IN-GE-05 Sistema de Seguimiento de Proceso (SSP) PDF

INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024...

INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 1.- Introducción al SSP 1.1 Definición 1.2 Objetivo 2.- Manejo del SSP 2.1 Usuario 2.2 Descripción de bandejas 2.3 Funciones básicas Actualización Selección 2.4 Filtros y accesos directos Ver detalle 2.5 Comentarios 2.6 Notas de Crédito 2.7 Cambiar Status 2.8 Marcar como Material listo 2.9 Tipos de Ticket 3.- Procedimientos de SSP 3.1 Entrega de tablero entero en tienda 3.2 Combinar Tickets 3.3 Corte de piso y servicios de maquila Corte Piso Servicios de maquila 3.4 Finalización de Tickets 3.5 Almacén entrega a trabajador 3.6 Opciones de entrega 3.7 Ticket retrabajado 3.8 Cancelar ticket 3.9 Cancelado Finalizado 4.- Asignación masiva 5.- Acceso a trabajadores web 6.- Módulo de pegamento 7.- Corte del día SSP 7.1 Corte almacén  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 1.1 SSP Sistema de seguimiento de procesos. 1.2 Objetivo Que el personal responsable del SSP, conozca las funciones que el sistema desempeña como apoyo administrativo. SSP es la herramienta diseñada para monitorear, medir y evaluar la eficiencia de los procesos de corte, enchape y entregas de material, y para planificar mantenimientos. 2. Manejo del SSP 2.1 Usuario Cuenta y clave: Al ingresar por primera vez en el sistema MOBLOX SSP el sistema te pedirá un usuario y contraseña, estos los recibirás mediante un correo electrónico.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 2.2 Descripción de bandejas Al iniciar sesión, la pantalla principal mostrará la bandeja de tickets. Cada servicio o compra hecho desde NOVAVENTAS, el sistema genera un número de identificación llamado “Número de Remisión”, y se le asigna un “Estatus”. Dentro del programa contamos con varios estatus: NUEVOS: Las remisiones generadas, automáticamente aparecen en este estatus, los departamentos de piso y almacén son encargados de marcar y mover dichas remisiones a la bandeja que les corresponde. La remisión solo podrá estar máximo 20 minutos en esta bandeja, antes de ser tratado su estatus. Para poder moverla, el vendedor deberá pasar a piso la hoja de remisión impresa en ese lapso. En caso de que pase más tiempo deberán de preguntar al vendedor el motivo del porqué no ha pasado la remisión. (Se toma en cuenta para la auditoría de ventas, subir incidencia en el siguiente archivo FO-GE-06 Incidencias SSP). Bandeja de nuevos Desde la bandeja de nuevos se podrá asignar la fecha de entrega al cliente > seleccionar bandeja nuevos > seleccionar la remisión > al seleccionar tipo de ticket aparece una pantalla donde se tendrá que colocar la fecha de entrega.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) PISO: En esta bandeja se colocan las remisiones que contengan tableros, servicios o mixtas con producto de almacén, de esta bandeja se podrán asignar los servicios a los trabajadores y a las máquinas correspondientes Existen varias formas de asignar un servicio a un trabajador y a una máquina: 1. Desde la remisión Seleccionar la bandeja (se desglosan las remisiones que están en la bandeja) ⇢ seleccionar la remisión (se puede ver todo el material que lleva la remisión) ⇢ Dar clic en el boton con 3 líneas horizontales, el cual desglosa los siguientes conceptos, seleccionar el que dice “asignar” o “reasignar” ⇢ seleccionar al trabajador y la máquina en la cual se llevará a cabo el servicio.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 2. Desde el bloque “Estado de máquinas” En el menú principal (menú desplegable a la izquierda) seleccionamos el módulo “Estado de máquinas” ⇢ Ir a botón “UP filtro total” (esquina superior derecha) ⇢ Se abre una pantalla con las remisiones formadas, pendientes por asignar ⇢ Elegir máquina y trabajador. (IMPORTANTE: este método solo sirve para remisiones que no han sido asignadas) 3. Desde el bloque “Asignación y reasignación masiva” En el menú principal (menú desplegable a la izquierda) seleccionamos el módulo “Asignación masiva” ⇢ Colocar las remisiones por asignar de forma individual o múltiple, separadas por una “,” (coma) ⇢ Seleccionar el trabajador y la máquina por asignar ⇢ Dar clic en buscar y seleccionar los servicios por asignar desde la pestaña de selección múltiple. (IMPORTANTE: este método también sirve para “REASIGNACIÓN MASIVA”, el cual funciona para cambiar de forma general unas remisiones ya asignadas previamente.)  