Tema 1: Procesador de Texto PDF

PRESENTACIÓN DEL TEMA TEMA 1 Procesador de texto Contenidos del bloque: 1. Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto 1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y PLANTILLAS  MEDIANTE PROCESADORES DE TEXTO ...

PRESENTACIÓN DEL TEMA TEMA 1 Procesador de texto Contenidos del bloque: 1. Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto 1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y PLANTILLAS  MEDIANTE PROCESADORES DE TEXTO  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información GEAD AD/AF DS Unas de las tareas más habituales en la jornada laboral de una oficina es la realización de escritos, informes, planti- llas, solicitudes, etcétera. Existen en el mercado programas informáticos que han sido desarrollados para este fin. Estos programas se llaman procesadores de texto y tienen im- plementadas las opciones necesarias para dar formatos, SMIX márgenes y demás a los escritos que tengan el texto como elemento principal. Un procesador de texto sirve para definir todas aquellas aplicaciones que permiten escribir un texto en el ordena- dor como si fuera una máquina de escribir. A lo largo de estos puntos, veremos cómo organizar mejor la información y cómo darle forma y color cuando lo crea- mos conveniente para que el resultado final sea lo más profesional y vistoso posible. 1. instalación, carGa y utilización de software libre y de propietario en los BUSCA EN LA WEB diversos sistemas operativos Visita: actuales. Hardware para www.microsoftstore.com introducir textos e imágenes El programa de tratamiento de texto más utilizado es el Mi- crosoft Word del paquete Microsoft Office. Es el producto comercial más extendido y puede comprarse en tiendas especializadas u online a través de la tienda de Microsoft (http://www.microsoftstore.com/). 1  Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto BUSCA EN LA WEB Entre las alternativas de programación libre, la más popu- lar es OpenOffice, gratuita y descargable en https://www. Visita: openoffice.org/es/. Otra alternativa gratuita puede ser el https://www.openoffice.org paquete LibreOffice, disponible en la página web del de- sarrollador: https://es.libreoffice.org/descarga/libreoffice/. 2. personalización del software https://es.libreoffice.org/ A la hora de personalizar cualquiera de los dos programas, descarga/libreoffice/ debemos acceder al menú de Opciones, en el apartado ge- neral de Archivos. En dicho apartado podemos personalizar el entorno gráfico, tanto el color de fondo como el tema gráfico para el programa. 3. estructura y funciones 3.1. edición de textos, columnas, imágenes (desde periféricos y de otras redes) y tablas En este apartado vamos a ver cómo seleccionar un texto para modificar su aspecto, utilizando las funciones de ne- grita, subrayado, cursiva, tipo de letra, color, etcétera. 2  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información GEAD AD/AF DS 3.1.1. Seleccionar texto SMIX A la hora de seleccionar una palabra, podemos hacerlo de dos formas diferentes: Con el ratón: hacemos clic al principio de la palabra y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastramos hasta el final de esta. Con el teclado: mediante el uso de las flechas de despla- zamiento, situamos el cursor al inicio de la palabra y, con la tecla Shift pulsada, seleccionamos la palabra completa con la ayuda de las teclas de desplazamiento. Así vamos avanzando en la palabra letra a letra. Para seleccionar partes de texto que no están consecu- tivas, debemos hacer uso de la tecla Ctrl. De esta forma, vamos seleccionando las partes que nos interesen. 3.1.2. Selecciones rápidas Seleccionar una palabra: doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre la palabra. Seleccionar una línea: movemos el ratón hasta la parte izquierda del texto y esperamos a que nos aparezca una flecha. Entonces, hacemos clic. Seleccionar una frase: cursor sobre la oración y pulsamos Ctrl + clic. 3 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto Seleccionar un párrafo: situamos el cursor sobre el párra- fo y hacemos tres clics, o hacemos dos clics en el margen izquierdo. Seleccionar todo el texto: hacemos tres clics en el margen izquierdo. 