Revisión de Cajas en Odoo para Grupo Mey-ko

Objetivo

• El manual establece los procedimientos para la revisión, validación y cierre de las cajas de los puntos de venta de Grupo Mey-ko S.A.
• Se busca asegurar el registro y manejo correcto de las ventas diarias, así como la verificación de los fondos de cambio y las diferentes formas de pago.

Alcance

• El proceso se aplica a todos los puntos de venta de Grupo Mey-ko S.A. que utilizan el sistema Odoo.
• Incluye la verificación de información de ventas, depósitos bancarios, transferencias, comprobantes de tarjetas de crédito y conciliación de efectivo.

Responsables

• Departamento de Administración y Finanzas (Contabilidad)
• Departamento Comercial (Tiendas y Contact Center)

Revisión Diaria de Caja

• El Auxiliar Contable realiza la revisión diariamente durante las primeras horas del día.
• Se accede al módulo de Punto de Venta en el sistema Odoo para revisar los puntos de venta vigentes.
• Se busca asegurar que la información de ventas del día anterior se haya registrado y validado, la transferencia interna se haya generado y el estado de la caja sea correcto.
• Se verifican los fondos de cambio:
  • Control de apertura: Caja en proceso de cuadrar.
  • Cerrado contabilizado: Caja finalizada.
  • Caja en proceso: No se puede cerrar debido a facturas en cero, se debe validar en el albarán.

Revisión de Pagos en Punto de Venta

• El Auxiliar Contable revisa la información de cada tienda, enfocándose en un punto de venta a la vez.
• Se aplica el filtro de Fecha del día anterior en la sección de Sesiones para acceder a la información de ventas.
• Se verifica la cantidad de efectivo, tarjetas de crédito y transferencias bancarias recibidas.

Validación con Archivos Adjuntos

• El Auxiliar Contable valida la información del sistema con los documentos adjuntos, incluyendo:
  • Soporte de depósitos bancarios.
  • Soportes de transferencia.
  • Comprobantes de cierre de terminales de tarjetas de crédito (POS).
• Las tiendas tienen hasta las 11:00 a.m. del día siguiente para subir la información.
• Se suma cada uno de los soportes de transferencia para asegurar la veracidad de los datos y la correcta carga de los comprobantes en el sistema.

Verificación de Ingresos y Denominaciones de Billetes

• El Auxiliar Contable verifica la contabilización correcta de los billetes al inicio y al cierre de la caja.
• Se compara el efectivo depositado con lo que figura en el sistema.
• Se asegura la consistencia de las denominaciones de los billetes, verificando que reflejen las transacciones del día.
• Se presta atención si las denominaciones al inicio y cierre son idénticas, esto podría indicar un problema con el manejo del efectivo.

Revisión de Todas las Cajas

• El Auxiliar Contable puede verificar las cajas una por una o acceder al apartado de ‘Pedidos’ y ‘Sesiones’ en el sistema.
• Esta sección ofrece un panorama general de las sesiones de los Puntos de Venta, identificando:
  • Cajas en progreso (no cerradas).
  • Cajas cerradas y contabilizadas.

Este quiz evalúa los procedimientos de revisión, validación y cierre de las cajas en los puntos de venta de Grupo Mey-ko S.A. usando el sistema Odoo. Abarca la verificación de ventas, fondos de cambio y las diversas formas de pago, asegurando un manejo correcto de las transacciones diarias.