Guía de Microsoft Office PDF

MICROSOFT OFFICE Muchas personas eligen el programa Word de Microsoft Office para crear textos. Microsoft Office es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado por Microsoft Corp. (una empresa estadounidense fundada en 1975). Se trata de un conjunto de aplicacion...

MICROSOFT OFFICE Muchas personas eligen el programa Word de Microsoft Office para crear textos. Microsoft Office es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado por Microsoft Corp. (una empresa estadounidense fundada en 1975). Se trata de un conjunto de aplicaciones que realizan tareas ofimáticas, es decir, que permiten automatizar y perfeccionar las actividades habituales de una oficina. La versión más antigua de Microsoft Office fue lanzada en 1989 con dos paquetes básicos: uno formado por Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel y Microsoft Word, y otro al que se le sumaban los programas Schedule Plus y Microsoft Access. Navega por el índice de temas del artículo. WORD Y EXCEL, LOS PROGRAMAS MÁS POPULARES Word es uno de los programas más populares que forman parte de Microsoft Office. Consiste en un procesador de textos que incluye un corrector ortográfico, diccionario de sinónimos y la posibilidad de trabajar con diversas fuentes (tipografías). Excel, por su parte, está compuesto por planillas u hojas de cálculo. Su principal atractivo es la posibilidad de realizar operaciones aritméticas de manera automática, lo que facilita el desarrollo de balances y estados contables. POWERPOINT Y OUTLOOK, OTRAS HERRAMIENTAS DE MICROSOFT OFFICE PowerPoint es el programa de Office que se utiliza para crear y mostrar presentaciones visuales. Su base está en el desarrollo de diapositivas multimediales que pueden incluir imágenes, texto, sonido y videos. La administración de datos personales y los correos electrónicos pueden gestionarse desde Outlook. Su principal fuerte es el cliente de correo, aunque también ofrece un calendario y un directorio de contactos. Microsof Office cuenta con diferentes herramientas útiles para el trabajo y el estudio. POPULARIDAD EN BAJA Y MAYOR COMPETENCIA La popularidad de Office ha ido cayendo en los últimos años. La primera víctima es probable que haya sido PowerPoint, cuando muchos usuarios comenzaron a comprender que Flash les ofrecía las mismas posibilidades y muchas más, con un nivel de personalización imposible de alcanzar en el primero. Luego, con la masificación de los teléfonos móviles y lo atractivo de sus aplicaciones, tuvo lugar una especie de migración desde la PC hacia dichos dispositivos, transformando el mercado del software y colaborando con el crecimiento de la nube y las herramientas gratuitas. Muy probablemente, esto no haya pasado desapercibido para Microsoft, dado que desde hace un tiempo es posible disfrutar de algunas de las prestaciones de Office en forma gratuita y a través de una cuenta de correo. MICROSOFT OFFICE Y EL PROBLEMA DE LA PIRATERÍA Caber resaltar que Microsoft Office es un programa con licencia. Por lo tanto, quienes deseen aprovechar sus prestaciones, deben comprarlo y respetar las condiciones del contrato, como la prohibición de realizar copias con fines de lucro. Algunos de sus principales competidores son OpenOffice (de código libre), StarOffice, Lotus Symphony y WordPerfect Office. Al igual que Windows y que los distintos paquetes de Adobe, donde encontramos Photoshop e Illustrator, Office es uno de los focos más comunes de la piratería. Una de las razones principales es que son herramientas muy útiles para la formación, dado que suelen estar entre los requisitos de la mayoría de los puestos de trabajo que incluyan labores informáticas de algún tipo. Al día de hoy, existen alternativas gratuitas a casi todas ellas, las cuales en algunos casos resultan más potentes y eficientes, pero que suelen tener un punto débil en común: interfaces difíciles de navegar y poco atractivas visualmente. Esto lleva a muchos usuarios a descartarlas en cuestión de segundos, volviendo a las cómodas descargas ilegales. Sin embargo, dado que la piratería ha proliferado sorteando cuanto obstáculo se ha presentado en su camino, muchos se preguntan si las grandes compañías de desarrollo de software sufren realmente por esta situación. Es común oír que es probable que sean ellas mismas, Microsoft y Adobe, por ejemplo, quienes se aseguran de que sus programas lleguen a cuantos hogares sea posible, sea a través de adquisiciones en regla o de copias ilegales. Esta teoría se apoya en que la verdadera ganancia tiene lugar cuando una empresa compra las aplicaciones necesarias para sus empleados, y que