Confección de Documentos Administrativos PDF

Confección de documentos administrativos de las operaciones de compraventa. Caso práctico Jaime está muy preocupado porque desconoce los distintos tipos de documentos que va a generar su actividad comercial. En princ ipio pensaba que todo iba a ser mucho más fácil, pero...

Confección de documentos administrativos de las operaciones de compraventa. Caso práctico Jaime está muy preocupado porque desconoce los distintos tipos de documentos que va a generar su actividad comercial. En princ ipio pensaba que todo iba a ser mucho más fácil, pero tras hablar con un amigo que trabaja en una asesoría, ha descubierto que cualquier actividad comercial, por sencilla que parezca, implica múltiples documentos, muchos de los cuales sirven de justificante de la propia actividad. Jaime ha pensado: "Bueno, al menos conozco a algunas personas que podrán echarme una mano en todas las dudas que me vayan surgiendo. Eso me deja más tranquilo". 1. - Documentos administrativos en la empresa. Caso práctico Jaime y su empleado han estado buscando información en Internet sobre los distintos documentos administrativos que se generan en el proceso de compraventa. En algunos casos han encontrado información contradictoria y eso les alarma. -Imagino que tendremos que ser cuidadosos con la información que hemos recopilado- comenta Jaime. No toda la información que se encuentra en Internet procede de una fuente fiable y además debemos asegurarnos de que dicha información esté actualizada a la legislación vigente en cada momento. Como irás viendo en lo sucesivo, la documentación administrativa en las empresas puede ser muy variada y de contenido muy diverso. En cualquiera de ellas podremos encontrar desde impresos sencillos hasta complejos contratos. Pero, ¿qué es un impreso? Seguro que has rellenado muchos de ellos. Los impresos son formularios, con espacios en blanco para que tú los cumplimentes y se caracterizan por no adquirir validez comercial para las empresas hasta que: Se rellenan. Se firman. Se sellan. Dependiendo de la finalidad de cada impreso, contendrá una información u otra. pero en todos ellos suele distinguirse un patrón común: bloques en blanco para cumplimentar y espacios que vienen ya impresos, y que orientan en cuanto al contenido del documento, normalmente dándole estructura. En muchas ocasiones, los propios impresos aportan en el reverso las instrucciones de cumplimentación, facilitándonos la labor. Es importante que tengas en cuenta que todo documento mercantil representa un hecho relacionado con la administración, organización o gestión de las empresa, y que, por tanto, va a tener consecuencias jurídicas para la misma, es decir, va a obligar a las partes a las que afecta. Así mismo, analizaremos el tratamiento que se le otorga a estos documentos, ya que ello supone mucho más que guardarlos durante un periodo de tiempo determinado, sino que implica dejar constancia de los hechos económicos realizados. No te preocupes, sobrevivir al tedioso papeleo en el ámbito empresarial no es tan complicado. A medida que avances en la unidad y comprendas los distintos documentos que se usan en las operaciones de compraventa, descubrirás que es mucho más fácil y mecánico de lo que inicialmente parece. Para saber más En el siguiente enlace encontrarás varios impresos y formularios de la AEAT. Es interesante que accedas a ella y les eches un vistazo para conocer la diversidad de documentos e impresos que existen en el ámbito empresarial. Formularios AEAT. En el siguiente enlace encontrarás varios impresos y formularios de la TGSS. Formularios TGSS. 2.- Contrato mercantil de compraventa. Caso práctico Jaime está casado con Matilde. Hace tiempo que Matilde trabaja de administrativa en una gran tienda de mobiliario. Con frecuencia Jaime tiene que acudir a su mujer para consultarle las frecuentes dudas que lo asaltan. Hoy, la duda fundamental ha sido que si necesita un contrato mercantil para abastecer de mercancía a uno de sus clientes que con frecuencia le compra conservas de pescados especiales. Matilde le explica que no puede realizar este tipo de contrato con el cliente dado que no busca revender el producto para obtener un beneficio. Sin embargo sí es lógico que lo haga con el proveedor de dichas conservas. -No te preocupes Jaime. Yo te ayudaré con toda la documentación. Seguro que has pensado que habrá alguna Ley donde se regule el contrato mercantil de compraventa. Pues bien, dado que afecta a múltiples actividades empresariales, no existe una única Ley que lo contemp le. A continuación veras las principales normas que regulan dicho contrato, aunque debemos advertir que no es una lista cerrada, dado que las propias administraciones autonómicas y municipales tienen competencias en materia de comercio y consumo y han desarrollado sus propias normas: Código de Comercio de 22 de Agosto de 1885. Es la norma básica de regulación de los contratos mercantiles. En ella se recogen las definiciones de los distintos agentes comerciales, obligaciones de los mismos, formas de pago, suspensiones de pagos y quiebras, etc. Ley de Ordenación del Comercio Minorista de 1 5 de Enero de 1996. En ella se regulan entre otros: el concepto de comercio minorista, ventas especiales, infracciones y sanciones, etc. Ley de Condiciones Generales de la contratación de 13 de Abril de 1198. Protege la igualdad de los contratantes para defender a los consumidores de posibles cláusulas abusivas. Ley de Marcas de 7 de Diciembre de 2001. Contempla el concepto, delimitación y uso de las marcas en el ejercicio del comercio. Ley de Defensa de la Competencia de 3 de Julio de 2007. Regula la libre competencia. Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios de 16 de Noviembre. A través de ella se definen y regulan los derechos de los consumidores, así como las infracciones y sanciones por vulnerar dichos derechos. Visto de esta manera puede parecer muy complicado, pero a lo largo de la unidad iremos extrayendo y desarrollando aquellos aspectos que debes conocer de la materia y que están incluidos en las distintas normas legales enunciadas. Autoevaluación Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: los contratos mercantiles están regulados en una única norma. O Verdadero. Falso. 2. 1. - El contrato de compraventa. ¿Conoces las características de un contrato de compraventa? El contrato de compraventa, según nuestro Código Civil, es un acuerdo de voluntades entre dos partes, acuerdo que puede ser oral o escrito, por el que una de las partes se compromete a entregar una cosa o prestar un servicio, y la otra, a pagar por ello. Nuestro ordenamiento jurídico recoge dos tipos de contratos de compraventa: mercantiles y civiles. No debemos confundirlos. Nosotros centraremos nuestra atención principalmente en el contrato mercantil, pero aprenderemos a diferenciarlos. El Código de Comercio, en su articulo 325, establece que: "Será mercantil la compraventa de cosas o bienes muebles para revenderlas, bien en la misma forma en que se compraron, o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa". Para que un contrato sea considerado como mercantil se deben cumplir una serie de requisitos: Que la cosa objeto de la compraventa sea un bien mueble, transformado o sin transformar. Que exista intención de reventa con ánimo de lucro. Que ambas partes sean empresanos o profesionales, o al menos uno de ellos lo sea. El resto de operaciones de compraventa se considerarán civiles, y están reguladas por el Código Civil. El propio Código de Comercio establece una serie de ventas que bajo ningún concepto deben considerarse como mercantiles: Las de productos para consumo del comprador. La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de los acopios que hizo para su consumo. Las que realicen los artesanos en sus talleres de los objetos construidos o fabricados por ellos. Las que realicen los agricultores y ganaderos de sus cosechas o de su ganado. En la siguiente tabla se recogen las principales diferencias entre contrato mercantil y civil: Diferencias entre contrato mercantil y contrato civil. Contrato mercantil Contrato civil Regulado por el Código de Regulado por el Código Civil. Comercio. Se intercambian bienes muebles o Se intercambian bienes muebles. inmuebles. Al menos una de las partes es " Se puede dar entre particulares. empresario. No hay intención de reventa (consumo El objetivo de la compra es la propio). reventa. Puede implicar o no ánimo de lucro. " Siempre implica ánimo de lucro. Autoevaluación Indica cuál de las siguientes compraventas se puede considerar mercantil: O La compra de un equipo informático por parte de una empresa para su uso en la oficina. La compra de una moto de segunda mano realizada entre particulares. O La compra de equipos informáticos por parte de una empresa para revenderlos en sus tiendas. La compra de una vasija de barro a un artesano en su puesto comercial. 