Bab 2 - PSPM Notes PDF

b. Pembuat Keputusan Bab 2 ; Pengurusan i.Usahawan (entrepreneur) PENGURUSAN ▪ perintis (initiator), pereka dan penggalak...

b. Pembuat Keputusan Bab 2 ; Pengurusan i.Usahawan (entrepreneur) PENGURUSAN ▪ perintis (initiator), pereka dan penggalak kepada perubahan dan inovasi. Mengkoordinasi dan mengawasi aktiviti kerja orang lain agar aktiviti mereka dapat disiapkan dengan ▪ Contoh: CEO Samsung mengumumkan peranti boleh lipat yang pertama dikomersialkan mempunyai 6 efektif dan efisien. kamera dengan harga sekitar RM8,051.00 Proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-sumber organisasi untuk ii. Menangani Gangguan (crisis handler) mencapai matlamat organisasi secara efektif dan efisien. ▪ Membuat keputusan atau tindakan yang tepat terhadap krisis yang timbul dalam organisasi ORGANISASI ▪ Contoh: Pengurus Sumber Manusia berbincang dengan wakil Kesatuan Sekerja untuk menyelesaikan Satu penyusunan tenaga manusia secara terancang untuk mencapai matlamat tertentu. masalah ketidakpuasan hati pekerja berkaitan masalah kenaikan gaji tahunan. Gabungan dua atau lebih orang yang bekerja secara sistematik dan berstruktur untuk mencapai iii. Pengagih Sumber (resource allocator) matlamat organisasi. ▪ Menetapkan bagaimana sumber organisasi yang terhad diagih dan digunakan oleh semua ahli organisasi PERINGKAT PENGURUSAN ▪ Contoh: Pengurus Jabatan Kewangan memutuskan pengagihan sumber-sumber dana mengikut i. Pengurusan Atasan keutamaan ▪ membuat keputusan secara menyeluruh. iv.Perunding (negotiator) ▪ Membangunkan matlamat dan perancangan keseluruhan organisasi. ▪ Mewakili organisasi dalam perundingan yang melibatkan bidang kuasa. ▪ perancangan jangka panjang/ strategik. ▪ Contoh: Pengurus Jabatan Jualan berunding dengan Pengurusan Jabatan Pengeluaran untuk ▪ Menetap visi, misi, dasar, polisi dan matlamat organisasi membuat ramalan jualan berdasarkan kapasiti pengeluaran yang mampu dihasilkan oleh jabatan ▪ Contohnya: Ketua Pegawai Eksekutif (CEO), Presiden, Naib Presiden. tersebut untuk tahun hadapan. ii. Pengurusan Pertengahan ▪ berada diantara pengurus atasan dan pengurus bawahan c. Pemberi Maklumat ▪ menyelia pengurus bawahan. i. Pemantau (monitor) ▪ melaksanakan segala keputusan yang dibuat oleh pengurusan atasan. ▪ Mencari dan menerima maklumat, mengimbas laporan berkala dan mengekalkan hubungan ▪ merangka keputusan jangka sederhana perorangan. ▪ Membuat laporan kepada pengurus atasan. ▪ Contoh: Presiden syarikat sentiasa memantau keadaan gejala pendamik Covid19 yang ▪ Contohnya: Ketua Jabatan Pembangunan Produk, Pengurus Jabatan Sumber Manusia. mempengaruhi perjalanan operasi organisasinya. iii. Pengurus Bawahan ii.Penyebar maklumat (disseminator) ▪ Pengurus barisan pertama (first line manager) ▪ Menyebar maklumat penting yang diperolehi sama ada dari dalam atau luar organisasi kepada ahli ▪ bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi yang tidak terlibat dalam pengurusan. organisasi melalui memo,laporan atau panggilan telefon. ▪ Bertanggungjawab ke atas pengeluaran produk dan perkhidmatan serta membuat laporan kepada ▪ Contoh: Penyelia Jualan perlu memberi laporan jualan bulanan kepada Pengurus Jabatan Jualan pada pengurus pertengahan. setiap awal bulan yang berikutnya. ▪ perancangan jangka pendek. iii. Jurucakap (spokesperson) ▪ Contoh: Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan ▪ Mewakili jabatan untuk memberi maklumat yang jelas kepada pihak pengurusan atasan atau berkomunikasi dengan individu di luar organisasi. PERANAN ▪ Contoh: Pengawai Perhubungan Awam berucap dalam sidang akhbar berkaitan isu masalah produk Tindakan atau tingkahlaku tertentu yang dijangka dan dipamerkan oleh seseorang pengurus. yang perlu ditarik balik dari pasaran. 