Proje Yöneticisinin İlgili Alanları PDF

Proje Yöneticisinin Projede İlgili Olduğu Alanlar Yönetici 4 temel alanla ilgilidir.  Planlama  Organizasyon  Uygulama  Ölçme, izleme  1. Planlama Plan , geniş anlamda tutulacak yön veya davranış biçimidir. Planlama , ne yapılacağının önceden...

Proje Yöneticisinin Projede İlgili Olduğu Alanlar Yönetici 4 temel alanla ilgilidir.  Planlama  Organizasyon  Uygulama  Ölçme, izleme  1. Planlama Plan , geniş anlamda tutulacak yön veya davranış biçimidir. Planlama , ne yapılacağının önceden kararlaştırılmasıdır. Yani,  Neyin  Ne zaman  Nerede  Kim tarafından yapılacağının önceden kararlaştırılma sürecidir.  Planlama Neden Gereklidir? Kuruluşlar, akılcı bir biçimde çalışmak zorundadırlar.  Eldeki araç ve kaynaklardan en fazla verim sağlamak için,  Maliyetleri düşürmek,  Gelecektekiriskleri azaltmanın yollarını aramak için planlama yaparlar.  Planlamanın Yararları  Planlama zaman ve emek savurganlını azaltır.  Karar vericilerin dikkatlerini amaçlara doğru yöneltir.  Yapılan tüm faaliyetlerin uyumlaştırılmasını mümkün kılar.  Tüm kaynakların amaca yönelip yönelmediğinin kontrolünü sağlar.  Yetki devrini kolaylaştırır.  Daha akılcı ilke, yöntem ve kuralların geliştirilmesine zemin hazırlar.  2. Organizasyon Üst yönetimin onay vermesiyle proje faaliyetlerine başlanır. Ancak daha önceden proje ekibinin seçilmiş ve proje organizasyonunun yapılmış olması gereklidir.  3. Uygulama Proje sonucunda bir ürünün ortaya çıkarılması için yoğun çalışmaların yapıldığı “uygulama” aşamasında proje yöneticisi, “işi yapan” değil “işin yapılmasını sağlayan” kişidir.  4. Ölçme, İzleme Projenin planına uygun şekilde devam edip etmediğinin izlenmesi, ulaşılan sonuçların istendiği gibi olup olmadığının kontrol edilmesi gerekir. Zaman, bütçe ya da kapsamdan bir sarkma olması durumunda, haberdar olup gerekli tedbirlerin alınmasını sağlayacak kişi yine proje yöneticisidir.  Başarılı Bir Proje için Önemli Olan Etkenler  Üst yönetim desteği  Amaçların belli olması  Amaçların gerçekçi ve ölçülebilir olması  Çalışan katılımı  Motivasyon  Liderlik  Eğitim Üst yönetim desteği: ekip üyeleri yönetimin desteğini hissetmelidirler. Böylece ekibin heyecanı kaybolmaz. Amaçların belli olması: projenin amacı ulaşılmak istenen hedefler açık ve net olarak belirlenmelidir. Amaçların gerçekçi ve ölçülebilir olması: amaçlar gerçekleştirilebilir ve sonuçları ölçülebilir olmalıdır. Çalışan katılımı: projede yer alan herkes projenin başarısına katkıda bulunmalıdır. Motivasyon: projenin tanınması, takdir edilmesi ve üst yönetim tarafından desteklenmesi çalışanları motive eder. Liderlik: proje ekibinden sorumlu olan kişilerin yöneticilikten çok gözetmenlik yapmaları, ekibi motive etmelidir. Eğitim: proje ekibindeki her üye projenin amaçlarına yönelik olarak bilgi ile donanmaları gerekir. Başarılı bir proje için üst yönetimin destek vermesi, amaçların belirli, gerçekçi ve ölçülebilir olması, çalışanların katılımlarının sağlanması, motivasyon, liderlik ve eğitim gereklidir. Proje Yönetiminde Organizasyon Karmaşık yapıda uzun süreli büyük projelerin gerçekleştirilmesi farklı uzmanlık alanlarında çalışanları gerektirir. Projelerin amacına uygun olarak başarılı bir şekilde yürütülmesi ve tamamlanabilmesi için etkin bir proje organizasyonu ve yönetimi gerekir.  