مبادئ إدارة الأعمال (PDF)

1 ‫‪2‬‬ ‫الفصل الثالث‬ ‫التخطيط‬ ‫‪Planning‬‬ 3 ‫‪4‬‬ ‫تعريف التخطيط‬ ‫‪Definition Of Planning‬‬ ‫التخطيط هو « التحديد في الوقت الحاضر لما سيتم عمله في المستقبل»‬ ‫كما أن علماء...

1 ‫‪2‬‬ ‫الفصل الثالث‬ ‫التخطيط‬ ‫‪Planning‬‬ 3 ‫‪4‬‬ ‫تعريف التخطيط‬ ‫‪Definition Of Planning‬‬ ‫التخطيط هو « التحديد في الوقت الحاضر لما سيتم عمله في المستقبل»‬ ‫كما أن علماء اإلدارة أسهموا في وضع عدة تعريفات منها ‪:‬‬ ‫‪.‬التخطيط هو تحديد أهداف المنظمة وتقرير أفضل السبل إلنجازها‬ ‫‪1‬‬ ‫‪.‬التخطيط هو التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع االستعداد لمواجهته‬ ‫‪2‬‬ ‫التخطيط هو عملية فكرية تعتمد على المنطق والتريث حيث يبذل فيها الجهد لتوضيح األهداف التي‬ ‫‪.‬تريدها اإلدارة والبحث عن أفضل السبل لتحقيقها‬ ‫‪3‬‬  ‫‪5‬‬ ‫خصائص التخطيط‬ ‫مستقبلي إذ تقرر اإلدارة من خالله ما سوف تقوم به‬ ‫‪1.‬‬ ‫يعتمد على تنبؤ األحداث المستقبلية ومحاولة السيطرة على الظروف غير المؤكدة والمتغيرة في‬ ‫قعي ‪2‬‬ ‫توقعي‬ ‫مستقبلي‬ ‫‪3‬يعتمد على القرارات واإلجراءات‬ ‫‪. 4‬يركز على األهداف‬ ‫يعتمد‬ ‫التخطيط‬ ‫على‬ ‫مستمر‬ ‫القرارات‬ ‫‪.‬أنه عملية مستمرةفهو ال يتوقف عند حد إنجاز هدف معين‬ ‫‪5‬‬ ‫يركز على‬ ‫األهداف‬ ‫‪6‬‬ ‫فوائد التخطيط ‪Objectives Of Planning‬‬ ‫‪.‬يسهم في وضع أهداف واضحة للعمل ‪1-‬‬ ‫يحقق التناسق بين األهداف المتعددة ويزيل التعارض ‪2-‬‬ ‫‪.‬المحتمل بينها‬ ‫يسهم في الكشف والتعرف على مشكالت المستقبل ‪3-‬‬ ‫‪.‬التي قد تعترض سير العمل‬ ‫يساعد في ترشيد النفقات ووضع ضوابط لالستخدام ‪4-‬‬ ‫‪.‬األمثل للموارد المتاحة للمنشأة‬ ‫يسهم في الرقابة على العمل من خالل المقاييس ‪5-‬‬ ‫والمايير الرقابية لألداء التي تعتمد على األهداف‬ ‫‪.‬الموضوعة‬ ‫يساعد في وضع برامج زمنية محددة تتضح فيها ‪6-‬‬ ‫‪.‬مواعيد بدء البرنامج وانتهائه‬ ‫‪.‬يساعد التخطيط على تنظيم العمل ‪7-‬‬ ‫‪7‬‬ ‫أنواع التخطيط‬ ‫‪Types Of Planning‬‬ ‫التقسيم حسب المدة الزمنية‪:‬‬ ‫يمكن أن يتم التخطيط حسب معيار‬ ‫الزمن ليشمل‪:‬‬ ‫التخطيط متوسط‬ ‫األجل‬ ‫التخطيط قصير‬ ‫التخطيط طويل‬ ‫األجل‬ ‫األجل‬ 8 ‫‪9‬‬ ‫تحقيق التكامل بين الخطط‬ ‫الخطط قصيرة‬ ‫األجل‬ ‫الخطط متوسطة‬ ‫األجل‬ ‫الخطط طويلة‬ ‫األجل‬ ‫‪2019‬‬ ‫‪2020‬‬ ‫‪2021‬‬ ‫‪2022‬‬ ‫‪2023‬‬ ‫‪2024‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪0‬‬ ‫التقسيم حسب المستوى اإلداري‪:‬‬ ‫يمكن تقسيمه إلى ثالثة مستويات‬ ‫إدارية‪:‬‬ ‫التخطيط على مستوى اإلدارة العليا ‪Top-level plans‬‬ ‫ تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة العليا في المنشآت والتي تتمثل بأعضاء‬ ‫‪1‬‬ ‫مجلس اإلدارة أو رئيس مجلس األدارة أو مدراء العموم‬ ‫ يتميز ببعده االستراتيجي ويغطي مدة زمنية طويلة‪.