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) EN PROCESO: Contiene las remisiones que ya tuvieron alguna acción. PLAY: Se encuentran las remisiones que el colaborador está cortando o enchapando, cada trabajador es responsable de darle Play desde el celular a la remisión que va a trabajar, en caso de que no sea así se calificará mal en la auditoría. FABRICACIÓN TALLER: Son remisiones que se pasan al departamento de armado. Esta carpeta aplica también para Carpintero Express. Se asignan las remisiones a esta carpeta cuando se termine el corte y el enchapado del material que se utiliza para el armado. Las remisiones que son de fabricación de muebles se cancelan (por chat Hangouts, la persona encargada del departamento de caja es quien notifica los folios de remisiones a cancelar). Las remisiones que son de clientes externos se deberán finalizar una vez entregado el material. Desde la bandeja de nuevos se puede colocar la fecha de entrega para clientes, las remisiones con razón social FABRICACIÓN DE MUEBLES se les coloca fecha del último día de mes. PEDIDO ESPECIAL: El almacenista es la persona responsable de ubicar en esta bandeja todo el material que es pedido especial, una vez que el material esté en tienda, el vendedor deberá pasar la remisión al departamento correspondiente, para que los encargados de SSP puedan mover los folios. En esta carpeta también entran las puertas de aluminio y servicios de router, ya que son pedidos especiales. ALMACÉN: Se encuentran las remisiones que llevan multiproducto y que están pendientes por entregar.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) ENVÍOS: Se ubican todas las remisiones en las que sus servicios ya fueron concluidos, y que se entregan a domicilio. El encargado de SSP piso es quien ubica las remisiones en esta bandeja de acuerdo a las observaciones que ventas pone en la remisión, todas las remisiones que estén formadas para envío tendrán que tener la dirección de entrega correcta, en caso de que el departamento de piso reporte direcciones erróneas o remisiones para envío sin dirección se tomará como incidencia para ventas (se califica en la auditoría). TIENDA: Son las remisiones que ya están listas para entregar en tienda. FINALIZADOS: Contiene todas las remisiones que ya fueron finalizadas (piso finaliza remisiones desde el celular, almacén finaliza desde la tablet, todas las remisiones deben tener evidencia de firma digital y fotografía de la remisión firmada). Si por algún motivo el almacén finaliza remisiones que piso aún no entrega, el encargado de SSP tiene la opción de capturar fotografía de remisiones finalizadas y devolver la remisión a piso. TARDÍOS: 1 DÍA, 2 DÍAS, 3 DÍAS, estas bandejas nos indican los pedidos que se encuentran en proceso, piso, Play, fabricación (taller) y no han sido concluidos, el tiempo se mide a partir de que se genera la remisión. CANCELADOS: Esta bandeja contiene todos los folios que han sido cancelados, se pueden filtrar por fecha para verificar todas las cancelaciones que se realizaron durante el mes. CANCELADOS FINALIZADOS: Se muestran los folios que se cancelaron, pero ya estaban finalizados. RETRABAJADOS: En esta bandeja se asignan las remisiones que por alguna circunstancia se re-trabajaron, el sistema nos dará un nuevo folio parecido al siguiente: SSP-RET-12345, se le dará seguimiento al pedido con el folio que generó el sistema. PAUSA PARCIAL: Cuando la remisión cuenta con más de un servicio y alguno de estos se pausa. PAUSADOS: Cuando la remisión cuenta con uno o varios servicios y todos estos se pausan. Es muy importante que los trabajadores pongan pausa a los servicios en caso de ser necesario, ya que de lo contrario, el sistema no descuenta los metros de corte y enchape que han realizado. COMBINADOS: Cuando un mismo cliente lleva más de una remisión se puede realizar un ticket combinado, todas las remisiones del cliente se mezclan y se les asigna un folio general, ejemplo: SSP-COM-12345, se le dará seguimiento al pedido con el folio y el documento que generó el sistema.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 2.3 Funciones básicas Actualización La página se actualiza siempre que se da click en el ícono superior izquierdo de la pantalla (MOBLOX), es importante repetir este ejercicio constantemente para mantener actualizado el sistema con las remisiones nuevas.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Selección: Al seleccionar cualquier bandeja del menú con un click, se despliegan los folios de remisiones que están ubicados en la bandeja seleccionada. 