1) TEORI MINTZBERG KEPENTINGAN KEMAHIRAN DALAM PENGURUSAN a. Penjalin Hubungan Perorangan i.Pembuat keputusan yang berkesan. i. Tunggak (Figurehead) mengenalpasti masalah dan membuat keputusan yang tepat Menjalankan beberapa tugas yang berbentuk simbolik atau upacara. ii. Mewujudkan penyelarasan organisasi Contoh: CEO akan menghadiri majlis, menyampaikan sijil dan anugerah. menyelaras kerja di dalam organisasi secara lebih baik dan berkesan ii.Pemimpin (Leader) iii.Kebolehan bertindak dengan cepat Mengarah, mengkoordinasi dan memotivasikan pekerja mengetahui dan menyelesaikan semua masalah secara cekap dan berkesan. Contoh: CEO menggesa agar setiap Pengurus Cawangan dapat mencapai target hasil jualan sebanyak RM20 juta pada penghujung tahun ini. iv.Pengurusan hubungan dengan pekerja dan membangunkan sumber manusia iii. Pegawai Penghubung (Liaison) mengenalpasti prestasi pekerja yang kurang baik dan memastikan ianya tidak akan menjejaskan ▪ Mengekalkan hubungan jaringan (networking) sama ada di dalam atau di luar organisasi; melalui e- pencapaian organisasi. mel, panggilan telefon dan mesyuarat. memberi motivasi dan dorongan kepada pekerja agar terus meningkatkan prestasi kerja ▪ Contoh: Pengurus Sumber Manusia berunding dengan Ketua Kesatuan Pekerja berkaitan v.Membolehkan pengurus mengenalpasti dan mengambil peluang yang wujud sama ada dari dalam dan ketidakpuasan hati pekerja berkaitan tuntuntan kerja lebih masa luar organisasi meneroka peluang yang ada di sekelilingnya dan menukarkannya kepada keberhasilan bagi organisasi. KEMAHIRAN PENGURUSAN ▪ Pengurus Sumber Manusia merancang untuk merekrut pekerja dari sumber dalam dan luar organisasi 1. KEMAHIRAN KONSEPTUAL ▪ Pengurus Pemasaran mempergiatkan iklan di media sosial dan elektronik. Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan antara ▪ Pengurus RnD menyelidiki dan membangunkan produk yang berinovasi dan menambahkan beberapa bahagian-bahagian dalam organisasi. fungsi baru. Kemahiran berfikir dan mengkonsepsualisasikan (mewujudkan) sesuatu yang abstraks dan situasi yang kompleks. KEPENTINGAN PERANCANGAN Melibatkan proses perancangan dan pengurusan strategik 1. MENYEDIAKAN HALA TUJU ORGANISASI kesan jangka panjang. pengurus menentukan matlamat Pengurus dapat mengagih dan mengguna sumber 2. KEMAHIRAN KEMANUSIAAN Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan Kebolehan untuk bekerja dengan baik bersama orang lain sama ada secara individu atau berkumpulan. 2. TANDA ARAS UNTUK MENCAPAI OBJEKTIF Memimpin, memotivasi, mengurus konflik dan mempengaruhi individu dengan memahami perasaan, satu proses mencari ciri-ciri produk, perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing tingkah laku dan sikap individu lain. sebagai satu standard atau Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat Perancangan membolehkan penetapan tanda aras yang hendak dicapai. 3. KEMAHIRAN TEKNIKAL 3. BERTINDAK KEPADA PERSEKITARAN YANG DINAMIK mengaplikasikan kaedah, prosedur dan teknik dalam bidang tertentu. mengenalpasti peluang, masalah dan ancaman yang dihadapi oleh perniagaan (masa skrng & depan) bersedia dan boleh membuat pengubahsuaian mengikut situasi JENIS BAWAHAN PERTENGAHAN ATASAN Persediaan awal dapat menjimatkan kos operasi, mengurangkan pembaziran dan menguruskan risiko KEMAHIRAN (OPERASI) (JABATAN) (KETUA ORGANISASI) dengan baik. KONSEPTUAL Tidak penting kerana Penting kerana Sangat penting kerana pengurus terlibat dengan pengurus terlibat dalam pengurus perlu terlibat 4. SEBAGAI ALAT KAWALAN PENGURUS aktiviti operasi sahaja. perancangan dalam balas terhadap satu sistem kawalan dapat diwujudkan. jabatan. perubahan. memastikan pencapaian organisasi selaras dengan perancangan. KEMANUSIAAN Penting kerana Penting kerana Penting kerana pengurus Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa. komunikasi perlu berlaku pengurus mengurus berkomunikasi dengan antara rakan sejawat dan pekerja dalam jabatan pihak berkepentingan dan Jenis-jenis Perancangan memberi tunjuk ajar dan dan berkomunikasi bermesyuarat dengan i.Perancangan Strategik (Jangka Panjang) penerangan kepada dalam mesyuarat pengurus setiap jabatan Adalah perancangan menyeluruh pekerja bawahan antara pengurus jabatan melebihi tiga tahun. TEKNIKAL Sangat penting kerana Penting kerana Tidak penting kerana Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan. pengurus perlu pengurus perlu pengurus atasan tidak Risiko yang tinggi memahami proses dan memberi tunjuk ajar terlibat dalam aktiviti kemahiran konseptual yang tinggi. prosedur kerja. kepada pekerja jabatan operasi. ii. Perancangan Taktikal (Jangka Sederhana) dan berbincang dengan Adalah perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan perancangan strategik. penyelia berkaitan Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh pengurus peringkat pertengahan. operasian antara satu hingga tiga tahun. Dikenali sebagai rancangan fungsian FUNGSI PENGURUSAN i) PERANCANGAN iii. Perancangan Operasian (Jangka Pendek) TAKRIF Adalah