Регламент Организация проведения тендера PDF

2. Должностным лицам и работникам структурных подразделений\ ГК ДОГМА, принимающим участие в организации и проведении тендера, запрещено: 5.4.1. передавать информацию о тендере третьим лицам; 5.4.2. передавать информацию о тендере работникам ГК ДОГМА, кроме ситуации, когда такая передача...

2. Должностным лицам и работникам структурных подразделений\ ГК ДОГМА, принимающим участие в организации и проведении тендера, запрещено: 5.4.1. передавать информацию о тендере третьим лицам; 5.4.2. передавать информацию о тендере работникам ГК ДОГМА, кроме ситуации, когда такая передача необходима ее получателю для исполнения своих трудовых функций; 5.4.3. использовать информацию о проводимом тендере в личных целях,\ а также в целях, способных нанести ущерб интересам ГК ДОГМА, в том числе: \- совершать отправку информации на личную внешнюю почту, а также\ на личную внешнюю почту других работников ГК ДОГМА; \- допускать печати, копирования документов, содержащих информацию\ о тендере, без получения разрешения непосредственного руководителя; \- допускать копирование информации (загрузки данных), об итогах тендера\ на внешние облачные ресурсы, а также на внешние USB - устройства без получения разрешения непосредственного руководителя. ***6. Описание процесса*** -------------------------- 1. Процесс проведения тендера проходит в программном комплексе 1С:Документооборот (далее - 1С:ДО) при условии полной автоматизации процесса. Все коммуникации с КА в период проведения тендера работники УпРП обязательно осуществляют посредством корпоративной мобильной связи. 2. По согласованию с Руководителем УпРП, при невозможности проведения тендера в 1С:ДО (сбой работы 1С:ДО, ЛК, отсутствие работы сервера и т.д.) возможно проведение тендера посредством электронной почты. В остальных случаях весь тендерный процесс проводится в 1С:ДО. 3. Для участия в тендерах всем организациям -- потенциальным участникам тендера необходимо предварительно зарегистрироваться на сервисе аккредитации и пройти аккредитацию в соответствии с требованиями регламента\ Р-2022-06-013. 4. КА в ЛК указывают вид СМР, контактное лицо, уполномоченное\ к принятию решений о стоимости тендера с номером телефона, адресом электронной почты и иные пункты, обозначенные в ЛК. 5. Инициатор (ответственный работник Проектной команды) (далее -- Инициатор) запроса на проведение тендера не позднее 12-ти рабочих дней до даты начала проведения тендера согласно ГПР формирует запрос (заявку) на проведение тендера посредством 1С:ДО. 6. Запрос (заявка) на проведение тендера заполняется по форме\ приложения 1 к настоящему Регламенту и включает в себя: сроки по ГПР, сроки начала и окончания тендера. В обязательном порядке подгружаются в запрос документы: ТЗ (приложение 2), ВО (приложение 3), форма ВДЦ/РСС/Смета (приложение 4) для формирования КП участника, РД (или ссылку на РД), реквизиты Заказчика, проект типового договора, который будет заключен\ с участником тендера, признанным победителем. 7. Сформированный запрос (заявка) на проведение тендера направляется посредством 1С:ДО ответственному работнику ДКИС. 8. Работник ДКИС, в течение 8-ми рабочих дней, формирует две стоимости: \- инвестиционную стоимость, предусмотренную фин. моделью на данный объем работ; \- расчетную стоимость (фактическую стоимость, в текущих ценах). Параллельно, при необходимости, работник ДКИС направляет запрос\ в Управление по работе с поставщиками на предоставление стоимости материалов и оборудования посредством постановки задачи в CRM Битрикс 24. В течение 5-ти рабочих дней Управление по работе с поставщиками предоставляет данные\ по стоимости материалов в заполненной таблице (приложение 8) по возможности с приложением счетов, КП от возможных поставщиков. 9. В случае предоставления неполной или некорректно заполненной информации согласно п. 6.6. настоящего Регламента, влияющей на возможность отражения инвестиционной и расчетной стоимости, работник ДКИС вправе отклонить запрос (заявку) на проведение тендера для устранения замечаний. 10. Инициатор в течение 2-х рабочих дней вносит всю недостающую информацию, устраняет замечания ДКИС и повторно направляет запрос (заявку) на проведение тендера в ДКИС для указания инвестиционной и расчетной стоимости с разбивкой на работы и материалы. При этом дата начала проведения тендера в запросе (заявке) на проведение тендера переносится на более позднюю дату, на то количество рабочих дней, в течение которых устранялись замечания. Аналогичным образом переносят дату окончания тендера. 