3.1.3. Aplicar formato Para aplicar cualquier tipo de atributo (negrita, cursiva, subrayado, tipo y tamaño, etcétera), activamos la pestaña de Inicio: También podemos hacerlo desde el menú de Opciones, haciendo clic en Fuente. O con el botón derecho, eligiendo la opción Fuente en el menú emergente. También tenemos los atajos de teclado para las siguientes opciones: Subrayar: Ctrl + S Cursiva: Ctrl + K Negrita: Ctrl + N 4  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información 3.1.4. Copiar formato Para copiar el formato de una frase, párrafo o palabra y trasladarlo a otra parte de nuestro texto, utilizaremos la GEAD herramienta Copiar formato. De esta forma, podremos cambiar el tipo de letra, color o estilo al formato de las palabras o letras que habíamos copiado. AD/AF 3.1.5. Cortar, copiar y pegar Son funciones que nos permiten repetir una parte del texto (copiar) o moverlo (cortar) a otra parte del documento (pegar). Las diferentes formas que tenemos a la hora de ejecutar DS este programa son las siguientes: Con el botón derecho del ratón. Con la barra de herramientas. Con el teclado. SMIX Existen diferentes atajos de teclado que nos permiten hacer las siguientes operaciones: Copiar: Ctrl + C Cortar: Ctrl + X Pegar: Ctrl + V 3.1.6. Columnas Para dar formato de columnas a un texto, se deberá activar Formato > Columnas > Más columnas. 5 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto En el cuadro de diálogo siguiente, especificaremos las ca- racterísticas de las columnas: 3.1.7. Imágenes Existen diferentes formas de insertar una imagen en un documento de Word: en el menú Insertar > Imagen (que nos permitirá subir alguna fotografía del ordenador) o en Insertar > Imágenes prediseñadas; Imagen > iconos; o Imagen > Imágenes en línea (para buscarlas en internet). Las alternativas ofrecidas pueden variar según la versión del programa. Una vez insertada la imagen, si queremos cambiar su posición o tamaño, hay que clicar sobre ella para que apa- rezca un recuadro con varios puntos que la rodea. El punto redondo verde que aparece por encima del recuadro sirve para hacerla girar, mientras que los puntos cuadrados nos permiten estrecharla o ensancharla. Además, los puntos redondos de las esquinas permiten agrandar o achicar la imagen sin que esta pierda su proporción. 3.2. estilos y formularios Por estilos entendemos el grupo de formatos (tipo de letra, alineación, etcétera) que se almacena con un nom- bre. Cuando aplicamos un estilo a una sección, Word elige todos los formatos definidos para él. Las ventajas de los estilos son: Tener todos los formatos del documento centralizados y organizados. Realizar cambios de formato con un solo clic. Crear índices. Cuando a una sección se le aplica un estilo, Word aplica todos los formatos definidos para este estilo. En do- 6  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información cumentos largos, más frecuentemente si están divididos en apartados y subapartados, es muy práctico utilizar estilos en lugar de dar formato a cada apartado individualmente. GEAD Para definirlos o ver los estilos que están seleccionados, ponte a prueba vamos a Inicio > Estilos, donde aparecerán todos los que tengamos creados. ¿Mediante qué combinación de teclas podemos poner en Word la letra en negrita? AD/AF a) Control + S b) Control + K c) Control + N ¿Qué elemento de Word nos permite tener todos Word también ofrece la opción de crear un formulario para los formatos aplicados DS que otros usuarios puedan rellenarlo. Para ello, se empieza al texto centralizados y con una plantilla y se agregan controles de contenido, los organizados? cuales incluyen elementos como las casillas de verifica- a) Estilos de texto ción, los cuadros de texto, los selectores de fecha y las listas b) Formulario de texto desplegables. Los controles de contenido, incluso, pueden vincularse con los datos de bases de datos. c) Plantilla textual Para generar tablas de SMIX 3.3. índices (tablas de contenido contenido personalizado personalizado) (índices), ¿qué estilo debemos aplicar Las tablas de contenido personalizado sirven para crear previamente? índices. Para poder crearlos, primero se deben tener los a) Estilo de título (Título 1, títulos del documento aplicados con su estilo correspon- Título 2, Título 3…) diente y en función de su jerarquía (título 1, título 2, título 3…). b) Estilo normal c) No hace falta aplicar Después, desde el menú Referencias pulsaremos en Tabla ningún estilo de contenido y se creará automáticamente. 7 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto 3.4. Gráficos Los gráficos son una representación gráfica de datos que ayudan a visualizarlos de una manera más rápida y eficien- te. Para crearlos, hay que ir a Insertar > Gráfico. Al escoger el formato visual del gráfico, se insertará en Word y podremos modificar sus datos a través de Excel. 3.5. hipervínculos Un hipervínculo es un texto en formato de enlace que permite ir internamente a una parte del documento o ex- ternamente a una página web u otro archivo. Para crear hipervínculos internos, se pueden generar mar- cadores. Estos son una marca no visible en el documento a la que podamos acceder de manera rápida. Para insertarlos, seleccionamos el texto que queramos convertir en un enlace y pulsamos en Insertar > Vínculo. 