant la signature du devis. Assurez-vous que l’information est bien relayée par vos commerciaux.” 8. AUTOMATISER VOTRE PROCESS DE RELANCE DE CLIENTS Instaurer un process de relances régulières est indispensable pour éviter de trop grands retards de paiement. Vous pouvez opter pour des outils qui vous permettent de l’automatiser et de gagner du temps. 9. RECOURIR À L’AFFACTURAGE Si et seulement si toutes ces mesures ne suffisent pas à combler votre BFR, vous pouvez mettre en place de l’affacturage. Vous vous engagez alors auprès de votre banque à leur fournir toutes vos factures en échange d’une commission assez importante. Diminuez les retards de paiement et accélérez vos encaissements avec Agicap CashCollect “C’est vraiment une solution de dernier recours, à mettre en place uniquement après avoir tout essayé !” 30% de réduction d’impayés 10. NÉGOCIER DES DÉLAIS DE RÈGLEMENT AVANTAGEUX AVEC SES FOURNISSEURS 10% de réduction du DSO 50% de temps gagné dans la gestion du recouvrement Demander une démo L’idéal est d’avoir des délais de paiement fournisseurs qui correspondent à vos délais de règlement clients, afin d’éviter d’avoir un BFR trop important. “Pour moi, l’idéal est de régler les fournisseurs à 30 jours, ça me paraît respectueux pour l’entreprise et pour le fournisseur. Mais on peut aussi varier les délais en fonction de la typologie du fournisseur : chez Germinal, on paie les freelances à réception de la facture, car on sait qu’ils peuvent connaître des tensions de trésorerie.” 5 Les 12 commandements du plan de trésorerie Avec Stanislas Sordet Associé et DAF à temps partagé chez Acting Finances Stanislas Sordet est associé et DAF à temps partagé chez Acting Finances. Il a démarré sa carrière chez PwC Lyon, puis a occupé des postes de Contrôleur La vertu d’un plan de trésorerie, c’est de vous ouvrir les yeux sur vos dépenses et vos rentrées d’argent, d’anticiper et de pouvoir prendre des décisions en connaissance de cause. Le plan de trésorerie prévisionnel va vous servir à piloter votre entreprise : connaître votre courbe de trésorerie, savoir de combien de mois d’avance vous avez besoin pour assurer votre besoin en fonds de roulement, savoir si vous pouvez prendre certaines décisions (investissements...) et enfin dimensionner vos besoins de financement. Financier/DAF (France et International) dans l’industrie pharmaceutique. Depuis 2017, il se met aux services des startups et PME en tant que DAF à temps partagé pour ses clients sur leur problématiques financières : business Plan / prévisionnel, dimensionnement de financement, levée de fonds, structuration de la fonction finance, construction des reporting et de tableaux de bord, etc. Acting Finances est une équipe complémentaire de DAF et DRH en temps partagé qui accompagne au quotidien les dirigeants dans le management stratégique et opérationnel de leurs fonctions Finance et RH. Depuis 15 ans, Acting aide les startups et PMEs à se structurer, se financer et optimiser leurs performances. Je découvre Créer un plan de trésorerie peut paraître complexe : l’important est d’être réaliste et rigoureux. On vous livre les 12 commandements de Stanislas Sordet, DAF à temps partagé chez Acting. 6 1. METTRE À JOUR SA POSITION DE TRÉSORERIE On commence toujours un prévisionnel de trésorerie en partant d’un point connu : la trésorerie de début de mois. Le plus sûr, c’est de partir de vos relevés de comptes bancaires et de croiser ces informations avec l’appui de votre expertcomptable. 2. BIEN SEGMENTER SES FLUX DE TRÉSORERIE Pour construire votre plan de trésorerie, vous pouvez répartir les flux en 3 catégories : les flux opérationnels, liés à l’activité : encaissements clients, règlements des factures fournisseurs, salaires nets, charges sociales... les flux d’investissements (les comptes d’immobilisation de votre bilan) : achat de machines, dépôt de brevets, logiciels ERP... les flux de financements : en remboursements de prêts, augmentation de capital, dividendes... Partez d’un principe de prudence, et considérez qu’il y aura du délai supplémentaire côté client, mais que vous allez payer en temps et en heure côté fournisseur. 