Bir proje organizasyonu gerçekleştirilirken,  projenin uygulanacağı işletmenin özellikleri,  organizasyon yapısı,  işletmede çalışanların kişilikleri göz önünde tutulmalıdır. Ayrıca yasal hususlar ve proje yönetimi ile işveren arasındaki sözleşmeler de çok önemlidir. Proje organizasyonu;  Sorunları çözebilme deneyimi  Değişen duruma çabuk uyabilme  İlerlemenin ve harcamaların etkili kontrolünü içermelidir. Projelere, proje yöneticisi veya yöneticilerinin atanmasına karar vermek, geleneksel yönetimin modelinde önemli değişikliklere yol açar. Geleneksel yönetim, hiyerarşik bir kuruluş ve çeşitli fonksiyonlar etrafında uzmanlaşmaya dayanan teşkilat biçimlerini aşağıdan yukarıya dikey bir komuta zincirini ve yetkinin merkezileşmesini esas alır.  Projelerde ise, projenin kapsamına göre farklı proje organizasyonu gerekir. 4 çeşit proje organizasyon vardır:  Saf (arı) proje organizasyonu  Kurmay proje organizasyonu  Proje grubu (tipi) organizasyonu  Matris organizasyonu Bazı kaynaklara göre,  Fonksiyonel (İşlevsel) yapı  Proje Temelli (= Proje Özlü) yapı  Matris yapı Veya  Hat ve kurmay tipi yapı  Hat (Emir –komuta ) tipi yapı  Fonksiyonel yapı  Komite tipi yapı  1. Saf (arı) Proje Organizasyonu Proje yöneticisinin yetkisinin en yüksek düzeyde olduğu saf proje organizasyonu, faaliyetleri proje temeline göre bölümlere ayrılmış örgüt tipi olarak tanımlanabilir. Saf proje organizasyonu, kurum tarafından üstlenilmiş projelere göre bölümlendirmenin yapılmasıyla ortaya çıkan bir organizasyon biçimidir. Proje amacına yönelik olma açısından en uygun seçenek sayılabilir. Bu organizasyonla, proje üzerinde emir kumanda birliği ve projenin daha iyi denetimi sağlanmış, bürokrasi azalmıştır. Buna karşılık birden fazla projenin birlikte yönetilmesi halinde kimi işlevler her proje için ayrı ayrı tekrarlanmakta dolayısıyla zaman kaybı ve maliyet artmaktadır.  Genel Müdür Proje A Proje B Proje C Kalite Üretim Pazarlama Kontrol  Genel Müdür Personel Finans Üretim Pazarlama A Projesi Yöneticisi Üretim Tasarım Kalite Test  2. Kurmay Proje Organizasyonu Proje yöneticisinin bir kurmay ya da bir danışman olarak proje ile ilgili inceleme, araştırma, tasarım ve koordinasyon görevlerini üstlendiği bir proje organizasyon biçimidir. Burada proje yöneticisi, görevi danışmanlık olduğu için, emir-komuta yetkisine sahip değildir.  Kurmay proje organizasyonla, saf proje organizasyonunun bazı sakıncaları ortadan kaldırılmış olmakla birlikte, tüm projeden sorumlu yetkili bir kişinin olmaması yeni bir sorun olarak ortaya çıkmıştır. 3.Proje Tipi (grubu) Organizasyon Proje tipi organizasyon, personel sayısı az ve bir kaç işlevi olan küçük işletmeler için söz konusudur. Bu tür işletmelerde işler projelere göre uzmanlaşmış kişilerden çok genellikle ekip veya gruplar halinde yürütülmektedir. 4. Matris Proje Organizasyonu Tek boyutlu organizasyon yapılarının esnek olmayışı, ağır işleyişi veya yetersiz kalması çok boyutlu bir organizasyon yapısına ihtiyaç göstermiştir. Matris yapı, geniş, karmaşık organizasyonlarda artan karar verme, koordinasyon ve kontrol problemlerinin üstesinden gelmek için kullanılır. Esnek bir yapıya sahiptir. Birimler arasında Dikey ve yatay ilişkilere yer verilir  Matris yapıların faydaları  Kaynakların verimli kullanılması,  Teknik kusursuzluk  Güdüleme ve bağlılığı geliştirir  Değişim ve belirsizlik koşullarında esneklik sağlar  Personel gelişmesinde olanak sağlar,  Elemanlar projenin bitiminden sonra bir başka projede yeniden istihdam edilebilir.  Üst kademelere adam yetiştirme yöntemidir.  Matris yapıların mahsurları  güç mücadelelerine daha açık olmaları,  uzayan çatışmalar,  düşük tepki süresi,  izleme ve denetleme zorlukları,  artan genel yönetim giderleri ve  daha yoğun stres gibi çeşitli mahsurlara da sahiptir.