8  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información 3.6. combinación de documentos y correspondencia Es una utilidad para confeccionar copias de un mismo do- GEAD cumento con datos variables, como podría ser lo que en inglés se denomina mailings. Para realizar este proceso, son necesarios dos documentos: el principal, donde apare- ce el texto (una carta, por ejemplo) y otro donde estarán los datos variables (los datos personales de los destinatarios). AD/AF 3.6.1. Definir el documento principal El documento principal puede ser una carta, un impreso, unas etiquetas o unos sobres. Simplemente, se crea el do-cumento y se guarda. 3.6.2. Definir el documento de los datos DS Para definir un documento con datos, tenemos que crear una tabla donde se introducirán estos. Por ejemplo, una tabla cuya primera fila sean las categorías (la dirección, la población, el código postal, etcétera), y en las siguientes filas introduciremos los datos correspondientes. Finalmen-te, se guarda el documento. SMIX 3.6.3. Procedimiento para ejecutar la combinación de correspondencias Abrimos el documento principal. Activar la opción Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Carta. Ahora hacemos clic en Seleccionar destinatarios > Mos- trar lista existente y buscamos el archivo con la tabla. Pulsamos en Editar lista de destinatarios y aceptamos si no se tiene que modificar ningún dato. A partir de aquí, se tendría que hacer la relación entre la parte del texto y el dato de la tabla. 3.7. formatos de almacenamiento 3.7.1. Guardar un documento Toda la información que manipula un ordenador está guardada en archivos. Si es la primera vez que se guarda 9 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto un documento, solo es necesario activar la opción de la barra de herramientas Archivo > Guardar o Archivo > Guar- dar como. También se puede pulsar la combinación de teclas Ctrl + G. Si el documento se ha archivado con anterioridad y se han hecho modificaciones al texto, la opción Archivo > Guardar mantendrá el mismo nombre al documento y actualizará su contenido con las modificaciones aportadas. De igual manera, siempre que se quiera dar un nuevo nom- bre al documento, se deberá utilizar la opción Archivo > Guardar como. En esta opción se debe escoger la carpeta del ordenador o de la unidad externa (USB, por ejemplo) donde se quiera archivar. También se debe seleccionar el tipo de formato en el que se guarda (como.docx,.doc o.pdf, entre otros). 3.7.2. Abrir un documento Para abrir un documento (Ctrl + A) archivado en el disco, se utiliza la opción del menú Archivo > Abrir o bien se pulsa el botón de la barra de herramientas. 3.7.3. Formatos de texto TXT: archivos de texto plano, sin formato. RTF: archivo de texto enriquecido, es decir, posee tipo de letra, color, etcétera. DOCX (o DOC en versiones antiguas): archivo de texto en- riquecido de Word. ODT: archivo de texto enriquecido abierto, utilizado por OpenOffice o LibreOffice. PDF: estos archivos son una versión imprimible de un documento, pues se visualiza tal cual como se ve en la edi- ción. Por ejemplo, permitirá exportar un documento con una fuente instalada sin necesidad de que otros equipos tengan que tenerla descargada para visualizarlo. Una des- ventaja es que es difícil editar este tipo de documentos. 3.8. creación y uso de plantillas La opción que ofrecen los procesadores de texto para tra- bajar con plantillas no es utilizada por la gran mayoría de usuarios. Sin embargo, lo cierto es que el empleo de estas plantillas facilita mucho las tareas más cotidianas en el trabajo. El protocolo de actuación cuando queremos utilizar una plantilla es el siguiente: 10  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información 1. Dedicar mucho tiempo al diseño de la plantilla, para luego guardarla como tal. 2. Cuando queramos un documento como el diseñado, solo GEAD debemos abrir un archivo bajo esa plantilla y las opcio- nes más generales ya estarán configuradas. Una plantilla se suele utilizar como base para confeccionar diferentes documentos de un mismo estilo y formato. Mi- crosoft Word siempre basa un documento en una plantilla. Por defecto, se utiliza la normal (página en blanco). AD/AF Podemos intentar elegir otra plantilla para ver qué presen- tación podría tener. Por ejemplo, seleccionamos Archivo > Nuevo y buscamos las plantillas que más nos interesen. DS SMIX Lo conveniente sería que el usuario creara una plantilla para tenerla siempre de referencia. Por ejemplo, sobre una plantilla en blanco, creamos la forma de una solicitud (mediante tablas, títulos en negrita, alineaciones…) y cada vez que queramos rellenar la solicitud lo guardamos como archivo para dejar intacta la plantilla. 