Guía de Liquidación de Viáticos PDF

Objetivo: ========= Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias para garantizar la correcta validación, organización y liquidación de los viáticos mediante un proceso estructurado y detallado. Alcance: ======== Este proceso abarca desde la validación y organización de factura...

Objetivo: ========= Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias para garantizar la correcta validación, organización y liquidación de los viáticos mediante un proceso estructurado y detallado. Alcance: ======== Este proceso abarca desde la validación y organización de facturas hasta la liquidación final de los viáticos, involucra a los Departamentos de Administración y Finanzas encargados de verificar la correcta asignación y uso de los fondos de viáticos, encargados de recibir y verificar la documentación presentada en la liquidación de viáticos y el colaborador responsable de la correcta validación, organización, y presentación de las facturas y demás documentación requerida para la liquidación de gastos. Responsables: ============= Departamento de Administración y Finanzas \| Contabilidad, Empleado al que se le depositaron los viáticos Descripción: ============ Validación y organización de facturas: -------------------------------------- Responsable: Empleado al que se le depositaron los viáticos Antes de iniciar la liquidación se debe de organizar físicamente todas las facturas de manera cronológica, esto facilita la verificación y revisión durante el proceso de liquidación. Una vez ordenadas, se deben escanear una por una para que, posteriormente, sean adjuntadas al reporte de gastos en el sistema. Es importante no cruzar gastos entre estas categorías para mantener la transparencia y orden. *Una vez finalizado el viaje, el colaborador tiene tres (3) días hábiles para presentar la liquidación de viáticos. En caso de no presentar los documentos de respaldo validados, aplicará una penalización del diez por ciento (10%) del monto asignado.* Registro de los gastos en el sistema: ------------------------------------- Responsable: Empleado al que se le depositaron los viáticos En el módulo de Gastos, en el sistema, debe crear un gasto por cada una de las categorías: - Transporte - Combustible - Peajes - Alimentación - Hospedaje Debe llenar todos los campos requeridos en cada gasto: - **Descripción:** Categoría del gasto. - **Producto:** Este puede ser \[*CONTA-100097\] GASTO\_VIAJE LOCALES* o *\[CONTA-100096\] GASTO\_VIAJE AL EXTRANJERO*, según aplique. - **Total en divisa:** Es la sumatoria de los montos de las facturas de cada categoría de gasto y la moneda. - **Notas:** Puede agregar un comentario importante como, por ejemplo, si la empresa realizó el depósito o es un reembolso al empleado *(este último solo puede ser autorizado por un miembro de la junta directiva).* Guarde la información y luego adjunte las facturas en el botón de 'Adjuntar recibo'. Se recomienda que, al guardar las facturas escaneadas, sea de la siguiente manera: **AAAA MM DD\_Categoría del gasto** Guarde cada reporte. Luego se debe de retornar a la opción "Mis gastos a reportar", donde se podrá visualizar los montos de los gastos. Consolidar gastos: ------------------ Responsable: Empleado al que se le depositaron los viáticos Una vez que todos los gastos estén ingresados en el sistema, seleccione todos los gastos reportados y proceda a Crear informe para consolidar todos los gastos en un solo documento. Guarde el informe consolidado y se selecciona la opción 'Enviar' para su revisión por parte del jefe inmediato. En el caso de que se tenga que reembolsar la diferencia a favor de la empresa, puede adjuntar en una nota el comprobante de la transferencia o depósito. Finalización de la liquidación de viáticos en Odoo: --------------------------------------------------- Responsable: Auxiliar Contable Una vez enviado el informe en el sistema, si no se recibe ninguna observación o comunicación adicional, la liquidación fue aceptada sin problemas. ### Reglas para el uso de fondos: Flexibilidad en gastos de alimentación: Si no se utiliza el fondo asignado para una comida (por ejemplo: el desayuno) se puede utilizar el monto en otra comida del día (almuerzo o cena), siempre que sea dentro del periodo del viaje. ### Prohibición de cruce de gastos: No se debe de utilizar los fondos de una categoría para cubrir otros gastos, cada fondo debe de ser usado para su propósito designado. ### Sobregastos y reembolsos: Si las facturas presentadas exceden el fondo asignado, el empleado deberá asumir la diferencia. Caso contrario, si las facturas son menores al fondo asignado la diferencia debe de ser reembolsada a la empresa por concepto de liquidación de viáticos. ### Uso de combustible: Se puede utilizar el fondo de combustible hasta tres (3) días después del viaje si el tanque está lleno antes de partir. ### Hospedaje y alimentación: Si se hospeda en un hotel o come en restaurantes que esté fuera del presupuesto, cuyos gastos son asumidos por fondos propios solo se deben reflejar en la Liquidación de Cuenta de Gastos de Viaje los valores asignados, no los reales. Si las facturas presentadas suma valores menores a los asignados, en la Liquidación de Cuenta de Gastos de Viaje se deben de poner los valores reales que procede la factura.