2.2.- Elementos del contrato. Vas a adentrarte en el estudio e interpretación de los contratos mercantiles de compraventa, y para ello debes tener presente que existen dos tipos de elementos: los personales y los materiales. ¿Se te ocurre cuales pueden ser? 1. Los elementos personales del contrato son dos: el comprador y el vendedor. De acuerdo con nuestra legislación, ambos deben tener capacidad de obrar. Para ello es necesario ser mayor de edad, o menor emancipado, y no estar incapacitado conforme al ordenamiento jurídico. Aunque las partes tengan capacidad, el Código Civil prohíbe adquirir por compra: A los jueces, magistrados y fiscales, los bienes que estén en litigio en sus tribunales. A los funcionarios públicos, los bienes que administran. A los albaceas respecto a los bienes confiados a su cargo ( personas designadas por el testador para velar que se cumpla su voluntad). Al albacea le está pro hibido adquirir los bienes objeto de la herencia Al tutor, los bienes de la persona que esté bajo su tutela. 2. Los elementos materiales del contrato también son tres: el precio, la cosa objeto de la compraventa y las condiciones de venta. El precio es la cantidad económica que el comprador está obligado a pagar a cambio de la cosa recibida. Por su parte, la cosa es el bien, el derecho o la mercancía objeto de la operación comercial. Debemos destacar que la cosa ha de cumplir tres requisitos: ser posible, licita y determinada. Analicemos estos tres conceptos: Posible: implica que nunca se puede vender una cosa imposible, por ejemplo no podremos formalizar un contrato de compraventa de un fantasma. Lícita: quiere decir que la cosa respeta el ordenamiento jurídico y no es contraria al derecho. Por ello, no podriamos realizar un contrato de compraventa de alguna de las drogas consideradas ilegales en España. Determinada: debemos determinar o indicar en el contrato la cosa que se vende, no se puede dejar al libre albedrío de una de las partes. Las condiciones de venta hacen referencia al plazo, lugar y forma de entrega del bien y de pago del precio estipulado.  Autoevaluación Indica cual o cuales de los siguientes contratos de compraventa serían correctos: El realizado por un menor no emancipado para la venta de su bicicleta a un amigo. El realizado por los padres de los dos jóvenes anteriores para la venta de la bicicleta. El realizado por dos adultos con capacidad de obrar para la venta de un dinosaurio vivo. El realizado por dos empresarios para la venta de 5 impresoras que serán revendidas en una tienda de informática. Mostrar retroalimentación 2.3.- Contenido del contrato. Ya tienes claro lo que es un contrato mercantil de compraventa y los elementos de que se compone, pero ¿te atreverías a redactar uno basándote únicamente en esos conocimientos? Si lo has intentado, posiblemente hayas obtenido un documento con cierta similitud a los modelos oficiales de que disponemos. Y si no ha sido así, no te asustes, ¡vamos a intentarlo con un poco de ayuda! Partimos de la idea de que existe libertad de forma para la elaboración del contrato. Pero, a pesar de ello, la Dirección General de los Registros y del Notariado propone unos modelos tipo. En el contrato deben recogerse los datos identificativos de las dos partes, la descripción del bien, el precio, la forma de pago, las cláusulas acordadas y, por último, las firmas. En el modelo tipo se diferencian cinco partes: 1. En el encabezamiento del documento se especifica el lugar y fecha en que se celebra el contrato. Es necesario una fecha determinada, y es conveniente que se encuentre al inicio del contrato. Normalmente se consigna en letra. 2. Bajo el término "REUNIDOS" deben figurar los datos identificativos de las partes en el contrato, dejando constancia de la capacidad legal que se reconocen mutuamente para firmar el contrato. Estas personas podrán actuar en nombre propio, de una persona jurídica o en nombre de una tercera persona, siempre que justifique dicha representación. 3. Con los términos "MANIFIESTAN" o "EXPONEN" se expresa el acuerdo al que llegan las partes. 4. En el apartado "CLAUSULAS" se define el bien objeto del contrato, así como el precio y todas las condiciones que las partes pacten (plazo y lugar de entrega, forma de pago, gastos de incumplimiento, etc.). Es preciso indicar los juzgados y tribunales a los que se someten en caso de conflicto. En caso de omitir esta información, se entiende que se someten al juzgado con jurisdicción en el lugar de firma del contrato indicado en el encabezamiento. Por último, indicaremos el número de copias que se realizan del contrato y en poder de quien quedan. 5. Para cerrar el contrato, las partes firmarán el documento, teniendo en cuenta que si se compone de más de una página, todas ellas deben ser firmadas.  Debes conocer Es necesario que conozcas los modelos de contrato. No hay un modelo obligatorio pero aqui vas a encontrar un ejemplo de posible modelo. Ejemplo de modelo de contrato. 10.59 Me¡ Autoevaluación Relaciona los distintos datos recogidos en el contrato con los apartados del mismo en que deben ser incluidos, escribiendo el número asociado a cada parte del contrato en el hueco correspondiente. Ejercicio de relacionar Parte del contrato donde se Datos reflejados Relación ubican Lugar y fecha de firma del 1. Cláusulas contrato. 1 Datos del vendedor. 2. Encabezamiento 1 Acuerdo al que llegan las 3. Expone o Manifiesta partes. 1 Condiciones de la 4. Reunidos compraventa. 1 I Enviar I 2.4.- Obligaciones de las partes. Ya tienes claro que las partes del contrato son dos, el comprador y el vendedor, y para ambas surgen obligaciones y derechos que deben ser respetados, y que a su vez son recíprocos. ¿Piensas que las obligaciones del vendedor tienen alguna relación con los derechos del comprador? Las obligaciones del vendedor generan los derechos del comprador y viceversa. Vamos a analizar las obligaciones de cada parte por separado. El vendedor está obligado a: Conservar el bien o la mercancía destinada a la venta en perfecto estado hasta el momento de entregársela al comprador. Entregar dicho bien o mercancía según las condiciones de entrega establecidas, en el lugar pactado, en la forma acordada y en la cantidad solicitada. Debemos destacar que el comprador puede negarse a recibir pedidos que solamente son atendidos en una parte de la mercancia. Los gastos que genera la entrega, excepto los del transporte, correrán a cargo del vendedor, salvo pacto en contrario. Garantizar al comprador el disfrute del producto, respondiendo legalmente de la propiedad del bien vendido. Imagina que alguien te vende un bien del cual no era propietario. El auténtico propietario lo reclamará judicialmente y tú, posteriormente podrás pedir responsabilidades a la persona que te lo vendió. El comprador queda obligado a: Pagar la mercancía en el lugar y tiempo acordado en el contrato, teniendo en cuenta que el retraso en el pago dará derecho al vendedor a exigir intereses sobre la cantidad adeudada. Recibir la mercancía en las condiciones acordadas y hacerse cargo de ella. Solamente podrá negarse a ello en el caso de que no se ajuste a lo acordado y/o presente desperfectos Como has visto tanto los vendedores como los compradores tienen obligaciones y derechos. Si se incumplen estas obligaciones esto puede llevar a la extinción del contrato pero no es lo único que puede dar lugar a su extinción. El Código Civil, en su artículo 1156 establece las siguientes causas de extinción: 1. Cumplimiento de todos los compromisos que se derivan del contrato. 2. Condonación de la deuda. Quiere decir que el acreedor perdona la deuda al deudor, renunciando a su derecho de cobro. 3. Pérdida de la cosa objeto del contrato por causas ajenas al vendedor, haciendo imposible la entrega de la cosa al comprador. 