2.4 Filtros y accesos directos Uso de filtros: El sistema cuenta con buscadores internos que permiten identificar cualquier número de folio, nombre del cliente, tipo de entrega y fechas Al ingresar el dato se da clic en el icono filtrar bandeja:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Cuando se ingresa el número de remisión, se marca con el número 1 la bandeja donde se localiza el folio. En caso de que se filtre por cliente o fecha se marca en más de una bandeja, esto puede ser porque se capturó más de una remisión del mismo cliente. Ver detalle: Al seleccionar cualquier bandeja se despliegan los detalles del ticket, se pueden ver las especificaciones de cada remisión dando clic en la opción VER DETALLE. 2.5 Comentarios Tanto los encargados de SSP piso y almacén pueden realizar comentarios en la remisión, para poder informar a sus compañeros datos específicos sobre el pedido que se está trabajando.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Las observaciones que se capturan en la remisión desde el novaventa aparecen de la siguiente manera: 2.6 Notas de crédito Piso y almacén deben validar las notas de crédito para garantizar de que están enterados de la devolución, el encargado de caja informa por medio de chat. La validación se debe realizar en el momento de que caja notifica. Da clic en la barra de iconos en la parte izquierda de la pantalla. Clic en “BANDEJA DE NOTAS DE CRÉDITO”  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Está acción despliega la informacion de las notas de crédito: En la bandeja de nuevas estarán las notas de crédito que salgan al momento y que no han sido validadas por ningún departamento. Es muy importante mencionar que tenemos un filtro en esta bandeja, este se cambia en automático cada inicio de mes. Esta bandeja nos informa cuál es el departamento que aún no ha validado la nota de crédito.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) En validación total se encuentran las notas de crédito que ya fueron validadas por ambos departamentos. Para validar sólo se dará clic en VER DETALLE Dar clic en VALIDAR NOTA DE CRÉDITO  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Es responsabilidad de la persona que valida, asegurarse de que el material está físicamente en la tienda. Cuando una remisión tiene nota de crédito por todo el material, se tendrá que finalizar desde la computadora poniendo el comentario “TIENE NC ID ___ “ Piso no debe de marcar cómo listo material de almacén y almacén no debe marcar cómo listo material de piso. 2.7 Cambiar de estatus Cuando NOVA-VENTAS genera una remisión en automático nace en la bandeja de NUEVOS. Para poder asignar la remisión, PISO o ALMACÉN deben cambiar el TIPO DE TICKET:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 2.8 Marcar material cómo listo Para poder marcar el material como listo dar clic en el recuadro que aparece en la parte izquierda de la pantalla, al hacer esta acción aparecerá una paloma indicando que el artículo ha sido seleccionado después se marcará el ícono de Cuando piso marca el material como listo se coloca en color verde acua y cuando lo marca almacén se pone en color naranja.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Marcado de material: ALMACÉN o PISO sólo deberán marcar el material que les corresponde como listo. 1. Selecciona el material 2. clic en el icono MATERIAL LISTO 3. Selecciona el tipo de entrega Cuando el material se marca como listo se podrá seleccionar el tipo de entrega:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 2.9 Tipos de ticket Piso: Cuando la remisión cuenta con tablero y/o servicios. Fabricación taller: Cuando el ticket cuenta con servicio de armado. Pedido Especial: Solo se ocupa cuando los productos son pedidos a un proveedor externo. Almacén: Seleccionar cuando el producto se encuentre en el área de almacén. Entra la clave SERPUNPROMO = SERVICIO DE PUNTOS PROMOCIONALES.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Nota: Se marca como tipo de ticket ALMACÉN si la remisión lleva puro material de almacén, solo el tipo de entrega puede variar según se vaya a entregar al cliente. 3.- Procedimientos de SSP 3.1 Entrega de material entero en tienda En el menú principal muestra la remisión, en la bandeja de NUEVOS da clic en el ícono y en la parte inferior de la pantalla se despliega la información de esta bandeja. NUEVOS la información nos indica el número de remisiones que se encuentran en esta opción, selecciona el icono de lupa en la remisión con la que se trabajara. Al dar clic en el icono de lupa, se muestra el tipo de material que lleva.