‬‬ ‫التخطيط على مستوى اإلدارة الوسطى ‪Middle-level plans‬‬ ‫ تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة الوسطى بالمنشآت والتي تتمثل‬ ‫‪2‬‬ ‫بمساعدي المدراء ورؤساء األقسام ومدارء اإلدارات الفرعية‪.‬‬ ‫ يتميز ببعده التفصيلي التنفيذي «التكتيكى» ويغطي مدة زمنية متوسطة‬ ‫التخطيط على مستوى اإلدارة الدنيا ‪Lower-level plans‬‬ ‫‪3‬‬ ‫ هذا تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة الدنيا والتي تتمثل بالمشرفين ورؤساء الشعب‬ ‫ النوع من التخطيط طبيعته تشغيلية ويتم خالل مدة زمنية قصيرة أقل من سنة‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫مدة الخطة‬ ‫نوع الخطة‬ ‫المستوى اإلداري‬ ‫اإلدارة العليا‬ ‫ رئيس مجلس‬ ‫الخطة طويلة‬ ‫الخطة‬ ‫اإلدارة‬ ‫ المدير العام‬ ‫األجل‬ ‫االستراتيجية‬ ‫ مدير اإلدارات‬ ‫العامة‬ ‫اإلدارة الوسطى‬ ‫الخطة متوسطة‬ ‫الخطة التكتيكية‬ ‫ مديرو األقسام‬ ‫األجل‬ ‫ مساعدو المدراء‬ ‫اإلدارة الدنيا‬ ‫الخطة قصيرة‬ ‫الخطة التشغيلية‬ ‫ المشرفون‬ ‫األجل‬ ‫ رؤساء الشعب‬ ‫ رؤساء فرق العمل‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫عناصر التخطيط ‪Elements of planning‬‬ ‫السياسات‬ ‫األهداف‬ ‫عناصر التخطيط‬ ‫اإلجراءات‬ ‫القواعد‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪Objectives‬‬ ‫األهداف‬ ‫نعرف األهداف بأنها‪”:‬األغراض والغايات التي يراد تحقيقها في‬ ‫المستقبل”‪.‬‬ ‫الشروط التي يجب مراعاتها عند وضع‬ ‫األهداف منها‪:‬‬ ‫وضوح الهدف‬ ‫‪1‬‬ ‫مشروعية الهدف‬ ‫‪2‬‬ ‫واقعية الهدف‬ ‫‪3‬‬ ‫قابلية قياس الهدف‬ ‫‪4‬‬ ‫محدد بوقت‬ ‫‪5‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪4‬‬ ‫السياسات ‪Poli:‬‬ ‫‪cies‬‬ ‫تعرف بأنها ‪«:‬مجموعة المبادئ والقواعد والقوانين التي تضعها اإلدارة‬ ‫العليا في المنشأة ؛ لكي تسترشد بها باقي المستويات اإلدارية في‬ ‫المنشأة»‪.‬‬ ‫القواعد ‪Rules:‬‬ ‫عم وًال‬ ‫ومًا‬ ‫هي‪« :‬ما يجب القيام به وما ينبغي االمتناع عنه من سلوك أو تصرفات»‬ ‫أك‬ ‫و شم‬ ‫ثر‬ ‫تف حدي‬ ‫ثر‬ ‫صي دًا‬ ‫أك‬ ‫اإلجراءات ‪Procedu:‬‬ ‫ت‬ ‫ًال و‬ ‫‪res‬‬ ‫هي‪ « :‬سلسلة األعمال والخطوات والمراحل التي يجب‬ ‫اتباعها لتنفيذ عمل ما»‬ 1 5 Planning Steps ‫خطوات التخطيط‬ ‫‪1‬‬ ‫‪6‬‬ ‫الخطوة األولى‪ :‬تحديد األهداف‬ ‫‪.‬تختص هذه الخطوة بتحديد ما نريد الوصول إليه‬ ‫الخطوة الثانية‪ :‬جمع المعلومات‬ ‫تتطلب هذه الخطوة جمع المعلومات عن الماضي وعن الوضع الحاضر‬ ‫للمنشأة ومعرفة الموقف الحالي داخليًا وخارجيًا وتتطلب أيضًا تقدير‬ ‫‪.‬األحداث والظروف المستقبلية‬ ‫الخطوة الثالثة‪ :‬وضع االفتراضات‬ ‫‪:‬تندرج االفتراضات في مجال له طرفان‬ ‫‪.‬الطرف األول‪ :‬أن تكون الظروف المستقبلية ممتازة ومشجعة‬ ‫‪.