4. Compensación. Se puede dar cuando dos personas por derecho propio son a la vez acreedor y deudor reciprocamente. Si las dos deudas son de la misma naturaleza se puede compensar la menor de ellas con la parte correspondiente a la deuda de mayor cuantla. 5. Novación. Consiste en la sustitución de un contrato por otro. Se eliminan así las obligaciones y derechos del primer contrato, quedando en vigor los del segundo. 6. Confusión de derechos de acreedor y deudor. Se produce la confusión cuando se reúnan en una misma persona los conceptos de acreedor y de deudor  Autoevaluación Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: la única obligación del vendedor es entregar la mercancía en el lugar y fecha acordados. Verdadero. Falso. 2.5.- Ventas especiales. Seguro que en casa tienes luz eléctrica. ¿Se te ha ocurrido alguna vez echarle un vistazo al documento que firmaste y te entregaron en el momento de contratar el servicio? Pues bien, no es más que un contrato especial de compraventa. Existen diversas operaciones de venta, que por sus especiales características deben ser analizadas aparte. Muchas de ellas incluso están reguladas por leyes especificas. Si bien, no debemos olvidar que, en lo básico, presentan gran similitud con los contratos de compraventa estudiados hasta el momento.  Contrato de suministro: Una comparua suministradora se obliga a proporcionar permanentemente o periódicamente a un cliente algún tipo de bien o servicio, recibiendo a cambio un precio en función de la cantidad o tiempo. Se incluyen en este grupo los suministros de agua, electricidad, gas, teléfono, etc. El contrato se debe formalizar obligatoriamente por escrito. Contrato de venta internacional: Se usa para bienes que han de trasladarse de un país a otro dado que la parte compradora y la vendedora residen en diferentes países. Ello implica que deben ajustarse a las leyes de más de un país y por ello se amparan en un sistema legal válido para casi todos los países del mundo que se denomina Lex Mercatoria Internacional. Compraventa a plazos: Este tipo de compraventa está regulado en la Ley 3811998 de Venta a Plazos de Bienes Muebles. Es aquella mediante la cual el vendedor entrega al vendedor un bien con la obligación de paqarla de forma fraccionada en un plazo superior a tres meses. El contrato se debe formalizar obligatoriamente por escrito, indicando los intereses que generará la operación. La propiedad del bien no es completa para el comprador hasta que no lo haya pagado en su totalidad. Contrato de permuta: Es definido por el Código Civil como el "contrata par el cual cada una de /os contratantes se obliga a dar una cosa para recibir otra". En realidad estamos ante una compraventa en la que el precio en dinero se ve sustituido por otro bien. "' Contrato de leasing: Consiste en el alquiler de un bien con opción de compra, mediante el pago de unas cuotas establecidas. Transcurrido el plazo convenido, el usuario puede optar por prorrogar el contrato, devolver el bien, o comprarlo. Normalmente no incluye gastos de mantenimiento y puede ser cancelado anticipadamente. Contrato de renting: Al igual que el anterior, es el alquiler de un bien mediante el pago de cuotas establecidas, pero no debemos confundirlo. En este caso el arrendamiento es siempre sin opción de compra, suele incluir los gastos de mantenimiento pactados y en principio no puede ser cancelado anticipadamente. "' Contrato de franquicia: Es aquel mediante el cual una empresa (franquiciadora) suministra bienes, presta servicios o cede marcas a otra (franquiciada) a cambio de una contraprestación económica y la aceptación de determinadas condiciones de explotación comercial de lo cedido. El contrato debe realizarse por escrito y estará regulado por la Ley 711996 de Ordenación del Comercio Minorista. " Venta sobre catálogo: Es una venta ordinaria que se realiza sobre un catálogo o una muestra del producto. Es muy frecuente hacerlo de manera verbal y el comprador solo está obligado a aceptar la mercancía si es idéntica a la muestra o tiene todas y cada una de las características indicadas en el catálogo. Comercio electrónico: El comercio electrónico consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas. Este tipo de comercio ha experimentado un elevado crecimiento en los últimos años. Está regulado en la Ley 3412002 de Servicios a la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico. 3.- Proceso de compras. Caso práctico Jaime está preocupado porque, aunque ya ha realizado algunas compras para su negocio, tiene la sensación de no haber organizado bien todo el proceso de compras que deberá seguir con frecuencia para el buen funcionamiento de su empresa. Al llegar a casa comenta el tema con Matilde, su esposa. -Es mucho más fácil de lo que piensas, Jaime. De hecho, llevas años haciéndolo y seguro que nunca has reparado en ello. Tú, como consumidor, necesitas cubrir ciertas necesidades a medida que te van surgiendo. En ese momento, sueles buscar información sobre los productos del mercado que podrán satisfacerlas, asi como los puntos de venta donde puedes adquirirlas. De manera casi inconsciente, analizas esa información, seleccionas el producto y el punto de venta, y realizas la compra. En caso de problemas, reclamas o presentas la garantía si es necesario. -Tienes razón Matilde, pero no puede ser así de fácil para gestionar mí negocio, replica Jaime. -El proceso va a ser muy similar, pero evidentemente para trasladar esa idea a tu negocio deberás estructurar claramente ese proceso, indicando una a una todas las fases y seguirlas al pie de la letra. -¿Por qué consigues hacer fácil todo lo que no lo es?- dice Jaime sin poder evitar sonreir. La planificación de las compras en las empresas comerciales está directamente relacionada con las necesidades de los clientes. Debemos tenerlo en cuenta para evitar una excesiva adquisición de productos, corriendo así el riesgo de no poder revenderlos en un plazo razonable de tiempo, y para no caer tampoco en la posible falta de mercancías para satisfacer la demanda. Por todo ello, el proceso de compras se debe llevar a cabo de forma sistemática y coherente. Una buena gestión de dicho proceso implicará seguir disciplinadamente las siguientes fases: 1. Analizar detenidamente las necesidades de la empresa. 2. Determinar las especificaciones o características que deben reunir los productos o bienes. 3. Búsqueda y selección de proveedores. 4. Petición de ofertas. 5. Valoración de las ofertas. 6. Negociación comercial de las condiciones de compra (precios, descuentos, forma de pago, etc.). 7. Realización del pedido. 8. Recepción de la mercancía. 9. Pago del importe de la compra. 10. Gestión de las posibles incidencias de la compra. Autoevaluación La gestión del proceso de compras implica varias fases. Indica cual de las siguientes NO forma parte de dicho proceso: O Petición de ofertas a posibles proveedores. O Analizar las necesidades de mi empresa. O Recepción de la mercancía. O Negociación con mis clientes. 3. 1. - A n á l i s i s de las necesidades. ¿Las necesidades de cualquier empresa son las mismas? Seguro que has pensando que la respuesta es no. Pues estás en lo cierto. El análisis de las necesidades de la empresa se basa en responder a las siguientes preguntas: ¿qué comprar?, ¿cuándo comprar? y ¿cuánto comprar? Partimos de la idea de que, dependiendo del tipo de empresa a la que hagamos referencia, debemos cuidar especialmente distintos factores. Asi por ejemplo para las empresas industriales es fundamental conseguir la mejor relación calidad-precio, en las empresas comerciales es esencial el coste de los productos dado la fuerte competencia que existe entre ellas, y en las empresas de servicios la variable principal es la satisfacción de las necesidades de los clientes. El análisis de las necesidades se lleva a cabo por los departamentos que las tienen que satisfacer, y cuando no se pueden cubrir todas a la vez, decidir la prioridad de las mismas corresponderá a la dirección de la empresa. Una vez determinadas las neces idades, debemos definir el tipo de producto que podrá satisfacer las mismas con eficiencia. Nos referimos a las llamadas especificaciones de producto. Las especificaciones de producto son realizadas por los técnicos de la empresa y deben contemplar al menos: Características del producto. Cantidad necesaria. Plazo máximo de recepción. Calidad del mismo. Precio orientativo (teniendo en cuenta posibles descuentos y costes adicionales). Autoevaluación Indica cual de las siguientes afirmaciones es correcta: O En las empresas de servicios lo fundamental es conseguir los productos a un bajo coste. Las especificaciones de los productos se realizan por los propios clientes. ( En las empresas de servicios es fundamental la satisfacción de las necesidades del cliente. O Las necesidades de cualquier empresa son siempre las mismas. 