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Dar clic en los cuadros de opción múltiple, selecciona el material, como lo muestra la siguiente imagen: Posteriormente, se da clic en material listo, como lo muestra la siguiente imagen:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Dependiendo la forma de entrega, será la finalización de la remisión: ALMACÉN: : Finaliza sus remisiones con la firma del cliente en la tablet. PISO : Finaliza desde el celular tomando fotografía a la remisión, la cual tiene que tener la firma del cliente. Si por algún motivo almacén finaliza remisiones, pero pisó aún tiene el material, aunque la remisión se encuentre finalizada, se podrá tomar evidencia en foto desde el celular, en la opción FOTOS FINALIZADAS Es responsabilidad de piso finalizar remisiones que llevan multiproducto y son envío, también cuando en la misma remisión va el canto y el servicio de enchape. Es responsabilidad de almacén finalizar remisiones que llevan únicamente el canto con servicio ligado a otra remisión. (Se entrega el material al trabajador capturando la clave y se finaliza desde la computadora).  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) ENVÍOS: Se ubican todas las remisiones que están programadas para ruta. IN-GE-02 Creación de rutas SSP Una vez que el chofer finaliza su ruta el folio debe estar con estatus finalizado por medio del celular, se finaliza en el área de piso con la fotografía de la remisión firmada. 3.2 Combinar ticket Cuando un cliente cuenta con varias remisiones existe la opción de crear un ticket COMBINADO en este se podrán integrar todas las remisiones de un mismo cliente en un folio general, esto ayudará al encargado de despacho a trabajar las remisiones juntas y no perder el seguimiento. Para crear un ticket combinado da clic en la parte superior izquierda de la pantalla en el ícono de TICKET. Se ingresan los folios de las remisiones que se van a combinar  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Se pueden combinar dos o más tickets. Una vez registrados y seleccionados se da clic en CREAR TICKET COMBINADO. Aparece una ventana que nos indica que el proceso es irreversible. Al dar clic en OK se despliega la información de los tickets que fueron registrados y el sistema arroja un folio NUEVO COM12345, al que se le tendrá que dar seguimiento.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Una vez combinados los tickets, se genera un pdf con un QR y el total de remisiones, productos y/o servicios que incluye ese ticket. Este documento deberá imprimirse y estar adjunto con las remisiones impresas. El QR funcionará para el corte diario de piso y para la creación de rutas.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Cuando se combine un folio y se necesite buscar la remisión, se tendrá que poner el folio que arrojó el sistema (EJEMPLO COM3869). No se podrán combinar tickets que tengan algún producto marcado como listo, por parte de almacén ó piso. 3.3 Corte de piso y servicios de maquila Corte Piso Piso: Ir a la bandeja de tickets > seleccionar realizar corte. Muestra la pantalla de la siguiente manera:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Con el lector escanear los códigos QR de las remisiones (envíos, piso, tienda, nuevos, fabricación) percatarse de que los códigos escaneados aparezcan en la pantalla. Una vez que escanearon todas las remisiones dar clic en cerrar corte > ir a la bandeja de reportes > corte de tickets, esto para revisar si hay remisiones pendientes.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Selecciona el día­> da clic en el icono de lupa, para visualizar las remisiones faltantes (Todas las remisiones faltantes tienen que estar justificadas y reportadas en el correo del corte).  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) El reporte de corte también nos da el detalle de las remisiones que ya están finalizadas y se escanearon, esto no debe pasar, ya que todas las remisiones finalizadas tienen que estar archivadas en la carpeta correspondiente. (Se califica en la auditoría)  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Observación: El corte no reporta como folios faltantes las remisiones que llevan los choferes en ruta, por lo tanto deben poner mucha atención ya que pueden archivar remisiones sin finalizar. Para evitar eso, pueden dar clic en la bandeja de envíos, filtrar por estatus y podrán visualizar todas las remisiones con estatus finalizado, eso quiere decir que la ruta en la que se asignó ese folio ya fue finalizada, en caso de que no encuentren la remisión, pueden buscar en su carpeta porque probablemente ya esté archivada.