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Questions and Answers
¿Por qué es importante obtener documentos de compras en el registro de ventas?
¿Cuál de los siguientes documentos se clasificaría como un documento de compras?
Qué tipo de compras se establecen directamente con el fabricante o distribuidor autorizado?
¿Qué aspecto es esencial considerar al revisar la facturación de documentos de compras?
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¿Cuál es una de las estrategias a seguir para obtener el 100% de la facturación de compras?
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¿Qué tipo de compras se realizan a través de mayoristas o distribuidoras?
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¿Cómo se pueden clasificar las compras que se realizan a través de WhatsApp o aplicaciones?
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Es crucial realizar un seguimiento de qué variables en las compras documentadas?
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¿Cuál es la característica principal de las compras directas?
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¿Qué tipo de compra se realiza a través de distribuidores no exclusivos?
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¿Qué tipo de documentación se asocia principalmente a las compras directas?
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¿Cuál es un lugar común donde se pueden encontrar facturas en establecimientos desorganizados?
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¿Por qué es crucial la correcta clasificación de las compras por el Auditor de Campo?
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¿Qué se sugiere hacer si no se puede identificar la información de compra indirecta?
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¿Qué opción describe mejor las compras indirectas?
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¿Cómo se caracterizan generalmente las tiendas que tienen un sistema de archivo de facturas organizado?
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¿Qué acción se debe tomar si se omitió una compra en el periodo anterior?
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¿Qué tipo de compras se deben excluir durante la auditoría según la documentación?
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¿Cuál es la fecha crítica que se debe tener en cuenta al verificar documentos de compra?
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Al identificar los ítems en un documento de compra, ¿qué información es necesaria conocer?
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¿Qué medida se debe hacer en el documento una vez que se ha registrado un ítem?
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Qué se debe hacer si hay duplicidad de documentación en las compras?
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¿Qué significa hacer un 'delta' circulado en un documento de compra?
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¿Cuál es la responsabilidad del auditor de campo en relación a la documentación?
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Qué procedimiento es correcto cuando se encuentran compras documentadas sin inventario?
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¿Qué se debe hacer si un documento tiene ítems no revisados en la auditoría?
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Qué se debe hacer al encontrar un documento ilegible?
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Cómo se debe manejar la compra de cajas cerradas cuya cantidad de unidades no está especificada?
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Qué se debe hacer al encontrar facturas que no corresponden a los rubros propios del negocio?
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En caso de ítems difíciles de interpretar, qué se recomienda hacer?
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Cuál es la razón para marcar las facturas con irregularidades?
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Qué es importante hacer al recibir un documento de compra?
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¿Qué sucede si se registra más mercadería de la que ha ingresado al establecimiento?
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¿Cuál de las siguientes no se considera como crédito o devolución?
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¿Qué tipo de mercancía debe indicarse en la boleta cuando son para consumo del colaborador?
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¿Qué se debe hacer al trabajar con los documentos de compra de un establecimiento?
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¿Cuándo se considera necesario realizar ajustes en los registros?
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¿Qué se debe considerar al registrar una devolución de mercadería?
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¿Qué tipo de información debe ingresarse como ajustes?
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¿Qué se debe hacer ante la falta de documentos de compra durante una auditoría?
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Study Notes
Registro de Compras
- La documentación de compras es fundamental para determinar las ventas con precisión.
- Es importante obtener facturas, guías de despacho, notas de ventas, transferencias, compras por WhatsApp, aplicativos, donaciones o bonificaciones de productos.
- Se debe ser amable y diplomático al solicitar la documentación, mostrando seguridad y convencimiento.
- Favorece el trabajo establecer una buena relación con el propietario, gerente y/o encargado del establecimiento.
- Las compras se clasifican en directas (al fabricante o distribuidor autorizado) e indirectas (distribuidoras, mayoristas u otros).
Definición de Compras
- Se consideran compras a todos los documentos de entrada de mercadería.
- Los documentos de compra permiten conocer cuánto ha comprado un negocio durante un período determinado.
- Se debe revisar las compras por medios digitales como WhatsApp, Aplicativos, Páginas Web y Correos.
- Antes de comenzar la revisión de la documentación, se debe determinar las fechas que cubre la auditoría.
- Se debe realizar un seguimiento continuo a los volúmenes e importancia de las compras documentadas vs las no documentadas.
- Todos los proveedores de mercadería de la tienda deben ser identificados en el primer FULLAUDIT del negocio.
- Si se ha omitido alguna compra en el periodo anterior, se debe incluir a través de ajuste factura omitida.
- La documentación puede variar dependiendo del tipo de negocio.
Verificación de Documentos de Compras
- La verificación de la documentación de compras se realiza una vez que se tengan todos los documentos correspondientes al período.
- Se debe prestar atención a la fecha de entrada de la mercadería, ya que es a partir de ese dato que el producto comienza a ser estudiado.
- Se debe identificar los ítems contenidos en el documento, marcando con un "visto" aquellos que son parte del estudio.
- Se debe verificar la cantidad de unidades de compra de cada ítem en estudio y registrar estas cifras.
- Se debe hacer un delta circulado en la esquina inferior derecha del documento para indicar que fue totalmente revisado y registrado.
Tipos de Compra
- Las compras se clasifican en directas e indirectas.
- Las compras directas son aquellas que el comerciante detallista realiza directamente a los fabricantes.
- Las compras indirectas son aquellas que las tiendas realizan a través de distribuidores no exclusivos, como mayoristas, grandes supermercados, vendedores ambulantes, etc.
Sistema de Archivo
- Se debe revisar todos los lugares donde el establecimiento guarda sus facturas de compra, como gancheras, documentos pendientes de pago, oficina del contador, domicilio del propietario y área de ventas.
Consideraciones Especiales en las Compras
- Se debe colocar COPIA para evitar duplicar las compras en caso de duplicidad de documentación.
- Se debe registrar NE (No encontrado) para las compras documentadas sin inventario solo si se ha verificado con el AS o QCT.
- Se debe colocar las cantidades halladas de acuerdo con su descripción para los ítems que no se encuentren presentes en la sala de ventas.
- Se debe chequear cada una de las facturas para que no se omita ningún dato.
- Se debe consultar con el propietario o encargado para descifrar facturas ilegibles.
- Se debe asegurar que los créditos correspondan al período de estudio para las cajas cerradas con unidades originales.
- Las devoluciones con antigüedad de 2 o más períodos no deben ser registradas.
Crédito
- Se considera como crédito la devolución de mercadería al fabricante o mayorista, la mercadería cambiada por otra y la transferencia a otros establecimientos.
- La mercadería usada o consumida por el dueño del establecimiento no se considera como crédito.
Ubicación para trabajar con facturas de compra
- Los documentos de compra son propiedad del establecimiento, por lo que no se deben retener.
- No se pueden sacar los documentos fuera del área considerada como propiedad del establecimiento, solo en casos especiales y con autorización expresa del dueño.
Ajustes
- Se pueden realizar ajustes por falta de documentos de compra, omisión de documentación, mercadería omitida en el inventario anterior, o error por parte del Auditor de Campo.
- Toda información de compras no documentadas debe ser ingresada como ajustes.
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Description
Este cuestionario explora la importancia de la documentación de compras en un negocio. Se analizan los diferentes tipos de documentos, las relaciones con proveedores y las compras digitales. A través de preguntas específicas, se evalúa el conocimiento sobre técnicas y clasificaciones de compras.
