Documentos Administrativos en Compraventa

Confección de documentos administrativos de las operaciones de compraventa

• Jaime está preocupado por no conocer los diferentes tipos de documentos que genera su actividad comercial.
• Inicialmente, pensaba que la gestión sería más sencilla, pero se dio cuenta de que toda actividad comercial, por sencilla que parezca, implica múltiples documentos que justifican la actividad.
• Jaime reconoce que podría consultar con personas expertas para resolver sus dudas.

Documentos administrativos en la empresa

• Jaime y su empleado buscan información en internet sobre los documentos administrativos en las operaciones de compraventa.
• Han encontrado información contradictoria, lo que les preocupa.
• Destacan la importancia de verificar la fiabilidad y la vigencia de la información encontrada en internet con respecto a la legislación vigente.

Documentos administrativos

• Los documentos administrativos pueden variar mucho, desde impresos sencillos hasta contratos complejos.
• Los impresos contienen espacios en blanco para su complementación y, normalmente, instrucciones de cumplimentación en el reverso.
• Todos los documentos mercantiles tienen una relación con la administración, organización o gestión de la empresa, y conllevan consecuencias jurídicas.
• El análisis de los documentos administrativos es clave para llevar un registro de las transacciones económicas.
• La correcta gestión administrativa no es tan compleja como inicialmente parece.

Contrato mercantil de compraventa

• Jaime, casado con Matilde, administrativa en una tienda de muebles, consulta a su mujer sobre la necesidad de un contrato mercantil para abastecer a un cliente habitual de conservas de pescado.
• Matilde explica que, ya que el cliente no revende el producto, no necesita un contrato mercantil, sino uno civil.

Contrato Mercantil

• El Código de Comercio define el contrato mercantil de compraventa como la venta de bienes muebles para revenderlos, ya sea con el mismo método o con otro diferente, con ánimo de lucro.
• El contrato mercantil está regulado por el Código de Comercio y se distingue del contrato civil.
• Los documentos necesarios para el proceso de compraventa incluyen: el pedido, el albarán y la factura.

Elementos del Contrato de Compraventa

• Los elementos personales son el comprador y el vendedor, quienes deben tener capacidad jurídica para realizar el contrato.
• Los elementos materiales son el precio, el objeto de la compraventa y las condiciones de venta.
• El precio es la cantidad económica que el comprador debe pagar.
• El objeto de la compraventa es el bien o servicio que se vende.
• Las condiciones de venta incluyen el plazo, lugar y forma de entrega y pago.

Ofertas, presupuestos, cálculo y evaluación

• Se solicita información sobre el producto con precisión (características, condiciones de compra, plazos de entrega, etc.).
• La petición se realiza a al menos tres proveedores para una comparación adecuada.
• Se evalúa cada oferta para decidir cuál es la más adecuada.

Selección del Proveedor

• Se deben considerar múltiples factores, más allá del precio, como la calidad del producto, los plazos de entrega, y las garantías.
• El análisis exhaustivo de todos estos factores ayudará a tomar una decisión.
• El proceso de negociación puede dar lugar a modificaciones, para perfilar los detalles más finos del contrato.

Solicitud del pedido

• Los documentos (pedido, factura, albarán) son necesarios para la operación.
• La recepción de pedidos por diversas vías es importante (email, teléfono, etc.).
• La verificación y evaluación del pedido antes de su aceptación es imprescindible.
• Se debe comunicar al cliente la decisión de aceptación o rechazo del pedido.

Expedición de Mercancías

• La localización de la mercancía en almacén es un paso esencial.
• El embalaje, etiquetado, pesado y preparación son pasos clave.
• Se prepara un albarán o documento de control de entrega.
• Los documentos relacionados con el transporte deben estar listos.
• La entrega al transportista se completa con la firma correspondiente.

La Factura recibida

• Las facturas son documentos legales que registran las operaciones de compra/venta.
• Las obligaciones de facturar están reguladas en normas legales.
• El contenido mínimo de la factura incluye datos del comprador y vendedor, número y fecha, descripción del bien/servicio, precio, descuentos e impuestos.

Ventas Especiales

• Hay diversidad de operaciones de venta, con especificidades que deben ser analizadas por separado, como las ventas a plazo o el leasing.
• Estas operaciones pueden tener características especiales que requieren una atención particular.
• Estas ventas tienen aspectos comunes con los contratos estudiados previamente, pero sus particularidades también son importantes.

Proceso de Compras

• La planificación de las compras debe ser sistemática y coherente.
• Se deben analizar las necesidades, y determinar las características buscadas en los bienes o productos a comprar.
• Búsqueda y selección de proveedores, solicitando cotizaciones o ofertas, con la evaluación posterior de las ofertas.
• Condiciones de compra (precio, descuentos, pago, entrega, etc.).
• Realización del pedido, recepción y gestión de las posibles incidencias o problemas.

Análisis de necesidades

• El análisis de las necesidades no es lo mismo para todas las empresas.
• En las empresas de servicios, la satisfacción del cliente es fundamental.
• Las empresas industriales buscan la mejor relación calidad-precio.
• En las empresas comerciales, es vital el costo del producto en relación a la competencia.

Búsqueda de proveedores

• Identificar proveedores potenciales que ofrezcan los productos necesarios.
• Utilizar distintos canales, documentos y fuentes de información (cámaras de comercio, asociaciones empresariales, internet, etc.).
• La selección de proveedores se determinará por el análisis de requisitos como calidad, precios, plazos, etc.

Ofertas y presupuestos

• Las peticiones de ofertas o presupuestos tienen como fin reunir el máximo de detalles de las condiciones de compra.
• Se deben recopilar datos (precio, plazo, entrega, condiciones de pago) de al menos 3 proveedores para una buena comparación.

Selección del proveedor

• El análisis detallado de las ofertas de cada uno de los proveedores se realiza teniendo en cuenta varios factores no solo el precio, sino también la calidad y las condiciones de entrega y posibles garantías.
• La selección final se basará en el análisis de los factores considerados cruciales para la empresa.

Solicitud del pedido

• El pedido es la solicitud de mercancías o servicios a un proveedor.
• Se deben confirmar los detalles especificados, tanto en formato escrito como por teléfono, correo electrónico o cualquier otro medio.
• Se debe asegurar que los datos del pedido son correctos para evitar errores.

Recepción de mercancía

• La recepción de mercancía implica la inspección visual de los bienes recibidos.
• Debe comprobarse que la cantidad y las características de los bienes se correspondan con los datos solicitados.
• Cualquier problema con la entrega o el estado de la mercancía debe registrarse para su posterior gestión.

La factura recibida

• Es el documento que registra la operación comercial entre comprador y vendedor.
• Debe contener datos del vendedor, comprador, fecha, detalles de los bienes/servicios, precio, impuestos, posibles descuentos, etc.

El Proceso de Ventas

• Las ventas deben seguir un plan estratégico para posicionarse en el mercado, generar una imagen corporativa, obtener rentabilidad y beneficios que justifiquen el esfuerzo.
• Los objetivos de ventas son esenciales para el éxito empresarial.
• La gestión de clientes necesita un seguimiento periódico y riguroso.

Dar a conocer el servicio/producto

• Incluirás estrategias de mercadotecnia para dar a conocer tu servicio/producto.
• Considerarás la segmentación del mercado objetivo y las estrategias comerciales específicas.

Canales de venta y/o distribución

• Es primordial elegir canales de venta eficientes y económicos.
• Los intermediarios facilitan la venta a los consumidores al gestionar los diferentes trámites administrativos y logísticos, y su labor es clave para el éxito.
• Es importante que las empresas establezcan una estrategia de canales de distribución que les permita alcanzar a sus clientes.

Recepción de Pedidos

• La correcta recepción de un pedido implica una verificación detallada de todos los datos incluidos en el documento.
• Debe determinarse si se acepta o rechaza el pedido y comunicarse la decisión inmediatamente al consumidor.

Expedición de mercancías

• Para la expedición de los productos es necesario coordinar varias etapas: localización, embalaje, pesado, etiquetado, agrupación de paquetes, documentos de control, entrega al transportista.
• El transporte de la mercancía puede afectar al precio final del producto, como un gasto adicional.

La factura emitida

• La emisión y entrega de facturas tiene plazos específicos que dependerán del tipo de operaciones.
• Es crucial distinguir entre fecha de emisión y fecha de entrega de las facturas.

Libros registro de facturas

• El libro registro de facturas emitidas incluye el número, fecha, destinatario, base imponible, tipo de IVA y el importe de cada factura.
• El libro de registro de facturas recibidas incluye datos como el número, fecha, proveedor, base imponible e importe.
• Hay ejemplos de formatos que debe seguir la empresa.

Aplicaciones informáticas de facturación

• Los programas informáticos pueden automatizar y agilizar la gestión de las facturas.
• Hay software diseñado para pequeñas empresas con versiones de prueba a disposición.
• Existen paquetes informáticos generales (como OpenOffice) o programa especializado en la gestión de compraventa, para facilitar el trabajo de las empresas.

Gestión de clientes y proveedores

• Construir una base de datos de los clientes con información detallada es fundamental para entender sus preferencias.
• Se deben mantener buenas relaciones con clientes y proveedores, estableciendo una comunicación fluida.
• Es vital actualizar constantemente la información sobre los clientes y proveedores. Es necesario analizar constantemente las relaciones con las empresas y proveedores.

La ficha de clientes

• La ficha de clientes recopila información importante para la gestión de relaciones con clientes (datos fiscales, contactos, preferencias, historial de compras).
• Es importante obtener las características de los clientes para satisfacer sus necesidades de forma eficiente y personalizada.
• La seguridad de los datos es esencial y está regulada por la normativa de protección de datos.

La ficha de proveedores

• El seguimiento constante de la relación con los proveedores garantiza la calidad y el precio.
• La actualización de la información sobre los proveedores es crucial para mantener una buena relación.
• Es fundamental que la empresa registre la información que tiene disponible.