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Se manda correo para [email protected] y [email protected] poniendo en asunto Corte del día __/__/____. Únicamente se manda correo si hay alguna remisión sobrante o faltante, si el corte es perfecto no es necesario que lo notifiquen, ya que el auditor revisa los cortes desde SSP. En caso de que el auditor encuentre alguna remisión sobrante o faltante sin ser reportada en algunos de los cortes, se quitaran puntos en la auditoría.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Servicios de maquila: Cuando la remisión cuente con servicios, será asignada al área de piso y cada servicio (corte o enchape) se deberá asignar a una máquina y a un operador. El operador de cada máquina es responsable de que el teléfono que le proporciona la empresa tenga batería mínima del 50% de carga y que esté en buen estado. El celular es para uso exclusivo del trabajo, queda prohibido el uso para otros fines. Cuando la remisión esté en proceso, después de poner PLAY se cuenta con las opciones de PAUSE y STOP. Se podrá pausar la maquila cuando el operador salga a comer, cuando tenga que hacer algún ajuste, cuando se tenga que reasignar a otro operador, cambio en su máquina o término de jornada laboral, siempre poniendo el total de hojas que han trabajado. Cuando el operador termine, marcar STOP y con esto se registra su tiempo de trabajo. 3.4 Finalización de tickets Para finalizar las remisiones, piso lo debe hacer desde el celular, ya que tiene que tomar una fotografía del documento físico, ALMACÉN finaliza con la tablet y captura la firma digital del cliente. Si la remisión lleva producto de los 2 departamentos, será pisó el departamento encargado de finalizar, si lleva solo multiproducto el responsable es el departamento de almacén. Para finalizar ticket de piso, en el celular se ingresa el número de remisión:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Clic en BUSCAR REMISIÓN. El estatus debe ser concluido, capturar la clave del trabajador que va a finalizar y tomar fotografía de la remisión, por último clic en el icono ✔ y finalizar la remisión.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP)  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) En el caso de ALMACÉN se solicita la firma del cliente en la tablet y con eso se finaliza. Almacén busca la remisión en la tablet: Selecciona y marca los productos correspondientes de almacén:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Una vez marcados se da clic en la opción MATERIAL LISTO solicita confirmar la orden y los productos se marcan en color naranja: Clic en ACEPTAR  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Selecciona la opción de RECABAR FIRMA Y FINALIZAR TICKET : Recabada la firma da clic en FINALIZAR TICKET, aparece el recuadro que solicita la clave del operador que finaliza. El sistema indica en una ventana que el ticket ha sido finalizado:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) También existe la opción de entrega parcial, esto aplica cuando el cliente decide llevarse en ese momento solo parte del material de una remisión. Dar clic en el botón ENTREGA PARCIAL.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 3.5 Almacén entrega a trabajador ALMACÉN, podrá entregar material a los choferes o enchapadores, cada trabajador tiene que poner su clave, seleccionando en la tablet el número de remisión: Se marca el material que se entrega en la remisión, selecciona la opción de ENTREGA A TRABAJADOR:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) El operador que reciba el material tiene que poner su clave. 3.6 Opciones de entrega TIENDA, ALMACÉN , ENVÍOS Cuando el material se entrega en piso (TIENDA), el cliente firma la remisión física y el encargado de SSP finaliza la remisión.