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• El objetivo primordial al establecer un ente económico es crecer y perdurar, con el propósito financiero fundamental de incrementar el patrimonio de los propietarios, cumpliendo con las expectativas de clientes y empleados, superando las inversiones iniciales.

Lo contable del ente económico

• Independientemente de su estructura legal, los accionistas o socios aportan su patrimonio a la empresa, comúnmente en efectivo, bienes tangibles o intangibles, formando el capital inicial.
• Si la inversión inicial de una persona es insuficiente, puede asociarse con otros o buscar financiación mediante préstamos de entidades crediticias.
• Es esencial registrar y presentar las operaciones de manera organizada para evaluar el rendimiento y la situación financiera, facilitando la toma de decisiones.
• Este tema busca contextualizar el sistema de información contable en las organizaciones, partiendo de la creación de la empresa hasta las transacciones rutinarias, que se reflejan en el estado de situación financiera y el estado de resultados.

Estado de situación financiera o balance general

• Antes de formar una empresa, es necesario listar y valorar monetariamente todos los elementos requeridos para su operación, como maquinaria, herramientas, mobiliario, y requerimientos de efectivo.
• La lista de elementos condensada clasificando contablemente según su naturaleza o función en partidas o cuentas.
• Las cuentas de maquinaria, equipo, muebles, enseres, equipos de oficina y computación se agrupan como propiedad, planta y equipo

Tablas 1 y 2

• La Tabla 1, muestra un ejemplo de los elementos e importes necesarios para constituir un restaurante
• La Tabla 2, presenta un resumen de la agrupación contable.
• El balance general presenta los activos, pasivos y patrimonio de una empresa.
• El balance general muestra los activos (inversión) y la financiación (aportes de los propietarios y deudas con terceros).
• El balance general refleja la situación financiera en un momento específico y se modifica con cada operación económica.
• Es importante señalar que inicialmente no existen pasivos, pero estos surgen a medida que se realizan transacciones con terceros, generando cuentas de ingresos y gastos.
• Estos estados se agrupan en un estado de resultado integral, que muestra el rendimiento financiero en un periodo determinado.

Aspectos del estado de situación

• Activo: Recurso económico presente controlado por la entidad fruto de eventos anteriores, con potencial para generar beneficios económicos.
• Pasivo: Obligación presente de transferir un recurso económico como resultado de sucesos previos.
• Patrimonio: Interés residual en los activos de la entidad tras deducir todos sus pasivos.
• Se deben presentar por separado cada clase significativa de cuentas similares según su función o naturaleza, a menos que no sean significativas.
• Las subclasificaciones de propiedades, planta y equipo se revelan en el estado de situación financiera o sus notas.

Presentación de Activos

• La NIC 16, presenta un ejemplo de clases según naturaleza y uso en las operaciones de una entidad, entre las que se encuentran: terrenos, terrenos y edificios, maquinaria, buques, aeronaves, vehículos de motor, muebles y enseres, equipo de oficina y plantas productoras.
• El balance debe mostrar partidas en moneda funcional, que es la del entorno donde la entidad genera y utiliza el efectivo, informando el grado de redondeo aplicado a las cifras.
• Amparados en la relevancia, como característica clave, algunas partidas del equipo de oficina podrían considerarse gastos si su importe es muy pequeño o insignificante.

Mercancías

• Si alguna materia prima no se transforma sino que se vende tal cual se adquirió (reventa), debe reclasificarse en una cuenta llamada Mercancías dentro del grupo de Inventarios.
• Es crucial codificar las categorías y asignar niveles a las partidas contables, como se ve en la Tabla 4.Los programas estandarizan estos catálogos, pero cada entidad debe flexibilizar su plan según sus necesidades, evitando errores en el reporte.

En ejemplo...

• En una contabilidad, la salida de materias primas (cuenta 1405) y la entrada de mercancías (1435) no alteran el total del grupo 14 (Inventarios) ni la clase 1 (Activos).
• Las cuentas se representan con una T, donde las entradas de activos se debitan y las salidas se acreditan, mientras que pasivo y patrimonio funcionan al revés.
• Por tanto, los activos son de naturaleza débito y los pasivos y patrimonio de naturaleza crédito.