perancangan terperinci oleh pengurus peringkat bawahan. ▪ Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai, membangunkan strategi dan kurang daripada satu tahun. menentukan tindakan paling bersesuaian serta menyelaraskan semua aktiviti di setiap peringkat Penekanan pada tugas-tugas rutin. organisasi demi mencapai matlamat organisasi. Dilakukan secara berulang-ulang ▪ Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang Berkaitan aktiviti pengeluaran. paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Tindakan di semua jabatan: ▪ Pengurus Kewangan merancang untuk menambahkan sumber dana melalui sumber jangka panjang. ▪ Pengurus Pengeluaran merancang untuk membeli mesin baru bagi meningkatkan volum pengeluaran.  PERANCANGAN Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual yang tinggi 3. CARTA GANTT STRATEGIK berbanding pengurus peringkat lain. Pengurus perlu memantau Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah/aktiviti di dalam suatu projek dan & PENGURUSAN persekitaran dalaman dan luaran seperti ekonomi, teknologi, masa yang diperuntukkan ATASAN kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya. KEGUNAAN: PERANCANGAN Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan o Sebagai panduan dalam melaksanakan projek mengikut masa TAKTIKAL menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai matlamat o Merancang kemajuan dan kos pelaksanaan projek. & PENGURUSAN yang ditetapkan. Pengurus amat memerlukan kemahiran PERTENGAHAN kemanusiaan bagi memimpin dan memotivasikan pekerja untuk Tarikh /Aktiviti Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 mencapai matlamat organisasi. Melakar 1/2 - 7/2 PERANCANGAN Pengurus juga amat memerlukan kemahiran teknikal kerana OPERASIAN bertanggungjawab mengawal operasi harian. & PENGURUSAN Menggunting 8/2 – 14/2 BAWAHAN Menjahit 8/2 – 21/2 HUBUNGKAIT JENIS PERANCANGAN DENGAN PERINGKAT PENGURUSAN Membungkus 15/2 – 28/2 4. TITIK PULANG MODAL Analisis untuk mengkaji hubungan antara jualan (hasil) dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah jualan akan menyamai jumlah kos iaitu titik pulang modal. Jumlah Hasil= Jumlah Kos Kegunaan: TPM digunakan untuk menentukan unit minima yang patut dikeluarkan untuk mendapat pulangan modal. TPM (unit) = KT H - KB ALAT-ALAT PERANCANGAN TPM (ringgit) = TPM (unit) x H 1. BELANJAWAN Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program bagi sesuatu tempoh tertentu. Kegunaan: ▪ pengagihan sumber kewangan yang terhad ▪ Merancang perbelanjaan organisasi 2. CARTA PERT rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan 5. VISI DAN MISI DAN OBJEKTIF di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek VISI dapat disiapkan boleh diketahui. ▪ Satu pernyataan yang menyeluruh Kegunaan: ▪ Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai. Merancang kemajuan projek dan kos pelaksanaan projek dari segi tempoh masa yang diperlukan. ▪ Merupakan matlamat jangka panjang Sebagai panduan dalam melaksanakan projek ▪ Ciri-ciri Visi: Merancang kegiatan yang penting yang perlu dilaksanakan dahulu. Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 patah perkataan) Realistik dan menimbulkan semangat Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila MISI tujuan utama Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan, keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan dalam firma dan masyarakat dan falsafah pengurusan.  OBJEKTIF III. Rantaian Arahan (Autoriti dan Kesatuan Arahan) ▪ Merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba dicapai – dari misi Garisan autoriti yang menunjukkan hubungan langsung antara ketua diatas dengan bahagian paling ▪ lebih khusus berbanding misi bawah (siapa melapor kepada siapa) ▪ Setiap unit menetapkan objektif masing-masing Arahan bergerak daripada atas ke bawah manakala akauntabiliti bergerak daripada bawah ke atas. ▪ CIRI-CIRI OBJEKTIF (SMART) a. Autoriti ▪ Autoriti ialah hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu CIRI HURAIAN kerja. i. Spesifik Objektif yang ditetapkan mestilah khusus (mendalam) dan jelas. ii. Boleh Diukur Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. iii. Boleh dicapai Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai (Realistik). iv. Dikaitkan Dengan Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan ganjaran Ganjaran v. Mempunyai Tempoh Masa Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu dicapai ii. PENGORGANISASIAN TAKRIF PENGORGANISASIAN Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk Terdapat 2 jenis autoriti iaitu: melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi dengan cekap 1. Autoriti Lini dan berkesan. o Hak yang dimiliki oleh pengurus untuk mengarah dan mengawal aktiviti staf bawahannya untuk Proses di mana pengurus menentukan apa yang perlu di laksanakan, bagaimana ia dilaksanakan dan mencapai objektif organisasi. siapa yang akan melaksanakannya o Contoh: Pengarah Sumber Manusia mengarahkan Pengurus Bahagian Latihan untuk mengadakan KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN kursus kepada staf baharu. i. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik ii. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama. 2. Autoriti Staf iii. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem o Pengurus yang dilantik hanya sebagai sokongan kepada fungsi lini dan tidak diberikan kuasa untuk mengarah orang lain melalui rantaian arahan. Terdapat 6 elemen I. Pengkhususan Kerja b. Kesatuan Arahan Pembahagian sesuatu aktiviti kerja kepada komponen-komponen yang khusus. o Satu prinsip dimana setiap pekerja di dalam sesebuah organisasi hanya melapor kepada seorang Pekerja hanya menumpukan dalam melakukan mengikut kemahiran seseorang pekerja. ketua sahaja. Kebaikan pengkhususan kerja o Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja. o Dapat meningkatkan kemahiran pekerja dan kebolehan dalam melakukan sesuatu kerja. o Dapat meningkatkan produktiviti. IV. Jangkauan Kawalan o Kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat dan menjimatkan masa. ▪ Merujuk kepada bilangan staf bawahan yang melapor terus kepada seorang ketua/pengurus. o Menjimatkan kos latihan. ▪ Jangkauan kawalan memberi kesan kepada keberkesanan interaksi antara pengurus dan staf bawah o Penggunaan sumber-sumber dengan lebih efisien. ▪ Terdiri daripada: Kelemahan pengkhususan kerja: o Jangkauan kawalan luas. o Kurang kreativiti di mana kerja yang sama sahaja yang dilakukan dan tiada pembaharuan. Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan pengurus/ketua adalah ramai. o Pekerja cepat rasa bosan dan malas. o Jangkauan kawalan sempit. o Tidak dapat menguasai bidang baru. Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang pengurus adalah sedikit. o Tidak berpeluang menunjukkan bakat baru. o Produktiviti menurun kerana konsentrasi menurun. V. Delegasi Autoriti/Tugas (Pemusatan dan Pemencaran) o Menaikkan kos latihan sekiranya ada sebarang perubahan kepada gaya kerja yang dilakukan. ▪ Satu cara penumpuan kuasa pada individu tertentu dengan memberikannya autoriti, tanggungjawab, sumber dan kuasa. II. Penjabatanan ▪ penurunan kuasa yang terkawal. Menyusun sumber-sumbernya dengan cara yang efisien dan berkesan. Aktiviti-aktiviti yang sama ▪ mewujudkan suasana agar pekerja dapat menggunakan keupayaan mereka semaksimum mungkin diletakkan di bawah satu unit, bahagian atau kumpulan. untuk mencapai matlamat organisasi. ▪ Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara penurunan kuasa dalam sesebuah organisasi. Terdapat dua jenis delegasi tugas iaitu pemusatan dan pemencaran.  a. Pemusatan ( di ibu pejabat) o Autoriti dan keputusan tertumpu pada pengurus peringkat atasan dan hanya sedikit dan terbatas sahaja autoriti membuat keputusan diberi kepada pengurus peringkat bawahan. ii. Pelanggan b. Pemencaran (di cawangan) o Proses membuat keputusan diagihkan ke semua peringkat yang lebih rendah dalam hirarki autoriti organisasi. o Pengurus di setiap peringkat organisasi diberi kuasa untuk membuat keputusan VI. Keformalan ▪ Merujuk kepada sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi diseragamkan dan sejauh mana tingkahlaku pekerja di pandu oleh peraturan dan prosedur. ▪ penerangan yang jelas tentang pekerjaan, peraturan organisasi dan prosedur yang jelas yang meliputi iii. Produk proses kerja, kesannya pekerja akan dapat melakukan segala tugasan dengan baik. STRUKTUR ORGANISASI 1) Struktur Fungsian ▪ Merupakan pengelompokan kumpulan yang mempunyai persamaan atau berkait dalam kemahiran pekerjaan. ▪ Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad. ▪ Contoh: Jabatan Pengeluaran, Jabatan Kewangan dan jabatan Pemasaran. Ciri-ciri Struktur Divisional Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan geografik. Setiap divisyen mempunyai jabatan fungsian masing-masing. Ini bertujuan untuk memastikan bahawa dalam proses pengeluaran dan pemasaran sesuatu produk, setiap divisyen tidak perlu bergantung pada divisyen yang lain. Kebaikan Struktur Divisional Divisional Mengikut Produk Kebaikan Struktur Fungsian i. Meningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produk i. Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja (pengkhususan kerja) ii. Meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana berlakunya pengkhususan kerja ii. Pertindihan penggunaan sumber dapat diminimakan. iii. Mudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam proses pengeluaran produk. iii. Penyelesaian masalah lebih cekap disebabkan pengkhususan kemahiran. Divisional Mengikut Pengguna iv. Keputusan lebih cekap kerana dibuat secara berpusat. i. Meningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja kerana dilatih untuk memenuhi kehendak Kelemahan Struktur Fungsian pengguna. i. Penekanan kepada tugas-tugas rutin. Divisional Mengikut Georafik ii. Kurang komunikasi antara jabatan i. Pengurus akan mempunyai pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi iii. Pembangunan kerjaya terhad dalam bidang- bidang tertentu. kawasan masing-masing 2) Struktur Divisional Kelemahan Struktur Divisional Merupakan satu bentuk penjabatanan yang tugas atau aktiviti dikelompokkan berdasarkan Divisional Mengikut Produk persamaan dalam produk, perkhidmatan atau pasaran. i. Kos adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai piawaian yang tertentu. Pembahagian jabatan dibuat mengikut: ii. Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran tertentu sahaja. i. Geografik Divisional Mengikut Pengguna i. Pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas. ii. Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna. Divisional Mengikut Geografik i. Pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan ii. Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang berbeza mengikut kawasan. 3) Struktur Matrik Takrif Gaya Kepimpinan Merupakan gabungan antara struktur divisional dan struktur fungsian. Pendekatan atau kaedah yang digunakan oleh seseorang pemimpin untuk mempengaruhi Juga dikenali sebagai “sistem berbilang arahan”. subordinatnya. Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua jabatan fungsian dan ketua jabatan Terdapat 4 jenis gaya kepimpinan iaitu: divisional. Ciri-ciri Struktur Matrik 1) Gaya kepimpinan Autokratik Menggabungkan struktur divisional dan fungsian. Gaya kepimpinan autokratik melibatkan seorang ketua yang mengarah kaedah kerja, membuat Mempunyai dua rantaian arahan, menegak dan melintang. keputusan berseorangan, dan menghadkan penyertaan pekerja. Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua (jabatan divisional dan jabatan fungsian) Subordinat tidak terlibat dalam membuat keputusan. Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan (unity of command) menyebabkan ianya sukar Gaya ini sesuai bagi organisasi yang: untuk diuruskan. i. Menghadapi krisis ii. Mempunyai pekerja baru iii. Mempunyai pekerja yang tidak bermotivasi 2) Gaya kepimpinan Demokratik Gaya kepimpinan di mana seorang ketua melibatkan pekerja dalam pembuatan keputusan, delegasi autoriti, dan menggunakan maklumbalas sebagai peluang untuk melatih pekerja. Subordinat dilibatkan/berbincang dalam proses membuat keputusan tetapi keputusan akhir dibuat oleh pengurus. 3) Gaya kepimpinan Laissez Faire Gaya kepimpinan di mana seorang pengurus membenarkan kumpulan membuat keputusan dan menyempurnakan tugas berdasarkan lingkungan had-had tertentu Subordinat menggunakan kemahiran dan pengalaman untuk membuat pertimbangan dalam Kebaikan Struktur Matrik menyelesaikan sesuatu masalah. i. Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak kerana ada 2 penugas autoriti. ii. Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran. 4) Gaya kepimpinan Islamik iii. Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan. Gaya kepimpinan dimana seorang ketua memimpin berdasarkan Al-Quran, As-Sunnah dan berteraskan iv. Peningkatan komunikasi antara pekerja dapat meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan 'konsep Syura’. kepelbagaian keluaran dapat dilakukan. Pekerja wajib taat kepada pemimpin dengan mematuhi arahan. Amanah (tugas-tugas pengurusan) yang diterima perlu ditadbir, diputus atau dibincangkan menerusi Kelemahan Struktur Matrik 'konsep syura’ iaitu permuafakatan antara pemimpin dan pekerja bawahannya serta pengurus- i. Kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan pengurus yang lain untuk mencapai kesepakatan. Menekankan konsep tawakkal iaitu berserah kepada tuhan setelah semua idea dan perancangan ii. Ketua yang ramai akan menyebabkan perselisihan faham antara staf dan pengurus (percanggahan diatur dengan teliti bagi mencapai matlamat organisasi. arahan). iii. Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu yang ekstrovert (menonjol). iii. KEPIMPINAN DAN MOTIVASI Takrif Kepimpinan Proses di mana pengurus bekerja bersama sumber manusia untuk mencapai matlamat organisasi. Proses di mana pengurus memotivasi, memimpin dan melakukan apa jua tindakan yang melibatkan berurusan dengan manusia untuk mencapai matlamat organisasi. Takrif Motivasi b. Faktor Motivasi/Luaran (Motivation/extrinsic factors) Proses dimana usaha seseorang yang dirangsang, diarah dan dikekalkan ke arah pencapaian o Antara faktor-faktor motivasi ialah: matlamat. Pencapaian - peluang-peluang mencapai sesuatu matlamat kerja yang mencabar Terdapat 3 teori motivasi yang akan dibincangkan iaitu: Penghargaan – penghargaan terhadap sumbangan dan usaha i. Teori Hirarki Keperluan Maslow Tanggungjawab – diberi tanggungjawab dan tugas kerja yang baru Kemajuan – peluang untuk memajukan diri dan status kerja berdasarkan prestasi kerja Peningkatan – berhubung dengan kerja yang dapat memberi kepuasan, penonjolan diri dan mencabar ▪ Keperluan Fisiologi Keperluan asas seseorang untuk terus hidup. Bagi memenuhi keperluan ini, pekerja harus berusaha atau bekerja untuk memperoleh pendapatan bagi memenuhi keperluan asas. ▪ Keperluan Keselamatan Keperluan seseorang untuk keselamatan dan perlindungan daripada bahaya fizikal dan emosi Pekerja mengelakkan diri daripada perkara-perkara yang boleh mencederakan atau menjejaskan masa depannya. Pekerja akan merasa lebih selamat untuk bekerja sekiranya mereka tahu bahawa mereka tidak akan hilang pekerjaan atau dibuang kerja. Sebahagian organisasi mewujudkan suasana tempat kerja yang bersih dan kondusif, skim iii. Teori XY McGregor (Douglas McGregor) pencen, insurans dan sebagainya bagi menjamin keselamatan dan masa depan pekerja. o Teori X ialah pandangan negatif ▪ Keperluan Sosial o Teori Y ialah pandangan positif untuk seseorang berkasih sayang, dipunyai, penerimaan dan persahabatan. o Pekerja Teori X harus diberi hukuman atau ganjaran Dalam organisasi, pekerja akan dikelompokkan dalam satu kumpulan kerja dan mereka akan o Pekerja Teori Y perlu dilibatkan bersama dalam proses membuat keputusan, diberikan kerja dan berinteraksi serta bekerja bersama-sama bagi mencapai matlamat organisasi tanggungjawab yang mencabar dan seumpamanya ▪ Keperluan Esteem o ANDAIAN PEKERJA o ANDAIAN PEKERJA penghormatan, autonomi, dan pencapaian dan faktor esteem luaran seperti status, o TEORI X o TEORI Y pengiktirafan dan perhatian. Dalam organisasi, keperluan ini dapat dicapai sekiranya pekerja dapat menunjukkan prestasi o Pekerja malas o Pekerja rajin kerja yang baik dan diberi kenaikan pangkat, gaji yang tinggi, penghargaan kerja o Pekerja tiada cita-cita dan mengelakkan diri o Pekerja berwawasan dan suka memegang ▪ Keperluan Aktualisasi Diri dari tanggungjawab tanggungjawab keperluan seseorang untuk berkembang, mencapai potensi dirinya dan memenuhi keinginan o Pekerja lebih mementingkan diri sendiri o Pekerja tidak mementingkan diri sendiri dirinya sendiri. o Pekerja tidak suka kepada perubahan yang o Pekerja suka menyumbang kepada Ia menggunakan segala bakat dan potensi yang ada pada dirinya untuk mencapai apa yang positif kemajuan firma dan suka kepada perubahan dihajati yang memberikan kepuasan tertinggi bagi individu tersebut. o Pekerja mudah diperdaya dan kurang bijak yang positif o Pekerja adalah bijak ii. Teori Dua Faktor Herzberg (Federick Herzberg) o faktor dalaman berkaitan dengan kepuasan kepada kerja, manakala faktor luaran berkaitan Kaedah Memotivasikan Pekerja dengan ketidakpuasan terhadap kerja. i. Kaedah Penetapan Matlamat (Goal Setting) a. Faktor Penjagaan/Dalaman (Hygiene/intrinsic factors) § Penetapan matlamat dibuat bersama-sama antara pengurus dengan subordinat dalam ruang o akan mententeram dan menyenangkan pekerja. kemampuan mereka demi memastikan matlamat dapat dicapai dalam tempoh yang munasabah. o Antara faktor-faktor penjagaan