Apostila - Gerenciamento de Portfólios de Projetos PDF

Professor(a): Tito Simões Professor(a): Tito Simões Unidade 3 Gerenciamento de Projetos Modelo Unidade 3 PMI/...

Professor(a): Tito Simões Professor(a): Tito Simões Unidade 3 Gerenciamento de Projetos Modelo Unidade 3 PMI/ | Aula 5 PMBOK Aula 5 – Gerenciamento de Portfólios e Gerenciamento de Projeto na Prática Objetivo da Aula Conhecer e compreender os princípios e as melhores práticas de gerenciamento de portfólios, visando a obtenção de resultados bem-sucedidos, de acordo com os padrões do PMI/PMBOK. Além disso, serão explorados casos práticos e ferramentas para a gestão de projetos. Apresentação Nesta aula, iremos conhecer os principais conceitos e práticas relacionadas ao gerenciamento de portfólios em projetos, que é fundamental para que as organizações possam garantir que os seus recursos sejam alocados de forma estratégica, maximizando o valor gerado por cada iniciativa e alcançando seus objetivos estratégicos de longo prazo. Além disso, também serão abordadas as principais etapas de um projeto, com seus conceitos e exemplos práticos. 1. Gerenciamento de Portfólios O gerenciamento de portfólios envolve a gestão de um conjunto de projetos, programas e outras iniciativas que são executados por uma organização. Assim, o objetivo é garantir que esses projetos estejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização e que sejam gerenciados de forma eficiente e eficaz. O exemplo abaixo, de um organograma genérico, mostra a relação do projeto com a gestão organizacional. Nele é possível perceber que o projeto tem tanto papel de entrega de resultados como também na retroalimentação papel de mudança ou ajuste na estratégia – demonstrando como o alinhamento estratégico é fundamental. Livro Eletrônico faculdade.grancursosonline.com.br 1 de 9  Unidade 3 | Aula 5 Professor(a): Tito Simões Figura 1: Modelo de Estrutura de Gestão Fonte: Elaboração própria. Nesse sentido, para gerenciar portfólios de projetos, é necessário ter uma visão abrangente de todos os projetos em andamento na organização e identificar a melhor forma de alocar recursos, priorizar iniciativas e monitorar o progresso de cada projeto. O primeiro passo para gerenciar um portfólio de projetos é identificar todas as iniciativas em andamento na organização. Isso pode ser feito por meio de um inventário de projetos, que deve incluir informações sobre o objetivo de cada projeto, os recursos alocados, o prazo de conclusão e o orçamento. Além disso, é importante avaliar a relevância de cada projeto para os objetivos estratégicos da organização, para determinar se eles devem ser mantidos ou interrompidos. A partir disso, inicia-se a seleção dos projetos considerados mais relevantes para os objetivos estratégicos da organização. Para tal, é necessário considerar critérios como o impacto do projeto, o custo-benefício, a viabilidade técnica e a capacidade de execução. Ainda nessa etapa, pode- se levar em conta o balanceamento de riscos, o que significa que a organização deve ter um mix de projetos de curto, médio e longo prazo, com diferentes níveis de risco e retorno. Com a seleção de projetos concluída, deve-se estabelecer uma ordem de prioridade para cada iniciativa. A priorização deve ser baseada em critérios como a importância do projeto para os objetivos estratégicos da organização, o prazo de conclusão, o orçamento e a disponibilidade de recursos. Além disso, a priorização também pode ser ajustada ao longo do tempo, conforme as condições mudam e novas informações são obtidas sobre cada projeto. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para VITORIA IVANY - 20637944720, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. faculdade.grancursosonline.com.br 2 de 9  Unidade 3 | Aula 5 Professor(a): Tito Simões Em sequência, com os projetos selecionados e priorizados, é possível determinar a alocação de recursos necessários para cada iniciativa. Isso inclui a definição de orçamentos e a alocação de pessoal e outros recursos necessários para a execução dos projetos. A alocação de recursos também deve considerar a capacidade da organização de gerenciar vários projetos simultaneamente, para evitar sobrecarga e garantir a eficiência da execução. Por fim, é fundamental monitorar de forma contínua o progresso dos projetos e do portfólio como um todo. Isso inclui o acompanhamento de indicadores de desempenho, a avaliação de riscos e a tomada de medidas corretivas quando necessário para garantir que eles continuem alinhados aos objetivos estratégicos da organização. 