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Questions and Answers
¿Por qué es importante obtener documentos de compras en el registro de ventas?
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¿Cuál de los siguientes documentos se clasificaría como un documento de compras?
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Qué tipo de compras se establecen directamente con el fabricante o distribuidor autorizado?
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¿Qué aspecto es esencial considerar al revisar la facturación de documentos de compras?
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¿Cuál es una de las estrategias a seguir para obtener el 100% de la facturación de compras?
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¿Qué tipo de compras se realizan a través de mayoristas o distribuidoras?
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¿Cómo se pueden clasificar las compras que se realizan a través de WhatsApp o aplicaciones?
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Es crucial realizar un seguimiento de qué variables en las compras documentadas?
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¿Cuál es la característica principal de las compras directas?
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¿Qué tipo de compra se realiza a través de distribuidores no exclusivos?
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¿Qué tipo de documentación se asocia principalmente a las compras directas?
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¿Cuál es un lugar común donde se pueden encontrar facturas en establecimientos desorganizados?
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¿Por qué es crucial la correcta clasificación de las compras por el Auditor de Campo?
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¿Qué se sugiere hacer si no se puede identificar la información de compra indirecta?
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¿Qué opción describe mejor las compras indirectas?
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¿Cómo se caracterizan generalmente las tiendas que tienen un sistema de archivo de facturas organizado?
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¿Qué acción se debe tomar si se omitió una compra en el periodo anterior?
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¿Qué tipo de compras se deben excluir durante la auditoría según la documentación?
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¿Cuál es la fecha crítica que se debe tener en cuenta al verificar documentos de compra?
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Al identificar los ítems en un documento de compra, ¿qué información es necesaria conocer?
Al identificar los ítems en un documento de compra, ¿qué información es necesaria conocer?
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¿Qué medida se debe hacer en el documento una vez que se ha registrado un ítem?
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Qué se debe hacer si hay duplicidad de documentación en las compras?
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¿Qué significa hacer un 'delta' circulado en un documento de compra?
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¿Cuál es la responsabilidad del auditor de campo en relación a la documentación?
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Qué procedimiento es correcto cuando se encuentran compras documentadas sin inventario?
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¿Qué se debe hacer si un documento tiene ítems no revisados en la auditoría?
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Qué se debe hacer al encontrar un documento ilegible?
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Cómo se debe manejar la compra de cajas cerradas cuya cantidad de unidades no está especificada?
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Qué se debe hacer al encontrar facturas que no corresponden a los rubros propios del negocio?
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En caso de ítems difíciles de interpretar, qué se recomienda hacer?
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Cuál es la razón para marcar las facturas con irregularidades?
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Qué es importante hacer al recibir un documento de compra?
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¿Qué sucede si se registra más mercadería de la que ha ingresado al establecimiento?
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¿Cuál de las siguientes no se considera como crédito o devolución?
¿Cuál de las siguientes no se considera como crédito o devolución?
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¿Qué tipo de mercancía debe indicarse en la boleta cuando son para consumo del colaborador?
¿Qué tipo de mercancía debe indicarse en la boleta cuando son para consumo del colaborador?
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¿Qué se debe hacer al trabajar con los documentos de compra de un establecimiento?
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¿Cuándo se considera necesario realizar ajustes en los registros?
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¿Qué se debe considerar al registrar una devolución de mercadería?
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¿Qué tipo de información debe ingresarse como ajustes?
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¿Qué se debe hacer ante la falta de documentos de compra durante una auditoría?
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Study Notes
Registro de Compras
- La documentación de compras es fundamental para determinar las ventas con precisión.
- Es importante obtener facturas, guías de despacho, notas de ventas, transferencias, compras por WhatsApp, aplicativos, donaciones o bonificaciones de productos.
- Se debe ser amable y diplomático al solicitar la documentación, mostrando seguridad y convencimiento.
