บทที่ 5 การเขียนจดหมายธุรกิจ PDF

## หน่วยที่ 8 การเขียนจดหมายธุรกิจ ### ประเด็นที่ศึกษา - ความหมายของจดหมายธุรกิจ - ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ - ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี - รูปแบบของจดหมายธุรกิจ - ประเภทของจดหมายธุรกิจ ### 01 ความหมายของจดหมายธุรกิจ จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างองค์กรธุรกิจ บริษัท ห้างร้าน และเอ...

## หน่วยที่ 8 การเขียนจดหมายธุรกิจ ### ประเด็นที่ศึกษา - ความหมายของจดหมายธุรกิจ - ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ - ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี - รูปแบบของจดหมายธุรกิจ - ประเภทของจดหมายธุรกิจ ### 01 ความหมายของจดหมายธุรกิจ จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างองค์กรธุรกิจ บริษัท ห้างร้าน และเอกชนเกี่ยวกับการดำเนินการทางธุรกิจ ### 02 ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ จดหมายธุรกิจ เป็นเครื่องมือสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ดังนั้น จดหมายธุรกิจจึงมีความสำคัญ ดังนี้ - รายละเอียดได้ครบถ้วน สมบูรณ์ - เป็นหลักฐานอ้างอิงได้ทุกเมื่อ - ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย - สะดวก และติดต่อกันได้ทั่วถึง - ช่วยขยายตลาด - ก่อให้เกิดสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน ### 03 ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี การเขียนจดหมายธุรกิจที่ดี จะต้องมีลักษณะดังนี้ - **ชัดเจน** คือ ใช้คำง่ายๆ ตรงตามความหมาย ไม่ใช้คำภาษาต่างประเทศ การลำดับเรื่องราวไม่วกวน หรือซับซ้อน - **ถูกต้องสมบูรณ์ ** คือ รายละเอียดทุกส่วนของจดหมายต้องสมบูรณ์ ได้แก่ องค์ประกอบของจดหมาย การสะกดการันต์ การเรียงคำ การแบ่งวรรคตอน และมีรายละเอียดครบถ้วน - **กะทัดรัด** คือ ใช้ประโยคสั้นๆ กระชับ ใจความสมบูรณ์ - **แนบเนียน** คือ ใช้ภาษาไทยอย่างประณีต เหมาะสมกับบุคคล เวลาและสถานที่ การเขียนจดหมายให้เหมาะสมนั้น ผู้เขียนต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับหลักจิตวิทยาด้วย - **สุภาพ** คือ ใช้สำนวนภาษาที่สุภาพ อ่อนโยน ทำให้ผู้อ่านรู้สึกสบายใจ - **ระลึกถึงผู้อ่าน** คือ การเขียนที่คำนึงถึงความรู้สึกของผู้อ่านโดยการยกย่องให้เกียรติ ผู้อ่านตามโอกาสอันเหมาะสม ### 04 รูปแบบของจดหมายธุรกิจ รูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจ - **ส่วนหัวจดหมาย** ประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้ - ชื่อ ที่อยู่ผู้ส่ง นิยมใส่ชื่อบริษัท ที่อยู่ เครื่องหมายการค้า หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรสาร อีเมล และเว็บไซต์ - วัน เดือน ปีที่เขียนจดหมาย ให้เขียนเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราช เช่น 23 มกราคม 2564 - เรื่อง ให้เขียนเรื่องย่อที่เป็นใจความที่สั้นที่สุดของจดหมาย