3.9. importación y exportación de documentos Debido a que estamos trabajando con programas del mismo paquete ofimático (sea Microsoft Office, OpenOffi- ce o LibreOffice), no habrá ningún tipo de problema para la importación y exportación de archivos. De esta forma, podemos pasar información de un software a otro. El in- conveniente o las incompatibilidades vendrán a la hora de importarlos o exportarlos a un tipo de programa que no pertenezca a la misma familia ofimática. Podemos tener algún tipo de problema, o incluso puede que no sea posible. Para acceder a las opciones Importar o Exportar archivos, debemos hacer clic en Archivos, situado a la izquierda de 11 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto nuestra cinta de menú. Una vez dentro de la opción que co- rresponda, tendríamos que seguir los pasos que nos marca el asistente. En el caso de que tengamos programas diferentes, una buena idea es exportar el documento en un formato abier- to, por ejemplo, en.odt, ya que este formato lo puede abrir también Word. 3.10. diseño y creación de macros Las macros son un conjunto de instrucciones que tiene asignado un nombre y va a servir para no tener que realizar todos los pasos de una acción determinada. Por ejemplo, si guardamos una macro con el sintagma Academia Técnica, no será necesario que volvamos a escribirlo otras veces, sino que bastará con ejecutar la macro. Para acceder a las macros, iremos al menú de Vista > Macros: Funciona como una grabadora. Lo primero que hacemos es clic en Grabar macro: Podemos ponerle el nombre que deseemos y Aceptar. El cursor aparece con la flecha y una cinta de grabar y pode- mos comenzar a escribir Academia Técnica. En el apartado Menú de las macros aparece Detener grabación y Pausar grabación. Si pausamos, podemos 12  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información hacer cosas en la macro sin que aparezcan en ella, y, para continuar, hacemos clic en Reanudar grabación. Una vez que hayamos finalizado la macro, seleccionamos Detener grabación. GEAD AD/AF Para ejecutar la macro, solo tenemos que pulsar el botón de macros o la combinación de teclas Alt + F8 y elegir la correspondiente. DS SMIX Si queremos realizar cualquier tipo de modificación de la macro, nos vamos al programa Visual Basic. Aunque no vamos a profundizar en él, sí que debemos conocer que, si deseamos modificar el texto, solo debemos posicionarnos en la línea de texto, y que, para marcar los saltos de línea, tenemos que escribir el comando Selection.TypeParagraph. 13 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto 3.11. inserción de marcas de aGua Una marca de agua es una imagen (o texto) que queda como fondo de la página con un color más difuminado para que se pueda leer el texto sin dificultad. Esta imagen se va a repetir en todas las páginas, actuando como una marca de agua. Su función principal es impedir los plagios. Abrimos el menú Diseño de página > Fondo de página > Marca de agua. 3.12. letra capital La letra capital sirve para establecer el primer carácter de un párrafo con un tamaño más grande al del resto. Sirve para marcar el inicio de un párrafo. Para poner letra capital, se activará la opción Insertar > Texto > Letra capital: 3.13. encabezados y pies de páGina Son textos o imágenes que aparecen en cada una de las páginas de un documento, en la parte superior (encabeza- 14  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información do) o en la parte inferior (pie de página). Para insertar un encabezado o un pie de página, debemos activarlo en la barra de menú Insertar > Encabezado y pie de página y, a continuación, nos aparecerá una lista de tipos de encabe- GEAD zados como la de la imagen inferior: AD/AF DS SMIX Si no queremos ningún modelo, hacemos clic en Editar en- cabezado y, de esta forma, nos aparece una nueva pestaña en el menú: Herramientas para encabezado y pie de página. 3.14. notas al pie Las notas al pie de página sirven para ampliar información de una palabra o citar referencias. Para ello, crea un núme-ro en formato de superíndice a la derecha de la palabra y este mismo número aparecerá al final de la página o del documento. Para crear notas al pie de página, primero hay que seleccio-nar la palabra e ir a Referencias > Insertar nota al pie. 15 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto 4. trabajo en Grupo: comparación de documentos, versiones de documentos, control de cambios, entre otros Con Word es posible comparar dos versiones de un docu- mento para ver en qué se diferencian. También se pueden combinar dos versiones de un mismo documento con un documento nuevo. En ambos casos, Word muestra las dife- rencias con marcas de revisión. Recuerda: no es posible combinar dos documentos distin- tos en uno solo, solamente versiones de este. 4.1. comparar dos versiones de un documento 1. Abrir una de las versiones del documento que se quiere comparar. 