3.2.- Búsqueda de proveedores. ¿Ya tienes claro Jo que necesitas comprar? Seguro que si. Ahora solo necesitamos saber dónde. Para comenzar la búsqueda de proveedores, debemos tener totalmente definidas las especificaciones del producto que necesitamos. Las empresas necesitan realizar una búsqueda de proveedores en tres situaciones: Cuando se inicia la actividad. Cuando deseamos cambiar de proveedor habitual por algún motivo. Cuando queremos aumentar nuestra cartera de proveedores para incrementar así nuestro poder de negociación con ellos. El punto de partida será la búsqueda de información de los posibles proveedores que suministran el bien o el servicio que la empresa necesita adquirir. Dicha información se buscará en fuentes documentales: Cámaras de Comercio. Asociaciones empresariales. "' Internet. Guias telefónicas. Índices de empresas. Ferias comerciales. Diarios, revistas y publicaciones especializadas. Una vez localizados, la empresa seleccionará un número adecuado de ellos para solicitarles toda la información que necesita. Sólo así podremos evaluar las distintas opciones y seleccionar la mejor de ellas. Al realizar la búsqueda de proveedores, podemos hacer una preselección en donde descartemos los proveedores que no cumplan con requisitos básicos tales como la calidad en el producto, o que sobrepasen el máximo precio que estamos dispuestos a pagar, de modo que podamos elaborar una lista de proveedores que no sea tan extensa. Para s a b e r más En el siguiente enlace encontrarás un buscador específico de proveedores, clasificados por sectores de actividad. Te puede resultar muy útil para facilitar la labor de búsqueda de proveedores, productos o servicios. Buscador de proveedores.  Autoevaluación Cuales de las siguientes son fuentes documentales para la búsqueda de proveedores: O Internet. O Ferias comerciales, indices de empresas y publicaciones especializadas. O Cámaras de comercio y asociaciones empresariales. O Todas les anteriores son correctas. 3.3.- Ofertas y presupuestos: S o l i c i t u d , cálculo y evaluación. ¿ Ya has decidido a que proveedores les vas a solicitar información del producto?. Estupendo, pues continuemos con nuestra tarea. La petición de ofertas y presupuestos se lleva a cabo con la finalidad de conocer absolutamente todos los detalles de las características del producto y de las condiciones de compra del mismo. Es muy importante que selecciones al menos tres proveedores a los que solicitarles la información, para así poder hacer una comparativa adecuada. Ha llegado el momento de ponernos en contacto con los posibles proveedores y podemos hacerlo por varías vías: mediante una carta comercial, por teléfono, por correo electrónico etc. En muchas ocasiones se usan impresos normalizados de petición de ofertas, haciendo ello esta labor más cómoda y rápida. Es muy importante que en nuestra petición queda muy claro el tipo de información que buscamos que nos aporten (descripción detallada del producto, posibles fechas de entrega del material, detalle de los precios especificando costes adicionales y posibles descuentos, condiciones de pago,... ). Una vez recibida toda la información, iniciaremos el proceso de evaluación de cada una de las ofertas, para finalmente decidirnos por el proveedor más adecuado a nuestras necesidades. Te recomendamos que elabores un cuadro comparativo, similar al que incluimos a continuación, con toda la información para ayudarte en tu labor. Ejemplo de comparación entre datos de varios proveedores. CRITERIO. PROVEEDOR A. PROVEEDOR B. PROVEEDOR C. Precio unitario. 18€. 17€ 20€ Descuento comercial. 2o/o 2% 3% Transportes y seguros. 0,50€/unidad A cargo del vendedor. 0,30E/unidad Forma de pago. 60 dlas. 90 dlas. 60 dlas. Plazo entrega. 3 dias. 4 días. 2 días. Calidad. Buena. Buena. Muy Buena.  Autoevaluación Cuando solicitamos un presupuesto o una oferta a un posible proveedor, debemos especificarle claramente que tipo de información queremos que nos aporte, ¿verdad? O Verdadero. O Falso. 3.4.- Selección del proveedor. ¿Qué proveedor habrías seleccionado tú después de analizar la tabla del apartado anterior?. Puede ser que tu primer razonamiento fuese encaminado a aquel que ofrece un mejor precio, pero ahora veremos que son varios los factores a analizar. Precio de compra o coste de adquisición. Es muy importante determinar correctamente el coste final del producto. El precio inicial ofrecido por el proveedor se verá incrementado con todos los gastos accesorios de la compra y minorado por los posibles descuentos que nos apliquen. Los gastos accesorios son todos aquellos a los que el comprador tiene que hacer frente para disponer de los productos en sus instalaciones (portes, seguros, embalajes... ). Debes tener en cuenta que el importe correspondiente a impuestos indirectos sólo se incluirá en el precio de compra cuando dicho importe no sea recuperable directamente de la Hacienda Pública. Por tanto, el IVA no se tiene en cuenta para estos cálculos, como ya veremos más adelante. - Calidad del producto. Debe ser entendida como el conjunto de cualidades que presenta un determinado bien y que hacen que sea adecuado a su fin. Normalmente, la calidad implica satisfacción del cliente. Plazo de entrega. Es el tiempo que transcurre desde que se solicita el producto o bien hasta que se reciben en las instalaciones del comprador. Debe ser el tiempo óptimo de tal manera que estén disponibles cuando los necesitemos pero que a su vez no nos implique costes añadidos de almacenamiento. Plazo de pago. Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se paga el importe correspondiente. Se suele empezar a contar desde la fecha de emisión de la factura. Al comprador normalmente le interesa que dicho plazo sea lo mayor posible y al vendedor todo lo contrario. No olvides que del plazo de pago depende la posible concesión de descuentos adicionales. Garantías. Permiten tener la certeza de que, en caso de defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán cargo de su reparación para que el producto vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso. Existe un plazo mínimo de garantía determinado por Ley para algunos productos, pero en ocasiones algunos proveedores pueden incluso ofrecernos un plazo mayor, con la ventaja que ello conlleva. La decisión final acerca del proveedor seleccionado se basará en el análisis exhaustivo de todos los factores relacionados anteriormente. Pero, ¡cuidado!, cada empresa en función de sus características y necesidades decidirá a que factores quiere asignarles mayor importancia a la hora de tomar la decisión. En muchas ocasiones, previo a la selección final del proveedor, se lleva a cabo un proceso de negociación comercial, para perfilar aún más todos los detalles y comenzar la andadura de una relación comercial estable y fructífera para el futuro. 3.5.- S o l i c i t u d del pedido. ¡Ya tienes proveedor! Y, llegados a este punto seguro que empiezas a verlo todo un poquito más claro. El pedido de mercancías es el escrito o comunicación mediante el cual se solicita al proveedor de manera formal la entrega de dichas mercancías, bajo unas condiciones previamente pactadas. Es el momento de formalizar el pedido, y lo podemos hacer por cualquiera de las siguientes vías: Mediante una nota de pedido. Se trata de un impreso que contiene todos los datos necesarios para la correcta consecución de la compraventa. Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, y al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado. Por carta, fax o correo electrónico. Se genera de este modo un contrato escrito que aporta gran seguridad jurídica a las partes. A través de un agente comercial. Muchas empresas utilizan agentes comerciales que visitan periódicamente a sus clientes y a través de ellos podemos solicitar la mercancía que necesitemos. En estos casos, el agente suele cumplimentar el pedido a través de la denominada propuesta de pedido, de la cual nos deja una copia tras firmarla ambas partes. Por teléfono. Este medio se usa cuando tenemos una urgencia de mercancía, dado que es rápido y cómodo. El inconveniente que presenta es el hecho de que no queda constancia por escrito (estamos ante un contrato verbal). Para mayor seguridad jurídica de las partes, conviene formalizarlo posteriormente en un documento mercantil. Una vez aceptado por el vendedor, el pedido es un documento con la fuerza legal de un contrato de compraventa, generando por tanto todos los efectos de la contratación mercantil. La parte vendedora puede aceptar el pedido de manera explícita (confirmando por escrito o verbalmente a la parte compradora que acepta el pedido) o de manera tácita (la parte vendedora sirve el pedido sin previa confirmación). Autoevaluación Indica si ta siguiente expresión es verdadera o falsa: un pedido tendrá ta fuerza legal de un contrato de compraventa aunque no sea aceptado por el vendedor: O Verdadero. O Falso. 3.6.- Recepción de mercancía. ¿Recuerdas cuáles eran las obligaciones del comprador? Efectivamente, recibir la mercancía y pagarla. En esta fase del proceso de compras se siguen unos pasos lógicos que terminarás haciendo de manera mecánica sin ser realmente consciente de ello. Son los siguientes: 1. Recepción del transporte. Consiste en recibir al transportista y guiarlo hasta el lugar de descarga. Pondremos a su disposición los medios humanos y materiales necesarios para llevar a cabo su labor. 2. Supervisión de la descarga. Durante la descarga realizaremos una inspección para verificar posibles desperfectos, separando los embalajes que presenten algún tipo de daño. A su vez, comprobaremos si el número de bultos descargado se corresponde con el indicado en el albarán de entrega de la mercancía. 3. Identificación de la mercancía. Una vez descargada la mercancía, se confirma si los bultos se corresponden con lo estipulado, identificando la marca, modelo, cantidad, estado de conservación y demás características. Hecho esto, procedemos a firmar el albarán que servirá como justificante de la entrega de la mercancía. 4. Anotaciones en los registros de entrada. Realizamos las oportunas anotaciones en los registros de entrada de mercancía en el almacén para llevar un control de los stocks. 5. Ubicación de la mercancía en el almacén. Seguiremos el criterio de almacenamiento que resulte más adecuado para nuestra empresa, y que estará en función del espacio del que dispongamos, de las características físicas de los propios articulas y del control de existencias que queramos llevar.  Autoevaluación Indica en que orden debemos realizar las siguientes tareas relacionadas con el proceso de recepción de la mercancía, escribiendo el número asociado a su posición en el hueco correspondiente. Ejercicio de relacionar Orden de Tarea Relación realización Ubicación de la mercancía en el 1. Primero. almacén. 1 Recepción del transporte. 2. Segundo. 1 3. Tercero. Identificación de la mercancía. 1 Anotación en los registros de entrada. 4. Cuarto. 1 I Enviar I 3. 7.- La factura recibida. Seguro que recientemente has realizado alguna compra en la cual te han entregado una factura, pero, ¿sabes realmente por qué te la han dado y para que sirve? La factura es el documento que emite el proveedor al cliente, y donde figuran el detalle y el precio de las mercancías vendidas o los servicios prestados, así como los datos completos de ambas partes, sirviendo de justificante legal de una operación de compraventa. La obligación de facturar se recoge en las siguientes normas: Real Decreto 1496/2003 de 28 de Noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación. Ley 58/2003 de 1 7 de Diciembre, Ley General Tributaria. Orden 962/2007 de 1O de Abril, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Real Decreto 1789/2010 de 30 de diciembre, por el que se modifican el reglamento del IVA y el Real Decreto de facturación. La normativa reguladora de la facturación establece que los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, así como a conservar copia de todas las facturas que emitan. Las caracteristicas fundamentales de la factura son: Es un documento y, por tanto, se ha de realizar por escrito. La emite o expide el vendedor, para entregárselo al comprador. Es el documento que acredita jurídicamente que se ha realizado una operación de compraventa. Es libre en cuanto a su formato, es decir podemos darle la forma que deseemos, pero deberá obligatoriamente incluir el contenido mínimo indicado en la normativa que la regula: Datos completos del comprador y del vendedor (nombre, dirección y número de identificación fiscal). Número de la factura y, en su caso, serie. Lugar y fecha de emisión. Descripción detallada de los bienes o servicios objeto de la compraventa (especificando precio, descuentos, y gastos accesorios). Base imponible de IVA y cuota tributaria. Importe total a pagar. En determinadas operaciones las facturas pueden ser sustituidas por tiques. Esto ocurre cuando el importe de la operación no exceda de 3.000 euros (IVA incluido) y se trate de alguna de las siguientes actividades:  Ventas al por menor. Servicios de hostelerla, restauración, salas de baile y discotecas. Servicios de peluquería e institutos de belleza. Transporte de personas y equipajes, y servicios de ambulancia. Servicios telefónicos. Aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje. Utilización de instalaciones deportivas. Dichos tiques deberán ir numerados correlativamente y contendrán al menos los siguientes datos: datos identificativos y NIF del expedidor, la expresión "IVA incluido" o el tipo impositivo aplicado y la contraprestación total. 4.- El proceso de ventas. Caso práctico Jaime ha leído esta mañana un artículo en la prensa que hablaba sobre el proceso de ventas en las pymes. Rápidamente ha pensado: ¿pero también se sigue un proceso para las ventas? Yo pensaba que una vez superado el proceso de compras solo tenia que dedicarme a vender la mayor cantidad posible de mis productos. Antes de agobiarse, decide llamar a Matílde. Sabe que ella podrá ayudarle a comprender mejor el tema y, con un poco de suerte, igual descubre que no es tan complicado. A la mayoría de propietarios de las Pymes les gustaría centrarse en las operaciones comerciales diarias y cubrir toda la demanda de productos y servicios sin problema alguno. Sin embargo, para conseguir clientes, afianzarlos, y no dejar de ampliar nuestra cartera existente, es necesario entender las actividades de venta como un proceso. Las ventas de la empresa obedecen a un plan de ventas. Dicho plan, será racional y explícito en las grandes empresas, e intuitivo y tácito en las Pymes. Pero en todas ellas se plantean los mismos objetivos: Posicionarse en el mercado. La empresa persigue una determinada posición estratégica en el mercado. Ello vendrá definido por la participación que la empresa consiga en el mercado. "' Generar una imagen corporativa. Se entiende por imagen corporativa a la manera en que los clientes perciben una empresa, y que contribuye al logro de los objetivos comerciales trazados por el negocio. Esta imagen está formada por diversos elementos, los cuales, al conjugarse, permiten llegar a la mente del cliente. Algunos de estos son: el nombre de la empresa, el lago, el eslogan, folletos informativos de nuestra empresa, página web propia, etc. Se trata de diferenciar a nuestra empresa del resto. Fijar un determinado volumen de ventas. Realizaremos por tanto una estimación de las ventas basándonos en una estimación de la demanda de nuestros productos. Obtener rentabilidad. El plan de ventas debe añadir valor a la empresa, es decir los costes de desarrollo y elaboración del plan deben ser inferiores a los beneficios que producirá la propia planificación. Obtener beneficios. Al fin y al cabo es uno de los objetivos principales de la empresa. A través de las ventas debemos poder cubrir todos los gastos de la empresa y además obtener beneficios. La finalidad del proceso es posicionar a la empresa en el mercado, consiguiendo una relación estable y de confianza con los clientes. El proceso que debemos seguir en las ventas es el indicado en la siguiente imagen: Resumen lextu.ll alternativo Autoevaluación Indica si la siguiente expresión es verdadera o falsa: el objetivo principal del proceso de ventas es conseguir una relación estable y de confianza con los clientes. ) Verdadero. O Falso. 