4. MAÎTRISER LES DÉLAIS DE FACTURATION DE SON SECTEUR D’ACTIVITÉ Pour établir un plan de trésorerie fiable, il faut être réaliste et rigoureux. C’est indispensable de bien connaître son business et les pratiques de facturation du secteur d’activité. “J’ai travaillé pour une startup qui avait établi un plan de trésorerie en imaginant pouvoir facturer ses clients au début de la prestation, alors que les montants étaient élevés et la prestation sur plusieurs mois. Résultat : ils ont dû revoir leur copie et mettre en place une facturation par étape, avec un acompte de seulement 30% à la commande : une grosse différence par rapport à leur prévisionnel.” Portez une attention particulière à l’apurement des dettes et créances historiques, issues de votre dernier bilan. 3. ÊTRE PRUDENT SUR LES DÉLAIS DE PAIEMENT Il faut être réaliste sur vos capacités à encaisser au bon moment. Assez souvent, on facture en fin de mois ; le temps de faire la facture, de l’envoyer, que le client la réceptionne, qu’il la comptabilise, puis qu’il la mette au paiement... ça prend du temps. 7 5. BIEN SIMULER L’IMPACT DE LA TVA En fonction de votre régime de TVA et de la structure de votre entreprise, la TVA peut avoir un impact sur votre plan de trésorerie. Si votre entreprise n’est pas rentable ou que vous êtes en phase d’investissement, vous avez droit à des crédits de TVA. Mais le remboursement peut prendre du temps : il faut compter 2 à 3 mois. Au contraire, si vous encaissez beaucoup de TVA, vous allez devoir la reverser le mois suivant (ou le trimestre suivant selon votre périodicité de déclaration). Par exemple, si vous avez eu un résultat élevé l’année dernière, mais que votre année en cours n’est pas bonne, l’IS, calculé sur l’historique, va représenter un décaissement important. 8. RÉPERTORIER TOUS VOS PRÊTS EN COURS La plupart des entreprises ont plusieurs emprunts en cours. C’est indispensable de bien les répertorier, avec les intérêts et les dates d’échéance. Pour bien simuler les impacts de la TVA sur votre plan de trésorerie, mieux vaut s’adresser à un DAF. Parfois, vous pouvez avoir contracté un prêt en différé : il faut absolument en tenir compte au moment de l’établissement du plan de trésorerie. On pense notamment aux PGE, qu’il va falloir rembourser un jour ou l’autre. 6. VÉRIFIER LES MODALITÉS DE PAIEMENT DE VOS FACTURES 9. FAIRE UN SCÉNARIO “STRESS CASE” Assurez-vous que vos hypothèses de décaissement sont justes et correspondent bien au calendrier de facturation. En plus de votre plan de trésorerie réaliste, faites un scénario “stress case”, pessimiste : que se passe-t-il si vous n’avez pas d’autre entrée d’argent que vos encaissements certains ? Cela vous permet de déterminer votre point bas de trésorerie, et de savoir combien de temps vous avez devant vous avant d’atteindre un solde négatif. Par exemple, si vous faites un investissement marketing sur l’année, vérifiez bien les modalités de paiement : est-il étalé sur 12 mois ? payable en 3 fois ? ou le décaissement a-t-il lieu d’un coup ? Ça a un vrai impact sur votre trésorerie. Ça vous permet aussi d’anticiper d’éventuels trous de trésorerie : il n’y a rien de pire que d’aller chercher des financements alors que vous êtes déjà dans le rouge. 7. ANTICIPER LES IMPÔTS ET TAXES Comme les impôts sont calculés par rapport aux résultats de l’année précédente, il faut bien les anticiper pour l’année en cours. 8 10. METTRE À JOUR RÉGULIÈREMENT VOTRE PLAN DE TRÉSORERIE La bonne pratique, c’est de mettre à jour votre plan de trésorerie tous les mois : vous reportez le solde par rapport au prévisionnel, et vous regardez les grosses masses. S’il y a un écart, vous enquêtez pour savoir ce qu’il s’est passé. Pas besoin d’aller chercher la petite bête si les écarts sont minimes. Si par contre l’écart est important (par exemple vous vous attendiez à être à 500 000 € alors que vous êtes à 700 000 €), c’est important d’aller comprendre d’où vient l’erreur : vous avez peut-être oublié de régler une facture ! 11. CONSERVER L’HISTORIQUE N’écrasez pas votre prévisionnel avec votre réel : les écarts vont vous permettre d’affiner vos prévisions pour la suite. Au fil du temps, vos hypothèses seront de plus en plus réalistes. 12. VOUS FAIRE AIDER PAR UN PROFESSIONNEL Si vous n’avez jamais fait de plan de trésorerie, la plus grosse difficulté va être de récupérer les informations et d’émettre des hypothèses qui tiennent la route. Pour un dirigeant peu habitué à ces questions, ça peut devenir assez complexe. C’est le rôle du DAF de compiler les données et de chercher les hypothèses structurantes sur la masse salariale, les prêts, le carnet de commandes... Si vous n’avez pas (encore) de DAF ou de responsable financier dédié dans votre entreprise, vous pouvez faire appel à un DAF à temps partagé, qui vous aidera à structurer votre suivi de trésorerie et à prendre les meilleures décisions pour l’avenir. 9 Les 6 piliers de la culture cash Avec Hélène César DAF à temps partagé chez Acting Finances Hélène César est DAF à temps partagé chez Acting Finances. Elle a acquis une solide expérience de la finance La culture cash est une démarche collective qui vise à optimiser la trésorerie de l’entreprise. Pour optimiser sa trésorerie, il est essentiel d’insuffler la culture cash à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Et c’est à la Direction d’impulser cette dynamique en veillant à mettre en place l’organisation qui place le cash au cœur des préoccupations des différents services. Insuffler la culture du cash dans l’entreprise requiert une démarche globale et profonde. Voici néanmoins quelques pistes de réflexion par Hélène César, DAF à temps partagé chez Acting. et du management au sein de grands groupes et PME innovantes, et une expertise opérationnelle et stratégique au service du développement et de la rentabilité de l’entreprise. Elle a l’habitude de mettre en place des dispositifs d’accompagnement souples et adaptés aux besoins des Startups / PME / ETI. 1. SENSIBILISER L’ENSEMBLE DES COLLABORATEURS AUX ENJEUX DU CASH Les professionnels de la finance ne sont pas les seuls concernés par l’optimisation de la trésorerie. Tous les processus de l’entreprise ont un impact sur la trésorerie de l’entreprise : ventes, achats, stocks, ressources humaines, marketing etc. Un travail d’accompagnement et de pédagogie est donc indispensable, dès le processus d’onboarding, auprès de chaque intervenant dans ces processus. L’objectif sera de le sensibiliser sur les notions de liquidités, sur leur importance pour la pérennité de l’entreprise et de l’emploi mais aussi sur la recherche constante d’optimisation de la trésorerie. Il faudra veiller à adopter un langage compréhensible par tous et à relier le quotidien de chaque collaborateur avec le cash....et surtout être à l’écoute de leurs bonnes idées pour améliorer la trésorerie. 10 2. SE CONCENTRER SUR LA FORCE COMMERCIALE Sans force commerciale, une entreprise ne peut pas exister. Néanmoins, les commerciaux ne doivent pas se contenter de signer des contrats et de générer du chiffre d’affaires. Ils doivent être sensibilisés aux enjeux financiers de leurs ventes (avant et après) : les affaires conclues doivent être rentables et se transformer en cash ! Voici donc quelques leviers à activer. — Former les équipes commerciales Pour bien comprendre les enjeux en matière de trésorerie, la force commerciale doit être formée aux fondamentaux « cash » en veillant à utiliser un vocabulaire opérationnel et concret et non pas financier et technique. — Assigner des objectifs commerciaux orientés « cash » Il est important de mettre en place des incitations financières (primes sur objectifs, commissionnement...) basées sur des critères « cash ». On pourra entre autres : Conditionner le versement du variable à l’encaissement et non pas à la facturation