2. En el menú Herramientas, elegir Control de cambios y clicar en Comparar documentos. 3. En el menú emergente Documento original, seleccionar el documento original. 4. En el menú emergente Documento revisado, elegir la otra versión del documento y clicar en Aceptar. Los cambios en la copia revisada se combinarán en una copia nueva basada en la copia original del documento, la cual se mantendrá intacta. Además, las marcas de revisión mostrarán las diferencias que existen entre una y otra. 4.2. control de cambios Varios usuarios pueden colaborar en un documento, por lo que puede realizarse un seguimiento y mostrar los cambios que ha introducido cada uno de ellos. Además, es posible revisarlos, aceptarlos o rechazarlos antes de finalizar el documento. 4.3. insertar un comentario 1. Seleccionar el texto sobre el que se desea hacer un co- mentario o hacer clic en el margen del documento. 2. En la pestaña Revisar, clicar en Nuevo comentario. 3. Escribir el comentario. Word muestra el comentario en un globo en el margen del documento. Sobre un comentario se puede escribir una respuesta y también eliminarlo. 16  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información GEAD AD/AF DS 4.4. activar el control de cambios En la pestaña Revisar, activar Control de cambios. Cada vez que alguien cambie el documento, Word indicará dónde están los cambios mos- trando una línea roja en el margen. Si se cambia la vista a Todas las revisiones, se verán los cam- bios en línea o en globos. 4.5. bloquear el control de cambios con una contraseña 1.  En el menú Herramientas, clicar en Proteger documento. 2. En Protección, activar Proteger documento para y hacer clic en Cambios realizados. 3. A continuación, escribir una contraseña y selec- cionar Aceptar. 4. Escribir la contraseña de nuevo y hacer clic en Aceptar. Mientras los cambios realizados estén bloqueados, no es posible desactivar el control de cambios ni tampoco aceptar o rechazar los cambios. 17 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto 132  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información 5. impresión de textos. Opciones óptimas Para imprimir un archivo, seleccionar la opción Archivo > Imprimir: AD/AF DS También podemos hacer clic sobre el botón. Pulsando este botón, se imprime todo el documento inme- diatamente, mientras que con Archivo > Imprimir podemos elegir diferentes opciones de impresión. El botón Propiedades se utiliza para definir diferentes parámetros de impresión, como, por ejemplo, si desea im- primir en modo borrador o si se han de incluir imágenes. 6. interrelación con otras aplicaciones La mayoría de las aplicaciones de Microsoft Office están relacionadas entre sí. Por ejemplo, si copiamos unas celdas de Excel, podremos importarlas manteniendo su formato e incluso vincularse con el formato de origen. Para hacer esto, basta con copiar y pegar en Word una tabla de Excel y ya podremos elegir, en la barra inferior que se visualiza, cómo queremos que sea la importación. 18 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto 7. Gestión de archivos y de sistemas de gestión documental Dentro de Word, podremos realizar la siguiente gestión de archivos: Redactar la información del archivo: todo fichero guarda una serie de descripciones dentro de sí mismo. En Word podremos editar desde Archivo > Información estos de- talles, por ejemplo, cuál es el título, las etiquetas, los comentarios o las personas relacionadas con la autoría del documento. Proteger el documento: desde el mismo apartado ante- rior, podremos cifrar el documento con una contraseña, establecerlo como fichero final o restringir su edición, en- tre otras opciones. 19  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información Comprobar si hay problemas: Word dispone de unas he- rramientas útiles para comprobar si el documento está bien, si es correcto para su accesibilidad o si es compati- ble con otro tipo de documentos y archivos. AD/AF DS Crear un nuevo archivo, abrir uno existente o guardarlo: funciones básicas que debe incluir toda gestión de ar- chivos. Imprimir: envía el documento a impresión, ideal para convertir un documento digital a físico. 