ควรมีความยาวระหว่าง 1/2 - 1 บรรทัด แต่ไม่ควรเกิด 2 บรรทัด - คำขึ้นต้น ควรใช้ให้เหมาะกับผู้รับ โดยทั่วไปนิยมใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมาย - **ส่วนเนื้อหา** เป็นส่วนที่เสนอเนื้อหาสาระสำคัญของจดหมาย ซึ่งได้เรียบเรียงอย่างถูกต้อง ครบถ้วนสมบูรณ์ เนื้อหาสาระอาจมี 2 – 3 ตอน เมื่อขึ้นตอนใหม่ก็ใช้วิธีขึ้นย่อหน้าใหม่ - **ส่วนท้าย** ประกอบด้วย - **ลงท้าย** เป็นการกล่าวอำลาบกับผู้รับตามฐานะความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนกับผู้รับ โดยทั่วไปมักเป็น “ขอแสดงความนับถือ” - **ลายมือชื่อและวงเล็บชื่อเต็ม** เป็นการลงลายเซ็นหรือลายมือชื่อของผู้เขียน ชื่อเต็มและนามสกุลของผู้เขียน และตำแหน่งของผู้เขียน - **สิ่งที่ส่งมาด้วย** เป็นส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไป พร้อมกับจดหมายฉบับนั้น ในกรณีที่มีมากกว่า 1 รายการ นิยมบอกเป็นลำดับ #### รูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจ การใช้กระดาษแผ่นต่อๆ ไป ควรปฏิบัติ ดังนี้ 1. ใช้กระดาษชนิดและขนาดเดียวกับแผ่นแรก แต่ไม่มีหัวจดหมาย 2. ข้อความในกระดาษแผ่นต่อไป ควรมีความยาวอย่างน้อย 3 บรรทัด 3. เว้นระยะขอบกระดาษด้านบนพอประมาณ เขียนชื่อผู้รับด้านซ้าย และเลขหน้าด้านขวา หรือเขียนด้านซ้ายทั้งหมด 4. เว้นระยะจากชื่อผู้รับลงมาประมาณ 3 บรรทัด จึงเขียนข้อความต่อไป #### รูปแบบจดหมายธุรกิจ | บริษัท | (1.1) | |---------------|-------| | วันที่ | (1.2) | | เรื่อง | (1.3) | | เรียน | (1.4) | | เนื้อหา | (2) | | สิ่งที่ส่งมาด้วย | (3.3) | | ขอแสดงความนับถือ | (3.1) | | (ชื่อเต็ม. | | | ลงลายมือชื่อ | | | ตำแหน่ง.. | (3.2) | #### รูปแบบที่ 1 | **ชื่อผู้รับ** | **๓ ช่วงบรรทัด** | **๑ ๑/๒ นิ้ว** | **หน้า ๒**| |------------------------|---------------------|------------------|-------------| | สิ่งที่ส่งมาด้วย.. | | | | | ขอแสดงความนับถือ | | | | | ลงลายมือชื่อ.. | | | | | (ชื่อเต็ม. | | | | | ตำแหน่ง. | | | | #### รูปแบบที่ 2 | **ชื่อผู้รับ** | **๓ ช่วงบรรทัด** | **๒ นิ้ว** | **หน้า ๒**| |------------------------|---------------------|------------|-------------| | สิ่งที่ส่งมาด้วย.. | | | | | ขอแสดงความนับถือ | | | | | ลงลายมือชื่อ.. | | | | | (ชื่อเต็ม. | | | | | ตำแหน่ง. | | | | ### ตัวอย่างหัวกระดาษ จดหมายธุรกิจ ### 05 ประเภทของจดหมายธุรกิจ - จดหมายเสนอขายสินค้าและบริการ หรือจดหมายโฆษณา สินค้าและบริการ คือ จดหมายที่ผู้ผลิตหรือผู้ขายส่งถึงบุคคล หรือบริษัท ห้างร้านตลอดจนหน่วยงานราชการเพื่อเชิญชวนให้เขียนควรมีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับสินค้าและบริการ ตลาด ลูกค้า และจิตวิทยาที่จะโน้มน้าวใจลูกค้า องค์ประกอบในการเขียนจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ - ข้อความเรียกร้องความสนใจ อาจใช้ข้อความที่กล่างถึงเหตุการณ์ใหม่ๆ ความจริง คำขวัญ สุภาษิต เรื่องตลกขบขัน บุคคลที่มีชื่อเสียง ฯลฯ - ข้อความที่ทำให้เกิดความพึงพอใจและความต้องการ เป็นการบรรยายลักษณะ รูปร่าง สี กลิ่น รส และสัมผัสจากส่วนประกอบของสินค้าหรือบรรยายคุณสมบัติของสินค้าหรือบริการ - ข้อความที่ทำให้เกิดความกระจ่างแจ้งแก่ผู้อ่าน เป็นข้อความที่พิสูจน์หรืออ้างอิงส่วนที่ดีของสินค้าและบริการ เช่น การทดลองใช้ฟรี การให้ของตัวอย่าง การสาธิตให้ดู การรับประกันคุณภาพ การอ้างอิงบุคคลผู้มีชื่อเสียง - ข้อความที่กระตุ้นหรือเร่งเร้าให้ผู้อ่านตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการ เช่น ส่วนลด ของแถมของแจก สิทธิพิเศษต่างๆ - จดหมายสอบถามและตอบคำสอบถาม - จดหมายสอบถาม คือ จดหมายติดต่อระหว่างบริษัท ห้างร้าน หรือบุคคลที่สนใจ เพื่อสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการด้านใดด้านหนึ่ง - การเขียนจดหมายประเภทนี้ต้องใช้ข้อความสั้น กะทัดรัดอ่านเข้าใจง่าย สุภาพ - ระบุเหตุผลหรือที่มาของสิ่งที่สอบถาม - ระบุรายละเอียดของสิ่งที่สอบถาม - ระบุสิ่งที่สอบถามเป็นเรื่องๆ - สรุปโดยแสดงความหวังว่าจะได้รับคำตอบ ความร่วมมือ หรือความช่วยเหลือตามต้องการ - หากได้รับจดหมายสอบถามควรตอบทันที เพื่อแสดงให้ผู้ซื้อเห็นว่าผู้ขายให้ความสนใจ เอาใจใส่ผู้ซื้อ - จดหมายสั่งซื้อและตอบรับการสั่งซื้อ - จดหมายสั่งซื้อ คือ จดหมายที่ผู้ซื้อหรือบริษัท ห้างร้าน เขียนไปสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย การเขียนจดหมายประเภทนี้ควรใช้ข้อความกะทัดรัด ชัดเจน ระบรายละเอียดของสินค้า เช่น จำนวนสินค้า หน่วยในการนับ รหัสสินค้า ชื่อ ชนิด สี ขนาด ราคาต่อหน่วย จำนวนเงิน และรายละเอียดอื่นๆ เช่น วิธีการขนส่งสินค้า วันเดือนปีที่ต้องการให้ส่งไปสินค้า วิธีการชำระเงิน และเงื่อนไขการสั่งซื้อ - จดหมายตอบรับการสั่งซื้อ คือ จดหมายที่ผู้ขายตอบให้ผู้ซื้อได้รับทราบ กรณีส่งสินค้าล่าช้า หรือ การสั่งซื้อผิดพลาด - หากส่งสินค้าได้ตามกำหนด ผู้ขายไม่จำเป็นต้องตอบรับก็ได้ - จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ - จดหมายต่อว่า คือ จดหมายที่ผู้ซื้อเขียนไปถึงผู้ขายเพื่อแจ้งให้ทราบถึงข้อมูลผิดพลาดหรือข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นกับสินค้า ซึ่งส่งผลเสียต่อผู้ซื้อ เช่น ส่งสินค้าล่าช้า สินค้าที่ส่งไปชำรุด ส่งสินค้าไม่ตรงตามรายการสั่งซื้อ เป็นต้น - การเขียนจดหมายประเภทนี้ ต้องเขียนให้สุภาพ กะทัดรัด ชัดเจน โดยระบุข้อผิดพลาดให้ชัดเจน เช่น ขนาด สี สิ่งที่ชำรุด พร้อมแนวทางแก้ไข ผู้ซื้อควรให้เหตุผลที่เหมาะสม - จดหมายปรับความเข้าใจ คือ จดหมายที่ผู้ขายเขียนถึงผู้ซื้อ เพื่อแจ้งให้ทราบว่าจะดำเนินการให้ตามที่ผู้ซื้อต้องการได้หรือไม่ - การเขียนจดหมายปรับความเข้าใจ ผู้ขายควรใช้ถ้อยคำที่นุ่มนวล สุภาพ มีเหตุผล ไม่ว่าตนจะเป็นฝ่ายถูกหรือผิดก็ตาม เพื่อมิให้เสียลูกค้าด้วย - จดหมายขอเปิดเครดิตและตอบรับการขอเปิดเครดิต - จดหมายขอเปิดเครดิต คือ จดหมายที่ผู้ซื้อเขียนไปถึงผู้ขาย เพื่อขอเปิดบัญชีเงินเชื่อ ซึ่งผู้ซื้อควรบอกรายละเอียดส่วนตัวประกอบการพิจารณา วัตถุประสงค์ที่จะขอเปิดบัญชีเงินสินเชื่อ ผู้รับรองฐานะทางเครดิต และปิดท้ายด้วยข้อความแสดงความหวังในการได้รับการพิจารณาให้เปิดเครดิต - จดหมายตอบรับการเปิดเครดิต คือ จดหมายที่ผู้ขายเขียนถึงผู้ซื้อเพื่อตอบรับการขอเปิดเครดิต โดยแสดงความยินดีในการพิจารณาเปิดบัญชีเงินเชื่อให้พร้อมทั้งชี้แจงนโยบายการเงินของผู้ขาย แสดงความจริงใจที่มีสัมพันธภาพทางธุรกิจต่อไป - กรณีที่ผู้ขายไม่สามารถเปิดบัญชีเงินเชื่อให้ได้ ควรใช้ถ้อยคำที่นุ่มนวล อธิบายเหตุผลที่ไม่สามารถเปิดบัญชีเงินเชื่อให้ได้ โน้มน้าวใจให้ผู้ซื้อใช้เงินสดและแสดงความหวังว่า ในโอกาสต่อไปผู้ขายอาจพิจารณาเปิดบัญชีเงินเชื่อให้ได้ - จดหมายทวงหนี้ คือ จดหมายที่เจ้าหนี้เขียนไปถึงลูกหนี้ เมื่อลูกหนี้ละเลยการชำระหนี้ตามกำหนดเวลา การเขียนจดหมายประเภทนี้ ต้องใช้จิตวิทยาในการทวงหนี้ ใช้ถ้อยคำที่นุ่มนวล สุภาพ แสดงออกซึ่งความเคารพนับถือ ยกย่อง ชมเชยลูกหนี้ให้เกิดความภูมิใจในตนเอง สำนึกในความเป็นธรรม ขอความร่วมมือในการชำระหนี้ และสำนึกในโทษที่ได้รับตามกฎหมาย - จดหมายทวงหนี้ แบ่งเป็น 3 ครั้ง ดังนี้ - **การทวงหนี้ครั้งที่ 1** เป็นการเตือนให้ชำระหนี้ นิยมใช้แบบพิมพ์สำเร็จรูป ถือเป็นการทวงหนี้ที่นุ่มนวลที่สุด - **การทวงหนี้ครั้งที่ 2** โดยให้เหตุผลหว่านล้อมให้ลูกหนี้ยอมชำระหนี้ แสดงความเป็นมิตร ความจริงใจ แสดงความหวังว่าลูกหนี้จะเป็นลูกค้าตลอดไป การเขียนจดหมายให้ใช้คำที่หนักแน่น - **การทวงหนี้ครั้งที่ 3** ส่งจดหมายครั้งที่ 2 แต่ลูกหนี้ไม่ได้ติดต่อขอชำระหนี้ เจ้าหนี้ อาจอ้างเหตุผลหรือความจำเป็นตามกฎหมาย เขียนจดหมายใช้ภาษาตรงไปตรงมา - จดหมายไมตรีจิต คือ จดหมายที่เขียนขึ้นเพื่อเสริมสร้างสัมพันธไมตรี ระหว่างผู้เขียนกับผู้รับ ก่อให้เกิดประโยชน์ทางการค้าโดยอ้อม เช่น จดหมายขอบคุณ จดหมายแสดงความยินดี จดหมายแสดงความเสียใจ จดหมายแนะนำ จดหมายสอบถามการปฏิบัติงาน และจดหมายเชิญ - การเขียนจดหมายประเภทนี้จะใช้สำนวนภาษาง่ายๆ สุภาพอ่อนโอน แสดงความจริงใจ เอาใจใส่ผู้รับให้มีความรู้สึกว่าตนเองมีความสำคัญ ไม่แทรกการโฆษณาหรือเชิญชวนซื้อสินค้า - จดหมายสมัครงาน คือ จดหมายที่ผู้เขียนแนะนำตนเองและแสดงให้ผู้ว่าจ้างเห็นว่า ตนเองมีความสามารถเหมาะสมต่อตำแหน่งหน้าที่ที่สมัครอย่างไร - จึงต้องเขียนด้วยความประณีตและพิถีพิถัน เพื่อให้ผู้ว่าจ้างประทับใจและสนใจความรู้และความสามารถของผู้เขียน และต้องนัดสัมภาษณ์เพื่อพิจารณาข้อมูลอื่นๆ ดังนั้นจดหมายจึงต้องมีความสมบูรณ์ ครบถ้วน - ข้อมูลในจดหมายประกอบด้วย แหล่งที่มาของข่าวสารการรับสมัครงาน ประวัติส่วนตัว วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ในการทำงาน ความสนใจหรือความสามารถพิเศษ และผู้รับรอง