FMO - Capitolul 4 - Funcțiunile Organizației PDF

# Capitolul 4 - Funcțiunile Organizației ## 4.1. Definirea organizării procesuale **Definirea organizării procesuale** * Procesul de muncă este reprezentat de o succesiune de mișcări, timpi, operații relativ omogene, ce au ca finalitate un produs, o lucrare sau un serviciu. * În cadrul unei organ...

# Capitolul 4 - Funcțiunile Organizației ## 4.1. Definirea organizării procesuale **Definirea organizării procesuale** * Procesul de muncă este reprezentat de o succesiune de mișcări, timpi, operații relativ omogene, ce au ca finalitate un produs, o lucrare sau un serviciu. * În cadrul unei organizații se desfășoară numeroase procese de muncă fizică și intelectuală, care trebuie organizate, coordonate, pentru a realiza produsele, serviciile sau lucrările cu eficiență sporită. * În general, prin **organizare** se înțelege descompunerea unui proces, fenomen, obiect în elementele sale componente, analiza acestora, cu scopul recompunerii lor sub un efect de sinteză ameliorat. * În cadrul unei întreprinderi, sau a unei organizații în general, se desfășoară, aşa cum am menționat mai sus, o serie de procese de muncă, de aceea un rol deosebit revine **organizării acestor procese**, sau altfel spus,,, organizării procesuale". **Organizarea procesuală** constă în descompunerea proceselor de muncă fizică și/sau intelectuală în elementele componente (operații, timpi, mișcări), analiza acestora, cu scopul regrupării lor, în funcție de nivelul obiectivelor la realizarea cărora contribuie, de omogenitatea și/sau complementaritatea lor, de nivelul de pregătire și natura pregătirii personalului care le realizează, de specificul metodelor și tehnicilor folosite, în vederea realizării obiectivelor cu un plus de eficiență. ## 4.2. Componentele organizării procesuale * Identificarea componentelor organizării procesuale se realizează pe baza procesului de derivare a obiectivelor fundamentale, astfel cum este prezentat în figura 4.1. ### Figura 4.1. Componentele organizării procesuale * Funcțiune * Activități * Atribuții * Sarcini * Fiecărei perioade de funcționare a organizației (întreprinderii) îi sunt caracteristice anumite obiective fundamentale, care trebuie derivate, adică trebuie stabilite condițiile necesare și suficiente (obiective derivate), pentru ca un obiectiv fundamental să se îndeplinească. * Prin urmare, se poate afirma că un obiectiv fundamental (Y) se realizează în funcție de realizarea obiectivelor derivate (Xi), sau într-o altă exprimare: >* Y = f(Xi), >* unde: * Y - obiectivul fundamental; * Xi - obiectivele derivate din domeniile i. * Aceste domenii au fost identificate pentru prima dată de către H. Fayol, așa cum am menționat într-un capitol anterior. În timp, ele au fost reformulate de către diferiți specialiști. >* Între domeniile de activitate în care este necesar să fie stabilite obiective derivate (de gradul I), în opinia majorității specialiștilor, pot fi menționate: * comercial (C); * cercetare-dezvoltare (Cd); * producție (P); * financiar-contabil (Fc); * resurse umane (Ru); * management (M). * În aceste condiții, relația de mai sus, referitoare la derivarea obiectivelor fundamentale poate fi redată astfel: >* Y = f(C, Cd, P, Fc, Ru, M). * Această relație semnifică faptul că, pentru a se realiza obiectivul fundamental (Y), este necesar să se stabilească obiective derivate (de gradul I) în domeniile: comercial (C), de cercetare-dezvoltare (Cd), de producție (P), financiar-contabil (Fc), de resurse umane (Ru) şi de management (M). * Realizarea fiecărui obiectiv derivat de gradul I presupune desfășurarea unor activități specifice, în domeniul pentru care a fost stabilit, de către persoane cu o anumită pregătire de specialitate, folosind anumite metode și tehnici specifice. Iar pentru ansamblul obiectivelor derivate de gradul I dintr-un anumit domeniu vor fi necesare un ansamblu de activități omogene şi/sau complementare. **Funcția organizației** este reprezentată de **ansamblul activităților omogene şi/sau complementare**, desfășurate de personal cu o anumită specializare, folosind metode și tehnici specifice, cu scopul realizării obiectivelor derivate de gradul I. * Adesea însă obiectivele derivate de gradul I, și implicit activitățile necesare îndeplinirii lor, sunt suficient de complexe pentru a putea fi coordonate și urmărite, de aceea se impune derivarea în continuare a acestora, în obiective derivate de gradul II. * Pentru realizarea acestor obiective derivate de gradul II sunt necesare anumite **atribuții**, drept componente ale activităților. **Activitatea**, ca o componentă a funcțiunii, este reprezentată de **ansamblul atribuţiilor omogene ce se îndeplinesc de personal ce posedă cunoștințe de specialitate dintr-un anumit domeniu mai restrâns**, cu scopul îndeplinirii obiectivelor derivate de gradul II. **Atribuția**, ca o componentă a activității, este reprezentată de **ansamblul sarcinilor executate periodic de personal cu cunoștințe specifice unui domeniu restrâns, care concură la realizarea unui obiectiv specific**. * Atribuțiile sunt, în general, stabilite pentru compartimentele funcţionale şi/sau operaționale din cadrul organizației. Ele, fiind mai complexe decât sarcinile, nu se pot executa de către o persoană, ci de colectivități care se regăsesc în cadrul compartimentelor. **Sarcina**, ca element component al atribuției, reprezintă o componentă de bază (elementară) a unui proces de muncă mai complex, sau un proces de muncă simplu, desfăşurat cu scopul realizării unui obiectiv individual, care, de regulă, se atribuie unei singure persoane. * O analiză mai detaliată a proceselor de muncă fizică și intelectuală ce se desfășoară în cadrul organizațiilor ar presupune continuarea derivării lor în subobiective care presupun exercitarea de: operații, timpi, mişcări etc., dar în acest caz se intră într-un alt domeniu al cercetării, și anume cel al ergonomiei, care face obiectul de studiu al unei discipline distincte. ## 4.3. Funcțiunile organizației ### 4.3.1. Conținutul funcțiunilor organizației * În teoria și practica managementului sunt mai multe opinii privind numărul, denumirea și conținutul funcțiunilor organizației. * Considerăm că o organizație se caracterizează prin următoarele **funcțiuni**: * funcțiunea comercială, * funcțiunea de cercetare-dezvoltare, * funcțiunea de producție, * funcțiunea financiar-contabilă, * funcțiunea de resurse umane, * funcțiunea de management. #### Funcțiunea comercială * Începem prezentarea funcțiunilor organizației cu funcțiunea comercială, deoarece procesele care declanşează desfăşurarea tuturor activităților dintr-o întreprindere sunt cele legate de identificarea cerințelor consumatorilor, a beneficiarilor produselor, lucrărilor, sau serviciilor furnizate de către respectiva întreprindere. * **Funcţiunea comercială** cuprinde ansamblul activităților menite să contribuie la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legăturilor organizației cu mediul extern, în vederea procurării mijloacelor necesare și vânzării produselor, serviciilor și/sau lucrărilor care fac obiectul de bază al acesteia. * Această funcțiune s-a impus o dată cu dezvoltarea cercetărilor de marketing, cu percepția teoreticienilor și practicienilor că producția trebuie subordonată cererii, cerințelor clienților. În condițiile unei piețe în continuă schimbare, crește rolul funcțiunii comerciale în ansamblul funcțiunilor organizației, în sensul cunoaşterii, sistematizării și interpretării informațiilor din mediu, în vederea organizării activităților viitoare. * **Principalele activități specifice acestei funcțiuni sunt următoarele**: * aprovizionarea, * vânzarea, * marketingul. #### Funcțiunea de cercetare-dezvoltare * Importanţa acestei funcțiuni rezidă în necesitatea adaptării permanente a organizațiilor la noile cuceriri ale științei și tehnicii. O organizație în cadrul căreia funcțiunea de cercetare-dezvoltare nu se manifestă, chiar în ipoteza că celelalte funcțiuni se manifestă ideal, este sortită stagnării. De aceea este necesar ca în cadrul întreprinderilor să se treacă de la situația în care schimbările se impun la un moment dat ca fiind obligatorii, la situația în care, printr-un efort de cercetare, să se prevadă și să se pregătească schimbările necesare. * **Funcţiunea de cercetare-dezvoltare** este reprezentată de **ansamblul activităților care se desfășoară în cadrul organizației**, în vederea realizării obiectivelor din domeniul producerii de noi idei și transformării ideilor în noutăți utile în viitor. * Funcțiunea de cercetare-dezvoltare are un caracter complex, prin faptul că se manifestă în toate domeniile organizației. De aceea, limitarea domeniului ei de manifestare numai la activitatea de producție, folosirea numai a personalului cu pregătire tehnică, fără a lua în considerare întreaga sferă de cuprindere are repercusiuni negative asupra eficienței de ansamblu a întreprinderii. * **Principalele activități componente ale funcțiunii de cercetare-dezvoltare sunt**: * cercetare ştiinţifică, * inginerie tehnologică şi introducerea progresului tehnic; * investiții și construcții; * organizare managerială. #### Funcţiunea de producție * Transformarea