‬الطرف اآلخر‪ :‬أن تكون الظروف المستقبلية سيئة ومثبطة‬ ‫فاالفتراضات هي مؤشرات لما ستكون عليه الظروف في المستقبل والتنبؤ‬ ‫ما هو إال تلمس للمستقبل بناء على ما يتوفر لدينا من معلومات عن‬ ‫‪.‬الماضي والحاضر‬ ‫‪1‬‬ ‫‪7‬‬ ‫الخطوة الرابعة‪ :‬تحديد البدائل واالختيار من بينها‬ ‫في هذه الخطوة تقوم اإلدارة بتصميم عدد من الخطوات البديلة لتحقيق‬ ‫الهدف في ظل االفتراضات السابقة عن العوامل الداخلية والخارجية في‬ ‫‪.‬المستقبل‬ ‫فعلى سبيل المثال ‪ :‬إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة ‪ %10‬فإن البدائل‬ ‫لتحقيق ذلك يمكن أن تشمل ‪:‬‬ ‫‪.1‬البديل األول‪ :‬البيع بسعر أقل‪.‬‬ ‫‪.2‬البديل الثاني‪ :‬دخول أسواق جديدة‪.‬‬ ‫المنتج‪.‬حسب المعايير المناسبة مثل التكلفة‬ ‫علىالمقارنة‬ ‫تغييرات‬ ‫منها بعد‬ ‫إدخالواحدًا‬ ‫الثالث‪ :‬اختيار‬ ‫البديل‬ ‫بدائل ‪ 3‬يتم‬ ‫‪.3‬‬ ‫فهذه‬ ‫والجهد وغيرها‪.‬‬ ‫الخامسة‪ :‬التنفيذ وتقويم النتائج‬ ‫واإلمكانية‬ ‫الخطوة‬ ‫هذه الخطوة هي الخطوة األخيرة من خطوات التنفيذ وتختص بوضع البديل‬ ‫الذي تم اعتماده موضع التنفيذ الفعلي وبعد البدء بتنفيذه تأتي مرحلة تقويم‬ ‫النتائج للمطابقة بين المخطط والمنفذ‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪8‬‬ ‫صفات التخطيط الفعال ‪Effective planning‬‬ ‫‪1‬‬ ‫وضوح الهدف‬ ‫‪7‬‬ ‫‪2‬‬ ‫المتابعة‬ ‫المرونة‬ ‫والتقويم‬ ‫‪6‬‬ ‫‪3‬‬ ‫تحقيق التوازن‬ ‫البساطة‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫الواقعية‬ ‫المشاركة في‬ ‫اإلعداد‬ ‫‪1‬‬ ‫‪9‬‬ ‫صفات التخطيط الفعال ‪Effective planning‬‬ ‫وضوح الهدف‪ :‬يجب أن يكون للخطة هدف واضح محدد تسير على‪1-‬‬ ‫‪.‬ضوئه أعمال المشروع‬ ‫المرونة‪ :‬يجب أن تكون الخطة مرنة يمكن تعديلها وفق الظروف ‪2-‬‬ ‫المتغيرة في المستقبل دون أن تسبب خسائر كبيرة أو تأثر سلبي‬ ‫على فعالية الخطة‬ ‫البساطة‪ :‬يجب أن تكون الخطة سهلة يمكن للجميع استيعابها ‪3-‬‬ ‫‪.‬وفهمها لتطبيقها على أرض الواقع‬ ‫المشاركة في اإلعداد‪ :‬يجب أن توضع الخطط بمشاركة أكثر من ‪4-‬‬ ‫‪.‬شخص في المنشأة‬ ‫الواقعية‪ :‬يجب أن تكون واقعية معتمدة على التنبؤات المعقولة‪5-‬‬ ‫والمناسبة للظروف المتغيرة دون مبالغة لما يمكن إنجازه أو تضخيم‬ ‫ألثر الظروف المحيطة‬ ‫تحقيق التوازن‪ :‬يجب أن تكون الخطة الفعالة متوازنة في جميع ‪6-‬‬ ‫‪.‬أجزائها وتطبيقاتها على أعمال المنشأة وإدارتها وأقسامها‬ ‫المتابعة والتقويم‪ :‬إن التخطيط الفعال يقتضي متابعة دائمة لسير ‪7-‬‬ ‫‪.‬الخطة وتقويمها دوريًا للتأكد من تقدمها في المسار الصحيح‬ ‫‪2‬‬ ‫‪0‬‬ ‫معوقات التخطيط ‪Obstacles Of Planning‬‬ ‫البيئة المعقدة‬ ‫‪1‬‬ ‫نقص المعلومات‬ ‫‪2‬‬ ‫مقاومة التغيير‬ ‫‪3‬‬ ‫عدم الواقعية‬ ‫‪4‬‬ ‫‪ 5‬عدم التنسيق بين المشروعات اإلدارية‬ ‫المختلفة‬ ‫وجود القيود‬ ‫‪6‬‬ ‫الوقت والتكلفة‬ ‫‪7‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫مصطلحات‬