إدارة الأحداث الخاصة (ما قبل الحدث-1) PDF

‫إدارة األحداث الخاصة (ما قبل‬ ‫الحدث‪)1-‬‬ ‫إعداد‪:‬‬ ‫د‪ /‬نوران عبد الرحمن‬  ‫محتوى المحاضرة‬ ‫ً‬ ‫أولا‪ :‬أهميةاالتخطيطالألحداثاالخاصة‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطواتاإدارةااألحداثاالخاصةا(مرحلةامااقبلا‬...

‫إدارة األحداث الخاصة (ما قبل‬ ‫الحدث‪)1-‬‬ ‫إعداد‪:‬‬ ‫د‪ /‬نوران عبد الرحمن‬  ‫محتوى المحاضرة‬ ‫ً‬ ‫أولا‪ :‬أهميةاالتخطيطالألحداثاالخاصة‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطواتاإدارةااألحداثاالخاصةا(مرحلةامااقبلا‬ ‫الحدث)‬  ‫ً‬ ‫أول‪ :‬أهمية التخطيط إلدارة األحداث الخاصة‬ ‫يعد التخطيط سالح يساعد منظمي الحدث الخاص على تحديد‬ ‫›‬ ‫وتنسيق ما يجب عمله لتحقيق أهداف المؤتمر في الوقت المحدد‪.‬‬ ‫يتيح لمنظمي الحدث الخاص توقع المشكالت التي قد تواجهه ووضع‬ ‫›‬ ‫تصورات الحلول واتخاذ القرارات الفورية السريعة بشأنها‪.‬‬ ‫التمثيل المتكامل للبرنامج بتوجيه جميع الجهود إلنجاز األهداف‬ ‫›‬ ‫الموضوعة‪.‬‬ ‫االختيار الجيد للموضوعات المالئمة واألساليب األكثر فاعلية في تنفيذ‬ ‫›‬ ‫الحدث الخاص‪.‬‬ ‫تحقيق أفضل استخدام ممكن لوسائل اإلعالم المتاحة من مطبوعات‬ ‫›‬ ‫وبرامج إذاعة وتليفزيون للوصول إلى الرأي العام المستهدف بأفضل‬ ‫طريقة‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة‬ ‫األحداث الخاصة‬ ‫(مرحلة ما قبل‬ ‫التوافق مع الجهة‬ ‫الحدث)‬ ‫األهمية‬ ‫المنظمة‬ ‫‪ -1‬تحديد موضوع أو‬ ‫فكرة الحدث الخاص‬ ‫اختيار اسم مناسب‬ ‫التفرد واالبتكار‬ ‫‪ -2‬من الجمهور المستهدف‬ ‫‪ -1‬ما الهدف الرئيسي من‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة‬ ‫من الحدث؟‬ ‫الحدث؟‬ ‫األحداث الخاصة‬ ‫?‪Who‬‬ ‫?‪What‬‬ ‫(مرحلة ما قبل‬ ‫الحدث)‬ ‫‪ -4‬أين المكان والموقع‬ ‫‪ -3‬متى ينبغي أن يعقد‬ ‫‪ )2‬اإلجابة على‬ ‫األمثل إلقامة الحدث؟‬ ‫الحدث؟‬ ‫التساؤلت الخمسة‬ ‫?‪Where‬‬ ‫?‪When‬‬ ‫التالية ‪:5Ws‬‬ ‫‪ -5‬لماذا يحضر الجمهور‬ ‫الحدث؟‬ ‫?‪Why‬‬ ‫ما أهداف‬ ‫تنظيم‬ ‫الفعالية؟‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫‪ -1 /2‬تحديد األهداف‪ :‬وتتنوع أهداف األحداث الخاصة ما بين‪:‬‬ ‫أ) أهداف اتصالية على المستوى المحلي والدولي‪:‬‬ ‫› تحسين الصورة الذهنية للدولة‪.‬‬ ‫› الدعاية السياسية المصاحبة للفعاليات الدولية‪.‬‬ ‫› تعزيز العالقات الدبلوماسية بين الدول‪.‬‬ ‫› استقطاب اهتمام فئات جماهيرية متعددة‪.