du chiffre d’affaires, Intégrer la rentabilité de l’affaire dans le calcul du variable, Déduire un « malus » de la prime du mois en cas d’impayés si les incentives sont basées uniquement sur le CA facturé etc. Pourquoi faut-il former les commerciaux aux fondamentaux cash ? Parce qu’il peut y avoir une confusion entre facture et cash Parce qu’ils ignorent, que dans certains cas, l’absence de commande empêche la facturation d’une prestation déjà réalisée (voire même décaissée) Parce qu’il faut rappeler que la marge générée par les ventes doit couvrir l’ensemble des coûts (dépenses liées aux ventes : marchandises, matières premières, coût des salaires des consultants ; dépenses fixes : coût des salaires des fonctions supports, loyers, formations, séminaires...; frais financiers ; dépenses exceptionnelles ; impôts sur les sociétés). Si ce n’est pas le cas, l’entreprise peut se retrouver en difficulté. Parce qu’ils n’ont pas toujours conscience du coût d’un impayé : pour compenser une créance impayée de 10 000 €, une entreprise dont la marge est de 5% devra réaliser un chiffre d’affaires de 200 000 € ! Attribuer des primes si le commercial obtient un nombre de jours de crédit clients (DSO : Days Sales Outstanding) plus intéressant que celui accordé habituellement par l’entreprise, Estimez les économies que vous pouvez réaliser sur vos retards de paiement clients grâce à ce calculateur : Calculer 11 — Créer des challenges commerciaux Pour construire une expérience plus marquante, l’entreprise peut accorder une récompense complémentaire aux primes habituelles, en cas de performance « cash ». Ex : le meilleur DSO du semestre ou de l’année. Également, mettre en place un challenge collectif orienté « cash » peut être une bonne option. Elle récompensera la meilleure région / BU et créera en plus une cohésion d’équipe avec une préoccupation collective tournée vers le cash. — Rendre obligatoire la démarche de validation de la solidité financière d’un prospect La signature d’un contrat avec un nouveau client doit faire l’objet d’une validation préalable par le département financier qui examinera les comptes annuels du prospect. Le département financier peut également faire appel à une société de renseignements commerciaux (Altares, Coface...) ou interroger son ERP ou son logiciel de gestion si ce dernier intègre la gestion de risque. L’entreprise pourra ainsi adapter ses conditions de paiement en fonction de la santé financière du futur client. Par exemple, une entreprise de service pourra exiger un paiement comptant pour ses prestations face à un client « mauvais payeur ». — Impliquer le commercial dans le recouvrement en cas d’impayés Il peut être intéressant de pouvoir s’appuyer sur le commercial pour la première relance en cas de retard de paiement. Un client vivra « mieux » d’être relancé par le commercial, qu’il connaît bien et avec qui il a développé une relation de confiance, plutôt que par le service comptabilité ou administration des ventes du fournisseur. Le commercial saura, en plus, mieux gérer les éventuels litiges. 3. IMPLIQUER LES ACHETEURS — Négocier des meilleurs délais de paiement Afin d’améliorer sa trésorerie, il faut négocier ou renégocier avec ses fournisseurs des conditions de paiement plus favorables, en allongeant les délais de paiement (ex : paiement à 30 jours au lieu d’un paiement comptant). L’entreprise étant à la fois fournisseur et client, elle peut faire valoir, auprès de son fournisseur, les délais imposés par ses clients et ainsi trouver un équilibre avec ce fournisseur. On peut donc bien améliorer son BFR* en repoussant les décaissements de trésorerie... mais avec l’accord préalable des fournisseurs. Une fois que les conditions de paiement ont été négociées, une entreprise doit les respecter et régler ses factures dans les délais. Il faut donc éviter de rallonger les paiements de ses fournisseurs pour compenser le retard de paiement de ses propres clients. Il est d’ailleurs important de rappeler que les délais de paiement entre professionnels sont plafonnés par l’article L441-6 du code de commerce : Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser 60 jours nets, ou par dérogation 45 jours fin de mois, à compter de la date d’émission de la facture. Tout manquement aux dispositions des articles L. 441-3 à L. 441-5 est passible d’une amende administrative dont le montant ne peut excéder 75 000 € pour une personne physique et 2 millions pour une personne morale. 12 Maîtriser ses dépenses pour améliorer sa trésorerie La culture cash passe également par une culture de maîtrise des coûts au quotidien, en instituant certaines règles de gestion ou processus : Mise en concurrence des fournisseurs, Rationalisation du portefeuille fournisseurs (réduction du nombre de fournisseurs pour obtenir des prix compétitifs liés à l’effet volume, choix selon des critères qualitatifs...), Mise en place de catalogues électroniques actualisés régulièrement et orientant les acheteurs (choix du meilleur tarif, meilleure gestion des petits achats ponctuels et non stratégiques...). 4. IMPLIQUER LE SERVICE PRODUCTION Sans force commerciale, une entreprise ne peut pas exister. Néanmoins, les commerciaux ne doivent pas se contenter de signer des contrats et de générer du chiffre d’affaires. Ils doivent être sensibilisés aux enjeux financiers de leurs ventes (avant et après) : les affaires conclues doivent être rentables et se transformer en cash ! Voici donc quelques leviers à activer. L’objectif des entreprises est de réduire au maximum la durée moyenne de stockage (DIO : Days Inventory Outstanding, nombre de jours d’inventaire en souffrance) car conserver longtemps des marchandises en stock coûte très cher. Ainsi en optimisant la rotation des stocks, on évite de mobiliser des liquidités et on réduit son besoin en fond de roulement. A titre d’information, pour les grands groupes, la durée moyenne de stockage est d’environ 26 jours. Pour les PME, il se situe au-dessus de 33 jours. Il y a plusieurs façons d’améliorer le DIO, entre autres : Fiabiliser les prévisions financières : le service production doit pouvoir s’appuyer sur des prévisions fiables et précises qui permettront d’adapter en conséquence le cycle de production. L’entreprise optimisera ainsi son niveau de stocks et augmentera le tau de rotation des stocks. L’objectif est de tendre vers un cycle de production en flux tendu en ne produisant que ce que les clients ont commandé. Cela réduit mécaniquement le stock. Réduire ses coûts de fabrication (pour les industriels) Réduire ses délais de production pour accélérer son délai de facturation Réaliser des inventaires réguliers pour faire le point sur le contenu des stocks, notamment sur les composantes stratégiques du stock. 13 5. ADOPTER LES BONS RÉFLEXES POUR ANTICIPER LES RISQUES DE DÉFAILLANCE DES CLIENTS L’encaissement des créances client en temps et en heure est essentiel pour sécuriser sa trésorerie et assurer la pérennité d’une entreprise. Les retards de paiement, s’ils représentent une réelle menace pour une société, ne sont pas une fatalité. Voici quelques actions à mettre en œuvre pour anticiper le risque de défaillance des clients. — Mettre en place un processus de traitement des litiges Il convient également de mettre en place un processus clair de traitement des litiges amiables ou contentieux pour piloter efficacement les litiges (bonne prise en compte par toute l’organisation, répartition des rôles de chaque service...). — Procéder à des relances préventives systématiques L’entreprise doit procéder à des relances préventives en priorisant ses actions : montant importants, clients ayant des retards fréquents, clients en difficulté financière etc. L’étape de prévenance peut intervenir par exemple une semaine avant l’échéance, sous forme d’un appel téléphonique ou d’un email. — Adapter ses relances au profil du client Si vous avez un grand volume de clients avec des profils différents (TPE, PME, grand compte, particulier...), il