4. 1. - Dar a conocer nuestro producto o servicio. ¿Cómo vamos a conseguir que los consumidores conozcan nuestro producto o servicio? Necesitamos comunicarnos con ellos, y esto lo hacemos a través de lo que se conoce como promoción. La promoción de un producto o servicio consiste en dar a conocer o informar sobre la existencia del mismo, especificando sus características, atributos y beneficios, así como persuadir o motivar al potencial cliente para que se decida a adquirirlo. Para dar a conocer tu producto o servicio, debes tener muy claro: 1. Quién es tu mercado objetivo, es decir quién va a necesitar comprar el producto que tu vendes y por tanto debería saber que tu puedes proporcionárselo. Si quieres vender impresoras por ejemplo, tu mercado objetivo serán todas aquellas empresas o particulares que compren impresoras. 2. Qué valores añadidos puedes aportar con tu producto. Tienes que dejar claro que aspectos te diferencian de la competencia (calidad, precio, servicio personalizado,... ). 3. Qué canales de promoción vas a utilizar. Son muchas las opciones (radio, prensa, Internet, eventos... ). Normalmente dispondremos de un presupuesto limitado para la promoción y debemos aplicarlo de la manera más eficiente. La promoción informa, persuade y recuerda a los consumidores o el mercado, que su producto existe o que esta a la venta. Algunas de las herramientas que podemos usar para la promoción son las siguientes: Relaciones públicas. Hace referencia a todos los esfuerzos realizados para mantenerse en contacto con personas clave y mejorar la imagen de la empresa. Publicidad. Consiste en cualquier forma de comunicación pagada que sirve para dar a conocer tu empresa o tus productos: anuncios en prensa, televisión o radio, tarjetas de presentación, vallas publicitarias, Internet... Debemos destacar que la publicidad se caracteriza por su creatividad, por lo que es importante estar al día en esta materia. Venta personal. Nos referimos a todos los esfuerzos que hacen los vendedores de la empresa para satisfacer al cliente, tratando de influirlo para que finalmente adquiera el producto o servicio. Incentivar la compra de nuestros productos o servicios. Podemos impulsar nuestras ventas realizando acciones tales como rebajas, descuentos, cupones regalo, muestras gratis, etc. destinadas a inducir al consumidor a decidirse por la compra.  Autoevaluación Son herramientas para promocionar nuestros productos: O La publicidad. Rebajar nuestros productos. O Entregar muestras gratuitas de nuestros productos. O Todas las anteriores son correctas. 4.2.- Canales de venta y/o distribución. Todos hemos oído hablar de los canales de venta y distribución, pero ¿sabes realmente lo que son? Los canales de distribución se definen como los conductos que cada empresa escoge para la distribución más completa, eficiente y económica de sus productos o servicios, de manera que el consumidor pueda adquirirlos con el menor esfuerzo posible. El punto de partida del canal de distribución es el productor. El punto final o de destino es el consumidor. El conjunto de personas u organizaciones que están entre productor y usuario final son los intermediarios. En este sentido, un canal de distribución está constituido por una serie de empresas y/o personas que facilitan la circulación del producto elaborado hasta llegar a las manos del comprador o usuario y que se denominan genéricamente intermediarios. Posiblemente te estés preguntando ¿por qué los fabricantes o productores delegan a intermediarios una parte de la labor de venta? La respuesta es, porque los intermediarios ayudan a los fabricantes o productores que no tienen contactos, recursos, experiencia o conocimientos especialización, a que sus productos y servicios lleguen al consumidor final o usuario industrial. El coste de vender directamente a millones de consumidores, además del enorme trabajo que implica tomar, preparar y entregar pedidos individuales, hace que la labor de distribución sea prácticamente prohibitiva para los fabricantes. Por ésta razón, contratan o acuden a intermediarios para que realicen lo que los fabricantes no están equipados para hacer, o para que hagan lo que mejor saben hacer debido a sus buenas relaciones con los clientes, su experiencia, conocimientos especializados, etc. Además, los canales de distribución brindan a los fabricantes y a los consumidores, los beneficios de lugar y tiempo, es decir el producto estará disponible en el lugar y en el momento adecuado. Otro motivo por el cual se usan canales de distribución es por que los intermediarios suelen comercializar productos que son complementarios, y de esa manera, logran una distribución masiva eficiente. Por ejemplo, Los supermercados son intermediarios que ofrecen a sus clientes una amplia variedad de productos, por lo cual, muchos consumidores acuden a ellos para satisfacer múltiples necesidades en una sola compra.  Autoevaluación Los intermediarios son: ( Las personas o empresas que facilitan la circulación de un producto. O Las personas o empresas que están entre el productor y el consumidor o usuario final. O Ninguna de las anteriores opciones es correcta. O Las opciones primera y segunda son correctas. 4.3.- Recepción de pedidos. ¡Hemos recibido el primer pedido! Pongámonos manos a la obra. La siguiente tarea en el desarrollo del proceso de venta consiste en recibir y analizar el pedido. Ya sabes que el pedido puede ser recibido en la empresa a través de múltiples vias: fax, teléfono, carta de pedido, a través de agente come rcial , email... Lo primero que debes hacer es comprobar todos los datos que figuran en el pedido. Es muy importante realizar esta labor con rigor para evitar arrastrar errores a todo el proceso posterior: Datos relativos al cliente. Relación de productos o servicios que nos solicita. Condiciones particulares incluidas en el pedido (lugar y plazo de entrega, precio, forma de pago, etc.). Muchas de estas condiciones pueden haber sido ya negociadas con el cliente, pero inc lu so en ese caso, comprobaremos que se corresponden con lo acordado. Una vez comprobados los datos, evaluamos el pedido para confirmar si la compraventa se realizará finalmente. Llegados a este punto, lo más frecuente es la aceptación del pedido, pero no debemos olvidar que existe la posibilidad de que el mismo sea rechazado por alguna causa (las condiciones solicitadas no coinciden con las pactadas previamente, imposibilidad de servir la mercancía o realizar el servicio solicitado... ). Tanto si se acepta el pedido como si se rechaza, procederemos a comunicarlo inmediatamente al cliente. En caso de aceptación, iniciaremos el proceso de expedición de la mercancía. En la siguiente imagen podrás ver resumido el diagrama del proceso de recepción de pedidos. 4.4.- Expedición de mercancías. Acabamos de confirmar la aceptación del primer pedido recibido. Y ahora, ¿qué hacemos? Seguro que lo has adivinado, preparamos y enviamos la mercancía. Esta tarea es bastante mecánica, pero no debemos olvidar ninguno de los pasos a seguir: 1. Localización de la mercancía en almacén. Buscaremos la mercancía en el almacén y la llevamos a la zona de preparación. 2. Embalaje. El objetivo del mismo es proteger y agrupar la mercancía. 3. Pesado. Esta tarea se suele realizar para previsiones en el manejo y transporte de la mercancía. Los medios humanos y materiales necesarios para movilizar la mercancía variarán notablemente en función de su peso. 4. Etiquetado. Todos los paquetes deben ir correctamente identificados con su etiqueta, indicando el contenido, así como todos los datos referentes al pedido al que pertenecen y lugar de entrega. 5. Agrupación de paquetes. Todos los paquetes que correspondan al mismo pedido se colocarán agrupados y separados del resto para evitar equivocaciones. 6. Preparación de documentos de control. Es el momento de elaborar el albarán de entrega de la mercancía (del cual se entregará copia al cliente, previa firma y conformidad del mismo), y la carta de portes. 