‬‬ ‫› تعزيز المكانة العلمية والثقافية للمجتمع المستضيف‪.‬‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫ب) أهداف اتصالية خاصة بالمنظمة‪:‬‬ ‫› إعالم الجماهير بأنشطة وأعمال وإنجازات المنظمة‪.‬‬ ‫› تدعيم صورة وسمعة المنظمة‪.‬‬ ‫› إدارة أزمات المنظمة‪.‬‬ ‫› تفادي ضغوط الرأي العام‪.‬‬ ‫› التفاعل مع الجمهور الخارجي‪.‬‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫ج) أهداف تسويقية‪:‬‬ ‫› طرح منتجات جديدة‪ ،‬وإتاحة الفرصة لتجربة المنتج بشكل مباشر‪.‬‬ ‫› زيادة الوعي بالمنتج أو العالمة التجارية‪.‬‬ ‫› تقديم عروض ترويجية مستحدثة كالمسابقات التعريفية‪.‬‬ ‫› فتح أسواق جديدة‪ ،‬وقنوات اتصالية مع العمالء القدامى والجدد‪.‬‬ ‫› استطالع اتجاهات السوق ومواكبة التطور المستمر في المنتجات‪.‬‬ ‫› جذب الرعاة حيث تنفق المؤسسات ماليين سنويًا لرعاية تلك‬ ‫األحداث‪.‬‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫د) أهداف اقتصادية‪:‬‬ ‫› زيادة معدالت اإلشغال بالفنادق وتنشيط السياحة‪.‬‬ ‫› دعم الدخل القومي للدولة‪ ،‬وتوفير العملة األجنبية‪.‬‬ ‫› توفير فرص العمل وتقديم فرص للتعليم والتدريب للمواطنين‪.‬‬ ‫› رواج األسواق والمطاعم ومراكز الترفيه والمتاحف وغير ذلك‪.‬‬ ‫› دخول األسواق العالمية ومواجهة تحديات المنافسة‪.‬‬ ‫› طمأنة رجال األعمال وتعزيز فرص االستثمار‪.‬‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫ه) أهداف اجتماعية‪:‬‬ ‫‪ -‬نقل الخبرات وتبادل الثقافات‪.‬‬ ‫‪ -‬الترويج للعادات والتقاليد واألعراف االجتماعية والثقافية للدولة‪.‬‬ ‫‪ -‬ترسيخ مبادئ التكافل االجتماعي بين الشعوب المختلفة‪.‬‬ ‫‪ -‬خلق فرص لإلثارة والترفيه واالستمتاع مع اآلخرين‪.‬‬ ‫‪ -‬بناء عالقات اجتماعية جديدة بين األفراد‪.‬‬ ‫‪ -‬تدعيم عالقات المنظمة مع الجهات الحكومية وجماعات المصالح‬ ‫ووسائل االعالم‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫‪ )2 /2‬تحديد الجمهور المستهدف‪:‬‬ ‫‪ -‬تحديد الفئات العمرية للجمهور المستهدف‪.‬‬ ‫‪ -‬تحديد سمات الجمهور المستهدف‪.‬‬ ‫‪ -‬دوافع حضورهم للفعالية (العلم والمعرفة‪ -‬تبادل الخبرات‪.‬إلخ)‬ ‫‪ -‬محددات حضورهم للفعالية (التكلفة‪ -‬الموعد‪ -‬المكان‪.‬إلخ)‬ ‫‪ -‬ثم يجب تقسيم الجمهور المستهدف إلى مجموعات تشترك في‬ ‫نفس االهتمامات وتصميم البرنامج األفضل لجذب انتباههم ومن ثم‬ ‫حضورهم للفعالية‪.‬‬ ‫ما الوقت‬ ‫المناسب‬ ‫لتنفيذ‬ ‫الفعالية؟‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫‪ )3 /2‬تحديد زمن الحدث الخاص‪:‬‬ ‫› اختيار الوقت المناسب للجمهور المستهدف‪.‬‬ ‫› مراعاة المواسم السياحية وتأثيرها على توفر الفنادق والخدمات‪.‬‬ ‫› مراعاة الظروف المناخية في بعض المناطق‪.‬‬ ‫› أال يتزامن انعقادها مع وجود فعاليات كبرى أخرى في نفس الوقت‪.‬‬  ‫ما العتبارات‬ ‫الخاصة باختيار‬ ‫مكان انعقاد‬ ‫الفعالية؟‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫‪ )4 /2‬تحديد مكان انعقاد الحدث الخاص‪:‬‬ ‫› التهوية والتكييف‪.‬‬ ‫› سعة المكان المناسبة‪.‬‬ ‫› توفر دورات المياه الكافية‪.‬‬ ‫› توفر المداخل والمواقف‪.‬‬ ‫› إمكانية عمل الديكور المناسب‪.‬‬ ‫› سهولة الوصل إليه‪.‬‬ ‫› توفر التقنيات الالزمة‪.‬‬ ‫› توفر وسائل النقل من وإلى مقر‬ ‫الفعالية وأماكن إقامة الضيوف‪.‬‬ ‫› توفر أماكن للوحات اإلرشادية ‪.‬‬ ‫› مواقف ذوي االحتياجات الخاصة‪.‬‬ ‫› تواجد فنيين مختصين‪.‬‬ ‫› توفر اإلضاءة الكافية والمناسبة في‬ ‫› توفر منصة المتحدثين‪.‬‬ ‫المقر‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫‪ )5 /2‬تحديد عوامل الجذب في الحدث الخاص‪:‬‬ ‫يجب على أى فعالية أن تحقق ‪ 3‬عناصر جذب أساسية أطلق عليهم ‪:Three E‬‬ ‫› الترفيه ‪ :Entertainment‬بوصفه أحد مقومات تحفيز الزوار على حضور‬ ‫األحداث الخاصة‪.‬‬ ‫› اإلثارة والتشويق ‪ :Excitement‬من خالل الوفاء بالوعود المقدمة لزوار‬ ‫الحدث وإشباع توقعاتهم‪.‬‬ ‫› المغامرة ‪ :Enterprise‬بأن يقدم الحدث مبادرات وفعاليات جديدة غير مألوفة‬ ‫تولد الشعور لدى الزوار بالفخر لقدرتهم على إنجاز أشياء جديدة وجريئة كما‬ ‫في المسابقات الرياضية والمغامرات الترفيهية‪.‬‬ ‫يجب دعوة المتحدثين من ذوي المكانة‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة‬ ‫العالية في مجال تخصصهم‪ ،‬وعدد‬ ‫األحداث الخاصة‬ ‫مـــــن كــبـــار الشخصيات مما يضفي‬ ‫(مرحلة ما قبل‬ ‫على الفعالية مكانة مميزة في أعين‬ ‫الحدث)‬ ‫المشتركين المرتقبين ويكون دافع‬ ‫لحضورهم‪.‬‬ ‫‪ )3‬دعوة المتحدثين‬ ‫وكبار الشخصيات‬ ‫من الضروري التواصل مع الشخصيات‬ ‫المختارة في الفعالية والتأكد من‬ ‫مناسبة موعد الفعالية معهم وأنهم غير‬ ‫مرتبطين بالتزامات أخرى في نفس‬ ‫الوعد‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة‬ ‫أعمال التصميم‬ ‫أعمال التجهيز‬ ‫أعمال المشاركين‬ ‫األحداث الخاصة‬ ‫والطباعة‬ ‫والديكور‬ ‫واأليدي العاملة‬ ‫(مرحلة ما قبل‬ ‫الحدث)‬ ‫المواصالت‬ ‫أعمال اإلضاءة‬ ‫الدروع والجوائز‬ ‫والنقل‬ ‫والصوتيات‬ ‫‪ )4‬تحديد الميزانية‪:‬‬ ‫عند بناء الميزانية من‬ ‫البرنامج‬ ‫الحملة اإلعالمية‬ ‫الخدمات‬ ‫األفضل أن يتم تقسميها‬ ‫«المتحدثون»‬ ‫واإلعالنية‬ ‫اللوجستية‬ ‫حسب البنود الرئيسية‬ ‫للمهام مع إضافة بند‬ ‫للتكاليف البسيطة غير‬ ‫المتوقعة‪.