¿Sabías que la gestión del archivo en una empresa es fundamental para su funcion...

Study Notes

La importancia y gestión del archivo en una empresa

El archivo es el espacio físico donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una empresa en cualquier soporte físico o informático.
Se utilizan varios significados para referirse al archivo, como fondo documental, espacio físico o institución responsable de la custodia y tratamiento archivístico.
Los archivos informáticos facilitan la forma de organizar y almacenar permanentemente documentos y datos.
Los principios fundamentales de un archivo son el principio de procedencia y el principio de orden de creación.
Es conveniente que las empresas establezcan un método de archivo que facilite el acceso posterior a la documentación.
El proceso del archivo incluye revisar, clasificar, referenciar, prearchivar y archivar los documentos.
Las funciones del archivo físico son guardar, conservar y custodiar la documentación, facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos, constituir un centro activo de información y cumplir con las disposiciones legales.
El Código de Comercio establece la obligación de conservar durante seis años ciertos documentos relacionados con operaciones que originan derechos y obligaciones de la empresa frente a otras personas.
Dicha obligación persiste aun después de cesar la actividad empresarial.
Cuando ha pasado el tiempo que la ley prescribe y a la empresa no le interesa seguir conservando la documentación, se debe eliminar de acuerdo con lo que establece la legislación mercantil.
La eliminación de documentos inservibles se puede hacer por venta a empresas dedicadas al reciclado de papel o por destrucción por medio de máquinas.
Es imprescindible destruir los documentos que ya no son necesarios por carecer de utilidad para la empresa.

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¿Sabías que la gestión del archivo en una empresa es fundamental para su funcionamiento y cumplimiento de obligaciones legales? En este quiz podrás poner a prueba tus conocimientos sobre la importancia del archivo, sus principios fundamentales, la forma en que se clasifican y archivan los documentos, y la obligación legal de conservarlos. ¡Demuestra que eres un experto en la gestión de archivos empresariales!