gracias a permitir que los usuarios particulares conozcan y disfruten de sus herramientas, su popularidad crece al punto de convertirlas en puntos de referencia. DEFINICIÓN DE WORD Word es un procesador de texto. Word es un término inglés que puede traducirse como “palabra”. Su uso en nuestra lengua, de todos modos, se vincula al nombre de un programa informático desarrollado por la compañía estadounidense Microsoft. Word, o Microsoft Word, es la denominación de un procesador de texto: es decir, de un software que permite al usuario la creación y edición de documentos de texto en un ordenador o computadora. Word forma parte de Microsoft Office, un paquete de programas que permite la realización de actividades ofimáticas (las tareas que suelen llevarse a cabo en una oficina). Navega por el índice de temas del artículo. HISTORIA DE WORD En sus orígenes, Word funcionaba con el sistema operativo DOS. La primera versión, creada por los programadores Richard Brodie y Charles Simonyi, salió a la venta en 1983. El éxito de este procesador de texto, de todos modos, recién llegó en la década de 1990, cuando el software desembarcó en el sistema operativo Windows. Debido al vínculo estrecho que se forjó entre Word y Windows, el software cambió la denominación de sus siguientes versiones. Mientras que primero se numeraban (Word 1.0, Word 2.0, etc.), luego pasaron a asociarse a la versión del sistema operativo (Word 95 en Windows 95) y a los años de lanzamiento (Word 97, Word 2000). CARACTERÍSTICAS DEL PROCESADOR DE TEXTO A nivel general, puede decirse que Word es una aplicación que permite redactar todo tipo de textos, eligiendo entre múltiples tipografías (fuentes) y modificando el tamaño y el color de las letras. También cuenta con un corrector ortográfico incorporado, un contador de palabras y muchas otras herramientas. Tanto a nivel personal como profesional, Word se ha convertido en una herramienta clave para muchísimos individuos. Y es que lo emplean para crear su currículum, hacer trabajos, redactar presentaciones, realizar informes, escribir cartas… Microsoft es la compañía que desarrolló Word. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE WORD Entre las principales razones que vienen a explicar el éxito de ese software podemos destacar las siguientes: -La edición del texto es realmente sencilla y se puede acometer recurriendo al empleo de una larga lista de recursos. -Su apariencia y uso es muy fácil, con conocimientos básicos se puede emplear sin problema. -Da la posibilidad de poder visualizar el resultado final del trabajo antes de ser impreso. -Cuenta con herramientas muy útiles a la hora de obtener un resultado estupendo. Nos referimos tanto al corrector ortográfico como a los distintos estilos y formatos. -Se pueden emplear atajos de teclado, con combinación de teclas, que consiguen que el trabajo sea mucho más rápido. Quienes encuentran desventajas en el problema de Word vienen a exponer que es demasiado básico, que constantemente requiere actualizaciones o que no es gratuito. Es importante destacar, en este marco, que Word es un software cuya licencia es propiedad de Microsoft. Las personas que desean usar el programa deben adquirir la licencia correspondiente. Esto diferencia a Word de otros procesadores de texto cuya distribución es gratuita (freeware). OTROS CONCEPTOS CON EL TÉRMINO Precisamente partiendo del concepto word tenemos que resaltar también la existencia de otras palabras que contienen la que nos ocupa. Este sería el caso, por ejemplo, de password. Este es un término que se puede traducir como “contraseña” y que viene a hacer referencia a la clave, compuesta por letras y números, que se puede crear para darle seguridad a un sinfín de recursos como el correo electrónico, los perfiles de las redes sociales o el acceso online a la cuenta bancaria. DEFINICIÓN DE EXCEL Excel, uno de los programas más populares de Microsoft. Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel. Navega por el índice de temas del artículo. HISTORIA DE MICROSOFT EXCEL Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y documentos jurídicos. Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicación para la creación de presentaciones multimediales). PROBLEMAS Y PUNTOS NEGATIVOS DEL SOFTWARE Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al año 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con fórmulas inteligentes que los traten como datos cronológicos. Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para poder instalarlo. Existen otras opciones, de código abierto («open source«, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y que también permiten administrar hojas de cálculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayoría de estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo mismo en la dirección opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos programas). Excel permite representar los datos a través de gráficos. OTRAS CARACTERÍSTICAS DE EXCEL Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en las mismas celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual Basic. En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no quiere decir que no sean suficientes para la mayoría de los usuarios. El problema principal reside en la incomodidad que conlleva escribir el código en una celda, sin la posibilidad de utilizar saltos de línea, tabulación o comentarios, entre otros tantos elementos propios de un editor convencional. Desarrollar funciones en el pseudolenguaje de Excel resulta antinatural, incómodo y poco intuitivo para un programador, sin mencionar que diversas limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible. LA COMBINACIÓN CON VISUAL BASIC Para los desarrolladores que buscan objetivos muy específicos, o de una complejidad mayor al cálculo de un promedio o de una comparación entre varios datos, la solución reside en el uso de Visual Basic. Se trata de un lenguaje con un grado de abstracción relativamente alto (que se aleja considerablemente del lenguaje de máquina, de la forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel, funciona por eventos (esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna acción para que se dispare la ejecución del programa). Dicho esto, la combinación de Excel y Visual Basic también tiene sus limitaciones, y de ninguna manera puede superar el nivel de personalización y precisión posible a través de la creación de un programa desde cero; pero resulta muy eficaz y cómodo para una pequeña compañía, que no desee invertir el dinero y el tiempo necesarios para el desarrollo de sus propias aplicaciones. DEFINICIÓN DE POWER POINT Power Point es una de las herramientas más populares de Microsoft. Power Point o PowerPoint es el nombre de uno de los programas más populares creados por Microsoft. Se trata de un software que permite realizar presentaciones a través de diapositivas. El programa contempla la posibilidad de utilizar texto, imágenes, música y animaciones. De este modo, la creatividad del usuario resulta decisiva para que las presentaciones sean atractivas y consigan mantener la atención del receptor. Sobre este programa tenemos que decir que viene a girar en torno a tres funciones fundamentales: 1.Un editor, que sirve no sólo para escribir texto sino también para darle el formato deseado (tamaño, tipografía, color, alineación…). 2.Un sistema que se encarga de poder insertar tanto fotografías como audios e incluso archivos de vídeo. Elementos todos estos que complementan y refuerzan el contenido textual. 3.Un sistema que procede a mostrar todo el contenido, sea del tipo que sea, de manera absolutamente continua. Navega por el índice de temas del artículo. UN PROGRAMA DE MICROSOFT OFFICE Power Point forma parte del paquete de oficina Microsoft Office junto a Word, Excel y otros programas. Por sus características, es la mejor opción ofrecida por Microsoft para dictar una clase, lanzar un producto o comunicar una idea ante una audiencia. El competidor más directo que tiene el paquete Microsoft Office responde al nombre de OpenOffice y se identifica también por disponer de una serie de programas que vienen a ser rivales de los que dan forma al primer pack. En el caso de Power Point, su “enemigo” no es otro que OpenOffice Impress. Microsoft Power Point permite realizar presentaciones atractivas POWER POINT EN EMPRESAS Y ESCUELAS En el ámbito empresarial, para llevar a cabo la presentación de proyectos o de informes de resultados, se utiliza de manera frecuente el software que nos ocupa. No obstante, donde también cada vez se está haciendo más presente es en el campo de la docencia. Así, son numerosos los profesores que han encontrado en las presentaciones de Power Point la herramienta idónea para desarrollar en clase las distintas asignaturas y sus temas concretos. Y es que traen consigo numerosas ventajas, como estas: -Consiguen mantener la atención de los alumnos, tanto por el contenido como por los colores, las imágenes, el audio o los vídeos que incorporan. -Permiten resumir de manera clara y sencilla los principales aspectos del tema a tratar. De ahí que facilita su entendimiento por parte de los estudiantes. OTROS USOS DEL SOFTWARE Supongamos que un científico debe brindar una conferencia. Para esto, prepara una