ialah: § Motivasi pekerja akan meningkat dengan penglibatan mereka dalam penetapan matlamat Upah dan gaji § Ciri-ciri matlamat yang dibentuk haruslah spesifik , jelas dan mencabar tetapi tidak terlalu sukar Status dan jaminan kerja Keselesaan dan keselamatan tempat kerja ii. Rekabentuk Kerja (Job Design) Polisi syarikat dan pentadbiran yang adil Cara pengurus menggabungjalinkan tugas-tugas bagi membentuk kerja yang dapat dilaksanakan Hubungan interpersonal dengan baik oleh pekerja. Kaedah penyeliaan berkesan Pengurus sepatutnya merekabentuk kerja dengan baik dan berhati-hati sebagai refleksi kepada perubahan dalam persekitaran, teknologi organisasi, dan skil pekerja, keupayaan dan keinginan. 3 jenis rekabentuk kerja ialah:  1. Pusingan Kerja (Job Rotation) 5) Ganjaran (Reward) o Pekerja dipindahkan secara sistematik mengikut tempoh tertentu dari satu bahagian ke bahagian- Suatu balasan yang diingini oleh pekerja terhadap usaha dan kerja yang mereka lakukan. bahagian yang lain (di dalam skop atau bidang yang sama) Melibatkan ganjaran kepada pekerja: o Dapat beri peluang kepada pekerja mencuba pelbagai kemahiran kerja yang boleh meningkatkan o Kewangan – gaji, upah dan bonus, elaun, kemahiran mereka. o Bukan Kewangan – anugerah khidmat cemerlang, hadiah percutian dan sijil pengiktirafan Objektif utama adalah untuk memotivasikan pekerja dan menggalakkan pekerja bekerja dengan lebih 2. Peluasan Kerja (Job Enlargement) tekun dan bersemangat. o dengan menambah skop tugas. o Proses menyatukan beberapa tugas yang menggunakan kemahiran yang sama bagi membentuk satu iv. PENGAWALAN kerja baru dengan aktiviti yang lebih meluas. Takrif kawalan o Pekerja akan bertanggungjawab mengawal dua atau tiga tugas dalam satu masa. Proses di mana pengurus memantau aktiviti-aktiviti, membandingkan dan membuat tindakan o Pekerja tak bosan pembetulan bagi memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dirancang. Proses memantau prestasi dan mengambil tindakan untuk memastikan hasil tercapai seperti yang 3.Pengayaan Kerja (Job Enrichment) dijangkakan. o menambah tanggungjawab untuk merancang dan menilai. o Ia meningkatkan kedalaman kerja Kepentingan Kawalan o Pekerja diberi kuasa untuk membuat andaian beberapa tugas yang biasanya dilakukan oleh pengurus 1. Mengukur prestasi pengurus dan pekerja mereka. Mekanisma kawalan dapat memantau prestasi pekerja dan kecekapan pengurus dalam membuat o Ia membenarkan pekerja melaksanakan seluruh aktiviti dengan bebas, berdikari dan keputusan. bertanggungjawab. 2.Jaminan kualiti produk Mengawasi, memeriksa dan meningkatkan mutu keluaran. iii. Kualiti Suasana Kerja (Quality Work Place) 3.Mengenalpasti peluang dan ancaman Melibatkan usaha mewujudkan suasana bekerja untuk meningkatkan motivasi pekerja, kepuasan dan Perniagaan perlu menganalisa peluang dan ancaman yang terdapat di sekitar perniagaan seperti komitmen sebagai faktor yang boleh menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi. persaingan, perubahan teknologi, politik dan undang-undang, ekonomi, dan lain-lain. Secara khususnya KSK merupakan cara untuk meningkatkan output organisasi dan memperbaiki 4. Bersedia menghadapi ancaman. kualiti dengan melibatkan pekerja dalam membuat keputusan yang boleh memberi kesan kepada Organisasi sentiasa berdepan dengan persekitaran yang dinamik (sentiasa berubah) terutamanya pekerjaan mereka. apabila ia melibatkan perubahan citarasa dan keperluan pengguna. Faktor-faktor yang dikaitkan dengan KSK: § Pampasan yang sesuai dan munasabah Takrif Proses Kawalan § Persekitaran kerja yang selamat dan sihat Proses kawalan ialah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengawal melibatkan penetapan § Peluang untuk membangunkan kebolehan sumber manusia piawai, mengukur prestasi sebenar, membuat perbandingan antara prestasi dan piawai dan melakukan § Peluang untuk pembangunan dan keselamatan kerja yang berterusan tindakan pembaikan supaya objektif yang dirancang tercapai. § Jadual kerja dan tugasan mudah/longgar (flexible) § Perhatian yang berhati-hati terhadap aliran serta rekabentuk kerja dan pekerja dilibatkan di dalam menghasilkan rekabentuk kerja § Kerjasama yang bertambah dan lebih baik dalam kesatuan pengurusan § Kurang struktur penyeliaan dan banyak pembangunan efektif dalam kumpulan kerja iv. Pengupayaan Empowerment Penurunan kuasa (delegasi kuasa) kepada subordinat untuk