11. После указания инвестиционной и расчетной стоимости работник ДКИС согласовывает запрос (заявку) на проведение тендера посредством 1С:ДО и Запрос поступает на согласование РП. 12. РП в течение 1 (одного) рабочего дня согласовывает полученный пакет документов согласно п.6.6. настоящего Регламента и инвестиционную и расчетную стоимость работ/материалов. При необходимости, РП имеет право привлечь для согласования дополнительных участников из числа Проектной команды. 13. После согласования РП, Руководитель отдела СМР УпРП\ в течение 1 (одного) рабочего дня рассматривает пакет документации согласно\ п. 6.6. настоящего Регламента. В случае предоставления неполного или некорректно заполненного пакета документов в составе запроса (заявки)\ на проведение тендера, он возвращает его Инициатору для устранения замечаний. 14. Инициатор в течение 1 (одного) рабочего дня вносит всю недостающую информацию, устраняет замечания и повторно направляет Руководителю отдела СМР УпРП. При этом дата начала проведения тендера\ в запросе (заявке) на проведение тендера переносится на более позднюю дату,\ на то количество рабочих дней, в течение которых устранялись замечания. Аналогичным образом переносят дату окончания тендера. 15. При получении запроса (заявки) на проведение тендера в объеме, позволяющем организовать проведение тендера, Руководитель отдела СМР УпРП назначает ответственного за проведение тендерной процедуры инженера (далее -инженер УпРП) и регистрирует запрос на проведение тендера. После регистрации запроса (заявки) на проведение тендера, в 1С:ДО автоматически происходит оповещение в ЛК КА по видам работ о том, что проводится тендер. 16. Инженер УпРП в течение 1 (одного) рабочего дня ознакамливается, согласовывает и принимает в работу запрос (заявку) на проведение тендера. 17. После принятия в работу запроса (заявки) на проведение тендера инженер УпРП имеет право посредством 1С:ДО или через корпоративную почту задавать уточняющие вопросы Инициатору, запрашивать дополнительные ведомости, файлы и иную информацию, необходимую для корректного проведения тендера. 18. Инженер УпРП в 1С:ДО формирует пакет тендерных документов, используя документы, подгруженные в запрос (заявку) на проведение тендера, приобщает Сопроводительное письмо (приложение 5), документы\ по авансированию согласно регламенту Р-2022-04-009 (виды обеспечения, перечень банков, форма заявки на обеспечение аванса) и направляет посредством 1С:ДО в ЛК участникам тендера, с указанием сроков подачи КП. 19. Участники тендера должны предоставить КП в течение 7 (семи) календарных дней с момента получения пакета тендерных документов. Срок проведения тендера составляет 22 рабочих дня с даты, следующей за датой принятия в работу запроса (заявки) на проведение тендера инженером УпРП. 20. Рассылка тендерной документации производится в ЛК в 1С:ДО пулу аккредитованных подрядчиков, которых отражает 1С:ДО с привязкой к виду работ, указанному Инициатором. Также документация дублируется рассылкой\ на почту КА, указанную при регистрации. 21. В случае отсутствия аккредитации у КА, предложенных Проектной командой, делопроизводитель Управления закупок/инженер УпРП, направляет инструкцию по аккредитации на почту КА (карточку, контакты прикладывает Проектная команда). В случае истекшей или подходящей к концу аккредитации\ у потенциальных участников тендера делопроизводитель Управления закупок/ инженер УпРП направляют на почту КА инструкцию о необходимости повторной аккредитации через ЛК в 1С:ДО. 22. Процесс «Тендер» в 1С:ДО доступен ответственному инженеру УпРП, главному специалисту отдела СМР по направлениям, Руководителю отдела СМР и Руководителю УпРП. Кроме того, сам процесс «Тендер» и параллельные процессы, влияющие на формирование процесса «Тендер», такие как «Запрос\ на проведение тендера», «Согласование заявки на авансирование», «Согласование замен оборудования/материалов», «Мониторинг стоимости материала» доступны без возможности редактирования (для чтения) работникам Отдела контроля\ за тендерными процедурами, уполномоченными Директором КРД. 23. Список участников тендера