‬ويجب أن‬ ‫تحتوي الميزانيات على‬ ‫الضيافـــــة‬ ‫البنود الرئيسية اآلتية‪:‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة‬ ‫األحداث الخاصة‬ ‫(مرحلة ما قبل‬ ‫الحدث)‬ ‫يجب قبل تنفيذ أي فعالية مخاطبة جميع الجهات‬ ‫المعنية والحصول على التراخيص الالزمة‬ ‫إلقامتها‪.‬وتختلف هذه الجهات تبعًا لختالف‬ ‫‪ )5‬الحصول على‬ ‫الختصـــاص أو مجال الجهة المنظمة للفعاليـــة‪ ،‬ويتم‬ ‫التراخيص الالزمة‬ ‫طبيعة‬ ‫ضوء‬ ‫في‬ ‫التصاريح‬ ‫استخراج‬ ‫الفعالية‪ ،‬ونوعها‪ ،‬وحجمها‪ ،‬وعدد المشاركين بها‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة‬ ‫األحداث الخاصة‬ ‫(مرحلة ما قبل‬ ‫الحدث)‬ ‫يعداالبحثاعنارعاةاوشركاءاجزءاحيويامناتخطيطا‬ ‫وتنظيماأياحدثاإعالمياناجح‪،‬افالرعاةايمكنهماتوفيرا‬ ‫‪ )6‬البحث عن رعاة‬ ‫الدعماالمالياأواالعينياالذيايساعدافياتغطيةاتكاليفا‬ ‫وشركاء‬ ‫الحدث‪،‬ابينمااالشركاءايمكنهماتقديماالموارداوالخبراتا‬ ‫الالزمة‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫❖خطوات البحث عن رعاة وشركاء‪:‬‬ ‫‪ )1 /6‬تحديد الحتياجات والمتطلبات‪:‬‬ ‫› نوع الدعم المطلوب‪ :‬تحديد ما إذا كنت تحتاج إلى دعم مالي فقط‪ ،‬أو‬ ‫دعم لوجستي‪ ،‬أو دعم إعالمي‪.‬‬ ‫› الميزانية المطلوبة‪ :‬تحديد مقدار التمويل المطلوب لتغطية الحدث‪.‬‬ ‫› الفوائد التي يمكن أن تقدمها للرعاة‪ :‬تحديد ما يمكن للرعاة‬ ‫والشركاء الحصول عليه من خالل دعمهم للحدث مثل الترويج لعالماتهم‬ ‫التجارية‪ ،‬الوصول إلى جمهور محدد‪ ،‬أو غير ذلك‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫❖خطوات البحث عن رعاة وشركاء‪:‬‬ ‫‪ )2 /6‬تحديد قائمة محتملة من الرعاة والشركاء‪:‬‬ ‫› الشركات ذات الصلة‪ :‬البحث عن الشركات والمؤسسات التي لها‬ ‫اهتمام بمجال موضوع الحدث‪.‬‬ ‫› الشركات المحلية والدولية‪ :‬النظر في الشركات المحلية والدولية التي‬ ‫قد تكون مهتمة بالتوسع في السوق المستهدف‪.‬‬ ‫› الشركات التي لها أهداف مشتركة‪ :‬البحث عن الشركات التي‬ ‫تتماشى أهدافها وقيمها مع موضوع وأهداف الحدث‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫❖خطوات البحث عن رعاة وشركاء‪:‬‬ ‫‪ )3 /6‬إعداد عرض الرعاية‪:‬‬ ‫– مقدمة عن الحدث‪ :‬شرح موجز للحدث وأهدافه‪.‬‬ ‫– معلومات عن الجمهور المستهدف‪ :‬تقديم تفاصيل حول الجمهور‬ ‫المتوقع حضوره (عددهم‪ ،‬خصائصهم الديموغرافية‪ ،‬اهتماماتهم)‪.‬‬ ‫– الفوائد المقدمة للرعاة‪ :‬توضيح الفوائد التي سيحصل عليها الراعي‬ ‫مثل الظهور اإلعالمي‪ ،‬الفرص التسويقية‪ ،‬العروض الخاصة‪ ،‬إلخ‪.‬‬ ‫– أنواع الرعاية المتاحة‪ :‬تقديم خيارات مختلفة للرعاية (رعاية بالتينية‪،‬‬ ‫ذهبية‪ ،‬فضية‪ ،‬برونزية) مع توضيح المزايا المرتبطة بكل نوع‪.‬‬ ‫– قصص نجاح سابقة‪ :‬إذا كان هناك أحداث سابقة‪ ،‬يمكن عرض قصص‬ ‫نجاح الرعاة السابقين وكيف استفادوا من مشاركتهم‪.‬‬ ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫❖خطوات البحث عن رعاة وشركاء‪:‬‬ ‫‪ )4 /6‬التصال بالرعاة والشركاء المحتملين‪:‬‬ ‫› إعداد قائمة التصالت‪ :‬جمع بيانات االتصال الخاصة بالشركات المحتملة‬ ‫للرعاية‪.‬‬ ‫› إرسال العرض‪ :‬المخصص للرعاية عبر البريد اإللكتروني أو عبر وسائل االتصال‬ ‫األخرى‪.‬‬ ‫› التواصل الشخصي‪ :‬إجراء مكالمات هاتفية أو اجتماعات شخصية لتقديم‬ ‫العرض‪.‬‬ ‫‪ )5 /6‬التفاوض والتفاق‪:‬‬ ‫› التفاوض على الشروط‪ :‬مناقشة الشروط والتفاصيل مع الرعاة المحتملين‬ ‫لضمان توافق الطرفين‪.‬‬ ‫› التوصل إلى اتفاق‪ :‬توقيع اتفاقيات الرعاية التي تحدد الشروط وااللتزامات لكل‬ ‫طرف‪.‬‬  ‫ثانيًا‪ :‬خطوات إدارة األحداث الخاصة (مرحلة ما‬ ‫قبل الحدث)‬ ‫❖خطوات البحث عن رعاة وشركاء‪:‬‬ ‫‪ )6 /6‬إدارة العالقة مع الرعاة‬ ‫› التواصل المستمر‪ :‬مع الرعاة ومتابعتهم بكل جديد حول تقدم الحدث‪.‬‬ ‫› تنفيذ اللتزامات‪ :‬ضمان تنفيذ االلتزامات تجاه الرعاة كما هو متفق عليه‪.‬‬ ‫› تقديم التقارير‪ :‬بعد انتهاء الحدث‪ ،‬يجب تقديم تقارير توضح كيف استفاد‬ ‫الراعي من مشاركته‪ ،‬بما في ذلك بيانات الحضور والتغطية اإلعالمية‪.‬‬ ‫‪ )7 /6‬تقييم الرعاية والشراكات‪:‬‬ ‫› الحصول على آراء الرعاة حول تجربتهم‪.‬‬ ‫› تقييم مدى نجاح الشراكات في تحقيق األهداف المحددة‪.‬‬ ‫› استخدام المعلومات المستخلصة لتحسين استراتيجيات الرعاية في األحداث‬ ‫المستقبلية‪.‬‬  ‫لمزيد من المعلومات يمكن مراجعة مصادر المحاضرة‪:‬‬ ‫‪ -‬أحمد العبد أبو السعيد‪ ،)2014( ،‬إعداد وتنظيم المؤتمرات والندوات‪( ،‬عمان‪ :‬دار‬ ‫اليازوري)‪.‬‬ ‫‪ -‬مسعود حسن آل معيض‪ ،‬على سعود الشهراني‪ ،‬محمد معيض الحربي‪ ،)2020( ،‬الدليل‬ ‫اإلجرائي لتنظيم الفعاليات‪ ،‬متاح على الرابط ‪https://anyflip.com/dquid/mnsl‬‬ ‫شك ًرا لحسن استماعكم‬