membuat keputusan. Menerangkan bagaimana pekerja diberi lebih autonomi terhadap proses kerja. Pekerja diberi autonomi iaitu kebebasan, berdikari dan menggunakan budibicara terhadap aktiviti- aktiviti kerja mereka. Ini termasuklah: i. Membenarkan pekerja menentukan kaedah kerja i. Menetapkan Piawaian ii. Memberi cadangan bagaimana menyelesaikan masalah Ia merujuk kepada perancangan dan rancangan yang hendak dilaksanakan itu perlu mengandungi iii. Menerima maklumat yang berkesan serta mengawal belanjawan kewangan piawai tertentu. Pengupayaan juga membolehkan pekerja mengawal maklumbalas prestasi kerja mereka. Piawai yang hendak dicapai ini perlulah ditetapkan dengan jelas dan boleh diukur. Pekerja percaya pada keupayaan diri sendiri untuk menyelesaikan tugas dengan jayanya. ii. Mengukur Pencapaian Pengurus akan mengukur pencapaian sebenar. Sebelum mengukur beberapa perkara perlu dikenalpasti antaranya ialah: i. Aktiviti yang ingin dinilai  ii. Bagaimana proses penilaian akan dilakukan TPM (unit) = Kos Tetap iii. Kekerapan penilaian dilakukan Harga – Kos Berubah seunit iv. Contohnya, pekerja Syarikat Mahsuri mengambil 5% sampel beras yang telah dihasilkan setiap 2 = 150,000 jam untuk mengukur berat dan % beras hancur dan mengira prestasi. 25 – 10 iii. Membandingkan Pencapaian dengan Piawaian = 10,000 unit Perbandingan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengenalpasti perbezaan di antara maklumat TPM (RM) = 10,000 x 25 yang telah dikumpulkan daripada penilaian prestasi sebenar dengan piawai yang telah ditetapkan. = RM250,000 Untuk membuat perbandingan, lazimnya pengurus akan bergantung kepada laporan yang diserahkan kepadanya oleh staf bawahan yang bertanggungjawab merekodkan hasil keputusan iv. Carta Gantt kemajuan prestasi sebenar. § Carta berjadual yang menunjukkan output yang sebenar dan dirancang dalam satu tempoh masa. iv. Membuat Langkah Pembetulan § Carta yang menunjukkan susunan langkah-langkah/aktiviti di dalam suatu projek dan masa yang Pengurus boleh memilih di antara 3 tindakan: tidak buat apa-apa, membuat pembetulan ke atas diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap langkah/aktiviti tersebut. prestasi sebenar atau menyemak semula piawaian. § Gantt menunjukkan secara grafik bila kegiatan perlu dilaksanakan dan membandingkan unjuran Tindakan pembetulan/pembaikan dilakukan ke atas tahap-tahap operasi tertentu yang dikenalpasti tersebut dengan progres sebenar bagi setiap kegiatan. menyebabkan penyimpangan. § Jadual keseluruhan dibentuk dengan menetapkan masa permulaan dan masa siap setiap kegiatan Jika didapati semua faktor yang dinilai tidak mencapai piawai, piawaian perlu diubahsuai – mungkin yang perlu disempurnakan mengikut turutan sehingga tamatnya projek berkenaan. piawaian terlalu tinggi § KEGUNAAN: untuk mengawal atau memastikan aktiviti perniagaan dilaksanakan seperti masa yang Jika tiada penyimpangan, aktiviti akan diteruskan seperti biasa dan tindakan susulan akan ditetapkan. dilaksanakan. Alat-alat kawalan terbahagi kepada: i. Belanjawan § Satu bentuk perancangan berangka yang memperuntukkan sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti bagi sesuatu tempoh tertentu. § KEGUNAAN: sebagai panduan dimana pihak pengurusan dapat mengawal perbelanjaan seperti yang ditetapkan. § Contoh belanjawan – Belanjawan induk, belanjawan tunai, belanjawan modal, kredit, pentadbiran, stok, induk dan lain-lain. ii. Carta PERT § Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui. § Jaringan atau gambarajah menunjukkan hubungan serta turutan berlakunya setiap kegiatan- kegiatan dalam projek tersebut. § KEGUNAAN : Digunakan oleh pengurus untuk mengenalpasti dan mengawal tindakan berasingan yang dilakukan untuk menyiapkan sesuatu projek. iii. Titik Pulang Modal § Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan (hasil) dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah jualan akan menyamai jumlah kos iaitu titik pulang modal. § Ia tercapai apabila Jumlah Hasil = Jumlah Kos § Dengan ini firma akan mempastikan output yang dijual melebihi titik yang telah ditetapkan supaya memperolehi keuntungan. § KEGUNAAN: digunakan untuk menentukan unit minima yang patut dikeluarkan atau dijual untuk mendapat pulangan modal. § Contoh soalan Apakah kuantiti pulang modal jika harga jualan seunit ialah RM25, Kos Berubah seunit ialah RM 10 dan Kos Tetap seunit RM150,000? Jawapan: