Procedimiento de Revisión de Cuadres de Caja - Grupo Mey-Ko S.A. PDF

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.18 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 1 / 4 REVISIÓN DE CUADRES DE CAJA V 1.1 23/10/2024 1. Objetivo: Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias y/o los parámetros bajo los cuales se debe realizar el proceso de revisión, validación y cierre de las cajas de los puntos de venta de Grupo Mey-ko S.A., asegurando el correcto registro y manejo de las ventas diarias, así como la verificación de los fondos de cambio y las transacciones efectuadas mediante diferentes métodos de pago. 2. Alcance: Este proceso aplica a todos los puntos de venta de Grupo Mey-ko S.A., los cuales utilizan el sistema Odoo para gestionar sus ventas. La revisión incluye la verificación de la información de ventas, depósitos bancarios, soportes de transferencia, comprobantes de terminales de tarjetas de crédito y la conciliación de los montos en efectivo. 3. Responsables: Departamento de Administración y Finanzas | Contabilidad, Departamento Comercial | Tiendas y Contact Centrer 4. Descripción: 1. Revisión diaria de caja: Responsable: Auxiliar contable Periodicidad: diario Se debe de realizar la revisión de los puntos de venta diariamente, durante las primeras horas del día, esta actividad es esencial para garantizar que toda la información de las ventas del día anterior haya sido registrada y validada correctamente. Para llevar a cabo la revisión, se debe de ingresar al sistema, en el módulo de Punto de venta. Una vez realizado el procedimiento anterior, se mostrarán todos los puntos de venta vigentes en la empresa. El objetivo principal en esta etapa es revisar cada uno de estos puntos para asegurar que: ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Leví Lagos Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Gerente de Administración y Finanzas Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.18 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 2 / 4 REVISIÓN DE CUADRES DE CAJA V 1.1 23/10/2024 La información de ventas del día anterior haya sido cargada en tiempo y forma al sistema. Se haya generado la transferencia interna correspondiente, lo cual refleja que el dinero de las ventas ha sido registrado para su traslado al banco o manejo interno. Revisión adecuada del estado de las cajas. Estos pueden ser: a. Control de apertura: se ingresa a la caja y está en proceso de cuadrar. b. Cerrado contabilizado: la sección ya se finalizó. c. Caja en proceso: Cuando no se puede cerrar la caja, producto que facturan en cero y se debe de validar en el albarán. La validación de los fondos de cambio con los que las tiendas debe de iniciar y cerrar las cajas. Cada tienda debe de contar con un fondo autorizado de dinero para el manejo del efectivo, el cual debe de estar presente tanto en la apertura como en el cierre de las cajas. Este fondo es el que se utiliza para dar cambio a los clientes durante las transacciones. 2. Revisión de los pagos en Punto de Venta: Responsable: Auxiliar contable Se procede a revisar la información de cada tienda. Es importante estar concentrado y tener claro el punto de venta que está revisando. En el apartado de Sesiones, se aplica el filtro de Fecha del día anterior para acceder a la información de ventas de esa jornada. Una vez realizado el procedimiento anterior se debe de poner atención a: La cantidad de efectivo recibido en ese día. Las cantidades procesadas mediante tarjeta de crédito. Las ventas realizadas mediante transferencias bancarias. 3. Validación con los archivos adjuntos: Responsable: Auxiliar contable Una vez revisada la información de ventas, se debe validar que los datos ingresados en el sistema coincidan con los documentos adjuntos. Estos documentos incluyen: Soporte de depósitos bancarios. Soporte de transferencia. Comprobantes de cierre de las terminales de tarjeta de crédito (POS). ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Leví Lagos Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Gerente de Administración y Finanzas Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.18 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 3 / 4 REVISIÓN DE CUADRES DE CAJA V 1.1 23/10/2024 Todas las tiendas tienen hasta las 11:00 a.m. del día siguiente para subir la información correspondiente. En algunos casos, el sistema muestra el monto total, por lo que es necesario sumar cada uno de los soportes de transferencia adjuntos para asegurarse de que los datos sean correctos y los comprobantes cargados al sistema estén bien registrados. 4. Verificación de ingresos y denominaciones de billetes (billetaje): Responsable: Auxiliar contable Una vez concluido el procedimiento anterior se revisa que: Los billetes hayan sido correctamente contabilizados al inicio y al cierre de la caja. El efectivo depositado coincida con lo que figura en el sistema. Las denominaciones de los billetes sean consistentes y reflejen las transacciones realizadas durante el día. Es importante prestar atención cuando las denominaciones de los billetes al inicio y al cierre de caja son idénticos, lo cual es una señal de alerta; esto es poco posible, ya que debería de haber un movimiento de efectivo durante el día (por ejemplo, cuando los clientes pagan en efectivo y reciben cambio). Este tipo de inconsistencias puede indicar un problema en el manejo del efectivo, por lo que es importante tenerlo en cuenta durante la revisión. La revisión de las secciones de punto de venta es fundamental para monitorear que los Asesores de Ventas u Oficiales de Contact Center estén cuadrando correctamente las cajas al final del día. El proceso permite detectar discrepancias, errores en el registro de pagos, o problemas con el manejo del efectivo. 5. Revisión de todas las cajas: Responsable: Auxiliar contable Finalmente, el encargado de la revisión puede optar por verificar las cajas una por una o ingresar directamente al apartado de ‘Pedidos’ y ‘Sesiones’ en el sistema. Esta sección ofrece un panorama general de todas las sesiones de los Puntos de Venta, indicando cuáles están: En progreso: Cajas que aún no se han cerrado. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Leví Lagos Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Gerente de Administración y Finanzas Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ADM-EXPL-1.18 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 4 / 4 REVISIÓN DE CUADRES DE CAJA V 1.1 23/10/2024 Cerradas y Contabilizadas: Cajas que ya fueron cerradas y los montos han sido registrados. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Leví Lagos Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Gerente de Administración y Finanzas Sub-Gerente General