в 1С:ДО формируется автоматически\ по каждому тендеру индивидуально из списка аккредитованных КА ГК ДОГМА, исходя из вида СМР, которые указаны в ЛК в 1С:ДО. 24. КА вправе принять участие в тендере либо отказаться\ от участия в тендере, нажав соответствующую кнопку в ЛК. 25. Если КА согласился принять участие в тендере, ему необходимо\ в указанный срок подгрузить пакет документов в ЛК, включающий в себя: \- подробное КП в форме ВДЦ/РСС/Смета (с учетом стоимости работ, материалов, НР и СП); 26. После истечения срока приема КП дальнейший их прием блокируется автоматически в ЛК. Руководитель СМР УпРП, исходя из текущей ситуации\ по тендеру, по согласованию с Руководителем УпРП, имеет право увеличить срок приема КП через 1С:ДО без увеличения общего срока проведения тендера. 27. КП подгружаются участниками тендера в ЛК, после чего интегрируются и отображаются в процессе «Тендер» в 1С:ДО, таким образом формируется заявка на участие в тендере от каждого участника. 28. В 1С:ДО заявки на участие в тендере автоматически направляются ответственному инженеру УпРП, который посредством корпоративной почты направляет запрос на допуск к участию в тендере (приложение 6) в ДБ на проверку и согласование всех участников тендера. 29. ДБ проводит анализ потенциальных участников тендера и в срок\ не позднее 1 (одного) рабочего дня до окончания тендера и не менее 7 дней\ с момента отправки (на обработку), направляет информацию ответственному инженеру УпРП о допуске/недопуске участников к участию\ в тендере. 30. В случае принятия ДБ решения о недопуске потенциального участника к участию в тендере и в случае необходимости, Директор ДЗ или Директор КРД направляют запрос в ДБ для получения сведений о причинах недопуска участника тендера. ДБ направляет информацию с указанием причин недопуска участника Директору ДЗ или Директору КРД посредством электронной почты. 31. Инженер УпРП после получения всех КП в срок до 10 (десяти) рабочих дней проводит обработку, анализ и работу с участниками тендера\ по соответствию заявленных предложений тендерной документации и оптимизации стоимости, указанной в КП, а именно: \- проводит проверку полученных расчетов в течение 2 (двух) рабочих дней\ на соответствие ТЗ; \- в случае выявления несоответствия инженер УпРП подробно указывает замечания и отклоняет заявку на участие в тендере в 1С:ДО (нажимает\ «не согласовано»); \- дублирует замечания по электронной почте и/или посредством телефонного звонка; \- после направления замечаний у участника тендера запрашивается откорректированный расчет с просьбой предоставить его в течение 2 (двух) рабочих дней; \- после получения всех КП, в том числе откорректированных, в течение\ 4 (четырех) рабочих дней проводит проверку и сравнительный анализ стоимости предоставленных расчетов, стоимости материалов и оборудования в соответствии с данными Управления по работе с поставщиками; \- выявляет участников-лидеров тендера с наиболее оптимальными стоимостями; \- в случае, если предложение участников-лидеров тендера с наиболее оптимальными стоимостями, превышает или значительно ниже расчетной стоимости ДКИС, руководители отделов УпРП инициируют совещание\ с представителями ДКИС и Проектных команд для совместного анализа и проработки точек снижения подрядчиков, либо корректировки ТЗ, ВОР и расчетной стоимости. \- инвестиционная стоимость не транслируется участникам тендера. \- в течение 2 (двух) рабочих дней взаимодействует посредством 1С:ДО и/или телефонных переговоров со всеми участниками тендера по оптимизации (торгов) стоимости, включая уведомление всех участников тендера о минимальной предложенной стоимости на данный вид СМР и рекомендацией, какой именно показатель возможно оптимизировать (в части стоимости работ, материалов или конкретного оборудования). Каждому участнику тендера в течение 1 (одного) рабочего дня предлагается оптимизировать свое предложение и направить откорректированный расчет. 32. Участник не рассматривается при подведении итогов тендера, если: \- не предоставляет откорректированную информацию в течение 2 (двух) рабочих дней; \- не предоставляет полный пакет документов, необходимый для участия\ в тендере; \- подает некорректную информацию по стоимости материалов, оборудования и работ; \- не аккредитован и не допущен к участию в тендере ДБ. 33. В период проверки КП, в случае возможной замены проектных материалов и оборудования участником тендера, инженер УпРП в течение\ 1 (одного) рабочего дня запрашивает у участника тендера письмо с информацией\ о замене материалов и оборудования и в течение 3 (трех) рабочих дней направляется инженером УпРП Проектной команде посредством электронной почты для согласования замены. 34. Проектная команда производит анализ замены материалов и оборудования в течение 3 (трех) рабочих дней и предоставляет ответ инженеру УпРП о согласовании/несогласовании замены. 35. В случае согласования замены материалов и оборудования, инженер УпРП вносит комментарии «замена согласована» в графе данного участника\ в тендерном листе. В случае отказа в согласовании замены инженер УпРП уведомляет участника тендера посредством электронной почты и/или телефонного звонка\ о невозможности предложенной замены и просит участника предоставить расчет\ в течение 2 (двух) рабочих дней либо получает отказ от участия в тендере. 36. После получения конечных расчетов с минимальной стоимостью\ от участников тендера инженер УпРП в течение 2 (двух) рабочих дней осуществляет проверку и анализ данных расчетов. 37. Инженер УпРП формирует Тендерный лист по установленной форме (приложение 2 к положению П-2024-02-009) и размещает в папке УпРП «Готово\ на ТК» для согласования главным специалистом УпРП по направлению. 38. Главный специалист УпРП в течение 1 (одного) рабочего дня производит проверку и согласование тендерного листа. В случае несогласования тендерный лист направляется для устранения замечаний ответственному инженеру УпРП. 39. После согласования тендерного листа главным специалистом УпРП тендерный лист согласовывается Руководителем отдела СМР УпРП. 40. Руководитель отдела СМР УпРП в течение 1 (одного) рабочего дня производит анализ тендерного листа, контрольные звонки участникам тендера\ на предмет уточнения информации, возможного дальнейшего снижения стоимости. Тендерный лист согласовывается и конечный вариант направляется\ для подписания Руководителю УпРП. 41. Итоговый Тендерный лист направляется Руководителю отдела контроля за тендерными процедурами посредством электронной почты\ на согласование. 42. Руководитель отдела контроля за тендерными процедурами в течение 1 (одного) рабочего дня анализирует, согласовывает представленный Тендерный лист. Руководитель отдела контроля за тендерными процедурами вправе делегировать проверку тендерного листа специалисту Отдела контроля\ за тендерными процедурами. 43. В случае выявления недочетов, вопросов Руководитель отдела контроля за тендерными процедурами возвращает Тендерный лист на доработку Руководителю УпРП. 44. Руководитель УпРП вносит корректировки, пояснения и в течение\ 1 (одного) рабочего дня возвращает исправленный Тендерный лист Руководителю отдела контроля за тендерными процедурами. 45. Руководитель отдела контроля за тендерными процедурами согласовывает Тендерный лист и передает его Директору КРД на бумажном носителе либо направляет посредством электронной почты. 46. Директор КРД визирует тендерный лист и допускает его\ к рассмотрению на ТК ГК ДОГМА, если минимальная стоимость выше\ 5 000 000 руб. Если минимальная стоимость ниже 5 000 000 руб. - допускает\ к передаче РП. В случае необходимости Директор КРД вносит предложения, замечания, комментарии на Тендерном листе. 47. Директор КРД вправе отказать в визировании Тендерного листа и допуске его на ТК ГК ДОГМА или передаче РП с указанием причин и возвращает Тендерный лист на доработку руководителю УпРП. 48. Завизированный Директором КРД тендерный лист направляется Руководителем отдела контроля за тендерными процедурами Руководителю УпРП посредством электронной почты. 49. Руководитель УпРП после согласования КРД, в тот же день направляет Тендерные листы с минимальной стоимостью ниже 5 000 000 (пяти миллионов) руб. Руководителю отдела СМР УпРП посредством электронной почты. 50. Руководитель отдела СМР УпРП направляет Тендерные листы\ с минимальной стоимостью ниже 5 000 000 (пяти миллионов) руб. в тот же день РП для принятия решения о выборе победителя посредством электронной почты. 51. РП рассматривает и анализирует представленный Тендерный лист, при необходимости, осуществляет дополнительные переговоры посредством телефонной связи с участниками тендера в целях окончательной оптимизации стоимости. 