2. Estrutura Organizacional X Projetos Para cumprir suas competências institucionais, as organizações necessitam de um sistema de funcionamento organizado e instituído de forma eficiente e eficaz. Assim, as estruturas variam de funcionais a projetizadas, com diversas estruturas matriciais entre elas. A forma de como as organizações podem se estruturar pode ser classificada como funcional, matricial ou projetizada, vamos ver as características de cada uma delas: Quadro 1: Modelos de Estrutura Organizacional Hierarquia em que cada colaborador possui um superior bem definido e são agrupados por especialidade, por exemplo: recursos Funcional humanos, contabilidade, logística, etc. Neste modelo, a burocracia tende a ser mais enfática devido às relações de autoridade mais fortes. Os colaboradores são geralmente alocados em equipes para executar o projeto e, Projetizada ao final, o grupo é desfeito ou os recursos são realocados em outras iniciativas. Os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade. Os colaboradores são geralmente alocados em equipes para executar o projeto e, Matricial ao final, o grupo é desfeito ou os recursos são realocados em outras iniciativas. Os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade. Fonte: Elaboração própria. Portanto, podemos entender que a organização clássica é a funcional, onde há uma hierarquia clara, ou seja, cada empregado tem um superior. Além disso, é possível enxergar as diversas funções da organização: marketing, engenharia, contabilidade etc. Tipicamente essas funções são desempenhadas por departamentos na organização. No outro extremo, temos as organizações projetizadas, ou seja, orientadas a projetos. Nessas organizações os gerentes de projetos possuem muito poder/influência. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para VITORIA IVANY - 20637944720, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. faculdade.grancursosonline.com.br 3 de 9  Unidade 3 | Aula 5 Professor(a): Tito Simões Entre esses dois extremos temos a denominada organização matricial. Nesse tipo de organização, que pode ser divido em: fraca, por matricial e forte; esse poder irá variar com a proximidade/distância do modelo projetizado. Abaixo, um organograma que ilustra cada tipo de estrutura, considerando o poder/influência do gestor de projetos: Figura 2: Modelos de Estrutura Organizacional Fonte: Elaboração própria. Portanto, a estrutura organizacional das empresas é um fator ambiental que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a maneira como os projetos são gerenciados. 3. Escritório de Gerenciamento de Projetos Um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) é uma estrutura, setor ou unidade organizacional existentes em algumas organizações, que centraliza, coordena ou apoia o gerenciamento de projetos sob sua responsabilidade. As atribuições e responsabilidades de um EGP podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável por gerenciar os projetos. A forma, função e estrutura específicas de um EGP dependem das necessidades da organização a qual ele suporta. Diferentemente dos líderes de projetos que enxergam apenas os projetos sob sua responsabilidade, o Escritório de Gerenciamento de Projetos engloba todos os projetos sob sua governança com uma perspectiva mais estratégica. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para VITORIA IVANY - 20637944720, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. faculdade.grancursosonline.com.br 4 de 9  Unidade 3 | Aula 5 Professor(a): Tito Simões O EGP apoia a alta administração, implementando de maneira mais efetiva os processos de gerenciamento de projetos. As atribuições do EGP dependerão do objetivo do escritório, cultura organizacional, patrocínio da alta administração etc. Como exemplo, podemos citar os seguintes itens: Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos administrados pelo EGP. Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento. Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão. Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos e modelos padrões de gerenciamento de projetos por meio de auditorias do projeto. Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários e outras documentações compartilhadas do projeto. Implantação, padronização e gerenciamento de ferramentas de gerenciamento de projetos. Coordenação das comunicações entre projetos. Um EGP pode existir em qualquer uma das estruturas organizacionais e normalmente os escritórios são criados em uma determinada área da organização. Porém, quando a alta administração percebe os benefícios gerados pelo EGP, normalmente acaba implementado um escritório mais estratégico. 4. Etapas do Gerenciamento de Projetos A gestão de projetos é uma metodologia que visa garantir que os projetos sejam entregues dentro do prazo, do orçamento e com qualidade. Como estudado nesta unidade, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge, 2017) é um guia de boas práticas de gestão de projetos, que define as etapas que devem ser seguidas para garantir o sucesso de um projeto, são elas: Gerenciamento de processo de iniciação: São os processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente por meio da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou fase. Esta etapa envolve a definição do escopo do projeto, a identificação das partes interessadas e a elaboração do termo de abertura do projeto (TAP). Nesta etapa, é importante estabelecer as expectativas do projeto, seus objetivos e sua viabilidade. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para VITORIA IVANY - 20637944720, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. faculdade.grancursosonline.com.br 5 de 9  Unidade 3 | Aula 5 Professor(a): Tito Simões EXEMPLO Uma empresa decide implementar um novo sistema de gestão de estoques. A equipe de gerenciamento de projetos é designada para elaborar o TAP, que inclui a definição do escopo do projeto, o cronograma de execução, o orçamento e as partes interessadas envolvidas. Gerenciamento de processo de planejamento: São os processos realizados para definir o planejamento do projeto e desenvolver o curso de ação necessário. Esta etapa envolve a definição dos objetivos do projeto, a elaboração do plano de gerenciamento do projeto, a identificação dos recursos necessários e a elaboração do plano de gerenciamento dos riscos. Nesta etapa, é importante definir os prazos, os custos e a qualidade do projeto. EXEMPLO A equipe de gerenciamento de projetos define os objetivos do projeto de implementação do sistema de gestão de estoques. Ela elabora o plano de gerenciamento do projeto, que inclui a definição das atividades do projeto, os prazos e os recursos necessários. Também é elaborado o plano de gerenciamento dos riscos, que identifica os possíveis riscos e as medidas preventivas que serão tomadas para minimizá-los. Gerenciamento de processo de execução: São os processos realizados para executar o trabalho definido no planejamento do projeto. Esta etapa envolve a implementação do plano de gerenciamento do projeto pois é importante garantir que todas as atividades sejam executadas dentro do prazo, do orçamento e com qualidade. EXEMPLO A equipe de gerenciamento de projetos implementa o sistema de gestão de estoques, realizando as atividades previstas no plano de gerenciamento do projeto. São realizados testes para garantir a qualidade do sistema e são tomadas medidas corretivas quando necessário. Gerenciamento de processo de monitoramento e controle: São os processos necessários para acompanhar, revisar e regular o processo e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes. Nesta etapa se realiza a verificação se o projeto está sendo executado de acordo com o plano de gerenciamento, onde é importante identificar possíveis desvios e tomar medidas corretivas. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para VITORIA IVANY - 20637944720, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. faculdade.grancursosonline.com.br 6 de 9  Unidade 3 | Aula 5 Professor(a): Tito Simões EXEMPLO A equipe de gerenciamento de projetos monitora o andamento da implementação do sistema de gestão de estoques e verifica se ele está sendo executado dentro do prazo, do orçamento e com qualidade. Aqui são identificados possíveis desvios e são tomadas medidas corretivas para garantir o sucesso Gerenciamento de processo de encerramento: São os processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto ou fase. Esta etapa envolve a finalização do projeto e a entrega do produto ou serviço. Aqui é importante garantir que todos os requisitos do projeto tenham sido atendidos e que o produto ou serviço esteja funcionando corretamente. Também é importante documentar as lições aprendidas para futuros projetos. EXEMPLO A equipe de gerenciamento de projetos finaliza a implementação do sistema de gestão de estoques e realiza testes finais para garantir que ele esteja funcionando corretamente. São verificados os requisitos do projeto e a equipe confirma que todos foram atendidos. Além disso, são documentadas as lições aprendidas durante o projeto para que sejam utilizadas em futuros projetos. Por fim, é importante compreender que os grupos de processos de gerenciamento de projetos se sobrepõem e interagem, apesar de serem representados graficamente como elementos distintos. A aplicação dos processos é iterativa e muitos deles são repetidos durante o projeto. Considerações Finais da Aula O gerenciamento de portfólios em projetos é uma prática fundamental para garantir que os projetos de uma organização estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização, e, também, para que sejam executados de forma eficiente e eficaz. Assim, para gerenciar portfólios de projetos, é necessário identificar todos os projetos em andamento na organização, selecionar os mais relevantes, priorizá-los, alocar recursos e monitorar continuamente o progresso de cada projeto e do portfólio como um todo. Ainda, ressalta-se aqui que a gestão de projetos é uma metodologia que visa garantir que os projetos sejam entregues dentro do prazo, do orçamento e com qualidade e, para tal, é importante que as etapas definidas no PMBOK (Project Management Body of Knowledge) O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para VITORIA IVANY - 20637944720, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. faculdade.grancursosonline.com.br 7 de 9  Unidade 3 | Aula 5 Professor(a): Tito Simões sejam seguidas, com o objetivo de garantir o sucesso de um projeto. Além disso, é comum que as organizações implementem Escritórios de Gerenciamento de Projetos para facilitar a coordenação e a gestão dos projetos. Materiais Complementares O Que é e Como Implementar Um PMO (Escritório De Projetos)? 2021, Mario Trentim - Gestão & Tecnologia. Entendendo o PMO na prática Link para acesso: https://www.youtube.com/watch?v=ozW70ºJg7gU (acesso em 07 jun. 2023.) Entenda DE UMA VEZ as Fases de um Projeto 2021, Você Gerente. Ciclos de Vida de um projeto. Link para acesso: https://www.youtube.com/watch?v=TPbW4RBq1ºI (acesso em 07 jun. 2023.) Papo gestão: PMO 2021, São Camilocast. O que é um Escritório de Projetos (PMO)? Neste episódio, os apresentadores exploram o conceito de PMO (Escritório de Projetos) e compartilham informações sobre suas principais características, funções e benefícios. Eles discutem como um PMO pode contribuir para a efetividade da gestão de projetos nas organizações e fornecem insights práticos sobre a implementação e operação de um PMO. Link para acesso: https://open.spotify.com/episode/056Jx5kHfPJzkZenORX8Rn (acesso em 07 jun. 2023.) Referências JÚNIOR, A. Estruturas Organizacionais – O que mudou no Guia PMBOK 6ª Edição? 2020. Disponível em: https://blog.grancursosonline.com.br/estruturas-organizacionais- -o-que-mudou-no-guia-pmbok-6a-edicao/ Acesso em: 05 mai. 2023. IRELAND, L. R. Quality Management for Projects and Programs. Ppennsylvania: PMI. 2013. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para VITORIA IVANY - 20637944720, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. faculdade.grancursosonline.com.br 8 de 9  Unidade 3 | Aula 5 Professor(a): Tito Simões PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guia do Conjunto de Conhecimentos em Ge- renciamento de Projetos (PMBOK® Guide). 6ª edição. Pennsylvania: PMI, 2017. RIBEIRO, W.L.; VIEIRA, H.R. Canvas de Projeto: transformando ideias em projetos. São Paulo: Riemma Editora, 2018. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para VITORIA IVANY - 20637944720, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. faculdade.grancursosonline.com.br 9 de 9