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• Tema 58 trata sobre los principios y requisitos funcionales para documentos electrónicos, directrices y requisitos funcionales de los sistemas de gestión de documentos electrónicos, los metadatos (sus tipos) y el esquema de metadatos para la gestión de documentos electrónicos (E-EMGDE).
• Los puntos tratados son: principios y requisitos funcionales, normas técnicas de interoperabilidad, metadatos (tipos), esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico, consideraciones previas para la adopción de una aplicación informática para la gestión documental, MoReq y el programa de trabajo E-ARK.

Principios y Requisitos Funcionales

• Se centra en los requisitos funcionales para documentos y expedientes electrónicos, siguiendo las Normas Técnicas de Interoperabilidad relacionadas.
• El marco normativo de la administración electrónica se encuentra en las leyes 39 y 40/2015 y el R.D. 203/2021 que las desarrolla; sin embargo, la base se encuentra en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
• La Ley 11/2007 introdujo conceptos clave como el documento-e administrativo, archivo electrónico de documentos, y expediente electrónico.
• El R.D. 1671/2009 desarrolla lo referente a los documentos electrónicos y sus copias, especialmente en su Capítulo I, artículos 41 (características del documento electrónico) y 42 (adición de metadatos).
• El R.D. 4/2010 aprueba el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), que trata la recuperación y conservación del documento electrónico en su Capítulo X.
• El ENI establece que las Administraciones públicas adoptarán medidas organizativas y técnicas para garantizar la interoperabilidad en la recuperación y conservación de documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
• Las medidas incluyen:
  • Definición de política de gestión de documentos.
  • Inclusión de un índice electrónico firmado en los expedientes.
  • Identificación única e inequívoca de cada documento.
  • Asociación de metadatos mínimos obligatorios.
  • Clasificación según un plan adaptado a las funciones.
  • Establecimiento del período de conservación.
  • Acceso completo e inmediato a los documentos en línea.
  • Adopción de medidas de conservación.
  • Coordinación horizontal entre responsables de gestión documental.
  • Transferencia de expedientes entre repositorios.
  • Borrado o destrucción física de la información, según la legislación.
  • Formación tecnológica del personal responsable.
  • Documentación de los procedimientos de interoperabilidad.
• Las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.
• Esta medida se alinea con el artículo 17 de la Ley 39/2015.

Normas Técnicas de Interoperabilidad

• El ENI establece el desarrollo de normas técnicas de interoperabilidad de obligatorio cumplimiento por las Administraciones públicas.
• El documento electrónico está regulado por la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública.
• La estructura lógica del documento-e incluye contenido, firma electrónica (si aplica), y metadatos.
  • Los metadatos se dividen en mínimos obligatorios y complementarios.
  • Los mínimos obligatorios están definidos en el anexo I y deben estar presentes en cualquier intercambio de documentos electrónicos, sin ser modificados.
• La Ley 39/2015, en su artículo 26, caracteriza al documento electrónico emitido por las Administraciones Públicas.
• Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deben contener información archivada en soporte electrónico, disponer de datos de identificación, e incorporar una referencia temporal.
• Se consideran válidos los documentos electrónicos trasladados a terceros por medios electrónicos, cumpliendo los requisitos.
• Los documentos electrónicos emitidos con carácter informativo o que no forman parte de un expediente administrativo no requieren firma electrónica, pero deben identificar su origen.
• El expediente electrónico está regulado en el artículo 70 de la Ley 39/2015, definiéndolo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa.
• Los expedientes deben tener formato electrónico y formarse mediante la agregación ordenada de documentos, pruebas, dictámenes, etc., con un índice numerado.
• Cuando se remite un expediente electrónico, se debe hacer según el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad, enviándose completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice autentificado.
• La información auxiliar o de apoyo no forma parte del expediente administrativo.
• El expediente electrónico está regulado por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Documento electrónico, aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011.
• Un expediente electrónico se compone de documentos electrónicos que recogen cada actuación administrativa, un índice electrónico que garantiza la integridad y permite su recuperación, la firma del índice electrónico y metadatos.
• La digitalización de un documento tangible produce un nuevo documento, inicialmente una imagen fidedigna del original.
• Este documento puede someterse a procesos técnicos para mejorar sus prestaciones sin alterar su fidelidad (ej: reconocimiento óptico de caracteres).
• Los componentes del nuevo documento-e incluyen: imagen electrónica, firma electrónica (opcional), metadatos mínimos obligatorios, y metadatos complementarios.
• La accesibilidad de un documento puede requerir un cambio de formato, lo cual está contemplado en la Norma Técnica de interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, que se aprobó en julio de 2011.