presentación con Power Point que exhibe en una pantalla gigante, instalada en el centro del escenario. Mientras el científico habla, la pantalla va mostrando diferentes diapositivas con las ideas principales, gráficos y otras informaciones. El propio disertante se encarga de decidir cuándo pasar a la siguiente diapositiva a través de un mouse, un lápiz óptico u otra herramienta. Las presentaciones en Power Point también pueden compartirse a través de una computadora, sin necesidad de que se realice un acto público. Un joven puede crear una presentación para saludar a su padre por su cumpleaños y enviársela al homenajeado como un archivo adjunto a un correo electrónico. En estos casos, es probable que surjan problemas de compatibilidad si el receptor no tiene la misma versión de Power Point o que no pueda visualizar el archivo con la presentación si no tiene el programa instalado en su propia computadora. DEFINICIÓN DE AUTOEDICIÓN Los escritores que optan por la autoedición mantienen el control de las ventas de los ejemplares. El concepto de autoedición se emplea para hacer referencia al acto y resultado de autoeditar. Este verbo (autoeditar), a su vez, alude al proceso que desarrolla una persona para encargarse del diseño y la impresión de una publicación haciendo uso de una computadora, obteniendo un resultado semejante al que ofrecen las editoriales. Conocida en lengua inglesa como self-publishing, la autoedición se sustenta en la utilización de un software que posibilita la maquetación y de una impresora que permite plasmar el contenido digital en un papel. Otra posibilidad es que el individuo se encargue del diseño y luego envíe el material a una imprenta. Navega por el índice de temas del artículo. CÓMO REALIZAR UNA AUTOEDICIÓN Contar con una computadora resulta indispensable para el desarrollo de una autoedición. El equipo, a su vez, tiene que disponer de un programa informático para el diagramado de las páginas. Así se pueden organizar los diferentes elementos que se desean incluir en la publicación (textos e imágenes). Microsoft Publisher, Adobe InDesign, QuarkXPress y CorelDRAW Graphics Suite on algunas de las herramientas más populares de maquetación. De todas maneras, se puede usar cualquier programa que sirva para combinar texto, fotografías, ilustraciones, etc. Si bien la autoedición puede quedar íntegramente en el plano virtual (generando un documento en PDF, por ejemplo), lo habitual es que derive en la impresión de la obra. El último paso puede implicar la utilización de algún mecanismo de encuadernación. Una de las ventajas de la autoedición es que permite imprimir pocos ejemplares. SUS ORÍGENES La autoedición nació a mediados de la década de 1980. Sus orígenes se vinculan al lanzamiento de software del tipo WYSIWYG, que muestra durante la edición el mismo resultado que se consigue al finalizar la tarea. A estas aplicaciones hay que sumar el auge de las impresoras domésticas, que simplificaron el paso de la pantalla al papel. Imprimir, así, dejó de ser una actividad exclusiva de imprentas y editoriales. AUTOEDICIÓN IMPRESA VS. AUTOEDICIÓN DIGITAL Como ya indicamos, la autoedición puede tener dos finales posibles: una obra impresa en papel o una obra en formato digital. A nivel general, la primera alternativa resulta más costosa. La autoedición en papel suele ser elegida por quienes apuntan a una distribución acotada de su creación. El procedimiento se puede desarrollar por completo a nivel hogareño, aunque es frecuente que para ciertos pasos se acuda a una empresa. Un escritor puede diseñar (maquetar) su libro y después enviarlo a una editorial que trabaje por encargo para su impresión y encuadernación. La autoedición digital, en cambio, es más sencilla. Existen programas de uso gratuito que sirven para completar todas las actividades y producir el documento en cuestión. El principal desafío para el autor suele ser, en estos casos, encontrar la forma más apropiada de distribución del material. No se puede dejar de mencionar una tercera opción que combina ambas posibilidades: la autoedición en papel bajo demanda, que consiste en imprimir la obra solo a partir de un pedido. VENTAJAS Y DESVENTAJAS Se pueden reconocer beneficios y puntos en contra de la autoedición. Entre los aspectos positivos, se mencionan habitualmente que la dirección de todo el proceso de edición queda en manos del autor, quien además mantiene el control de las ventas. Como cuestiones negativas, se debe considerar que se requieren de ciertos conocimientos para que el resultado sea óptimo y que la llegada al lector es más complicada que a través del mercado editorial convencional.