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Si el material se entrega en ALMACÉN, el cliente debe firmar en la tablet para que el encargado pueda finalizar la remisión. Cuando la remisión tenga solo canto y sea para enchape, el tipo de ticket se maneja como almacén y es responsable ese departamento de asignarle el tipo de entrega, al tenerlo preparado para piso. Por ser producto de almacén no un servicio. Si el material se entrega a domicilio se asigna a la bandeja de ENVÍOS, cada remisión que sea asignada a esta bandeja tendrá que tener la dirección de entrega, para que pueda aparecer en el mapa de rutas. El área de VENTAS a través del NOVAVENTAS dará la ubicación de entrega para las remisiones que se envían, todos los envíos se deberán de asignar a ruta para entrega, (ver IN-GE-02) CREACIÓN DE RUTAS. Cuando la remisión tenga solo multiproducto pero sea envió el tipo de entrega, el responsable de marcar es piso como Envío y almacén solo el tipo de ticket como almacén. 3.7 Ticket retrabajado Cuando la remisión ha pasado por todos los servicios se finaliza, si por alguna razón se tiene que volver a trabajar, se considera como RETRABAJADO, desde el ícono de finalizados se tiene que seleccionar la opción de RETRABAJAR Seleccionar el ícono y poner el motivo de retrabajo.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Una vez ingresado el motivo, se da click en la opción OK y se obtiene un folio nuevo, ejemplo: SSP-RET-12345 En la parte superior de la pantalla nos aparece el aviso de que el ticket ha sido modificado La remisión retrabajada aparece en la bandeja de NUEVOS y aparece limpia de servicios, para que piso pueda reasignarlo.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Se identifica el ticket por el folio (SSP-RET-12345) de asignación, en la parte superior se indica el folio anterior, después se le tiene que dar seguimiento al nuevo folio retrabajado. La remisión con los nuevos datos asignados se puede buscar en la bandeja de RETRABAJADO  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 3.8 Cancelar ticket El departamento de caja notifica por medio de chat el número de remisión que se tiene que cancelar. Para cancelar una remisión, se tiene que seleccionar y dentro de las opciones dar click en el ícono de cancelar ticket: El sistema pide confirmar la orden de cancelación: Al confirmar la acción en la parte superior de la pantalla aparece una leyenda que indica TICKET CANCELADO el ticket quedará cancelado y para cualquier aclaración aparecerá en la bandeja de CANCELADOS.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 3.9 Cancelado y finalizado Para poder cancelar un ticket finalizado filtra la remisión: Selecciona la remisión que quieres cancelar y da clic en el ícono. El sistema pide confirmar la acción, da clic en OK  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Con esta acción la remisión se quita de finalizados y se envía a la bandeja de CANCELADOS FINALIZADOS. ALMACÉN: Tiene la responsabilidad de marcar el material que le corresponde. Deberá tener listo el multiproducto que se tiene que enviar a los clientes. PISO: Marca los tableros, asigna los servicios (corte, enchape). Si es material entero se marca como listo y se mueve el folio a la bandeja de envío. 4.- Asignación y reasignación masiva Para asignar más de una remisión a los trabajadores, se podrá usar la asignación masiva. En la selección de tickets > asignación masiva.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Capturar en el recuadro folio de venta las remisiones que se van asignar, se pone el folio, coma, sin poner espacio se captura el siguiente folio(100145,100146,100146) > seleccionar el trabajador (corte, enchape) > seleccionar la máquina, es muy importante seleccionar la máquina correcta, de lo contrario el trabajador no le podrá poner play. Después elegir el modo (Asignación, Reasignación o Ambos) Modo Asignación: En este modo, solo se enlistan los servicios de las remisiones seleccionadas, que no hayan sido asociados a máquinas y trabajadores Modo Reasignación: En este modo, se enlistarán servicios que actualmente tengan asignada máquina y trabajador, pero que se encuentren en estatus NUEVO o PAUSADO. Modo Ambos: En este modo, se pueden enlistar ambos servicios (Asignados y no asignados) IMPORTANTE: Para poder hacer uso de este módulo, los servicios se deben encontrar en estatus NUEVO o PAUSADO. De lo contrario, no será posible reasignar algún servicio.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP)  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 5.- Acceso a trabajadores web Los trabajadores que cuenten con una computadora en su área de trabajo, tendrán que acceder a la página de SSP desde la computadora para poder darle play a las remisiones que se les asigne. Seleccionar Acceso Trabajador > capturar la clave, en caso de que algún trabajador olvide su clave puede solicitarla al jefe de local.