peut être judicieux de catégoriser les différents profils de clients et assigner à chaque catégorie une procédure de relance spécifique. Également, le « scoring » client peut être renseigné dans la fiche « client » afin d’affiner la personnalisation du scénario de relance. — Piloter le poste « Clients » toutes les semaines Pour pérenniser la culture cash, des réunions hebdomadaires « cash » doivent être organisées afin de suivre les bons de commande en attente, les retards de paiements, les litiges, les actions de recouvrement effectuées ou à réaliser, les relances contentieuses etc. Un tableau de bord de suivi ciblé doit être établi. 6. DIGITALISER ET ADOPTER LES BONS OUTILS — Digitaliser les processus « O2C Order to Cash » et « P2P Purchase to Pay » pour améliorer les interactions entre les services et accélérer les rentrées de cash Les processus O2C et P2P correspondent à l’ensemble des activités relatives au cycle clients et fournisseurs, du traitement des commandes aux paiements en passant par la livraison et la facturation. Pour accélérer ses rentrées de cash, l’entreprise doit investir dans des solutions digitales O2C et P2P qui contribuent à fluidifier et sécuriser l’ensemble de la chaîne de Vente et d’Achat, en améliorant les interactions entre les services. 14 — Digitaliser le pilotage de la trésorerie pour une visibilité accrue et des gains de productivité Pour sécuriser sa trésorerie et gagner en sérénité, l’entreprise doit recourir à une solution digitale de gestion de trésorerie. Basée sur un pilotage automatisé de la trésorerie, cette dernière garantit une information « Cash » fraîche, fiable, précise et sécurisée. Par ailleurs, l’adoption d’une telle solution pour piloter sa trésorerie ne peut que rassurer les banques, les investisseurs et les partenaires. Elle permet également à l’équipe Finance de travailler de manière collaborative et d’être en mesure de produire facilement : Un reporting en « temps réel » de sa trésorerie quotidienne, Un plan de trésorerie prévisionnel afin d’anticiper les besoins de financement ou les stratégies de placement à 3, 6, 12 mois et plus, Les bénéfices des processus Order to Cash et Purchase to Pay : Facilité de communication avec les fournisseurs / clients (négociations de meilleures conditions, résolution plus rapide des différends grâce au partage de donnée entre les services...) Facilité d’approbation pour les responsables en temps réel dans la limite du budget allouée Garantie de la conformité de la facture au contrat (tarifs, conditions négociés...) Meilleure gestion des stocks Délais de traitement de facturation et d’encaissements clients raccourcis Réduction des couts administratifs (coût de traitement, zéro papier...), etc Des simulations de scénarios opérationnels pour évaluer leur impact sur la trésorerie, anticiper sereinement les périodes de faibles activités et adapter les actions correctives, par exemple, en cas de perte de contrats, d’aléas climatiques, de pandémie, etc, Un reporting justifiant le cash burn induit par l’activité. Ces outils digitaux génèrent des gains de productivité d’autant plus appréciables dans un environnement multi-sociétés et/ou multi-bancarisé. 15 Simplifiez la gestion de vos factures fournisseurs Numérisation automatique Validation de facture simplifiée Paiement depuis l’interface selon vos préférences Gestion des droits utilisateurs Export pré-comptabilité Mise à jour en temps réel dans le plan de trésorerie Pilotez votre trésorerie sans erreur Suivi de trésorerie Prévisionnel de trésorerie Intégration avec vos outils métiers Gestion multi-entités Rapport d’analyses Application mobile Automatisez vos relances clients Relance automatique personnalisée Plateforme collaborative Suivi du poste client en temps réel Calcul et analyse du DSO Agicap, la solution n°1 pour gérer votre trésorerie, qui s’adapte à vos besoins. Rendez-vous sur : Demandez une démo gratuite 16 57-59 rue de Saint Cyr, 69009 Lyon 04 81 68 10 90 Contactez-nous 17