135 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto Compartir: Word dispone de varias herramientas para compartir con otras personas, guardar en la nube, enviar por correo electrónico o publicar en un blog. ponte a prueba Un documento Word puede cifrarse con una contraseña. a) Verdadero b) Falso Word, al no ser un programa de ofimática en la nube, como Google Docs, no permite compartirse con otras personas por correo o guardarse en la nube. a) Verdadero b) Falso 136  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información 8. elaboración de diversos tipos de documentos: manuales, comunicados de incidencia, entre otros La elaboración de documentos tales como manuales, par- tes de incidencias, formularios o memorias de proyectos son los ejemplos más usuales para los que se utilizan los procesadores de texto. El protocolo de actuación que noso- tros proponemos es: 1. Empezamos por configurar los estilos de los títulos y subtítulos que vamos a utilizar, para así, en un futuro, facilitarnos el trabajo. 2. A continuación, si es una tarea que vamos a repetir dia- riamente, como puede ser un formulario, debemos crear una plantilla, y así nos aseguramos de que no se va a cambiar su formato tan fácilmente. 3. En caso de ser una memoria o un manual, empezaría- mos a escribir dejando para lo último las imágenes o las configuraciones de tablas, si es que deseamos organizar alguna información con ellas. Una vez visto el protocolo de actuación, vamos a identificar SMIX las características de los diversos tipos de documentos. En cuanto al manual, desglosamos las siguientes: Debe estar escrito en un lenguaje adecuado al público objetivo. Debe hacer referencia a la puesta en marcha de la apli- cación, las configuraciones adicionales, las instrucciones para acciones específicas y las recomendaciones para la seguridad. Tiene una estructura compuesta por: portada, referencias a los derechos de autor, una introducción opcional, la pá- gina de índice, el contenido, una sección final que incluya la solución a problemas, una sección de preguntas fre- cuentes, bibliografía y glosario. Con respecto al comunicado de incidencia, distinguimos las siguientes características: Debe estar escrito en un lenguaje claro y detallado. Hay que entender que este documento lo pueden leer otras personas, por lo que redactar unas indicaciones compli- cadas de entender sobre la resolución de una incidencia podría entorpecer más la tarea. Debe contener la máxima información posible, incluyen- do, por ejemplo, las características del equipo que se ha reparado o quién ha llevado a cabo la reparación. 22 Bloque 3. Procesador de texto Tema 1: Elaboración de documentos y plantillas mediante procesadores de texto 9. protocolos de seGuridad de la información y protección de documentos con contraseñas Al trabajar con documentos que contienen información im- portante, es recomendable seguir una serie de protocolos de seguridad para evitar el robo o la manipulación de la información. Para ello: Tener especial cuidado con quién o quiénes se compar- ten los documentos. Si es necesario, se pueden otorgar permisos para que solo pueda modificar el documento su creador. En el caso de que se quiera evitar que se pueda manipular la información del texto, se aconseja que el documento final que se envíe esté en formato PDF, ya que este forma- to complica su edición y modificación. 23  Ofimática, proceso y tratamiento informático de la información Se puede establecer una protección con contraseña de un documento de Word. Para ello, hay que ir a la pestaña Re- visar y, seguidamente, a la sección Proteger. Se pulsará sobre el botón de Restringir edición. Dentro del panel que GEAD se abre, se pueden configurar tres opciones: – Restricciones de formato: se pueden limitar los es- tilos que se utilicen en el documento. De esta forma, se obliga a los usuarios a escribir con un determinado formato. Se puede utilizar para saber qué zonas se han modificado a través de este formato. AD/AF – Restricciones de edición: establece qué tipo de res- tricción a la modificación tiene lugar. Se distinguen: ◦ Sin cambios (solo lectura): el documento queda blo- queado y no se puede realizar ningún cambio. ◦ Marcas de revisión: en el documento solo se pueden hacer revisiones del control de cambio, pero no se po- drá modificar. DS ◦ Comentarios: en el documento únicamente se pueden establecer comentarios en la parte lateral. ◦ Rellenado con formularios: todo el documento queda bloqueado para su edición, salvo los formularios que se hayan incluido. SMIX – Comenzar a aplicar: se encuentra el botón para aplicar las anteriores configuraciones. Si se pulsa, dará la posi- bilidad de bloquear el documento con contraseña o que requiera una autenticación de usuario. 24