- Favorece el trabajo establecer una buena relación con el propietario, gerente y/o encargado del establecimiento.
- Las compras se clasifican en directas (al fabricante o distribuidor autorizado) e indirectas (distribuidoras, mayoristas u otros).
Definición de Compras
- Se consideran compras a todos los documentos de entrada de mercadería.
- Los documentos de compra permiten conocer cuánto ha comprado un negocio durante un período determinado.
- Se debe revisar las compras por medios digitales como WhatsApp, Aplicativos, Páginas Web y Correos.
- Antes de comenzar la revisión de la documentación, se debe determinar las fechas que cubre la auditoría.
- Se debe realizar un seguimiento continuo a los volúmenes e importancia de las compras documentadas vs las no documentadas.
- Todos los proveedores de mercadería de la tienda deben ser identificados en el primer FULLAUDIT del negocio.
- Si se ha omitido alguna compra en el periodo anterior, se debe incluir a través de ajuste factura omitida.
- La documentación puede variar dependiendo del tipo de negocio.
Verificación de Documentos de Compras
- La verificación de la documentación de compras se realiza una vez que se tengan todos los documentos correspondientes al período.
- Se debe prestar atención a la fecha de entrada de la mercadería, ya que es a partir de ese dato que el producto comienza a ser estudiado.
- Se debe identificar los ítems contenidos en el documento, marcando con un "visto" aquellos que son parte del estudio.
- Se debe verificar la cantidad de unidades de compra de cada ítem en estudio y registrar estas cifras.
- Se debe hacer un delta circulado en la esquina inferior derecha del documento para indicar que fue totalmente revisado y registrado.
Tipos de Compra
- Las compras se clasifican en directas e indirectas.
- Las compras directas son aquellas que el comerciante detallista realiza directamente a los fabricantes.
- Las compras indirectas son aquellas que las tiendas realizan a través de distribuidores no exclusivos, como mayoristas, grandes supermercados, vendedores ambulantes, etc.
Sistema de Archivo
- Se debe revisar todos los lugares donde el establecimiento guarda sus facturas de compra, como gancheras, documentos pendientes de pago, oficina del contador, domicilio del propietario y área de ventas.
Consideraciones Especiales en las Compras
- Se debe colocar COPIA para evitar duplicar las compras en caso de duplicidad de documentación.
- Se debe registrar NE (No encontrado) para las compras documentadas sin inventario solo si se ha verificado con el AS o QCT.
- Se debe colocar las cantidades halladas de acuerdo con su descripción para los ítems que no se encuentren presentes en la sala de ventas.
- Se debe chequear cada una de las facturas para que no se omita ningún dato.
- Se debe consultar con el propietario o encargado para descifrar facturas ilegibles.
- Se debe asegurar que los créditos correspondan al período de estudio para las cajas cerradas con unidades originales.
- Las devoluciones con antigüedad de 2 o más períodos no deben ser registradas.
Crédito
- Se considera como crédito la devolución de mercadería al fabricante o mayorista, la mercadería cambiada por otra y la transferencia a otros establecimientos.
- La mercadería usada o consumida por el dueño del establecimiento no se considera como crédito.
Ubicación para trabajar con facturas de compra
- Los documentos de compra son propiedad del establecimiento, por lo que no se deben retener.
- No se pueden sacar los documentos fuera del área considerada como propiedad del establecimiento, solo en casos especiales y con autorización expresa del dueño.
Ajustes
- Se pueden realizar ajustes por falta de documentos de compra, omisión de documentación, mercadería omitida en el inventario anterior, o error por parte del Auditor de Campo.
- Toda información de compras no documentadas debe ser ingresada como ajustes.
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Description
Este cuestionario explora la importancia de la documentación de compras en un negocio. Se analizan los diferentes tipos de documentos, las relaciones con proveedores y las compras digitales. A través de preguntas específicas, se evalúa el conocimiento sobre técnicas y clasificaciones de compras.