Dinámica de cuentas

• El sistema financiero puede variar mensualmente con los hechos económicos, por esto, es general cerrar los saldos al final de mes/trimestre/año para realizar comparaciones.
• Se abre una cuenta corriente, y se deposita cierta cantidad de caja o bien
• En cada reconocimiento se cumple el principio de dualidad económica

Clasificación de activos y pasivos

• En el balance, activos y pasivos se dividen en corrientes y no corrientes, según la NIIF.
• Los activos son corrientes si se espera su realización en el ciclo normal de operación, se mantienen para negociación, o son efectivos sin restricciones.
• Los pasivos son corrientes si se espera su liquidación en el ciclo normal de operación o se mantienen con fines de negociación.
• Así, el efectivo e inventarios son activos corrientes, mientras que parte de las obligaciones financieras se clasifican como pasivo corriente y no corriente.
• Es esencial cumplir con la ecuación patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio

Estado de resultados

• A diferencia del balance, que es una "fotografía", el estado de resultados es un "video" del rendimiento financiero en un período.
• El Marco Conceptual define ingresos como incrementos en activos o disminuciones en pasivos que aumentan el patrimonio, excluyendo aportaciones de los dueños.

Elementos del estado de resultado

• Ingresos: Incrementos en los activos o disminuciones en los pasivos que incrementan el patrimonio, excluyendo aportaciones de los tenedores de derechos sobre el patrimonio.
• Gastos: Disminuciones en los activos o incrementos en los pasivos que llevan a disminuciones en el patrimonio, excluyendo distribuciones a los tenedores de derechos sobre el patrimonio.
• Los costos son esfuerzos o consumo de recursos relacionados con lo productivo o misional, contribuyendo directamente a los ingresos y considerándose recuperables.
• Los gastos contribuyen indirectamente a los ingresos y no son recuperables, abarcando lo administrativo y de distribución.

Productos terminados

• En la producción, los costos son inventariables hasta su venta, mientras que los gastos son del período en que ocurren. Según el estándar internacional, algunos costos de producción pueden ser gastos.
• Los ingresos operacionales (ventas) no hacen parte de las cuentas de situación financiera, sino del estado de resultados. Los ingresos son cuentas nominales o de resultado.
• Las cuentas de ingresos son de naturaleza crédito, aumentando el patrimonio, al contrario de los costos y gastos, que son débito.

Naturaleza del impacto de las cuentas

• Una anotación al débito de ingresos no implica un gasto, ni viceversa; tales movimientos solo ocurren en el cierre del período.
• En la contabilidad, los ingresos se comparan con sus gastos asociados (principio de asociación) para determinar la ganancia del período.
• Si una empresa produce un producto y lo vende tal cual, ésta se comportaría como una empresa comercial.

Cancelación de cuentas

• Las cuentas de resultados se cancelan tras determinar la utilidad o pérdida del período, iniciando en cero en el siguiente, a diferencia de las cuentas reales, cuyo saldo final es el inicial del siguiente período
• Si una empresa tiene inventarios y los vende al contado y a un precio determinado, el balance contable se ve afectado
• En su codificación, si al finalizar el periodo contable se cierran las cuentas nominales y la cuenta de ingresos se debita / acredita, también se deberá cargar la cuenta de ganancias y pérdidas contra costos de venta de manera inversa.

Ganancias

• La ganancia se determina con la facturación del costo de la mercancía vendida
• El costo de la mercancía vendida proviene de las facturas de compra cuando no hay transformación del producto. La utilidad del período implica cerrar las cuentas de ingresos, gastos y costos, con la asunción didáctica de una cuenta única de ingresos y una de gastos.
• Si el total de la utilidad (cuenta del patrimonio), compensa el desbalance de las cuentas reales
• No obstante, pueden presentarse compras a crédito con abonos, lo que afectará los movimientos contables

Examen contable

• El examen de los estados e informes financieros, con propósitos de información, incluye la expresión de una opinión independiente.
• Los movimientos contables se muestran en formato de diario, mayor y balance de prueba.

Resultados adicionales

• La utilidad del periodo se determina con la resta de los ingresos y egresos
• Se puede extraer el estado de resultado y situación financiera para agrupar la información por función o por naturaleza del estado contable.

Balance general

• Este balance arroja las tablas de activos, pasivos, corrientes y no corrientes y finalmente se contrarresta con el patrimonio para evidenciar solidez empresarial.
• Tanto la Sección 8 Notas a los Estados Financieros de NIIF, establecen que debe mantenerse la presentación y clasificación de las partidas de estados financieros de un periodo a otro.

Notas

• Las notas a los estados financieros pueden desglosar partidas en subclasificaciones (invetarios, venta de los mismos activos, etc)
• El carácter de inventarios no se limita a los bienes físicos, si no que pueden existir intangibles
• Las entidades prestadoras de servicios no poséen inventarios en el estado de resultados ni en patrimonio, ni en procesos de producción.