¿Sabías que la gestión del archivo en una empresa es fundamental para su funcion...

La importancia y gestión del archivo en una empresa

1. El archivo es el espacio físico donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una empresa en cualquier soporte físico o informático.
2. Se utilizan varios significados para referirse al archivo, como fondo documental, espacio físico o institución responsable de la custodia y tratamiento archivístico.
3. Los archivos informáticos facilitan la forma de organizar y almacenar permanentemente documentos y datos.
4. Los principios fundamentales de un archivo son el principio de procedencia y el principio de orden de creación.
5. Es conveniente que las empresas establezcan un método de archivo que facilite el acceso posterior a la documentación.
6. El proceso del archivo incluye revisar, clasificar, referenciar, prearchivar y archivar los documentos.
7. Las funciones del archivo físico son guardar, conservar y custodiar la documentación, facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos, constituir un centro activo de información y cumplir con las disposiciones legales.
8. El Código de Comercio establece la obligación de conservar durante seis años ciertos documentos relacionados con operaciones que originan derechos y obligaciones de la empresa frente a otras personas.
9. Dicha obligación persiste aun después de cesar la actividad empresarial.
10. Cuando ha pasado el tiempo que la ley prescribe y a la empresa no le interesa seguir conservando la documentación, se debe eliminar de acuerdo con lo que establece la legislación mercantil.
11. La eliminación de documentos inservibles se puede hacer por venta a empresas dedicadas al reciclado de papel o por destrucción por medio de máquinas.
12. Es imprescindible destruir los documentos que ya no son necesarios por carecer de utilidad para la empresa.