7. Entrega al transportista. Se procede a entregar la mercancia al transportista, el cual firmará la hoja de portes y el listado de mercancía que se le entrega. Este se encargará de llevar la mercancía a su punto de destino (el indicado por el cliente). Para el transporte de la mercancía, las empresas pueden utilizar medios propios o contratar los servicios de empresas dedicadas a ello (empresas de transporte o de mensajería). Es importante que recordemos que el transporte incidirá en el precio final de la mercancía, dado que tiene un coste que en muchos casos debe ser asumido por el cliente.  Autoevaluación Indica cual de las siguientes afirmaciones es falsa: La expedición de mercancías consiste únicamente en entregarle las mismas al transportista. El embalaje, pesado y etiquetado de la mercancía forman parte del proceso de expedición. O La expedición de mercancías implica tener que elaborar algunos documentos. O El transporte de la mercancía puede afectar al precio de la misma. 4.5.- La factura e m i t i d a. ¿Cuándo tenemos que emitir la factura y cuándo tenemos que entregársela al cliente? Probablemente hayas pensado que ambas cosas se llevan a cabo en el mismo momento, pero ¡no te precipites! ahora lo veremos detenidamente. Es importante destacar que existen algunos supuestos en los cuales no existe obligación de emitir facturas. Son los siguientes: 1. Cuando la operación sea real izada por comerciantes minoristas a los que se les aplique el régimen especial de recargo de equivalencia. 2. Cuando se trate de operaciones exentas del impuesto sobre el valor añadido. 3. Cuando la operación se realice por un sujeto pasivo que tribute por el régimen especial simplificado del IVA (también conocido como sistema de módulos). En cuanto al momento en que se deben emitir y entregar las facturas, debemos distinguir varias situaciones: Si el destinatario no es un empresario o profesional, la factura deberá emitirse y entregarse en el momento de realizar la operación. "' Si el destinatario es un empresario o profesional: La factura deberá ser emitida y entregada antes del día 16 del mes siguiente a aquél, en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente de la operación. En el caso de facturas recapitulativas, la expedición y entrega deberá realzarse antes del dia 1 6 del mes siguiente a aquél, en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. Es importante que no confundas los plazos de emisión con los plazos de entrega de las facturas. Autoevaluación Un empresario compra mercancías el dia10 de Abril. ¿Cuando termina el plazo que tiene el proveedor para emitir y entregar la factura? O El proveedor tendrá que emitir y entregar la factura el dia de la compra, es decir el 1 O de Abril. O El plazo de emisión y de entrega terminan ambos el 1 O de Mayo. El plazo de emisión termina el 1 O de Mayo y el de entrega el 16 de Mayo. O El plazo de emisión termina el 16 de Mayo y el de entrega el 16 de abri l. Los emnrexarins n omfesionales están obliaados a conservar IRs cocias de IRs facturas --- - · · ·..- · - - - · · - - -..- · - · - - · - · · - · - - --·-·· - - · · ,;;;, - - - - - --··--··-· ·-- - -..- · - - -- ·-- ·--·-·-- durante el plazo de 4 años, de acuerdo con la Ley General Tributaria. No obstante, la legislación mercantil establece que "tos empresarios conservarán /os libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en /os libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales especiales." Asi el plazo de 4 años señalado en la LGT lo fija en 6 años la legislación mercantil, ya que los justificantes de un ejercicio pueden haber desaparecido cuando una inspección de la AEAT esté comprobando el mismo, ya que, el plazo de prescripción empieza a contarse desde el día siguiente al último del plazo voluntario de declaración. 5.- E l a b o r a c i ó n de documentos de compraventa. Caso práctico Matilde ha llegado hoy tarde del trabajo. Le comenta a Jaime que el retraso se debe a que ha tenido que preparar a última hora varias facturas, y en el último momento han detectado que hab ía unos errores en los albaranes de dichas facturas. -Sé que ya estarás muy cansada hoy, pero mañana me gustaría que me expliques como tengo que elaborar todos esos documentos en mi empresa. Le comenta Jaime. -No te preocupes, ya veras que no es tan complicado. Solo tienes que elaborarlos con mucho cuidado y teniendo en cuenta todo lo que yo te explique. Le responde Matilde. -Si es que eres una joya. Anda, siéntate a descansar mientras termino de preparar la cena. Ya ccnoces muchos de los documentos que se originan en los procesos de ccmpraventa, y ha llegado el momento de que aprendas a elaborarlos. De todos ellos, los únicos documentos estrictamente necesarios, y por tanto, los que realizarás s con más frecuencia en el ámbito empresarial, son: el pedido, el albarán y la factura. Por ello, nos centraremos de momento en la elaboración de los mismos. El pedido, el albarán y la factura son tres documentos que están interrelacionados. Se expiden en el orden en que los hemos enunciado, y cualquier error en alguno de ellos que no sea detectado a tiempo, se trasladará inevitablemente al documento o documentos posteriores. Es importante por tanto que seas cuidadoso a la hora de elaborarlos.  Autoevaluación Un error en un albarán, que no sea detectado a tiempo, provocará errores en: O El pedido. O El pedido y la factura. O No provocará errores en ningún documento. O La factura. 5. 1. - El pedido. ¿Recuerdas las distintas vías a través de las cuales se podía formalizar el pedido? Ahora nos vamos a centrar en la elaboración de dos ellos: la nota de pedido y la carta de pedido. Como ya sabes, la nota de pedido es un impreso a través del cual se solicita el envío de mercancia a un proveedor. La nota de pedido es libre en cuanto a su formato, es decir, cada empresa podrá usar el diseño de la misma que prefiera, pero si es muy importante respetar un contenido mínimo: la identificación del comprador, del vendedor, de la mercancía, fecha y lugar de entrega y firma. En ocasiones en la propia nota de pedido se pueden indicar las condiciones de compraventa acordadas. Es importante numerar todos los pedidos, albaranes y facturas. Ello nos ayudará en el control de toda la documentación del proceso de compraventa. La carta de pedido es una comunicación forma y como tal su confección ha de ser cuidada. Pese a se un medio menos rápido que la nota de pedido, nos ofrece la ventaja de poder concretar de manera más detallada las condiciones de la compra. Los datos que debe contener son, como mlnimo, los mismos que la nota de pedido. Tanto en el caso de la nota de pedido, como en la carta, lo normal es emitir dos copias del documento, una para el comprador y otra para el vendedor. Para ver el proceso de gestión de la compraventa vamos a ir desarrollando en la unidad un ejemplo. Las imágenes ampliables de los siguientes apartados ilustrarán este ejemplo. Los datos de partida son los siguientes: La empresa Comermati S.L, con CIF B - 1 8 1 5 2 5 1 8 y domicilio en Calle Sol Naciente número 9 de Granada ha realizado un pedido el día 21 de Noviembre de 2011 a su proveedor Industrias Alimentarias S.A., con CIF A-28197482, y domicilio en Calle Ladera número 7 de Málaga. Los artículos solicitados en dicho pedido son: 40 cajas de leche. Referencia 1 5 1 8 M. Precio unidad: 2,70 euros. 10 cajas de atún en conserva. Referencia 18T. Precio unidad: 8,50 euros. Las condiciones acordadas entre ambas partes para la compraventa son: descuento comercial del 5% en la leche y del 2% en el atún. Lugar de entrega: domicilio del comprador en 3 dias laborables máximo. La compra está gravada con el 8°/o de IVA. El pago será al contado. A continuación se muestran dos ejemplos de nota y carta de pedido. 5.2.- El albarán. Como bien recordarás, el albarán es el documento que acredita la salida de mercancía del almacén, pero ¿piensas que tiene además alguna otra finalidad? Claro que sí, veámoslo a continuación. El albarán es el documento mercantil que acompaña al género en el momento de su entrega al comprador, y que incluye una relación detallada de los bienes y/o servicios que se entregan. Dicho documento constituye el elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega. Es muy importante que la persona encargada de recepcionar la mercancía la examine a su llegada y compruebe que se corresponde exactamente con lo que figura en el albarán. Al igual que ocurre con la nota de pedido, el formato del albarán es libre, pero es muy recomendable que contenga al menos la siguiente información: identificación de las partes, número del documento, fecha y lugar de emisión y de entrega de la mercancía, e identificación detallada de la mercancía. Podemos distinguir dos tipos de albaranes: 1. Albarán valorado. Es aquel en el se especifica el precio unitario de las mercancías. En ocasiones, aparecen también reflejados en el mismo los descuentos y gastos adicionales, aunque esto no es muy frecuente. 2. Albarán no valorado. Es aquel en el que indica únicamente la mercancia objeto de la compraventa, sin entrar en detalles de precio. Tanto los de un tipo como los del otro son correctos en la práctica habitual. Cada empresa decidirá como desea elaborarlos. No olvides nunca la importancia de que el documento sea firmado por el comprador como declaración de conformidad con la entrega. Siguiendo con el ejemplo planteado en el apartado anterior, en la siguiente imagen puedes ver un posible formato de albarán. Autoevaluación Un albarán en el que no se especifique el precio unitario de los artículos será incorrecto y no tiene validez. Falso. O Verdadero. 5. 3. - La factura. ¿Recuerdas todo lo que hemos estudiado hasta ahora sobre las facturas? ¿Y sobre los gastos y descuentos en la compraventa? Perfecto, ya ha llegado el momento de aplicarlo a la práctica. Los datos para confeccionar la factura se obtienen del albarán, que previamente habrá sido firmado por el cliente, dando así su conformidad al mismo. Recuerda incluir todos los datos que hemos estudiado como obligatorios en el contenido de la factura. El primer paso consiste en calcular el importe bruto de la factura, que se obtiene multiplicando el precio unitario del producto por el número de unidades adquiridas. Una vez obtenido el importe bruto, debemos restarle la cantidad correspondiente a los descuentos que se hayan acordado para esos productos, y posteriormente añadiremos los gastos accesorios a la operación. Por último, solo nos queda añadir al resultado obtenido la cuota correspondiente de IVA. Debes tener en cuenta que los gastos que van incluidos en la factura (transporte, seguros... ) tributan al mismo tipo impositivo de IVA que las mercancías a que van asociadas. En el caso de que existan articulas con distintos tipos impositivos en la misma factura, debemos repartir proporcionalmente los gastos de la compra entre el importe bruto de cada tipo de artículos. En la siguiente imagen puedes ver el proceso que se sigue para el cálculo de la factura: En la sig uient e imagen verás el resultado final de la factura correspondiente al ejemplo planteado en la unidad. Autoevaluación Si una empresa realiza una compra de 100 cajas de agua, dicha mercancía estará gravada con el 8 % de IVA, y los gastos de portes de dicha mercancía tributarán al: O 21 % porque es el tipo general. O % porque los portes no llevan IVA. Dependerá de la empresa que realice el transporte. O 1 O % al igual que la mercancla comprada. 5.4.- La factura rectificativa. ¿Cómo podemos modificar una factura que ya ha sido confeccionada y emitida? Solamente podremos modificarla a través de una factura rectificativa. La factura rectificativa es un documento que se emite para la corrección de una factura original. Habrá que expedir una factura rectificativa en los siguientes casos: 1. Cuando la factura original no cumple con alguno de los requisitos obligatorios. 2. Cuando la base imponible o las cuotas repercutidas de IVA no se hubiesen determinado correctamente. 3. Cuando se produce una devolución de envases o mercancías. 4. Por la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de compra. Tanto en el caso indicado en el punto 3, como en éste último, no será obligatoria la emisión de una factura rectificativa, si existe un posterior suministro al mismo destinatario, en cuyo caso se permitirá realizar la correspondiente corrección en la siguiente factura que le sea emitida. Al realizar una factura de rectificación deben observarse los mismos requisitos de contenido ya estudiados para las facturas ordinarias, pero se establecerá una serie especial de numeración. Además deberá constar la condición de documento rectificativo y la descripción de la causa que motiva dicha rectificación. La factura rectificativa deberá ser emitida en el momento en que el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su emisión, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto. Siguiendo con el ejemplo desarrollado a lo largo de la unidad, imagina que el comprador hubiese devuelto cinco cajas de atún en conserva por encontrarse en mal estado. El proveedor emite la correspondiente factura rectificativa en fecha 5 de Diciembre. Puedes verla en la siguiente imagen: S.S.- Libros registro de facturas recibidas y facturas e m i t i d a s. ¿Qué otras obligaciones tienen que cumplir los empresarios en relación al proceso de compraventa? Loa empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA están obligados a llevar los libros de registro de facturas emitidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias. Los libros de registro deben cumplir unos requisitos formales: Deben ser cumplimentados por orden de fechas, con claridad y exactitud. No se pueden dejar filas en blanco. No se podrán realizar tachaduras ni raspaduras. Las páginas deben estar numeradas correlativamente. Nosotros nos centraremos en el estudio de dos de los libros indicados anteriormente: 1. Libro registro de facturas emitidas. En este libro se inscribirán las facturas o documentos sustitutivos que la empresa emita, incluso por operaciones exentas, indicando su número, fecha, destinatario, base imponible, tipo de IVA y cuota repercutida. Normalmente las facturas se anotarán de una en una, pero también existe la posibilidad de anotar varias en un asiento resumen siempre que se cumplan simultáneamente los siguientes requisitos: Que las operaciones se hayan realizado dentro de un mismo mes natural. Que sean operaciones gravadas con el mismo tipo de IVA. Que en los documentos expedidos no sea obligatoria la identificación del destinatario. Que el importe total de dichas facturas no exceda de 6.000 euros. 2. Libro registro de facturas recibidas. En el se anotarán correlativamente las facturas que la empresa reciba indicando su número, fecha, expedidor, base imponible, tipo de IVA y cuota soportada. Podrán hacerse asientos resúmenes de facturas recibidas en la misma fecha, siempre que su importe individual no exceda de 500 euros y el importe total de las mismas no exceda de 6.000 euros. Tanto en el caso de los libros de registro de facturas emitidas como en el de recibidas, será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos. Se establece además la obligación de anotar por separado las facturas rectificativas, en atención a la especificidad de las mismas. En la siguiente imagen podrás encontrar un ejemplo de los libros de registro. Como podrás comprobar, los datos contenidos en él ya no se corresponden con el ejercicio desarrollado a lo largo de la unidad. Hemos incluido varias facturas para que sea más ilustrativo.  Autoevaluación En los libros de registro de facturas emitidas y recibidas podemos dejar lineas en blanco por si se nos olvida anotar alguna factura: O Falso. O Verdadero. 5.6.- A p l i c a c i o n e s informáticas de facturación. Hasta ahora has estudiado gran parte de los documentos administrativos que se generan en la compraventa. ¿Crees que seria lógico y racional realizar todos ellos a mano? Por supuesto que no. El trabajo cotidiano de la empresa en general, y de los procesos administrativos en particular, gana en eficiencia cuando se realizan con el apoyo de medios informáticos. Las empresas pueden elegir distintas alternativas a la hora de seleccionar el tipo de aplicaciones que utilizarán para la gestión del proceso de compraventa: 1. Usar aplicaciones informáticas de propósito general. Son los conocidos como paquetes integrados, tipo OpenOffice o Microsoft Office. Suelen incluir procesador de textos, hoja de cálculo, bases de datos y programa de presentaciones. Todas las aplicaciones están conectadas entre sí, de manera que la introducción de datos en una de las aplicaciones es válida para las demás. Este tipo de aplicaciones están indicadas para pequeñas