materiilor prime, a materialelor în produse, servicii, lucrări constituie rațiunea funcționării întreprinderii productive, de aceea se manifestă tendința identificării acestei funcțiuni cu obiectivul global al acesteia, sau de a reduce sfera de cuprindere a preocupărilor managementului la obiectul de bază al acesteia. * În realitate, suprapunerea este doar aparentă, întrucât activitățile specifice acestei funcțiuni vizează realizarea unor obiective derivate mai numeroase, ele nefiind suficiente pentru îndeplinirea obiectivelor fundamentale ale întreprinderii. * **Funcțiunea de producție** este reprezentată de **ansamblul activităților de bază, auxiliare și de servire, prin care se realizează obiectivele din domeniul fabricării produselor, elaborării lucrărilor și/sau prestării serviciilor care fac obiectul de bază al organizației**. * Funcțiunea de producție, în multe cazuri, constituie principala preocupare a managerilor, mai ales a celor care au o pregătire de bază în domeniul tehnic. Cu cea mai mare pondere în ansamblul activităților organizației, în special a întreprinderii productive sunt activitățile componente ale funcțiunii de producție. * **Funcțiunea de producție are ca principale activități următoarele**: * fabricația sau exploatarea; * controlul tehnic de calitate (CTC); * întreținerea şi repararea utilajelor; * producția auxiliară. * Funcțiunea de producție are ca principale activități următoarele: fabricația sau exploatarea, întreținerea și repararea utilajelor, transportul intern și producția auxiliară. * Desfăşurarca activităților cuprinse în funcțiunea de producție reprezintă o condiție necesară realizării obiectivelor fundamentale, dar nu și suficientă. Așa se explică faptul că managerii, în multe cazuri, concentrează atenția, prin alocarea aproape în exclusivitate a timpului de care dispun, manifestării acestei funcțiuni, neglijând celelalte funcțiuni ale întreprinderii. #### Funcţiunea financiar-contabilă * În general, rolul funcțiunii financiar-contabile este static, pasiv, dacă avem în vedere mai ales evidența rezultatelor, ceea ce poate constitui uneori un obstacol în introducerea noului, și chiar în manifestarea celorlalte funcțiuni. De aceea, pentru ca rolul ei să devină activ, este necesar să se adopte măsuri înainte de modificarea condițiilor de desfășurare a proceselor, prin cunoaşterea operativă a rezultatelor economice ale unor activități. * **Funcțiunea financiar-conabilă** este reprezentată de **ansamblul activităților prin care se realizează obiectivele privind obținerea și folosirea mijloacelor financiare necesare organizației**, precum și înregistrarea și evidența în expresie valorică a fenomenelor economice din cadrul acesteia. * **Principalele activități componente ale funcțiunii financiar-contabile sunt**: * activitatea financiară, * activitatea contabilă. #### Funcțiunea de resurse umane * Forța de muncă din cadrul organizațiilor a început să nu mai fie considerată doar ca generatoare de cheltuieli, ci ca **principala resursă de care depinde nivelul și calitatea rezultatelor obținute**. Această reconsiderare a forței de muncă a determinat și schimbarea denumirii funcțiunii de personal, în funcțiunea de resurse umane. * **Funcțiunea de resurse umane** cuprinde **ansamblul activităților desfășurate în cadrul organizației pentru realizarea obiectivelor din domeniul asigurării și dezvoltării potențialului uman necesar**. * **Principalele activități cuprinse în cadrul funcțiunii de resurse umane sunt**: * planificarea necesarului de personal, * recrutarea personalului, * selecția personalului, * încadrarea personalului, * formarea şi perfecționarea personalului, * motivarea personalului, * promovarea personalului, * retribuirea personalului, * protecția personalului; #### Funcțiunea de management * Întrucât organizația este reprezentată de un grup de persoane care desfășoare activități în comun, aceste persoane trebuie organizate, coordonate în modul de exercitare a sarcinilor fiecăruia, antrenate să participe la realizarea obiectivelor organizației și chiar controlate asupra îndeplinirii obiectivelor individuale. Toate aceste activități sunt specifice managementului fără de care o organizație nu poate funcționa. Așa se justifică existența funcțiunii de management a organizației. * **Funcțiunea de management** constă în "ansamblul activităților de prevedere, organizare, coordonare, antrenare și control-reglare, care se desfășoară cu scopul îndeplinirii obiectivelor organizației." * Aşa cum reiese și din definirea funcțiunii, **principalele activități componente sunt**: * prevederea, * organizarea, * coordonarea, * antrenarea, * control-evaluarea. ### 4.3.2. Interdependența funcțiunilor organizației * Interdependența dintre activitățile desfășurate în cadrul unei organizații, în general, și a unei întreprinderi, în special, determină interdependență între funcțiunile acesteia. Ca urmare, o manifestare normală a unei funcțiuni asigură premisele manifestării corecte și a celorlalte funcțiuni, după cum, apariția unor dereglări în cadrul unei funcțiuni produce perturbații în manifestarea celorlalte funcțiuni. Astfel de legături de interdependență pot fi reprezentate grafic, ca în figura 4.2 și 4.3. ### Figura 4.2. Interdependența dintre două funcțiuni * Funcţiune F1 * A * B * Funcţiune F2 ### Figura 4.3. Interdependența dintre trei funcțiuni * Funcțiunea F1 * A * B * Funcțiunea F2 * C * D * Funcțiunea F3 * Aceste interdependențe, sub forma dereglărilor în lanţ şi/sau auto-agravării dereglărilor trebuie să stea în atenția managementului organizației, pentru a lua decizii care să preîntâmpine, dacă este posibil, sau să elimine și să diminueze aceste influențe negative în modul de manifestare a funcțiunilor organizației. ### 4.3.3. Dinamica funcțiunilor organizației #### Stările funcțiunilor * În cadrul organizațiilor, funcțiunile nu au aceeași intensitate de manifestare, în fiecare etapă de dezvoltare a acestora, de aceea o funcțiune se poate prezenta în următoarele situații: potențială, integrată și reală. * **Funcțiunea potențială sau virtuală** se caracterizează prin aceea că, din anumite rațiuni ce țin de asigurarea unei eficiențe ridicate, activitățile specifice nu se desfășoară în cadrul organizației. Acestea sunt necesare, dar fie potențialul organizației, fie rațiuni de eficiență fac mai economică desfășurarea acestora în afara organizației. * **Funcțiunea integrată** este atunci când unele activități specifice sunt desfășurate în cadrul organizației, iar altele, de obicei de amploare și complexitate mai deosebită, se desfășoară în afara organizației respective. * **Funcțiunea reală, efectivă** este atunci când toate activităților specifice acesteia se desfășoară în cadrul organizației respective. Realizarea obiectivelor stabilite pentru o perioadă depinde de manifestarea în strânsă interdependență a tuturor funcțiunilor sale, evident cu intensități diferite, în funcție de etapa de dezvoltare a organizației și de natura obiectivelor stabilite. #### Intensitatea de manifestare a unei funcțiuni * Desfăşurarea activităților din cadrul funcțiunilor organizației are loc cu intensități diferite de la o perioadă la alta de dezvoltare a respectivei organizații, ceea ce justifică aprecierea că intensitatea (exprimată prin volumul de muncă afectat activităților specifice fiecărei funcțiuni, resursele alocate de către managementul organizației pentru fiecare funcțiune) cu care se manifestă funcțiunile prezintă o anumită dinamică. ### Figura 4.4. Intensitatea de manifestare a funcțiunilor * Aceste schimbări de intensitate a manifestării funcțiunilor, care se manifestă în timp, aşa cum reiese și din reprezentarea grafică din figura 4.4. pot fi explicate fiecare în parte. Intensitatea de manifestare a unei funcțiuni trebuie să fie, pe de o parte, în concordanţă cu posibilitățile organizației respective, iar, pe de altă parte, să fie corelată cu intensitatea de manifestare a celorlalte funcțiuni care se manifestă în cadrul organizației, cu care are legături de interdependență. ## Bibliografie 1. Armstrong M., Managementul resurselor umane: _Manual de practică_, Editura CODECS, Bucureşti, 1997 2. Bărbulescu C., _Organizarea și planificarea unităților industriale_, Editura Didactică și Pedagogică, București, 1980. 3. Boone L.E., Kurtz D.L., _L'Entreprise d'aujourd'hui_, HRW, Les Editions HRW etee, 1983, Montreal. 4. Fayol H., _Administration industrielle et generale_, Dunod, Paris, 1964. 5. Florescu C. (coordonator), _Marketing_, Editura Didactică și Pedagogică, Bucureşti, 1981 6. Nicolescu O., Burduş E., Zorlențan T., Căprărescu Gh., Verboncu I., Cochină I., _Management_, Editura Didactică și Pedagogică, Bucureşti, 1992. 7. Nicolescu O., Verboncu I., _Fundamentele managementului organizației_, Editura Economică, Bucureşti 8. Pintilie C., _Conducerea întreprinderii_, vol. I, Litografia ASE, 1981. 9. Românu I., Vasilescu I., (coordonatori), _Managementul investițiilor_, Editura Mărgătitar, Bucureşti, 1997 10. Ursachi I., Burduş E., _Conducerea și organizarea unităților economice_, Editura ASE, Bucureşti, 1986 11. Zorlenţan T., Burduş E., Căprărescu Gh., _Managementul organizației_, Editura Economică, București, 1998.