Metadatos

• Etimológicamente, los metadatos se definen como "datos acerca de datos."
• Suelen estar ligados al tratamiento automatizado de datos mediante computadoras.
• Los metadatos proporcionan información sobre la documentación u otros datos gestionados dentro de una aplicación o entorno de trabajo.
• Informan sobre datos estructurados en elementos, atributos, registros, estructura, y sobre el propio conjunto (localización, asociaciones, propiedad, uso, etc.).
• Pueden incluir información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de otros datos.
• Un conjunto de metadatos se denomina "diccionario de datos."
• El primer uso conocido del término se recoge en el libro de Philip R. Bagley publicado en 1968 donde define la importancia de asociar explícitamente un elemento de datos que representa información sobre otro.
• Pomerantz distingue clases de metadatos:
  • Descriptivos
  • Administrativos
  • Estructurales
  • De Conservación
  • De Uso.
• Los metadatos estructurales y de conservación se consideran subcategorías dentro de los administrativos porque para administrar correctamente un objeto es necesario conocer su estructura y los medios para conservarlo.

Metadatos Descriptivos

• La mayor dificultad para investigadores es poner en orden los contenidos, cuantificar y comparar datos de fuentes, formatos y naturalezas diferentes.
• Incluso de manera estructurada, hay una limitación ontológica por los diferentes puntos de vista.
• Una herramienta capaz de recolectar datos (data-mining) y superar limitaciones ontológicas simplificaría el proceso y ahorraría tiempo y dinero.
• Steven J. Miller ha recopilado recursos existentes sobre metadatos, pero las tres familias de gestión del patrimonio cultural apenas tienen conexiones para reutilizar datos entre sí.
• Para mejores resultados en la recolección, se deben considerar estándares de metadatos y el campo y la categoría a la que pertenecen.

Metadatos Administrativos

• Proporcionan información sobre el ciclo vital de un recurso para su administración.
• Existe solapamiento entre metadatos administrativos y descriptivos; los administrativos deben contener elementos descriptivos.
• Es la categoría más amplia, incluyendo metadatos técnicos y de conservación.
• Clave para asegurar la existencia y disponibilidad de un recurso a lo largo del tiempo.

Metadatos Técnicos

• No suelen requerir intervención humana, capturados automáticamente por la aplicación que gestiona el fichero.
• Fundamentales para la conservación de cualquier fichero en un ordenador o red.
• Incluyen fecha de creación, modificación, tamaño del fichero y solapamientos con metadatos descriptivos.
• Las imágenes digitales generadas por cámaras son conjuntos documentales asociados; los dispositivos de captura suelen incorporar metadatos en la cabecera del fichero.
• El modelo de metadatos usado por la mayoría de las cámaras digitales es el Exchangeable image file format (Exif), que contiene elementos establecidos por el fabricante, valores configurables por el usuario y valores que cambian con cada foto.
• Las fotos suelen tener varios esquemas redundantes, uno definido por el International Press Telecommunications Council (IPTC) para salvaguardar los derechos de las noticias e imágenes intercambiadas.
• Adobe definió una especificación para introducir los metadatos en los archivos de imágenes digitales, conocidos como “encabezados IPTC”.
• En 2001 Adobe introdujo la XMP, Extensible Metadata Platform, usado en archivos PDF, fotografía y aplicaciones de retoque fotográfico como Photoshop.
• A nivel europeo, existió un intento (proyecto Sepiades que termino en via muerta), para la edición de metadatos, pero no tuvo continuación.

Metadatos Estructurales

• Capturan información sobre la organización de un recurso.
• Usados en libros o publicaciones digitales para proporcionar información sobre capítulos y secciones.
• Fundamentales en el vídeo digital.
• Un estándar de la Organización Internacional de Estandarización es MPEG-21, que define un marco de trabajo para construir aplicaciones que muestren archivos multimedia.

Metadatos de Procedencia

• Una de las grandes ventajas de los archivos digitales es la facilidad de obtener copias.
• Su función es proporcionar datos sobre las entidades relacionadas con un recurso.
• Permiten situar un recurso en una red social o proporcionar un contexto para su evaluación.
• En un entorno con proliferación constante de fuentes de desinformación sirven para asegurar la confiabilidad y utilidad de la documentación.
• Dada la estandarización, es posible usar esquemas existentes para documentar la procedencia (Dublin Core, Tesauro Getty, Metadatos Exif o IPTC).

Metadatos de Conservación

• Información que un repositorio digital utiliza para mantener y conservar sus recursos: viabilidad, accesibilidad, comprensividad, autenticidad e identidad.
• El estándar más desarrollado es PREservation Metadata Implementation Strategies (PREMIS), desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América.
• Define cuatro entidades fundamentales para el proceso de conservación: objetos, agentes, acontecimientos e información sobre derechos.

Metadatos de Propiedad Intelectual

• Gestión de los derechos de propiedad intelectual de recursos digitales.
• Uno de los elementos del Dublin Core es rights (derechos), donde se indican los derechos de uso asociados.
• Dublin Core Terms califican al elemento derechos con license, rightsHolder y accessRights.
• Uno de los mas usados es el Creative Commons Rights Expression Language (CC REL).
• Creative Commons ha articulado detalladamente las entidades y relaciones vinculadas con los derechos de propiedad intelectual. La especificación desarrollada para CC REL identifica dos clases de propiedades:
  • Propiedades de un trabajo
  • Propiedades de la licencia para dicho trabajo.
• Los valores de estas propiedades se toman de un vocabulario controlado.

Meta-Metadatos

• Debido al aumento continuado de los recursos web procedentes de archivos, bibliotecas, museos, universidades y todo tipo de instituciones de gestión del patrimonio cultural se desarrolló un conjunto de metadatos que sirviera para gobernarlos a todos.
• El Estándar de Codificación y Transmisión de Metadatos (METS) se creó para proporcionar una estructura estandarizada para metadatos sobre recursos.
• Un documento METS es un contenedor de registros de metadatos donde los metadatos referidos a un recurso se convierten en datos.
• Un documento METS consta de 7 partes: encabezamiento, metadatos descriptivos, metadatos administrativos, fichero, mapa estructural, vínculos estructurales y comportamiento.

Metadatos de Uso

• La recolección de datos sobre el uso de los recursos no es algo nuevo, un ejemplo es la recopilación estadística que hacen los servidores Web para capturar las estadísticas de uso.
• "Datos expulsados"
• Los servidores web recolectan datos sobre las peticiones recibidas (y respondidas) por dicho servidor.
• Definición de "para-data" para referirse a los datos generados a partir de la recolección de datos de uso.

Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico

• La norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos se refiere al Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE).
• Éste incluye los metadatos mínimos obligatorios y otros complementarios pertinentes.
• El esquema de metadatos se inspira en el australiano Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0
• La norma utiliza un sistema estructurado para organizar la distribución de información, usando los elementos “identidades”, "propiedades” y las “relaciones” entre ambas.
• El esquema e-EMGDE establece el modelo conceptual, la descripción de elementos y sub-elementos, esquemas de valores necesarios y referencias a normas utilizadas.
• De acuerdo con la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos, las organizaciones garantizarán la integridad de los metadatos.
• El e-EMGDE incluye los metadatos mínimos obligatorios definidos en las NTI de Documento electrónico y Expediente electrónico.

Uso del e-EMGDE

• Independientemente de la calificación de cada metadato en cuanto a su obligatoriedad, todos (excepto los obligatorios en las NTI) son complementarios a efectos de intercambio.
• Se considera recomendable el uso de ciertos metadatos como e-EMGDE3.1 (Nombre natural), e-EMGDE4.1 (Fecha fin para expediente) y e-EMGDE8.1 (Nivel de acceso).
• Con carácter previo al expediente electrónico, se debe dar de alta la serie documental en el Sistema de Información Administrativa (SIA), incorporando el código SIA en el metadato clasificación.

Consideraciones Previas para la Adopción de una Aplicación Informática

• El objetivo es que las soluciones informáticas cumplan con los requisitos para gestión documental.
• La metodología puede usarse para evaluar bases de datos y sistemas de gestión.
• Se deben definir las necesidades de gestión y actuación, vinculando los objetivos del proyecto con los del organismo.
• Se debe constituir un grupo básico de desarrollo y coordinación del proyecto.
• Se deben evaluar las prácticas vigentes de gestión documental y compararlas con los estándares actuales.
• Se debe definir los requisitos del usuario
• Se deben identificar costes y beneficios
• Se debe ampliar el equipo inicial del proyecto
• Y definir el plan del proyecto
• Se deben tomar consideraciones legales y elegir la aplicación idónea.

MOREQ

• El foro DLM (DLM-Forum) comenzó en 1991 con una resolución sobre organización de archivos.
• El fórum pasó a denominarse DLM-Forum, con el principal objetivo de investigar, promocionar y desarrollar posibilidades para incrementar la cooperación en el campo de los archivos electrónicos.
• Cada DLM-Forum ha llevado al desarrollo de nuevos proyectos en el campo de la gestión, conservación y la mejora en el acceso (continuado) a los documentos electrónicos.
• El resultado más significativo que surgió del DLM-Forum de 1996 fue la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo.
• La especificación MoReq describe un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo e incide en los requisitos funcionales de la gestión.
• El actual modelo que esta en vigor es MoReq2010

Programa de Trabajo E-ARK

• El DLM Forum también forma parte del consorcio que ha llevado a cabo el proyecto E-ARK, cofinanciado con fondos comunitarios.
• La cantidad de contenidos digitales ha provocado un cambio en las relaciones entre administraciones, ciudadanos y empresas.
• En 2017 se crea en DML Forum The DML Archival Standards Board para garantizar la sostenibilidad y desarrollo del proyecto E-ARK.
• El nuevo nombre es Comité sobre estándares de interoperabilidad del ciclo vital de la información digital Board