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP)  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 6.- Módulo de pegamento Dentro de este módulo está el inventario de pegamento, es responsabilidad del comprador registrar las compras y asignaciones de pegamento a los trabajadores y máquinas correspondientes. Para ingresar una compra > seleccionar pegamento > inventario > ingresar compra > seleccionar el color del pegamento (en caso de que tener una marca nueva o color nuevo de pegamento se le debe pedir al auditor de ssp que se ingrese al sistema) > colocar los kilos a ingresar (tendrán que ingresar los kilos que indica el costal, es decir, si el costal indica 20.21 kilos eso es lo que se tiene que ingresar, aunque la factura sea por 20 kilos) > el total de la factura > la fecha en la que se está ingresando la compra > subir el PDF de la factura > guardar. Es de suma importancia que capturen el total de la factura, ya que si por alguna razón ingresan mal la cantidad, es muy complicado que se pueda modificar la captura y el responsable será acreedor a un acta administrativa.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Para asignar pegamento > selecciona pegamento > inventario > asignar > seleccionar el color del pegamento > los kilos a asignar > la fecha de asignación > la máquina del trabajador que solicitó el pegamento > guardar. Es muy importante que cuando compras realice una entrega, en ese mismo momento capture la información en SSP y en el formato FO-AL-25. El formato FO-AL-25 y SSP siempre deben cuadrar.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) 7 Corte del día SSP 7.1 Corte almacén. El corte del departamento de almacén se realiza cada sábado. Selecciona la etiqueta de tickets > Corte almacén. Una vez que estén en esa pantalla ↑ ya no pueden salir hasta terminar el corte. Se tendrán que escanear todas las remisiones que tienen pendientes por entregar y pendientes por preparar. Cuando se termina de escanear todo, les arroja el siguiente reporte:  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) El reporte tiene que salir con 0 remisiones pendientes. En caso de que tengan remisiones pendientes, las apuntan o dividen la pantalla de la siguiente manera para ir buscando los folios y verificar que no tenga los iconos de entrega a trabajador o cliente  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) En caso de que la remisión tenga los iconos de entrega a cliente o trabajador en todas las partidas que corresponden al departamento de almacén, entonces le tendrán que dar clic en el icono de entrega piso, de esta manera el reporte descarta esas remisiones del corte. Una vez que revisaron todas las remisiones faltantes, de nuevo ir a corte almacén y únicamente escanear las remisiones que estaban pendientes, NOTA: no dar reiniciar corte, en caso de hacerlo tienen que escanear todas las remisiones pendientes por preparar y pendientes por entregar. Para visualizar los reportes de corte, dar clic en reportes → corte tickets  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Seleccionar el departamento, fecha de inicio y fin.  INSTRUCTIVO 22/03/2019 Elaboró IN-GE-05 Elaboración JPCB Revisión: Entra en vigor: Sistema de Seguimiento de SUMG - 21/10/2024 27/06/2019 Proceso (SSP) Una vez que el corte esté con 0 remisiones pendientes, se reporta por correo únicamente si hubo incidencias con remisiones sobrantes. El correo va dirigido para [email protected] y [email protected] poniendo en asunto Corte del día ____ _/__/____. Si el corte es perfecto no es necesario que lo notifiquen por correo. ALMACÉN :Cuando las remisiones tengan un mes y el cliente no pase por su material, tienen que mandar correo al Ing. Erick para que se haga el ingreso a costo cero. Asunto: Ingreso de material. Cuerpo del correo: Solicito se ingrese el material de la remisión _______ ya que el cliente no pasó por el y ya tienen un mes en almacén. Es importante que los productos de almacén tengan CDA porque si algún producto no tienen CDA y la remisión está pendiente por entregar no aparece en ninguna de las dos bandejas. Si algún colaborador llega a perder una remisión será acreedor a un acta de notificación. Si por alguna razón se tiene que sacar la reimpresión de algún folio, la remisión tendrá que ir firmada por el jefe de local. Manuales relacionados: IN-GE-02 Creación de rutas SSP IN-OP-02 Alta y Manejo de discos SSP