52. РП в течение 3 (трех) рабочих дней принимает решение\ о победителе тендера самостоятельно и направляет Тендерный лист с выбранным победителем тендера Руководителю отдела СМР УпРП посредством электронной почты. 53. Руководитель отдела СМР УпРП в течение 1 (одного) рабочего дня направляет Тендерный лист с выбранным победителем тендера ответственному инженеру УпРП посредством электронной почты. 54. Ответственный инженер УпРП в течение 3 (трех) рабочих дней направляет итоговую смету (расчет) победителя тендера и данный Тендерный лист Инициатору посредством электронной почты. 55. Если минимальная стоимость в Тендерном листе выше 5 000 000 (пяти миллионов) руб., Руководитель УпРП направляет тендерный лист Руководителю отдела СМР. Тендерный лист размещается в сетевой папке (с доступом\ для секретаря) для последующего рассмотрения на ТК ГК ДОГМА. 56. За 1 (одни) сутки до ТК ГК ДОГМА секретарь осуществляет рассылку Протокола ТК ГК ДОГМА и Тендерные листы участникам ТК для ознакомления. В течение суток РП рассматривает и анализирует полученные Тендерные листы, при необходимости, осуществляет дополнительные переговоры посредством телефонной связи с участниками тендера в целях окончательной оптимизации стоимости. 57. Тендерные листы рассматриваются на ТК ГК ДОГМА\ участниками ТК, которые принимают решение по определению победителя тендера, решение заносится секретарем в Протокол ТК ГК ДОГМА и направляется всем участникам ТК на согласование в течение 1 (одного) рабочего дня в 1С:ДО. 58. Руководитель отдела СМР УпРП в течение 1 (одного) рабочего дня\ с момента получения согласованного Протокола ТК ГК ДОГМА направляет его ответственным инженерам УпРП посредством электронной почты. 59. Ответственный инженер УпРП в течение 1 (одного) рабочего дня уведомляет не выигравших участников тендера, что выбрана другая подрядная организация, и выигравшего участника (участников) тендера, что их подрядная организация выбрана победителем посредством электронной почты. 60. Ответственный инженер УпРП в течение 3 (трех) рабочих дней направляет итоговую смету (расчет) победителя тендера и данный Тендерный лист Инициатору посредством электронной почты. 61. В случае, если согласно Протокола ТК ГК ДОГМА РП или другому ответственному лицу необходимо проработать снижение стоимости, процент аванса, вид обеспечения аванса и/или другие условия, РП в течение 1 (одного) рабочего дня после ТК ГК ДОГМА должен проработать вышеуказанные условия и направить ответ с итоговой сметой (расчетом), заявкой на авансирование и/или другие документы Руководителю отдела СМР УпРП посредством электронной почты. 62. Руководитель отдела СМР УпРП в течение 1 (одного) рабочего дня\ с момента получения ответа РП или другого ответственного лица с итоговой сметой (расчетом), заявкой на авансирование и/или другие документы направляет его ответственному инженеру УпРП посредством электронной почты. 6.63. Ответственный инженер УпРП запрашивает посредством электронной почты у выигравшего участника (участников) тендера, итоговый вариант сметы (расчет) и в течение 3 (трех) рабочих дней направляет итоговую смету (расчет) победителя тендера и данный Тендерный лист Инициатору посредством электронной почты для заключения договора. Итоговый вариант сметы (расчет) для передачи в договор обязательно должен быть подробным, с перечнем всех видов и объемов работ, материалов, а также\ с указанием производителей и показателей основных (ценообразующих) материалов. 6.64. Победитель тендера, не предоставивший итоговую смету (расчет)\ в соответствии с требованиями ГК ДОГМА для заключения договора в течение\ 3 (трех) рабочих дней с момента уведомления об окончании тендера, снимается\ с номинации и к заключению договора не допускается. 65. В случае снятия с номинации победителя тендера, Тендерный лист вновь выносится для рассмотрения на ТК ГК ДОГМА и номинируется другой участник тендера из Тендерного листа. +-----------------+-----------------+-----------------+-----------------+ | ГК | Регламент | **Р-2024-08-085 | | | | | ** | | | ДОГМА | Организация | | | | | проведения | | | | | тендера на | | | | | строительно-мон | | | | | тажные | | | | | работы | | | +=================+=================+=================+=================+ | | | Редакция | 1 | +-----------------+-----------------+-----------------+-----------------+